秦曉露

（作者單位：國網(wǎng)上海市電力公司）

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的迅速發(fā)展和移動支付方式的普及，傳統(tǒng)的紙質發(fā)票逐漸無法滿足財務管理工作的需求。為適應社會經(jīng)濟的發(fā)展趨勢，越來越多的企業(yè)開始進行數(shù)字化轉型，并采用電子發(fā)票來替代傳統(tǒng)的紙質發(fā)票，以提升財務管理工作效率。通過引入電子發(fā)票管理系統(tǒng)，企業(yè)實現(xiàn)了自動化數(shù)據(jù)錄入和實時數(shù)據(jù)更新，電子發(fā)票為企業(yè)提供了更加高效便捷的財務管理方式?？梢?，電子發(fā)票作為一種替代傳統(tǒng)紙質發(fā)票的數(shù)字化解決方案，具有優(yōu)化和提升財務管理工作效率的功能。

一、電子發(fā)票概述

（一）電子發(fā)票定義與電子發(fā)票管理系統(tǒng)功能

電子發(fā)票是指通過電子發(fā)票管理系統(tǒng)以電子形式開具、傳遞和存儲的財務憑證，是推動企業(yè)財務管理數(shù)字化轉型的重要部分。電子發(fā)票管理系統(tǒng)具有較多現(xiàn)代應用功能，能夠更好地適應現(xiàn)代企業(yè)財務管理模式，具體如下：

1.自動生成和錄入

電子發(fā)票管理系統(tǒng)具有自動化結算與支付的功能，通過集成企業(yè)的財務管理系統(tǒng)和支付系統(tǒng)，進行自動化的財務結算[1]。電子發(fā)票管理系統(tǒng)通過集成企業(yè)內部的銷售訂單、銷售合同等信息，根據(jù)銷售數(shù)據(jù)、價格協(xié)議和相關稅務規(guī)定，以數(shù)字化形式自動生成符合財務和稅務要求的電子發(fā)票并錄入發(fā)票信息。只要發(fā)票得到核準，電子發(fā)票管理系統(tǒng)就會自動生成付款申請單，并自動轉入供應商的賬戶，由財務管理系統(tǒng)發(fā)起支付處理申請。

2.實時核驗和審批

電子發(fā)票管理系統(tǒng)可以進行實時的發(fā)票核驗和審批流程。在開具電子發(fā)票的過程中，電子發(fā)票管理系統(tǒng)會通過檢查發(fā)票號碼、銷售方和購買方的納稅人識別號等信息是否一致的方式自動驗證發(fā)票的準確性、合法性和完整性；通過設定特定金額、特定供應商信息或其他規(guī)則，調整核驗及審批流程，使審批人員在確保發(fā)票真實性的基礎上進行發(fā)票審批，以有效防止虛假開具發(fā)票的違規(guī)操作。

3.多元傳遞和存儲

在開具電子發(fā)票的過程中，電子發(fā)票管理系統(tǒng)具有多元傳遞與存儲功能，通過電子郵件、電子信息交換、移動應用程序和云存儲等方式，實現(xiàn)數(shù)字化發(fā)票信息的快速、安全和便捷傳遞[2]。同時，電子發(fā)票可以電子文檔的形式存儲在計算機、服務器或云端平臺上，且電子發(fā)票本身具有高效的檢索和管理功能。因此，企業(yè)可以利用電子發(fā)票管理系統(tǒng)，通過關鍵詞檢索、篩選和排序電子發(fā)票信息來跟蹤電子發(fā)票的歷史記錄和狀態(tài)變更。

（二）電子發(fā)票在財務管理中的應用特點

在財務管理中，電子發(fā)票相較傳統(tǒng)紙質發(fā)票具有多種應用特點。首先，電子發(fā)票具有開具、傳遞、存儲便捷的特點。與紙質發(fā)票相比，電子發(fā)票可以通過電子郵件、電子數(shù)據(jù)交換（Electronic Data Interchange,EDI）等方式進行信息數(shù)據(jù)傳遞，無須依賴傳統(tǒng)的紙張和物流運輸環(huán)節(jié)，在較大程度上減少了相關資金成本、時間成本與人力資源成本，還降低了工作人員出現(xiàn)誤操作的可能性[3]。同時，電子發(fā)票能夠以電子文檔的形式存儲在計算機或云端平臺上，財務管理人員可以隨時在系統(tǒng)中查找并復制需要的發(fā)票信息，確認資產(chǎn)處置收入費用明細，由此實現(xiàn)更加快速地檢索發(fā)票信息并進行高效管理，從而提高財務管理工作的效率和便利性。其次，電子發(fā)票具有高準確性與可追溯性的應用特點。電子發(fā)票是通過電子發(fā)票管理系統(tǒng)自動生成和處理的，通過系統(tǒng)算法與數(shù)據(jù)處理技術，有效避免了手動錄入的風險操作[4]。在應用過程中，電子發(fā)票與供應商所產(chǎn)生的關鍵信息實時匹配，確保了財務數(shù)據(jù)的準確性和一致性。最后，電子發(fā)票具有實時跟蹤和可視化監(jiān)控的應用特征。通過電子發(fā)票管理系統(tǒng)，企業(yè)可以實時了解發(fā)票的開具、送達和支付狀態(tài)，并及時獲取發(fā)票上的重要財務信息，對于資金流轉和財務分析具有重要意義。

二、財務管理工作中電子發(fā)票的實際應用

（一）優(yōu)化電子發(fā)票管理系統(tǒng)配置，精準對接財務管理系統(tǒng)

為從根本上提升財務管理工作效率，企業(yè)需要確定符合自身財務管理需求的電子發(fā)票管理系統(tǒng)。在選擇電子發(fā)票管理系統(tǒng)時，企業(yè)需要重點考慮系統(tǒng)的功能和易用性等要素，以確保系統(tǒng)具備開具、驗真、管理、查詢和報表等核心功能，并能夠支持各種發(fā)票類型和相關業(yè)務流程[5]。在設計電子發(fā)票管理系統(tǒng)操作界面時，企業(yè)應遵循簡潔設計和清晰邏輯的原則，這樣不僅可以降低員工培訓成本和系統(tǒng)使用難度，還可以讓財務管理人員更高效地上手操作。在確定符合企業(yè)需求的電子發(fā)票管理系統(tǒng)之后，企業(yè)需要對電子發(fā)票管理系統(tǒng)進行優(yōu)化部署，具體措施如下：

首先，企業(yè)需要按照國家稅務總局提供的安裝指南，在企業(yè)服務器上安裝電子發(fā)票管理系統(tǒng)軟件，并根據(jù)企業(yè)規(guī)模和使用量預估進行服務器配置，以保證電子發(fā)票管理系統(tǒng)穩(wěn)定運行。其次，在完成電子發(fā)票管理系統(tǒng)配置后，企業(yè)需要將電子發(fā)票管理系統(tǒng)與已有的財務管理系統(tǒng)進行無縫銜接，確保電子發(fā)票管理系統(tǒng)與財務管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)交互暢通，以此實現(xiàn)發(fā)票信息的即時更新和同步傳輸。最后，企業(yè)需要進行有效的數(shù)據(jù)驗證和匹配工作，確保電子發(fā)票中的關鍵數(shù)據(jù)（如發(fā)票號碼、金額、稅額等）與財務管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)一致，以便財務管理人員通過電子發(fā)票獲取關鍵的財務指標，并生成可靠準確的財務分析報告和財務報表。通過以上優(yōu)化措施，企業(yè)可以實現(xiàn)高效的發(fā)票管理和財務流程優(yōu)化，進而提升財務管理工作效率。

（二）強化發(fā)票開具與驗真環(huán)節(jié)，確保財務管理工作中發(fā)票信息的準確性

在開具電子發(fā)票之前，企業(yè)需要開展必要的發(fā)票審核和確認工作，以確保電子發(fā)票的準確性和合規(guī)性。財務管理人員需要根據(jù)業(yè)務需求和相關稅務規(guī)定，選擇合適的電子發(fā)票類型，按照規(guī)定確認和審核電子發(fā)票的主體信息，包括銷售方和購買方的名稱、納稅人識別號、地址電話等。同時，企業(yè)還要確認電子發(fā)票的商品或服務明細，包括名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額等。在接收到電子發(fā)票時，企業(yè)需要進行發(fā)票驗真，以確保電子發(fā)票真實有效。

在財務管理工作中，企業(yè)可以通過檢查發(fā)票號碼來驗證電子發(fā)票的唯一識別信息，從而確認電子發(fā)票信息的準確性。同時，核對發(fā)票金額、稅額與業(yè)務交易金額是否相符，以避免財務風險發(fā)生。此外，為確保接收到的電子發(fā)票真實有效，避免出現(xiàn)偽造或篡改風險，企業(yè)需要使用電子發(fā)票管理系統(tǒng)中的驗真功能，輸入發(fā)票號碼等信息進行驗證。

通過以上措施，企業(yè)不僅可以確保財務管理工作中電子發(fā)票的準確性和合規(guī)性，還可以規(guī)避財務風險，從而提升財務管理工作的可靠性和整體效率。

三、在財務管理工作中應用電子發(fā)票的策略

基于上述分析，為優(yōu)化企業(yè)財務管理，接下來就電子發(fā)票在企業(yè)財務管理中應用的策略進行探究。

（一）搭建配套的財務管理系統(tǒng)

互聯(lián)網(wǎng)背景下，企業(yè)應結合電子發(fā)票特性，積極健全相關配套設施和制度，搭建與電子發(fā)票配套的財務管理系統(tǒng)，如報銷信息自動采集與真?zhèn)魏蓑炏到y(tǒng)等。首先，企業(yè)應設立專門的財務系統(tǒng)管理崗位，由專業(yè)技術人員負責財務管理系統(tǒng)的維護與管理工作，確保財務管理系統(tǒng)正常運行。其次，企業(yè)需要制定科學可行的在線報銷制度，落實電子發(fā)票實名制度，要求報賬人員進入財務在線預約平臺，提交電子發(fā)票信息，選擇發(fā)票進行預約報銷。再次，企業(yè)可以將財務管理系統(tǒng)與企業(yè)內部系統(tǒng)進行對接，使財務人員能夠直接獲取員工報銷所涉及的電子發(fā)票數(shù)據(jù)，不需要手動錄入，既減少人為操作帶來的風險，確保電子發(fā)票的合法性和準確性，又節(jié)省時間和勞動成本。最后，財務管理系統(tǒng)需要具備可視化的財務數(shù)據(jù)分析功能，以幫助企業(yè)對財務情況進行更加全面和深入的分析。通過該系統(tǒng)，財務人員可以快速生成財務報表，進行財務指標分析和比較，并及時獲得財務決策所需的數(shù)據(jù)支持，這對企業(yè)的財務決策和戰(zhàn)略規(guī)劃具有重要意義。未來，企業(yè)可以考慮將財務管理系統(tǒng)與其他企業(yè)資源管理系統(tǒng)進行集成，實現(xiàn)信息的共享和協(xié)同。例如，將財務數(shù)據(jù)與采購、銷售等流程進行關聯(lián)，可以實現(xiàn)采購成本、銷售收入與財務核算數(shù)據(jù)的自動對接，提高財務數(shù)據(jù)的準確性和一致性。

（二）加強財務管理和安全風險防范

電子發(fā)票的應用在企業(yè)財務管理中具有重要戰(zhàn)略意義。為實現(xiàn)優(yōu)化財務管理的目標，企業(yè)除要搭建與電子發(fā)票配套的財務管理系統(tǒng)外，還要加強財務管理和安全風險防范。

首先，企業(yè)應建立健全內部控制制度。內部控制是確保企業(yè)財務活動合規(guī)性和準確性的基礎。企業(yè)應針對電子發(fā)票的應用，在內部控制制度中明確電子發(fā)票的審核、驗真和入賬等程序，并指定負責人對電子發(fā)票進行詳細的檢查和核對，以確保電子發(fā)票的真實性和準確性。

其次，企業(yè)應建立明確的審批流程和責任分工制度，以避免潛在的財務風險。一方面，在電子發(fā)票應用過程中，明確的審批流程能夠保障財務憑證的準確性和合規(guī)性。在建立審批流程時，企業(yè)需要根據(jù)實際情況設置不同審批節(jié)點，并明確各個節(jié)點的權限和審批要求。例如，對電子發(fā)票的初審可以由稅務專員負責，確認電子發(fā)票的真實性和合法性；再由成本專員進行復審，確保電子發(fā)票符合相關法規(guī)和企業(yè)政策；最后由財務主任進行終審，確保最終入賬的電子發(fā)票沒有任何問題。另一方面，責任分工也是財務控制的重要一環(huán)。通過明確各個財務崗位的職責和權限，可以確保每個崗位的工作職責清晰，并有效監(jiān)控財務活動的合規(guī)性。企業(yè)應建立責任分工制度，以明確每個財務崗位的職責和權限，避免人員濫用權限或不當操作而引發(fā)的潛在財務風險。例如，安排專門負責電子發(fā)票審核的員工，確保電子發(fā)票的真實性、準確性和合規(guī)性；安排稅務專員或風控專員，負責對財務活動進行監(jiān)督和審計，以防止?jié)撛陲L險發(fā)生。通過建立明確的審批流程和責任分工制度，企業(yè)可以確保電子發(fā)票審批流程規(guī)范、合規(guī)，財務活動權責清晰、分工明確，從而有效避免潛在的財務風險，提高財務數(shù)據(jù)的可靠性，為企業(yè)決策提供準確的財務依據(jù)。

最后，企業(yè)需要加強對電子發(fā)票的安全管理。電子發(fā)票作為重要的財務憑證，其安全性與數(shù)據(jù)完整性至關重要。為此，企業(yè)應采取合適的加密和備份措施，以防止電子發(fā)票數(shù)據(jù)被泄露和竄改。例如，企業(yè)可以使用高級加密技術和數(shù)字簽名技術來保障電子發(fā)票的機密性和完整性，確保其不被非法訪問或竄改；定期進行數(shù)據(jù)備份和恢復測試，以應對意外情況和技術故障，降低數(shù)據(jù)丟失的風險。

（三）加強企業(yè)財務人員隊伍管理與建設

為提高企業(yè)財務管理效率，加強財務人員隊伍管理與建設至關重要。企業(yè)應通過有效管理財務人員并提高其能力，更好地應用電子發(fā)票。

首先，企業(yè)應注重財務人員的培訓和學習。企業(yè)可以提供相關培訓課程和學習資源，幫助財務人員熟悉和掌握電子發(fā)票管理系統(tǒng)的操作及應用技巧。同時，加強對財務人員財務知識和技能的培訓，包括財務報表分析、成本控制、風險管理等方面的知識。通過持續(xù)的培訓和學習，財務人員能夠不斷提升自身專業(yè)素質，從而更好地適應不斷變化的財務管理環(huán)境。

其次，建立財務人員績效考核制度。該制度應以財務管理的效果和質量為基準，將財務人員的績效與其個人能力、完成的任務和團隊合作等因素掛鉤。通過定期的績效評估，財務人員可以了解自身的表現(xiàn)，并得到針對性的反饋和指導，進而提升自身專業(yè)水平。

再次，建立激勵機制，激發(fā)財務人員的積極性和創(chuàng)造力。企業(yè)可以根據(jù)財務人員的貢獻度和績效水平，及時調整相關薪酬制度、職務晉升通道和其他激勵措施。這樣能夠給予財務人員明確的目標和動力，激發(fā)其更好地投入工作，并推動個人和團隊的進步。

最后，注重團隊合作和知識共享。企業(yè)可以通過定期組織財務人員開展會議和工作交流，促進財務人員彼此之間的溝通和學習；建立內部知識庫或在線平臺，供財務人員分享經(jīng)驗和學習資源，從而形成相互借鑒、共同進步的氛圍。

實施上述措施，可以提高財務人員的專業(yè)素質和應用能力，激發(fā)其積極性和創(chuàng)造力，從而有效應用電子發(fā)票，給企業(yè)財務管理帶來更大的效益。

四、結語

電子發(fā)票在財務管理中的應用，能夠增強財務數(shù)據(jù)的可追溯性和傳輸安全性，使財務信息的處理更加快速和準確，對于企業(yè)財務管理工作的優(yōu)化和效率的提升有著重要作用。本文通過分析電子發(fā)票的概念與應用特點，探究應用電子發(fā)票提升財務管理工作效率的方式，并對電子發(fā)票在企業(yè)財務管理中應用的支撐策略進行探討，能夠幫助企業(yè)有效改善財務管理效果。