摘 要：信息時代為學校檔案事業(yè)的發(fā)展帶來機遇與挑戰(zhàn)，也對檔案編研工作提出了更高要求。由于長期受傳統(tǒng)檔案工作思維定式的影響，很多學校對檔案編研工作的認識不足，無法適應信息時代的檔案利用需求。因此，文章在分析學校檔案編研工作存在問題的基礎上，闡述了加強學校檔案編研工作的原則與途徑，進而提出改進學校檔案編研工作的對策。

關鍵詞：學校檔案；檔案編研；檔案部門

檔案作為見證學校發(fā)展的重要校情校史資料，通過編研能將承載的靜態(tài)信息轉化為動態(tài)資源，更好地實現檔案信息資源的開發(fā)和利用，進一步發(fā)揮檔案的價值作用和服務效應，推動學校檔案事業(yè)的良性發(fā)展。

一、學校檔案編研存在的問題

1.管理機制不健全，編研基礎薄弱

很多學校依然存在“重保管，輕編研”的誤區(qū)，對檔案編研工作的價值認識不足，還停留在檔案接收和保管等按部就班的常規(guī)工作階段，導致編研工作投入的人力和經費等支持嚴重不足，更是缺少檔案編研工作長期、科學和系統(tǒng)的規(guī)劃，致使檔案編研工作開展基礎薄弱。

2.編研力量匱乏，缺乏專業(yè)人才

受學校有限的人力成本規(guī)劃影響，能夠分給檔案工作的教職工數量十分有限，甚至有些學生達數萬人的高校，檔案專職人員只有兩三名，且素質參差不齊，專業(yè)水平有限。在崗的檔案專職人員配置不足，直接導致應付日常繁重的檔案收集、整理和查詢等傳統(tǒng)基礎工作已是力不從心，更無時間、精力和熱情去推動檔案編研工作的深度調研和系統(tǒng)開展。

3.編研形式固化，內容較為單薄

由于長期受傳統(tǒng)檔案工作思維定式的影響，很多學校檔案工作者的觀念意識還停留在“你查我調”的坐等上門被動工作模式，缺乏把“死檔案”轉化為“活資源”的編研意識。很多學校的檔案編研重點還僅僅停留在組織沿革、大事記和部分關鍵數據等靜態(tài)顯性內容的匯編，編研形式固化，內容較為單薄，對檔案信息資源的后續(xù)開發(fā)和利用作用有限，無法為學校建設和發(fā)展提供有效參考。

4.信息化建設滯后，編研手段單一

檔案作為一種信息資源，從傳統(tǒng)的檔案實體管理方式向全面的檔案信息管理和檔案信息服務方向轉變已成為一種必然的趨勢。但是，當前很多學校的檔案信息還停留在傳統(tǒng)人工翻閱，檔案數字化建設還相對滯后，檔案管理系統(tǒng)軟件的開發(fā)使用也尚不普遍，對檔案的計算機輔助管理還局限在目錄級著錄，檔案編研難以將紙質、聲像、照片和口述檔案等整合利用，無法做到完全適應現代信息技術發(fā)展。

5.傳播范圍有限，影響編研效用

檔案編研需要朝著服務型工作的方式改進，堅持為學校發(fā)展服務。檔案編研工作是為檔案提供科學、合理的管理。但實際上，很多學校內部結構較為保守，甚至會抵觸先進的管理模式，檔案編研成果一般僅作為內部資料參考，無法真正做到編研信息共享，難以實現編研成果價值的廣泛利用。

二、加強學校檔案編研工作的原則

1.以服務學校發(fā)展和廣大師生為中心

學校檔案與機關、企業(yè)和事業(yè)單位的檔案工作不同，其最終目的是為學校、教師和學生提供服務，而非直接服務社會。在實踐中，大多數學校也不會將檔案移交給當地綜合檔案館管理，都是獨立建檔、獨立保存。因此，學校檔案工作必須得到領導與師生認可才能充分發(fā)揮作用。換句話說，學校領導與在校師生對檔案編研的認可程度，直接決定了檔案編研的最終質量。在實際編研過程中，學校檔案編研工作必須堅持為師生和學校發(fā)展服務的原則，賦予編研工作主動性和前瞻性，檔案部門需要深入了解學校的階段性發(fā)展目標，并掌握學校的日常工作特點和師生需求，因此，需要事先做好調研工作。

2.主動學習創(chuàng)新，做到編以致用

學校的發(fā)展是循序漸進、與時俱進的過程，每個發(fā)展階段的工作重心都有所不同，這就要求檔案部門不能閉門造車，編研工作必須與學校所在發(fā)展階段的需求相匹配，才能夠滿足師生對檔案編研的期待，更好地為學校高水平建設和發(fā)展服務。信息時代的檔案編研內容和工作模式必須因時而化，編研人員更要主動學習新的理論和技術，更新知識體系，培養(yǎng)和提高創(chuàng)新能力，嘗試新的檔案編研主題與編研形式，滿足各方發(fā)展需求。

3.突破部門局限，尋求協作合力

檔案部門因工作環(huán)境較為封閉，加上學校檔案有較強私密性，編研工作更難以展開。隨著社會發(fā)展，各領域正在逐漸打破信息壁壘，相互聯系、相互滲透。學校檔案部門在開展編研工作過程中，必須不斷打破部門局限性，與學校其他部門展開合作，尋找與師生、綜合檔案館、文化部門溝通協作的機會，利用多元合作借力、借智，集思廣益，推動學校檔案編研工作的持續(xù)進步。

三、加強學校檔案編研工作的途徑

1.鞏固提升傳統(tǒng)編研，發(fā)掘編研新角度

傳統(tǒng)編研形式是從古至今積累下來的最有效的編研形式，受實踐檢驗時間較長，時至今日仍有其存在的意義。傳統(tǒng)編研的載體一般為白紙黑字，在學校表現為“學校大事記”等形式，是記錄學校發(fā)展的重要資料。通過閱讀大事記，能夠快速了解學校的歷史沿革。除此之外，還有些檔案部門會增編“榮譽統(tǒng)計”“職工變動”等編研資料，也能夠有效推動學校的發(fā)展。除了這些優(yōu)點外，傳統(tǒng)檔案編研需要解決內容干癟等問題。隨著學校發(fā)展邁入新階段，檔案部門必須在發(fā)揚優(yōu)勢之外，改革傳統(tǒng)粗放編研形式，編研出更符合現代化需求的檔案。

2.利用信息技術、大數據創(chuàng)新編研選題和渠道

隨著信息技術領域不斷出現突破，大數據成為常用工具，檔案部門編研也獲得了新的渠道，運用現代信息技術開展編研利用是必然趨勢。檔案編研本身就是一項開放性較差的工作，需要由檔案部門自行選題、自行填充內容，這一工作過程甚至不會被師生知曉。檔案部門也無法了解師生對編研的需求和喜好。檔案部門可以建立網站、公眾號，在線上集思廣益，向師生征求編研選題，拉近與師生的關系，取得更好的編研效果。在編研過程中，也可以通過線上平臺獲得師生建議，這種編研能更精準地滿足師生需求，并提高編研工作在校園的反響，有效提高檔案工作質量。

3.拓寬編研成果的傳播

傳統(tǒng)學校檔案編研缺少傳播成果的渠道，大多數情況下只有校領導能夠看到紙質成果，與師生則毫不相干。開辦檔案展覽的學校極其稀少，這些展覽能為師生提供參觀機會，但大多數為大學或高職，小學與普通中學幾乎沒有。在此基礎上，大多數學校沒辦法將檔案編研成果展示給大眾，即便檔案部門創(chuàng)作出高質量的編研成果，也會因為缺少受眾而被塵封，石沉大海后更無法發(fā)揮編研作用。但實際上，現代學校規(guī)模不斷擴大，大多數學校師生總數能達到數千人，甚至有些大規(guī)模學校人數達到數萬，龐大的受眾群體應該被檔案編研工作利用起來。檔案部門可以通過問卷調查選擇適合師生的展覽形式，定期或長期舉辦檔案專題展覽，為師生提供服務，也可以將編研成果放在校園官網、某信公眾號等線上平臺，進一步擴大受眾人數。此外，還可以利用小冊子、多媒體短片、刊物等形式和平臺有效傳播檔案編研成果。

四、改進學校檔案管理的對策

1.爭取學校領導對檔案編研工作的重視

學校建設水平與校領導的管理水平存在直接聯系。在管理學校檔案時，校領導應該提高對檔案部門建設的重視程度，組建專業(yè)人才隊伍，完成檔案管理工作。檔案管理工作人員要根據日常工作情況，找出在編研工作中的漏洞與缺陷，向上級提出整改意見，經校領導確認后，獲取資金等支持，改善檔案部門工作條件，并落實相關編研、管理制度。

2.培養(yǎng)人才，充實檔案部門人力資源

檔案編研對工作人員的專業(yè)性、技術性要求較高，學校檔案編研更是如此。為避免師生隱私被泄露，編研人員需要具備較強的政治素質和職業(yè)道德，還需要系統(tǒng)學習檔案學基本理論，更要深入了解學校的教育理念和辦公特點。也就是說，學校要建立高素質、高水平的檔案編研隊伍，并為檔案部門人才提供更多接受培訓的機會，不斷更新員工觀念，提高員工素質。此外，學?？砂才乓痪€教師參與編研工作，充分發(fā)揮教師對課題業(yè)務的熟悉，參與編研工作，創(chuàng)作出針對性更強的編研成果，以滿足學校發(fā)展需求，為學校后續(xù)教學工作與服務工作提供幫助。

3.拓寬渠道，提高檔案編研服務功能

學校在開展檔案編研工作時，需要格外關注教研檔案，通過加大力度開發(fā)檔案信息資源，進一步強化檔案的服務能力。

（1）匯編文獻，為教學提供參考

學校需要將教學的參考工具與參考資料收集起來，在這一視域下編撰學校歷史沿革、大事記、教研成果、學生錄取與升學信息等專題，為有需求的人員提供更加原始、還原度更高的檔案材料。

（2）以史為鑒，撰寫專題校史

檔案部門需要深入了解學校的學風和人文特點，以此為出發(fā)點記錄學校的起源、變遷、名人和藏品等關鍵信息，通過整合其內部關聯性，用照片、文字等方式將其排列成方便查閱的形式，建立專題校史資料，為后續(xù)發(fā)展和向外界宣傳奠定基礎。

（3）編輯專題，綜合檔案信息

檔案材料原文一般內容復雜，很多文字和圖片對于學校是無意義的，這就需要對內容加以提煉，再按照時間、機構等方式將其重新排列加工，在確保真實的基礎上，將學校的發(fā)展、員工調動等信息整理出來。

（4）撰寫論文，挖掘檔案史料

在分析整合檔案信息的過程中，能夠挖掘出非常多有利于教學管理、現代化改革的信息，這些內容需要被編撰成專業(yè)的論文論著，為學校領導決策、提升工作質量提供參考。

（5）提高編研質量，著眼學校熱點

檔案編研是提高學校知名度、樹立學校社會形象的關鍵步驟。檔案編研人員需要與學校近期宣傳熱點相結合，挖掘檔案內涵，選擇影響力較大、更具代表性的人物和事件。比如，知名校友、教學名師、大型活動和校慶系列等，編撰相關專題，開發(fā)出更具宣傳價值的編研成果。

4.提高信息化水平，為檔案編研提供保障

現階段，大多數機構、企業(yè)的檔案部門開始利用信息技術完成檔案編研工作，學校也應該積極引進新技術和設備設施，提高對檔案信息化改革的重視程度，做到與時俱進，滿足時代要求，投入更多資源和人力完成檔案管理信息化建設，通過先進技術與設備設施，提升學校檔案編研工作的效率與質量。推動檔案信息化建設，不僅需要工作人員收集紙質文件，將其在數字設備上歸檔，還需要通過掃描設備和自動讀取技術完成檔案數字化，為后續(xù)檔案信息編研工作奠定基礎。

5.教職工自覺配合檔案管理工作

為了提高對檔案管理和檔案編研的重視程度，學校要定期開展檔案意識培養(yǎng)活動，制定教育規(guī)劃，給師生、檔案工作人員分析檔案管理工作對學校發(fā)展的影響，并通過制定一系列獎懲激勵機制，提升職工參加檔案編研工作的積極性，提高學校整體對檔案管理工作的重視程度，讓所有員工都能認識到檔案編研的重要性。

6.學校檔案管理應制度化、科學化

為了進一步加大管理學校檔案的力度，為檔案編研提供較好工作環(huán)境，學校應該建立完善的監(jiān)督體系，在歸檔、整理環(huán)節(jié)，使用更加規(guī)范的工作順序。同時，制定評價指標，配合有可行性的管理體系，對工作內容、崗位分類，落實檔案人員責任制度，開展針對性培訓，降低培訓成本，并搭配強有力的管理準則，從制度層面填補檔案管理與編研工作的漏洞。

7.要注意檔案編研的連續(xù)性和完整性

開展現代化檔案編研工作需要投入大量的時間成本，很多學校會選擇積累檔案，但隨著檔案數量逐漸增加，缺少整理的檔案會出現斷層或完整性缺失。而這些檔案直接關系到師生切身利益，因此，必須構建長效管理體系，在管理中規(guī)劃工作方向，提高檢查頻率，避免出現工作漏洞造成檔案斷層，為檔案編研的連續(xù)性與完整性提供保障。

五、結束語

綜上，信息時代的學校檔案編研工作應當轉變工作思路，順應時代發(fā)展趨勢，深入挖掘和呈現檔案背后的故事，做到有編有研，持續(xù)發(fā)揮檔案的“存史、資政、育人”功能價值，助力學校的高水平建設與高質量發(fā)展。

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作者簡介：江婷（1985—），女，漢族，廣東梅州人，碩士研究生，助理館員，研究方向：檔案編研。