摘 要：在大數(shù)據(jù)時代背景下，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)具有重要意義，同時，也面臨著許多挑戰(zhàn)。為了實現(xiàn)檔案信息化管理的目標，需要制定相應(yīng)的策略。文章分析了大數(shù)據(jù)時代背景下事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的價值，并根據(jù)當(dāng)前事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀提出了幾點可行性的策略，希望可以為推進事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，促進檔案管理工作的順利開展提供有益參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；事業(yè)單位；檔案信息化

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，信息化建設(shè)已經(jīng)成為現(xiàn)代社會各個領(lǐng)域的重要發(fā)展方向，包括事業(yè)單位檔案管理領(lǐng)域。事業(yè)單位作為社會組織的重要組成部分，其檔案信息的管理和利用對于保障機構(gòu)運行和服務(wù)效能具有重要意義。傳統(tǒng)的手工檔案管理方式已經(jīng)無法滿足信息化時代對于高效、精確和便捷檔案服務(wù)的需求，因此，事業(yè)單位迫切需要制定相應(yīng)的檔案信息化建設(shè)策略。只有通過全面推進檔案信息化管理建設(shè)，才能更好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展需求，事業(yè)單位應(yīng)該對此提高重視。

一、大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的重要價值

1.能夠提高工作效率

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式存在很多弊端，如需要占用大量的空間、檔案查閱速度慢、管理效率低下、容易出現(xiàn)遺失或損壞等問題。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字化檔案管理方式已經(jīng)成為事業(yè)單位檔案管理的重要趨勢。數(shù)字化檔案可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，實現(xiàn)檔案的電子化管理和查詢，與傳統(tǒng)的檔案管理方式與理念相比較，這種方式能達到更高的效率。首先，通過數(shù)字化的方式，檔案管理原本所需要的物理空間有所減少，大幅縮短了檔案查閱的時間，提高了工作效率。其次，數(shù)字化檔案可以在數(shù)據(jù)庫中快速檢索和查詢，快速找到需要的信息，從而加快了工作流程。

2.可以提高檔案管理的安全性

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式存在很大的安全隱患，如檔案易被損壞、遺失或盜竊，這些安全問題可能對事業(yè)單位造成嚴重的損失和影響。在這種情況下，數(shù)字化檔案的出現(xiàn)成為一種重要的檔案管理解決措施。將檔案轉(zhuǎn)化為電子文檔，可以實現(xiàn)檔案的電子化存儲、備份和管理。數(shù)字化檔案可以實現(xiàn)多重備份和加密存儲，以保證檔案信息的安全性和完整性。數(shù)字化檔案的備份還可以通過云存儲或本地存儲等方式實現(xiàn)，確保檔案信息不會因為硬件故障和災(zāi)害等原因而丟失。同時，數(shù)字化檔案的加密存儲可以防止不法分子利用黑客攻擊等方式盜竊檔案信息，從而保護檔案信息的安全。此外，數(shù)字化檔案還可以實現(xiàn)檔案信息的權(quán)限控制和審計追溯，保護檔案信息不被未經(jīng)授權(quán)的人員查看和修改。通過制定完善的檔案管理規(guī)則和權(quán)限控制機制，能夠確保檔案信息的安全性和完整性。

3.可以實現(xiàn)檔案資源共享

傳統(tǒng)的檔案管理方式通常是各個部門或單位獨立管理，檔案資源無法共享，這種方式容易造成資源浪費和信息孤島。通過數(shù)字化的相關(guān)技術(shù)開展檔案管理則能進一步解決當(dāng)前存在的問題，使得檔案資源和信息能夠在不同部門之間共享。信息化的檔案處理方式還能存儲龐大的檔案信息，方便不同部門或單位的共享和使用，通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或互聯(lián)網(wǎng)等方式實現(xiàn)檔案信息的共享和交流。檔案信息的共享可以使得不同部門或單位之間信息互通，從而避免信息孤島，實現(xiàn)信息資源的高效利用。此外，數(shù)字化檔案的共享不僅可以提高信息資源利用效率，還可以避免重復(fù)建設(shè)和浪費，節(jié)約成本。事業(yè)單位通常需要處理大量的檔案信息，傳統(tǒng)的檔案管理方式效率低下，需要大量的人力、物力成本。數(shù)字化檔案的出現(xiàn)能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享和協(xié)同，避免重復(fù)建設(shè)和浪費，提高資源利用效率，節(jié)約成本。數(shù)字化檔案的共享還可以促進跨部門、跨單位合作和交流，加強協(xié)同工作和溝通，提高管理和服務(wù)的質(zhì)量和效率。

4.可以提高檔案信息的可追溯性和透明度

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式存在檔案信息不透明和難以追溯的問題，檔案信息容易被篡改或刪除。數(shù)字化檔案的出現(xiàn)能夠解決這一問題，實現(xiàn)檔案信息可追溯和審計，使得檔案信息更加透明化。通過信息化處理檔案信息，能夠使得人們更加直觀地看到檔案的所有操作信息，包括檔案的創(chuàng)建、修改、查看和刪除等操作記錄。其追溯功能可以追溯檔案信息的來源、處理和保存過程等，從而避免檔案信息被篡改或刪除。數(shù)字化檔案可以通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或互聯(lián)網(wǎng)等方式實現(xiàn)檔案信息的公開和透明，通過設(shè)置權(quán)限，確保檔案信息只被授權(quán)人員查看和使用，能夠加強檔案信息的監(jiān)督和管理，避免信息被篡改或刪除。

二、大數(shù)據(jù)時代背景下事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

1.事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的進展緩慢

由于傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)深入人心，數(shù)字化檔案的推廣和應(yīng)用需要一定的時間和成本。許多事業(yè)單位還停留在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，檔案管理信息化程度較低，缺乏系統(tǒng)化和規(guī)范化?；诖?，事業(yè)單位應(yīng)該注重加快檔案信息化建設(shè)的步伐，促進其朝著數(shù)字化和智能化的方向發(fā)展。

2.檔案信息化建設(shè)的技術(shù)和管理水平存在差距

數(shù)字化檔案的管理需要一定的技術(shù)和管理水平，還要求管理人員能夠具備較高的專業(yè)水平，能夠及時掌握檔案信息的相關(guān)操作，并解決存在的問題。但是，當(dāng)前的現(xiàn)狀是其管理技術(shù)水平較低，缺乏專業(yè)的檔案管理人員，導(dǎo)致信息化檔案管理不能充分發(fā)揮其優(yōu)勢。

3.事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)存在安全問題

事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)面臨著一系列的安全問題。首先，檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化使其更容易受到黑客攻擊和惡意篡改。未經(jīng)適當(dāng)保護的檔案系統(tǒng)可能成為犯罪分子獲取敏感信息的目標，造成信息被泄露和隱私侵犯。其次，信息化建設(shè)中的技術(shù)漏洞和系統(tǒng)缺陷可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)的意外丟失或破壞。例如，硬件故障、軟件錯誤或人為操作失誤等，都可能導(dǎo)致檔案信息的不可恢復(fù)性損失。

4.事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)存在文化和心理障礙

許多事業(yè)單位在信息化檔案管理推廣的過程中還存在文化和心理上的障礙。一方面，很多檔案管理人員已經(jīng)習(xí)慣使用傳統(tǒng)的方式開展工作，缺乏主動學(xué)習(xí)先進技術(shù)，應(yīng)用創(chuàng)新理念的動力；另一方面，信息化檔案管理需要依賴信息技術(shù)，需要檔案管理人員接受新技術(shù)和新知識的培訓(xùn)和教育，這也需要一定的時間和資源。

三、大數(shù)據(jù)時代背景下事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的策略

1.加強檔案信息化建設(shè)的組織和領(lǐng)導(dǎo)

加強檔案信息化建設(shè)的組織和領(lǐng)導(dǎo)是事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和前提，在有效地組織和領(lǐng)導(dǎo)下，才能實現(xiàn)檔案信息化管理的全面推進和應(yīng)用。事業(yè)單位可以從以下幾個方面入手：（1）建立專門的檔案管理部門，主要的工作內(nèi)容為信息化處理檔案、優(yōu)化組織與管理實施。檔案信息化管理機構(gòu)可以由檔案管理部門和信息技術(shù)部門共同組成，也可以獨立設(shè)立檔案信息化管理機構(gòu)，該機構(gòu)應(yīng)該制定檔案信息化管理的規(guī)范和標準，推廣檔案信息化管理的理念和技術(shù)，進一步推動檔案信息化管理的實施和應(yīng)用。（2）制定完善的檔案信息化管理戰(zhàn)略。檔案信息化管理需要得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，并要求領(lǐng)導(dǎo)人員能夠積極參與其中，推進檔案信息化管理的落實。領(lǐng)導(dǎo)要在檔案信息化管理的實施和應(yīng)用過程中提供全方位的支持，包括人力、物力以及財力等方面的支持，確保其能夠順利實施和運營。（3）檔案信息化管理的成功實施需要多部門之間的協(xié)同合作。首先，檔案管理部門需要與信息技術(shù)部門密切合作，以確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性和可靠性。信息技術(shù)部門負責(zé)系統(tǒng)的搭建、網(wǎng)絡(luò)安全和數(shù)據(jù)管理，而檔案管理部門則提供業(yè)務(wù)需求和流程指導(dǎo)，雙方合作可以確保系統(tǒng)能夠滿足檔案管理的實際需求。其次，與其他部門的協(xié)同合作也是至關(guān)重要的，如人力資源部門、財務(wù)部門等。與人力資源部門的合作可以實現(xiàn)檔案無紙化管理和信息共享，與財務(wù)部門的合作可以實現(xiàn)財務(wù)檔案與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)，從而提升數(shù)據(jù)的準確性和綜合利用效益。

2.優(yōu)化檔案信息化管理的技術(shù)和平臺

首先，檔案信息化管理一般依靠先進的技術(shù)和平臺，因為技術(shù)平臺的應(yīng)用可以使得檔案的存儲和檢索等更加數(shù)字化?；诖?，事業(yè)單位應(yīng)該基于云計算、大數(shù)據(jù)以及人工智能等先進技術(shù)，為檔案信息化管理提供良好的外部環(huán)境，構(gòu)建完善的信息系統(tǒng)，具有高效、智能和安全等特點。檔案信息化管理系統(tǒng)能設(shè)置權(quán)限，還能實現(xiàn)審計追溯。其次，檔案信息化管理應(yīng)該依照一定的標準和規(guī)范來實現(xiàn)，使得檔案信息化管理朝著標準化的規(guī)范化的方向發(fā)展。因此，要求事業(yè)單位能夠制定相應(yīng)的管理標準，包括數(shù)字化檔案的格式、存儲方式、檢索方法和保密要求等，為檔案的信息化處理提供科學(xué)的指導(dǎo)方向。當(dāng)然，事業(yè)單位也要重視相關(guān)技術(shù)的研發(fā)，因為實現(xiàn)檔案信息化管理主要依賴先進的技術(shù)和平臺。尤其是對數(shù)字化檔案的掃描技術(shù)、存儲技術(shù)和檢索技術(shù)的研究和開發(fā)，能夠進一步提升信息化檔案管理的技術(shù)水平。

3.加強信息化檔案管理人員的培訓(xùn)和教育

要實現(xiàn)檔案信息化管理就需要專業(yè)的人員，而檔案信息化管理的技術(shù)和方法也需要不斷更新和學(xué)習(xí)，因此，事業(yè)單位應(yīng)該加強檔案信息化管理的人員培訓(xùn)和教育。首先，要建立檔案信息化管理的專業(yè)培訓(xùn)機制，可以由檔案信息化管理的機構(gòu)負責(zé)，也可以由培訓(xùn)機構(gòu)或相關(guān)專業(yè)機構(gòu)提供，培訓(xùn)內(nèi)容除了要包含相關(guān)理念和技術(shù)之外，還應(yīng)該包含檔案信息化管理的標準和安全知識等。在對管理人員開展培訓(xùn)的過程中，實踐教育也是必不可少的，因為理論教育最終要落到實處才能真正發(fā)揮作用。還要通過具體的實踐活動切實提高管理人員的專業(yè)技能，熟悉檔案信息化管理的流程和方法。其次，事業(yè)單位也要注重檔案管理經(jīng)驗的交流和分享，如管理人員之間的交流，或者行業(yè)之間的溝通等，使得管理人員能夠了解到最新的管理技術(shù)與方法。交流的方式也應(yīng)是多樣化的，可以是信息化檔案管理的會議、研討會、論壇等活動。最后，事業(yè)單位也要重視考核評估機制的建立，考核評估機制可以以項目進展、系統(tǒng)運行效果和信息安全等指標為依據(jù)，評估和考核各部門和個人的檔案信息化建設(shè)工作，并根據(jù)評估結(jié)果采取相應(yīng)的激勵或懲罰措施。促使事業(yè)單位各部門充分認識到檔案信息化建設(shè)的重要性，并激發(fā)其積極性和創(chuàng)造性。

4.加強檔案信息化管理的安全保障

在大數(shù)據(jù)時代背景下，安全管理是檔案工作需要解決的一個重要問題。首先，要建立檔案信息化管理的安全保障體系，包括檔案信息化管理的安全策略、安全規(guī)范和安全措施等。其次，采取檔案信息化管理的安全技術(shù)和防范措施。當(dāng)前，管理人員經(jīng)常使用的安全技術(shù)包括防火墻與加密傳輸?shù)?，可以對一些重要的檔案信息設(shè)置權(quán)限，只允許特定的人群查看，并要注意信息的備份處理，使得檔案管理的安全性得到提高。其中，訪問權(quán)限控制主要是通過管理用戶的身份、角色和權(quán)限等信息，提高檔案信息的機密性。訪問權(quán)限控制可以通過密碼、加密卡和生物識別等多種方式實現(xiàn)。當(dāng)然，也要求事業(yè)單位人員能夠具備較強的安全意識和保密意識，遵守檔案信息化管理的安全規(guī)范。同時，培訓(xùn)之余也要定期開展安全審查和評估，使工作人員能夠不斷增強安全意識。最后，事業(yè)單位還要建立檔案信息化管理的應(yīng)急響應(yīng)機制，規(guī)范安全事件的報告和處理流程、應(yīng)急預(yù)案和應(yīng)急演練內(nèi)容等，使得事業(yè)單位中的檔案管理安全事件能夠得到妥善處理。

5.推廣檔案信息化管理的理念和文化

首先，事業(yè)單位檔案信息化管理要想盡快實現(xiàn)，還應(yīng)該注重管理理念的推廣，建立先進的管理文化，以此提高全體員工對信息化管理的認識和積極性，營造積極的信息化文化氛圍。其次，檔案信息化管理的宣傳和推廣可以采用多種方式，可以建立專門網(wǎng)站，通過圖文并茂的形式開展推廣宣傳，在網(wǎng)站上及時發(fā)表一些檔案管理的動態(tài)，以增強檔案信息化管理的認知度和接受度。網(wǎng)站的形式也應(yīng)是多樣化的，如檔案信息化管理平臺、檔案信息化管理的互動交流平臺等。除了通過專門的網(wǎng)站推廣以外，還可以通過實踐活動，加強管理經(jīng)驗的交流和學(xué)習(xí)，從理論和實踐兩個方面提供支持，如組織學(xué)術(shù)會議、管理論壇等。最后，事業(yè)單位還應(yīng)該加強與社會各界的溝通和合作，借助社會資源和力量，推進檔案信息化管理的落實和應(yīng)用。

四、結(jié)束語

總而言之，大數(shù)據(jù)時代背景下事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的策略需要從組織和領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)和平臺、人員培訓(xùn)和教育、安全保障以及文化推廣等多個方面入手。檔案信息化管理不僅能夠提高檔案管理的效率和精確性，還能為事業(yè)單位提供更準確的決策依據(jù)和服務(wù)支持。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和檔案信息化管理的不斷完善，事業(yè)單位將能夠更好地應(yīng)對大數(shù)據(jù)時代的挑戰(zhàn)，實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型和管理創(chuàng)新。

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（作者單位：平陰縣檔案館）

作者簡介：張紅麗（1984—），女，漢族，山東濟南人，本科，檔案館員，研究方向：檔案管理、檔案信息化建設(shè)。