摘要：本文分析了加強高校人事檔案數(shù)字化與人才服務信息化建設的重要性和具體的實踐策略，目的是提高高校人事檔案數(shù)字化管理水平，在人才服務信息化模式下，科學管理檔案信息，提高人才服務水平，推動高校檔案工作的高效率運轉。

關鍵詞：人事檔案；數(shù)字化；人才服務；信息化

高校人事檔案包含大量的教職工信息資源，檔案內容具有一定的綜合性，涵蓋了教職工的工作經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、德能勤績。在組織對人才進行考察、了解、選拔和使用的過程中，人事檔案作為重要依據(jù)發(fā)揮了關鍵作用。高校人事檔案管理人員在工作實踐中要引進數(shù)字化技術，加強對人才服務的信息化建設，以提高檔案利用率，發(fā)揮人事檔案資源效能。要改變以手工方式進行人事檔案管理的模式，適應數(shù)字化時代的發(fā)展需求，提高高校人事檔案管理工作水平和信息化服務的有效性。

一、高校人事檔案數(shù)字化與人才服務信息化建設的重要性及意義

檔案管理是一個單位不可或缺的部門，確保檔案管理工作的穩(wěn)定運行，是提升單位工作質量和效益的重要依據(jù)，可以使任務分配得更加合理高效，保證人員職責落實到位、信息數(shù)據(jù)傳輸更加清晰，從而降低風險。貫徹單位檔案管理創(chuàng)新模式的同時，應保證整個工作流程的完整性，對檔案管理的各個環(huán)節(jié)進行管控，避免產生如信息檔案分類隨意、文本數(shù)據(jù)采集分析工作效率低下等不必要的問題。隨著信息覆蓋范圍的持續(xù)擴大，數(shù)字化信息檔案將會超越紙質版材料管理模式，成為檔案管理亟須突破的一個要點。其所制定的各項措施是為了確保信息資料能夠更好地投入使用，在助力單位發(fā)展的前提下，為受眾提供更多便利服務。

高校人事檔案數(shù)字化和人才服務信息化建設，是適應高校數(shù)字化校園建設客觀需求的必然舉措，是基于對網(wǎng)絡的運用，打造信息化、數(shù)字化的校園環(huán)境，利用網(wǎng)絡技術手段、通信技術方法，提高人才服務水平，實現(xiàn)信息化轉型。該過程整合了多種信息資源，建立起了統(tǒng)一的信息化、數(shù)字化管理模式，拓展了傳統(tǒng)的校園基礎功能。其具體意義如下。

（一）提高資源利用率

高校人事檔案數(shù)字化和人才服務信息化建設具有整合人才資源的作用，有利于高校提高資源利用率。傳統(tǒng)的人事檔案以紙質形式保存，管理分散且查閱不便，而在數(shù)字化和信息化建設中，檔案可以集中存儲在數(shù)字平臺上，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理。人力資源管理部門可以隨時隨地訪問和處理檔案信息，減少了查找和處理過程中的時間成本，極大地提升了管理效率。數(shù)字化檔案系統(tǒng)可以自動處理大量人事數(shù)據(jù)，如檔案錄入、更新、查詢等，在大數(shù)據(jù)分析技術的支持下，快速分析和處理人力資源信息，提供精準的數(shù)據(jù)支持，這有助于管理者有效地制定人事決策，提高了人才資源的利用效率。另外，數(shù)字化和信息化建設能夠將高校內部不同部門和不同崗位的人員檔案整合在一起，形成一個完整的人才資源數(shù)據(jù)庫，管理者在數(shù)據(jù)庫中可以全面了解并掌握各類人才的背景、技能和業(yè)績，從而進行科學的崗位安排和資源配置。[1]

（二）保證信息檔案的安全

加強高校人事檔案數(shù)字化建設，提高人才服務信息化水平，能夠有效保障信息檔案安全。在數(shù)字化和信息化技術的應用中，管理人員利用電子形式的檔案，對紙質檔案進行轉換和運用。在計算機系統(tǒng)中進行管理，有效提高了檔案檢索、存儲和處理的效率，降低了人工操作帶來的風險，消除了遺漏問題。數(shù)字化檔案系統(tǒng)能夠迅速響應查詢請求，提供準確的信息，并運用技術方法，對檔案信息進行存儲、管理，保障其安全性。其中，應用到了訪問控制技術和數(shù)據(jù)加密技術，通過物理隔離局域網(wǎng)與外網(wǎng)，進一步降低了外部攻擊風險，有效保障了人事檔案信息的安全性。

二、高校人事檔案數(shù)字化與人才服務信息化建設的創(chuàng)新發(fā)展策略

（一）加強硬件和軟件等基礎設施建設

基于對現(xiàn)狀的分析，高校人事檔案管理人員要注重引進信息化和數(shù)字化的方法，提高檔案管理水平。有必要對基礎設施進行補充，加強硬件和軟件等基礎設施建設。例如，在硬件設施建設中，管理者可以配備完善的庫房、辦公場所；配置先進的存儲介質設備，如掃描儀、計算機、打印機、攝像機等。考慮到人事檔案的紙質資源較為脆弱，保存過程中難度較大，可以利用掃描儀進行檔案資源保護，加強對檔案原件的電子轉換，建立起軟件系統(tǒng)。

在人事檔案管理中配置高質量的局域網(wǎng)，建設校園網(wǎng)，提高人事檔案數(shù)字化建設的物質基礎水平，推動人事信息資源的區(qū)域性服務建設，打造廣闊的資源共享和應用平臺。結合當前的數(shù)字化轉型趨勢，管理人員要引進先進的系統(tǒng)，引進數(shù)字化技術和信息化方法，為人才資源的利用創(chuàng)造條件。要拓展信息采集范圍，實現(xiàn)對信息的規(guī)范化、統(tǒng)一化管理。[2]

（二）促進人事檔案的數(shù)字化轉換

在高校的現(xiàn)代化運轉中，結合數(shù)字化校園的建設形勢，管理人員要針對人事檔案進行數(shù)字化的轉換和運用，提高人才服務的信息化水平，即對人事檔案內容進行數(shù)字化轉換，將有關信息轉換成電子形式，將文字記錄轉換成計算機數(shù)據(jù)進行存儲和處理。

管理人員要使用專用軟件，構建信息數(shù)據(jù)庫，加強對信息的檢索和修改功能，實時更新數(shù)據(jù)，提供動態(tài)統(tǒng)計功能、結構分析功能、即時應用功能。同時，在對檔案進行存放的過程中，拓展計算機存儲設備的空間，將有限的庫房空間轉變?yōu)楦蟮臄?shù)字空間，提高檔案利用效率。管理人員要注重對檔案內容的數(shù)字化轉換，推動高校檔案從封閉向開放式、動態(tài)式的管理方向轉型。

（三）設定查詢權限

針對數(shù)字化轉型的趨勢和人才服務信息化的迫切要求，在高校人事檔案的管理工作實踐中，管理者要注重利用校園網(wǎng)絡對檔案信息進行分布式管理，設定合理的查詢權限。在檔案管理系統(tǒng)中，設置領導查詢功能，例如，對于全校教職工檔案的查詢，要設置特殊權限，由人事部門掌握，以保證信息的安全性。采取加密處理的方式，要求相關權限人員提供賬戶口令，才能夠進入信息系統(tǒng)中進行使用和查詢。

院系領導權限查詢本部門人員的檔案信息；組織部的相關工作人員可以擁有查閱人員黨團關系數(shù)據(jù)庫信息的權限；面向教師，公開部分個人自然屬性信息。當出現(xiàn)信息錄入錯誤，需要對信息進行增刪時，相關人員要提交申請，修改前應由人事部門的人員核實原有內容，從權限分明的視角，保證檔案信息的完整性、準確性，及時補充缺失的檔案內容，構建起網(wǎng)絡化、分布式管理的人事檔案模式，提高對人事檔案的合理利用效率。[3]

（四）明確信息化建設標準

結合高校人事檔案數(shù)字化建設的目標，以提高檔案資源的利用效率和人才服務的信息化水平為落腳點，在實踐中，檔案管理人員要建立起統(tǒng)一的、完善的信息化建設標準，促使人才服務質量在原有基礎上進一步提升。當下，運用信息化技術已經(jīng)成為人才服務改革的必然趨勢，也是對人事檔案資源進行充分利用的關鍵舉措，因此，檔案管理人員要注重建立完善的信息化標準，保證各部門工作人員都能夠對信息化技術進行合理的運用。在規(guī)定的范圍內，提高人才服務工作水平，加強對人事檔案的合理利用，對工作程序要進行確認，明確信息化建設的要求，防止出現(xiàn)資源浪費或丟失等問題。

設計開發(fā)電子檔案管理系統(tǒng)時，技術人員應按照相關技術標準，強調系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性，打造兼容的系統(tǒng)，明確數(shù)據(jù)存儲格式、數(shù)據(jù)傳輸協(xié)議、系統(tǒng)接口規(guī)范等標準。制定電子檔案的全生命周期管理標準，包括電子檔案的唯一性標識、存儲介質的選擇、數(shù)據(jù)交換的格式、檔案的管理流程等，保持電子檔案內容的完整和真實可用。管理者要明確檔案數(shù)字化的工作流程、質量標準和驗收標準，實施信息安全管理制度，在數(shù)據(jù)加密、訪問控制、備份恢復、應急響應等方面確認相關的標準和流程。[4]

（五）多措并舉構建專業(yè)團隊

為了對高校人事檔案進行創(chuàng)新建設，提高人事檔案的數(shù)字化管理水平，推進人才服務模式的創(chuàng)新，在高校的運行和管理中，有必要采取多元舉措，打造專業(yè)化隊伍，提高檔案信息化管理的綜合水平。第一，要建立健全完善的教育培訓機制，人事檔案管理人員要具備一定的從業(yè)資格，參與到崗前培訓資格考試，有針對性地提升人事檔案的數(shù)字化管理水平，優(yōu)化人才服務。例如，組織服務信息化專題培訓活動或數(shù)字化技術應用技術培訓，促使檔案管理人員不斷提升自我，鍛煉專業(yè)技能，提高職業(yè)素養(yǎng)；第二，要建立完善的人才引進機制。立足高校的實際發(fā)展情況和人才需求，檔案管理人員要制訂合理的人才引進計劃，解決檔案管理信息化人才短缺的問題。建立人才激勵、獎懲制度，在年度考核、職稱評聘、績效評定等多個方面，提高人事檔案管理人才的專業(yè)技能水平，留住高質量人才。另外，管理者在制訂培訓計劃與目標時，應明確提升的具體目標。例如，提高檔案管理人員對數(shù)字化技術的掌握程度、增強其對人才服務信息化的理解和應用能力，結合高校人力資源管理的實際需求設計教學目標，保證培訓內容與實際工作緊密相關。

根據(jù)培訓目標，制訂培訓計劃，包括數(shù)字化技術的基本知識、系統(tǒng)操作技能、信息安全和數(shù)據(jù)保護、人才服務的優(yōu)化策略等，其中要涵蓋理論學習和實踐操作，要求工作人員全面掌握相關知識和技能。組織多種形式的培訓活動，如講座、工作坊、實操演練、案例分析等。講座由業(yè)內專家或有經(jīng)驗的講師主講，工作坊和實操演練則可以采取模擬系統(tǒng)操作和實際案例，幫助工作人員掌握技能。此外，高校還可以邀請在數(shù)字化技術和人力資源管理方面具有豐富經(jīng)驗的專家或講師，為檔案管理人員提供深入的知識講解和實用的操作技巧。在高校、行業(yè)協(xié)會、技術公司等領域集成資源，保證培訓內容的權威性和實用性。專家應在培訓中對專業(yè)知識進行詳細的講解，并在互動環(huán)節(jié)解答疑問、進行實操演示，促使檔案管理人員在實際操作中體驗和掌握技術要點，增強培訓效果。分析實際案例也是人才建設中的關鍵環(huán)節(jié)，要促使檔案管理人員理解數(shù)字化技術在實際工作中的應用，借助成功的數(shù)字化實施經(jīng)驗、常見問題及解決方案等，促進檔案管理人員對實際操作問題加強了解，提高解決問題的能力。[5]

（六）借助區(qū)塊鏈技術賦能

區(qū)塊鏈技術在高校人事檔案數(shù)字化和人才服務信息化建設的實踐中，具有諸多應用優(yōu)勢，有利于高校人事檔案管理工作的智能化轉型和創(chuàng)新。區(qū)塊鏈技術支持對數(shù)據(jù)進行更新，加強對數(shù)據(jù)的存儲，還可以對有關數(shù)據(jù)進行集成化運用。其中，運用到了計算范式技術，該技術的應用可以有效防范信息被篡改的風險，加強對分散存儲資源的匯集、整合和合理使用。在利用區(qū)塊鏈技術的過程中，檔案管理人員有必要借助檔案信息共享平臺，對人事檔案信息加強共享保護。區(qū)塊鏈是分布式賬本技術，采取去中心化的方式記錄數(shù)據(jù)，通過加密和鏈式結構，能夠保證數(shù)據(jù)的不可篡改性和透明性。智能合約是自動執(zhí)行、控制和文檔化合同條款的程序代碼，在區(qū)塊鏈上可以自動進行合同的執(zhí)行和管理，保證合同條款的自動化執(zhí)行和合規(guī)性。

運用區(qū)塊鏈技術加強對人事檔案的智能化管理，要基于對加密技術和去中心化賬本管理的應用，保證人事檔案數(shù)據(jù)的安全性。每一筆數(shù)據(jù)的更新和操作都必須經(jīng)過加密和驗證，只有授權人員才能訪問。檔案工作人員要對高校的人事檔案管理需求進行詳細分析，包括數(shù)據(jù)存儲、訪問控制、信息更新等，以此作為依據(jù)，制訂區(qū)塊鏈系統(tǒng)的實施方案，明確想要實現(xiàn)的功能和目標。選擇適合的區(qū)塊鏈平臺實施，根據(jù)高校的具體需求和數(shù)據(jù)保護要求，設計智能合約，在需求設計和編寫智能合約的基礎上，實現(xiàn)檔案管理的自動化。工作人員要進行區(qū)塊鏈系統(tǒng)的開發(fā)與集成，包括區(qū)塊鏈網(wǎng)絡的搭建、智能合約的部署、用戶接口的開發(fā)，與現(xiàn)有的人事管理系統(tǒng)進行集成，以實現(xiàn)區(qū)塊鏈系統(tǒng)的無縫對接和數(shù)據(jù)遷移，打造智能化的人事檔案模式。[6]

三、結束語

高校人事檔案數(shù)字化建設和人才服務信息化建設的實踐是一個長期的、系統(tǒng)的過程，檔案管理人員要依據(jù)先進的技術，對檔案資源展開運用。要加強對數(shù)字化平臺的運用，注重對信息化技術手段和方法的合理運用，切實提高人才服務水平。管理者要注重對基礎設施的完善，加強對信息的合理整合、保管和運用，推動人才服務的信息化建設進程，提升高校人事檔案資源的管理水平和資源利用效率。

參考文獻：

[1] 賈麗君.試論高校人事檔案數(shù)字化轉型的問題與策略[J].蘭臺內外，2022（23）：7-9.

[2] 馬愛芝，王學光.高校人事檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢與弊端[J].辦公室業(yè)務，2022（06）：167-168.

[3] 盧青.高校人事檔案數(shù)字化外包風險探討[J].黑龍江人力資源和社會保障，2022（03）：101-103.

[4] 李曉紅.智慧高校人事檔案數(shù)字化建設：評 《高校數(shù)字檔案館建設理論與實踐》[J].中國高校科技，2022（07）：102.

[5] 蘇全艷.數(shù)字化技術在高校畢業(yè)生人事檔案管理中的應用[J].黑龍江檔案，2022（03）：221-223.

[6] 岳文麗.網(wǎng)絡數(shù)字化帶給高校人事檔案管理工作的思考[J].黑龍江檔案，2022（01）：129-131.