徐春玲

一、引言

智慧檔案館是指借助物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的智能化采集、加工、存儲(chǔ)、管理、利用的檔案館模式。智慧檔案館以傳統(tǒng)檔案館為基礎(chǔ)，通過引入現(xiàn)代化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效整合和智能化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。智慧檔案館不僅僅是傳統(tǒng)檔案管理的延伸，更是在物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等新技術(shù)的推動(dòng)下，對(duì)檔案館工作方式和服務(wù)模式進(jìn)行革新的重要嘗試。本文從高職院校智慧檔案館建設(shè)的重要性入手，基于當(dāng)前高職院校檔案信息化建設(shè)中存在的問題從多角度提出智慧檔案館建設(shè)路徑，為高職院校智慧檔案館建設(shè)提供參考。

二、高職院校智慧檔案館建設(shè)的重要性

高職院校檔案是對(duì)高職院校辦學(xué)歷程、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、科研成果的全面真實(shí)記錄，具有重要的數(shù)據(jù)價(jià)值和科研價(jià)值。推動(dòng)高職院校智慧檔案館的建設(shè)，有助于推動(dòng)高職院校檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展，為高職院校檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化、智慧化提供支持。

（一）促進(jìn)信息整合與共享

高職院校智慧檔案館建設(shè)在信息整合與共享方面發(fā)揮著舉足輕重的作用。通過數(shù)字化和智能化技術(shù)的引入，大量的歷史和發(fā)展信息得以高效整合、存儲(chǔ)和檢索，為高職院校提供了強(qiáng)大的信息管理平臺(tái)。檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型使原本分散、紛繁的紙質(zhì)檔案得以統(tǒng)一歸納，從而形成了一個(gè)全面、系統(tǒng)的信息庫。

智慧檔案館中，各類歷史數(shù)據(jù)、學(xué)科建設(shè)進(jìn)程等信息都得到了翔實(shí)的記錄。這為高職院校管理層提供了全景式的視角，使其能夠更深入地理解高職院校的發(fā)展歷程和現(xiàn)狀。同時(shí)，數(shù)字檔案的智能檢索功能大大提高了信息的獲取效率，使管理層能夠更加便捷地獲取所需信息，從而更迅速地作出決策。另外，信息共享是智慧檔案館的一大亮點(diǎn)。數(shù)字化的檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行共享，實(shí)現(xiàn)了不同部門之間的信息互通。這不僅促進(jìn)了各個(gè)部門之間的協(xié)同合作，還加強(qiáng)了高職院校內(nèi)部的溝通與合作。這種信息共享和協(xié)同工作有助于打破信息孤島，避免信息的割裂和重復(fù)錄入，高職院校檔案管理效率因此得到提高，決策過程更為科學(xué)和迅速。因此，智慧檔案館建設(shè)不僅是信息管理的一次革命，更是高職院校管理體系的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型，為高職院校提供了更為智能化和高效的管理手段。

（二）為用戶提供更豐富的使用體驗(yàn)

高職院校智慧檔案館能為用戶提供更為豐富的使用體驗(yàn)，通過充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，將傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化、智能化的資源，使用戶在獲取、管理和利用信息方面獲得巨大的便利。

1. 高效的訪問體驗(yàn)

智慧檔案館使檔案信息能夠以更加直觀和動(dòng)態(tài)的方式呈現(xiàn)。用戶可以不再受傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的限制，通過智慧檔案館平臺(tái)輕松訪問豐富多樣的數(shù)字化檔案資源。這不僅提高了信息的獲取效率，也使用戶能夠更深入、更全面地了解高職院校的歷史、發(fā)展和成就。

2. 定制化的服務(wù)體驗(yàn)

智慧檔案館的智慧服務(wù)主要是滿足用戶對(duì)服務(wù)方式、內(nèi)容、時(shí)間、空間的個(gè)性化需求。得益于RFID 無線射頻技術(shù)，可實(shí)現(xiàn)快速識(shí)別、智能查找等功能，用戶可在查詢中心一站式查詢檔案信息、可在自助借還終端進(jìn)行檔案的借閱和歸還。檔案館通過技術(shù)手段對(duì)用戶的習(xí)慣偏好和潛在需求進(jìn)行分析，可合理配置和集成館藏檔案資源，向用戶提供更具針對(duì)性的服務(wù)。用戶可以根據(jù)自己的需求進(jìn)行信息檢索和篩選，獲得與其關(guān)注領(lǐng)域相關(guān)的詳細(xì)數(shù)據(jù)。

3. 互動(dòng)性的使用體驗(yàn)

智慧檔案館利用物聯(lián)網(wǎng)的全面感知、可靠傳遞以及智能處理等特征，建立智能化的檔案信息服務(wù)平臺(tái)，對(duì)檔案信息進(jìn)行智能化識(shí)別，同時(shí)利用多媒體技術(shù)手段開發(fā)出圖、文、聲、像、動(dòng)畫、視頻等檔案信息形式，為用戶帶來多元化的檔案信息服務(wù)。智能技術(shù)手段活化檔案的實(shí)體與虛擬資源，使其主動(dòng)參與用戶的檔案利用活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)用戶與檔案信息之間的雙向互動(dòng)。

（三）提升檔案利用效率

實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案信息資源實(shí)時(shí)在線歸檔，同時(shí)運(yùn)用大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)開展數(shù)字化檔案信息資源的編研和開發(fā)利用，提高數(shù)據(jù)資源利用效率，為高職院校的戰(zhàn)略規(guī)劃與決策制定提供科學(xué)的依據(jù)。高職院校檔案信息資源從紙質(zhì)化逐步向電子化、數(shù)字化過渡，利用數(shù)據(jù)清洗、數(shù)據(jù)挖掘等大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以為高職院校檔案信息資源的開發(fā)利用提供信息化手段，提升檔案信息資源開發(fā)利用的效率和質(zhì)量。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的煩瑣處理過程被替代，信息不再受限于物理形式，而是以數(shù)字形式高效存儲(chǔ)和管理。這一變革不僅避免了傳統(tǒng)處理中的重復(fù)操作，如紙質(zhì)檔案的打印和掃描，降低了資源浪費(fèi)，也使檔案信息能夠更靈活地應(yīng)用于高職院校管理層的科學(xué)決策和日常管理中。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，高職院校檔案管理中可以快速獲取所需信息，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的深度挖掘和分析。這不僅為高職院校提供了更精準(zhǔn)、全面的數(shù)據(jù)支持，也為決策者提供了更科學(xué)的依據(jù)。

三、高職院校檔案信息化建設(shè)中存在的問題

（一）過度依賴傳統(tǒng)的檔案管理模式

部分高職院校檔案管理人員未能有效認(rèn)識(shí)檔案數(shù)字化管理的重要性，過度依賴傳統(tǒng)的檔案管理模式，將檔案以紙質(zhì)形式進(jìn)行分類、整理和存儲(chǔ)，通過手工記錄和查閱來管理檔案。事實(shí)上，紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)所需空間巨大，導(dǎo)致檔案管理人員工作量大，管理難度高。同時(shí)，這種傳統(tǒng)管理方式管理效率低下，限制了不同部門之間的信息共享。檔案管理者的關(guān)注點(diǎn)主要集中在基礎(chǔ)存儲(chǔ)，忽視了檔案信息在高職院校管理中的更廣泛應(yīng)用。

（二）檔案信息資源管理體系不規(guī)范

高職院校檔案信息化建設(shè)中，存在檔案信息資源管理體系不規(guī)范的問題。這一問題突出表現(xiàn)在缺乏完善的管理機(jī)制，特別是各類專門檔案的管理不規(guī)范。如學(xué)生的學(xué)業(yè)成績和學(xué)歷檔案存檔方式分散，有的存放在學(xué)生部門，有的存放在學(xué)校檔案館，導(dǎo)致學(xué)生在查閱自己的檔案時(shí)要在不同部門間多次穿梭。這種碎片化、凌亂的管理模式不僅不利于檔案的有序管理，也影響了檔案信息的高效利用。這種管理體系不適應(yīng)智慧檔案館的建設(shè)需求，缺乏統(tǒng)一性和規(guī)范性，阻礙了檔案信息資源的合理整合和科學(xué)管理。

（三）檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

檔案管理人員信息化水平不高是高職院校檔案信息化建設(shè)中存在的一大問題。一些檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理能力，信息技術(shù)水平有限。這主要表現(xiàn)在對(duì)計(jì)算機(jī)程序和云計(jì)算等高級(jí)數(shù)據(jù)處理工具的熟練程度不足。部分人員還存在知識(shí)結(jié)構(gòu)不夠全面、缺乏工作積極性的情況。這種現(xiàn)象的存在使檔案管理人員在適應(yīng)信息化需求、有效利用現(xiàn)代技術(shù)手段上面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，從而阻礙了高職院校檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

四、基于大數(shù)據(jù)的高職院校智慧檔案館建設(shè)路徑

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想觀念

新形勢(shì)下的檔案工作必須解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，樹立全新的檔案服務(wù)意識(shí)。轉(zhuǎn)變思想觀念是建設(shè)智慧檔案館的第一步，沒有這一步就不可能做好智慧檔案館建設(shè)。首先，檔案管理人員要樹立服務(wù)意識(shí)。檔案信息管理從本質(zhì)上來講是一種信息服務(wù)，是為了保障檔案使用者能夠有效獲取檔案信息的工作。其次，檔案管理人員要有創(chuàng)新精神。要充分認(rèn)識(shí)到提高檔案工作智慧化水平的重要性，工作中勇于開拓創(chuàng)新，緊跟時(shí)代步伐，促進(jìn)檔案工作不斷發(fā)展。

（二）構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的資源數(shù)據(jù)體系

高職院校智慧檔案館建設(shè)的成功直接關(guān)系到高職院校檔案管理的現(xiàn)代化水平，而基于大數(shù)據(jù)構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的高職院校檔案資源數(shù)據(jù)體系是實(shí)現(xiàn)智慧檔案館的重要步驟之一。

首先，建立標(biāo)準(zhǔn)化的資源數(shù)據(jù)體系要充分利用大數(shù)據(jù)管理模式，這對(duì)檔案管理效率的提升至關(guān)重要。通過強(qiáng)調(diào)檔案信息與大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的緊密融合，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)檔案信息的數(shù)字化處理和高效管理。在資源數(shù)據(jù)中，已有的電子文件可以通過技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)電子檔案的單套制歸檔，從而提高檔案歸檔效率。此外，通過大數(shù)據(jù)分析，可以更準(zhǔn)確地洞察檔案信息的使用趨勢(shì)和需求，有助于精準(zhǔn)定位管理的重點(diǎn)，提高檔案信息的價(jià)值和實(shí)用性。

其次，基于大數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化資源數(shù)據(jù)體系還要強(qiáng)調(diào)校際協(xié)作。通過與其他高職院校展開協(xié)同合作，構(gòu)建可相互借鑒、相互利用、有機(jī)整合、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的檔案信息資源。這種跨校間的合作機(jī)制不僅有助于豐富檔案信息的內(nèi)容，也為更廣泛的信息共享創(chuàng)造了基礎(chǔ)。在數(shù)據(jù)系統(tǒng)中，應(yīng)明確資源的存儲(chǔ)分類和使用情況，根據(jù)資源的特性設(shè)置相關(guān)的系統(tǒng)參數(shù)，以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的細(xì)致管理。同時(shí)，對(duì)存儲(chǔ)位置和內(nèi)存管理要充分考慮傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)空間，為檔案數(shù)據(jù)信息的擴(kuò)展留出足夠的空間，提高檔案數(shù)據(jù)的可用性。基于此，可以設(shè)立資源共享平臺(tái)，為檔案信息提供交互空間，促進(jìn)信息的共享與流通。通過這些舉措，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)、高效的高職院校檔案資源數(shù)據(jù)體系，可以為智慧檔案館的建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（三）加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

首先，要通過系統(tǒng)培訓(xùn)和持續(xù)教育，幫助檔案管理人員深入了解大數(shù)據(jù)技術(shù)的原理、應(yīng)用場(chǎng)景以及操作方法。通過組織專業(yè)的培訓(xùn)課程，對(duì)包括大數(shù)據(jù)處理工具的使用、數(shù)據(jù)分析方法和大數(shù)據(jù)管理策略等在內(nèi)的內(nèi)容進(jìn)行培訓(xùn)，使檔案館工作人員能夠熟練掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)，提高其在實(shí)際工作中的應(yīng)用水平。

其次，智慧檔案館建設(shè)過程中，可成立專門的大數(shù)據(jù)應(yīng)用團(tuán)隊(duì)，引進(jìn)具有大數(shù)據(jù)技術(shù)專業(yè)背景的人才。這一團(tuán)隊(duì)可以擔(dān)任培訓(xùn)工作，同時(shí)負(fù)責(zé)檔案館內(nèi)部大數(shù)據(jù)系統(tǒng)的建設(shè)和維護(hù)。通過引入專業(yè)人才，智慧檔案館可以更好地將大數(shù)據(jù)技術(shù)融于檔案管理之中，確保系統(tǒng)的高效運(yùn)行和數(shù)據(jù)的科學(xué)管理。同時(shí)，鼓勵(lì)工作人員參與實(shí)際項(xiàng)目，將學(xué)到的大數(shù)據(jù)知識(shí)應(yīng)用于實(shí)際工作中，提升其實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，培養(yǎng)工作人員主動(dòng)學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)技術(shù)的習(xí)慣。

（四）優(yōu)化檔案管理模式

高職院校智慧檔案館的建設(shè)中，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)化檔案管理模式是關(guān)鍵步驟。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用能夠?qū)崿F(xiàn)高職院校檔案信息的高效整合。通過將大數(shù)據(jù)技術(shù)引入檔案管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)龐大檔案信息的快速處理、存儲(chǔ)和檢索，提高了管理的智能化水平。大數(shù)據(jù)分析可幫助理解檔案信息的使用趨勢(shì)，進(jìn)而優(yōu)化存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)和提供更精準(zhǔn)的信息服務(wù)。檔案信息的數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化和自動(dòng)化處理可以減少煩瑣的手動(dòng)操作，提高檔案歸檔效率，使管理更為高效。另外，基于大數(shù)據(jù)的檔案管理模式涉及個(gè)性化的信息服務(wù)。通過大數(shù)據(jù)分析用戶需求，智慧檔案館可以引入個(gè)性化的信息存儲(chǔ)選項(xiàng)功能，為用戶提供更符合其需求的服務(wù)。如個(gè)性化的檔案檢索、定制化信息推送等，使用戶能夠更便捷、精準(zhǔn)地獲取所需信息。與此同時(shí)，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用還使檔案信息服務(wù)更加智能，系統(tǒng)能夠通過學(xué)習(xí)用戶的使用習(xí)慣和反饋信息，不斷優(yōu)化服務(wù)模式，提高用戶體驗(yàn)。

（五）重視高職院校智慧檔案館建設(shè)中的安全問題

高職院校智慧檔案館建設(shè)過程中，注重安全管理是重中之重。首先，數(shù)據(jù)安全。智慧檔案館需要存儲(chǔ)和處理大量的數(shù)據(jù)，包括敏感信息和隱私信息等，因此要采取一定措施確保數(shù)據(jù)的安全性，如數(shù)據(jù)加密、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)訪問控制等。其次，系統(tǒng)安全。智慧檔案館涉及的系統(tǒng)較多，包括計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等，要保證系統(tǒng)的安全性，如防范黑客攻擊、防范病毒和惡意軟件等。再次，網(wǎng)絡(luò)安全。智慧檔案館要與外部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行連接，實(shí)現(xiàn)信息的交換和共享，因此要確保網(wǎng)絡(luò)安全，可設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)和防御系統(tǒng)等。最后，用戶權(quán)限管理。智慧檔案館要對(duì)用戶進(jìn)行權(quán)限管理，通過分級(jí)管理模式對(duì)用戶權(quán)限進(jìn)行明確規(guī)定，確保只有合法的用戶可以訪問特定的檔案信息，如設(shè)置用戶密碼、權(quán)限管理等。

此外，要重視培養(yǎng)員工的信息安全意識(shí)。通過為檔案管理人員提供專業(yè)的信息安全培訓(xùn)，使其了解潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)，提高對(duì)檔案安全的敏感性。建立檔案使用規(guī)范和操作手冊(cè)，明確操作流程和規(guī)則，使所有涉及檔案管理的工作人員能夠遵循安全標(biāo)準(zhǔn)，降低人為失誤的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，定期進(jìn)行安全演練和審計(jì)，檢查系統(tǒng)漏洞，及時(shí)修復(fù)潛在的安全隱患，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。

五、結(jié)語

基于大數(shù)據(jù)的高職院校智慧檔案館建設(shè)是高職院校檔案信息化管理發(fā)展的重要方向，也是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、智能化的有效途徑。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作在社會(huì)中的重要作用不斷凸顯，這就對(duì)檔案管理工作提出新要求，要不斷提高管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化發(fā)展。