摘 要：近年來，隨著計算機信息技術(shù)的應(yīng)用，以及辦公自動化OA系統(tǒng)的普及，電子檔案數(shù)量和規(guī)模都呈現(xiàn)出快速增長之勢。為規(guī)范電子文件歸檔和電子檔案管理，國家質(zhì)檢總局與國家標(biāo)準(zhǔn)委聯(lián)合印發(fā)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范（GB/T18894-2016）》，并于2017年3月1日正式實施。本文以該規(guī)范實施為背景，分析了電子檔案保護面臨著存儲內(nèi)容不穩(wěn)定、信息載體可分離、數(shù)據(jù)設(shè)備依賴性和信息內(nèi)容非直讀性等安全隱患，進一步從環(huán)境、載體、技術(shù)和內(nèi)容四個方面討論了影響電子檔案安全保護的主要因素，并針對這些因素，提出了具體的保護對策，確保規(guī)范得到優(yōu)質(zhì)高效貫徹落實。

關(guān)鍵詞：電子檔案；檔案保護；電子文件歸檔

近年來，隨著辦公自動化、計算機信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，電子文件及電子檔案數(shù)量和規(guī)模呈現(xiàn)出快速增長態(tài)勢。為更好地做好電子文件及電子檔案管理工作，切實規(guī)范電子文件收集整理歸檔，以及電子檔案保存、備份、利用和保護工作，2016年8月，國家質(zhì)檢總局、國家標(biāo)準(zhǔn)委聯(lián)合發(fā)布《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范（GB/T18894-2016）》（以下簡稱《規(guī)范》），《規(guī)范》于2017年3月1日正式實施。這是做好新時代電子文件與電子檔案管理的重要標(biāo)準(zhǔn)[1]。電子檔案是指具有保存價值且已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案存在存儲內(nèi)容不穩(wěn)定、元數(shù)據(jù)高依賴性、信息與載體分離性等，使得電子檔案面臨著諸多非傳統(tǒng)安全因素威脅，安全事故頻發(fā)。因此，一直以來人們都高度重視電子檔案安全工作，針對電子檔案特點采取有針對性的保護措施，兜牢安全底線。

1 電子檔案安全隱患

1.1 存儲內(nèi)容不穩(wěn)定

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，檔案信息書寫于無酸紙，穩(wěn)定性強。且紙質(zhì)檔案修改會留下痕跡，易被發(fā)現(xiàn)。經(jīng)聲紋鑒定也能夠甄別出傳統(tǒng)聲像檔案是否被刪改。而電子檔案無論是修改還是刪除都較為便捷，且不易被察覺，使電子檔案的真實性、完整性難以保障。此外，電子檔案存儲于磁帶、磁盤或光盤等特殊載體介質(zhì)，一旦存儲介質(zhì)受到強磁干擾或者濕度過大、溫度過高均會影響載體介質(zhì)性能，進而會直接影響到檔案信息或無法讀取或丟失。電子檔案還易受到計算機病毒侵?jǐn)_或者計算機設(shè)備故障、電磁脈沖等突發(fā)事件，都會影響電子檔案存儲的穩(wěn)定性和安全性。

1.2 信息載體可分離

紙質(zhì)檔案直接體現(xiàn)在檔案中，令人一目了然。電子檔案由電子文件、參數(shù)及其他相關(guān)數(shù)據(jù)構(gòu)成，其中元數(shù)據(jù)是重要組成部分。元數(shù)據(jù)是關(guān)于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)，電子文件上下文關(guān)系及結(jié)構(gòu)等均為元數(shù)據(jù)。電子檔案元數(shù)據(jù)必須依附于電子文件信息，否則電子文件原貌將無法恢復(fù)。此外，紙質(zhì)檔案信息與載體之間，無論是檢索、查詢、利用均始終表現(xiàn)為“一體化”。而電子檔案的保存、利用往往伴隨著遷移來實現(xiàn)。即電子檔案從一個存儲載體轉(zhuǎn)移至另外一個載體，從一代計算機遷移至新一代計算機或從一種存儲格式轉(zhuǎn)換至新的存儲格式，如從磁盤發(fā)展至“云存儲”等。電子檔案長期保存有賴于信息與載體一次次脫離、重新結(jié)合的技術(shù)過程[2]，打破了傳統(tǒng)信息與載體固定不可分離特性，在此過程中增加了檔案失真的風(fēng)險，復(fù)制、偽造電子檔案往往充斥其間。

1.3 數(shù)據(jù)設(shè)備依賴性

電子檔案存儲于光盤、磁盤或云盤，讀取或傳輸需要借助計算機技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。數(shù)據(jù)信息對設(shè)備載體的高度依賴性是電子檔案管理所展現(xiàn)出的現(xiàn)實特性。但從一種設(shè)備到另外一種設(shè)備，無論是電子檔案讀取、存儲還是信息傳輸都需要二者之間的兼容性。但現(xiàn)實是不同存儲介質(zhì)或設(shè)備存儲原理、讀取技術(shù)要求不同，從一種設(shè)備可以存儲而到另一種設(shè)備卻無法存儲?？梢宰x取某一介質(zhì)的技術(shù)往往無法讀取另一種存儲介質(zhì)。另外，一旦設(shè)備出現(xiàn)故障或無法讀取，就會直接威脅到電子檔案安全。

1.4 信息內(nèi)容非直讀

紙質(zhì)檔案、照片檔案等傳統(tǒng)檔案具有直讀性。檔案內(nèi)容可以直接憑借人的眼睛看到和辨識，檔案是否損毀也可直接看到。電子檔案信息記錄于特殊載體介質(zhì)，人的眼睛是無法看到和分別。例如，存儲于光盤上的電子檔案，其檔案信息記錄于激光刻寫的斑點，即便用高倍顯微鏡也難以分辨光斑中的信息內(nèi)容。因此，一旦光盤中的檔案信息發(fā)生損毀或丟失也不易察覺。此外，為了強化電子檔案安全，還常常運用加密、壓縮編碼等現(xiàn)代處理技術(shù)，如缺少解密、解壓技術(shù)支持，存儲于設(shè)備上的電子檔案內(nèi)容也無法讀取。

2 影響電子檔案保護因素

2021年新修訂的《檔案法》，以及《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》實施，賦予電子檔案與紙質(zhì)檔案同等法律效力，這就需要切實做好電子檔案安全保護工作，首先需要熟悉和掌握影響電子檔案安全保護的具體因素。

2.1 環(huán)境因素

溫度濕度、光線、磁場、空氣污染物等環(huán)境因素會直接影響電子檔案保護的質(zhì)量和效果。（1）溫濕度。如光盤中的塑料、鋁及多碳材料會因溫度過高或過低而導(dǎo)致光盤聚酯底基膨脹或收縮，出現(xiàn)彎曲變形，直接影響電子檔案讀取、激光束精準(zhǔn)定位。實踐表明，電子檔案溫濕度一般應(yīng)為16—20℃，35%—45%。（2）灰塵?；覊m中細顆粒會造成電子檔案載體物理損傷和化學(xué)損傷[3]。就物理損傷而言，灰塵細顆粒物易被硬盤吸引，積累在電路元器件影響散熱，誘發(fā)芯片過熱燒毀，或磨損磁頭導(dǎo)致信息丟失?；覊m中含有的化學(xué)成分也會腐蝕光盤或磁帶，造成記載于其中的電子檔案信息丟失。（3）光線及有害氣體。SO2、CO2、H2S等有害氣體會導(dǎo)致電子檔案載體光盤、磁盤變質(zhì)、老化、磁粉脫落，信息丟失或無法讀取，光線使電子檔案載體盤基帶基老化，影響磁性載體剩磁穩(wěn)定性。（4）磁場及振動。磁場影響電子檔案最大，會加劇磁帶或磁盤中磁性涂層出現(xiàn)消磁或磁化，造成電子檔案信息無法讀取或丟失。機械振動也會電子檔案載體中磁分子排列次序，最終會破壞電子檔案信息記錄。

2.2 載體因素

電子檔案既包括已歸檔的電子文件，還包括支持電子文件記錄的載體設(shè)備。常見的載體有光盤和磁盤、磁帶等磁性物質(zhì)。（1）光盤。光盤主要是借助激光技術(shù)實現(xiàn)電子檔案信息存儲與讀取，由記錄介質(zhì)、保護層和盤基三部分組成，呈圓形。記錄介質(zhì)是電子檔案信息存儲的載體，由硒、碳鋁化合物、碲合金、碲等材料組成，這些材料在激光熱效應(yīng)作用下物化性質(zhì)極易發(fā)生變化。且與堿溶液易發(fā)生反應(yīng)，與空氣中的氧接觸易發(fā)生氧化，這些都影響了光盤載體的實際使用壽命，需要后期定期進行電子檔案復(fù)制遷移。（2）磁性載體。磁盤或磁帶支持體為聚酯底基材質(zhì)，因靜電而吸引粉塵，導(dǎo)致磁性載體卷曲、磁粉脫落，磁粉與底基中間的粘合劑熱脹冷縮、霉變等，影響存儲于其間電子檔案信息讀取或再現(xiàn)。

2.3 技術(shù)因素

電子檔案借助計算機信息技術(shù)及相應(yīng)載體結(jié)合起來，無論是計算機信息技術(shù)革新，還是存儲介質(zhì)載體迭代都會影響著電子檔案安全保護。新的存儲或讀取技術(shù)應(yīng)用，舊的存儲或讀取技術(shù)就會消失或不再使用，原先使用的儀器設(shè)備慢慢就會被更換或淘汰，新舊技術(shù)之間若不兼容，使用舊的技術(shù)存儲或讀取的電子檔案將無法在新的技術(shù)應(yīng)用下實現(xiàn)存儲或讀取。與存儲介質(zhì)損壞或環(huán)境因素影響不同，技術(shù)過時對電子檔案危害更甚。歐美等國家為應(yīng)對因技術(shù)革新而影響電子檔案安全，會將存儲或讀取電子檔案設(shè)備、軟件一并保存至技術(shù)博物館；制作拷貝紙質(zhì)檔案、縮微膠片；將電子檔案轉(zhuǎn)換為中性格式文檔。但這三種解決方案也只是暫時性，隨著館藏電子檔案數(shù)量的增加、計算機信息技術(shù)革新迭代加快，以及電子檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化需要，需要加強國際合作，由國際標(biāo)準(zhǔn)化組織牽頭，制定電子檔案應(yīng)用系統(tǒng)互連標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)不同系統(tǒng)、軟件數(shù)據(jù)互換、兼容。

2.4 內(nèi)容因素。

電子檔案信息與載體具有可分離特性，且非可直讀性，使電子檔案被篡改、修改、非法訪問甚至銷毀等安全風(fēng)險增大。尤其是木馬病毒、蠕蟲病毒等，會直接修改應(yīng)用程序，導(dǎo)致電子檔案信息泄密或損害。

3 《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》實施背景下電子檔案保護措施

與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案保護具有許多不同之處[4]。既要針對影響電子檔案安全因素處著眼，也要從電子檔案歸檔、保護和利用全鏈條做好保護，兜牢電子檔案安全保護底線。

3.1 思想上深化電子檔案保護重要性

電子檔案與紙質(zhì)檔案保護要求不同，思想認(rèn)識上也必然存在一定差異，要確立相對應(yīng)且正確的保護思想[5]。要在思想上高度重視電子檔案保護的重大意義，最大限度地延長電子檔案使用壽命，按照“四性”的標(biāo)準(zhǔn)和要求，要把檔案保護擺在與電子檔案收集、整理、歸檔和利用同等重要位置。一方面，要充分認(rèn)識到電子檔案與紙質(zhì)檔案保護的差異和不同，尤其是全面了解影響電子檔案保護的主要因素及主要環(huán)節(jié)，為電子檔案保護做足思想準(zhǔn)備。另一方面，要把電子檔案保護落實從思想認(rèn)識落實到具體行動上，要制定電子檔案保護方案，加強日常應(yīng)急演練，提升應(yīng)對突發(fā)安全事件應(yīng)對處置的能力和水平。既要注重防，也要重視“治”，為電子檔案保護配齊配強專業(yè)人才、專業(yè)設(shè)備。此外，還要樹立全過程保護思想，從電子檔案收集、整理、歸檔到利用等，把保護思想和行動落實到全過程各環(huán)節(jié)。成立電子檔案保護工作領(lǐng)導(dǎo)小組，將安全保護要求和具體措施細化到具體業(yè)務(wù)科室及人員。

3.2 措施上增強電子檔案保護針對性

針對影響電子檔案安全的環(huán)境、載體、技術(shù)及內(nèi)容等因素，要有針對性地采取保護措施。一是環(huán)境方面。要把存儲電子檔案的溫濕度控制在適宜溫濕度，如相對濕度為40%±5%，濕度為16—20℃。檢查電子檔案庫房光照，檢測磁強，保持電子檔案讀取器表面清潔。存放電子檔案磁盤、光盤等載體的場所，要避免受到有害氣體及強震動影響，放置專門存儲檔案柜。光盤存儲避免擠壓、疊放太多，豎立存放。二是載體方面。選擇純度高、雜質(zhì)少、薄厚均勻、耐熱性好盤基材料的磁盤、光盤，并將其存儲于專門場所，避免因發(fā)生氧化而影響保存壽命。三是技術(shù)方面。積極電子檔案軟硬件環(huán)境的兼容性，對系統(tǒng)數(shù)據(jù)應(yīng)定期進行備份，重要數(shù)據(jù)應(yīng)有兩個以上的備份分開保存[5]。此外，還要安裝正版殺毒軟件，采取物理隔離措施，重要電子檔案嚴(yán)禁與互聯(lián)網(wǎng)互連。利用區(qū)塊鏈、身份認(rèn)證、密鑰、訪問權(quán)限技術(shù)等，加強電子檔案安全保護。四是內(nèi)容方面。按照“四性”的標(biāo)準(zhǔn)和要求，確保電子檔案內(nèi)容的完整性，真實性，要把電子文件及其背景結(jié)構(gòu)一并納入存檔范疇，并定期進行檢測。

3.3 方法上注重電子檔案保護過程性

3.3.1從電子檔案歸檔、保護和利用全過程、全鏈條地做好保護。（1）歸檔。按照電子檔案管理做到“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的標(biāo)準(zhǔn)和要求，確保電子檔案“真實性、完整性、可用性、安全性”。為此，首先要確保電子文件內(nèi)容、邏輯結(jié)構(gòu)、形成背景及形成時的原始狀況保持一致，采取前端控制機制，將傳統(tǒng)檔案管理前延至電子文件起草、簽發(fā)、轉(zhuǎn)辦、歸檔，確保電子文件生成及辦理各流程規(guī)范。其次要確保電子完整性，應(yīng)將元數(shù)據(jù)、背景信息、文本信息等均納入電子檔案歸檔范疇，建立電子檔案歸檔采集質(zhì)量監(jiān)控機制及電子檔案元數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，提高電子文件及相關(guān)數(shù)據(jù)自動化歸檔。通過數(shù)據(jù)備份、建立訪問日志等，做好歸檔環(huán)節(jié)電子檔案保護。（2）保護。主要是針對已經(jīng)歸檔的電子檔案做好保護，重點是做好載體的保護。珍貴電子檔案采用光盤、磁盤、磁帶等多種方式保存。其中，磁帶保護除了要控制合理溫濕度外，還要遠離強磁場，存放至專門的防磁柜。磁帶每隔1-2年倒帶一次。硬磁盤要做好防靜電，減少震動，控制好溫濕度。正確擺放光盤，避免堆疊擠壓，可選用豎直存放。此外，光盤每5年要轉(zhuǎn)儲一次，磁盤及硬磁盤等磁性載體介質(zhì)要每4年轉(zhuǎn)儲一次。電子檔案至少要按照一式雙套留存，其中查詢利用和封存保管各一份，必要時還要復(fù)制、異地保存第三套。（3）利用。利用環(huán)節(jié)也要做好電子檔案保護。隨著計算機信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用，電子檔案查詢、檢索、利用越來越便捷化，突破了傳統(tǒng)的時間、空間限值，電子檔案實現(xiàn)更大范圍、更廣領(lǐng)域共享，但也面臨著諸多的非傳統(tǒng)因素威脅。

3.3.2從系統(tǒng)運行環(huán)境與電子檔案系統(tǒng)本身兩個方面切實做好電子檔案利用環(huán)節(jié)保護。（1）系統(tǒng)運行環(huán)境保護。防御網(wǎng)絡(luò)攻擊、防御計算機病毒攻擊，做好存儲電子檔案主機安全防護、客戶機安全管理，從在線熱備份與離線冷備份兩種方式進一步完善數(shù)據(jù)備份。（2）電子檔案系統(tǒng)本身保護。采用動態(tài)驗證碼、生物信息識別等加強系統(tǒng)安全控制、功能訪問權(quán)限控制、電子檔案數(shù)據(jù)訪問權(quán)限控制、電子檔案數(shù)據(jù)信息傳輸安全、記錄操作日志等技術(shù)和方法，確保電子檔案系統(tǒng)運行環(huán)境及系統(tǒng)本身安全。

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作者簡介：宋平（1982— ），研究生學(xué)歷，成武縣人民醫(yī)院館員，主要從事檔案管理工作。