陳航

摘 要：做好高校綜合檔案信息化是高等教育發(fā)展和智慧校園建設的必然要求，本文從時代背景出發(fā)，認為信息建設存在著質(zhì)量參差不齊、價值挖掘不足、安全風險較高、建設體系落后等問題，要著力在思想認識、設施配套、資源建設、共享利用、安全建設等方面加強。

關(guān)鍵詞：智慧校園；高校檔案；檔案信息化

目前，智慧校園建設應用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等先進技術(shù)，將校園內(nèi)部的各項管理、服務和教育工作更加智能化、高效化和便捷化。檔案作為智慧校園建設重要數(shù)據(jù)源，其信息化建設對提升智慧校園建設具有重要作用。《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，要推進檔案信息化建設，實施好“強基工程”，以信息化賦能檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。因此，探討新形勢高校綜合檔案信息化建設顯得至關(guān)重要。

1 信息化建設是高校綜合檔案管理的時代要求

1.1 信息化是提升高校綜合檔案管理效率的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

在高校行政事務中，高校綜合檔案具有舉足輕重的作用，是將學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄保存下來[1]，成為決策參考的重要依據(jù)。隨著高校職能的細化，傳統(tǒng)的檔案管理模式不但需要投入大量的人力和物力，還面臨著檔案實體遭受破壞等情況，信息化有效地解決這個問題。目前，大多數(shù)高校已完成存量數(shù)字化工作任務，電子檔案利用實現(xiàn)線上操作，不斷豐富的檔案數(shù)據(jù)和優(yōu)化的基礎設施，為智慧校園建設打下了良好基礎。有的高校強化檔案數(shù)據(jù)治理效率建設，建立覆蓋局域網(wǎng)、校園網(wǎng)、檔案專網(wǎng)的獨立辦公自動化系統(tǒng)，將不相連的網(wǎng)絡模塊轉(zhuǎn)化為彼此鏈接的數(shù)據(jù)庫，管理人員的“收、管、存、用”等環(huán)節(jié)全部流程化操作，有效地提升了檔案管理效率。

1.2 信息化是高校高質(zhì)量發(fā)展的現(xiàn)實需要

檔案工作反映學校各個時期的各項工作和活動，是學校工作活動的真實記錄，是衡量一個大學辦學成績與管理水平的重要尺度，是今后進行科學決策和管理的重要信息資源，具有很高的利用價值。隨著時代的進步，高校辦學規(guī)模迅速擴大，產(chǎn)生有保存價值的資料也越來越多，特別是智慧校園建設后，教學資源、檔案數(shù)據(jù)海量式增長，開展數(shù)據(jù)歸集、數(shù)據(jù)治理工作，著力打破堵點難點，解決各部門間“數(shù)據(jù)孤島”的難題成為新的課題。教育部等六部門于2021年7月印發(fā)《關(guān)于推進教育新型基礎設施建設構(gòu)建高質(zhì)量教育支撐體系的指導意見》（以下簡稱《意見》）提出，建設智慧校園新型基礎設施，支持有條件的學校利用信息技術(shù)升級教學設施、科研設施和公共設施，促進學校物理空間與網(wǎng)絡空間一體化建設。學校檔案管理模式只有緊跟時代發(fā)展，依托現(xiàn)代化信息數(shù)字技術(shù)建成數(shù)字檔案館，才能進一步推動檔案管理現(xiàn)代化。

1.3 信息化是挖掘綜合檔案潛能的必然要求

綜合檔案包含著教學、科研、生產(chǎn)等重要數(shù)據(jù)，是高校軟實力的重要象征。信息化在提高利用效率的基礎上，建立高效的文件歸檔和存儲體系，從檔案的查詢、利用、開發(fā)，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)全過程治理，保證資源的準確性、完整性和及時性。透過數(shù)據(jù)化治理，信息技術(shù)將綜合檔案的原生價值要素進行優(yōu)化配置，有助于科研人員對檔案資源進行深加工，更好地發(fā)揮檔案在推動學?？蒲羞M步、教學改革和服務師生的作用，彰顯數(shù)據(jù)化賦能檔案的獨特優(yōu)勢。

2 智慧校園背景下高校綜合檔案信息化的短板弱項

2.1 檔案信息化質(zhì)量參差不齊

高校綜合檔案來源廣泛、結(jié)構(gòu)多樣，比如文書、財務、基建、學籍等都納入了信息化范疇。高校檔案資源多重，有的是二級單位自行進行加工，或者是檔案以數(shù)據(jù)體留存，但是缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)質(zhì)量標準，增加檔案數(shù)據(jù)整合和利用的難度，使得檔案資源結(jié)構(gòu)各異。科研檔案是以電子文檔形式，多數(shù)未進行格式轉(zhuǎn)化，有的二級單位直接進行歸檔，質(zhì)量難以達到要求。檔案質(zhì)量的差異直接影響后續(xù)檔案利用和開發(fā)，增加信息化管理的成本效應。

2.2 檔案信息價值挖掘不足

檔案價值意識不足，高校各部門保存著大量、珍貴的檔案資源，但是對檔案缺乏價值論認識，受傳統(tǒng)保管理念的影響，檔案主動開發(fā)的意識缺乏，大部分資源處于浪費或者沉睡狀態(tài)，未能充分發(fā)揮其價值作用。高校科研檔案中包含著研發(fā)過程、項目驗收、實踐應用等好經(jīng)驗好做法，這些對高校提高科研水平和實踐能力具有重要作用，但是這些檔案往往束之高閣，難以發(fā)揮在實踐中的經(jīng)驗作用，從而降低檔案價值效應的發(fā)揮。信息技術(shù)在檔案價值挖掘和闡釋中的運用不充分，雖然大數(shù)據(jù)、人工智能技術(shù)在智慧校園建設中發(fā)揮著重要作用，但是檔案價值開發(fā)的手段和方式較為陳舊，還處于建立簡單的信息模塊、舉辦展覽等，知識學習、數(shù)據(jù)挖掘、個性化服務等技術(shù)應用不足，未能充分助推學校改革發(fā)展。

2.3 檔案數(shù)據(jù)安全風險較高

數(shù)據(jù)安全是信息化建設帶來的負面效應，也是檔案數(shù)據(jù)治理能力發(fā)揮的必要條件。在信息資源轉(zhuǎn)移、復制、共享過程中引起信息丟失、泄露、篡改和其他不確定的問題，由于缺乏權(quán)屬體系建設和知識產(chǎn)權(quán)保護，高校檔案信息泄露和更改將造成更大的風險隱患。同時，信息技術(shù)的運用落后于時代發(fā)展，安全防護體系無法與安全漏洞治理同步，加之高校檔案的價值高、影響大，極易受到不法分子的攻擊。西北工業(yè)大學校內(nèi)信息檔案系統(tǒng)和廣大師生的重要數(shù)據(jù)受到外部攻擊。后經(jīng)公安機關(guān)查實，此事件為境外黑客組織和不法分子發(fā)起的網(wǎng)絡攻擊。與此同時，許多網(wǎng)絡攻擊或者非法入侵大多悄無聲息，加之檔案預警系統(tǒng)不完善，重要檔案數(shù)據(jù)被破壞后難以及時發(fā)展，反映了高校信息安全防護刻不容緩。

2.4 檔案信息資源建設體系落后

資源建設有賴于各部門的通力協(xié)作和配合，但是仍面臨著檔案“三合一”制度不完善，檔案資源收集體系不健全、規(guī)范化意識不強，導致數(shù)據(jù)資源結(jié)構(gòu)不合理、收集不齊全等問題。視頻資料歸檔不及時、音像檔案處于無序或流失狀態(tài)；科研、教學檔案歸集范圍較窄，有的重要資料保管在個人手中。同時，有的檔案形成周期較長，如學生檔案、項目檔案等，需要從源頭抓起并持之以恒，但是歸檔意識的缺乏，造成有的檔案缺乏連續(xù)性，對后期利用造成一定困難。

3 智慧校園背景下高校綜合檔案信息化建設優(yōu)化路徑

智慧校園建設背景下，要以檔案信息資源建設為核心，以加強電子文件管理為重點，以計算機網(wǎng)絡建設為基礎，以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目標[2]，實現(xiàn)檔案資源的信息化、檔案服務網(wǎng)絡化、電子文件電子檔案管理規(guī)范化。探索“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”服務模式，促進檔案管理和利用方式向智能化發(fā)展。

3.1 思想認識要到位

《高等學校檔案管理辦法》指出，要加強數(shù)字檔案館建設，保障檔案信息化建設與學校數(shù)字化校園建設同步。實施檔案信息化戰(zhàn)略是高校順應時代發(fā)展大勢，充分抓住信息化發(fā)展機遇，推進“智慧校園”建設，促進教學、科研、管理、服務高效規(guī)范，實現(xiàn)超常規(guī)、跨越式發(fā)展的一項基礎性、全局性和長遠性的重要戰(zhàn)略。信息化建設是一項復雜的系統(tǒng)工程，涉及學校工作方方面面，需要學校各個部門共同參與，因此要從統(tǒng)一思想、更新理念，提高對信息化建設重要性、必要性、緊迫性的認識。要切實理順信息化工作責任制，尤其要明確部門“一把手”主要責任，將信息化納入考核范圍，切實提升檔案意識和責任意識，督促各部門建立完善、細致的信息化制度，明確人員、理順流程、壓實責任，匯聚信息化建設的強大合力。要加強思想理念教育，從根本上轉(zhuǎn)變檔案管理人員的認知觀念，立足高校實際，建立相應的培訓和激勵機制，發(fā)揮管理人員工作潛能。要營造信息化建設氛圍，吸引更多的信息化人才加入檔案管理隊伍，強力推進信息化政策落實，以良好的信息化環(huán)境塑造人才。

3.2 設施配套要到位

《檔案法》規(guī)定：機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應當積極推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設，與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)等相互銜接。新形勢下，高校檔案管理要將檔案信息化納入智慧校園建設全過程，保障基礎設施經(jīng)費投入。檔案信息化的基礎設施建設主要包括網(wǎng)絡環(huán)境建設、硬件環(huán)境建設、系統(tǒng)軟件建設等[3]。在網(wǎng)絡建設方面，建立檔案歸集內(nèi)網(wǎng)，并且與政務網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)實行物理隔離，形成三個相互獨立的網(wǎng)絡。在硬件建設方面，要配齊掃描儀、計算機等基礎設備，并進行物理隔離和加密管理，及時更新老舊硬件設備，健全完善硬件防火墻，筑牢檔案業(yè)務信息化硬件基礎。在軟件建設方面，要有前瞻性、戰(zhàn)略性，與智慧校園建設結(jié)合起來，綜合管理系統(tǒng)建設上要堅持標準，結(jié)合實際可自主研發(fā)也可選擇有資質(zhì)的公司，確保一次性達標，及時對電子設備及相關(guān)軟件的不斷升級、更新和完善；在功能上要兼容性強，與數(shù)字化校園同步吻合，實現(xiàn)一體化構(gòu)建。

3.3 資源建設要到位

資源建設是信息化建設的基礎?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》將“檔案資源體系建設”作為“四個體系”的基礎加以強調(diào)。一是加強實體檔案信息化。加強存量數(shù)字化和增量電子化工作，在全文數(shù)字化基礎上，加強語音識別、自然語言處理技術(shù)應用，對高校文書數(shù)字檔案中的手寫體、繁體字進行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案數(shù)據(jù)體系。二是加強資源整合。打破條塊化、各自為政的管理模式，針對不同類型數(shù)據(jù)資源，統(tǒng)一格式、制定元數(shù)據(jù)標準與政策，實施元數(shù)據(jù)管理，實現(xiàn)不同部門和數(shù)據(jù)資源的匯聚和融合，突破“數(shù)據(jù)孤島”瓶頸。三是拓展歸集體系。要借助數(shù)據(jù)挖掘、交換、倉儲等大數(shù)據(jù)技術(shù)，整合學校、教師、師生亟須的檔案數(shù)據(jù)和社會散存的關(guān)鍵資源，構(gòu)建內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理的集成性檔案資源鎮(zhèn)中心，為更好滿足利用奠定基礎。

3.4 共享利用要到位

信息化建設的主要目標是突破共享藩籬、實現(xiàn)數(shù)據(jù)流通和共享。《數(shù)字中國建設整體布局規(guī)劃》提出，要夯實數(shù)字中國建設基礎，暢通數(shù)據(jù)資源大循環(huán)。高校檔案作為社會數(shù)據(jù)資源的重要組成部分，要樹立共享共建共治理念，制定檔案數(shù)據(jù)開放和利用政策，推動檔案服務提檔升級。高水平建設檔案專題數(shù)據(jù)庫，整合各類歸檔資源，根據(jù)檔案分類方案，在利用平臺上開辟專題模塊，涵蓋主要檔案類型，為檔案利用提供一站式精準服務。有的高校建立科研項目檔案實時歸檔平臺，管理者可將檔案隨時進行歸集，待項目完成后一并提交數(shù)據(jù)庫，既保證檔案齊全完整，又保證數(shù)據(jù)庫資源的豐富。要著眼長遠，信息化系統(tǒng)要有預留接口，確保檔案數(shù)據(jù)能夠與外界資源無縫對接。比如，天津檔案館與天津開放大學簽署了學籍檔案共享利用協(xié)議。利用者通過天津市檔案館民生檔案遠程服務平臺，可查詢天津開放大學移交至市檔案館的學籍檔案并辦理出證手續(xù)[4]。

3.5 智能服務要到位

以高效利用為中心的檔案信息化，目的在于為利用者提供更為豐富、優(yōu)質(zhì)、便捷的公共服務。一是加強挖掘與利用。樹立主動服務理念，從檔案數(shù)據(jù)的復雜性和多重性出發(fā)，積極利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，融合數(shù)字人文理念，打造情景化、可視化的檔案文化場域，使檔案以鮮活形式展示出來，為學校發(fā)展和智慧校園建設賦能。二是提供個性化服務。利用人工智能優(yōu)勢，對用戶的偏好精準畫像，主動進行信息推送服務；進一步拓寬服務平臺，利用微信平臺、網(wǎng)站等開通便捷化查詢路徑，實現(xiàn)數(shù)據(jù)利用“零跑腿”；優(yōu)化用戶反饋機制，深入開展調(diào)研，對師生關(guān)心的重大問題和檔案需求，結(jié)合公眾利用的習慣和偏好，進一步改進服務方式，提升數(shù)據(jù)服務能力。

3.6 安全建設要到位

信息化安全管控主要是網(wǎng)絡利用安全。《數(shù)據(jù)安全法》《信息安全技術(shù)大數(shù)據(jù)安全管理指南》等法規(guī)和規(guī)范都對信息安全建設提出了明確要求，高校檔案要對照標準，構(gòu)建數(shù)據(jù)治理安全管理體系。一是構(gòu)建安全協(xié)同防護機制。加強安全預案制定，利用虛擬技術(shù)提高針對性，化解數(shù)據(jù)安全風險；建立學校、二級學院、管理員多重安全治理主體，形成多元共治的安全環(huán)境，比如，發(fā)揮高校科研優(yōu)勢，研發(fā)三網(wǎng)隔離與融合，強化病毒更新，加強對利用流程的安全控制。二是優(yōu)化技術(shù)防護體系。要對檔案數(shù)據(jù)合理分區(qū)分域，加強涉密檔案劃控，收斂互聯(lián)網(wǎng)暴露面；將密碼設置主動融入信息化發(fā)展全過程，深度支撐檔案管理的各個環(huán)節(jié)；建立完善密碼通報預警和監(jiān)督檢查協(xié)作機制，把密碼應用安全性作為智能預警監(jiān)測和安全評估的必選項，全面構(gòu)建密碼支撐體系[5]。

結(jié)語

信息資源已經(jīng)成為高校發(fā)展的關(guān)鍵要素，檔案作為信息資源的寶庫，是實現(xiàn)高等教育高質(zhì)量發(fā)展的助推器。面對新的挑戰(zhàn)，要進一步強化信息化轉(zhuǎn)型重要性和意義的認識，著力推進檔案數(shù)字化工作轉(zhuǎn)型的頂層設計和規(guī)劃，提高新時代數(shù)字檔案室的建設水平，提升檔案數(shù)字資源的共享水平，實現(xiàn)檔案數(shù)字化工作轉(zhuǎn)型升級，真正發(fā)揮檔案工作服務學校各項事業(yè)發(fā)展的重要作用。

參考文獻

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[2]王成東.高校檔案信息化建設中的倫理問題剖析[J].哈爾濱學院學報，2014（08）：15-16.

[3]謝文茹.醫(yī)院檔案信息化建設的問題分析及努力方向[J].山東檔案，2019（04）：14-15.

[4]唐斯斯.我國新型智慧城市發(fā)展現(xiàn)狀、形勢與政策建議[J].電子政務，2020（11）：14-15.

[5]郭倩.2020年中國網(wǎng)絡安全大事評選揭曉[N].經(jīng)濟參考報，2021（02）：14-15.

作者簡介：陳 航（1983— ），大學學歷，菏澤醫(yī)學?？茖W校館員，主要從事檔案管理研究。