[摘 要]為提高事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)水平，本研究將對事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中遇到的技術(shù)、管理、資源、資金，以及政策法規(guī)等問題進(jìn)行討論。通過分析當(dāng)前國內(nèi)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)情況，提出針對性的建議，明確信息化建設(shè)成功的關(guān)鍵在于頂層設(shè)計與分步實(shí)施相結(jié)合，以及技術(shù)支持與管理協(xié)同推進(jìn)。文章旨在進(jìn)一步提高其信息化建設(shè)效率與質(zhì)量，早日實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化與智能化。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；檔案；信息化建設(shè)

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案管理的信息化建設(shè)已成為事業(yè)單位提高工作效率的常用方法之一，但是在部分事業(yè)單位的信息化建設(shè)過程中，仍存在一些轉(zhuǎn)型問題，如技術(shù)障礙、管理體制、資金短缺，以及政策法規(guī)的不完善等。為此，本文通過分析事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與轉(zhuǎn)型問題，結(jié)合國內(nèi)外成功與失敗案例，提出切實(shí)可行的優(yōu)化策略。

一、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）信息化建設(shè)的基本情況

近年來，事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)取得了顯著進(jìn)展，逐步實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換和檔案管理系統(tǒng)的初步搭建。通過檔案管理軟件的廣泛應(yīng)用，檔案的錄入、存儲、查閱、共享等功能得到有效提升，并且大部分單位已建立起基礎(chǔ)的電子檔案管理系統(tǒng)，并不斷優(yōu)化數(shù)據(jù)采集、分類和保存的標(biāo)準(zhǔn)，形成了集成化的信息化檔案管理模式。同時，隨著云計算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)的集中存儲和智能化管理進(jìn)一步推動了事業(yè)單位檔案工作效率的提升。此外，部分單位已開始探索檔案管理與人工智能相結(jié)合的應(yīng)用場景，為信息化建設(shè)注入新的技術(shù)動力。上述建設(shè)使得檔案信息的查詢、利用和保管變得更加便捷，也為未來檔案管理的創(chuàng)新和優(yōu)化奠定了基礎(chǔ)。

（二）已有的信息化系統(tǒng)及其應(yīng)用

目前，已經(jīng)轉(zhuǎn)型完成的事業(yè)單位，其檔案信息化建設(shè)已經(jīng)初步形成較為成熟的信息化系統(tǒng)，常見的檔案管理系統(tǒng)包括檔案管理系統(tǒng)（AMS）、電子檔案管理系統(tǒng)（EDMS）、內(nèi)容管理系統(tǒng)（CMS）等，此類系統(tǒng)通常具備檔案的數(shù)字化管理、檢索、借閱、保密等基本功能。同時，部分事業(yè)單位在轉(zhuǎn)型過程中還在上述系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，引入大數(shù)據(jù)、人工智能、云計算等先進(jìn)技術(shù)，以提升檔案管理的智能化和自動化水平。雖然，檔案信息化建設(shè)能夠方便管理人員對檔案的管理，但隨著現(xiàn)代技術(shù)的融入，檔案管理工作會遇到一系列新問題，包括系統(tǒng)功能不完善、用戶操作復(fù)雜、系統(tǒng)穩(wěn)定性差等，上述問題會間接影響信息化系統(tǒng)的推廣和應(yīng)用效果。此外，不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)不兼容問題也會導(dǎo)致信息孤島現(xiàn)象的出現(xiàn)，制約檔案信息的整合與共享。

二、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的價值

事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)具有重要的戰(zhàn)略和實(shí)際意義。首先，通過信息化建設(shè)，檔案管理的效率得到大幅提升，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲與檢索，節(jié)約時間成本和人力資源。信息化系統(tǒng)能夠快速、精準(zhǔn)地進(jìn)行數(shù)據(jù)查找、共享和調(diào)取，極大優(yōu)化了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的過程。其次，檔案信息化為檔案的安全管理提供了技術(shù)保障。通過數(shù)字加密、權(quán)限管理和備份機(jī)制，檔案信息的安全性得到有效提升，降低了紙質(zhì)檔案損毀、丟失的風(fēng)險。再次，信息化建設(shè)使得檔案資源得以共享和高效利用，不僅促進(jìn)了單位內(nèi)部信息流通，還為跨單位、跨部門的協(xié)同工作提供了便利條件。此外，檔案信息化還推動了數(shù)據(jù)資源的開發(fā)和應(yīng)用，便于檔案的智能化分析和決策支持，為事業(yè)單位的管理提升與未來發(fā)展提供了數(shù)據(jù)支持與決策依據(jù)。

三、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)

（一）技術(shù)挑戰(zhàn)

事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)面臨的首要挑戰(zhàn)是技術(shù)方面的難題，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)要求對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，即利用掃描設(shè)備將紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行提取，并整理成為數(shù)字化檔案，但檔案管理系統(tǒng)操作復(fù)雜，若非專業(yè)人員進(jìn)行操作，會出現(xiàn)誤刪檔案、歸檔錯誤等問題，影響檔案的管理。此外，事業(yè)單位檔案信息化系統(tǒng)的兼容性和集成性也是轉(zhuǎn)型中的一個難題。目前市場上存在的檔案管理系統(tǒng)種類較多且操作方式不同，不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)格式和處理方式存在差異，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)的互通性較差，不同級單位之間可能因使用數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)不同而造成信息傳輸問題，難以實(shí)現(xiàn)跨部門、跨區(qū)域的信息共享。另外，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，以及新技術(shù)的不斷涌現(xiàn)，事業(yè)單位如何及時更新和升級現(xiàn)有系統(tǒng)，保持技術(shù)的先進(jìn)性和適應(yīng)性，也是事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中必須面對的技術(shù)問題[1]。

（二）管理挑戰(zhàn)

在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)過程中，管理方面的挑戰(zhàn)集中體現(xiàn)在檔案管理體制的適應(yīng)性與創(chuàng)新性不足。隨著信息化進(jìn)程的推進(jìn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法完全滿足數(shù)字化檔案管理的要求，特別是在信息化檔案資源的整合、分類和權(quán)限管理等方面，存在提升空間?，F(xiàn)有的管理體系較為復(fù)雜，容易導(dǎo)致信息孤島現(xiàn)象，限制了檔案信息的共享與流通。此外，部分檔案管理人員對新技術(shù)的掌握不夠熟練，導(dǎo)致信息化系統(tǒng)的使用效率不高。同時，檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)的更新未能及時跟上信息化的發(fā)展步伐，缺少統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，影響了檔案信息化管理的整體協(xié)調(diào)性。因此，事業(yè)單位需要在管理模式和人員培訓(xùn)方面加強(qiáng)創(chuàng)新，逐步完善適應(yīng)信息化需求的管理機(jī)制，以確保檔案管理工作的高效運(yùn)作與規(guī)范化發(fā)展[2]。

（三）資源與資金挑戰(zhàn)

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及硬件設(shè)備的購置、軟件系統(tǒng)的開發(fā)與維護(hù)、人員培訓(xùn)以及后期的系統(tǒng)升級與數(shù)據(jù)維護(hù)，上述環(huán)節(jié)需要大量資金投入，但許多地方事業(yè)單位的預(yù)算分配不足，導(dǎo)致項(xiàng)目信息化建設(shè)緩慢。此外，檔案信息化建設(shè)還需要配備相應(yīng)的技術(shù)人才，但很多事業(yè)單位在技術(shù)人才儲備方面存在明顯不足，無法直接引進(jìn)具有較高專業(yè)能力的技術(shù)型人才，只能對老員工進(jìn)行培訓(xùn)，實(shí)際效果不夠理想。同時，檔案信息化建設(shè)還需要良好的基礎(chǔ)設(shè)施作為支撐，如穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和安全的數(shù)據(jù)存儲設(shè)備，但由于資源匱乏，很多事業(yè)單位無法為檔案信息化提供充分的基礎(chǔ)設(shè)施保障，上述資源與資金的挑戰(zhàn)使得檔案信息化建設(shè)面臨重重困難，難以達(dá)到預(yù)期效果[3]。

（四）政策與法規(guī)挑戰(zhàn)

檔案信息化建設(shè)需要嚴(yán)格遵循相關(guān)法規(guī)與政策，例如在外包方面需要嚴(yán)格遵循《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》中相關(guān)內(nèi)容，從現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型政策法規(guī)發(fā)展角度來看，一方面，現(xiàn)行的檔案管理法規(guī)多是針對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理制定的，缺少對數(shù)字化檔案管理的具體規(guī)定，導(dǎo)致信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)許多無法可依的情況；另一方面，檔案信息化涉及信息的采集、存儲、利用和傳輸，上述環(huán)節(jié)中的數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)問題尚未得到充分重視，缺少相關(guān)的法律保護(hù)措施[4]。

四、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的對策

（一）技術(shù)方面

為推進(jìn)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，技術(shù)層面的對策應(yīng)著重于提升系統(tǒng)的智能化和安全性。首先，可以采用大數(shù)據(jù)、人工智能等新興技術(shù)，提高檔案數(shù)據(jù)處理和管理的智能化水平，實(shí)現(xiàn)檔案的自動分類、智能檢索和高效利用。其次，建議搭建統(tǒng)一的檔案管理平臺，通過云計算技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資源的集中存儲與共享，確保數(shù)據(jù)的可靠性和訪問的便捷性。在技術(shù)更新過程中，需嚴(yán)格落實(shí)信息安全保障措施，采用先進(jìn)的加密技術(shù)和權(quán)限控制機(jī)制，防止檔案信息的泄露和數(shù)據(jù)丟失。同時，還應(yīng)建立健全系統(tǒng)的備份與恢復(fù)機(jī)制，確保在突發(fā)情況下數(shù)據(jù)的及時恢復(fù)與安全使用。通過不斷優(yōu)化技術(shù)平臺，增強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性與擴(kuò)展性，能夠有效提升事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的整體水平，為未來的信息化發(fā)展奠定堅實(shí)的技術(shù)基礎(chǔ)[5]。

（二）管理方面

在檔案信息化建設(shè)過程中，管理層面的對策應(yīng)注重建立健全制度與優(yōu)化管理流程。首先，事業(yè)單位需要制定和完善檔案信息化管理的相關(guān)規(guī)章制度，確保檔案信息化工作有章可循，促進(jìn)管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。其次，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，提升他們對新技術(shù)的理解和應(yīng)用能力，確保檔案信息化系統(tǒng)的高效運(yùn)行。同時，單位可以通過引入激勵機(jī)制，鼓勵員工積極參與檔案信息化的建設(shè)與維護(hù)，增強(qiáng)工作主動性與責(zé)任心，并優(yōu)化管理流程，簡化檔案信息化工作中的繁瑣環(huán)節(jié)，通過合理配置資源、調(diào)整權(quán)限管理機(jī)制，提升檔案管理的效率與靈活性。此外，建議定期進(jìn)行內(nèi)部審核和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案信息化管理中的問題，不斷優(yōu)化管理策略，確保檔案信息化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展[6]。

（三）資源與資金

資源與資金的保障是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到資金投入對推動檔案信息化轉(zhuǎn)型進(jìn)程的重要性，將其作為單位發(fā)展的重點(diǎn)項(xiàng)目之一，確保信息化建設(shè)所需的設(shè)備采購、系統(tǒng)開發(fā)和人員培訓(xùn)等各項(xiàng)費(fèi)用得到充分保障。同時，事業(yè)單位還可以通過多渠道融資的方式，如爭取政府專項(xiàng)資金支持、尋求社會資源投入等，為檔案信息化建設(shè)提供更多的資金來源。此外，在資源分配方面，事業(yè)單位應(yīng)合理配置信息化建設(shè)所需的各類資源，包括硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)和技術(shù)人才等，確保信息化建設(shè)的各個環(huán)節(jié)都能順利進(jìn)行。另外，事業(yè)單位還可以選擇將檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型活動外包給第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)，利用其提供的技術(shù)支持彌補(bǔ)事業(yè)單位轉(zhuǎn)型技術(shù)缺失的問題。

（四）政策與法規(guī)

在政策與法規(guī)層面，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)需要在法規(guī)的完善和政策的支持下穩(wěn)步推進(jìn)。事業(yè)單位所在地的政府完善針對檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，為事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)提供法律依據(jù)和操作指南，相關(guān)法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)的制定應(yīng)當(dāng)涵蓋檔案信息的采集、存儲、利用、傳輸，以及安全保護(hù)等各個環(huán)節(jié)，確保檔案信息化建設(shè)的合法合規(guī)性。同時，政府部門應(yīng)加大對事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的政策支持力度，提供專項(xiàng)資金和技術(shù)支持，鼓勵事業(yè)單位推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，積極通過政策引導(dǎo)，推動跨部門、跨區(qū)域的檔案信息共享與協(xié)作，打破信息孤島，實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效整合與利用。此外，事業(yè)單位內(nèi)部也應(yīng)制定相應(yīng)的政策措施，鼓勵創(chuàng)新和實(shí)踐，推動檔案信息化建設(shè)的持續(xù)發(fā)展。

五、典型案例分析

（一）國內(nèi)外事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的典型案例

國內(nèi)外的事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)方面積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，涌現(xiàn)出一些具有代表性的成功案例。例如，在國內(nèi)，某大型科研院所通過引入先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，結(jié)合自主開發(fā)的專用軟件，實(shí)現(xiàn)單位檔案的全面數(shù)字化管理，從檔案掃描生成、存儲再到利用，都實(shí)現(xiàn)高度的信息化。在國外，部分政府部門和教育機(jī)構(gòu)也成功進(jìn)行檔案的信息化建設(shè)，并取得一定成效，如美國國家檔案館通過云計算技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效存儲和快速檢索，此檔案館內(nèi)涵數(shù)據(jù)龐大，但仍能夠維持較高的檔案管理效率。上述單位普遍具備較強(qiáng)的技術(shù)支持和充足的資金保障，同時，在信息化建設(shè)的頂層設(shè)計和實(shí)施過程中，注重結(jié)合單位的實(shí)際需求，逐步推進(jìn)信息化進(jìn)程，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化和規(guī)范化。

（二）經(jīng)驗(yàn)啟示與改進(jìn)建議

事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)之前應(yīng)當(dāng)做好頂層設(shè)計，確保項(xiàng)目的整體規(guī)劃和分步實(shí)施相結(jié)合，將其納入單位的發(fā)展戰(zhàn)略，避免盲目推進(jìn)導(dǎo)致資源浪費(fèi)。同時，信息化建設(shè)需要選擇功能完善、兼容性強(qiáng)的檔案管理系統(tǒng)，并通過持續(xù)的技術(shù)升級和維護(hù)保障系統(tǒng)的穩(wěn)定性與安全性。單位管理層應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到人力資源投入與培養(yǎng)的重要性，確保檔案管理人員具備必要的信息化技能和操作能力，并協(xié)調(diào)推進(jìn)信息化建設(shè)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督，明確各部門的職責(zé)分工，以保障信息化建設(shè)在各個環(huán)節(jié)都能得到充分支持[7]。在實(shí)施過程中，信息化建設(shè)應(yīng)根據(jù)單位的實(shí)際需求和發(fā)展階段，靈活調(diào)整實(shí)施策略，注重充分調(diào)研和反饋，確保項(xiàng)目始終符合單位的發(fā)展方向和實(shí)際需要，以提高信息化建設(shè)的成功率。

結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行，離不開技術(shù)、管理、資源和政策法規(guī)的全面保障。本研究通過分析典型案例，總結(jié)出成功經(jīng)驗(yàn)與失敗教訓(xùn)，為事業(yè)單位在信息化建設(shè)過程中提供了有益的指導(dǎo)。未來，隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，事業(yè)單位應(yīng)繼續(xù)優(yōu)化信息化建設(shè)策略，確保檔案管理系統(tǒng)的兼容性與安全性，并通過加強(qiáng)管理與資源投入，提升檔案信息化建設(shè)的整體水平，推動檔案管理全面現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)信息資源高效利用。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介：劉廣方（1971— ），男，漢族，福建三明人，福建省三明市大田縣人事人才公共服務(wù)中心，檔案館員，本科。

研究方向：檔案管理。