趙琳 李超 張舒

摘 要：檔案數(shù)據(jù)是國企數(shù)據(jù)治理的主要對象，隨著國有企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型進入加速期，檔案工作也迎來創(chuàng)新發(fā)展機遇。國企檔案工作應(yīng)以國企數(shù)字化轉(zhuǎn)型為著力點，數(shù)據(jù)要素價值釋放為核心，結(jié)合國企混合制改革的市場背景和政治屬性，重新定位工作重點，并從策略、組織、技術(shù)三層思路實現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化轉(zhuǎn)型；國企檔案工作；檔案數(shù)據(jù)

國有企業(yè)是中國特色社會主義的重要支柱[1]，既是社會經(jīng)濟發(fā)展的引擎，也是政府干預(yù)經(jīng)濟的重要手段[2]。近年來，《關(guān)于加快推進國有企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的通知》《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》等文件相繼發(fā)布，國企亟需實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，以提升管理與服務(wù)效能，通過檔案工作全面數(shù)字化升級應(yīng)對高質(zhì)量數(shù)據(jù)治理和創(chuàng)新思維的挑戰(zhàn)。

國企檔案工作盡管在電子文件歸檔和檔案科技成果轉(zhuǎn)化等方面已取得了較為顯著的成果，但仍存在檔案部門職能定位過時、未能融入企業(yè)日常運營、檔案資源構(gòu)成復(fù)雜及管理困難、檔案價值未被充分利用等問題。如何把握國企數(shù)字化轉(zhuǎn)型與檔案事業(yè)“十四五”發(fā)展規(guī)劃方向，突破國企檔案工作的瓶頸，拓展檔案工作邊界，是本文的重要命題。

一、 國企檔案工作新特征

1. 數(shù)據(jù)資源層面：檔案數(shù)據(jù)是國企的主數(shù)據(jù)

檔案是已經(jīng)結(jié)束使用并存儲歸集、有歷史價值的文件、資料或信息，具有歷史憑證價值和情報信息價值。[3]數(shù)據(jù)通常是用于分析、處理和決策的動態(tài)原始信息。從載體角度來看，有價值的數(shù)據(jù)是檔案的重要來源，檔案是對數(shù)據(jù)更高層次的組織和管理。從價值實現(xiàn)角度來看，基于時效性和價值性，檔案是數(shù)據(jù)要素的重要組成部分。因此，國企數(shù)字化轉(zhuǎn)型對于數(shù)字技術(shù)的運用、賦能經(jīng)營業(yè)務(wù)發(fā)展的需求中，檔案與數(shù)據(jù)將長期并存往復(fù)，形成“檔案數(shù)據(jù)”，即“檔案數(shù)據(jù)化”[4]和“數(shù)據(jù)檔案化”[5]。

主數(shù)據(jù)（Master Data）是指企業(yè)各個信息系統(tǒng)之間高度共享的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，與記錄企業(yè)業(yè)務(wù)活動和交易的數(shù)據(jù)相比，主數(shù)據(jù)相對穩(wěn)定且具有極高的業(yè)務(wù)價值，可跨越各個部門進行重復(fù)利用，是企業(yè)跨部門共享和重復(fù)利用唯一、權(quán)威的基準數(shù)據(jù)來源。[6]從經(jīng)濟屬性來講，國企檔案數(shù)據(jù)反映了企業(yè)的戰(zhàn)略、運營、供應(yīng)鏈等日常管理信息與競爭情報，是國有資產(chǎn)的有效管理工具。從政治屬性來看，國企作為國家意志和政策的具體執(zhí)行者，其檔案數(shù)據(jù)是國家戰(zhàn)略的實施載體，是國企公共職能的履行證明和高度規(guī)范性的體現(xiàn)。隨著國企不斷發(fā)展和社會主義市場經(jīng)濟深入推進，檔案數(shù)據(jù)將成為國企主數(shù)據(jù)。

當前，國企檔案工作還面臨一些問題，如檔案數(shù)據(jù)量大且復(fù)雜，檔案部門設(shè)施設(shè)備不齊全，且尚未制定或更新完善相關(guān)制度，一些國企仍保留手工目錄輸入、利用的方式等。[7]因此，如何優(yōu)質(zhì)高效地采集和更新檔案數(shù)據(jù)，是國企檔案工作在數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的重要命題。

2. 數(shù)據(jù)治理層面：檔案數(shù)據(jù)治理是國企數(shù)據(jù)治理的主要方面

國企數(shù)字化轉(zhuǎn)型緊緊圍繞“技術(shù)”及“價值”兩方面進行數(shù)據(jù)治理，檔案數(shù)據(jù)治理通過技術(shù)手段挖掘數(shù)據(jù)價值，賦能企業(yè)發(fā)展。從路徑和目標來看，檔案數(shù)據(jù)治理與國企數(shù)據(jù)治理是一致的。因此，開展國企數(shù)字化轉(zhuǎn)型下的數(shù)據(jù)治理，可以為“檔案數(shù)據(jù)化”提供技術(shù)支持，為“數(shù)據(jù)檔案化”提供數(shù)據(jù)交換平臺、數(shù)據(jù)標準，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的資源化及要素化整合。

國企檔案數(shù)據(jù)包含了政策性任務(wù)的執(zhí)行記錄、評估報告和相關(guān)政策文件，因此，高效的數(shù)據(jù)治理一定程度上能幫助國企精準理解和應(yīng)對政策負擔。以環(huán)保性政策任務(wù)為例，國企內(nèi)部需要收集和處理包括政策文件、執(zhí)行計劃、執(zhí)行結(jié)果評估報告等在內(nèi)的大量檔案數(shù)據(jù)。通過對這些數(shù)據(jù)的治理和分析，國企可以有針對性地調(diào)整其政策執(zhí)行策略，以降低政策負擔并提高執(zhí)行效率，實現(xiàn)政策目標和商業(yè)目標的有機結(jié)合。

3. 數(shù)據(jù)驅(qū)動層面：檔案資源開發(fā)與知識賦能相統(tǒng)一

筆者將使用DIKW（數(shù)據(jù)—信息—知識—智慧）模型（如圖1），來論證國企數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下檔案利用的發(fā)展方向，DIKW模型是表示知識體系的理論模型，它描述了數(shù)據(jù)、信息、知識、智慧的遞進關(guān)系。[8]在該模型中，通過利用數(shù)據(jù)治理工具，實現(xiàn)國企檔案向檔案數(shù)據(jù)資源與數(shù)據(jù)要素的轉(zhuǎn)化，進而完成檔案信息化演變。

檔案利用與知識賦能在DIKW模型中是一個級聯(lián)的過程，檔案利用是知識賦能的前提。通過對檔案數(shù)據(jù)資源的深入挖掘，能為國企更準確地把握、洞察行業(yè)競爭態(tài)勢提供知識支持，從而優(yōu)化業(yè)務(wù)運營、提升國企公共服務(wù)水平等。在采集、整理、提取和分析檔案數(shù)據(jù)資源的過程中，不僅要使其變得更有組織性和易于解析，以提升國企決策、業(yè)務(wù)改進和信息控制的水平，更要發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)對政策響應(yīng)的引導(dǎo)作用。

但檔案數(shù)據(jù)向知識演變的過程存在一定的瓶頸，由于國企內(nèi)部長期存在“重形式、輕利用” [9]的檔案工作理念，缺乏有效的檔案數(shù)字化工具和平臺，以及統(tǒng)一的標準和規(guī)范，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)完整性、質(zhì)量以及價值釋放存在問題。因此，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)知識賦能是國企數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中在組織、技術(shù)層面的一大挑戰(zhàn)。

二、 數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下國企檔案工作定位

1. 延續(xù)傳統(tǒng)的檔案管理職能

我國《檔案法》明確規(guī)定：反映國有企業(yè)事業(yè)單位主要研發(fā)、建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營和服務(wù)活動，以及維護國有企業(yè)事業(yè)單位權(quán)益和職工權(quán)益的材料應(yīng)當納入歸檔范圍。[10]這一法律規(guī)定明確了我國國企檔案工作必須延續(xù)傳統(tǒng)的檔案管理職能，包括國企各類文件、資料的收集、整理、歸檔、保管和使用，還包括維護國企檔案的完整性、安全性和歷史價值，以確保國企檔案得到合法使用。這要求國企檔案部門不僅要關(guān)注檔案的保管和使用，還要積極配合國家政策，提高國企檔案管理水平，確保檔案數(shù)據(jù)在國企數(shù)字化轉(zhuǎn)型中得到充分利用。

2. 國企競爭情報中心

近年來，壟斷行業(yè)的準入管制放松，民營企業(yè)參與競爭[11]，國企競爭環(huán)境逐漸復(fù)雜。而相較于民營企業(yè)，國企檔案部門有長時間的業(yè)務(wù)積累，且與國家大政方針緊密相關(guān)，對企業(yè)的業(yè)務(wù)和管理有深入的理解和認知，利用好檔案數(shù)據(jù)資源以提供更加具有敏感性和預(yù)見性的競爭情報，將成為國企在新一輪改革中維護自身競爭優(yōu)勢的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

隨著國企數(shù)字化轉(zhuǎn)型推進，檔案數(shù)據(jù)化利用程度加大，信息技術(shù)的使用愈加深入，具有商業(yè)機密性質(zhì)或競爭利用價值的敏感檔案，以及數(shù)據(jù)分析結(jié)果中國企內(nèi)部評估信息，將成為國企競爭情報的重要來源。因此，檔案部門需緊跟數(shù)字化轉(zhuǎn)型的步伐，擴展其服務(wù)領(lǐng)域，深化對多學(xué)科的理解和融合，以更好地服務(wù)于國企發(fā)展目標和國家政策導(dǎo)向。

3. 知識服務(wù)集成中心

隨著數(shù)字化轉(zhuǎn)型進程加快，國企在混改過程中放開行業(yè)準入并破除行政性壟斷[12]，使國企在運營模式、管理方式和政策執(zhí)行等方面需要創(chuàng)新改革，這需要國企在策略制定和執(zhí)行等方面有更為多元化的知識支持。而國企特有的政治屬性使檔案部門在處理檔案數(shù)據(jù)時，能夠在政策解讀、合規(guī)風(fēng)險防控等方面提供更有深度的知識服務(wù)。

國企檔案部門由于管理基礎(chǔ)條件落后，主要是被動地接受和保管各類文件和資料。而隨著國企數(shù)字化轉(zhuǎn)型的推進，檔案部門的工作越來越多地涉及數(shù)據(jù)收集、處理、分析，甚至決策支持等方面。這意味著檔案部門要借助信息化技術(shù)和管理模式集成知識服務(wù)，拓展檔案數(shù)據(jù)的整合范圍、深化國企內(nèi)知識的共享共建，逐漸從單一的檔案管理，轉(zhuǎn)變?yōu)榉e極的知識服務(wù)。

三、 數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下國企檔案工作思路

1. 策略層面：主動融入國企數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作，開展檔案數(shù)據(jù)協(xié)同治理

《國有企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型調(diào)研報告（2022年）》指出：數(shù)字化轉(zhuǎn)型必須首先推進組織和管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。[13]隨著數(shù)字化運營在國企中的重要性日益增強，數(shù)據(jù)治理的角色變得尤為關(guān)鍵，而檔案部門作為國企基礎(chǔ)管理部門和保存企業(yè)歷史文件和信息的重要部門，應(yīng)積極主動融入國企數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作，開展檔案數(shù)據(jù)治理。檔案部門應(yīng)了解國企數(shù)字化轉(zhuǎn)型目標和規(guī)劃，將檔案數(shù)據(jù)治理納入國企數(shù)據(jù)治理的主要部分，尤其是在數(shù)據(jù)分類分級和數(shù)據(jù)共享開放等環(huán)節(jié)，應(yīng)將檔案數(shù)據(jù)元素納入其中。同時，檔案歸檔、鑒定、利用等業(yè)務(wù)與國企數(shù)據(jù)治理工作需要有機結(jié)合，構(gòu)建由國資監(jiān)管機構(gòu)、檔案行政機構(gòu)、國有企業(yè)和政府行政部門等參與的國企檔案監(jiān)督、管理、利用體系。在國企數(shù)據(jù)安全管理框架下，提高檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量、保障數(shù)據(jù)安全，確保數(shù)據(jù)的準確性、一致性、時效性和完整性，推動檔案數(shù)據(jù)在企業(yè)內(nèi)外部的合法流動。

2. 組織層面：成立國企知識服務(wù)專班，延伸檔案管理部門職能

隨著數(shù)字化轉(zhuǎn)型，傳統(tǒng)的檔案管理員已經(jīng)無法承擔數(shù)據(jù)領(lǐng)域的管理與利用。因此建議延伸檔案管理部門職能，在檔案管理部門中成立知識服務(wù)專班，為國企提供檔案管理指導(dǎo)服務(wù)和綜合性人才培養(yǎng)，同時也為國企提供檔案數(shù)字化建設(shè)等方面的技術(shù)支持。具體體現(xiàn)在以下幾方面：

一是解決人員能力不足與培養(yǎng)周期長的難題。在國企混合所有制改革和行業(yè)準入放開的背景下，往往面臨著檔案管理和國企業(yè)務(wù)脫節(jié)的問題，而復(fù)合型人才更是稀缺且培養(yǎng)周期長，因此，國企檔案部門成立知識服務(wù)專班是非常必要的。

專班需要提升國企檔案工作人員檔案管理與信息技術(shù)的綜合能力，培養(yǎng)能串聯(lián)整個國企檔案管理鏈及數(shù)字化管理鏈的全面性人才。服務(wù)團隊應(yīng)針對國企在政策、保密、歷史存檔等方面的特殊需求，提供定制化的檔案數(shù)據(jù)管理模式，以將檔案工作更好地融入國企數(shù)字化業(yè)務(wù)流程中。

二是應(yīng)對復(fù)雜商業(yè)環(huán)境下對各類競爭情報的需求。近年來，國企通過混合所有制改革引入民營資本和競爭因素，導(dǎo)致國企的競爭環(huán)境更加復(fù)雜。在這種情況下，獲得準確的信息對于國企保持競爭力和做出明智決策至關(guān)重要。

知識服務(wù)專班培養(yǎng)出的“檔案+技術(shù)”綜合型人才，能夠靈活地運用各種數(shù)字化工具和技術(shù)，通過對檔案數(shù)據(jù)的挖掘和分析，提供有關(guān)市場、技術(shù)、政策和競爭對手等方面的情報，幫助國企領(lǐng)導(dǎo)層和各業(yè)務(wù)部門做出更為明智的決策。同時，專班應(yīng)提供政策解讀和建議，幫助國企在政策變動下正確應(yīng)對，對接國企與政府的聯(lián)系。

三是實現(xiàn)國企業(yè)務(wù)、技術(shù)、知識的融合。專班人才既要具備檔案與數(shù)字化雙重專業(yè)素養(yǎng)，又要深諳國企運營機制和政策導(dǎo)向，在保證業(yè)務(wù)流程順暢的前提下，通過技術(shù)手段提高業(yè)務(wù)效率，并利用知識管理系統(tǒng)整合國企的知識資源和技術(shù)資源。再利用信息化手段將國企內(nèi)各個部門、各個環(huán)節(jié)和各個系統(tǒng)連接起來，實現(xiàn)與政府部門的互聯(lián)共享，打通企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的各個環(huán)節(jié)，促進業(yè)務(wù)、技術(shù)、知識的融合，提升業(yè)務(wù)效率和企業(yè)績效，實現(xiàn)國企檔案經(jīng)濟價值和社會價值的最大化。

3. 技術(shù)層面：構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)治理及歸集平臺

國企檔案數(shù)據(jù)蘊含重要業(yè)務(wù)信息，具有敏感性，而當前國企檔案數(shù)據(jù)分散存儲在不同的系統(tǒng)和部門[14]，存在存儲方式不統(tǒng)一、查詢困難等問題。為加強檔案數(shù)據(jù)安全性，方便國企在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中高效利用檔案數(shù)據(jù)，基于數(shù)據(jù)驅(qū)動的設(shè)計理念，并結(jié)合API管理、云計算等信息技術(shù)，筆者建立了一套以用戶為中心、全方位考慮國企特征和需求的綜合性平臺（見圖2）。在構(gòu)建這一平臺時，充分考慮了以下幾個關(guān)鍵要素：

用戶體驗：考慮到國企業(yè)務(wù)的多樣性和用戶群體的廣泛性，設(shè)計定制化界面，根據(jù)不同的用戶角色和權(quán)限，提供了各類易于操作的交互方式。

業(yè)務(wù)需求：國企的業(yè)務(wù)范圍廣泛且復(fù)雜，因此平臺開發(fā)了針對檔案數(shù)據(jù)的自動分類、標記、搜索和統(tǒng)計等功能，旨在提高檔案數(shù)據(jù)的管理效率，支持國企的日常運營和決策。

數(shù)據(jù)安全：國企檔案數(shù)據(jù)包含大量敏感信息，其安全性對國企運營和數(shù)據(jù)價值的實現(xiàn)至關(guān)重要。因此，平臺設(shè)立了嚴謹?shù)臄?shù)據(jù)調(diào)用策略和流程，確保數(shù)據(jù)的有效性、完整性和安全性。

技術(shù)前瞻性：國企的業(yè)務(wù)環(huán)境和需求不斷變化，需要平臺具備持續(xù)創(chuàng)新和升級的能力。借助云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能等前沿科技，使平臺具備良好的擴展性和前瞻性。

總的來說，該模型深度適應(yīng)了國企的特點，尤其是業(yè)務(wù)的復(fù)雜性和檔案數(shù)據(jù)的龐大性。它強調(diào)各部門之間的協(xié)作和互動，旨在實現(xiàn)數(shù)據(jù)的全面收集、整理和共享，最終形成一個可用于協(xié)同管理的國企檔案資源綜合數(shù)據(jù)庫。

四、 結(jié)語

國企檔案工作改革迫在眉睫，是國企在數(shù)字社會應(yīng)對當前經(jīng)濟形勢、實現(xiàn)現(xiàn)代化運營和可持續(xù)發(fā)展的必然趨勢。筆者認為檔案數(shù)據(jù)是企業(yè)的主數(shù)據(jù)，檔案數(shù)據(jù)治理是數(shù)據(jù)的主要方面，檔案資源開發(fā)與知識賦能相統(tǒng)一，檔案工作除了傳統(tǒng)檔案職能管理之外，還應(yīng)是企業(yè)競爭情報中心和知識服務(wù)集成中心。在工作思路層面，需從主動融入國企數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作、成立企業(yè)知識服務(wù)專班和構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)歸集平臺三個方面進行研究，以優(yōu)化和提升單位檔案工作服務(wù)質(zhì)量和效率。

*本文系2021年度江蘇省檔案科技項目“以服務(wù)高質(zhì)量發(fā)展為目標的開發(fā)區(qū)檔案數(shù)據(jù)治理研究”（項目編號：2021-4）階段性研究成果。

注釋與參考文獻

[1]劉戒驕.關(guān)于國有企業(yè)存在依據(jù)的新思考[J].經(jīng)濟管理，2016，38（10）：1-13.

[2]黃速建，余菁.國有企業(yè)的性質(zhì)、目標與社會責任[J].中國工業(yè)經(jīng)濟，2006（2）：68-76

[3]任越.從觀念到理論——檔案雙元價值論的演變軌跡研究[J].檔案學(xué)研究，2012（1）：30-34.

[4]周林興，崔云萍.大數(shù)據(jù)視域下檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量控制實現(xiàn)路徑探析[J].檔案學(xué)通訊，2022（3）：39-47

[5]周娟娟，李澤鋒，葉丹云.檔案數(shù)據(jù)長期保存模型構(gòu)建研究[J].北京檔案，2022（10）：10-14.

[6]談錦鋒，王陽飛，梁蕊，等.淺談“兩化”融合背景下企業(yè)的主數(shù)據(jù)管理[J].信息技術(shù)與信息化，2019（5）：209-212.

[7][9]張珍珠.新時代如何提升國企檔案管理工作水平[J].黑龍江檔案，2022（3）：218-220.

[8]中國信息通信研究院.數(shù)據(jù)要素白皮書（2022年）[r/OL].[2023-02-06].http：//www.caict.ac.cn/kxyj/qwfb/ bps/202301/t20230107_413788.htm.

[10]中華人民共和國檔案法[EB/OL].[2022-08-08]. http：//www.npc.gov.cn/npc/c30834/202006/14a5f4f6452a420a97ccf 2d3217f6292.shtml.

[11]陶勇.國企改革軌跡中的邏輯與對策[J].產(chǎn)業(yè)創(chuàng)新研究，2023（8）：4-6.

[12][13]牛福蓮，陳維宣.國有企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型調(diào)研報告（2022）[r].北京：騰訊研究院，2022.

[14]金波，陳堅，李佳男，等.大數(shù)據(jù)時代檔案數(shù)據(jù)資源整合探究[J].檔案與建設(shè)，2022（9）：18-23.