摘 要：過程論認(rèn)為檔案是有生命周期的，從制作、使用、暫存到永久保存體現(xiàn)了生命周期運(yùn)行的不同階段過程。文檔一體理論下，文件管理與檔案管理是一個(gè)有機(jī)整體，文件管理的質(zhì)量直接影響甚至決定著文書檔案的質(zhì)量，而文書檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和要求也制約或影響著文件制作的質(zhì)量。本文基于生命周期理論，從電子文件生成、捕獲、保存和利用四個(gè)階段探討了醫(yī)院電子檔案高質(zhì)量管理路徑，對(duì)推動(dòng)醫(yī)院電子檔案質(zhì)量大提升，以高質(zhì)量電子檔案管理保障醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：生命周期；電子檔案；高質(zhì)量管理

概述

醫(yī)院文書檔案作為檔案事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，要牢固樹立高質(zhì)量發(fā)展理念，把高質(zhì)量要求落實(shí)到檔案工作的每個(gè)方面和環(huán)節(jié)之中。過程理論將事物看作是從生命孕育、出生、成長(zhǎng)、成熟、衰老、死亡的生命歷程，稱之為生命周期（Life Cycle，又叫全生命周期）。生命周期被分為四個(gè)階段，分別是導(dǎo)入期、成長(zhǎng)期、成熟期和衰退期。檔案學(xué)上習(xí)慣將文件生命周期劃分為制作階段、現(xiàn)實(shí)使用階段、暫時(shí)保存階段和永久保存階段四個(gè)階段。從檔案管理視角來看，制作和現(xiàn)實(shí)使用階段為文件，而暫時(shí)保存和文件永久保存為檔案。文檔一體理論下，文件管理與檔案管理實(shí)際是一個(gè)有機(jī)整體，文件管理的質(zhì)量直接影響甚至決定著文書檔案的質(zhì)量，而文書檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和要求也制約或影響著文件制作的質(zhì)量。因此，要從生命周期為視角來推動(dòng)醫(yī)院文書檔案質(zhì)量大提升，以高質(zhì)量文書檔案管理保障醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

1 相關(guān)理論概述

1.1 電子文件與電子檔案

根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）規(guī)定，電子文件是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)字格式的各種信息記錄。從該概念可知，電子文件的形成主體是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人；形成依據(jù)是法定職責(zé)或處理事務(wù)；形成載體是計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備。內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及背景共同構(gòu)成電子文件。電子檔案是指具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件?？梢姡娮訖n案是電子文件生命周期的重要結(jié)果之一，具有憑證、查考和保存價(jià)值的電子文件才能最終成為檔案。而且從生命周期理論看，還需要電子文件經(jīng)歷歸檔這一過程才能最終成為檔案。

1.2 文件生命周期理論

文件生命周期理論認(rèn)為文件是一個(gè)完整的生命運(yùn)動(dòng)過程。文件在每一階段因其所處“生命階段”的不同，其價(jià)值特征、保管地點(diǎn)、管理方式、服務(wù)對(duì)象、保管期限也存在一定差異（見表1）。

1.3 檔案生命周期理論

從生命周期視角來看，檔案經(jīng)歷了收集、整理、保管、利用、銷毀等環(huán)節(jié)，在此過程中檔案經(jīng)歷形成期、發(fā)展期、成熟期、衰退期，即檔案生命周期[1]。檔案生命周期包括檔案運(yùn)動(dòng)周期和檔案價(jià)值周期兩部分[2]。其中檔案運(yùn)動(dòng)周期又包括現(xiàn)行檔案階段、半現(xiàn)行檔案階段、非現(xiàn)行檔案階段和檔案文物永久保存階段，第四階段并非所有檔案運(yùn)動(dòng)都經(jīng)歷到的周期，具體需要根據(jù)檔案價(jià)值決定著其運(yùn)動(dòng)的進(jìn)程和歸宿。檔案價(jià)值周期包括現(xiàn)實(shí)價(jià)值階段、史料價(jià)值階段和文化價(jià)值階段。檔案的價(jià)值隨著檔案運(yùn)動(dòng)周期的變化而變化，檔案價(jià)值周期決定和影響著檔案運(yùn)動(dòng)進(jìn)程及歸宿。

1.4 文檔一體化理論

目前，有關(guān)文檔一體化的概念及理解不盡相同。有學(xué)者認(rèn)為文檔一體化實(shí)際是“文件管理與檔案管理一體化”[3]；有學(xué)者認(rèn)為是“文書、檔案工作一體化”[4]；有學(xué)者認(rèn)為是“文書、檔案管理一體化”[5]；還有學(xué)者認(rèn)為是“文件、檔案管理一體化”[6]。仁者見仁智者見智。這些不同角度的不同理解有利于深化對(duì)文檔一體化內(nèi)涵及外延的深刻理解，也有助于拓寬新時(shí)代檔案工作視野和思路。其實(shí)，文檔一體化應(yīng)該涵蓋現(xiàn)行文件到檔案的延續(xù)統(tǒng)一、前后銜接的過程。文檔一體化立足于文件生命周期理論和檔案生命周期理論基礎(chǔ)上注重文件生命周期在不同階段管理環(huán)節(jié)的銜接及簡(jiǎn)化。尤其在信息化時(shí)代，文檔一體化注重從公文與檔案管理連續(xù)性、整體性出發(fā)，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行公文處理、檔案信息存儲(chǔ)、加工、傳輸及整體優(yōu)化，降低重復(fù)勞動(dòng)，提高質(zhì)量和效率。可見，文檔一體化并未改變“文件—檔案”原有屬性，實(shí)質(zhì)是生命周期過程控制。

2 生命周期理論下文書檔案工作意義

2.1 深化了理論認(rèn)識(shí)

從生命周期理論、檔案生命周期理論，以及文檔一體化理論視角來討論和分析醫(yī)院文書檔案高質(zhì)量管理工作，為文件管理和檔案管理工作奠定了理論基礎(chǔ)。首先從“大文件”的概念角度來分析，醫(yī)院文書來自文件，而文件與檔案其實(shí)質(zhì)是同一事物在不同發(fā)展階段所表現(xiàn)出來的內(nèi)容、形態(tài)及價(jià)值的不同，屬于事物在同一事物的不同發(fā)展階段，體現(xiàn)了生命周期運(yùn)動(dòng)特性。從哲學(xué)角度來看，這一特性的根本是“同一事物”，決定了基本理論的相通；而“不同階段”是具體特點(diǎn)，決定了對(duì)待同一事物的不同做法。這也就要求我們?cè)陂_展醫(yī)院文書檔案管理時(shí)，既要把握文書前端質(zhì)量控制，也要做好檔案整理歸檔，從不同階段均要以高質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求做好文檔工作。

2.2 強(qiáng)化了實(shí)踐指導(dǎo)

從生命周期理論、檔案生命周期為文件、檔案的一體化管理提供了理論依據(jù)，也對(duì)做好醫(yī)院文書檔案管理具體實(shí)踐具有積極的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。從文檔的本質(zhì)屬性來看，文件與檔案二者有著內(nèi)在本質(zhì)聯(lián)系，在不同階段有著不同的管理要求。例如，從文種的選擇，文號(hào)、主題詞的確定，行文單位的草擬、核稿、簽批、用印等直接決定和影響著公文的質(zhì)量，而文書檔案的收集、整理、編目、歸檔質(zhì)量也影響著其管理質(zhì)量及價(jià)值的發(fā)揮。公文與檔案之間具備密切關(guān)系，因此，需要從文檔一體化角度來抓，要把文件管理和檔案管理當(dāng)作一項(xiàng)統(tǒng)一的系統(tǒng)性工作，不能割裂二者之間的關(guān)系。使原來相互獨(dú)立的，又在具體環(huán)節(jié)上重復(fù)交叉的兩個(gè)管理系統(tǒng)，在工作制度上協(xié)調(diào)統(tǒng)一起來，保證文件管理和檔案管理的高質(zhì)量。

2.3 理論與實(shí)踐更融合

近年來，隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展以及OA系統(tǒng)的運(yùn)用，文檔一體化理論與實(shí)踐融合為一體文件生命周期理論在電子文件時(shí)代文檔一體化管理表現(xiàn)的特征更為明顯。突出表現(xiàn)在全程管理理論與前端控制的實(shí)踐。首先，電子文件從其產(chǎn)生到銷毀或轉(zhuǎn)化為檔案均可在計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)中完整運(yùn)動(dòng)完成。傳統(tǒng)的公文起草、核稿、用印的階段界限日趨模糊，也使院內(nèi)文件和檔案的聯(lián)系越發(fā)明顯，從這一特征來看，就需要從公文起草之初就要進(jìn)行全程質(zhì)量管理，每一個(gè)步驟、環(huán)節(jié)都要把高質(zhì)量理念貫穿其間。其次是前端控制理念。醫(yī)院辦公系統(tǒng)OA的應(yīng)用，使電子文件的前端延伸到了電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)階段，前端控制實(shí)際就是對(duì)電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)階段的有效控制，盡可能地把電子文件全程管理的所有要求體現(xiàn)在系統(tǒng)之中，設(shè)計(jì)出功能合理的文件管理系統(tǒng)作為管好電子文件的先決條件。前端控制的實(shí)踐意義與生命周期的全過程質(zhì)量控制，二者既是理論的深化，更是實(shí)踐的要求。

3 生命周期理論下醫(yī)院文書檔案高質(zhì)量管理策略——以醫(yī)院電子檔案為例

新《檔案法》明確提出“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”。這就從法律上確立單軌制的現(xiàn)實(shí)可行性，也為文檔一體化掃清技術(shù)障礙。參照ICA（國(guó)際檔案理事會(huì)）《電子文件管理指南》，將電子文件劃分設(shè)計(jì)、形成及保管三個(gè)階段。從生命周期理論來看，這三個(gè)階段是一個(gè)發(fā)展的過程，一個(gè)有機(jī)整體的過程，是一個(gè)連續(xù)、不間斷的活動(dòng)周期。因此，將電子文件到最終成為電子檔案的運(yùn)行過程劃分為生成、捕獲和長(zhǎng)期保存三個(gè)階段（見圖1）[7]，并嚴(yán)格把控好這三個(gè)階段中每個(gè)階段的質(zhì)量，確保醫(yī)院電子檔案管理整體質(zhì)量再上一個(gè)新臺(tái)階。

3.1 前端：控制電子檔案“生成”質(zhì)量

從版式固化、文件歸檔到元數(shù)據(jù)方案制定，都要嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，從前端源頭控制電子檔案生成或形成的質(zhì)量，為醫(yī)院電子檔案高質(zhì)量管理打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。一是確保文件規(guī)范化。嚴(yán)格執(zhí)行《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《電子文件存儲(chǔ)與交換格式版式文檔》的相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格把控文本、數(shù)據(jù)、圖像等不同形式電子檔案質(zhì)量。二是確保文件完整性。按照電子文件歸檔范圍，以及醫(yī)院日常管理需要，認(rèn)真查看信息系統(tǒng)中的電子文件，檢查是否存在應(yīng)歸檔而未歸檔的電子檔案，或者不應(yīng)歸檔而歸檔。而且還要檢查電子檔案中的信息是否完整。三是確保文件標(biāo)準(zhǔn)化?；谏芷诶碚?，元數(shù)據(jù)見證了電子文件從其生成到各個(gè)階段運(yùn)行過程。可借鑒照片類等電子文件元數(shù)據(jù)方案，明確醫(yī)院電子文件歸檔元數(shù)據(jù)方案。如醫(yī)療業(yè)務(wù)、文件實(shí)體元數(shù)據(jù)，以及實(shí)體關(guān)系元數(shù)據(jù)。綜上，從規(guī)范、完整和標(biāo)準(zhǔn)三個(gè)層面嚴(yán)把電子檔案前端“生成”質(zhì)量關(guān)。

3.2 中端：控制電子檔案“捕獲”質(zhì)量

從應(yīng)用系統(tǒng)設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)捕獲和數(shù)據(jù)“四性”檢測(cè)三個(gè)方面，嚴(yán)把電子檔案中端“捕獲”質(zhì)量關(guān)。一要科學(xué)設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)“捕獲”接口。選擇性能優(yōu)越、可擴(kuò)展性應(yīng)用系統(tǒng)，及B/C終端，按照《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》《版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求》等規(guī)定和要求，設(shè)置電子文件數(shù)據(jù)導(dǎo)入/導(dǎo)出軟件模塊，在電子文件生成系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置電子數(shù)據(jù)接口，便于電子數(shù)據(jù)流動(dòng)與流程銜接。二要高質(zhì)量捕獲電子文件及其元數(shù)據(jù)。選擇高性能計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，系統(tǒng)能夠支持離線、在線電子文件批量接收、處理來自醫(yī)院不同部門的電子文件數(shù)據(jù)，自動(dòng)生成電子文件，實(shí)時(shí)進(jìn)行自主登記，同步將電子檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)于檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)。三要嚴(yán)格檢測(cè)，確保“四性”達(dá)到100%。已經(jīng)捕獲的數(shù)據(jù)信息及歸檔的電子文件還要接受“完整性、真實(shí)性、可用性、安全性”檢測(cè)，檢測(cè)結(jié)果要滿足100%合格。

3.3 末端：控制電子檔案“保存”質(zhì)量

醫(yī)院每年都會(huì)新增大量電子檔案，這是做好末端質(zhì)量控制的重要內(nèi)容。要從電子檔案的完整性、真實(shí)性、可用性、安全性四個(gè)方面嚴(yán)把保存質(zhì)量關(guān)。一要搭建高質(zhì)量保存平臺(tái)。購(gòu)買性能先進(jìn)的電子檔案存儲(chǔ)軟件，或者委托第三方進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)，量身打造適合醫(yī)院電子檔案管理的應(yīng)用平臺(tái)，使電子檔案擁有高質(zhì)量存儲(chǔ)載體。二要出臺(tái)高質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。根據(jù)《檔案法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《文書類電子檔案檢測(cè)一般要求》等相關(guān)規(guī)定和要求，及時(shí)出臺(tái)醫(yī)院電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范性文件，并做好這些文件的實(shí)時(shí)優(yōu)化、更新，保持與時(shí)俱進(jìn)，確保標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的嚴(yán)謹(jǐn)性、實(shí)用性。三要確保系統(tǒng)安全性。醫(yī)院電子檔案高質(zhì)量管理面臨著諸多的非傳統(tǒng)安全因素威脅。為此，要高質(zhì)量做好安全保管，實(shí)行電子檔案專人專責(zé)，納入醫(yī)院中心工作部署和要求，從人防、物防和技防三個(gè)方面嚴(yán)把電子檔案保存安全質(zhì)量關(guān)。

3.4 后端：控制電子檔案“保障”質(zhì)量

基于生命周期理論，還需要從后端為整個(gè)電子檔案生命周期高質(zhì)量運(yùn)行提供優(yōu)質(zhì)保障。一要優(yōu)化體制機(jī)制。根據(jù)最新的法律法規(guī)、部門規(guī)章，以及國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范，持續(xù)優(yōu)化醫(yī)院電子檔案管理體制機(jī)制。二要實(shí)化硬件軟件。積極購(gòu)置計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備等硬件，還要引入正版應(yīng)用軟件，為醫(yī)院電子文件歸檔及電子檔案管理提供可靠系統(tǒng)保障。三要強(qiáng)化人財(cái)物保障。根據(jù)醫(yī)院電子檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要，積極引入復(fù)合型人才，做好現(xiàn)有從業(yè)者素能提升，增加檔案管理經(jīng)費(fèi)預(yù)算，為電子檔案高質(zhì)量管理提供可靠保障。

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作者簡(jiǎn)介：張艷（1968— ），大學(xué)學(xué)歷，棗莊市立醫(yī)院副研究館員。主要從事檔案管理研究。