摘 要：信息化是新時代社保業(yè)務(wù)檔案管理的發(fā)展方向，也是提升社保業(yè)務(wù)檔案管理質(zhì)量和效率的重要舉措。社保業(yè)務(wù)檔案信息化管理具有形成單套制、資源數(shù)字化、應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)化和管理一體化等顯著特征，新時代社保業(yè)務(wù)檔案信息化管理應(yīng)堅(jiān)持“記錄一生、保障一生、服務(wù)一生”的理念，抓好信息資源、應(yīng)用系統(tǒng)、基礎(chǔ)設(shè)施、法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)和人才隊(duì)伍等五個方面的內(nèi)容建設(shè)，不斷提升社保業(yè)務(wù)檔案信息化管理能力和水平，為社保業(yè)務(wù)辦理提供有力信息支撐。

關(guān)鍵詞：社會保險業(yè)務(wù)；檔案管理；信息化

概述

社會保險（Social Insurance）是指為喪失勞動能力、暫時失去勞動崗位或因健康原因造成損失的人口提供收入或補(bǔ)償?shù)囊环N社會和經(jīng)濟(jì)制度。我國社會保險包括養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷、生育保險。據(jù)人社部公布的數(shù)據(jù)顯示，截至2023年底，我國養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷、生育保險的人數(shù)分別為10.66億人、13.46億人、2.44億人、3.02億人、2.38億人，分別較上一年度增長了1.27%、2.37%、3.62%、-3.46%。除了生育保險下降外，其余參保人數(shù)均呈現(xiàn)增長態(tài)勢。隨著參保人數(shù)的不斷增長，在社保業(yè)務(wù)辦理過程中產(chǎn)生、具有保存價值的檔案數(shù)量和規(guī)模也呈現(xiàn)出較快增長趨勢。為進(jìn)一步做好社會保險業(yè)務(wù)，人社部與國家檔案局于2009年聯(lián)合發(fā)布《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》，就社保業(yè)務(wù)檔案內(nèi)涵、歸檔范圍、分類、保管期限等做出詳細(xì)規(guī)定。社保業(yè)務(wù)檔案作為我國檔案重要組成部分，既要認(rèn)真貫徹《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》，也要嚴(yán)格落實(shí)《檔案法》《檔案法實(shí)施條例》。其中，《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》明確提出“各類社會保險業(yè)務(wù)檔案中涉及會計、電子文檔等檔案材料，國家有特別規(guī)定的，從其規(guī)定”“并根據(jù)需要配備適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理要求的技術(shù)設(shè)備”；《檔案法》《檔案法實(shí)施條例》均把“檔案信息化建設(shè)”作為單獨(dú)一個章節(jié)，就檔案信息化建設(shè)的要求、內(nèi)容等做出了明確規(guī)定。這為新時代社保業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)及管理提供了根本遵循。

1 社保業(yè)務(wù)檔案信息化管理特點(diǎn)

隨著網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，檔案管理正步入信息化的新階段[1]。社保業(yè)務(wù)檔案信息化管理，利用先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可擴(kuò)大社保業(yè)務(wù)檔案利用范圍，提高查詢檢索效率及準(zhǔn)確性。社保業(yè)務(wù)檔案信息化管理是時代發(fā)展的趨勢，也是新時代社保業(yè)務(wù)檔案高質(zhì)量發(fā)展路徑的必然選擇。

1.1 形成單套制

根據(jù)《電子檔案單套管理一般要求》的規(guī)定，在社保業(yè)務(wù)檔案信息化管理中，社保業(yè)務(wù)電子檔案實(shí)行單套管理，即以電子形式歸檔電子社保業(yè)務(wù)文件和管理電子社保業(yè)務(wù)檔案的方式。依托社保業(yè)務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)，全面應(yīng)用電子簽名等技術(shù)手段執(zhí)行各類檔案管理簽批程序，并按要求整合養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷、生育保險等各項(xiàng)社保業(yè)務(wù)管理類、征繳類、待遇類、統(tǒng)計報表類、稽核監(jiān)管類等電子資料，社保業(yè)務(wù)電子檔案“單套制”使社保各業(yè)務(wù)板塊數(shù)據(jù)連通及數(shù)據(jù)一鍵歸檔，實(shí)現(xiàn)社保業(yè)務(wù)檔案全生命周期管理。

1.2 資源數(shù)字化

按照“增量電子化、存量數(shù)字化”理念以及單套制管理模式，新增的社保業(yè)務(wù)檔案實(shí)行了單套制管理，實(shí)現(xiàn)新增社保業(yè)務(wù)檔案電子化。存量社保業(yè)務(wù)檔案則通過數(shù)字技術(shù)、掃描技術(shù)等，轉(zhuǎn)換成數(shù)字資源，為信息化管理提供重要內(nèi)容。即利用計算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、CCD技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、存儲技術(shù)等，將傳統(tǒng)介質(zhì)中的社保業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，并將其轉(zhuǎn)化為存儲于磁盤、光盤、磁帶等載體上的數(shù)字文件，并按照社保業(yè)務(wù)檔案內(nèi)在聯(lián)系，建立目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字文件關(guān)聯(lián)關(guān)系，進(jìn)行數(shù)字信號處理。

1.3 應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)化

計算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用以及互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，社保業(yè)務(wù)檔案查詢、檢索、利用實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化。突破了傳統(tǒng)社保業(yè)務(wù)檔案管理的時間、空間限制，打破了檔案管理中經(jīng)常遇到的“信息孤島”現(xiàn)象，使檔案管理效率更高，管理效益顯著提升。例如，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用，查檔人直接登錄社保業(yè)務(wù)檔案管理平臺，經(jīng)過身份驗(yàn)證，可直接查閱其個人相關(guān)社保業(yè)務(wù)信息。通過物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用，賦予檔案管理人員相應(yīng)的管理權(quán)限，實(shí)現(xiàn)社保業(yè)務(wù)檔案信息在線編輯、整理、歸檔，使管理更為便捷。通過互聯(lián)網(wǎng)渠道，串聯(lián)起社保業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，使社保業(yè)務(wù)檔案在不同部門、不同區(qū)域的信息傳輸和共享，檔案信息數(shù)據(jù)無障礙傳輸。

1.4 管理一體化

以社保業(yè)務(wù)電子檔案“前端采集，全程應(yīng)用”為目標(biāo)，為社保業(yè)務(wù)檔案一體化管理提供有效平臺，為就業(yè)系統(tǒng)、勞動系統(tǒng)、人事人才系統(tǒng)等預(yù)留接口，使社保業(yè)務(wù)檔案從收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用、歸檔等實(shí)現(xiàn)了一個平臺管理，涵蓋了社保業(yè)務(wù)檔案全生命周期的一體化管理，極大地提升了社保業(yè)務(wù)檔案信息化管理效率。

2 社保業(yè)務(wù)檔案信息化管理內(nèi)容

檔案信息化建設(shè)是指利用數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)壓縮、高速掃描等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)地組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫[2]。社保業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)資源、系統(tǒng)、設(shè)施、標(biāo)準(zhǔn)及人才建設(shè)各個方面，是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程。

2.1 信息資源

檔案資源是檔案信息化的核心，社保業(yè)務(wù)檔案資源是社保業(yè)務(wù)檔案工作立業(yè)之本。按照《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》“存量數(shù)字化”“增量電子化”的目標(biāo)要求，社保業(yè)務(wù)檔案資源信息化建設(shè)及管理，首要的就是積極推動社保業(yè)務(wù)檔案由傳統(tǒng)載體檔案為主導(dǎo)向檔案數(shù)字資源為主導(dǎo)轉(zhuǎn)變。一方面，要積極推動“存量數(shù)字化”工作。將養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷、生育保險及社保管理、稽核等傳統(tǒng)紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案采用拍攝、掃描等方式進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體上的數(shù)字文件，并按照《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》中社保業(yè)務(wù)檔案內(nèi)在聯(lián)系，建立目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字文件關(guān)聯(lián)關(guān)系。另一方面要積極推進(jìn)電子社保業(yè)務(wù)文件以電子形式單套歸檔。

2.2 應(yīng)用系統(tǒng)

社保業(yè)務(wù)檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)是社保業(yè)務(wù)檔案信息資源開發(fā)、利用和社保業(yè)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)提供技術(shù)保障的計算機(jī)軟件系統(tǒng)。根據(jù)《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》的相關(guān)要求，應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的主要內(nèi)容包括社保業(yè)務(wù)電子檔案接收、管理、保存、利用、鑒定與處置、統(tǒng)計、系統(tǒng)管理等若干子系統(tǒng)。應(yīng)用系統(tǒng)要能夠?qū)崿F(xiàn)社保業(yè)務(wù)檔案與其他應(yīng)用系統(tǒng)的功能集成、數(shù)據(jù)共享和交換，建立若干社保檔案業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)要堅(jiān)持先進(jìn)、實(shí)用、安全和發(fā)展的原則，確保應(yīng)用系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的開放性、功能的可擴(kuò)展性、應(yīng)用的靈活性和運(yùn)行的安全性等要求。

2.3 基礎(chǔ)設(shè)施

社保業(yè)務(wù)檔案信息化中的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，主要是指其物質(zhì)條件。包括社保業(yè)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。其中社保業(yè)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，主要包括服務(wù)器（如Web服務(wù)器、電子郵件服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器等）、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備（如網(wǎng)卡、路由器、網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備、安全審計系統(tǒng)等）、網(wǎng)絡(luò)布線（如管理子系統(tǒng)、工作區(qū)子系統(tǒng)等）；數(shù)字化加工存儲設(shè)備，其中加工設(shè)備主要用來采集或轉(zhuǎn)換社保業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)，包括掃描儀、視音頻數(shù)字化采集、轉(zhuǎn)換設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)、非線性編輯設(shè)備等；存儲設(shè)備是社保業(yè)務(wù)檔案信息化硬件設(shè)施建設(shè)的重點(diǎn)，包括在線存儲設(shè)備、離線存儲設(shè)備和近似在線存儲設(shè)備等。

2.4 法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)

法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系是社保業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)的重要支撐，實(shí)現(xiàn)社保業(yè)務(wù)電子文件從其形成、歸檔到電子檔案信息資源標(biāo)識、描述、存儲、查詢、交換、傳輸、管理及利用的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，確保社保業(yè)務(wù)檔案信息化運(yùn)行安全、暢通。目前，社保業(yè)務(wù)檔案信息化管理應(yīng)落實(shí)《電子檔案單套管理一般要求》《電子檔案移交接收操作規(guī)程》《檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)基本要求》《電子檔案移交與接收辦法》等工作規(guī)范。

2.5 人才隊(duì)伍

人才隊(duì)伍建設(shè)是社保業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)成功與否的關(guān)鍵，也是其他建設(shè)能否取得預(yù)期實(shí)效的關(guān)鍵?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確提出要“加快推進(jìn)檔案人才培養(yǎng)，提升檔案智力支撐能力”“實(shí)施人才強(qiáng)檔工程”，面向社保業(yè)務(wù)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)及高質(zhì)量發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要，要培育一支結(jié)構(gòu)合理、政治過硬、素質(zhì)優(yōu)良的社保業(yè)務(wù)檔案管理人才隊(duì)伍。

3 社保業(yè)務(wù)檔案信息化管理對策

檔案工作的優(yōu)勢在于信息，檔案工作的活力在于規(guī)?；男畔⒘縖3]。加快社保業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)，要始終圍繞社保檔案業(yè)務(wù)信息化建設(shè)內(nèi)容，深化管理體系，不斷豐富社保業(yè)務(wù)檔案信息化管理資源，完善業(yè)務(wù)檔案信息化管理應(yīng)用系統(tǒng)，夯實(shí)基礎(chǔ)，健全制度，培養(yǎng)人才，立足社保業(yè)務(wù)檔案管理實(shí)際，綜合施策。

3.1 觀念：加強(qiáng)信息思維培育

增強(qiáng)社保檔案管理部門大數(shù)據(jù)管理意識，不斷提升信息化思維力度[4]。在信息網(wǎng)絡(luò)發(fā)展背景下，社保業(yè)務(wù)檔案管理人員及其他人員要全面了解信息化在社保業(yè)務(wù)檔案管理中的特點(diǎn)、優(yōu)勢，科學(xué)把握社保業(yè)務(wù)檔案信息化內(nèi)涵。樹立信息化思維，增強(qiáng)把信息化技術(shù)應(yīng)用到社保檔案管理中的思想自覺和行為自覺，主動研究信息技術(shù)發(fā)展背景下社保檔案信息化管理的重點(diǎn)和主攻方向，把寶貴的資源應(yīng)用到社保檔案信息化管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)、重點(diǎn)領(lǐng)域，循序漸進(jìn)，結(jié)合社保機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案信息化管理的實(shí)際，從社保檔案信息資源、軟硬件及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和人才隊(duì)伍等方面，做好檔案信息化建設(shè)和管理。

3.2 內(nèi)容：加強(qiáng)信息資源建設(shè)

社保業(yè)務(wù)檔案的管理以及后續(xù)社保職能的實(shí)現(xiàn)，均離不開社保檔案信息資源支持。嚴(yán)格按照“增量電子化、存量數(shù)字化”的原則，持續(xù)加強(qiáng)社保業(yè)務(wù)檔案信息資源建設(shè)，按照《檔案法》《檔案法實(shí)施條例》《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》中有關(guān)社保業(yè)務(wù)檔案及檔案信息化建設(shè)的要求，一方面，要做好館藏紙質(zhì)社保業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化，以社保管理類為例，要重點(diǎn)做好參保單位登記材料、參保人員登記材料、社會保險個人賬戶管理材料等永久、100年等較長時間的社保業(yè)務(wù)檔案信息掃描，及時錄入業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)及相應(yīng)數(shù)據(jù)庫。另一方面，要嚴(yán)格落實(shí)單套制管理要求，將社保業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)銜接起來，實(shí)現(xiàn)社保業(yè)務(wù)一經(jīng)辦理完畢就實(shí)現(xiàn)及時歸檔，確保新增電子社保業(yè)務(wù)檔案歸檔的常態(tài)化，使社保業(yè)務(wù)檔案信息化管理有載體、有抓手。

3.3 軟件：加強(qiáng)應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

應(yīng)用系統(tǒng)是社保業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)及管理的重要技術(shù)保障。按照全局性、協(xié)作性和安全性原則，立足社保業(yè)務(wù)實(shí)際，購買或者委托第三方開發(fā)專門的社保業(yè)務(wù)檔案應(yīng)用系統(tǒng)，重點(diǎn)是要加強(qiáng)社保業(yè)務(wù)電子文件歸檔管理系統(tǒng)、社保業(yè)務(wù)數(shù)字化處理系統(tǒng)以及社保業(yè)務(wù)在線發(fā)布、部門間信息交換系統(tǒng)建設(shè)。此外，還要建立符合數(shù)據(jù)倉庫標(biāo)準(zhǔn)的各類檔案數(shù)據(jù)庫。? ? ? ? ? ? ?（下接22頁）

（上接19頁）如目錄數(shù)據(jù)庫，包括社保業(yè)務(wù)檔案管理數(shù)據(jù)庫、征繳數(shù)據(jù)庫、社保待遇數(shù)據(jù)庫、統(tǒng)計報表數(shù)據(jù)庫、稽核監(jiān)管數(shù)據(jù)庫等。搭建社保業(yè)務(wù)檔案信息化利用服務(wù)平臺，為社保業(yè)務(wù)檔案信息查詢、檢索、利用提供便利。

3.4 硬件：加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

社保業(yè)務(wù)檔案重要性不言而喻。要加大社保業(yè)務(wù)檔案信息化管理經(jīng)費(fèi)投入力度，圍繞社保業(yè)務(wù)檔案信息化管理所需，持續(xù)加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，重點(diǎn)要配置好計算機(jī)、交換機(jī)、路由器、服務(wù)器、存儲器等[7]。同時，要做好檔案庫房的硬件建設(shè)，按照“八防”的標(biāo)準(zhǔn)和要求，改善社保業(yè)務(wù)檔案庫房建設(shè)，確保庫房功能齊全、設(shè)備先進(jìn)，為社保業(yè)務(wù)檔案信息化管理提供過硬保障。

3.5 制度：加強(qiáng)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

重點(diǎn)要從社保業(yè)務(wù)檔案信息化基礎(chǔ)共性標(biāo)準(zhǔn)、資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、信息服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和信息保障標(biāo)準(zhǔn)、應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)等方面持續(xù)加強(qiáng)。其中基礎(chǔ)共性標(biāo)準(zhǔn)主要是指社保業(yè)務(wù)檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)，如社保業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)、社保業(yè)務(wù)檔案離線載體管理標(biāo)準(zhǔn)等；資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)是重點(diǎn)，主要健全和完善社保業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)、電子檔案標(biāo)準(zhǔn)、社保業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)整合標(biāo)準(zhǔn)等；社保業(yè)務(wù)檔案信息服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)主要包括網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)平臺標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)共享標(biāo)準(zhǔn)等。除了標(biāo)準(zhǔn)外，還要嚴(yán)格按照《檔案法》《檔案法實(shí)施條例》的相關(guān)規(guī)定和要求，建立健全社保業(yè)務(wù)檔案信息建設(shè)法律法規(guī)、規(guī)章制度，為社保業(yè)務(wù)檔案信息共享、互聯(lián)互通提供制度保障。

3.6 人才：加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

人才隊(duì)伍建設(shè)是社保業(yè)務(wù)檔案信息化管理成功的根本保障[8]。社保業(yè)務(wù)檔案信息化是時代發(fā)展的趨勢，對從事社保業(yè)務(wù)檔案人員專業(yè)知識、專業(yè)素能提出更高要求。一方面，要做好現(xiàn)有從業(yè)人員的信息化業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，重點(diǎn)是要熟練掌握各種操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件的運(yùn)行和維護(hù)。通過邀請專家授課、組織檔案人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)等“請進(jìn)來、走出去”的方式，開闊視野，拓寬知識面，提升信息素養(yǎng)。另一方面，根據(jù)社保業(yè)務(wù)檔案管理需要，做好復(fù)合型人才引進(jìn)，重點(diǎn)是要招錄具有檔案學(xué)專業(yè)知識背景，并掌握一定信息技術(shù)的復(fù)合型人才。此外，要從改善工作環(huán)境、提供培訓(xùn)學(xué)習(xí)機(jī)會等方式，留住人才，為社保檔案信息化管理貢獻(xiàn)智慧。

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作者簡介：張澤宇（1979.1—），漢族，大學(xué)學(xué)歷，滕州市社會保險事業(yè)中心中級職稱。主要從事檔案管理研究。