趙向英

摘 要：城市建設(shè)步伐隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展隨之加快，在此形勢(shì)下，城市建設(shè)項(xiàng)目數(shù)量逐年遞增。然而，在城市建設(shè)項(xiàng)目發(fā)展中還存在較多問(wèn)題，如城市建設(shè)檔案管理力度不高，對(duì)城市建設(shè)項(xiàng)目的運(yùn)行和擴(kuò)建產(chǎn)生了不利影響。在此背景下，本文以城建檔案管理為研究核心，探究城建檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀，并提出完善建議，供各部門參考。

關(guān)鍵詞：城建檔案；現(xiàn)狀分析；對(duì)策

城建檔案管理屬于帶有社會(huì)公益特點(diǎn)的項(xiàng)目，人們?cè)絹?lái)越關(guān)注檔案管理工作。據(jù)調(diào)查，在城建檔案管理中，檔案管理人員技能不足、引進(jìn)的檔案設(shè)備設(shè)施相對(duì)陳舊、檔案管理制度不完善等問(wèn)題，都影響了城建檔案管理的效率，因此，加大管理力度，實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展刻不容緩。

一、城建檔案管理意義

1.推進(jìn)城市規(guī)劃建設(shè)

城市規(guī)劃是在原有城市風(fēng)貌基礎(chǔ)上的新建和改造工程，因?qū)嵤┑墓こ添?xiàng)目過(guò)程不可逆，所以，在建設(shè)和規(guī)劃中要以城建檔案數(shù)據(jù)和信息為參照，提升規(guī)劃方案的完整性和科學(xué)性，在保證市民正常生產(chǎn)生活的基礎(chǔ)上進(jìn)行針對(duì)性的建設(shè)。城建檔案管理對(duì)工程項(xiàng)目起著指導(dǎo)和借鑒作用，不但可以推進(jìn)城市規(guī)劃的建設(shè)發(fā)展，對(duì)降低工程造價(jià)、縮短施工周期都有實(shí)際意義。

2.為科學(xué)研究提供數(shù)據(jù)支撐

新時(shí)期，人們更加關(guān)注外部因素對(duì)建筑結(jié)構(gòu)性能的影響，因此，在項(xiàng)目建設(shè)發(fā)展中，除了關(guān)注人身的安全，也要堅(jiān)持以人為本的原則，為居民提供舒適宜人的居住環(huán)境，還要考慮項(xiàng)目工程周期的經(jīng)濟(jì)成本。項(xiàng)目建設(shè)會(huì)對(duì)周邊環(huán)境產(chǎn)生污染，也會(huì)產(chǎn)生噪聲污染，引發(fā)空氣粉塵，對(duì)人類的生存居住環(huán)境產(chǎn)生了破壞。因此，各部門應(yīng)響應(yīng)國(guó)家號(hào)召，大力推廣和應(yīng)用綠色施工技術(shù)，探究經(jīng)濟(jì)型和環(huán)境型綠色建筑。做好城建檔案管理工作，可以參照建筑結(jié)構(gòu)性能結(jié)合檔案數(shù)據(jù)信息，為建設(shè)部門提供數(shù)據(jù)參照，也能保障科研成果的有效性，為推進(jìn)建筑行業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

3.為項(xiàng)目修繕提供依據(jù)

很多早期的建筑已變成了老舊房屋，這些建筑經(jīng)時(shí)間的流逝，內(nèi)部結(jié)構(gòu)構(gòu)件開始老化破損，無(wú)法發(fā)揮原有功能，不但影響居民的人身安全，也不利于社會(huì)城市化的穩(wěn)定發(fā)展。我國(guó)在此形勢(shì)下開展房屋的改造工程，構(gòu)筑管理平臺(tái)，在改造老舊房屋的同時(shí)，為房屋的適用性和耐久性提供數(shù)據(jù)支撐。同時(shí)，在城建檔案管理期間能記錄真實(shí)有效的建筑信息，了解建筑物的結(jié)構(gòu)類型和應(yīng)用年限，以此制定針對(duì)性的改造方案，如可以采取加固防塌等對(duì)策維護(hù)建筑后期的使用。

二、城建檔案管理工作發(fā)展現(xiàn)狀

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和信息技術(shù)的完善，已經(jīng)無(wú)法滿足城市發(fā)展的需求。新時(shí)期，電子檔案的出現(xiàn)可對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的弊端加以改善，但是紙質(zhì)檔案并不會(huì)被完全取代，檔案管理部門要實(shí)現(xiàn)二者的融合，發(fā)揮彼此優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)相互依存和取長(zhǎng)補(bǔ)短。

1.紙質(zhì)檔案管理

紙質(zhì)檔案能對(duì)外提供精準(zhǔn)直觀的建筑項(xiàng)目信息，方便人員查閱，此種性質(zhì)的檔案管理具備唯一性，需要的審批流程和簽字環(huán)節(jié)較多，可以保障文件的真實(shí)性。紙質(zhì)檔案管理雖具有較多優(yōu)勢(shì)，但是在大數(shù)據(jù)時(shí)代，也存在較多問(wèn)題，建筑項(xiàng)目會(huì)涉及大量的數(shù)據(jù)和信息，給紙質(zhì)檔案管理帶來(lái)了難度。城建檔案資料和數(shù)據(jù)日益增多，加大了人工作業(yè)量，傳統(tǒng)的人工管理在工程量不斷增多的形勢(shì)下，容易發(fā)生漏頁(yè)和錯(cuò)錄等現(xiàn)象。再加上紙質(zhì)檔案管理對(duì)存儲(chǔ)空間和環(huán)境要求較高，需要防火防蟲，對(duì)空間規(guī)模有較大的需求，給人員查閱帶來(lái)了不便。城建工程檔案種類多元，工作人員面對(duì)海量的信息無(wú)法清晰分類和存檔，一些檔案彼此交叉，內(nèi)容容易混淆，降低了工作效率，也影響檔案分類管理工作的進(jìn)行。

2.電子檔案管理

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)開始將目光聚焦在互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的建設(shè)上，城建部門也不例外，電子檔案管理對(duì)比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理來(lái)說(shuō)，具備較多優(yōu)勢(shì)，不僅錄入、管理和查詢信息效率較高，還能節(jié)省檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的空間，對(duì)提升檔案管理效率有實(shí)際意義。同時(shí)，在互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)展開檔案?jìng)浞荩軐?shí)現(xiàn)跨區(qū)域檔案信息的存儲(chǔ)，能夠避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)遺漏和檔案丟失等問(wèn)題，不但保障了檔案數(shù)據(jù)信息的完整，也提高了電子檔案管理的力度。在互聯(lián)網(wǎng)信息平臺(tái)，可以實(shí)時(shí)發(fā)布城建信息內(nèi)容，做好宣傳和推廣工作，在為建設(shè)項(xiàng)目提供數(shù)據(jù)支持的同時(shí)，更好地服務(wù)大眾。國(guó)家發(fā)布的文件中也特別強(qiáng)調(diào)要發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，借助電子檔案管理，構(gòu)筑開放的城建檔案管理平臺(tái)，為公眾提供實(shí)時(shí)查閱數(shù)據(jù)的機(jī)會(huì)，以實(shí)現(xiàn)共享檔案信息的目的。但電子檔案管理屬于一把雙刃劍，在提升管理效率的同時(shí)，也存在不少問(wèn)題，如容易受到病毒和黑客的入侵，對(duì)電子檔案信息的安全性和保密性產(chǎn)生威脅，影響檔案信息的唯一性。再加上電子檔案管理對(duì)信息技術(shù)和電子設(shè)備具備較強(qiáng)的依賴性，一旦設(shè)備受損，會(huì)導(dǎo)致電子檔案數(shù)據(jù)的丟失。

三、城建檔案管理存在的問(wèn)題分析

目前，我國(guó)城建檔案管理工作取得了不小的成就，但受到各種因素的影響，導(dǎo)致城建檔案管理工作依舊存在不少問(wèn)題，如各個(gè)地區(qū)發(fā)展差異大，檔案管理發(fā)展不平衡，地區(qū)差異明顯，一些經(jīng)濟(jì)更為發(fā)達(dá)的地區(qū)在城建檔案管理工作上效率也更高。同時(shí)，各地區(qū)發(fā)展呈現(xiàn)多樣性特點(diǎn)，構(gòu)筑的發(fā)展路徑、發(fā)展模式以及發(fā)展思路均有所不同，未設(shè)立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。

1.城建檔案管理意識(shí)相對(duì)薄弱

近些年，各地區(qū)開始將關(guān)注重心集中到城建檔案管理工作上，但依舊有一些基層單位在城建檔案管理上存在意識(shí)薄弱等問(wèn)題，關(guān)注項(xiàng)目建設(shè)，忽略檔案管理，很多人認(rèn)為，城建檔案管理涉及海量的數(shù)據(jù)信息，管理起來(lái)相對(duì)麻煩，不但無(wú)法帶來(lái)政績(jī)，還會(huì)為企業(yè)帶來(lái)較高的成本，在思想和行為上未認(rèn)識(shí)到城建檔案管理的重要性，在工作中缺少責(zé)任感。在施工期間，參建單位因施工流程和任務(wù)繁雜，未重視城建檔案管理工作，會(huì)將建設(shè)重心集中在施工質(zhì)量和資金控制上，等到工程快要竣工驗(yàn)收之時(shí)，才會(huì)安排人力、物力突擊收集整理檔案資料，應(yīng)付各部門的檢驗(yàn)。此種管理模式無(wú)法保障城建檔案工作的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，因數(shù)據(jù)缺乏成套性，也影響日后工程檔案的管理和應(yīng)用。與此同時(shí)，城建部門構(gòu)筑的管理機(jī)制不夠完善，未能結(jié)合大數(shù)據(jù)和信息技術(shù)搭建成熟的管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，在梳理部門人員權(quán)責(zé)和義務(wù)上力度不夠，各部門缺少溝通和交流，信息傳遞具備滯后性，影響了檔案數(shù)據(jù)的完整性。

2.工作人員技能不足，檔案設(shè)備設(shè)施不夠完善

專業(yè)的檔案管理人員是保障檔案管理工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)，據(jù)調(diào)查，我國(guó)缺少專業(yè)的檔案管理人員，甚至一些人員在上崗之前未受到過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，掌握的理論知識(shí)不足，在面對(duì)突發(fā)事件時(shí)無(wú)法發(fā)揮應(yīng)變能力及時(shí)解決問(wèn)題，因技能的不足容易造成歸檔不齊全，案卷不規(guī)范等問(wèn)題，個(gè)別地方的城建檔案管理工作出現(xiàn)了空心化的現(xiàn)象。因城建單位未充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，所以招收的檔案人員綜合素質(zhì)參差不齊，人員招收門檻不高，無(wú)法培養(yǎng)出社會(huì)需要的創(chuàng)新型和復(fù)合型人才。

同時(shí)，引進(jìn)的檔案管理設(shè)備設(shè)施相對(duì)落后。因檔案管理意識(shí)薄弱，各部門在基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施上投放的資金不多，設(shè)備簡(jiǎn)陋，未能引進(jìn)現(xiàn)代化的管理設(shè)備，無(wú)法輔助檔案工作人員完成工作。雖然城建單位會(huì)針對(duì)檔案管理制定制度和標(biāo)準(zhǔn)，但缺少執(zhí)行力度，影響檔案管理工作的規(guī)范性。還有個(gè)別單位在歸檔文件上隨意性較強(qiáng)，未能嚴(yán)格按照規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)來(lái)整理卷宗，導(dǎo)致業(yè)務(wù)容易出現(xiàn)問(wèn)題。

3.數(shù)字化檔案平臺(tái)建設(shè)緩慢

城建檔案管理工作中還存在技術(shù)力量薄弱，經(jīng)費(fèi)不多，基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施落后等問(wèn)題，因技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，也影響了城建檔案信息化建設(shè)的效率。同時(shí)，在城建檔案管理工作中，管理系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)和軟件研發(fā)力度不夠。在新時(shí)期，城建單位應(yīng)借著技術(shù)發(fā)展的東風(fēng)，發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，建設(shè)數(shù)字化檔案平臺(tái)，提升管理效率，但受到經(jīng)費(fèi)較少和信息化人才匱乏的影響，我國(guó)城建單位在數(shù)字化檔案平臺(tái)建設(shè)上相對(duì)緩慢，影響城建檔案管理的有效性。

盡管現(xiàn)階段的城建檔案管理工作已經(jīng)與計(jì)算機(jī)技術(shù)有效的融合，但是還經(jīng)常會(huì)因?yàn)橄嗷ャ暯硬坏轿欢鴮?dǎo)致數(shù)字檔案平臺(tái)建設(shè)呈現(xiàn)十分緩慢的現(xiàn)象。如果不能從根本上改變以往數(shù)字化檔案建設(shè)管理的方式，檔案管理本身的信息轉(zhuǎn)化也就難以順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，嚴(yán)重的會(huì)直接阻礙我國(guó)城建檔案管理工作效能以及優(yōu)勢(shì)的提升。

四、城建檔案管理存在問(wèn)題的對(duì)策研究

1.革新管理思想、完善管理制度

城建單位的管理層要革新傳統(tǒng)的管理理念，了解城建檔案管理的重要性，在內(nèi)部向員工宣傳檔案管理的內(nèi)容和價(jià)值，讓每一位員工能認(rèn)識(shí)到城建檔案管理的作用。管理層應(yīng)鼓勵(lì)工作人員引導(dǎo)他們?cè)跈n案管理中融入創(chuàng)新思維，同時(shí)，管理層要盡可能地爭(zhēng)取資金扶持，為城建檔案管理爭(zhēng)取更多的人力和物力。此外，管理層要正確認(rèn)識(shí)檔案管理存在的問(wèn)題，借鑒其他地區(qū)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)本地區(qū)管理經(jīng)驗(yàn)特點(diǎn)，在此基礎(chǔ)上解決城建檔案管理問(wèn)題。

同時(shí)，要完善城建管理制度。傳統(tǒng)的檔案管理需要經(jīng)過(guò)各部門的審批，耗費(fèi)的人力和物力較多，在發(fā)展中還會(huì)面臨信息被泄露的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)此，建立完善的管理制度至關(guān)重要，要科學(xué)分類工程資料，保留主要文件的審批流程，精簡(jiǎn)非主要文件的審批流程，定期對(duì)檔案管理工作展開檢查和監(jiān)督，避免出現(xiàn)信息泄密和丟失現(xiàn)象，管理層要提升工作人員的保密工作意識(shí)，在檔案管理期間嚴(yán)格落實(shí)保密工作第一負(fù)責(zé)人制度，并定期開展保密自查工作。

不同區(qū)域范圍內(nèi)加強(qiáng)對(duì)城建檔案工作機(jī)構(gòu)的分析，并配置專門的工作人員，這樣就能夠保證城鄉(xiāng)規(guī)劃以及檔案建設(shè)工作的合理開展。通過(guò)對(duì)以往城市檔案管理思想的了解，也應(yīng)該創(chuàng)新并升級(jí)城建檔案管理制度，進(jìn)而更好地在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的應(yīng)用背景下，為電子檔案的接受與收集提供支撐，促進(jìn)我國(guó)城市檔案建設(shè)管理工作的長(zhǎng)久以及穩(wěn)定性發(fā)展。

2.加強(qiáng)人才建設(shè)和定期更新設(shè)備設(shè)施

據(jù)調(diào)查，部分檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)較低，掌握的知識(shí)不夠，一些工作人員缺少培訓(xùn)機(jī)會(huì)，導(dǎo)致理論和實(shí)踐能力不足，再加上各部門人員交流不多，業(yè)務(wù)在發(fā)展中存在信息滯后，流程銜接受阻等問(wèn)題。傳統(tǒng)的管理人員在新時(shí)期已無(wú)法滿足當(dāng)前的工作需求。城建檔案管理工作會(huì)涉及計(jì)算機(jī)、管理和工程等領(lǐng)域，作為管理人員要樹立終身學(xué)習(xí)意識(shí)，在生活和工作中主動(dòng)了解城建檔案業(yè)務(wù)，合理銜接各專業(yè)工作。管理人員也要提升招收檔案工作人員的門檻，定期培訓(xùn)員工，引導(dǎo)員工樹立創(chuàng)新意識(shí)，為培育出復(fù)合型檔案人員保駕護(hù)航。城建單位可以采購(gòu)現(xiàn)代化的軟硬件設(shè)備設(shè)施，采用先進(jìn)智能的檔案管理技術(shù)，進(jìn)一步培養(yǎng)員工的實(shí)踐技能。

城建單位要關(guān)注數(shù)字化設(shè)備設(shè)施的更新，對(duì)內(nèi)引進(jìn)專業(yè)的軟件及設(shè)備設(shè)施，保障其能夠兼容城建檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，并要順應(yīng)城建檔案電子化管理的需求。城建單位要實(shí)現(xiàn)城建檔案工作的電子化發(fā)展，應(yīng)按照重點(diǎn)分批和逐步逐層的原則來(lái)實(shí)施各項(xiàng)工作，在檔案原文電子化發(fā)展基礎(chǔ)上，科學(xué)、合理地展開異地?cái)?shù)據(jù)備份工作，將城建檔案管理的作用充分發(fā)揮出來(lái)，為社會(huì)各界和城市項(xiàng)目規(guī)劃提供精準(zhǔn)的服務(wù)。

3.構(gòu)建城建檔案信息化管理平臺(tái)

第一，擴(kuò)大城建檔案管理信息化應(yīng)用的范疇。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，應(yīng)用的范圍越來(lái)越廣泛，為人們的生產(chǎn)生活提供了便捷。因此，城建部門要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展步伐，將檔案技術(shù)和數(shù)據(jù)資料以電子文件的形式在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)發(fā)布，為外界提供遠(yuǎn)程查閱和檢索功能，并構(gòu)建數(shù)字化和影視化的檔案管理平臺(tái)。

第二，加大檔案信息化建設(shè)的資金投入。政府財(cái)政投入是現(xiàn)階段城建檔案管理資金的主要渠道，因此，檔案部門管理人員可以爭(zhēng)取上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持，爭(zhēng)取多方資金投入，實(shí)現(xiàn)信息化基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的建設(shè)和管理。同時(shí)，部門人員在采購(gòu)設(shè)備設(shè)施時(shí)要參照實(shí)際情況選擇主流產(chǎn)品，選擇的技術(shù)和設(shè)備設(shè)施要適用城建檔案管理實(shí)際情況，避免片面追求最新的技術(shù)和設(shè)備，以免浪費(fèi)資金，通過(guò)此種方式為資源共享提供保障。

第三，發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，信息管理傳統(tǒng)途徑隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展越來(lái)越廣，信息傳播速度也越來(lái)越快。借助現(xiàn)代技術(shù)，以互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)為基礎(chǔ)，推進(jìn)電子檔案管理的信息化發(fā)展。城建檔案管理涉及數(shù)據(jù)眾多，在傳統(tǒng)的管理中，存在分類材料不詳細(xì)和資料文件不全等問(wèn)題，管理人員應(yīng)發(fā)揮先進(jìn)技術(shù)的作用，及時(shí)鑒定檔案數(shù)據(jù)，方便查缺補(bǔ)漏，對(duì)提升檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量也有現(xiàn)實(shí)意義。工作人員要善用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)新服務(wù)模式，為施工單位和工程設(shè)計(jì)部門提供電子檔案庫(kù)中存儲(chǔ)的設(shè)計(jì)構(gòu)圖以及技術(shù)信息，便于工程和施工部門參考。工作人員要注意，在應(yīng)用信息技術(shù)的過(guò)程中，要在不改變傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式情況下，對(duì)文件的查閱權(quán)限進(jìn)行規(guī)定，監(jiān)督網(wǎng)絡(luò)溝通軟件的應(yīng)用情況，合理應(yīng)用涉密文件，保障電子數(shù)據(jù)資料的準(zhǔn)確和安全，發(fā)揮紙質(zhì)管理和電子化檔案管理的優(yōu)勢(shì)。同時(shí)，實(shí)現(xiàn)信息化管理也能全周期開展檔案工作，從前期的接收鑒定資料到整理和入庫(kù)，再到后期的數(shù)據(jù)查詢和應(yīng)用，都能在信息平臺(tái)上完成，保障檔案管理工作得以順利進(jìn)行。

五、結(jié)論

城建檔案管理工作在城市建設(shè)發(fā)展中起著助推作用，也是保障社會(huì)秩序良好發(fā)展的基礎(chǔ)，更是做好合理城市規(guī)劃的依據(jù)。本文分析了城建檔案管理的重要性，探究了新時(shí)期城建檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀，介紹了紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的模式和優(yōu)劣勢(shì)，分析城建檔案管理存在的問(wèn)題，并在完善管理制度、提升管理人員專業(yè)素養(yǎng)和實(shí)現(xiàn)電子檔案信息化管理等方面提出了措施，結(jié)合了傳統(tǒng)紙質(zhì)管理和電子檔案管理的模式，對(duì)管理流程加以規(guī)范，發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，盡可能地提升城建檔案管理水準(zhǔn)。同時(shí)，構(gòu)筑智能化檔案管理平臺(tái)，在為各部門提供便捷，助推城市化的建設(shè)和發(fā)展。

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（作者單位：泰安市城市建設(shè)檔案館）