摘 要：文章分析了我國學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀，包括信息化意識不足、資金設(shè)施不足、管理人員素質(zhì)不高、管理手段方式落后等問題。提出了“互聯(lián)網(wǎng)+”在檔案管理中的運(yùn)用，包括轉(zhuǎn)變管理人員觀念、線上培訓(xùn)管理方式方法、提升管理人員素質(zhì)等措施，并給出了強(qiáng)化學(xué)校檔案信息化建設(shè)的措施，包括強(qiáng)化信息化平臺投入力度、積極開展檔案館網(wǎng)站建設(shè)、利用信息化手段提升人員素質(zhì)、加強(qiáng)檔案信息安全管理等。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+；檔案管理；信息化建設(shè)

中圖分類號：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

一、學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀

1.信息化意識亟待加強(qiáng)

近些年，我國各領(lǐng)域現(xiàn)代化水平不斷提高，特別是互聯(lián)網(wǎng)領(lǐng)域的飛速發(fā)展，學(xué)校檔案管理工作已經(jīng)朝著信息化的方向開展，在此影響下，學(xué)校管理工作開始引入“互聯(lián)網(wǎng)+”概念，使學(xué)校管理檔案的水平得到大幅度提高。但實(shí)際上，很多管理人員依舊沒有打破傳統(tǒng)管理思想，不能正確認(rèn)識信息化管理的重要性。同時，很多管理人員害怕承擔(dān)責(zé)任，面對陌生的新興技術(shù)會產(chǎn)生排斥心理，寧愿停留在傳統(tǒng)管理模式下，也不愿意創(chuàng)新改變，減緩了互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)在學(xué)校管理方面的落實(shí)和推進(jìn)，對建立校園信息化檔案管理產(chǎn)生了較大的負(fù)面影響。

2.資金、設(shè)備設(shè)施投入不足

在社會各界幫助學(xué)校推進(jìn)建立信息化檔案管理的過程中，需要大量的資金和設(shè)備設(shè)施投入，以幫助學(xué)校擁有專用數(shù)據(jù)庫。詳細(xì)來說，除了采買相關(guān)硬件設(shè)備設(shè)施之外，還需要建立專門的信息管理系統(tǒng)和專用數(shù)據(jù)庫，需要培訓(xùn)工作人員、招聘信息化人才等。但實(shí)際上，很多學(xué)校的可用資金不足以支撐上述建設(shè)內(nèi)容，導(dǎo)致學(xué)校無法獲取高質(zhì)量的信息化設(shè)備設(shè)施，嚴(yán)重阻礙了學(xué)校檔案信息化水平的提高，工作只停留在計劃階段，無法實(shí)際推進(jìn)。

3.管理人員素質(zhì)不高，安全意識不強(qiáng)

一方面，學(xué)校建立信息化檔案需要綜合素質(zhì)較高的人才管理，但實(shí)際上，很多學(xué)校的檔案管理人員都來自外聘或教師兼職，甚至?xí)薪處熭喒艿那闆r出現(xiàn)，這種任職方法在過去確實(shí)能夠幫助學(xué)校降低經(jīng)營成本，但也導(dǎo)致管理人員難以掌握信息技術(shù)，不具備引入“互聯(lián)網(wǎng)+”的基礎(chǔ)人才要求，即便投入大量的成本用于建設(shè)軟硬件設(shè)備設(shè)施，也只能使用傳統(tǒng)粗放式的管理手段，這種落后的管理團(tuán)隊無法滿足信息化建設(shè)對人才的需求；另一方面，這種管理人才結(jié)構(gòu)導(dǎo)致管理人員在工作過程中意識不到信息化建設(shè)安全性的意義，無法保證檔案信息不被泄露或遺失，即便開展了大規(guī)模培訓(xùn)，也依舊無法實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。

4.管理手段、方式落后

建立在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的檔案管理除了需要工作人員有先進(jìn)的工作理念外，還需要引入現(xiàn)代化的設(shè)備設(shè)施，更需要校方建立人才培養(yǎng)與管理的規(guī)范化體系，以便將信息化檔案管理的作用發(fā)揮到極致。但實(shí)際上，很多學(xué)校雖然出臺了一系列管理要求，但實(shí)際上沒能將重點(diǎn)放在創(chuàng)新意識的培養(yǎng)上，加上信息化管理這一工作較為新穎，工作方式不夠成熟，很多管理人員在運(yùn)用該方式時會表現(xiàn)得極為生疏，可能會導(dǎo)致信息化檔案管理的整個系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞，信息化管理流于表面，無法推動校園管理的現(xiàn)代化改革。

二、關(guān)于“互聯(lián)網(wǎng)+”在檔案管理中的運(yùn)用

1.轉(zhuǎn)變管理人員觀念

管理人員需要認(rèn)識到“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理不僅能夠提高檔案管理的效率，還能夠更好地保護(hù)和利用檔案資源，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化管理，讓檔案管理變得更加便捷、高效和安全。此外，“互聯(lián)網(wǎng)+”還可以打破地域和時間的限制，方便檔案的查詢、利用和傳播，使檔案的價值得到充分發(fā)揮。管理人員需要不斷學(xué)習(xí)新的知識和技能，掌握“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理的基本原理和方法，包括了解新興的檔案管理軟件和工具，掌握大數(shù)據(jù)、云計算和人工智能等技術(shù)的應(yīng)用以及熟悉網(wǎng)絡(luò)安全和隱私保護(hù)等方面的知識。通過學(xué)習(xí)，使自己具備“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理的專業(yè)素養(yǎng)，為實(shí)際工作提供有力支持。為了確?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”在檔案管理中的順利實(shí)施，有必要建立一套完善的制度，包括制定檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化的具體實(shí)施方案，明確各部門和人員的職責(zé)和權(quán)限以及制定相應(yīng)的考核評估機(jī)制。通過制度保障，確?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”在檔案管理中的穩(wěn)定運(yùn)行。

2.加強(qiáng)線上培訓(xùn)管理

檔案管理部門可以建立線上培訓(xùn)平臺，提供各種檔案管理相關(guān)的知識和技能，供管理人員學(xué)習(xí)和交流。這個平臺可以包括視頻教程、在線講座、案例分析等多種形式，方便管理人員根據(jù)自己的時間和需求自主學(xué)習(xí)。同時，需要開發(fā)配套的在線課程，針對不同的崗位和層級，提供不同深度的知識和技能。管理人員可以通過登錄平臺在線學(xué)習(xí)，還可以與其他管理人員互動和交流，共同探討在工作中遇到的問題和解決方法。為了確保培訓(xùn)效果，檔案管理部門可以實(shí)施培訓(xùn)考核制度，評估和反饋管理人員的學(xué)習(xí)成果。還可以通過線上答題、案例分析、實(shí)踐操作等方式考核，表彰和獎勵表現(xiàn)優(yōu)秀的管理人員，激勵其他管理人員不斷提高自己的專業(yè)素質(zhì)。

3.提高管理人員素質(zhì)

檔案管理部門可以定期組織專業(yè)培訓(xùn)，邀請行業(yè)專家和學(xué)者授課，講解“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理的新理念、新技術(shù)和新方法。通過培訓(xùn)，管理人員可以了解最新的檔案管理趨勢和前沿技術(shù)，提高自己的專業(yè)素養(yǎng)和工作能力。同時，為參與的員工提供學(xué)習(xí)資源，如在線課程、專業(yè)書籍、研究報告等，供管理人員自主學(xué)習(xí)。同時，鼓勵管理人員通過自學(xué)和實(shí)踐，不斷提高自己的專業(yè)水平和工作能力。除了內(nèi)部培訓(xùn)之外，還需要積極引進(jìn)外部優(yōu)秀的檔案管理人才，通過招聘、選拔等方式，吸引具有互聯(lián)網(wǎng)思維和創(chuàng)新精神的人才加入檔案管理部門，以帶來新的思路和方法，為檔案管理部門注入新的活力。

三、強(qiáng)化學(xué)校檔案信息化建設(shè)的措施

1.加大信息化平臺投入力度

（1）提高投入預(yù)算

為了推動檔案信息化建設(shè)，學(xué)校應(yīng)該增加相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)投入。在年度預(yù)算中設(shè)立信息化平臺建設(shè)的專項經(jīng)費(fèi)，確保有足夠的資源供應(yīng)。這些經(jīng)費(fèi)可以用于購買硬件設(shè)備設(shè)施，如服務(wù)器、計算機(jī)、存儲設(shè)備等以及軟件系統(tǒng)的購置和升級，如檔案管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等。此外，還要考慮包括技術(shù)支持、維護(hù)和培訓(xùn)等方面的經(jīng)費(fèi)，確保信息化平臺能夠穩(wěn)定運(yùn)行。

（2）引入先進(jìn)技術(shù)設(shè)備設(shè)施

為了有效支持學(xué)校檔案信息化建設(shè)，學(xué)校應(yīng)該引入先進(jìn)的信息化技術(shù)設(shè)備設(shè)施，包括高性能的服務(wù)器、可靠的數(shù)據(jù)存儲、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備設(shè)施等。同時，可以考慮引入移動設(shè)備，如平板電腦、智能手機(jī)等，以提供便捷的檔案管理方式。通過引入先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備設(shè)施，學(xué)?？梢蕴岣邫n案管理的效率和質(zhì)量，滿足不斷增長的數(shù)據(jù)處理和存儲需求。

（3）完善信息化平臺建設(shè)規(guī)劃

為了確保信息化平臺能夠順利建設(shè)和運(yùn)行，學(xué)校應(yīng)該制定詳細(xì)的信息化平臺建設(shè)規(guī)劃，包括明確每個階段的目標(biāo)和具體措施，并確定時間表和預(yù)算。在規(guī)劃中應(yīng)包括硬件設(shè)備設(shè)施的更新計劃，即根據(jù)檔案管理的需求和技術(shù)發(fā)展的趨勢，合理制訂設(shè)備設(shè)施的更新與升級計劃。此外，規(guī)劃還應(yīng)考慮系統(tǒng)功能擴(kuò)展計劃，即根據(jù)實(shí)際需要逐步引入新的功能和模塊，滿足學(xué)校檔案管理的不斷變化和增長。同時，還要考慮數(shù)據(jù)安全保護(hù)計劃，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和可靠性，防止數(shù)據(jù)被泄露和損壞的風(fēng)險。

2.積極開展檔案館網(wǎng)站建設(shè)

（1）設(shè)計簡潔易用的網(wǎng)站界面

在設(shè)計檔案館網(wǎng)站界面時，應(yīng)該遵循簡潔易用的原則，以便用戶能夠快速找到所需的信息。具體來說，可以采用清晰的分層結(jié)構(gòu)，將網(wǎng)站內(nèi)容分為檔案介紹、檔案查詢、檔案利用、政策法規(guī)以及聯(lián)系我們等模塊。這樣的設(shè)計可以使用戶在瀏覽網(wǎng)站時一目了然地找到所需的信息，提升用戶體驗(yàn)。

（2）建立完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫

檔案館網(wǎng)站應(yīng)該建立完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫，將各類檔案資料分類整理，并提供關(guān)鍵詞搜索功能，方便用戶在線查詢。為了保證檔案信息的準(zhǔn)確性和時效性，應(yīng)定期更新數(shù)據(jù)庫內(nèi)容，包括新增檔案資料的錄入和舊有檔案資料的修訂。此外，還可以考慮引入智能搜索和推薦功能，使用戶能夠更精準(zhǔn)地找到所需的信息。

（3）提供多種檔案利用方式

為了方便用戶利用檔案信息，檔案館網(wǎng)站應(yīng)提供多種檔案利用方式，如在線查詢、在線預(yù)約、在線下載等。用戶可以根據(jù)自己的需求選擇合適的利用方式，提高檔案利用的效率。例如，用戶可以通過在線查詢功能快速找到所需檔案信息，然后通過在線預(yù)約功能預(yù)約查閱實(shí)體檔案的時間，再通過在線下載功能下載所需檔案資料。通過提供多種利用方式，可以滿足不同用戶的需求，提高檔案利用的便捷性。

3.利用信息化手段提升人員素質(zhì)

（1）建立信息技術(shù)支持團(tuán)隊

學(xué)?？梢越ｉT的信息技術(shù)支持團(tuán)隊，負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)的日常維護(hù)和管理工作。該團(tuán)隊?wèi)?yīng)具備較高的技術(shù)水平，能夠獨(dú)立完成信息化平臺的搭建與維護(hù)工作，并及時解決系統(tǒng)故障和技術(shù)問題，確保信息化平臺的穩(wěn)定運(yùn)行。同時，該團(tuán)隊還提供及時的技術(shù)支持和咨詢服務(wù)，幫助管理人員在解決信息化建設(shè)過程中遇到的問題和困難。

（2）定期考核和評估

學(xué)校應(yīng)該定期考核和評估檔案管理人員的信息化素質(zhì)，以激勵他們不斷提高自己的信息化技能和素質(zhì)。考核和評估可以包括理論考試、實(shí)際操作、工作成果等方面。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的管理人員，學(xué)?？梢越o予一定的獎勵和晉升機(jī)會，而對于表現(xiàn)不佳的管理人員，則需要進(jìn)一步的培訓(xùn)和指導(dǎo)。此外，學(xué)校還可以設(shè)立檔案管理工作績效評估體系，將信息化素質(zhì)作為重要的評估指標(biāo)，激勵管理人員不斷提高自己的信息化素質(zhì)和工作能力。

4.加強(qiáng)檔案信息安全管理

（1）建立完善的安全管理制度。學(xué)校應(yīng)制定詳細(xì)的安全管理制度，明確檔案信息安全管理的目標(biāo)、職責(zé)和要求，確保檔案管理部門和人員能夠有章可循。在制度中應(yīng)包括數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)制度、數(shù)據(jù)加密和訪問控制制度、安全審計和監(jiān)控制度等，以確保檔案信息的安全和可靠。

（2）強(qiáng)化安全技術(shù)措施。學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)安全技術(shù)措施，如采用加密技術(shù)對檔案信息加密，設(shè)置訪問權(quán)限和審計功能等，防止檔案信息被非法篡改、泄露或破壞。同時，應(yīng)定期對檔案管理系統(tǒng)的安全漏洞掃描和檢測，及時發(fā)現(xiàn)并修復(fù)潛在的安全隱患。

（3）定期開展安全培訓(xùn)和演練工作。學(xué)校應(yīng)定期對檔案管理人員開展安全培訓(xùn)和演練，增強(qiáng)其安全意識和應(yīng)對能力。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括網(wǎng)絡(luò)安全知識、病毒防范、數(shù)據(jù)保護(hù)等方面的知識，使管理人員能夠熟練掌握應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)安全威脅的技能和方法。

（4）建立應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制。學(xué)校應(yīng)建立應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制，確保在檔案信息安全受到威脅時能夠迅速采取應(yīng)對措施，減少損失。應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制應(yīng)包括應(yīng)急預(yù)案、應(yīng)急小組、應(yīng)急設(shè)備設(shè)施和人員等方面的內(nèi)容，確保能夠快速、有效地應(yīng)對各種安全事件。

四、前景

學(xué)校檔案信息化建設(shè)的前景十分廣闊，未來將面臨更多的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息化將成為未來檔案管理的重要趨勢。通過建立完善的檔案信息化管理體系，引入先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備設(shè)施和管理系統(tǒng)，加強(qiáng)人員培訓(xùn)和素質(zhì)提升，學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)將不斷取得新的成果。

一方面，檔案信息化將進(jìn)一步提高檔案管理的效率和質(zhì)量。檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)自動化歸檔、智能化檢索等功能，大幅度提高了檔案管理的便捷性和準(zhǔn)確性。同時，檔案信息化還可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和交換，促進(jìn)不同部門之間的合作和交流。此外，數(shù)字化檔案管理也將帶來更豐富的數(shù)據(jù)分析和利用方式，通過挖掘和分析檔案數(shù)據(jù)，可以為學(xué)校的管理決策提供更好的支持和依據(jù)。

另一方面，檔案信息化將有助于推動學(xué)校數(shù)字化轉(zhuǎn)型和智慧校園建設(shè)。通過將檔案信息數(shù)字化，學(xué)?？梢愿玫乩么髷?shù)據(jù)和人工智能技術(shù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理和智能化決策，不僅可以提高學(xué)校的管理水平和決策效率，還可以為教育教學(xué)、科研創(chuàng)新等提供更好的支持和保障。

然而，在檔案信息化建設(shè)的道路上，學(xué)校也需要面對一些挑戰(zhàn)和風(fēng)險。例如，數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)問題需要得到足夠的重視和解決，以確保檔案信息的安全性和保密性。同時，如何實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效管理和利用，避免信息冗余和浪費(fèi)，也是需要關(guān)注的問題。

為了應(yīng)對這些挑戰(zhàn)和風(fēng)險，學(xué)校需要加強(qiáng)投入和努力，不斷優(yōu)化和完善檔案信息化管理體系。例如，可以建立更加完善的安全管理制度，加強(qiáng)安全技術(shù)措施的應(yīng)用和升級，增強(qiáng)管理人員的信息安全意識和應(yīng)對能力。同時，也需要關(guān)注技術(shù)發(fā)展動態(tài)，不斷引入新的技術(shù)和方法，推動檔案信息化建設(shè)的順利開展。

五、結(jié)語

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，未來學(xué)校檔案信息化建設(shè)將不斷取得新的成果。需要積極關(guān)注技術(shù)發(fā)展動態(tài)，不斷引入新的技術(shù)和方法，推動檔案信息化建設(shè)的持續(xù)開展。同時，還需要關(guān)注信息安全問題，確保檔案信息的安全性和保密性。學(xué)校檔案管理部門應(yīng)抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，努力推動檔案信息化建設(shè)，為學(xué)校的發(fā)展提供有力支持。

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（作者單位：山東省聊城第三中學(xué)）

作者簡介：王春梅（1982—），女，漢族，山東兗州人，研究生，館員，研究方向：檔案管理。