文/西安音樂(lè)學(xué)院黨政辦綜合檔案室 李朝環(huán)

高校重特大事件檔案是指高校組織應(yīng)對(duì)已發(fā)生的可能造成嚴(yán)重社會(huì)危害的自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、公共衛(wèi)生事件、社會(huì)安全事件、網(wǎng)絡(luò)和信息安全事件、重大考試安全事件、學(xué)生工作管理等突發(fā)事件所形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物等各種形式的歷史記錄。2022 年9 月，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)重特大事件檔案工作的通知》，對(duì)進(jìn)一步加強(qiáng)重特大事件檔案工作提出要求[1]。作為學(xué)校各載體檔案的保存、利用和管理部門，高校檔案管理部門在高校重特大事件檔案的收集工作中應(yīng)承擔(dān)起相應(yīng)責(zé)任，切實(shí)保障學(xué)校重特大事件檔案的完整、安全和有效利用，更好地服務(wù)于學(xué)校的決策治理。

一、高校重特大事件的類型

（一）自然災(zāi)害事件。包括暴雨、洪災(zāi)、山體滑坡、暴雪、地震等因素引起的校舍坍塌、校園淹沒(méi)、道路阻塞，造成災(zāi)害或次生災(zāi)害，引發(fā)財(cái)產(chǎn)損失、人員傷亡等后果的自然災(zāi)害事件。

（二）事故災(zāi)難事件。包括教學(xué)和學(xué)生生活區(qū)域突發(fā)火災(zāi)、建筑物倒塌、跑水、漏電、燃?xì)庑孤?、踩踏、校園惡性交通以及組織外出實(shí)習(xí)、參觀、考察時(shí)突發(fā)的公共安全事故。

（三）公共衛(wèi)生事件。包括學(xué)校內(nèi)突發(fā)的傳染性、流行性疾病，食物中毒，群體性不明原因疾病等公共衛(wèi)生事件。

（四）社會(huì)安全事件。包括校園內(nèi)外涉及本校師生的盜竊搶劫、聚眾鬧事、打架斗毆、犯罪分子持械兇殺等影響校園和社會(huì)穩(wěn)定的事件。

（五）網(wǎng)絡(luò)和信息安全事件。包括蓄意制造、傳播有害程序，或是因受到有害程序的影響而導(dǎo)致的網(wǎng)絡(luò)安全事件，以及信息系統(tǒng)信息被蓄意篡改、假冒、泄露、竊取等導(dǎo)致的網(wǎng)絡(luò)安全事件。

（六）重大考試安全事件。包括由于各種原因考場(chǎng)不能按時(shí)按期開(kāi)考、或在命題、印刷、運(yùn)輸、考前保管等環(huán)節(jié)發(fā)生試卷被盜、丟失等原因造成泄密、漏題事件，以及其他擾亂考試公平、公開(kāi)秩序的考試安全事件。

二、高校重特大事件檔案收集范圍

高校重特大事件檔案的收集工作應(yīng)該貫穿重特大事件發(fā)生的整個(gè)過(guò)程，其收集范圍應(yīng)當(dāng)涵蓋能夠完整、真實(shí)反映重特大事件從發(fā)生、發(fā)展再到應(yīng)對(duì)處置、事后恢復(fù)重建過(guò)程中的各種類型和各種載體的信息。具體包括：1.針對(duì)重特大事件的領(lǐng)導(dǎo)指示、批示、講話、報(bào)告，機(jī)構(gòu)成立及分工文件材料，工作制度、預(yù)案、方案、報(bào)告、報(bào)表、簡(jiǎn)報(bào)、總結(jié)以及院長(zhǎng)辦公會(huì)、黨委會(huì)會(huì)議記錄、紀(jì)要，獎(jiǎng)懲材料，大事記，宣傳報(bào)道及各單位按照分工形成的其他文件材料等[2]；2.重特大事件處置過(guò)程中相關(guān)責(zé)任部門在各個(gè)環(huán)節(jié)形成的一系列文件材料，包括事件處置過(guò)程中的個(gè)人記錄、筆記、資料等稿本；3.照片、錄音、錄像等記錄重特大事件發(fā)生、發(fā)展以及處置應(yīng)對(duì)過(guò)程的聲像檔案； 4.事件處理過(guò)程中涉及的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁(yè)信息、社交媒體信息等；5.其他在高校重特大事件產(chǎn)生、發(fā)展以及應(yīng)對(duì)處置、恢復(fù)重建過(guò)程中具有保存利用和查考價(jià)值的文件材料。

三、高校重特大事件檔案收集的意義

重特大事件檔案的收集工作是檔案資源管理、利用和編研的基礎(chǔ)，因此做好高校重特大事件檔案的收集具有重要意義。

（一）優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，豐富高校檔案資源門類。做好高校重特大事件檔案的收集工作，在很大程度上可以豐富學(xué)校檔案資源館藏，優(yōu)化學(xué)校館藏結(jié)構(gòu)，提升館藏質(zhì)量和內(nèi)涵，使高校在除黨群、行政等常規(guī)檔案門類外，建立起特色檔案專卷，推動(dòng)學(xué)校齊全、完整的檔案資源體系的建立，實(shí)現(xiàn)檔案資源的應(yīng)收盡收，應(yīng)管盡管。

（二）服務(wù)學(xué)校決策，發(fā)揮檔案資政育人作用。高校檔案管理部門作為高校文獻(xiàn)信息服務(wù)中心，為高校的決策治理提供必要的信息支撐。重特大事件檔案作為高校重特大事件從發(fā)生、發(fā)展到處置、重新恢復(fù)的全過(guò)程記錄，具有總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、警示未來(lái)的重要意義，為決策者正確、迅速的決策提供參考和依據(jù)。如學(xué)校實(shí)驗(yàn)室事故處置檔案可以為日后及時(shí)科學(xué)地處置實(shí)驗(yàn)室事故、降低損失以及實(shí)驗(yàn)室恢復(fù)重建等方面提供重要查考依據(jù)。

（三）建設(shè)校史檔案，書(shū)寫(xiě)高校記憶。高校重特大事件檔案以檔案為載體，記錄了學(xué)校發(fā)展過(guò)程中的一段歷史，一段記憶。如在抗擊疫情期間，黨員干部身先士卒，積極報(bào)名，為隔離點(diǎn)的考研學(xué)生送考上門；輔導(dǎo)員愛(ài)生如子，深夜陪護(hù)學(xué)生就醫(yī)；廣大同學(xué)志愿服務(wù)，為生病的同學(xué)帶飯帶藥。這些檔案材料構(gòu)成了學(xué)校難得又寶貴的校史，書(shū)寫(xiě)著屬于自己的高校記憶。

（四）創(chuàng)新服務(wù)，拓寬高校檔案管理部門服務(wù)范圍。高校重特大突發(fā)事件檔案除了為學(xué)校決策和規(guī)劃提供支持和參考，還可以豐富高校檔案管理部門管理職能，拓寬高校檔案管理部門服務(wù)范圍[3]，為學(xué)校師生提供除檔案查詢、檔案證明以外多種形式的檔案服務(wù)。如在“6·9國(guó)際檔案日”期間，舉辦講座或宣講會(huì)，利用重特大事件檔案，為師生提供應(yīng)對(duì)自然災(zāi)害、突發(fā)事故等突發(fā)事件的基本知識(shí)普及；為二級(jí)學(xué)院及部門提供日常教學(xué)及科學(xué)研究的案例支撐。與此同時(shí)，倒逼高校檔案管理部門加強(qiáng)重特大事件檔案資源的進(jìn)一步開(kāi)發(fā)和利用，面向校內(nèi)師生和社會(huì)公眾，滿足不同主體對(duì)檔案資源的需求，實(shí)現(xiàn)檔案資源的“走出去”和“活起來(lái)”。

四、高校重特大事件檔案收集工作存在的問(wèn)題

（一）重特大事件類型具有復(fù)雜性。每一類事件由于形成原因、發(fā)展趨勢(shì)、造成結(jié)果不同，檔案收集側(cè)重點(diǎn)也不盡相同。而每一類事件應(yīng)對(duì)處置的牽頭部門不同，因部門職能各異，也導(dǎo)致收集工作的內(nèi)在規(guī)律難以把握，收集范圍、歸檔時(shí)間和立卷方法都具有實(shí)時(shí)性和動(dòng)態(tài)性[4]，需要檔案管理部門不斷明確分類和歸檔范圍、調(diào)整收集策略，大大增加了業(yè)務(wù)指導(dǎo)的難度。

（二）收集材料具有分散性。由于重特大事件的發(fā)生具有不可預(yù)測(cè)性，因此重特大事件檔案的形成主體也相應(yīng)地具有復(fù)雜性和多元性，導(dǎo)致重特大事件檔案材料往往會(huì)分散在不同部門和主體手中。例如高校疫情防控類檔案、決策性文件、會(huì)議記錄紀(jì)要等一般由學(xué)校黨政辦公室收集；學(xué)生管理、健康監(jiān)等文件一般由學(xué)工部門收集；校園消殺、師生生活保障相關(guān)材料一般由后勤部門收集，每個(gè)部門由于其職能不同，在抗疫過(guò)程中形成的材料記錄都具有獨(dú)特性，從而導(dǎo)致高校重特大事件檔案資源具有離散性和分散性。因此，在對(duì)重特大事件檔案進(jìn)行收集時(shí)，便會(huì)面臨由于主體多元、材料分散而無(wú)法全面、迅速收集所有檔案的困境。

（三）收集存在滯后性。一方面，重特大事件的不可預(yù)測(cè)性會(huì)導(dǎo)致重特大事件檔案在收集過(guò)程中存在滯后性，這類事件往往都是突發(fā)形成，因此從了解事件發(fā)生原因、發(fā)生情況到處置應(yīng)對(duì)都需要一段時(shí)間進(jìn)行部署。當(dāng)高校檔案管理部門接收到收集重特大事件檔案的任務(wù)時(shí)，往往是事件已經(jīng)發(fā)生，領(lǐng)導(dǎo)決策已經(jīng)做出并開(kāi)始執(zhí)行，甚至事件已經(jīng)處置完畢開(kāi)始收尾工作之時(shí)。另一方面，收集的滯后性也與檔案管理部門自身處境有關(guān)，檔案部門往往處于“邊緣”地位，工作定位比較模糊，在有重特大事件發(fā)生時(shí)，事件的處置是重中之重，而資料的收集無(wú)法被同時(shí)兼顧。如發(fā)生重大自然災(zāi)害時(shí)，決策者的精力和關(guān)注點(diǎn)會(huì)都集中在救人和重建方面，若此時(shí)追著各個(gè)責(zé)任部門讓做好檔案的收集整理會(huì)顯得不合時(shí)宜。因此，檔案人員只能通過(guò)回溯、轉(zhuǎn)述等方法收集檔案信息，使得收集工作不僅滯后，收集到信息的準(zhǔn)確度也會(huì)大打折扣。

（四）收集內(nèi)容和載體過(guò)于單一。高校重特大事件檔案以照片、視頻等聲像類檔案居多，主要原因在于檔案管理部門不能隨時(shí)掌握重特大事件處理進(jìn)展情況，多以公開(kāi)征集的方式作為檔案收集補(bǔ)充途徑，征集到的往往都是師生自己掌握的照片、視頻材料，與聲像檔案相比，事件處置過(guò)程中各環(huán)節(jié)形成的文件材料收集難度較大，步驟也較為煩瑣，因此收集數(shù)量也相對(duì)較少。

五、高校重特大事件檔案收集工作實(shí)現(xiàn)路徑

高校檔案管理部門在高校重特大事件檔案收集工作中，應(yīng)充分發(fā)揮制度建設(shè)、統(tǒng)籌協(xié)作和監(jiān)督指導(dǎo)職能，提升應(yīng)急環(huán)境下檔案收集能力，在重特大事件發(fā)生時(shí)主動(dòng)介入，從相關(guān)記錄材料形成的源頭抓起，確保原始材料的齊全、完整、真實(shí)、可靠，能夠全面地反映重特大事件的原貌和整個(gè)發(fā)展過(guò)程[5]。

（一）發(fā)揮制度建設(shè)職能。高校檔案管理部門應(yīng)依據(jù)《關(guān)于加強(qiáng)重特大事件檔案工作的通知》，結(jié)合本單位工作實(shí)際，加強(qiáng)建立并完善高校重特大事件檔案收集、管理、利用工作規(guī)范，制定高校重特大事件檔案的歸檔范圍和保管期限，把檔案工作納入學(xué)校重特大事件應(yīng)急預(yù)案和應(yīng)急管理體系中，把重特大事件檔案的管理納入學(xué)校制度化、法制化發(fā)展的軌道。

（二）統(tǒng)籌協(xié)作，構(gòu)建跨部門聯(lián)合收集工作小組，加強(qiáng)檔案管理部門與各相關(guān)部門間的聯(lián)系。根據(jù)重特大事件的形成特征、界定范圍以及高校常見(jiàn)重特大事件類型，設(shè)立以下專項(xiàng)工作小組：

1.后勤保障及應(yīng)急處理檔案工作小組

組長(zhǎng)：后勤處負(fù)責(zé)人

責(zé)任部門：后勤處、檔案管理部門

主要職責(zé)：負(fù)責(zé)自然災(zāi)害、跑水、燃?xì)庑孤?、漏電、危險(xiǎn)品污染、校園疫情、食物中毒等造成財(cái)產(chǎn)損失、人員傷亡的應(yīng)急事件的檔案收集、整理與移交工作。

2.校園安全檔案工作小組

組長(zhǎng)：保衛(wèi)處負(fù)責(zé)人

責(zé)任部門：保衛(wèi)處、檔案管理部門

主要職責(zé)：負(fù)責(zé)火災(zāi)、爆炸、校園惡性交通、盜竊搶劫、打架斗毆、持械兇殺等影響校園穩(wěn)定與安全的應(yīng)急事件的檔案收集、整理與移交工作。

3.學(xué)生安全保障檔案工作小組

組長(zhǎng)：學(xué)工及研究生處負(fù)責(zé)人

責(zé)任部門：學(xué)工部、研究生處、保衛(wèi)處、檔案管理部門

主要職責(zé)：負(fù)責(zé)危害學(xué)生人身安全及身心健康等應(yīng)急事件的檔案收集、整理與移交工作。

以上限制膨脹后的孔隙分布試驗(yàn)，實(shí)際是回彈穩(wěn)定后的孔隙分布。表5中的數(shù)據(jù)表明，除了摻4%納米氧化鈣試樣外，其余試樣的回彈量均很大。可見(jiàn)，回彈變形前，同時(shí)摻入納米氧化鈣和納米氧化硅膨潤(rùn)土的孔隙分布，應(yīng)當(dāng)類似于圖8中僅摻入納米氧化鈣的膨潤(rùn)土。即通過(guò)納米氧化硅和納米氧化鈣的聯(lián)合作用，膨潤(rùn)土在保證膨脹自愈能力的同時(shí)，具有較高的密實(shí)度，有利于熱傳導(dǎo)和阻滯水滲透。

4.網(wǎng)絡(luò)和信息安全檔案工作小組

組長(zhǎng)：信息化處負(fù)責(zé)人

責(zé)任部門：信息化處、檔案管理部門

主要職責(zé)：負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全相關(guān)事件、網(wǎng)絡(luò)與信息安全事件的檔案收集、整理與移交工作。

5.重大考試安全檔案工作小組

組長(zhǎng)：教務(wù)處及研究生處負(fù)責(zé)人

責(zé)任部門：教務(wù)處、研究生處、學(xué)工部、招生處、檔案管理部門

主要職責(zé)：負(fù)責(zé)各級(jí)大型考試在準(zhǔn)備階段、實(shí)施階段以及收尾階段發(fā)生的應(yīng)急事件的檔案收集、整理與移交工作。

6.輿情管控檔案工作小組

組長(zhǎng)：宣傳部負(fù)責(zé)人

責(zé)任部門：宣傳部、檔案管理部門

主要職責(zé)：負(fù)責(zé)突發(fā)事件的輿情管控相關(guān)檔案的收集、整理與移交工作。

（三）理順檔案收集與應(yīng)急處置間關(guān)系，發(fā)揮高校檔案管理部門監(jiān)督指導(dǎo)作用。一方面，理順檔案收集與應(yīng)急處置間的關(guān)系，樹(shù)立及時(shí)介入的意識(shí)。重特大事件發(fā)生時(shí)，救人、減少損失、恢復(fù)重建是第一位的，因此，要以堅(jiān)持應(yīng)急處置第一為前提，在收檔與應(yīng)急處置有沖突的情況下，收集工作必須讓位于應(yīng)急處置，并采取事后補(bǔ)救的辦法最大限度的完成檔案的收集工作；在收檔與應(yīng)急處置不沖突的情況下，高校檔案管理部門要積極主動(dòng)提出檔案收集規(guī)范和要求，主動(dòng)爭(zhēng)取檔案收集所需資源和材料，及時(shí)派出檔案人員前往事件發(fā)生的中心地方，通過(guò)攝影、采訪等形式主動(dòng)采集檔案資源，靠近一線收集檔案。另一方面，主動(dòng)上門指導(dǎo)相關(guān)責(zé)任部門兼職檔案員對(duì)于重特大事件檔案的收集、整理工作，及時(shí)查漏補(bǔ)缺，規(guī)范重特大事件檔案的立卷、編目、著錄工作，發(fā)揮高校檔案管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)職能。

（四）提升高校檔案管理部門應(yīng)急環(huán)境下檔案的收集能力。一方面，高校間應(yīng)加強(qiáng)重特大突發(fā)事件檔案收集工作研究和交流，對(duì)于收集范圍及保管期限、收集流程等互相學(xué)習(xí)并共享優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，推動(dòng)高教系統(tǒng)重特大突發(fā)事件檔案收集工作意識(shí)和水平進(jìn)一步提高。另一方面，提前制定應(yīng)急環(huán)境下檔案收集工作預(yù)案，結(jié)合本單位機(jī)構(gòu)設(shè)置和工作實(shí)際，明確組織機(jī)構(gòu)職責(zé)及專兼職檔案員職責(zé)、重特大事件檔案收集范圍、收集時(shí)間等內(nèi)容，并不斷調(diào)整和完善；同時(shí)，定期開(kāi)展收集演練工作，在演練中推動(dòng)專職和兼職檔案員了解和熟悉重特大事件檔案的收集范圍、流程和注意事項(xiàng)，鍛煉現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、溝通和檔案征集能力。

六、結(jié)語(yǔ)

隨著國(guó)家對(duì)于重特大事件檔案越來(lái)越重視，重特大事件檔案的收集工作愈發(fā)重要。作為高校重特大事件檔案管理的基礎(chǔ)，收集工作是最重要也是最復(fù)雜的工作環(huán)節(jié)。高校檔案管理部門應(yīng)充分發(fā)揮其制度建設(shè)、統(tǒng)籌協(xié)作和監(jiān)督指導(dǎo)職能，不斷提升自己在應(yīng)急環(huán)境下檔案的收集能力，在重特大事件發(fā)生時(shí)，主動(dòng)介入，全面收集，為高校記錄并留存好這段寶貴的歷史記憶。