崔晨

摘 要：目前，檔案管理在我國檔案事業(yè)發(fā)展中扮演著至關(guān)重要的角色，不僅是檔案工作的核心內(nèi)容，還是現(xiàn)代社會發(fā)展的基礎(chǔ)。隨著社會的進(jìn)步，檔案管理技術(shù)也取得了長足的進(jìn)步，科學(xué)的檔案管理不僅有助于推動我國檔案事業(yè)的發(fā)展，還能有效促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新和完善。因此，加強(qiáng)我國檔案管理的科學(xué)性、規(guī)范性，是促進(jìn)檔案管理事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵步驟。本文旨在深入探討如何有效改進(jìn)和完善，實現(xiàn)其科學(xué)化管理，以期為檔案管理的開展帶來積極的影響。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學(xué)化；新路徑

檔案是一種記錄歷史的方式，也是促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵因素。檔案不僅記錄了企事業(yè)單位的發(fā)展，更集結(jié)了一個時代的文化。隨著科學(xué)信息技術(shù)的進(jìn)步，為檔案管理提供了非常重要的途徑，在社會經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的21世紀(jì)，實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化發(fā)展是大勢所趨，也是推動企業(yè)檔案管理工作穩(wěn)定發(fā)展的必要條件。檔案管理科學(xué)化先要做到信息檢索的科學(xué)化，傳統(tǒng)的檔案管理存在紙質(zhì)卷宗多、翻閱麻煩和查找困難等諸多問題，在信息化背景下，科學(xué)的檔案管理可以更好地滿足人們查閱檔案的需求，不僅做到了檔案管理與時俱進(jìn)，還真正實現(xiàn)了檔案管理的多元化與信息化發(fā)展，這些均是檔案管理信息化發(fā)展的必然要求。

一、檔案管理工作的作用

檔案管理具有重要的社會意義，是一項具有管理性、服務(wù)性和具有重大政治意義的工作。檔案管理工作雖然不能帶來實際的經(jīng)濟(jì)利益，也無法被單純的檔案機(jī)構(gòu)或者個體所掌控，但卻可以為社會發(fā)展提供寶貴的資源，包括收集、整理、分析、歸類以及統(tǒng)計等多種方式，從而發(fā)揮出其獨特的管理價值。檔案管理系統(tǒng)并非孤立存在，它是社會管理體系中不可或缺的一部分。檔案管理的重要性在于它能夠為社會實踐提供有價值的信息，這與傳統(tǒng)的檔案職能有所不同。盡管檔案部門也致力于研究和編輯檔案，但它們的目標(biāo)仍然是為了更好地滿足社會需求，并為其服務(wù)。因為檔案的重要性涉及國家的安全、發(fā)展和繁榮等重大問題，因此，無論是中國還是其他國家，都嚴(yán)格遵守保密措施，其中一些涉密檔案將永久封存，只有在規(guī)定時限結(jié)束時，方可向公眾開放，此類檔案管理的重點在于確保其機(jī)密性。檔案管理系統(tǒng)對于建立和維護(hù)國家文獻(xiàn)信息體系至關(guān)重要，不僅可以提升信息查閱的便利性，而且可以作為社會信息體系的核心支柱。檔案管理無疑是一項重要的工作任務(wù)，它既可以為當(dāng)前的工作提供指導(dǎo)，還可以為未來的發(fā)展提供支持，更可以為整個社會帶來持久的發(fā)展動力。

二、檔案管理科學(xué)化的必要性

1.提升檔案管理時效

從目前情況來看，檔案管理工作涉及的內(nèi)容和形式具有較為明顯的復(fù)雜性特點，提高此項工作的科學(xué)化水平，能夠讓工作實效性和科學(xué)性充分體現(xiàn)出來，后續(xù)管理工作和創(chuàng)新工作就可以正常開展。現(xiàn)階段，人類文明發(fā)展速度較快，在這個過程中出現(xiàn)了更加復(fù)雜且多元化的檔案種類，檔案的數(shù)量也會逐漸增加。企事業(yè)單位要想讓檔案管理工作人員積極投入日常工作當(dāng)中，就要提高他們的綜合素質(zhì)，使其充分了解日常管理工作中的具體難度，不僅可以有效減輕工作任務(wù)量，而且可以讓檔案管理科學(xué)化水平得到穩(wěn)定提升。只有這樣，檔案管理才能發(fā)揮出它的作用，發(fā)揮它的優(yōu)越性，為構(gòu)建和諧社會提供依據(jù)，為市民的健康發(fā)展創(chuàng)造一個更好的空間與環(huán)境。同時，隨著我國在國際市場上的競爭，我國的綜合國力和國際地位得到顯著提高，我們必須從宏觀發(fā)展的高度把握好檔案工作的本質(zhì)，把握好新時期檔案管理工作的重點，從科學(xué)文化建設(shè)的實際出發(fā)，改進(jìn)工作方式和工作手段，保證檔案管理工作穩(wěn)定運行。

2.順應(yīng)數(shù)字化發(fā)展要求

目前，人們?nèi)粘Ｉ詈凸ぷ鞫紩c信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)有著緊密的聯(lián)系，提升檔案管理科學(xué)化水平，能夠?qū)⒏嘈畔⒓夹g(shù)應(yīng)用到檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)當(dāng)中，對數(shù)字化發(fā)展的現(xiàn)實條件綜合考慮，在這個過程中要緊跟時代發(fā)展節(jié)奏，最終實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化目的。企事業(yè)單位可以根據(jù)實際情況建立實體檔案和電子檔案，將規(guī)范化管理落實到檔案管理工作中，進(jìn)一步提高檔案資源整體的開發(fā)利用率。各個部門要對文檔資料開展統(tǒng)一管理，還可以向電子文檔數(shù)據(jù)中心提交，通過相關(guān)系統(tǒng)來達(dá)到統(tǒng)一管理和集中存儲的效果，提高整體檔案管理工作效率和質(zhì)量。

3.促進(jìn)檔案工作順利開展

眾所周知，檔案管理在推進(jìn)精神文明建設(shè)中可以發(fā)揮良好的作用。進(jìn)入信息化時代以來，我國整體的科學(xué)技術(shù)水平得到了較大程度的提高，外部環(huán)境的變化給檔案管理工作帶來相應(yīng)的影響，檔案管理工作人員要對檔案管理科學(xué)化予以足夠的重視。只有具備較高的科學(xué)化水平，才能夠?qū)⒆陨韮r值和優(yōu)勢充分體現(xiàn)出來，為建設(shè)和諧社會奠定良好的基礎(chǔ)。

4.有利于實現(xiàn)檔案管理的提檔升級

隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，檔案的內(nèi)容變得越來越豐富，種類也在不斷增加，檔案管理工作模式也得到極大的創(chuàng)新和進(jìn)步，相應(yīng)的檔案管理工作量也在不斷增加，難度也在不斷提升，這對檔案管理工作提出更高的要求。隨著現(xiàn)代化的推進(jìn)，傳統(tǒng)的檔案管理方式已無法適應(yīng)當(dāng)今的需求，企事業(yè)單位必須采用最新的科技管理思想，結(jié)合現(xiàn)代化的技術(shù)，加強(qiáng)檔案的管理，從而有效促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會的可持續(xù)發(fā)展，實現(xiàn)更高的社會效益。這需要檔案管理部門在收集、分類、編目、上架和管理等各個技術(shù)環(huán)節(jié)都有所改進(jìn)，以提高整體的檔案管理效率。

三、我國檔案管理中存在的不足之處

1.檔案管理意識薄弱

隨著時代的進(jìn)步，許多企業(yè)的管理者開始意識到信息化和數(shù)字化的重要性，但對于檔案管理工作的重視還有待加強(qiáng)。他們沒有正確認(rèn)識自己的職責(zé)，在處理檔案管理問題時出現(xiàn)了許多偏差。由于一些檔案管理工作人員缺乏責(zé)任感，對于檔案的處理缺乏重視，導(dǎo)致檔案信息不完整、不準(zhǔn)確，甚至可能出現(xiàn)檔案損壞的狀況。由于管理者未能充分認(rèn)識到檔案工作流程的重要性，導(dǎo)致檔案管理工作的推進(jìn)速度變得緩慢，而且容易出現(xiàn)失誤，從而使得整個發(fā)展過程陷入困境。此外，檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提升，專業(yè)技能水平不足，對現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)不熟悉，就無法以時代發(fā)展的視角，整合利用現(xiàn)代化信息技術(shù)創(chuàng)新檔案管理對策及手段。

2.檔案管理信息化水平低

盡管信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，但許多單位仍然依賴傳統(tǒng)的工作模式，缺乏現(xiàn)代化的管理能力。雖然一些單位采用了最新的技術(shù)和設(shè)備設(shè)施，但仍然無法充分利用這些資源，也無法有效地實現(xiàn)檔案信息的共享與利用。隨著科技的進(jìn)步，許多企事業(yè)單位開始使用先進(jìn)的技術(shù)來提高檔案管理的效率，但是，由于不同部門之間的溝通不暢，以及使用不同的設(shè)備設(shè)施和軟件系統(tǒng)，使得檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化受到了影響，嚴(yán)重拖累了檔案管理工作的開展。

3.傳統(tǒng)檔案管理工作機(jī)制落后

當(dāng)前，有的企事業(yè)單位檔案管理方式比較落后、流程復(fù)雜，不利于檔案的查閱和修改。例如，如果有其他部門工作人員想要查閱相關(guān)的檔案資料，需要通過多道檔案查閱手續(xù)，浪費了大量的時間和精力。檔案管理仍以紙質(zhì)檔案為主，不利于檔案的保存和管理，更不利于檔案的信息查閱和共享。隨著技術(shù)的進(jìn)步，傳統(tǒng)的人工檔案管理方法已經(jīng)無法滿足當(dāng)今社會對高效、準(zhǔn)確的檔案管理的需求，因此，必須采取更先進(jìn)的技術(shù)手段，建立完善的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實施全面的數(shù)據(jù)共享，提高數(shù)據(jù)的可靠性和準(zhǔn)確性，從而更好地滿足社會的需求。通過科學(xué)的方法來提高檔案管理的效率，可以大幅提升檔案管理的整體水平，這將是一項至關(guān)重要的任務(wù)。通過科學(xué)化的檔案管理，可以更有效地解決問題，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行，并能實現(xiàn)工作質(zhì)量和效率的穩(wěn)定提升。

四、提高檔案管理科學(xué)化水平的有效路徑

1.提升檔案管理人員素養(yǎng)

檔案管理工作有著明顯的復(fù)雜性、系統(tǒng)性等特點，該工作在企事業(yè)單位占據(jù)著不可或缺的位置，相關(guān)工作人員面臨的工作壓力和負(fù)擔(dān)比較大。為了有效應(yīng)對新時代檔案管理工作中的變化，檔案管理工作人員應(yīng)該不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，重視并充分利用所掌握的知識和技能，以便更好地調(diào)整和改進(jìn)工作流程，提高工作效率和質(zhì)量。檔案管理工作人員需要與其他部門工作人員相互溝通和交流，為其他工作人員提供相應(yīng)的支持和幫助，讓他們獲得學(xué)習(xí)的機(jī)會和提升空間，使檔案管理工作的重點和難點得到全面的提升和改進(jìn)。檔案管理工作人員還要樹立終身學(xué)習(xí)的理念，充分分析和研究不同的檔案管理環(huán)節(jié)，在掌握該工作核心的同時，檔案管理工作也會變得更加生動和形象，檔案管理工作才能夠得到有效的突破。

2.提高檔案管理的信息化水平

檔案管理科學(xué)化離不開信息設(shè)備設(shè)施的投入，在此過程中相關(guān)部門需要做好增加設(shè)備設(shè)施的準(zhǔn)備，一般情況下需要從軟件和硬件兩方面入手，傳統(tǒng)紙質(zhì)版的檔案管理形式并不能滿足當(dāng)下人們對檔案的需求，在促進(jìn)檔案管理信息化的同時，也要對檔案管理增加計算機(jī)方面的應(yīng)用，保證檔案數(shù)據(jù)的安全。通過互聯(lián)網(wǎng)可以查詢、檢索檔案信息，大幅提升了檔案管理人員的工作效率。由于檔案可能涉及企業(yè)內(nèi)部的機(jī)密，所以，一定要做好檔案的安全保護(hù)工作。對于一些有保密要求的檔案，更應(yīng)當(dāng)增設(shè)機(jī)密數(shù)據(jù)管理權(quán)限功能，利用電腦端系統(tǒng)，可以實現(xiàn)對機(jī)密文件的輸入、保存、更新和移動的全面控制。檔案管理科學(xué)化可以實現(xiàn)不同形式、不同格式的檔案存儲，較為常見的有XML或TXT格式，除了文字?jǐn)?shù)據(jù)外，較為常見的視頻數(shù)據(jù)也可以使用MPEG格式存儲。檔案管理信息化建設(shè)要配備專業(yè)的人員，需要注意的是，有了信息化的檔案管理模式也不能完全摒棄傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理，因二者各有利弊，很多時候還需要用最原始的檔案方式查證真?zhèn)?。相比之下，信息化檔案管理更為方便、快捷，在日常的工作中要懂得巧妙應(yīng)用信息技術(shù)，對信息的收集、歸納和整理都要做到有條不紊，游刃有余地做好檔案管理工作，在發(fā)揮檔案信息最大價值的同時，也要做好檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。

3.應(yīng)用科學(xué)化管理方式

檔案管理利用計算機(jī)技術(shù)，可以更好地實現(xiàn)云儲存模式，對于一些較為重要的檔案資料可以采取加密的管理方式。在需要查找的時候，需要經(jīng)過層層審批、上報，得到相應(yīng)權(quán)限才能通過互聯(lián)網(wǎng)端借閱檔案。但如果遇到較為緊急和特殊的情況，也可以通過手機(jī)端登錄，為檔案的查找開通綠色通道，采取靈活的方式開展權(quán)限管理。無論任何單位，其內(nèi)部檔案管理的性質(zhì)并不是將信息整理好永久封存，而是要充分發(fā)揮檔案的最大價值。同時，一定要注重檔案級別的劃分，對于一些較為重要的檔案要做好保密工作，而對于一些沒有價值的信息可以有選擇地保存，最大化發(fā)揮檔案的價值，在提升管理質(zhì)效的同時，也會進(jìn)一步提升檔案的經(jīng)濟(jì)效益?？茖W(xué)化管理方式是前提條件，更是不可或缺的內(nèi)容，隨著時代的進(jìn)步和社會的發(fā)展，各個單位對檔案管理工作提出了新的要求，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足人們的實際需求，想要更好地實現(xiàn)與時俱進(jìn)，就應(yīng)當(dāng)做到不斷突破傳統(tǒng)，打破瓶頸，不斷創(chuàng)新。在引進(jìn)先進(jìn)檔案管理方式的同時，硬件設(shè)備設(shè)施和軟件系統(tǒng)也要跟上，才能推動檔案管理的科學(xué)化開展。

4.轉(zhuǎn)變檔案管理觀念

近年來，我國的檔案工作取得了巨大的成就，但由于缺乏先進(jìn)的檔案管理理念，難以應(yīng)對當(dāng)今社會對日益增加的檔案數(shù)據(jù)的需求。為了更好地滿足當(dāng)前的需求，企事業(yè)單位必須迅速改變傳統(tǒng)的工作思維，根據(jù)實際情況，不斷完善檔案管理的機(jī)制與模式，從而提升科學(xué)化管理水準(zhǔn)。通過引入先進(jìn)的信息技術(shù)，大幅提升檔案管理信息化水平，有效推動檔案管理走向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化的發(fā)展方向。為了更好地實現(xiàn)檔案管理的目標(biāo)，各部門應(yīng)當(dāng)給予充分的重視和加強(qiáng)管理，提升檔案工作者的職業(yè)道德，明確檔案管理目標(biāo)，準(zhǔn)確把握檔案工作的核心，以期取得最佳效果。通過全面的檔案管理改革，可以大幅提高檔案管理的效率。

5.積極開展檔案標(biāo)準(zhǔn)化與信息化建設(shè)

建立檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化流程，能夠大大提高檔案管理工作的科學(xué)化水平。首先，良好的工作環(huán)境是必不可少。要想做到工作環(huán)境的優(yōu)化就需要企事業(yè)單位投入大量資金和人力，完善檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)，一套現(xiàn)代化的設(shè)備會使檔案管理的工作效率得到快速提升。其次，檔案的移交也是檔案管理工作中的重點。提高檔案管理監(jiān)督的有效性，及時完成檔案的審批、復(fù)查和存儲工作，可以盡量避免檔案管理中的失誤，為開展日后工作提供保障。在檔案管理過程中，移交至關(guān)重要，它不僅能夠增強(qiáng)監(jiān)督的有效性，還能夠及時完成審核、檢驗和存儲，從而最大限度地減少管理過程中的錯誤，為日后的工作提供堅實的基礎(chǔ)。

五、結(jié)語

在信息技術(shù)發(fā)展不斷加快的情況下，檔案管理的特殊性會對社會的經(jīng)濟(jì)發(fā)展造成影響，所以，構(gòu)建更加完善的檔案管理體系，提升檔案管理科學(xué)化水平，是順應(yīng)時代發(fā)展的需要。本文主要論述了關(guān)于提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑等內(nèi)容，通過分析可以發(fā)現(xiàn)，在如今的檔案管理工作中，科學(xué)化、智能化和多元化的檔案管理模式是主要的發(fā)展方向，只有跟上時代的發(fā)展潮流，適應(yīng)現(xiàn)階段檔案管理制度，通過科學(xué)化的管理手段提高檔案管理的工作水平，建立規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理體系，才能擺脫傳統(tǒng)被動式的檔案管理模式。同時，在管理模式上，要懂得創(chuàng)新、大膽改革，積極引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，不僅要注重培養(yǎng)人員的專業(yè)能力，還要在管理制度上注重創(chuàng)新，確保檔案管理工作朝著可持續(xù)化的方向發(fā)展。

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（作者單位：巨野縣人力資源和社會保障局）