寧贊贊

摘 要：新《檔案法》對(duì)檔案管理工作提出更高要求。本文基于新《檔案法》提出數(shù)字化的檔案管理開放要求，結(jié)合檔案館的檔案館數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀，認(rèn)清新形勢(shì)下檔案館開展數(shù)字化管理工作的意義，厘清檔案管理事業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展的必然趨勢(shì)和要求，提出轉(zhuǎn)變檔案管理工作理念、創(chuàng)新人才隊(duì)伍建設(shè)和進(jìn)一步提升檔案管理服務(wù)的現(xiàn)代化水平的具體實(shí)現(xiàn)路徑。

關(guān)鍵詞：新《檔案法》；檔案；數(shù)字化

當(dāng)下，互聯(lián)網(wǎng)+、大數(shù)據(jù)、人工智能、5G等越來越多的高新技術(shù)深入檔案管理等各個(gè)方面，催生檔案管理模式產(chǎn)生新的變化，數(shù)字化管理成為檔案館工作的重要部分[1]。新《檔案法》明確檔案數(shù)字化建設(shè)在檔案工作中的重要地位，檔案館應(yīng)該緊緊依托國家區(qū)域數(shù)字化建設(shè)環(huán)境，增強(qiáng)檔案信息化管理建設(shè)、推動(dòng)檔案資源數(shù)字化、提高數(shù)字化管理效率和水平。

1 檔案館數(shù)字化建設(shè)的重要意義

1.1 新《檔案法》更加明確加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理建設(shè)

新《檔案法》實(shí)施已兩年，為檔案事業(yè)發(fā)展指明了新時(shí)代發(fā)展的方向，突出了依法治檔、依法歸檔的新要求。與原《檔案法》比較，新《檔案法》設(shè)專章“檔案信息化建設(shè)”，提出五點(diǎn)新要求：第一，“三要求”。電子檔案應(yīng)當(dāng)來源可靠、程序規(guī)范、要素合理。第二，“四性檢測”。確保電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性以及安全性。第三，通過安全的網(wǎng)絡(luò)和載體移交檔案館。第四，重要電子檔案要異地備份保管。第五，電子檔案與傳統(tǒng)檔案具有同等效力，可做憑證使用。要推進(jìn)傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化，原件妥善保管，檔案館要負(fù)責(zé)檔案數(shù)字資源的收集、保存以及提供利用，要逐步建設(shè)數(shù)字檔案館，推進(jìn)“檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)”建設(shè)，推動(dòng)檔案數(shù)字資源的跨區(qū)域、跨部門共享利用。

1.2 檔案管理數(shù)字化是促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的必要途徑

1.2.1檔案館數(shù)字化管理體現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、無紙化的突出特點(diǎn)。在海量電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的情況下，需要檔案管理工作進(jìn)一步提高處理能力，強(qiáng)化數(shù)字化檔案資源收集與存儲(chǔ)，改變傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案信息的接收與整理為主的檔案管理方式，有效滿足檔案信息化建設(shè)的整體要求，更好地服務(wù)于檔案館的檔案收集、整理、統(tǒng)計(jì)、開發(fā)利用等各項(xiàng)工作[2]。

1.2.2檔案館檔案數(shù)據(jù)總量大、門類廣泛，是領(lǐng)導(dǎo)決策、科學(xué)技術(shù)與項(xiàng)目研究等項(xiàng)工作的重要參考依據(jù)。傳統(tǒng)的檔案工作關(guān)注實(shí)體管理，采取坐等的被動(dòng)式模式。這個(gè)被動(dòng)的模式不僅效率低而且會(huì)造成檔案信息資源的浪費(fèi)。在當(dāng)今數(shù)字化管理模式下，檔案館應(yīng)該利用高效的數(shù)字化優(yōu)勢(shì)，發(fā)揮檔案信息資源的價(jià)值，更好地管好檔案、服務(wù)社會(huì)。

1.2.3檔案數(shù)字化是社會(huì)各方面獲取信息的重要、快捷途徑。隨著新《檔案法》的廣泛宣傳和貫徹落實(shí)，對(duì)我國檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型將產(chǎn)生重要影響。以新修訂檔案法為依據(jù)，大力推進(jìn)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的理論研究與工作實(shí)踐刻不容緩。

1.3 檔案數(shù)字化建設(shè)是社會(huì)和檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求

1.3.1檔案數(shù)字化極大提高檔案管理效能?？偨Y(jié)近幾年來檔案館的檔案建設(shè)管理工作，不難發(fā)現(xiàn)檔案管理越來越信息化、數(shù)字化，在大數(shù)據(jù)、云計(jì)算背景下，檔案管理數(shù)字化的一個(gè)突出優(yōu)勢(shì)就是能夠有效提升檔案管理效率[3]。目前，紙質(zhì)檔案還是檔案的主體。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理既占用大量空間、又需要大量專職人員經(jīng)常在檔案庫房中反復(fù)核實(shí)，勞心還費(fèi)力，調(diào)檔時(shí)間長、勞動(dòng)強(qiáng)度高、效率低。檔案數(shù)字化可以利用數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)來提高檔案接收、整理、分類和利用的效率。

1.3.2將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，能夠快速準(zhǔn)確及時(shí)滿足檔案利用者的要求。因此，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立網(wǎng)絡(luò)化的檔案利用服務(wù)體系，不斷增強(qiáng)檔案信息社會(huì)共享和遠(yuǎn)程服務(wù)功能。統(tǒng)籌檔案利用服務(wù)、政府公開信息服務(wù)和其他公共服務(wù)，開展檔案信息在線檢索、調(diào)閱、傳輸?shù)热袒献?，提供查檔一站式服務(wù)和遠(yuǎn)程服務(wù)，由傳統(tǒng)利用方式向現(xiàn)代利用方式轉(zhuǎn)變，形成面向公眾、便捷高效的檔案信息服務(wù)利用體系[4]，此舉可以大大減輕檔案管理工作者的工作量，有效保護(hù)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。

2 檔案館數(shù)字化管理現(xiàn)狀和問題

2.1 未充分認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性

2.1.1一些檔案館的領(lǐng)導(dǎo)和管理者管理觀念落后，管理模式陳舊。有些檔案工作者只重視傳統(tǒng)檔案管理，沒有跟上檔案建設(shè)的快速發(fā)展，沒有關(guān)注和探索相關(guān)目前最新的數(shù)字化檔案館建設(shè)的信息，忽視學(xué)習(xí)檔案數(shù)字化知識(shí)，檔案管理和數(shù)字化相互分離。檔案管理數(shù)字化建設(shè)是檔案館的一項(xiàng)重要工作，既需要檔案館領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，更需要檔案管理工作者轉(zhuǎn)變思維模式，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式。

2.1.2管理封閉，思想落后。目前仍有部分檔案管理處于封閉狀態(tài)，這源于思想觀念的落后。通過了解得知，某部分檔案館的檔案管理工作者認(rèn)為：檔案管理無非就是檔案的日常收集、整理和保管等工作，傳統(tǒng)的工作模式足夠應(yīng)付的過來，數(shù)字化的檔案管理建設(shè)是沒有必要的，因此在踐行數(shù)字化檔案管理工作時(shí)出現(xiàn)走形式的現(xiàn)象。

2.2 檔案數(shù)字化管理設(shè)施不完善

一些檔案館在網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)方面投入力度還是比較大的，在數(shù)據(jù)庫建設(shè)、防火墻、網(wǎng)站、軟硬件方面舍得投入，為數(shù)字化建設(shè)提供了特定的硬件和軟件支持[5]。但不可否認(rèn)的是，由于我國經(jīng)濟(jì)水平差異比較大，所以還有很多檔案館現(xiàn)階段在檔案數(shù)字化建設(shè)方面投入的力度不足，數(shù)字化建設(shè)水平偏低，達(dá)不到檔案數(shù)字化管理的要求，一度影響檔案數(shù)字化管理建設(shè)工作的開展。

2.3 檔案數(shù)字化建設(shè)制度尚不完善，缺乏實(shí)用性

有些檔案館雖然都加大了檔案數(shù)字化建設(shè)力度，但并沒有制定一套完善的檔案數(shù)字化建設(shè)規(guī)章制度，數(shù)據(jù)管理不規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)化指標(biāo)不明確、相關(guān)工作無章可循，制約檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程。

2.4 檔案數(shù)字化管理專業(yè)人才不足

人才是促進(jìn)檔案館數(shù)字化發(fā)展的關(guān)鍵。許多檔案館的專職管理人員配備不足，有些是兼職人員來參與此項(xiàng)工作，不能全身心進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)。檔案管理人員普遍存在所學(xué)專業(yè)不對(duì)口，又缺乏專業(yè)培訓(xùn)，沒有掌握檔案數(shù)字化的知識(shí)和相關(guān)技能。由此可見，高素質(zhì)的檔案信息化管理人才是制約檔案館數(shù)字化發(fā)展的重要因素之一。

3 進(jìn)一步加強(qiáng)和完善檔案館數(shù)字化建設(shè)

新《檔案法》為檔案信息化建設(shè)、檔案館數(shù)字化建設(shè)提供了有力的法律法規(guī)支持。從國家層面提出由國家推進(jìn)“檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)”的建設(shè)，推動(dòng)檔案館數(shù)字資源庫建設(shè)與利用。在新形勢(shì)下，各級(jí)檔案館可以應(yīng)用信息技術(shù)，探索構(gòu)建高度自動(dòng)化的檔案管理系統(tǒng)、開發(fā)具有實(shí)用性的功能模塊，優(yōu)化工作流程，完善配套制度體系，推動(dòng)數(shù)字檔案資源的共建共享[6]，可以全方位、多層次、多角度地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

3.1 加快轉(zhuǎn)變檔案管理工作理念，推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)

3.1.1轉(zhuǎn)變理念是做好檔案數(shù)字化建設(shè)工作前提。檔案管理工作人員理念要與時(shí)俱進(jìn)，管理理念落后是阻礙檔案館數(shù)字化建設(shè)的一個(gè)重要因素。在各級(jí)檔案館，普遍存在人員接受新事物、新方法較慢，習(xí)慣于傳統(tǒng)思維和傳統(tǒng)管理模式，服務(wù)意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)等問題。沒有真正做到以人為本，真正把檔案數(shù)字化管理工作和服務(wù)社會(huì)相結(jié)合。因此，對(duì)高層的管理工作者而言，應(yīng)在培訓(xùn)檔案管理工作者的知識(shí)和技能上下功夫，強(qiáng)化他們的管理理念和服務(wù)意識(shí)，幫助管理人員不斷提升對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，提升他們的專業(yè)技能和服務(wù)理念，進(jìn)一步推進(jìn)檔案的數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程。

3.1.2轉(zhuǎn)變理念、更新管理模式是加快檔案館數(shù)字化建設(shè)的根本保證。推進(jìn)數(shù)字化檔案建設(shè)，必須實(shí)現(xiàn)檔案管理工作人員的理念轉(zhuǎn)變，同時(shí)要具有和掌握業(yè)務(wù)一體化管理的理念與模式。要利用新技術(shù)，建立閉環(huán)思維，牢固樹立周期管理理念，將檔案館業(yè)務(wù)工作視為一個(gè)具有完整生命周期的閉環(huán)系統(tǒng)，充分發(fā)揮基礎(chǔ)性作用，從而使得整個(gè)檔案館業(yè)務(wù)工作形成一個(gè)閉環(huán)。

3.2 完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

進(jìn)一步完善檔案部門硬件和軟件設(shè)施建設(shè)，在保證網(wǎng)絡(luò)安全的情況下，信息管理系統(tǒng)有序?qū)崿F(xiàn)端口開放和互聯(lián)互通，逐步實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)背景下的互聯(lián)網(wǎng)+的平臺(tái)共享。檔案館應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，加大檔案館數(shù)字化投入占比，購買軟硬件系統(tǒng)、多項(xiàng)檔案信息化管理設(shè)備以及相關(guān)的配套服務(wù)，完善檔案管理一體化系統(tǒng)，來支持檔案館數(shù)字化工作的建設(shè)和發(fā)展。

3.3 加強(qiáng)檔案館數(shù)字化工作的制度化和規(guī)范化建設(shè)

檔案館數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及范圍廣，需要相關(guān)部門從制度層面給予保障，制定一套切實(shí)可行的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范[7]。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)是對(duì)電子文件的形成、歸檔以及電子檔案信息資源網(wǎng)上傳輸、交換、存儲(chǔ)等方面，制定相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和要求，并指導(dǎo)實(shí)施的過程。這些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范對(duì)于明確崗位職責(zé)，確保各個(gè)環(huán)節(jié)工作開展的規(guī)范性，具有重要意義。新《檔案法》是開展檔案數(shù)字化建設(shè)工作的首要依據(jù)，在此框架下，各大檔案館要以本單位的實(shí)際發(fā)展情況為切入點(diǎn)，加快檔案信息資源管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定和推行，主要包括管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)以及技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)[8]。

3.4 創(chuàng)新人才隊(duì)伍建設(shè)，提升專業(yè)人員水平

檔案專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)是新時(shí)期檔案工作的重要保障，建立一支素質(zhì)過硬、業(yè)務(wù)精湛、知識(shí)全面、服務(wù)高效的隊(duì)伍至關(guān)重要。高素質(zhì)的檔案專業(yè)技術(shù)人才不僅要具備過硬的專業(yè)檔案管理知識(shí)和技能，還應(yīng)具備一定的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和法律等知識(shí)。各大檔案管理部門應(yīng)從整體提高檔案數(shù)字化管理水平的角度，考慮人才隊(duì)伍的建立。做好頂層規(guī)劃，統(tǒng)籌規(guī)劃好各類人才隊(duì)伍的建設(shè)，加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理人才隊(duì)伍的培養(yǎng)，通過引進(jìn)、培養(yǎng)等多種方式解決人才短缺的問題。在檔案數(shù)字化專業(yè)人才引進(jìn)方面，要明確選人的素質(zhì)和能力標(biāo)準(zhǔn)，盡可能細(xì)化選人細(xì)則，選擇具有較豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)或背景，以及具有較高計(jì)算機(jī)專業(yè)技能的人才。在人才培養(yǎng)方面，檔案館可以鼓勵(lì)檔案工作者積極參加專業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn)、專業(yè)檔案信息化課程、講座等活動(dòng)，提升自己的檔案知識(shí)技能儲(chǔ)備。

3.5 統(tǒng)籌推進(jìn)查詢專業(yè)服務(wù)平臺(tái)建設(shè)

依據(jù)《檔案法》第四十一條：“國家推進(jìn)檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，推動(dòng)檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用?！比珖鴻n案查詢利用服務(wù)平臺(tái)作為國家近年來的重點(diǎn)項(xiàng)目，在2019年建成啟動(dòng)至今已具備基本的接入條件。各級(jí)各類檔案館（室）應(yīng)重點(diǎn)思考如何與該平臺(tái)接軌，實(shí)現(xiàn)全國的檔案查詢轉(zhuǎn)移服務(wù)。首先，主動(dòng)對(duì)接全國檔案查詢利用服務(wù)平臺(tái)，共享檔案資源，實(shí)現(xiàn)全國范圍內(nèi)的網(wǎng)上查檔。其次，建立檔案查詢服務(wù)APP，并與政務(wù)服務(wù)平臺(tái)對(duì)接，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)開展云檔案服務(wù)[9]。最后，大力推進(jìn)專業(yè)目錄和數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。新《檔案法》規(guī)定：“檔案館應(yīng)當(dāng)通過其網(wǎng)站或者其他方式定期公布開放檔案的目錄?！遍_展專題目錄和數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，貫徹落實(shí)這一規(guī)定，應(yīng)重點(diǎn)考慮在保證安全性和標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上，擴(kuò)大其可擴(kuò)展性和公共服務(wù)性，提高檔案服務(wù)的效果，提升檔案的利用效率。

結(jié)語

隨著“數(shù)字中國”工程的持續(xù)推薦，檔案館檔案工作也發(fā)生深刻的變化。檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是我國檔案工作的內(nèi)在需求，也是檔案部門迎來的重要機(jī)遇和挑戰(zhàn)。因此，各地檔案館（室）應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，結(jié)合新《檔案法》宣貫、切實(shí)落實(shí)好《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》的要求，針對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)工作出現(xiàn)的問題，將檔案數(shù)字化建設(shè)立足實(shí)際，統(tǒng)籌規(guī)劃，循序漸進(jìn)，快速實(shí)現(xiàn)檔案館數(shù)字化建設(shè)，將更有利于檔案資源的高效合理利用，推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作持續(xù)有效發(fā)展，為社會(huì)提供更優(yōu)質(zhì)、更個(gè)性化的服務(wù)[10]。

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（作者單位：靖宇縣交通運(yùn)輸綜合行政執(zhí)法大隊(duì)；長白朝鮮族自治縣住房管理中心）