［摘 要］文書(shū)檔案能夠以更加直接的形式反映企事業(yè)單位的發(fā)展模式和具體事務(wù)的發(fā)生過(guò)程，體現(xiàn)相關(guān)行業(yè)或某個(gè)具體單位面臨的問(wèn)題，并在此基礎(chǔ)上為相應(yīng)問(wèn)題的實(shí)質(zhì)性處理提供豐富、精準(zhǔn)的信息參考。在通常情況下，文書(shū)檔案的管理工作具有較為突出的專業(yè)技術(shù)性要求，相當(dāng)一部分企事業(yè)單位對(duì)于此項(xiàng)工作的完善設(shè)計(jì)十分重視。基于這些客觀認(rèn)識(shí)，文章將根據(jù)企事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作普遍存在的一些問(wèn)題，從工作保障和信息技術(shù)應(yīng)用等角度提出若干具有參考性和執(zhí)行價(jià)值的建議，希望能夠?yàn)槠笫聵I(yè)單位辦公室文書(shū)檔案信息化管理工作優(yōu)化提供參考。

［關(guān)鍵詞］辦公室文書(shū)檔案；管理工作；信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.10.064

［中圖分類號(hào)］D630；G275.2 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A ［文章編號(hào)］1673-0194（2023）10-0194-03

0" " "引 言

當(dāng)今社會(huì)處于“信息爆炸”的時(shí)代，信息檔案的建設(shè)和管理工作慢慢引起社會(huì)工作者的高度關(guān)注和深入研究，而作為信息檔案建設(shè)、管理模塊中的核心項(xiàng)目，辦公室文書(shū)檔案的建設(shè)管理工作往往具有更強(qiáng)的專業(yè)屬性，需要獲得多方面的信息和資源支持。筆者系統(tǒng)地分析了辦公室文書(shū)檔案的建設(shè)管理工作，而后根據(jù)當(dāng)前企事業(yè)單位內(nèi)部辦公室文書(shū)檔案建設(shè)、管理工作的問(wèn)題提出系統(tǒng)的應(yīng)對(duì)思路和解決辦法。

1" " "企事業(yè)單位辦公室文書(shū)檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題

1.1" "重視程度嚴(yán)重不足

目前，國(guó)內(nèi)大多數(shù)企事業(yè)單位辦公室人員均在文書(shū)檔案的建設(shè)管理工作中投入了很多的精力，且取得了一些成就，但不可否認(rèn)的是，較之于此項(xiàng)工作應(yīng)充分發(fā)揮的價(jià)值而言，仍舊有相當(dāng)一部分企事業(yè)單位辦公室的文書(shū)檔案建設(shè)管理措施未形成體系性的框架，各方面的關(guān)注力度也相對(duì)不足：第一，單位管理者對(duì)辦公室文書(shū)檔案建設(shè)管理工作不具有充分的價(jià)值意識(shí)，在主觀上仍將其當(dāng)作低階的資料整合工作來(lái)看待，沒(méi)有充分發(fā)揮其作用、體現(xiàn)其意義；第二，單位辦公室工作人員對(duì)文書(shū)檔案建設(shè)管理工作的科學(xué)執(zhí)行認(rèn)識(shí)不到位，未真正調(diào)動(dòng)其主觀能動(dòng)性，沒(méi)有積極接觸、學(xué)習(xí)、應(yīng)用更為先進(jìn)的工作理念和方法，缺少開(kāi)展大刀闊斧的改革的膽略［1］。

1.2" "文書(shū)檔案管理方式落后

網(wǎng)絡(luò)和信息科技的發(fā)展可謂日新月異，而對(duì)應(yīng)技術(shù)和技術(shù)成果的應(yīng)用也成為許多行業(yè)不斷發(fā)展的“核引擎”，而這也恰好給文書(shū)檔案建設(shè)、管理工作指明了下一階段的發(fā)展、優(yōu)化路徑。但是，筆者發(fā)現(xiàn)依然有相當(dāng)一部分企事業(yè)單位辦公室的文書(shū)檔案建設(shè)、管理工作者仍沿用傳統(tǒng)的工作方法，在很大程度上依賴人工完成具體業(yè)務(wù)。導(dǎo)致相關(guān)現(xiàn)象長(zhǎng)期存在的因素不一而足，但究其根本原因，部分辦公室工作人員改革意識(shí)的缺失有著更為突出的影響，這在一定程度上制約了文書(shū)檔案建設(shè)管理工作的二次優(yōu)化和維度提升［2］。

1.3" "工作項(xiàng)目劃分過(guò)于粗放

對(duì)于被管理對(duì)象進(jìn)行“分門(mén)別類”的管理是最為基礎(chǔ)且重要的舉措，否則被管理材料“一團(tuán)亂麻”必然會(huì)嚴(yán)重影響相應(yīng)工作的執(zhí)行質(zhì)量和效率。筆者在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，不少辦公室工作人員在制訂檔案管理工作計(jì)劃時(shí)，未形成科學(xué)、清晰的檔案材料劃分標(biāo)準(zhǔn)體系，仍舊習(xí)慣于按照相應(yīng)材料的生成時(shí)間、提交部門(mén)等傳統(tǒng)思路進(jìn)行劃分。在這種模式的影響下，檔案材料在后續(xù)調(diào)取中必然要經(jīng)過(guò)更多的查找和篩選環(huán)節(jié)，相應(yīng)的資源投入也較大，同時(shí)在客觀上降低了有關(guān)工作人員利用文檔獲取目標(biāo)資料的效率，對(duì)各方面工作的有序開(kāi)展造成較大的負(fù)面影響。

2" " "企事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的具體優(yōu)化策略

2.1" "從工作保障角度切入完善文書(shū)檔案管理工作

2.1.1" "加強(qiáng)重視

各個(gè)企事業(yè)單位的管理者應(yīng)當(dāng)對(duì)文書(shū)檔案建設(shè)管理工作持有更為現(xiàn)代、規(guī)范的意識(shí)和與之相匹配的優(yōu)化意識(shí)，轉(zhuǎn)化傳統(tǒng)的工作指導(dǎo)思路，從更高程度上強(qiáng)化辦公室文書(shū)檔案建設(shè)管理優(yōu)化的人員意識(shí)，提高制度保障強(qiáng)度，帶領(lǐng)并督導(dǎo)辦公室工作人員憑借更為良好的模式投入相應(yīng)工作的優(yōu)化過(guò)程中。在具體執(zhí)行過(guò)程中，企事業(yè)單位管理者應(yīng)根據(jù)既有的工作獎(jiǎng)勵(lì)制度和要求制定相應(yīng)的策略，督促辦公室工作人員依托于思維意識(shí)和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)的多元引導(dǎo)呈現(xiàn)更高的工作能動(dòng)素養(yǎng)。

例如，企事業(yè)單位可以在每個(gè)月或者每個(gè)季度進(jìn)行一次辦公室檔案清查考評(píng)活動(dòng)，根據(jù)檔案材料的完備程度、歸類情況、真實(shí)程度以及責(zé)任人員的目標(biāo)檔案調(diào)取速度、精度和對(duì)檔案資料分布的了解情況等，對(duì)辦公室部門(mén)及具體責(zé)任人進(jìn)行量化評(píng)分，記錄歷次評(píng)分結(jié)果作為年終考評(píng)、績(jī)效或獎(jiǎng)金標(biāo)準(zhǔn)界定的一項(xiàng)重要指標(biāo)。還可以在條件允許的情況下組織辦公室文秘工作人員進(jìn)行“業(yè)務(wù)競(jìng)賽”等活動(dòng)，并通過(guò)豐厚的獎(jiǎng)品進(jìn)行激勵(lì)。

2.1.2" "培育專業(yè)型人才，強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)

網(wǎng)絡(luò)資源和信息技術(shù)的出現(xiàn)，應(yīng)用在現(xiàn)代社會(huì)愈發(fā)普遍，然而，這一技術(shù)的運(yùn)用必須以工作人員對(duì)應(yīng)素養(yǎng)的生成和提高為基本前提?；谶@一意識(shí)，企事業(yè)單位辦公室工作人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合本單位的文書(shū)檔案建設(shè)、管理方面的工作訴求、建設(shè)目標(biāo)以及自身的條件，以更為靈活的方式制訂更為具體的信息化、技術(shù)化檔案建設(shè)管理方案，積極地?cái)z入相應(yīng)信息來(lái)開(kāi)展學(xué)習(xí)活動(dòng)，同時(shí)重視對(duì)同級(jí)單位的學(xué)習(xí)和觀摩工作［3］。

比如，企事業(yè)單位主管人員可以和本地一些高等院?；蛘邔I(yè)的文檔整理服務(wù)機(jī)構(gòu)建立合作關(guān)系，定期組織、派遣辦公室工作人員前往合作單位接受相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，重點(diǎn)鼓勵(lì)后者學(xué)習(xí)涉及信息化檔案管理、電子檔案庫(kù)建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)文檔安全保障以及“大數(shù)據(jù)”檔案編輯和共享等現(xiàn)代化檔案管理方面的知識(shí)、技術(shù)，同時(shí)，通過(guò)合作單位將有關(guān)人員的學(xué)習(xí)狀態(tài)、成果等匯總為量化信息作為相應(yīng)工作考評(píng)的一項(xiàng)參考。

2.1.3" "更新檔案管理方式

在進(jìn)一步促進(jìn)企事業(yè)單位辦公室文書(shū)檔案建設(shè)、管理工作的優(yōu)化過(guò)程中，單位管理者應(yīng)當(dāng)立足于具體的視角，推動(dòng)辦公室文書(shū)檔案建設(shè)管理工作中的信息流通和應(yīng)用，深化網(wǎng)絡(luò)資源和信息技術(shù)的應(yīng)用。從另一個(gè)角度來(lái)看，企事業(yè)單位管理者和辦公室工作人員也務(wù)必要遵守相關(guān)的檔案管理方面的制度、紀(jì)律，從更高維度規(guī)范文書(shū)檔案建設(shè)、管理工作的執(zhí)行細(xì)節(jié)，并結(jié)合更加靈活的模式進(jìn)行多元協(xié)調(diào)。

例如，企事業(yè)單位管理者應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案的建設(shè)和管理制度做出相應(yīng)的調(diào)整，簡(jiǎn)化實(shí)體文檔和電子文檔之間為保證“雙檔并存”而存在的備份環(huán)節(jié)，并進(jìn)一步加大電子信息檔案建設(shè)的鼓勵(lì)力度，對(duì)不同部門(mén)的工作痕跡提出“線上保存”和“實(shí)時(shí)同傳”的要求，同時(shí)在財(cái)政方面給予這一系列工作必要的保障和便利等。

2.2" "從信息技術(shù)應(yīng)用角度切入完善文書(shū)檔案管理工作

2.2.1" "提高工作人員檔案建設(shè)管理水平

人員是開(kāi)展單位各項(xiàng)活動(dòng)、維持單位基本運(yùn)轉(zhuǎn)、落實(shí)二次活動(dòng)管理的核心力量，也是決定企事業(yè)單位整體工作效率和社會(huì)口碑的核心所在，而這些功能的發(fā)揮無(wú)一不需要以完備、準(zhǔn)確、具體的人員檔案作為綜合信息依據(jù)，因此，工作人員檔案建設(shè)管理的水平直接決定著基層檔案管理工作整體質(zhì)量的高低優(yōu)劣?；谶@一基本認(rèn)知，企事業(yè)單位辦公室人員要將人員檔案建設(shè)管理作為檔案管理優(yōu)化工作中的第一環(huán)節(jié)。在執(zhí)行這一項(xiàng)工作時(shí)，企事業(yè)單位辦公室人員可充分利用工作人員個(gè)人的入職檔案和人社信息資料，將這些內(nèi)容導(dǎo)入工作人員數(shù)據(jù)庫(kù)中（如有必要，也可建立綜合性的數(shù)據(jù)庫(kù)集），而后以工作人員的畢業(yè)院校、專業(yè)、工作年限、既往工作經(jīng)驗(yàn)等信息項(xiàng)作為一類條目，以此為參考，優(yōu)化工作人員的配工方向和崗位職責(zé)分配，從而在最大限度上做到“人盡其才”，并使有關(guān)檔案建設(shè)管理成果具備更高的單位工作調(diào)整參考價(jià)值［4］。

例如，在對(duì)街道辦事處的工作人員進(jìn)行社區(qū)服務(wù)任務(wù)分配時(shí)，企事業(yè)單位辦公室人員可以將缺口崗位作為目標(biāo)詞目，通過(guò)工作人員信息數(shù)據(jù)庫(kù)的動(dòng)態(tài)篩錄來(lái)完成第一次匹配，即篩選出具有相應(yīng)工作服務(wù)經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)資質(zhì)的工作人員，而后根據(jù)信息降序排列，將符合條件工作人員的工作年限或?qū)I(yè)等級(jí)展示出來(lái)，便可結(jié)合缺口額度確定最為合適的崗位任職人選。

2.2.2" "優(yōu)化工作項(xiàng)目檔案建設(shè)管理

工作項(xiàng)目是引導(dǎo)工作人員實(shí)現(xiàn)職能履行和綜合素養(yǎng)提高的主要平臺(tái)，也是企事業(yè)辦公室檔案管理工作鏈條中的關(guān)鍵一環(huán)。企事業(yè)單位辦公室人員在開(kāi)展工作項(xiàng)目檔案建設(shè)管理時(shí)應(yīng)充分發(fā)揮信息化和數(shù)據(jù)化技術(shù)在信息整合、數(shù)據(jù)排列和智能數(shù)據(jù)分析方面的優(yōu)勢(shì)，將工作項(xiàng)目設(shè)立的基本宏以信息基模的形式導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù)二次程序中，再利用本季度、年度或工作階段、方案階段各類項(xiàng)目的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和工作目標(biāo)制作數(shù)據(jù)期望條目，最后利用數(shù)據(jù)庫(kù)中的整合鍵完成兩項(xiàng)數(shù)據(jù)內(nèi)容的快速匹配，進(jìn)而完成項(xiàng)目檔案的部門(mén)化、模塊化分建等工作項(xiàng)目檔案建設(shè)管理任務(wù)。需要格外強(qiáng)調(diào)的是，企事業(yè)單位辦公室人員在利用信息化和數(shù)字化技術(shù)完成這一任務(wù)后，還要以人工的方式進(jìn)行后續(xù)校對(duì)，以避免可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)沖突等問(wèn)題，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)在條件允許的情況下進(jìn)行檔案管理工作成果的二次數(shù)據(jù)傳錄［5］。

比如，在每一年的工作周期剛剛開(kāi)始時(shí)，企事業(yè)單位辦公室人員可以將所設(shè)常規(guī)工作項(xiàng)目的名稱和服務(wù)時(shí)數(shù)要求作為基本宏錄入數(shù)據(jù)庫(kù)中，而后根據(jù)工作項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人員、參與人員等信息鏈設(shè)立基本沖突項(xiàng)目，避免一名工作人員同時(shí)負(fù)責(zé)、參與多個(gè)工作項(xiàng)目的問(wèn)題出現(xiàn)。在匹配完成后，企事業(yè)單位辦公室人員還可通過(guò)復(fù)檢功能對(duì)項(xiàng)目分配表、人員任職表或項(xiàng)目進(jìn)度考核表等進(jìn)行基模校對(duì)，檢查有無(wú)項(xiàng)目環(huán)節(jié)分布過(guò)于集中的現(xiàn)象。最后則可將管理數(shù)據(jù)成果作為固定內(nèi)容保存到數(shù)據(jù)庫(kù)中，以滿足后續(xù)可能出現(xiàn)的項(xiàng)目、人事調(diào)整或項(xiàng)目環(huán)節(jié)刪減等方面的工作需要。

2.2.3" "優(yōu)化物資物品檔案建設(shè)管理

任何一項(xiàng)工作的開(kāi)展都離不開(kāi)必要的物質(zhì)條件，因此涉及物資物品的檔案建設(shè)管理必然是基層檔案管理工作中具象化特征最為明顯的一個(gè)環(huán)節(jié)，故而也會(huì)在工作過(guò)程中以實(shí)地方式作為常規(guī)手段來(lái)開(kāi)展。然而，這并不意味著信息化和數(shù)字化技術(shù)就在這一領(lǐng)域失去了自己的“用武之地”，恰恰相反，信息化和數(shù)字化技術(shù)對(duì)于物資物品檔案建設(shè)管理的能耗降低等目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)有著不可替代的作用［6］。具體而言，企事業(yè)單位辦公室人員可以在物資物品采買或入庫(kù)時(shí)便根據(jù)廠家或基層單位采買部門(mén)提供的電子清單直接將物資物品的名稱、類別、數(shù)量、價(jià)格、用途和使用須知等信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)中，而后通過(guò)實(shí)地調(diào)查的方式補(bǔ)入各類物資物品的實(shí)際質(zhì)量狀況和其他諸如具體規(guī)格、材質(zhì)等方面的信息。在完成這些工作后，企事業(yè)單位辦公室人員便可根據(jù)對(duì)應(yīng)工作項(xiàng)目的服務(wù)時(shí)數(shù)和開(kāi)展進(jìn)度、物資物品的臨時(shí)取用情況來(lái)調(diào)整物資物品的庫(kù)存數(shù)量和類型比例，從而提高這一項(xiàng)工作的效率。應(yīng)當(dāng)注意的是，為確保這一項(xiàng)工作的執(zhí)行質(zhì)量，基層檔案管理工作人員同樣要將電子檔案建立和人工檔案復(fù)核相結(jié)合，并提高電子檔案的復(fù)檢頻率。

例如，對(duì)于一些基層化學(xué)研究或化驗(yàn)服務(wù)提供單位的化學(xué)試劑、藥品的檔案建設(shè)管理，企事業(yè)單位辦公室人員可以根據(jù)試劑、藥品的名稱、外觀狀態(tài)、化學(xué)性質(zhì)、采買價(jià)格、單位成本、用途和使用須知設(shè)計(jì)一套復(fù)合型的信息條目，并將這些條目以宏的形式錄入電子檔案庫(kù)。在后續(xù)檔案建設(shè)和管理環(huán)節(jié)，企事業(yè)單位辦公室人員可建立這一電子檔案庫(kù)的副本并將其納入工作項(xiàng)目檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，或者在兩個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)間建立信息聯(lián)動(dòng)程序，使試劑、藥品數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息隨著單位工作項(xiàng)目的開(kāi)展進(jìn)度而自動(dòng)更新。

除了以上幾方面主要策略，企事業(yè)單位辦公室人員還需要對(duì)文書(shū)檔案信息進(jìn)行必要的“裁舊”處理，

結(jié)合單位、部門(mén)現(xiàn)階段工作內(nèi)容、業(yè)務(wù)方向、人員調(diào)整等方面的情況變化，篩選出一些因內(nèi)容陳舊等原因而失去保存價(jià)值的檔案并及時(shí)刪除，一來(lái)減少后續(xù)檔案檢索、管護(hù)工作的資源投入量，二來(lái)也可以在這個(gè)過(guò)程中保持自身對(duì)有關(guān)工作內(nèi)容的熟悉度，進(jìn)而促進(jìn)相關(guān)工作的優(yōu)化開(kāi)展［7］。

3" " "結(jié)束語(yǔ)

企事業(yè)單位辦公室的文書(shū)檔案建設(shè)管理工作對(duì)于單位的宏觀發(fā)展乃至相關(guān)行業(yè)的規(guī)模性建設(shè)具有重要的促進(jìn)作用，只有依托動(dòng)態(tài)的工作優(yōu)化策略，工作人員方可從資訊層面建立起更為完備、立體、靈活的個(gè)體和市場(chǎng)、行業(yè)發(fā)展情景。就目前的情況而言，仍有相當(dāng)一部分企事業(yè)單位的文書(shū)檔案建設(shè)管理工作存在較大的上升空間，唯有結(jié)合目前文書(shū)檔案質(zhì)量管理工作的實(shí)際發(fā)展情況，科學(xué)制定與之相對(duì)應(yīng)的策略，改變舊有的管理方法和模式，方可真正地促進(jìn)文書(shū)檔案質(zhì)量管理的持續(xù)進(jìn)步。

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