張爽 王璞鈺 吳佳琪 王前

摘 要：文章以蘇北人民醫(yī)院為例，從制度構(gòu)建、團隊建設(shè)、技術(shù)支撐和開放利用等方面總結(jié)了醫(yī)院口述檔案信息資源體系建設(shè)的初步實踐，分析醫(yī)院口述檔案信息資源體系建設(shè)中存在的問題，從而提出了醫(yī)院口述檔案信息資源體系建設(shè)路徑，以此提升醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；口述檔案；信息資源建設(shè)

記錄保存醫(yī)院的歷史口述并形成口述檔案信息資源庫，對醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)提升、醫(yī)療經(jīng)驗傳承、院史檔案研究等具有重要的實踐價值。當(dāng)前國內(nèi)醫(yī)院口述檔案信息資源體系建設(shè)仍處于發(fā)展初期，醫(yī)院口述檔案信息資源體系建設(shè)實踐層面的創(chuàng)新性成果較少，還存在很大的拓展空間。自2019年起，蘇北人民醫(yī)院開展醫(yī)院口述檔案信息資源體系建設(shè)，三年多來已取得一定成果，共采集到26位老專家和80名抗擊新冠肺炎醫(yī)務(wù)人員口述檔案，累積拍攝視頻110小時，轉(zhuǎn)錄文字近50萬字；拍攝有效照片3000余張；征集到珍貴實體檔案200余件。該項目彌補了傳統(tǒng)院史在資源覆蓋、歷史細(xì)節(jié)、故事敘事等方面的不足。

一、 醫(yī)院口述檔案信息資源體系建設(shè)初步實踐

1. 明確制度要求，保證項目順利實施

首先，制定口述檔案項目實施方案。在院黨委和院部的支持下，蘇北人民醫(yī)院成立了口述檔案項目小組，由院辦公室牽頭，綜合檔案室負(fù)責(zé)項目的具體實施。制定蘇北人民醫(yī)院口述檔案項目實施方案和工作計劃，包括采訪目標(biāo)、采訪人員、采訪計劃安排、項目預(yù)期成果等。專門打造醫(yī)院口述訪談室，由醫(yī)院專職檔案員和揚州大學(xué)師生聯(lián)合組成口述訪談工作項目組。其次，編制口述檔案工作流程和規(guī)范。在口述項目正式實施前，項目組多次討論并編寫了《口述檔案采集工作流程》《口述檔案工作規(guī)范》，詳細(xì)規(guī)定了項目進展中各環(huán)節(jié)的要求和標(biāo)準(zhǔn)；編制了《口述檔案受訪人信息登記表》《口述檔案使用授權(quán)書》等文件，規(guī)范口述檔案工作。第三，規(guī)范口述檔案整理和保存方法。每次采訪結(jié)束后項目組成員按照分工第一時間完成文字轉(zhuǎn)錄，將采集到的音視頻、圖片、文字等資料及時整理歸檔。為保證電子資料安全，口述檔案項目所有資料均采用“存1備2”方式存儲，主存儲硬盤作為日常查詢使用，兩套備份硬盤進行異地存儲。

2. 現(xiàn)代化技術(shù)支撐，構(gòu)建口述檔案信息數(shù)據(jù)庫

項目組主要以電子目錄和電子檔案的形式保存醫(yī)院口述檔案資料，定期進行離線備份。2021年起，蘇北人民醫(yī)院綜合檔案室大力推進檔案信息化建設(shè)，更新了“數(shù)字檔案室”檔案管理系統(tǒng)?？谑鰴n案項目組結(jié)合數(shù)字化多媒體、信息數(shù)據(jù)平臺、檔案數(shù)據(jù)庫等，在“數(shù)字檔案室”系統(tǒng)中初步構(gòu)建了“口述檔案”信息資源庫功能模塊，包括：文字、圖像、音頻、視頻、實物等多種資源形式，形成了專門的口述檔案數(shù)據(jù)庫框架，為將來在線保存口述檔案信息資源、構(gòu)建口述檔案信息數(shù)據(jù)庫奠定了基礎(chǔ)。

3. 重視資源開放利用，發(fā)揮口述檔案價值

口述檔案項目組一方面全方位收集、整理、保管醫(yī)院口述檔案史料，并匯編成各種專題檔案匯編，例如《老專家口述檔案匯編》《抗疫醫(yī)務(wù)人員口述檔案匯編》；另一方面也將收集到的醫(yī)院口述檔案史料進行提煉和加工，利用醫(yī)院公眾號、內(nèi)外網(wǎng)等平臺講述醫(yī)院歷史與感人故事，全方位、多角度地向社會各界生動展現(xiàn)了蘇北人民醫(yī)院醫(yī)務(wù)工作者的精神面貌和先進事跡，向社會傳播正能量。項目的階段性成果得到國家檔案局官方網(wǎng)站、人民日報社、《揚州晚報》等各類媒體的宣傳報道。

二、 醫(yī)院口述檔案信息資源體系建設(shè)的問題透視

通過文獻調(diào)研和實地調(diào)查，筆者對江蘇省內(nèi)的醫(yī)院口述檔案信息資源體系建設(shè)現(xiàn)存問題進行了梳理。從實踐層面來看，口述檔案成果仍存在“口述檔案信息資源孤島”問題，即各專家的訪談資料的內(nèi)容之間相互割裂，尚未深入開發(fā)其珍貴的利用價值；從理論層面來看，口述檔案信息資源體系建設(shè)的相關(guān)研究成果極少。筆者結(jié)合蘇北人民醫(yī)院在口述檔案信息資源建設(shè)方面的具體實踐，總結(jié)直接影響醫(yī)院口述檔案信息資源體系建設(shè)質(zhì)量的關(guān)鍵性問題：

1. 制度層面，方案設(shè)計的系統(tǒng)性不足

蘇北人民醫(yī)院綜合檔案室在正式開展醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)前，雖然已設(shè)計了較為細(xì)致的建設(shè)方案，包括口述檔案項目計劃、資源采集方式、資源整理方法、資源管理模式等，但在實踐中發(fā)現(xiàn)，設(shè)計的方案兼顧程度不夠，覆蓋范圍不廣。其一，口述檔案資源采集計劃所涉及的受訪群體較為單一，只涉及醫(yī)院的醫(yī)務(wù)人員，包括醫(yī)生、護士、藥師等，而同樣與醫(yī)院發(fā)展歷史具有緊密關(guān)聯(lián)的病人、志愿者等群體并不包括在內(nèi)，這在一定程度上影響了口述檔案的內(nèi)容質(zhì)量；其二，口述訪談提綱較為籠統(tǒng)，針對不同受訪者未能進行有特色、有差異的提問，這一定程度上影響了訪談內(nèi)容的全面性與針對性，使醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)的系統(tǒng)性有所欠缺；其三，未能針對突發(fā)情況制定預(yù)案，在面對一些突發(fā)情況時往往很難做出及時調(diào)整，例如新冠疫情的出現(xiàn)影響了口述檔案采集計劃正常實施，受訪者由于疫情影響無法及時到線下參與口述訪談，致使口述檔案資源體系建設(shè)進程緩慢。

2. 團隊建設(shè)層面，團隊專業(yè)素質(zhì)偏低

口述檔案信息資源體系建設(shè)是一項涵蓋檔案學(xué)、歷史學(xué)、文獻學(xué)和現(xiàn)代信息科學(xué)等多學(xué)科的工作，其工作團隊的專業(yè)素質(zhì)直接影響工作質(zhì)量。其一，醫(yī)院口述檔案信息資源歸檔工作中，需要利用信息化手段對資源進行整理、評估、錄入等深層次操作，并制定后續(xù)的長期保存計劃。這一階段要求工作人員具備多學(xué)科知識深度與廣度，基本掌握口述訪談技巧、訪談人員歷史背景、多媒體工具的操作技巧以及基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)庫技術(shù)。[1]其二，工作團隊的機制建設(shè)方面還存在不健全、不完善的問題，具體表現(xiàn)為蘇北人民醫(yī)院綜合檔案室僅有3名專職檔案工作人員，而口述檔案信息資源建設(shè)頭緒多、工作量大，需要招募一些檔案相關(guān)專業(yè)在校大學(xué)生協(xié)助開展工作。在醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)中，工作團隊也缺乏動態(tài)的激勵、考核與評估機制。

3. 技術(shù)層面，信息資源庫建設(shè)深度欠缺

蘇北人民醫(yī)院綜合檔案室在進行醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)過程中，利用現(xiàn)有檔案管理信息系統(tǒng)中的模塊化功能，以期構(gòu)建面向開放服務(wù)的醫(yī)院口述檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。建立科學(xué)的口述檔案信息資源元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)是構(gòu)建口述檔案信息資源庫的關(guān)鍵所在。然而在實際操作中還存在一些困難，導(dǎo)致口述檔案信息資源庫建設(shè)處于瓶頸階段。其一，醫(yī)院口述檔案信息資源元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)較難界定。目前，我國應(yīng)用于口述檔案信息資源管理的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)較少，導(dǎo)致綜合檔案室在進行醫(yī)院口述檔案信息資源的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)時，可參照的實例較少。其二，醫(yī)院口述檔案信息資源的相關(guān)概念及屬性的定義尚不完善，且口述檔案信息資源元數(shù)據(jù)整理工作量較大，耗時長，導(dǎo)致蘇北人民醫(yī)院口述檔案信息資源元數(shù)據(jù)加工程度不深，口述檔案信息資源庫建設(shè)有待進一步深入。

4. 開放利用層面，開放權(quán)限和信息系統(tǒng)亟須完善

隨著醫(yī)院口述檔案信息資源庫逐步建立，如何將信息資源最大限度地開放與利用，也是亟待解決的問題。醫(yī)院口述檔案信息資源的開放受到倫理、法律、信息技術(shù)等諸多因素影響。其一，由于國內(nèi)關(guān)于口述檔案倫理問題尚無統(tǒng)一的回答，醫(yī)院口述檔案信息資源所涉及的隱私、敏感歷史等問題也一定程度影響了相關(guān)資源更大范圍的開放和利用。[2]其二，蘇北人民醫(yī)院綜合檔案室根據(jù)前期設(shè)計方案，在現(xiàn)有的“數(shù)字檔案室”管理系統(tǒng)中構(gòu)建了口述檔案信息資源庫基礎(chǔ)框架，僅有口述檔案信息資源目錄信息，系統(tǒng)功能和形式較為單一，無法滿足用戶愈發(fā)精細(xì)化、專業(yè)化、多樣化的需求 。

三、 醫(yī)院口述檔案信息資源體系建設(shè)路徑

1. 明確醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)原則，設(shè)計科學(xué)全面的建設(shè)方案

設(shè)計醫(yī)院口述檔案信息資源的建設(shè)方案前應(yīng)明確建設(shè)原則。一是規(guī)范性，要求建設(shè)中所涉及的所有標(biāo)準(zhǔn)、術(shù)語和規(guī)定符合業(yè)界要求，并形成完整、系統(tǒng)的規(guī)范性手冊。二是可擴展性，要求醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)的每一階段都可根據(jù)需要進行靈活構(gòu)造與擴展，以確保建設(shè)順利進行。三是可持續(xù)性，旨在提升醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)的最大價值，強調(diào)通過不同手段，對資源內(nèi)容進行及時更新與維護。四是開放性，是整個建設(shè)的最終目的，項目組應(yīng)盡可能地開放檔案信息資源，宣傳和弘揚醫(yī)院口述檔案信息資源所蘊含的寶貴精神與文化內(nèi)涵。鑒于上述建設(shè)原則，在制定建設(shè)方案時，應(yīng)參照學(xué)界與業(yè)界的標(biāo)準(zhǔn)，提升方案的科學(xué)性。全面收集醫(yī)務(wù)工作者、患者、醫(yī)院志愿者等各類人群的口述資料，從而保證口述對象由單一逐漸走向多元，提升口述內(nèi)容的全面性和完整性。在建設(shè)工作正式開展前，應(yīng)更加科學(xué)、全面、系統(tǒng)地設(shè)計醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)方案，盡可能做到統(tǒng)籌兼顧，便于操作與應(yīng)用。根據(jù)口述檔案信息資源建設(shè)需要，撰寫配套的應(yīng)用手冊、方案指南和注意事項。

2. 重視團隊建設(shè)機制的完善與健全，提升研究人員總體素質(zhì)

人才是推動醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵所在。為滿足醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)跨領(lǐng)域、跨學(xué)科的需求，人員應(yīng)具備多元的知識面、較強的交叉學(xué)科素養(yǎng)、前沿的醫(yī)學(xué)視野和優(yōu)秀的溝通協(xié)調(diào)能力。首先，增強團隊的專業(yè)素質(zhì)。在醫(yī)院口述檔案信息資源體系建設(shè)準(zhǔn)備階段，一方面組織團隊成員充分查閱、詳細(xì)了解受訪者背景資料，并與受訪者建立良好的信任關(guān)系；另一方面，注重學(xué)習(xí)掌握可能涉及的專業(yè)知識和訪談技巧，關(guān)注國內(nèi)外醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)的實踐案例，總結(jié)歸納其做法，提高專業(yè)素養(yǎng)。其次，改進專業(yè)團隊的工作方式。訪談過程中成員分工協(xié)作，互相檢查補充；定期舉辦學(xué)術(shù)交流會、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等，探索醫(yī)院口述檔案信息資源體系建設(shè)的最佳實踐模式，進一步擴大醫(yī)院口述檔案信息資源體系建設(shè)成果的學(xué)術(shù)水平與社會影響力。

3. 關(guān)注信息技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)性、先進性與適用性，提升醫(yī)院口述檔案資源信息化水平

首先，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化、可行性強、實用性強的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)框架，以統(tǒng)一的資源數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)格式完成醫(yī)院口述檔案資源的內(nèi)容整合和規(guī)范存儲。目前，蘇北人民醫(yī)院依托國家檔案局發(fā)布的《口述歷史電子檔案元數(shù)據(jù)方案》，在國內(nèi)外相關(guān)專業(yè)領(lǐng)域關(guān)于元數(shù)據(jù)的理念和標(biāo)準(zhǔn)的研究基礎(chǔ)上，積極借鑒可用的元數(shù)據(jù)框架，初步構(gòu)建了醫(yī)院口述檔案信息資源的元數(shù)據(jù)方案。元素包括口述者、采集者、校對者、采集時間、采集地點、口述內(nèi)容關(guān)鍵詞、時長、語種、口述資源類型、采集、保管期限、權(quán)限、存儲。其中口述者元素修飾詞包括姓名、民族、性別、籍貫、出生日期、年齡、政治面貌、文化程度、榮譽、科室、方言、著述；采集包括采集設(shè)備、設(shè)備型號；存儲包括在線存址、離線存址。其中方言、校對者、語種、采集、離線存址為可選項。下一步醫(yī)院將通過問卷調(diào)查、專家咨詢等方式對前期初步構(gòu)建的醫(yī)院口述檔案信息資源元數(shù)據(jù)框架進一步論證，不斷優(yōu)化元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，以便醫(yī)院檔案工作人員開展口述檔案元數(shù)據(jù)后續(xù)處理和加工。其次，建設(shè)操作性、實用性較強的口述檔案管理系統(tǒng)，即可實現(xiàn)對口述檔案資源采集、組織、存儲與利用等各環(huán)節(jié)進行全過程管理的一體化信息系統(tǒng)。醫(yī)院可在對口述檔案資源進行綜合分析的基礎(chǔ)上，基于實際的資源管理需求，進一步完善“數(shù)字檔案室”中的“口述檔案”功能模塊，將所收集、整理的口述檔案信息資源存儲其中，并通過標(biāo)準(zhǔn)化的元數(shù)據(jù)框架予以智能化整合，最終實現(xiàn)多種形態(tài)的醫(yī)院口述檔案信息資源全流程管理，包括文字、圖像、錄音等各種資源的檢索以及更深層次的資源開發(fā)與利用。[3]

4. 重視醫(yī)院口述檔案信息資源的開放與利用，加強對外交流合作

要構(gòu)建開放的醫(yī)院口述檔案信息資源平臺，加強醫(yī)院口述檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，從不同視角研究和發(fā)掘用戶的多層次需求，提供針對性、智能化的開放共享服務(wù)，同時應(yīng)重視開放共享中口述檔案信息資源的安全和保密問題。蘇北人民醫(yī)院在醫(yī)院口述檔案信息資源利用方面，發(fā)揮自身優(yōu)勢，在推出《百年濟世》電子書的基礎(chǔ)上，借助各方力量加強與國內(nèi)外媒體、專業(yè)學(xué)術(shù)平臺合作，擴大醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)成果知名度，與口述歷史專家和專業(yè)人員互動交流，進一步提升醫(yī)院口述檔案信息資源體系建設(shè)成果的社會影響力。醫(yī)院也可通過制作紀(jì)錄片、線下陳列展覽等方式，進一步開展口述檔案的宣傳推廣工作，實現(xiàn)口述檔案信息資源的社會效益最大化。

*本文系江蘇省醫(yī)院協(xié)會醫(yī)院管理創(chuàng)新研究課題項目（項目編號：JSYGY-3-2021-622）、揚州市軟科學(xué)課題項目（項目編號：YZ2021213）、蘇北人民醫(yī)院院級課題項目（項目編號：YYGL202006）階段性研究成果。

*通訊作者：王前

注釋與參考文獻

[1]楊康，楊超，朱慶華. 基于社交媒體的突發(fā)公共衛(wèi)生事件公眾信息需求與危機治理研究[J]. 情報理論與實踐，2021（3）：59-68.

[2]黃霄羽，何雅妮.社群口述檔案對成員身份認(rèn)同的作用表現(xiàn)[J]. 北京檔案，2020（4）：4-8.

[3]馮云. 圖書館口述文獻數(shù)字化策略探討[J]. 新世紀(jì)圖書館，2022（3）：39-45.