劉偉瓊 陳天雨 何詩(shī)瑤 黃茂錦 劉娟 （閩南理工學(xué)院）

一、銷(xiāo)售與收款業(yè)務(wù)循環(huán)內(nèi)部控制相關(guān)概述

（一）相關(guān)重點(diǎn)概念簡(jiǎn)述

美國(guó)COSO 對(duì)內(nèi)部控制的闡述中提出，在公司經(jīng)營(yíng)中，確保各方利益并能確保財(cái)務(wù)報(bào)表的真實(shí)性、合法性，對(duì)公司全體成員實(shí)施的一種相互制約、相互調(diào)節(jié)的程序[1]。銷(xiāo)售與收款循環(huán)是企業(yè)向客戶銷(xiāo)售產(chǎn)品、勞務(wù)并向客戶收回貨款等相關(guān)業(yè)務(wù)的工作所構(gòu)成的一個(gè)系統(tǒng)循環(huán)體系。銷(xiāo)售與收款業(yè)務(wù)每個(gè)階段的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)開(kāi)展工作，都會(huì)對(duì)企業(yè)銷(xiāo)售和收款周期產(chǎn)生至關(guān)重要的影響。

（二）銷(xiāo)售與收款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的意義與目標(biāo)

企業(yè)的銷(xiāo)售與收款流程中包括很多環(huán)節(jié)，企業(yè)在銷(xiāo)售與收款業(yè)務(wù)流程中需要有標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的內(nèi)部控制制度，來(lái)規(guī)避銷(xiāo)售或收款循環(huán)的業(yè)務(wù)中隱性風(fēng)險(xiǎn)。因此，做好銷(xiāo)售與收款循環(huán)內(nèi)部控制工作，對(duì)提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和防范經(jīng)營(yíng)及財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)有重大意義[2]。

企業(yè)對(duì)銷(xiāo)售與收款內(nèi)部控制目標(biāo)可有五個(gè)目標(biāo)：其一是遵守國(guó)家法律法規(guī)，保證企業(yè)發(fā)生活動(dòng)的真實(shí)性、合法性[3]；其二是確保公司所有資產(chǎn)的安全和完整，使資金能順利流回公司；其三是保證企業(yè)銷(xiāo)售與收款業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)報(bào)告及其他信息的完整性、有效性、準(zhǔn)確性；其四是為了確保公司在銷(xiāo)售與收款環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)開(kāi)展，以提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)的效率和效果；其五是企業(yè)經(jīng)營(yíng)高效性目標(biāo)達(dá)成后，以促進(jìn)發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)。

二、R公司銷(xiāo)售與收款循環(huán)內(nèi)部控制具體流程

（一）R 公司簡(jiǎn)介及業(yè)務(wù)現(xiàn)狀

R 公司是一家集各種學(xué)生裝制服的生產(chǎn)管理、市場(chǎng)策劃、銷(xiāo)售服務(wù)為一體專業(yè)生產(chǎn)的多功能企業(yè)，承接全國(guó)各地的校服、制服接單加工生產(chǎn)。該企業(yè)開(kāi)展的銷(xiāo)售與收款循環(huán)業(yè)務(wù)流程主要包括開(kāi)發(fā)客戶、客戶賒銷(xiāo)信用審批、簽訂銷(xiāo)售合同、接受客戶訂單、生產(chǎn)并發(fā)出貨物、開(kāi)票、收回貨款和應(yīng)收賬款管理、辦理和記錄銷(xiāo)售退回。

（二）業(yè)務(wù)流程概述

1.開(kāi)發(fā)客戶

客戶開(kāi)發(fā)也是銷(xiāo)售與收款業(yè)務(wù)中較為重要的環(huán)節(jié)，不斷拓展客戶群體，找到潛在的商機(jī)，并與客戶建立良好的合作關(guān)系?？蛻糸_(kāi)發(fā)實(shí)際上涉及到一系列市場(chǎng)部工作人員的業(yè)務(wù)，比如涉及市場(chǎng)調(diào)研、銷(xiāo)售策略制定、潛在客戶開(kāi)發(fā)等。

2.客戶賒銷(xiāo)信用審批

通過(guò)實(shí)地調(diào)研，R 公司是由銷(xiāo)售業(yè)務(wù)人員直接對(duì)客戶信用檔案管理負(fù)責(zé)，再同步給財(cái)務(wù)部人員。R 公司只依據(jù)客戶以前與公司的交易狀況以及對(duì)客戶的熟悉程度來(lái)確定賒銷(xiāo)額度，在需要執(zhí)行賒銷(xiāo)審批程序時(shí)，R 公司由銷(xiāo)售業(yè)務(wù)人員一手辦理賒銷(xiāo)手續(xù)。

3.簽訂銷(xiāo)售合同

銷(xiāo)售業(yè)務(wù)員與對(duì)接人約談形成客戶約談?dòng)涗泦危@取客戶名稱、聯(lián)系方式，客戶擬購(gòu)入服裝規(guī)格、型號(hào)、校標(biāo)設(shè)計(jì)、數(shù)量等指標(biāo)要求以及能接受的價(jià)格水平、計(jì)劃付款方式、需要的交貨期、交貨方式等。若客戶有其他需求，則需根據(jù)其具體情況更改合同內(nèi)容，并獲得上級(jí)批準(zhǔn)。

4.接受客戶訂單

銷(xiāo)售代表根據(jù)客戶提交訂單信息進(jìn)行初步評(píng)估，將訂單信息與客戶營(yíng)運(yùn)相關(guān)信息和合同條款相結(jié)合，銷(xiāo)售總監(jiān)對(duì)客戶訂購(gòu)單授權(quán)審批，接受客戶訂單后，根據(jù)企業(yè)的生產(chǎn)能力以及送貨路途時(shí)間的因素，判斷能否在客戶規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成生產(chǎn)訂單，通過(guò)后編制銷(xiāo)售單。

5.生產(chǎn)并發(fā)出貨物

銷(xiāo)售業(yè)務(wù)人員需要根據(jù)訂單上的信息向產(chǎn)銷(xiāo)中心提交生產(chǎn)申請(qǐng)，產(chǎn)銷(xiāo)中心根據(jù)要求批量生產(chǎn)完合同上的數(shù)量后，通知品質(zhì)管理中心進(jìn)行抽樣核驗(yàn)，貨物核驗(yàn)人員完成貨物訂單的核對(duì)與貨物質(zhì)量核驗(yàn)后，將移交記錄蓋章審核至銷(xiāo)售部。銷(xiāo)售業(yè)務(wù)人員溝通好發(fā)貨事宜后，填寫(xiě)發(fā)貨請(qǐng)求并編制發(fā)貨通知單至銷(xiāo)售總監(jiān)處審批，然后提交給成品倉(cāng)作為發(fā)貨憑證。成品倉(cāng)接收到發(fā)貨通知單后，需要在出庫(kù)單上簽字，并組織裝運(yùn)部門(mén)發(fā)貨，銷(xiāo)售業(yè)務(wù)人員跟進(jìn)后與客戶交貨，待交貨單簽字確認(rèn)后留存?zhèn)洳椤?/p>

6.開(kāi)票

銷(xiāo)售部編制的銷(xiāo)售出庫(kù)單經(jīng)銷(xiāo)售總監(jiān)審核完畢后，移交至財(cái)務(wù)部與銷(xiāo)售合同審核內(nèi)容真實(shí)性，然后蓋財(cái)務(wù)專用章，銷(xiāo)售業(yè)務(wù)人員在發(fā)票簿上簽字領(lǐng)取發(fā)票，成品倉(cāng)管理人員在出庫(kù)時(shí)簽字，銷(xiāo)售業(yè)務(wù)人員完成貨物遞送及票據(jù)交接確認(rèn)后，至此開(kāi)票流程結(jié)束。

7.收回賬款和應(yīng)收賬款管理

開(kāi)票交易完成后，一般按照合同里的約定條款在2個(gè)月內(nèi)為付款環(huán)節(jié)，在應(yīng)收賬款賬期結(jié)束后的一個(gè)月內(nèi)，財(cái)務(wù)部人員將對(duì)客戶進(jìn)行提示付款。財(cái)務(wù)部門(mén)在個(gè)別情況下會(huì)委托銷(xiāo)售部門(mén)代為收取現(xiàn)金。財(cái)務(wù)部將根據(jù)銷(xiāo)售合同、出庫(kù)單、到貨確認(rèn)函件和發(fā)票等原始憑證對(duì)收入進(jìn)行確認(rèn)，并在會(huì)計(jì)系統(tǒng)中編制記賬憑證。

8.辦理和記錄銷(xiāo)售退回

客戶簽字確認(rèn)交接單起七日內(nèi)，如若對(duì)服裝質(zhì)量不滿意可給予退貨處理，R 公司銷(xiāo)售業(yè)務(wù)人員接收到客戶意愿后需要先向銷(xiāo)售總監(jiān)授權(quán)批準(zhǔn)，然后財(cái)務(wù)部、產(chǎn)銷(xiāo)中心的部門(mén)員工應(yīng)各司其職，分別跟進(jìn)貨物退回具體情況并做好會(huì)計(jì)處理工作。

三、R 公司銷(xiāo)售與收款循環(huán)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

（一）客戶信用檔案管理不到位

R 公司并未專門(mén)設(shè)立信用管理部門(mén)，客戶的信用檔案是由銷(xiāo)售業(yè)務(wù)人員來(lái)管理，而銷(xiāo)售部門(mén)與信用審批未能職責(zé)分離，并且R 公司未對(duì)客戶建立有效的信用審查制度，導(dǎo)致未能全面調(diào)查賒銷(xiāo)或分期付款客戶的背景。銷(xiāo)售業(yè)務(wù)人員僅收集客戶基本信息，未能對(duì)客戶償付能力、資產(chǎn)結(jié)構(gòu)和信譽(yù)等方面的信息進(jìn)行深入了解，R 公司員工也缺乏根據(jù)經(jīng)驗(yàn)及時(shí)更新客戶數(shù)據(jù)和信用等級(jí)的能力。

（二）銷(xiāo)售合同訂立人員設(shè)置與程序不規(guī)范

R 公司更多時(shí)候都是指派銷(xiāo)售業(yè)務(wù)人員進(jìn)行談判，沒(méi)有專職人員或部門(mén)給予合同談判指導(dǎo)性意見(jiàn)，后期合同簽訂也是由銷(xiāo)售人員繼續(xù)對(duì)接客戶，在談判人員的配置上是不合適的。R 公司應(yīng)派設(shè)具有法律意識(shí)的合同簽訂人員，并與銷(xiāo)售業(yè)務(wù)人員的職責(zé)分離。合同審批多表現(xiàn)為事后進(jìn)行，銷(xiāo)售總監(jiān)未合理實(shí)行審批工作并給予意見(jiàn)，而業(yè)務(wù)人員簽合同也并無(wú)授權(quán)備案書(shū)，沒(méi)有被正確和適當(dāng)?shù)厥跈?quán)。

（三）管理人員未在發(fā)貨程序上實(shí)行恰當(dāng)審批

成品倉(cāng)工作人員疏于對(duì)出貨方面的管理，導(dǎo)致R 公司存在成品倉(cāng)出貨審批功能不健全，庫(kù)存數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能未能完善的情況。銷(xiāo)售業(yè)務(wù)員在進(jìn)行業(yè)務(wù)談判時(shí)，對(duì)公司庫(kù)存情況未能明晰，易造成決策失誤，R 公司在發(fā)貨的程序上過(guò)于簡(jiǎn)單，驗(yàn)證程序不嚴(yán)格且忽視移交記錄交驗(yàn)人員的名章，為后續(xù)發(fā)生質(zhì)量糾紛定責(zé)造成阻礙，影響內(nèi)部控制的執(zhí)行效力。

（四）賬款回收方式不合理并存在風(fēng)險(xiǎn)

當(dāng)前，R 公司的催收人員是財(cái)務(wù)部人員，作為輔助催收客戶貨款的銷(xiāo)售業(yè)務(wù)人員，對(duì)客戶信用信息收集工作比較松懈，使建立的客戶賒銷(xiāo)信用審批內(nèi)部控制制度流于形式。在催促客戶交付貨款的方式上較為單一，且沒(méi)有作詳細(xì)記錄，存在一定風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而導(dǎo)致管理層對(duì)于賬款回收進(jìn)度不了解。

R 公司通常在與客戶簽訂合同前后只根據(jù)客戶以前與公司的交易狀況以及公司對(duì)客戶的熟悉程度來(lái)確定賒銷(xiāo)額度，這極大影響應(yīng)收賬款能否按時(shí)收回。

（五）缺乏合理的內(nèi)部控制監(jiān)督機(jī)制

R 公司雖設(shè)立審計(jì)部門(mén)，但審計(jì)人員對(duì)銷(xiāo)售與收款相關(guān)流程把握不準(zhǔn)確，內(nèi)部控制監(jiān)督體系不健全，執(zhí)行不力，內(nèi)控監(jiān)督薄弱，不能有效對(duì)銷(xiāo)售與收款環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督。

四、R 公司銷(xiāo)售與收款循環(huán)內(nèi)部控制改進(jìn)建議

（一）規(guī)范客戶信用檔案管理

有效的信用管理是確保公司資產(chǎn)和減少壞賬損失的必要手段。R 公司可以設(shè)立信用管理部負(fù)責(zé)全公司的客戶檔案工作，通過(guò)科學(xué)有效的信用管理方法，來(lái)統(tǒng)計(jì)每個(gè)客戶的基本情況。

R 公司建立一個(gè)合適的信用評(píng)分機(jī)制也很重要，就賒銷(xiāo)審批講，此機(jī)制內(nèi)容可包括：

1.制定可行的企業(yè)信用政策和信用等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)；2.加強(qiáng)對(duì)客戶信用狀況進(jìn)行調(diào)查、監(jiān)督和評(píng)估；3.嚴(yán)格審核和處理針對(duì)特殊情況下出現(xiàn)的可能存在風(fēng)險(xiǎn)或不良記錄等問(wèn)題。

（二）規(guī)范銷(xiāo)售合同訂立標(biāo)準(zhǔn)與程序

R 公司應(yīng)明確各崗位的職責(zé)權(quán)限，對(duì)不相容的崗位要做到相互監(jiān)督,有效牽制[4]。在與客戶進(jìn)行談判時(shí)，必須確保至少有兩位代表在場(chǎng)，以確保公司的利益不會(huì)受到損害風(fēng)險(xiǎn)。訂立合同人員應(yīng)與合同談判人員相分離，如果超出權(quán)限，必須經(jīng)銷(xiāo)售總監(jiān)或總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后才可執(zhí)行。銷(xiāo)售總監(jiān)應(yīng)對(duì)合同審批采用事前控制，并對(duì)特殊事項(xiàng)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行合理評(píng)估和書(shū)面批示。在簽署前，應(yīng)采用《合同簽約申報(bào)表》形式進(jìn)行備案，如有不明確事項(xiàng)相關(guān)人員不能擅自簽署合同。

（三）完善管理人員發(fā)貨環(huán)節(jié)審批管理

R 公司應(yīng)促進(jìn)各部門(mén)間信息交流，建立服裝生產(chǎn)信息交流系統(tǒng)，成品倉(cāng)管理人員準(zhǔn)確記錄商品庫(kù)存信息并及時(shí)分享給與銷(xiāo)售與收款業(yè)務(wù)有關(guān)的業(yè)務(wù)部門(mén)，和銷(xiāo)售與收款業(yè)務(wù)有關(guān)的人員應(yīng)定時(shí)了解公司庫(kù)存商品數(shù)量，在貨物發(fā)出時(shí)保證對(duì)出庫(kù)單進(jìn)行簽字審核并記錄好庫(kù)存量及出庫(kù)量。

首先，品質(zhì)管理人員要重視對(duì)服裝的抽檢工作，確認(rèn)質(zhì)檢員和交驗(yàn)人員的簽章情況。其次，建議R 公司要對(duì)各部門(mén)管理人員的專業(yè)性進(jìn)行考核，讓各部門(mén)管理人員以身作則，規(guī)范履行義務(wù)。最后，為了確保發(fā)運(yùn)憑證與銷(xiāo)售單之間的相關(guān)內(nèi)容一致，信息交流系統(tǒng)可以提供協(xié)助。通過(guò)設(shè)定要求，系統(tǒng)能夠有效地核對(duì)兩者之間的信息，提高企業(yè)生產(chǎn)效率和管理質(zhì)量。

（四）加強(qiáng)應(yīng)收賬款催收方式與回收控制

R 公司為確保貨款及時(shí)回收，應(yīng)將銷(xiāo)售業(yè)務(wù)人員個(gè)人績(jī)效考核和部門(mén)績(jī)效考核以及客戶貨款催收情況列入績(jī)效考核機(jī)制，建立良好的內(nèi)部控制環(huán)境。同時(shí)，R 公司以發(fā)送提示付款通知單的郵件形式并結(jié)合電話催收的方式定期對(duì)客戶進(jìn)行付款提醒，做好提示付款的相關(guān)記錄，上報(bào)給管理層進(jìn)行簽字確認(rèn)。

（五）發(fā)揮內(nèi)部控制監(jiān)督作用

R 公司管理層應(yīng)重視并完善有關(guān)銷(xiāo)售與收款內(nèi)部控制監(jiān)督機(jī)制，提高全員內(nèi)控監(jiān)督意識(shí)，培養(yǎng)長(zhǎng)期發(fā)展需要的內(nèi)控管理專業(yè)人才，開(kāi)放匿名投訴和監(jiān)督渠道，并開(kāi)展獎(jiǎng)懲機(jī)制，促進(jìn)各崗位相互監(jiān)督、相互配合。

結(jié)論

內(nèi)部控制作為企業(yè)管理的核心環(huán)節(jié)，是提升內(nèi)部治理水平的重要手段。本文以R 公司企業(yè)銷(xiāo)售與收款循環(huán)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題為例，提出改進(jìn)建議，旨在明確銷(xiāo)售和收款業(yè)務(wù)為企業(yè)提供了資金來(lái)源渠道，進(jìn)而明確現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部控制制度的完善，能彰顯內(nèi)部治理水平。