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        智能信息互聯(lián)運用模式下公立醫(yī)院內(nèi)部控制存在的問題及優(yōu)化策略

        2024-02-22 19:25:28林莎璐
        互聯(lián)網(wǎng)周刊 2024年2期
        關鍵詞:優(yōu)化措施公立醫(yī)院內(nèi)部控制

        摘要:在新的財務、審計管理理念的指引下,特別是在《公立醫(yī)院內(nèi)部控制管理辦法》(國衛(wèi)財務發(fā)〔2020〕31號)的視域下[1],內(nèi)部控制和風險管理作為醫(yī)院管理的重要組成部分,面臨著更高的要求。智能信息互聯(lián)模式的運用能夠?qū)⒎稚ⅰ⒘闼榈男畔⒄铣筛佑杏?、更加系統(tǒng)直觀的信息內(nèi)容,確保公立醫(yī)院內(nèi)控效率的提升。因此,本文就數(shù)字信息化環(huán)境下,對醫(yī)院內(nèi)部控制體系的現(xiàn)狀以及醫(yī)院內(nèi)控智能信息系統(tǒng)運用中存在的問題、難點進行分析,并提出優(yōu)化措施建議,其中包括預算管理有機滲透ERP軟件、內(nèi)控流程融入醫(yī)院HRP運營管理系統(tǒng)等,旨在為相關人員提供借鑒。

        關鍵詞:公立醫(yī)院;智能信息互聯(lián);內(nèi)部控制;優(yōu)化措施

        引言

        隨著“健康中國行動(2019—2030年)”[2]發(fā)展戰(zhàn)略的實施,我國醫(yī)療事業(yè)快速發(fā)展,公立醫(yī)院服務水平和工作質(zhì)量受到社會各界的關注。2021年,《公立醫(yī)院內(nèi)部控制管理辦法》(國衛(wèi)財務發(fā)〔2020〕31號)逐漸推行,為全面推進公立醫(yī)院內(nèi)部控制建設指明了方向。但公立醫(yī)院如何建立健全科學有效的內(nèi)部制約機制,如何運用智能信息手段讓內(nèi)部監(jiān)督制度落地有效,仍處于實踐探索的初期。因此,本文嘗試從內(nèi)控信息整合體系建設角度出發(fā),對公立醫(yī)院內(nèi)部控制做一些有益的探索。

        1. 研究意義及應用前景

        公立醫(yī)院提供基本醫(yī)療和公共衛(wèi)生服務,是我國公益性事業(yè)單位的重要組成。在醫(yī)療體制改革持續(xù)落實的背景下,以及發(fā)展醫(yī)院現(xiàn)代管理體系的需要,內(nèi)部控制對強化公立醫(yī)院防腐體系、提升內(nèi)部管理水平的作用愈加明顯,但公立醫(yī)院普遍存在管理者對內(nèi)控必要性認識不充分、內(nèi)控工作銜接不流暢、沒有將內(nèi)控嵌入運營信息管理系統(tǒng)等問題。

        公立醫(yī)院內(nèi)部控制智能信息互聯(lián)運用模式,是指運用智能手段對醫(yī)院有效信息進行分析和關聯(lián)處理,轉(zhuǎn)化成更有意義的數(shù)據(jù)整合信息,從而針對性完善公立醫(yī)院內(nèi)部控制建設,梳理出風險評估、建設及評價中主要任務指標的內(nèi)在聯(lián)系,最終將內(nèi)部控制流程嵌入醫(yī)院信息系統(tǒng)中,實現(xiàn)每一環(huán)節(jié)的控制。

        在中國知網(wǎng)等數(shù)據(jù)庫檢索可以發(fā)現(xiàn),從2012年我國公立醫(yī)院全面施行新的《醫(yī)院財務制度》《醫(yī)院會計制度》和財政部發(fā)布《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》以來[3],涉及公立醫(yī)院內(nèi)部控制的文獻研究數(shù)量穩(wěn)步遞增。研究者們已經(jīng)越來越關注內(nèi)部控制在醫(yī)院管理中的作用和價值,對內(nèi)部控制制度建設、體系建立以及現(xiàn)狀分析等方面進行了重點闡述,并逐步開始關注體系優(yōu)化、評價機制等,但2021年《公立醫(yī)院內(nèi)部控制管理辦法》施行以來,對以運用智能信息系統(tǒng)為手段的內(nèi)部控制實踐探索研究還比較少。

        在《公立醫(yī)院內(nèi)部控制管理辦法》頒布背景下,公立醫(yī)院如何基于現(xiàn)有信息資源建立內(nèi)控信息平臺,推進內(nèi)部控制建設工作有序開展,充分發(fā)揮內(nèi)部控制監(jiān)督合力,達到確保經(jīng)濟活動合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、有效預防腐敗以及提高資金資產(chǎn)使用效益等目的[4],從而促進公立醫(yī)院服務效能和內(nèi)部治理水平不斷提高,是目前擺在公立醫(yī)院管理部門面前亟待解決的重要課題。

        2. 智能信息系統(tǒng)在公立醫(yī)院內(nèi)控中的應用成效

        2.1 有助于提高醫(yī)院內(nèi)部資金使用效率

        通過在醫(yī)院內(nèi)部控制中運用財務管理系統(tǒng),提升了核算精準性,切實提高了單位的發(fā)展效率。綜合財務管理系統(tǒng)物、資庫存管理平臺與采購平臺等的信息數(shù)據(jù),采取有效的財務管控措施可以減少采購等業(yè)務活動的浪費,更有效地進行資源的控制和使用,從而基于科學管理控制資金,提高了內(nèi)部資金使用效率。

        2.2 有助于加強對退費流程的管理控制

        通過在醫(yī)院內(nèi)部控制中運用HIS系統(tǒng)強化了收費處與病區(qū)、科室間的聯(lián)系,有效管控了退費。實際管理中,由病人或者其家人明確退費屬實之后,才能開展退費操作,需要治療醫(yī)生源頭的確認,方可退費。全面審批退費的信息化程序,深入規(guī)范了退費內(nèi)部管控流程,提升了退費管理有效性。智能信息手段確保了業(yè)務管理規(guī)范,提高了流程管控質(zhì)量。

        2.3 有助于提升醫(yī)療工作效率及服務質(zhì)量

        將智能信息系統(tǒng)應用于醫(yī)院內(nèi)部控制中,還在諸多方面起到了關鍵性的作用,如提升服務水平、分配醫(yī)療資源等,牢固醫(yī)療服務及管理信息化基礎,有效整合資源,體現(xiàn)管理優(yōu)勢,為智慧醫(yī)療奠定基礎。醫(yī)院信息化能夠發(fā)揮分配醫(yī)療信息資源的關鍵作用,把信息技術應用于醫(yī)院管理系統(tǒng)及業(yè)務系統(tǒng)中,對系統(tǒng)開展流程化管控,能夠達到既定業(yè)務功能,提升醫(yī)療工作效率及服務水平[5]。

        3. 數(shù)字信息化環(huán)境下醫(yī)院內(nèi)部控制體系現(xiàn)狀分析

        對于信息化環(huán)境下公立醫(yī)院內(nèi)部控制體系的現(xiàn)狀,以及醫(yī)院內(nèi)控智能信息系統(tǒng)互聯(lián)運用中存在的問題、難點,本文主要從以下方面進行介紹,即預算管理信息化技術運用匱乏、檔案管理不適應醫(yī)院管理需求、未充分考慮智能信息系統(tǒng)人員權(quán)限設置、運用于內(nèi)控分析的數(shù)據(jù)完整性不高,以及開放的環(huán)境增加了信息系統(tǒng)風險性等。

        3.1 信息化技術運用匱乏

        針對公立醫(yī)院預算管理而言,在科學應用信息化的基礎上,能夠切實增強現(xiàn)代管理能力。現(xiàn)如今,一些公立醫(yī)院只在HIS平臺對一些層面起到關鍵性功能,如掛號管理、費用結(jié)算,應用層面非常局限。醫(yī)院的信息化系統(tǒng)應用于醫(yī)院的內(nèi)部控制、預算管理等方面基本空白。所以,把信息化推廣于公立醫(yī)院的內(nèi)控和預算管理方面,還應得到全面貫徹以及充分執(zhí)行。

        3.2 檔案管理不適應醫(yī)院管理需求

        公立醫(yī)院制定的管理制度齊全,種類數(shù)量豐富,但基本以紙質(zhì)形式進行保存,存在不少弊端,紙質(zhì)裝訂歸檔容易造成查閱困難,制度制定的目的是用于日常的使用與監(jiān)督,但裝訂保存達不到要求與目的。將紙質(zhì)當作媒介來完成傳輸以及保存,存在不少問題,如針對合同建立以及付款等,不易查找合同存放的位置以及所處的進度;不易進行非關鍵內(nèi)容查找,無法快速匯總同一家供應商簽訂合同的總金額等,查詢及歸納的作用受限,不利于提高公立醫(yī)院精細化控制水平;倉庫驗收或者財務付款時,都需要找到相應的合同對照條款進行核驗,紙質(zhì)合同查找繁雜,工作效率難以提高。以上管理情況已經(jīng)不適應現(xiàn)代公立醫(yī)院的管理需求。

        3.3 未充分考慮智能信息系統(tǒng)人員權(quán)限設置

        目前,公立醫(yī)院管理者大部分是醫(yī)學專業(yè)的優(yōu)秀人才,對醫(yī)院管理方面在理念上受非管理專業(yè)思維模式的影響較多,在對醫(yī)院的內(nèi)部控制和風險分析上的思考比較少,導致有些公立醫(yī)院的組織機構(gòu)設置和人員配置方面,職責不清晰、權(quán)限不明確的現(xiàn)象依然存在,甚至有些醫(yī)院在開展信息系統(tǒng)權(quán)限設置時,僅思考了便于患者及操作者,未綜合考慮內(nèi)控問題,可能出現(xiàn)財務管理漏洞,引起經(jīng)濟犯罪。

        3.4 運用于內(nèi)控分析的數(shù)據(jù)完整性不高

        一方面,由于部分公立醫(yī)院管理者對信息系統(tǒng)內(nèi)部控制管理的認識不足、重視不夠,未能建立綜合的內(nèi)控信息系統(tǒng),平臺間缺乏集中規(guī)劃,醫(yī)院的信息系統(tǒng)、智能平臺相對獨立,如財務管理系統(tǒng)、人資系統(tǒng)、藥品采購平臺、住院信息系統(tǒng)等,系統(tǒng)平臺之間彼此獨立,無法和其他系統(tǒng)充分銜接,平臺之間信息的傳送以及讀取十分不方便,單一信息平臺無法掌握其他的信息,數(shù)據(jù)信息不夠全面。此外,因為一些醫(yī)院側(cè)重于效率,造成信息平臺沒有得到充分利用,或者相關業(yè)務沒有得到充分落實,使信息缺乏全面性。

        3.5 開放的環(huán)境增加了信息系統(tǒng)風險性

        很多醫(yī)院都構(gòu)建了若干個管理系統(tǒng),如財務管理平臺、物資庫存管理平臺等,因為服務項目較多,業(yè)務比較繁雜,可能存在多人應用一個系統(tǒng),也可能多個系統(tǒng)一人使用,這樣可能給醫(yī)院的會計數(shù)據(jù)造成一定的風險。不僅如此,因為系統(tǒng)和網(wǎng)絡連接,資源共享可能給醫(yī)院的財務數(shù)據(jù)造成較大的風險[6]。另外,在網(wǎng)絡預約不斷推廣的背景下,會進一步加大信息泄露風險,針對醫(yī)療信息安全,公立醫(yī)院還應當持續(xù)健全相關的防范對策。

        4. 優(yōu)化公立醫(yī)院智能信息化的內(nèi)控措施

        公立醫(yī)院作為我國醫(yī)療服務體系中的中流砥柱,切實做好公立醫(yī)院內(nèi)部控制工作,是提高公立醫(yī)院運營質(zhì)量以及滿足社會公眾醫(yī)療服務需求的重要舉措。在智能化以及信息化發(fā)展背景下,越來越多的智能化及信息化技術開始在公立醫(yī)院的內(nèi)部控制系統(tǒng)中得到充分應用。智能信息系統(tǒng)在內(nèi)部控制工作中的全面應用,不僅可以有效提高內(nèi)控效率,還可以降低公立醫(yī)院運行風險。因此,對公立醫(yī)院智能信息化內(nèi)控措施進行優(yōu)化就顯得尤為重要。

        4.1 在預算管理中有機滲透ERP軟件

        通過對信息化的應用有助于更好開展預算控制,提高單位財務管控水平。公立醫(yī)院可借助已經(jīng)掌握的資源,打造預算管理平臺,實時記錄費用報銷、辦公用品和醫(yī)療耗材等領用,并進行在線審批。與此同時,借助信息分析平臺,針對預算和實際的數(shù)據(jù)偏差開展相應的監(jiān)控,進而充分掌握預算執(zhí)行情況,即在預算控制期間有機滲透ERP軟件,促使預算管理更加精準可行。通過對ERP的使用,將數(shù)據(jù)信息傳送到軟件中,智能形成報表,在降低重復錄入的同時,也可以切實降低報表編制任務量。

        4.2 內(nèi)控流程融入醫(yī)院HRP運營管理系統(tǒng)

        內(nèi)部控制在很大程度上可優(yōu)化流程,建議醫(yī)院對支出管理內(nèi)部控制流程進行梳理后,借助信息化工具,將內(nèi)控流程融入HRP系統(tǒng),實現(xiàn)每一環(huán)節(jié)的控制,確保內(nèi)部控制的有效落實,不斷提高醫(yī)院工作效率,有效促進醫(yī)院的發(fā)展。

        4.3 將內(nèi)控制度管理、合同管理納入信息化管理

        隨著醫(yī)院無紙化辦公的推進,建議可以嘗試將內(nèi)控制度管理、合同管理全部納入信息化管理,一是對制定的制度分類入網(wǎng),以便于各科室的使用,也便于醫(yī)院日常運行中有關部門的監(jiān)管。

        二是針對原本單一的合同控制,將其納入采購控制平臺,可以把采購申請單號作為合同號,提高搜索全過程資料效率,有助于充分掌握整個采購過程。三是針對合同、采購平臺和會計平臺,也可以進行有機融合,這樣按照合同號便能充分了解入賬信息,有助于追溯賬目,提高精準性。

        4.4 實現(xiàn)信息共享,推進內(nèi)控標準化

        為切實解決信息不共享的問題,醫(yī)院購買或開發(fā)新的信息軟件時要預留連接端口,積極和其他系統(tǒng)構(gòu)建連接,基于權(quán)限設計數(shù)據(jù)共享程度,在實現(xiàn)共享的同時,實現(xiàn)內(nèi)控活動彼此制約。在實施過程中,要全面分析實際業(yè)務,整理好相關數(shù)據(jù)信息,將信息標準以及職責規(guī)范充分落實到位,切實做到管理體系化、表單數(shù)據(jù)化、內(nèi)控標準化。

        4.5 注重崗位組織結(jié)構(gòu)控制

        利用智能信息技術后,網(wǎng)絡風險不斷增加,因為共享和操作混亂造成內(nèi)控系統(tǒng)風險的出現(xiàn)。為防止風險的形成,要持續(xù)強化權(quán)限管理。根據(jù)醫(yī)院實況,要把智能信息系統(tǒng)操作者分級,每級操作者的職責以及權(quán)限設計都要考慮監(jiān)督。內(nèi)控的核心在于不相容職務分離,信息系統(tǒng)和傳統(tǒng)人工流程一樣,針對容易造成舞弊的業(yè)務,要由多人承擔。在智能信息系統(tǒng)中,不相容職務一般包括系統(tǒng)研發(fā)及系統(tǒng)操作、信息維護及審核、信息錄入及審核記賬、智能信息系統(tǒng)操作及檔案管理。為避免舞弊,要構(gòu)建滿足職責劃分原則的內(nèi)控機制,也要構(gòu)建職務輪換制度,不斷加強組織結(jié)構(gòu)控制。

        4.6 強化智能信息系統(tǒng)軟件設置控制

        業(yè)務活動及環(huán)境的改變,容易造成軟件修改,智能信息系統(tǒng)在使用一定時間后也無法避免需要修改。因此,對信息系統(tǒng)設置開展修改要經(jīng)過全面記錄,任一環(huán)節(jié)均應該設立相應的控制,修改設置要報告,獲批之后才能進行修改,系統(tǒng)操作者不參與修改,修改記錄均要存檔。醫(yī)院智能信息系統(tǒng)研發(fā)及審批過程、系統(tǒng)功能模塊設置等,均要遵循有關標準及規(guī)范。信息平臺要采取適當手段來管控信息的輸入,確保信息的真實性,同時提示以及阻止不正確的操作行為,有關人員要積極維護系統(tǒng),保證軟件保存的穩(wěn)定性。

        4.7 培養(yǎng)內(nèi)控信息化人才

        要達到內(nèi)控信息化,公立醫(yī)院應當發(fā)掘、培養(yǎng)一些新型人才。這些人才既要充分了解內(nèi)控,又能活用信息平臺;既要全面了解醫(yī)院業(yè)務流程、熟知業(yè)務崗位風險點,又要掌握信息控制技能。培養(yǎng)復合型人才,是發(fā)展公立醫(yī)院內(nèi)部控制信息化的基礎,也是適應現(xiàn)代社會信息科技飛速發(fā)展的需要。只有在內(nèi)控管理中運用好信息化手段,才能增強公立醫(yī)院的核心競爭力。

        結(jié)語

        綜合上述情況,在內(nèi)控管理中運用信息化手段,能夠促使醫(yī)院管理效率大幅提升,從而使醫(yī)院在信息化環(huán)境下增強自身競爭力,達到可持續(xù)發(fā)展的目標?;诠⑨t(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的需要,醫(yī)院智能信息系統(tǒng)是實現(xiàn)精細化管理的重要工具。醫(yī)院要逐步推進信息化管理的建設進程,串聯(lián)各業(yè)務環(huán)節(jié),建立內(nèi)控智能互聯(lián)信息平臺,有針對性地完善醫(yī)院內(nèi)部控制建設,通過監(jiān)督和評價,優(yōu)化內(nèi)控管理路徑,提升公立醫(yī)院精細化管理水平。

        參考文獻:

        [1]國家衛(wèi)生健康委員會,國家中醫(yī)藥管理局.關于印發(fā)公立醫(yī)院內(nèi)部控制管理辦法的通知(國衛(wèi)財務發(fā)〔2020〕31號)[A/OL].(2020-12-31)[2023-12-20].http://www.nhc.gov.cn/caiwusi/s7785t/202101/1b6d1b06b398486082263107bb074801.shtml.

        [2]健康中國行動推進委員會.健康中國行動(2019—2030年)[EB/OL].(2019-07-09)[2023-12-10].https://www.gov.cn/xinwen/2019-07/15/content_5409694.htm.

        [3]中華人民共和國財政部.關于印發(fā)《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》的通知(財會〔2012〕21號)[A/OL].(2012-11-29)[2023-12-20].http://kjs.mof.gov.cn/zhengcefabu/201212/t20121212_713530.htm.

        [4]鄭勝寒.公立醫(yī)院內(nèi)部控制政策演進與建設研究[J].衛(wèi)生經(jīng)濟研究,2022,39(5):72-74.

        [5]冷靜.公立醫(yī)院內(nèi)部控制信息化體系研究——以A醫(yī)院為例[J].財政監(jiān)督,2023(7):98-104.

        [6]王娟.探索三級公立醫(yī)院內(nèi)部控制風險審計[J].經(jīng)濟管理文摘,2021(17):95-96.

        作者簡介:林莎璐,本科,會計師,研究方向:會計、審計、內(nèi)部控制。

        基金項目:福建中醫(yī)藥大學校管課題——嵌入智能互聯(lián)的公立醫(yī)院內(nèi)部控制實踐探索研究(編號:XB2022076)。

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