楊福
本文從ERP系統(tǒng)的發(fā)展進(jìn)程出發(fā),介紹了ERP系統(tǒng)的概念及其分類與應(yīng)用模式。詳細(xì)論述了ERP系統(tǒng)在現(xiàn)代企業(yè)財(cái)務(wù)管理、生產(chǎn)控制、物流管理、銷售管理、人力資源管理等生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中應(yīng)用的優(yōu)勢。 ERP是從MRP發(fā)展而來的新一代集成化管理信息系統(tǒng),它擴(kuò)展了MRP的功能,其核心思想是供應(yīng)鏈管理。它跳出了傳統(tǒng)企業(yè)邊界,從供應(yīng)鏈范圍去優(yōu)化企業(yè)的資源,優(yōu)化現(xiàn)代企業(yè)的運(yùn)行模式,反映了市場對(duì)企業(yè)合理調(diào)配資源的要求。它對(duì)于改善企業(yè)業(yè)務(wù)流程、提高企業(yè)核心競爭力具有重要作用。
隨著ERP系統(tǒng)理論以及應(yīng)用研究的不斷深入,越來越多的現(xiàn)代化企業(yè)也選擇開發(fā)和應(yīng)用ERP系統(tǒng)來提高企業(yè)信息化管理水平。一般來說,企業(yè)的ERP系統(tǒng)主要包括相關(guān)財(cái)會(huì)軟件、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)郵件系統(tǒng)和自動(dòng)化辦公系統(tǒng)等,針對(duì)企業(yè)規(guī)模和不同需求可分為定制模式、外購模式、平臺(tái)型ERP模式、ASP(應(yīng)用服務(wù)商)模式等。
一、ERP系統(tǒng)的概念及相關(guān)信息
(一) ERP系統(tǒng)的概念
ERP是Enterprise Resource Planning(企業(yè)資源計(jì)劃)的縮寫,這個(gè)概念于20世紀(jì)90年代提出,在當(dāng)時(shí)ERP系統(tǒng)被認(rèn)為是MRP系統(tǒng)的進(jìn)化,是企業(yè)管理信息化發(fā)展的必然趨勢。而隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展,現(xiàn)在的ERP系統(tǒng)更被認(rèn)為是一種利用信息技術(shù),融合現(xiàn)代管理思想理念,提高企業(yè)管理信息化水平的綜合性管理軟件平臺(tái)。
(二)ERP系統(tǒng)的分類與應(yīng)用模式
按照ERP系統(tǒng)的適用規(guī)??蓪RP系統(tǒng)分為C/S(客戶機(jī)/服務(wù)器)架構(gòu)和B/S(瀏覽器/服務(wù)器)架構(gòu)兩類。C/S架構(gòu)的ERP系統(tǒng)一般應(yīng)用于企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)使用,保密性更強(qiáng)但使用范圍受限;B/S架構(gòu)的ERP系統(tǒng)不但可以應(yīng)用于企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò),也可以應(yīng)用于互聯(lián)網(wǎng),使用范圍較廣但所面臨的安全風(fēng)險(xiǎn)也較高。
按照ERP系統(tǒng)的應(yīng)用模式,可將ERP系統(tǒng)分為定制模式、外購模式、平臺(tái)型ERP模式、ASP模式等。定制模式是指企業(yè)委托專業(yè)的軟件公司定制ERP系統(tǒng),采用定制模式開發(fā)的ERP系統(tǒng)雖然可以較好地匹配企業(yè)的業(yè)務(wù)模式,但也存在開發(fā)成本較高、開發(fā)周期較長、系統(tǒng)穩(wěn)定性較差等問題。外購模式是指企業(yè)直接向軟件公司購買通用的解決方案,采用外購模式開發(fā)的ERP系統(tǒng)開發(fā)成本和開發(fā)周期較短,但很難滿足企業(yè)的個(gè)性化需求,目前國內(nèi)主流成套ERP系統(tǒng)主要有神州易助ERP、用友U8等。平臺(tái)型ERP模式是指軟件公司向企業(yè)提供一個(gè)ERP系統(tǒng)框架,在此基礎(chǔ)之上根據(jù)企業(yè)的需求,提供個(gè)性化設(shè)計(jì),平臺(tái)型ERP模式兼具了定制模式和外購模式的優(yōu)點(diǎn),既降低了ERP系統(tǒng)的開發(fā)周期也在一定程度上滿足了企業(yè)的個(gè)性化需求。ASP模式是指通過租賃和托管等方式,由第三方公司提供ESP服務(wù),這種模式可以將ESP系統(tǒng)移植于云端,降低了企業(yè)的開發(fā)和維護(hù)成本,但與此同時(shí)也增加了一定安全風(fēng)險(xiǎn),比較適合人員較少、資金有限的中小企業(yè)應(yīng)用。
根據(jù)企業(yè)不同的業(yè)務(wù)流程,ERP可分為物資資源管理(物流)、人力資源管理(人流)、財(cái)務(wù)資源管理(財(cái)流)、信息資源管理(信息流)等多個(gè)模塊,各個(gè)模塊下又可以細(xì)分為會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理、物流管理、采購管理、分銷管理等多個(gè)子模塊,基本能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)主要業(yè)務(wù)流程的全面覆蓋。
二、ERP系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用
(一)ERP系統(tǒng)在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用
ERP系統(tǒng)將多種財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行整合至統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫中,使得財(cái)務(wù)人員能夠在單一數(shù)據(jù)庫中集中統(tǒng)一管理財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),從而減少了財(cái)務(wù)人員的工作量,極大地提高了財(cái)務(wù)人員的工作效率。同時(shí),對(duì)于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中所產(chǎn)生的各類財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),ERP系統(tǒng)也能夠基于相應(yīng)數(shù)據(jù)自動(dòng)生成各類財(cái)務(wù)報(bào)表并進(jìn)行自動(dòng)分析以幫助財(cái)務(wù)人員和管理者更好地了解企業(yè)的財(cái)務(wù)和生產(chǎn)經(jīng)營狀況,輔助管理者進(jìn)行相應(yīng)的生產(chǎn)經(jīng)營決策。
當(dāng)財(cái)務(wù)人員利用ERP系統(tǒng)設(shè)置相應(yīng)的預(yù)算指標(biāo)時(shí),ERP系統(tǒng)可以對(duì)預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控,便于財(cái)務(wù)人員和管理者及時(shí)了解預(yù)算執(zhí)行情況并對(duì)預(yù)算及時(shí)進(jìn)行調(diào)整和控制,從而幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)降本增效。對(duì)于模塊化的ERP系統(tǒng)而言,可根據(jù)企業(yè)需求增加風(fēng)險(xiǎn)和合規(guī)管理模塊,不僅能夠幫助企業(yè)有效識(shí)別、防范和控制可能存在的各類財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),也能夠?qū)ζ髽I(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中可能存在的法律和合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行提示。ERP系統(tǒng)在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用,不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)企業(yè)資金使用情況的全面監(jiān)管,也能提高財(cái)務(wù)人員的工作效率,增強(qiáng)財(cái)務(wù)工作的準(zhǔn)確性,并對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營決策提供了強(qiáng)有力的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支撐。
(二)ERP系統(tǒng)在生產(chǎn)控制中的應(yīng)用
生產(chǎn)控制中應(yīng)用ERP系統(tǒng),可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)對(duì)于生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)成本、物料選擇等多個(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)的有效管控。利用ERP系統(tǒng),企業(yè)可以根據(jù)訂單和庫存等相關(guān)信息,自動(dòng)生成最佳的生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃,從而合理統(tǒng)籌企業(yè)的各類生產(chǎn)資源,最大化地提高生產(chǎn)效率和設(shè)備利用率。在生產(chǎn)過程中,ERP系統(tǒng)不僅能夠及時(shí)統(tǒng)計(jì)并反饋物料的采購、消耗與庫存情況,保障生產(chǎn)活動(dòng)中物料的充足;同時(shí),ERP系統(tǒng)也能夠?qū)ιa(chǎn)過程和產(chǎn)品質(zhì)量檢查過程進(jìn)行全面的監(jiān)控與跟蹤,不僅能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)過程中存在的問題,以保證生產(chǎn)效率和穩(wěn)定性,也能夠幫助企業(yè)及時(shí)發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量問題的根源,迅速采取改進(jìn)措施避免發(fā)生更大的損失。
ERP系統(tǒng)在企業(yè)生產(chǎn)控制中的應(yīng)用,涵蓋了企業(yè)生產(chǎn)計(jì)劃、物料管理、質(zhì)量控制等各個(gè)環(huán)節(jié),不僅可以實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)整個(gè)生產(chǎn)流程的控制和優(yōu)化,也能夠?qū)Ξa(chǎn)品的質(zhì)量和生產(chǎn)成本進(jìn)行把控,從而為企業(yè)降低生產(chǎn)成本、提高生產(chǎn)效率,幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)效益的最大化。
(三)ERP系統(tǒng)在物流管理中的應(yīng)用
物流管理中應(yīng)用ERP系統(tǒng),可以最大化地降低物流成本,提高物流時(shí)效。企業(yè)利用ERP系統(tǒng),可以自動(dòng)處理訂單,從而實(shí)現(xiàn)對(duì)訂單的接收、分配、處理和跟蹤,同時(shí)能夠?qū)崟r(shí)更新并分享訂單的相關(guān)信息,便于相關(guān)人員了解訂單的狀態(tài)和進(jìn)展情況。與此同時(shí),企業(yè)利用ERP系統(tǒng)可以對(duì)物流構(gòu)成和物流活動(dòng)的具體流程進(jìn)行設(shè)計(jì),通過對(duì)企業(yè)不同區(qū)域的產(chǎn)品庫存及需求數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合分析和研判,實(shí)現(xiàn)對(duì)不同區(qū)域之間產(chǎn)品存量的有效調(diào)整以及運(yùn)輸路線的合理規(guī)劃,不僅能夠降低物流運(yùn)輸成本并能夠提高物流運(yùn)輸時(shí)效,也能夠配合RFID、GPS等硬件設(shè)備對(duì)產(chǎn)品的物流狀態(tài)進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤監(jiān)控,保證貨物在物流運(yùn)輸過程中的全程可溯源,這對(duì)于大型跨區(qū)域公司的物流管理來說是非常有用的。
(四)ERP系統(tǒng)在銷售管理中的應(yīng)用
銷售管理中應(yīng)用ERP系統(tǒng),有助于企業(yè)建立科學(xué)、高效的銷售體系,通過對(duì)銷售數(shù)據(jù)的采集與分析,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)產(chǎn)品市場需求和銷售人員業(yè)績水平進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。企業(yè)利用ERP系統(tǒng),可以對(duì)產(chǎn)品的市場占有率和市場需求情況進(jìn)行分析,從而對(duì)管理者提供準(zhǔn)確的銷售預(yù)測和趨勢分析,幫助管理者動(dòng)態(tài)調(diào)整相應(yīng)的銷售策略,并對(duì)產(chǎn)品存量和產(chǎn)品生產(chǎn)過程進(jìn)行動(dòng)態(tài)控制,防止因銷售策略的不當(dāng)導(dǎo)致產(chǎn)品庫存的積壓并保證企業(yè)現(xiàn)金流的穩(wěn)定。
ERP系統(tǒng)也可通過預(yù)設(shè)的銷售指標(biāo)對(duì)銷售人員業(yè)績進(jìn)行綜合評(píng)價(jià),進(jìn)而實(shí)施相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施,提高銷售人員的工作積極性并提高客戶的滿意度。同時(shí),ERP系統(tǒng)也能夠集成CRM(客戶關(guān)系管理)的基本功能,幫助銷售人員更好地與客戶進(jìn)行溝通并提供相應(yīng)服務(wù),銷售人員通過對(duì)客戶歷史交易記錄的查詢和分析,能夠更深入地了解客戶的實(shí)際需求,并為其提供更具有針對(duì)性的個(gè)性化服務(wù),在使客戶滿意的同時(shí)也能夠有效提升自身銷售業(yè)績。
(五)ERP系統(tǒng)在人力資源管理中的應(yīng)用
人力資源管理中應(yīng)用ERP系統(tǒng),可以用于企業(yè)招聘管理、崗位設(shè)置管理、工資核算管理等多項(xiàng)人力資源管理業(yè)務(wù)。通過將員工個(gè)人檔案、薪酬績效等數(shù)據(jù)進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理,極大地減少了相關(guān)人員的工作量,提高了人力資源管理的效率,同時(shí)員工也可登錄系統(tǒng)訪問自己需要的信息,并在相關(guān)授權(quán)的條件下進(jìn)行數(shù)據(jù)的修改和更新。
企業(yè)利用ERP系統(tǒng),可以根據(jù)員工結(jié)構(gòu)層次和自身實(shí)際需求,制定相應(yīng)的招聘和崗位設(shè)置計(jì)劃,并可自動(dòng)生成相關(guān)報(bào)表幫助管理者進(jìn)行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析,不僅能夠有效地降低人力成本,也能夠幫助決策者更科學(xué)和全面地對(duì)人才進(jìn)行評(píng)估,提高人力資源的綜合利用效率。利用ERP系統(tǒng)也可以根據(jù)崗位設(shè)置和員工個(gè)人情況,制定相應(yīng)的培訓(xùn)計(jì)劃,從而針對(duì)企業(yè)發(fā)展和員工個(gè)人發(fā)展的實(shí)際需求,提供個(gè)性化的培訓(xùn)服務(wù),從而提高人員培訓(xùn)的成效。通過預(yù)設(shè)的績效管理指標(biāo)和數(shù)據(jù)的收集與分析,管理者通過ERP系統(tǒng)也能夠第一時(shí)間了解員工工作任務(wù)的完成情況,從而采取相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施,幫助員工更好地完成自身的工作任務(wù),并根據(jù)員工和崗位情況,建立科學(xué)、高效的薪酬管理體系。
三、企業(yè)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用策略
ERP系統(tǒng)作為一種應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)并融合先進(jìn)企業(yè)管理理念的綜合性軟件管理平臺(tái),可以極大地提高現(xiàn)代化企業(yè)的信息化管理水平,助力企業(yè)快速實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。但是由于ERP系統(tǒng)自身的特點(diǎn),并不是所有類型企業(yè)均適用ERP系統(tǒng)。
ERP系統(tǒng)作為一種綜合性管理平臺(tái),雖然能夠提升企業(yè)管理的信息化水平,但是并不是每一個(gè)企業(yè)都需要使用ERP系統(tǒng),企業(yè)可以依據(jù)自身規(guī)模和實(shí)際需求,采用適合于自身發(fā)展的ERP系統(tǒng)應(yīng)用模式并開發(fā)設(shè)計(jì)相關(guān)模塊功能。對(duì)于絕大多數(shù)小微企業(yè)來說,其企業(yè)規(guī)模和業(yè)務(wù)范圍并不需要定制一個(gè)專門的ERP系統(tǒng),外購市場上專業(yè)的ERP系統(tǒng)或者租用基于ASP模式的第三方服務(wù),會(huì)是一個(gè)性價(jià)比極高的選擇。當(dāng)然對(duì)于一些大中型企業(yè)來說,其人員結(jié)構(gòu)復(fù)雜、業(yè)務(wù)范圍較廣、資金實(shí)力雄厚,采用定制模式或者平臺(tái)型ERP模式進(jìn)行ERP系統(tǒng)的開發(fā),不僅能更加匹配企業(yè)的相關(guān)業(yè)務(wù),也具有更高的信息安全性。
不同行業(yè)的業(yè)務(wù)范圍和自身需求不相同,應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際情況開發(fā)相關(guān)的業(yè)務(wù)模塊。通常來講,ERP系統(tǒng)中生產(chǎn)控制模塊、財(cái)務(wù)管理模塊、銷售管理模塊比較通用,人力資源管理模塊更適用于大中型企業(yè),物流管理模塊更適用于跨區(qū)域性公司。例如,對(duì)于一家金融服務(wù)公司來說生產(chǎn)控制模塊、物流管理模塊顯然并不符合自身企業(yè)需求,但涉及金融產(chǎn)品銷售和客戶關(guān)系管理的銷售管理模塊卻非常重要;而對(duì)于一家以生產(chǎn)產(chǎn)品為主的小型工廠,生產(chǎn)控制模塊就明顯比人力資源管理模塊更加重要;而對(duì)于一家物流公司而言,物流管理模塊是其主要業(yè)務(wù)模塊。
企業(yè)應(yīng)用ERP系統(tǒng),還是應(yīng)該結(jié)合自身實(shí)際情況和相關(guān)行業(yè)需求,采用不同的應(yīng)用模式并開發(fā)相關(guān)的業(yè)務(wù)模塊。只有這樣,才能設(shè)計(jì)、開發(fā)出一套與自身相匹配的ERP系統(tǒng),最大化地提高企業(yè)的信息管理水平。
(作者單位:航天宏圖信息技術(shù)股份有限公司)