焦同生 李景榮

摘? 要：本文以后保管范式和數(shù)據(jù)生態(tài)視閾下檔案資源體系建設(shè)中存在的問題為切入點，分析檔案資源體系建設(shè)中存在的短板和弱項，剖析原因，并提出建立局館聯(lián)動機制、強化源頭治理、創(chuàng)新工作方式等解決途徑，加強檔案資源體系建設(shè)，為檔案服務(wù)中心大局、服務(wù)人民群眾打下堅實基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：后保管范式；數(shù)據(jù)生態(tài)；資源體系；檔案接收；來源原則；數(shù)據(jù)治理；聯(lián)動機制

Abstract： This article takes the problems existing in the construction of archival resource system from the perspective of post-custodial paradigm and data ecology as the entry point， discusses the shortcomings and weaknesses existing in the construction， analyzes the reasons， and proposes solutions such as establishing a linkage mechanism between bureaus and archives， strengthening source governance， and innovating working methods to strengthen the construction of archival resource system and lay a solid foundation for archival services to serve the overall situation of the central government and serve the people.

Keywords： Post-custodial paradigm; Data ecology; Resource system; Archival receipt; Source principle; Data governance; Linkage mechanism

《“十四五”山東省檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出各門類檔案“應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收”，檔案資源更加豐富，結(jié)構(gòu)更加優(yōu)化、檔案資源體系更加完備，館藏量增加45%的發(fā)展目標(biāo)。堅持目標(biāo)導(dǎo)向，結(jié)合本地實際，建設(shè)門類齊全、內(nèi)容豐富、形式多樣、具有特色的檔案資源體系，是今后一個時期內(nèi)檔案館、室工作的重點。大數(shù)據(jù)時代，數(shù)量巨大、來源分散、格式多樣的數(shù)據(jù)不斷產(chǎn)生，“后保管范式”之以來源為中心、以知識為中心的文件、檔案管理理念的沖擊，使檔案資源體系建設(shè)面臨著新的挑戰(zhàn)。本文從數(shù)據(jù)生態(tài)背景下檔案資源建設(shè)存在的問題，分析原因，找出癥結(jié)，以問題為導(dǎo)向，提出完善檔案收集工作機制、加強檔案資源建設(shè)的有效策略。

1 檔案資源體系建設(shè)現(xiàn)狀及原因分析

我國的檔案事業(yè)架構(gòu)中，直接承擔(dān)著檔案資源建設(shè)任務(wù)的機構(gòu)實質(zhì)上有兩種，一種是黨政機關(guān)、群眾團體、企事業(yè)單位綜合檔案室，另一種是各級各類檔案館。各級綜合檔案館積極開展檔案接收進館工作，各級黨政機關(guān)、群眾團體、企事業(yè)單位綜合檔案室通力配合，積極開展檔案收集整理移交工作，是檔案館藏量大幅提升、檔案資源體系建設(shè)進一步加強的基本措施。但在檔案資源體系建設(shè)中，檔案的來源、檔案的收集均存在一些問題。

1.1 檔案館藏量不夠豐富、館藏結(jié)構(gòu)不夠合理。檔案館作為檔案資源體系建設(shè)的國家行為主體，通過接收和征集等途徑，承擔(dān)著集中保管對國家和社會有保存價值的檔案的任務(wù)。但現(xiàn)實是，多數(shù)綜合檔案館館藏不夠豐富、館藏結(jié)構(gòu)不夠合理，從而削弱了檔案服務(wù)中心大局、服務(wù)人民群眾的能力，影響人民群眾對檔案利用服務(wù)的滿意度。以菏澤市為例，“十三五”末，菏澤市1個市級檔案館和9個縣級檔案館館藏量為1 466 525卷、318 614件，折合1 498 386卷（10件折合1卷）。館藏量平均不到15萬卷。從近3年的檔案查閱利用統(tǒng)計可以看出，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足群眾日益增長的檔案文化需求。從表1可以看出，2021年—2023年9月，菏澤市檔案館檔案管理系統(tǒng)平臺登記的有效檔案資料查閱利用批次，未查到即調(diào)卷為0卷的平均占比為23.86%，未查到率偏高。

從表2利用目的分析，查檔者主要是工作查考，其他如補充檔案、解決待遇、司法取證等目的。而工作查考一般是公職人員為查找憑證、核實信息、司法取證等；其他目的利用者多為公民個人，一般是為解決個人職級晉升、辦理退休、補充檔案等，占比3年平均為64.7%。從查閱內(nèi)容看，公民個人查閱利用檔案，需求較多的是表彰先進、畢業(yè)分配、人員招錄、學(xué)籍信息等與人民群眾切身利益相關(guān)的民生類檔案。這些檔案的欠缺，必然影響檔案服務(wù)人民群眾的效果。

一是歷史“欠賬”較多。因館庫容量原因，未能及時開展檔案接收工作，使大量已到移交進館年限的檔案不能進館。以菏澤市為例，菏澤市及縣區(qū)檔案館在2022年以前，大都是20世紀(jì)80年代建的檔案館，庫房容量早已飽和，有的檔案館因拆遷原因，甚至成為“無庫館”。如2022年搬遷新館之前，菏澤市檔案館除涉改全宗檔案進館到2018年外，其余全宗檔案未能做到“應(yīng)收盡收”。有的縣檔案館個別全宗的檔案最后年份是1990年，歷史“欠賬”較多。

二是民生類專業(yè)檔案收集少。專業(yè)檔案收集、利用，對于維護廣大人民群眾的切身利益、緩和社會矛盾、促進社會穩(wěn)定、構(gòu)建和諧社會，具有十分重要的作用。近年來，人民群眾對學(xué)籍檔案、婚姻登記檔案、房產(chǎn)登記檔案、流動人員檔案等的利用需求增多，這類檔案未能接收進館，檔案資源體系未能覆蓋人民群眾，是另一方面原因。

1.2 檔案資源建設(shè)源頭控制不夠有力?；鶎訖n案室在向檔案館移交檔案進館時，普遍存在檔案收集不齊全的現(xiàn)象。第一，有些部門不放心把應(yīng)歸檔文件交到檔案室，比如會議記錄等，導(dǎo)致研究重大事項、重要人事任免的憑據(jù)找不到；有些職能科室，以方便自己工作查找為由，自行保存工作開展過程中產(chǎn)生的文件資料，不向單位檔案室移交，歷經(jīng)科室調(diào)整、人員更換等，最終致使檔案資料散失。比如，人事科在辦理工作人員招錄、晉升等過程中產(chǎn)生的文件，如畢業(yè)生分配工作報到證未存檔，導(dǎo)致干部入職的合法合規(guī)依據(jù)查找不到。第二，忽視專業(yè)檔案收集。檔案人員一般只注重文件流轉(zhuǎn)科室文件的收集，不注重業(yè)務(wù)科室文件收集，只注重“紅頭文件”，忽視業(yè)務(wù)開展過程中的文字、圖表等，致使反映本單位主要工作開展情況的檔案資料未能收集。第三，檔案門類不齊全。只注重紙質(zhì)傳統(tǒng)載體檔案收集，忽視電子檔案及音像、實物等檔案的收集，導(dǎo)致室藏檔案結(jié)構(gòu)單一，內(nèi)容不夠豐富。主要原因是歸檔意識不強、檔案收集工作不到位，檔案工作經(jīng)費不足、檔案人員更換頻繁等保障機制不健全。一方面，檔案人員業(yè)務(wù)不熟練，影響了文件材料的收集、歸檔和積累。另一方面，指導(dǎo)監(jiān)督及兼職檔案人員進行培訓(xùn)、督導(dǎo)力度不足。例如醫(yī)院綜合檔案室，應(yīng)該保存有文書檔案、科研檔案、設(shè)備儀器檔案、基建檔案、聲像檔案、實物檔案、照片檔案、招標(biāo)檔案、會計檔案等門類檔案資料，但聲像檔案、照片檔案、實物檔案的收集相對較少，重大節(jié)日或慶典展覽時很難找到反映醫(yī)院歷史面貌的影像和圖片材料。

1.3 檔案工作運行機制、管理模式有待創(chuàng)新。檔案館作為事業(yè)單位，沒有行政執(zhí)法職能，對移交進館工作積極性不高的單位無法采取強有力的措施，工作推進力度不夠。同時，隨著信息技術(shù)的普遍應(yīng)用，檔案室“存量數(shù)字化、增量電子化”已成必然趨勢，接收進館工作涉及館內(nèi)業(yè)務(wù)指導(dǎo)、信息技術(shù)、保管利用等科室，專業(yè)力量分散，工作推進機制不夠順暢。另外，檔案人員計算機素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力也不能很好適應(yīng)檔案信息管理的數(shù)據(jù)化、集成化、科學(xué)化要求，傳統(tǒng)的檔案管理理念、管理模式需要創(chuàng)新。

2 加強檔案資源體系建設(shè)的探索和創(chuàng)新

為適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代檔案工作新形勢及新的檔案管理理念，加強檔案資源體系建設(shè)，提高檔案接收進館指導(dǎo)工作效率，更好地為立檔單位服務(wù)，菏澤市檔案部門積極探索，采取局館聯(lián)動的工作機制、科室協(xié)同的工作模式，強化檔案資源源頭治理等，創(chuàng)新檔案管理模式，檔案資源體系建設(shè)得到進一步加強。

2.1 創(chuàng)新工作運行模式，建立局館聯(lián)動機制。針對工作中體制不順暢問題，菏澤市檔案局、館創(chuàng)新工作運行模式，加強協(xié)同配合，理順局館工作職能，形成工作整體合力。菏澤市檔案局與市檔案館聯(lián)合開展監(jiān)督檢查，督促各單位積極收集整理室存檔案，并進行數(shù)字化加工，實體檔案與數(shù)字化檔案同時移交市檔案館。菏澤市檔案館負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)指導(dǎo)服務(wù)工作，對各部門單位檔案移交進館工作中出現(xiàn)的問題提出整改建議。菏澤市檔案局對不能按時間要求進館的單位進行調(diào)度，督促整改，檔案進館工作取得一定成效。僅2023年上半年，菏澤市檔案館已接收22個單位移交進館文書檔案79 000余件，另有實物檔案、專業(yè)檔案等；縣區(qū)檔案館接收13 851卷和86 325件，照片檔案2 900多張，視頻檔案400多件。館藏量和館藏結(jié)構(gòu)都有較大提升。

2.2 創(chuàng)新業(yè)務(wù)指導(dǎo)模式，強化檔案進館工作。針對專業(yè)力量分散問題，菏澤市檔案館探索出科室聯(lián)合指導(dǎo)接收進館的工作思路，組織業(yè)務(wù)指導(dǎo)科、保管利用科和信息技術(shù)科三個業(yè)務(wù)科室以聯(lián)合培訓(xùn)、聯(lián)合指導(dǎo)、聯(lián)合驗收等方式，開展檔案接收進館工作。

第一，加強實體檔案的接收進館。三個科室聯(lián)合舉辦培訓(xùn)班，為檔案室工作人員分別講授歸檔整理標(biāo)準(zhǔn)、檔案數(shù)字化規(guī)范、接收進館要求等具體業(yè)務(wù)知識，明確檔案館和立檔單位各自職責(zé)范圍、檔案資料接收標(biāo)準(zhǔn)、流程、進館期限，下發(fā)《檔案移交進館通知書》，發(fā)放《檔案移交基本目錄》，并向進館單位提供文書、科技、數(shù)碼照片、錄音錄像等門類檔案目錄著錄模板。立檔單位對應(yīng)移交的檔案門類及各門類所包含的具體內(nèi)容清楚明了，便于開展工作。三個業(yè)務(wù)科室組成三人小組，開展上門指導(dǎo)服務(wù)。就檔案進館工作中的收集、歸檔、分類、鑒定、整理、目錄編制、進館流程等具體業(yè)務(wù)工作進行細(xì)致指導(dǎo)，同時，對檔案整理成果進行抽檢，發(fā)現(xiàn)問題立即反饋立檔單位整改，保證了檔案整理質(zhì)量。最后，三個科室同時進行進館驗收，對發(fā)現(xiàn)的問題再次整改，整改完成驗收合格后方可移交進館。

第二，加強檔案資源質(zhì)量管控。對“存量數(shù)字化”即檔案室原有的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工，檔案館提供指導(dǎo)服務(wù)，明確各種類型檔案數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、要求，掃描過程中隨時跟進指導(dǎo)，利用自主研發(fā)的數(shù)據(jù)質(zhì)量檢測軟件對報送數(shù)據(jù)進行檢測、驗收，針對存在的質(zhì)量問題提出整改方案并督促整改，有效提高了檔案數(shù)字化加工質(zhì)量，切實提高了進館工作的質(zhì)量和效率，保證了進館檔案和數(shù)據(jù)資源的真實性、可用性、安全性、完整性。

第三，加強電子檔案資源建設(shè)，推進“增量電子化”。菏澤市檔案館部署館室一體化系統(tǒng)，借助網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)對檔案管理鏈條上的各個檔案室進行互聯(lián)互通，各檔案室對本單位產(chǎn)生的電子文件進行采集、加工、整理、存儲，通過歸檔功能上傳到館室一體化系統(tǒng)，檔案館通過館室一體化系統(tǒng)進行在線業(yè)務(wù)指導(dǎo)，在線電子檔案接收，促進電子公文應(yīng)歸盡歸，電子檔案應(yīng)收盡收，實現(xiàn)檔案資源共建共享。

2.3 創(chuàng)新管理模式，強化檔案資源源頭治理。加拿大檔案學(xué)者T·庫克在第十三屆國際檔案大會的報告中提出后保管模式的概念，將未來檔案事業(yè)的關(guān)注焦點概括為七個轉(zhuǎn)變，其中包括：從文件實體轉(zhuǎn)向文件的形成過程；從分析個別文件的性質(zhì)和特征轉(zhuǎn)向更好地了解導(dǎo)致文件產(chǎn)生的業(yè)務(wù)職能、活動、任務(wù)、事務(wù)處理和工作流程等。鑒于對整個檔案管理活動規(guī)律的重新認(rèn)識與思考，檔案館應(yīng)轉(zhuǎn)變角色，改變原來的工作運行模式，從一個希望與文件形成機關(guān)合作的“懇求”機構(gòu)轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€監(jiān)督形成者、維護和保管在其管理下的檔案文件活動的審計機構(gòu)，即將工作前移，加強對檔案形成過程的指導(dǎo)監(jiān)督。

鑒于管理模式的創(chuàng)新探索，菏澤市檔案館改變原來“你有什么我們收什么”的觀念，變?yōu)椤澳銘?yīng)該存什么、交什么”的工作思路，制定檔案移交進館工作方案，將檔案收集工作關(guān)口前移，把問題解決在前端，從加大檔案接收征集力度、優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)、加強數(shù)字資源管理等方面，拓展檔案資源收集范圍。

第一，科學(xué)制定接收計劃，收集工作從制度上得以保障。修訂檔案館收集檔案范圍、科學(xué)制定中長期接收規(guī)劃、年度接收計劃，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)。加強對重大活動、重點工程、重要人物等檔案資料的收集，記錄好留存好新時代菏澤人民奮斗的歷程；加大紅色檔案、城建音像檔案、牡丹口述檔案等的征集，豐富地域特色；探索民生類電子檔案的收集新模式，加強數(shù)字檔案資源管理新路徑，與相關(guān)部門探索訴訟檔案、婚姻登記檔案、房產(chǎn)登記檔案等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的銜接，以實現(xiàn)共建共享、網(wǎng)絡(luò)化利用，力爭做到“讓數(shù)據(jù)多跑腿，讓群眾少跑路”。

第二，推行“三表合一”制度，強化前端控制。菏澤市檔案館對單位檔案室形成全覆蓋業(yè)務(wù)指導(dǎo)，舉辦檔案分管領(lǐng)導(dǎo)培訓(xùn)班，著力提高單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視程度，壓實領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，從人員配備、經(jīng)費保障、制度完善上為單位檔案工作開展提供良好環(huán)境。重點加強對檔案室工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，強化職能導(dǎo)向原則，指導(dǎo)檔案室根據(jù)單位主要職能、計劃和活動，制定檔案分類方案、歸檔范圍、保管期限三表合一，從源頭上規(guī)范檔案收集、整理、歸檔工作，加強對內(nèi)部科室及下屬單位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)檢查力度，做到“應(yīng)歸盡歸”。

第三，強化檔案集中統(tǒng)一管理。指導(dǎo)單位綜合檔案室將業(yè)務(wù)科室、下屬單位形成的文書、會計、科研、專業(yè)、音像、實物等各門類檔案收集齊全、集中管理，保證檔案資料全方位、全過程反映單位職能。如在對菏澤市自然資源和規(guī)劃局的業(yè)務(wù)指導(dǎo)中，強調(diào)對內(nèi)設(shè)科室檔案的收集整理，以及對下屬事業(yè)單位檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)，盡可能將城市規(guī)劃建設(shè)的專業(yè)檔案收集齊全、整理規(guī)范，由自然資源和規(guī)劃檔案館集中統(tǒng)一管理，加強源頭治理。

新時代，檔案工作者要融入經(jīng)濟社會發(fā)展環(huán)境，以創(chuàng)新思維打破傳統(tǒng)模式，建立適應(yīng)數(shù)據(jù)生態(tài)新形勢新任務(wù)的檔案資源體系建設(shè)模式，以此推進檔案資源體系建設(shè)，把新時代黨領(lǐng)導(dǎo)人民推進實現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的奮斗歷史記錄好、留存好，更好地服務(wù)黨和國家工作大局、服務(wù)人民群眾！

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[2]楊萬歡.檔案資源體系建設(shè)中的問題及對策[J].檔案天地，2018（07）：33-35.

（作者單位：1.鄄城縣人民醫(yī)院 焦同生，副研究館員；2.菏澤市國土綜合整治服務(wù)中心 李景榮，副研究館員 來稿日期：2023-08-19）