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        建筑施工企業(yè)財務信息化建設的必要性研究

        2024-03-29 20:36:49勞柳紅
        活力 2024年3期
        關鍵詞:財務部門核算管理系統(tǒng)

        勞柳紅

        (華創(chuàng)電子股份有限公司,寧波 315000)

        引 言

        隨著經濟社會的發(fā)展,財務管理在各大企業(yè)中的地位逐漸上升,建筑施工企業(yè)也不例外。為了進一步提升財務管理效能,部分建筑施工企業(yè)以信息化為載體,推動財務管理信息化建設,希望能夠在信息化管理環(huán)境下,規(guī)范財務工作流程,優(yōu)化財務核算方式,促使建筑施工企業(yè)在財務信息化的支持下獲得可持續(xù)發(fā)展。

        一、財務信息化概述

        財務信息化是財務管理在現(xiàn)代化管理環(huán)境中產生的一種新型財務管理方式。財務信息化多種多樣,本質上是利用信息技術和互聯(lián)網技術,根據(jù)財務管理內容建設信息化軟件或者系統(tǒng),通過信息化管理系統(tǒng)處理企業(yè)財務工作[1]。

        二、建筑施工企業(yè)財務信息化建設的意義和必要性

        (一)推動企業(yè)精細化管理

        以往建筑施工企業(yè)由于建設項目分散、管理層級較多,難以實現(xiàn)精細化管理。如今,通過建設財務信息系統(tǒng),可以借助信息化技術,集中處理企業(yè)關于施工項目的信息數(shù)據(jù),使得每一筆資金能夠在財務管理系統(tǒng)的監(jiān)管下落實到位。并且能夠助力財務管理向管理會計轉型,細化財務管理職責,從而加強企業(yè)精細化管理。

        (二)提高項目交接效率

        建筑施工企業(yè)在經營管理過程中需要經過多個環(huán)節(jié)的資料對接,才能使項目落地交付。在財務信息化作用下,從項目開工到驗收再到竣工每一個環(huán)節(jié)的資料信息都能夠完整保存,在交接過程中及時提供所有數(shù)據(jù)資料,確保各個部門信息溝通順暢,可以進一步提升建筑施工企業(yè)項目交接效率。

        (三)有效控制企業(yè)成本

        建筑施工企業(yè)還可以通過財務信息系統(tǒng),優(yōu)化成本管理效果。一方面,通過財務管理系統(tǒng),制定每一個環(huán)節(jié)的資金預算,合理控制資金支出。如果出現(xiàn)成本超支情況,財務部門就能在第一時間做出反應,調整項目建設成本。另一方面,在財務管理系統(tǒng)內可以實時監(jiān)督和跟蹤各類成本,發(fā)現(xiàn)問題并及時采取對應的解決措施,從而將項目成本控制在合理范圍。

        (四)保障企業(yè)資金安全

        建筑施工企業(yè)屬于資金密集型企業(yè),并且資金流動量相對較大,資金安全對于企業(yè)來說至關重要。一方面,財務信息化系統(tǒng)能夠保證資金分配科學合理,避免資金閑置或者浪費;另一方面,在財務信息化系統(tǒng)的監(jiān)管下,能夠確保資金運行流暢,并且每筆資金使用都有記錄,從而確保資金運行狀態(tài)良好。

        (五)規(guī)范企業(yè)工作流程

        建筑施工企業(yè)由于行業(yè)特殊,容易引發(fā)企業(yè)內部信息交流不通暢,管理層無法及時掌握建設項目具體情況等問題,使得企業(yè)管理及工作流程不規(guī)范。在財務信息化管理環(huán)境中,可以通過系統(tǒng)實時查看施工項目的具體情況,以便更好地優(yōu)化工作流程和管理方式。并使每一個環(huán)節(jié)的管理工作都能落實到具體責任人,從而為后續(xù)加強管理及推動企業(yè)發(fā)展奠定基礎[2]。

        三、建筑施工企業(yè)財務信息化建設的難點

        (一)意識不足,制度不夠完善

        部分建筑施工企業(yè)建設在信息化建設過程中,思想認知存在嚴重的問題。首先,企業(yè)管理層雖然成立了信息化管理小組,但是下屬員工不夠重視。同時,企業(yè)管理層對于如何推進財務信息化缺乏認知,認為管理層全部負責建設工作,信息化系統(tǒng)建設完成后落實到各個部門即可,忽略了財務信息化建設需要全員配合。其次,管理制度不夠完善。建筑施工企業(yè)在財務信息化建設的過程中并沒有修訂原有的財務管理制度,財務部門在實際工作中依然按照原有的工作模式開展財務工作,從而影響財務管理系統(tǒng)發(fā)揮應有的作用。最后,建筑施工企業(yè)忽略了對內部員工的培訓。目前,財務人員的工作精力依然放在人工核算和資料匯總方面,對于信息系統(tǒng)的使用還比較生疏,使得財務管理效率無法得到提升。

        (二)預算控制機制不夠健全

        部分建筑施工企業(yè)財務信息化處于初級發(fā)展階段,無法全面實施預算管理與控制,對企業(yè)決策產生重大影響。首先,由于信息化系統(tǒng)使用經驗不足,無法針對項目進行全面預算。雖然企業(yè)針對各個環(huán)節(jié)制定了預算方案,但是財務管理系統(tǒng)無法全面控制。例如,S 建筑施工企業(yè)材料成本難以有效控制,在實際管理中,無法將項目材料采購、入庫、使用等數(shù)據(jù)信息共享到財務管理系統(tǒng),只能通過員工定期匯報,從而導致預算控制難度增加。其次,成本預算控制不足。一方面,企業(yè)前期成本預算是人工測算,并且沒有綜合考慮市場影響因素,導致實際成本與項目支出差異較大。并且無法按照預算計劃落實成本控制,使得預算成本控制失去作用。另一方面,項目建設過程中的成本控制難度相對較大,財務管理系統(tǒng)中缺乏專門的成本控制模塊,無法全方位監(jiān)管項目成本。最后,項目建設過程中的預算成本計劃變動,資料信息難以及時上報財務部門,項目負責人直接將變動計劃匯報給管理層,沒有經過財務部門,導致財務部門無法及時發(fā)現(xiàn)實際成本和預算之間的差異,增加財務預算的管理難度[3]。

        (三)核算難以適應環(huán)境變化

        當建筑施工企業(yè)財務轉型后,會計核算工作無法快速適應新的工作模式,使得財務信息化系統(tǒng)使用價值降低。首先,部分員工難以適應環(huán)境變化。會計人員在工作中比較依賴手工記賬及核算的方式,隨著企業(yè)管理的完善,這種核算方式已經不能滿足企業(yè)的核算需求。其次,核算數(shù)據(jù)滯后。會計人員需要核算大量的數(shù)據(jù)信息,難以在第一時間處理大量的數(shù)據(jù)信息,數(shù)據(jù)經過長時間的核算已經不具備時效性。最后,數(shù)據(jù)信息標準不一致。會計人員核算時需要將收集到的數(shù)據(jù)信息整理成統(tǒng)一標準的數(shù)據(jù),才能進行下一步核算,這一過程大大降低了核算效率。

        (四)企業(yè)資金管理難度較大

        從目前部分建筑施工企業(yè)的資金管理情況看來,還存在一些問題,導致資金管理難度增加。首先,企業(yè)賬戶管理難度大。一方面,企業(yè)銀行賬戶較多,資金分散,管理難度較大。例如,A 建筑施工企業(yè),每年有290 多個項目,每一個項目都會開設一個賬戶,導致資金過于分散。另一方面,資金監(jiān)督管理難度大。以往企業(yè)業(yè)務結算由人工逐一操作,難以及時將信息同步到管理層,并且還無法保證資金安全。其次,項目缺乏獨立的資金管理中心。企業(yè)資金管理工作由財務部門和其他部門管理,沒有統(tǒng)一的資金管理中心。財務部門管理的內容較多,無法集中精力管理企業(yè)資金,造成資金管理困難。另外,企業(yè)人員有限,無法為每一個項目設立獨立的資金管理中心。最后,審計人員在項目資金管理過程中無法樹立威嚴,使得項目資金管理和審計管理失去作用。

        (五)企業(yè)業(yè)財系統(tǒng)融合不足

        部分建筑施工企業(yè)在推進財務信息化過程中,因業(yè)財系統(tǒng)難以融合,使得信息化難以全面建立。首先,業(yè)財工作賬目不統(tǒng)一。企業(yè)在管理過程中強調業(yè)財一體化管理,但是在實際工作中依然將業(yè)務和財務賬目分開管理。財務部門與業(yè)務部門缺乏溝通,在系統(tǒng)融合過程中,雙方遇到問題不會主動尋求商議解決方案,選擇延遲處理,久而久之問題積壓造成財務管理混亂,業(yè)務流程規(guī)范性受到影響。其次,相關人員對業(yè)財系統(tǒng)融合認識不足。業(yè)務人員認為與財務部門系統(tǒng)合并后業(yè)務開展會受到限制;財務人員認為業(yè)務人員提供的數(shù)據(jù)信息不真實,且數(shù)據(jù)質量不高,在工作中無法形成較高的契合度,從而影響業(yè)務與財務管理系統(tǒng)的融合效果。最后,缺乏專門的管理平臺。目前,部分建筑施工企業(yè)業(yè)財人員依靠電子表格處理數(shù)據(jù)信息,但是部分數(shù)據(jù)信息需要業(yè)務人員和財務人員二次手工編輯,導致業(yè)財管理效率低。

        四、建筑施工企業(yè)財務信息化建設的策略

        (一)提升思想認知,制定信息化管理制度

        建筑施工企業(yè)想要順利落實財務信息化建設工作,就必須樹立正確的思想認知。首先,需要擴大信息化建設管理小組范圍,需要以信息化建設小組為主,向企業(yè)員工宣傳信息化的理念,加強員工對信息化建設工作的認可[4]。其次,以信息建設為基礎修訂財務管理制度,確保財務部門和財務人員能夠轉變日常工作內容。在規(guī)范的財務管理制度下開展新的財務工作模式。同時,財務管理制度需要包含信息化系統(tǒng)使用注意事項,以及各項財務獲得審批管理,避免財務工作模式轉變,企業(yè)管理流程混亂。最后,根據(jù)企業(yè)的管理內容制定信息化人才培訓方案,并根據(jù)信息系統(tǒng)的操作與應用,對財務人員開展專業(yè)的技能培訓。以項目成本控制為例:財務人員需要通過信息系統(tǒng)收集各個環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)資料,按照成本管理計劃,通過操作系統(tǒng)跟蹤和控制各項費用,對各個環(huán)節(jié)進行糾偏分析,以此制定對應的成本控制措施降低各項成本。

        (二)制定預算管理計劃,提升成本預算指導作用

        建筑施工企業(yè)的預算管理是對項目的整體判斷,和資金投入的參考。對此需要在信息化管理環(huán)境中提升預算管理的準確性。首先,財務部門需要通過信息化系統(tǒng)預審各項工作的計劃。以采購管理為例,項目相關負責人列出采購明細后,需要交由財務部門審核,判斷采購明細是否符合預算計劃,財務部門在管理系統(tǒng)中統(tǒng)一備案,作為后續(xù)監(jiān)督的參考資料。并且將采購材料編入管理系統(tǒng)中,財務人員按照預算計劃制定采購清單和批準資金。其次,強化成本預算,從兩個方面管控企業(yè)成本預算。一方面,人工費用可以嚴格按照合同規(guī)定,控制施工人員的成本;另一方面,工程成本中難以控制的是各類材料費用,可以制定采購賬單和建立庫存管理機制,通過企業(yè)財務管理系統(tǒng)統(tǒng)一管理,確保每一次采購金和材料的使用都能得到監(jiān)督。最后,將企業(yè)財務管理系統(tǒng)與項目管理系統(tǒng)連接,實現(xiàn)項目資料信息自動化管理。例如,某建筑施工企業(yè)建立了倉庫管理系統(tǒng),并設置了掃描槍、條形碼、智能門禁等設備,每次的入庫和出庫都需要掃碼,并將數(shù)據(jù)信息同步到企業(yè)財務管理系統(tǒng)中。同時,項目實施過程中的成本管理變動,需要在財務管理系統(tǒng)中提交申請,相關人員審核后提交至管理層進行決策,確保項目管理的變動都能夠經過財務部門備案,便于后期進行預算對比分析。

        (三)統(tǒng)一數(shù)據(jù)信息標準,提升核算準確度

        企業(yè)加強財務信息化建設需要優(yōu)化會計核算工作,以此為財務管理提供基礎的保障。首先,轉變會計核算人員職能,使會計人員從核算轉向管理,使用財務系統(tǒng)處理核算工作,減少相關人員的核算工作量,以此發(fā)揮財務系統(tǒng)和財務人員的價值。其次,提升數(shù)據(jù)信息的核算效率,一方面,財務系統(tǒng)與項目管理系統(tǒng)關聯(lián),將數(shù)據(jù)信息共享至財務部門統(tǒng)一核算;另一方面,引進其他信息化技術,例如:人工智能核算、電子報表,以此有效提升核算效率。最后,統(tǒng)一數(shù)據(jù)標準。建筑施工企業(yè)會計核算科目較多,例如:人工、材料、機械、分包成本、間接費用等,可以通過管理系統(tǒng)建立統(tǒng)一標準,統(tǒng)一的賬單管理、票據(jù)管理[5]。

        (四)建立資金管理中心,強化資金管理效果

        為解決建筑施工企業(yè)資金管理的問題,可以借助信息技術,實現(xiàn)資金集中化、規(guī)范化管理。首先,統(tǒng)一企業(yè)資金管理賬戶。一方面,梳理企業(yè)銀行賬戶并縮減賬戶,可以按照地區(qū)開設銀行賬戶;另一方面,選擇合適的銀行,與之建立長期的合作關系,將企業(yè)項目的管理資金交由銀行專業(yè)人員管理。其次,建立資金管理中心,將企業(yè)的資金管理系統(tǒng)與銀行的管理系統(tǒng)進行關聯(lián),可以利用銀行的專業(yè)性,科學分配每一個階段的資金,充分發(fā)揮資金管理的價值。例如:某建筑施工企業(yè),經營業(yè)務多,且業(yè)務分布范圍廣泛。建立資金管理中心,管理金額達400 多億元,不僅實現(xiàn)了資金統(tǒng)一的管理,還保護了資金使用的安全性。最后,建立資金管理中心分部,可以在財務管理系統(tǒng)中構建資金管理板塊,每一個項目的資金流出,都需要經過該系統(tǒng)的審核,同時配合項目審計人員共同記錄資金的流動情況。

        (五)建立數(shù)字化平臺,加強業(yè)財系統(tǒng)一體化建設

        建筑施工企業(yè)相較于其他類型企業(yè),財務與業(yè)務管理尤為復雜,需要建立數(shù)字化管理平臺,改變當前的管理困境。首先,借助信息技術建立數(shù)字化平臺,針對業(yè)務與財務融合過程中的難點,優(yōu)化平臺管理功能。例如,數(shù)據(jù)信息對接問題,可以將業(yè)務產生的數(shù)據(jù)信息上傳到數(shù)據(jù)庫,財務部門根據(jù)需求調取數(shù)據(jù)信息。其次,優(yōu)化平臺功能,確保財務部門能夠在信息化系統(tǒng)的支持下,全面管理業(yè)務活動。其中,主要功能應包括協(xié)同辦公(管理層、財務部門和業(yè)務部門都能夠通過該功能辦公)、投招標管理(表述編制和相關資料審核管理)、合同管理(管理項目建設全過程中各類型的合同)、成本管理(實時監(jiān)督和控制項目各項成本)、文檔管理(項目建設期間產生的各類型文件,實現(xiàn)電子文件管理)。最后,將一體化管理系統(tǒng),落實到項目建設過程和企業(yè)經營管理過程中。另外,落實責任制。每一個環(huán)節(jié)的管理人員需要對上傳的數(shù)據(jù)信息和資料真實性負責,避免部分員工認為有系統(tǒng)處理數(shù)據(jù),而產生懈怠心理[6]。

        結 語

        總之,在信息化管理環(huán)境中,建設財務管理系統(tǒng)是企業(yè)經營與發(fā)展的基本保障,更是企業(yè)財務管理創(chuàng)新的方法。因此,建筑施工企業(yè)想要獲得長遠的發(fā)展,就需要借助信息技術,逐步推進財務信息化工作,實現(xiàn)企業(yè)向現(xiàn)代化模式轉變。

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