劉璐 杜春玲 遼寧省金秋醫(yī)院財務科

引言

衛(wèi)生材料是指醫(yī)院向患者提供醫(yī)療服務過程中耗費或者植入人體的各種醫(yī)療用材料，是醫(yī)院開展醫(yī)療服務活動的物資保障和重要手段。隨著醫(yī)療科技發(fā)展勢頭迅猛，臨床和科研活動消耗的衛(wèi)生材料在各院各項材料消耗占比日增，衛(wèi)生材料的類型和總量的激增提高成本水平，應引起醫(yī)院的重視。為適應新醫(yī)改和醫(yī)院業(yè)務活動開展要求，我們要以問題為導向，從醫(yī)院衛(wèi)生材料管理問題出發(fā)，探討行之有效的解決措施，提高衛(wèi)生材料利用效率，提升醫(yī)院醫(yī)療服務能力。

一、衛(wèi)生材料管理現(xiàn)狀及問題

醫(yī)院衛(wèi)生材料實施多部門聯(lián)動管理。由設備科進行歸口管理，負責采購驗收、辦理出入庫手續(xù)、實物發(fā)放配送、期末庫存盤點、提交回款計劃等；財務科負責監(jiān)督管理，包括會計賬務處理、定期監(jiān)盤、審核回款計劃、核對衛(wèi)生材料收入費用差異等；內審部門進行全流程審計監(jiān)督。但在衛(wèi)生材料實際使用管理中，由于醫(yī)院信息化管理存在孤島現(xiàn)象等，管理效果不盡如人意。

（一）信息化實施方面

1.衛(wèi)材管理系統(tǒng)平臺利用不足

衛(wèi)材管理系統(tǒng)平臺為醫(yī)院提供衛(wèi)生材料采購、驗收、入庫、出庫、盤存等全流程、多維度的信息支持，可以繪畫出醫(yī)院衛(wèi)生材料管理的全圖景。但醫(yī)院管理和使用人員對平臺的開發(fā)利用并不充分，如相關比率分析、特定信息篩選統(tǒng)計等功能使用不足。多部門聯(lián)合開挖系統(tǒng)功能不足，如財務部門進行財務賬核對時，需要使用多情景調取數(shù)據(jù)倒推各類衛(wèi)材核算的期末余額等。利用平臺數(shù)據(jù)提供管理決策依據(jù)方面不盡如人意，表現(xiàn)在平臺升級過緩，無法根據(jù)工作需要和新維度、新字段生成各類統(tǒng)計報表。平臺交互性差，不能較好實現(xiàn)多張報表的勾稽關系審核，增加工作量，影響數(shù)據(jù)準確性。數(shù)據(jù)處理不穩(wěn)定，不同維度的統(tǒng)計報表可能存在數(shù)據(jù)不一致的情況，需要不定期校驗數(shù)據(jù)，避免增加不必要工作量。

2.跨系統(tǒng)數(shù)據(jù)壁壘

設備科通過衛(wèi)材管理系統(tǒng)平臺進行衛(wèi)生材料出入庫管理，財務軟件通過與該平臺數(shù)據(jù)接口實現(xiàn)自動生成入庫、出庫相關憑證，減少手工錄入的工作量，提高工作效率和準確性。但仍存在一些不足。如衛(wèi)材管理系統(tǒng)平臺缺少內嵌預算管理模塊或與財務軟件的預算模塊互聯(lián)互通的手段，在實際采購中缺少事中的預算控制，財務部門僅在核算環(huán)節(jié)進行預算控制，存在事后監(jiān)控的風險。

衛(wèi)生材料的出庫消耗關鍵環(huán)節(jié)的問題也較為突出。一般情況下，衛(wèi)生材料的消耗由衛(wèi)材管理系統(tǒng)平臺產生衛(wèi)生材料費用成本數(shù)據(jù)，可收費的衛(wèi)生材料計費由HIS 系統(tǒng)管理完成計入收入。在衛(wèi)生材料取消加成后，可收費衛(wèi)生材料的收入與成本應該是一致的，但由于兩平臺相對獨立，互聯(lián)互通不暢，存在邏輯上的不相符。在數(shù)據(jù)核對時，造成二者差異主要體現(xiàn)在材料的消耗與計費可能計入不同期間，導致收入費用的跨期不匹配。如由于尚未實現(xiàn)數(shù)據(jù)實時回傳等因素，導致兩平臺對同一事項操作時點、順序等不同，致使系統(tǒng)間可能出現(xiàn)收入（由醫(yī)院信息系統(tǒng)，即Hospital Information System，簡稱HIS 系統(tǒng)，確認收費計入收入）與費用（由衛(wèi)材平確認衛(wèi)生材料消耗計入費用）之間的數(shù)據(jù)差異。由于兩個平臺間參數(shù)維護方式不同以及不同步等，影響了衛(wèi)材數(shù)據(jù)的準確性。如某醫(yī)院衛(wèi)生材料降價至1000 元以下后將列入低值衛(wèi)材管理，由于互聯(lián)互通不暢，造成HIS 系統(tǒng)未及時修改為低值衛(wèi)生材料，造成衛(wèi)材收入和消耗數(shù)據(jù)在高值衛(wèi)材和低值衛(wèi)材之間的不匹配及數(shù)據(jù)混亂，影響醫(yī)院衛(wèi)生材料管理的準確性及相關決策分析。為保證數(shù)據(jù)準確性，需要人工定期核對，增加工作量，效率不高。

信息化建設薄弱致使衛(wèi)生材料二級庫管理混亂。通常，臨床科室通過HIS 系統(tǒng)中的醫(yī)囑執(zhí)行等，對患者使用可收費耗材進行收費確認；設備科則使用衛(wèi)生材料管理系統(tǒng)，以接口形式接收HIS 系統(tǒng)回傳數(shù)據(jù)，進行二級庫存材料的出庫核銷等。但在實踐中，因某些衛(wèi)生材料的特殊屬性（在一定條件下屬于可收費材料），導致系統(tǒng)中二級庫結存數(shù)量與實際不符，仍需要人工調整。

（二）實物盤存管理方面

在衛(wèi)生材料實物盤點方面，設備科月末定期盤點中心庫房的衛(wèi)生材料。由于衛(wèi)生材料實時消耗出庫，材料的盤點數(shù)可能與財務賬期末數(shù)不一致。由于衛(wèi)生材料管理平臺只能提供實時庫存數(shù)據(jù)，不能提取特定時點庫存數(shù)，因此，財務人員在核對期末數(shù)據(jù)時，仍需根據(jù)盤點表、盤點時點與期末時點期間的出入庫數(shù)據(jù)進行人工計算、復核，手段落后，無法一目了然驗證相關表格、數(shù)據(jù)間的勾稽關系。

在衛(wèi)生材料實物擺放方面，由于場地空間布局等原因制約，中心庫房設有多個庫房存放物資，且各庫房分布較遠，不便于日常收發(fā)及存貨統(tǒng)一管理。當某一物資數(shù)量巨大可能分批到貨，或者由于拆零發(fā)放的需要存放在多個不同庫房，增加了產品效期管控難度。在實際盤點中，由于系統(tǒng)導出的盤點清單與衛(wèi)生材料的實際擺放順序不一致，可能存在漏盤點、重復盤點等問題，增加盤點難度。

（三）財務核算管理方面

財務科對衛(wèi)生材料進行監(jiān)督管理，負責會計賬務處理、定期監(jiān)盤、審核回款計劃、核對衛(wèi)生材料收入費用差異等。通過衛(wèi)生材料管理平臺和財務軟件的接口，衛(wèi)生材料出入庫業(yè)務可自動生成會計憑證。在實際賬務處理時，對于特殊資金購入的指定用途的衛(wèi)生材料或者接受捐贈等驗收入庫的衛(wèi)生材料，需要進行資金性質等相關明細項目輔助核算。但衛(wèi)生材料管理平臺在對接財務核算方面，無法區(qū)分購入衛(wèi)生材料的資金來源、領用部門等相關信息，財務核算軟件無法自動通過衛(wèi)生材料管理平臺獲取，仍需人力提供相關數(shù)據(jù)，財務人員進行手工制作會計憑證。這樣的處理方式，易造成特殊信息的漏記賬，影響了數(shù)據(jù)核算的準確性和及時性。同時，增加了年底財務部門結賬前的賬務核賬對賬工作量。

隨著醫(yī)用耗材集中帶量采購工作的推進，越來越多的供應商和衛(wèi)生材料品類進入集采目錄，衛(wèi)生材料通過集采平臺和非集采采購的方式并存。由于不同的購入方式根據(jù)合同約定也有著不同的回款周期，這就造成同一供應商存在著不同的回款周期，均需要單獨核算和統(tǒng)計。但在衛(wèi)生材料管理平臺中，供應商注冊賬號具有唯一性，依據(jù)供應商維度的入庫業(yè)務通過接口生成會計憑證時，無法區(qū)分同一供應商下集采購入的衛(wèi)生材料貨款，其他方式購入的衛(wèi)生材料貨款，財務人員需要通過發(fā)票加蓋的集采印章進行人工確認。隨著業(yè)務量增加，人工確認方式既增加了重復的工作量，也可能導致數(shù)據(jù)不準確，需要通過信息化方式進一步提高工作效率和準確性。

針對集中帶量采購的衛(wèi)生材料，集采平臺要求當月25 日前完成驗收入庫的發(fā)票，在次月15 日前完成相應回款。但實際業(yè)務開展中，醫(yī)院設備科可能出現(xiàn)驗票不及時，導致發(fā)票開具日期與入庫時間出現(xiàn)跨期情況，增加往來款項對賬難度。

二、加強衛(wèi)生材料管理的措施

通過對衛(wèi)生材料管理現(xiàn)狀的問題梳理，發(fā)現(xiàn)問題有其共性。不同于固定資產的單價高、藥品的批量總額高等特點，衛(wèi)生材料量大、單體價值較小，管理方面更為復雜、煩瑣，重視程度不夠。實現(xiàn)衛(wèi)生材料的精細化管理，首先要提高領導層面與相關部門對衛(wèi)生材料管理的重視程度，提高對數(shù)據(jù)的重視，充分發(fā)掘利用平臺的數(shù)據(jù)信息，讓信息化提升、流程化改造、實時化跟進促進衛(wèi)生材料管理水平的提高，為管理決策提供科學依據(jù)，為醫(yī)院發(fā)展提質增效。

（一）信息化提升

隨著信息手段與大數(shù)據(jù)技術發(fā)展進步，信息化提升可以提高工作的效率和效果?；谛l(wèi)生材料管理現(xiàn)狀，通過對平臺系統(tǒng)進行升級改造，建立系統(tǒng)間的互聯(lián)互動，采用物聯(lián)網(wǎng)技術引入條形碼對衛(wèi)生材料進行精細化管理，信息化提升將極大提高管理的效率和效果。

采用物聯(lián)網(wǎng)技術引入條形碼對衛(wèi)生材料進行精細化管理，臨床部門使用衛(wèi)生材料時，通過掃描該衛(wèi)材條形碼，系統(tǒng)自動減少庫存數(shù)量和庫存金額，并結出剩余衛(wèi)生材料的庫存數(shù)量和金額。同時，財務等管理部門可以通過系統(tǒng)統(tǒng)計功能，獲取臨床部門衛(wèi)生材料實際耗用情況以及庫房的庫存情況，有效規(guī)避管理流程中的質量風險和財務核算風險。建立條形碼管理平臺。由于條形碼管理采用一物一碼，既有利于衛(wèi)生材料庫存的核算和管理，當使用不良事件發(fā)生時，也能夠及時準確地查詢到衛(wèi)生材料的來源，為舉證提供資料，有效規(guī)避管理流程中的溯源管理風險。不僅在實物盤點時，可以做到實時跟蹤、有跡可循，還可以極大提升衛(wèi)材平臺生成的報表的準確度，實現(xiàn)對不同維度的報表之間數(shù)據(jù)一致性進行校驗。

通過條形碼技術，打破衛(wèi)材系統(tǒng)、HIS 系統(tǒng)和財務軟件之間的數(shù)據(jù)壁壘。當對某一產品進行全生命周期的管理時，購入是否符合預算控制范圍，降價后是否從高值調為低值，消耗時計入費用是否對應到患者收費等，可以從根本上避免預算事后控制、收入費用跨期、收入費用不匹配、產品盤點盈虧等問題。這種精細化管理可以實現(xiàn)實時管控，不管是歸口管理的職能部門還是具體使用的臨床科室，都能從中極大受益。

（二）流程化改造

在衛(wèi)生材料采購入庫環(huán)節(jié)，充分發(fā)掘利用衛(wèi)材平臺的數(shù)據(jù)，進行科學決策制定最佳采購量。整合衛(wèi)材平臺和財務軟件，在采購環(huán)節(jié)進行預算審批，實現(xiàn)事中管控而非事后管控，真正發(fā)揮預算控制作用。針對專項資金購入有指定用途，或通過集采平臺購入，或捐贈獲得等具有特殊事項的衛(wèi)生材料，在系統(tǒng)辦理登記，生成報表，取代手工臺賬，在審核確認模塊中增加采購人、科室負責人、驗收人等電子簽章功能，減少手工簽批的工作量，提高工作效率。

在衛(wèi)生材料存放管理方面，與相關部門溝通協(xié)調，改造衛(wèi)生材料存放庫房，就近安排庫房間位置，按照物資類別、批次、效期并結合盤點清單順序依次存放，便于查找發(fā)放及月度定期盤點。如果衛(wèi)生材料對存放條件有特殊要求，管理部門要根據(jù)其要求進行合理存放，并做好相應登記備注工作。物品擺放時，應將效期較近的物資放到較近位置便于先進先出，及時發(fā)放。產品包裝標簽統(tǒng)一向外，方便及時關注產品效期，避免產品過期造成浪費。引入條形碼技術后，可以實現(xiàn)對產品的全流程溯源，實現(xiàn)精細化管理。

醫(yī)院只有按資產管理要求，通過再造衛(wèi)生材料預算管理和財務管理流程，實現(xiàn)資產管理與財務管理結合，實物管理與價值管理結合，才能做到賬賬相符、賬實相符。

（三）實時化跟進

醫(yī)院層面要提高對衛(wèi)生材料管理的重視程度，樹立實時化跟進的管理理念，建立起各部門的實時溝通協(xié)調、聯(lián)動機制，有效梳理、整合各部門需求，協(xié)調好跨部門間的業(yè)務協(xié)同，保障衛(wèi)生材料的及時準確供應、合理有效使用。

醫(yī)院充分利用信息化技術手段，如引入條形碼技術，一物一碼可進行全流程追蹤，當產品生命周期中出現(xiàn)異常數(shù)據(jù)，實時跟進解決，防患未然，以免造成醫(yī)療事故或者運營管理漏洞等嚴重不良后果。通過跨系統(tǒng)數(shù)據(jù)傳輸，實時核對并矯正跨系統(tǒng)及系統(tǒng)內數(shù)據(jù)間的勾稽關系，確保數(shù)據(jù)一致性，這也是醫(yī)院經(jīng)濟運營平穩(wěn)的重要要求。當信息系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)異常值時，要實時彈窗預警給相關人員，便于他們及時解決問題以提高管理及使用效果。

財務部門可以通過衛(wèi)生材料平臺與供應商進行往來對賬，借助實時化信息手段推送實時賬單可以核對往來賬款，當雙方往來賬款余額不一致時，通過衛(wèi)生材料平臺自動比對該賬期內醫(yī)院辦理入庫的發(fā)票信息與該賬期內供應商開票信息，發(fā)現(xiàn)業(yè)務部門是否存在入庫不及時等情況，并督促相關科室加快驗收入庫等業(yè)務辦理流程，避免衛(wèi)生材料收支跨期問題，改善內控管理質量，從而大大提高對賬的準確性和工作效率。設備科根據(jù)產品使用情況等考核供應商以安排往來賬款的回款計劃，當供應商考核不合格時，將延遲其回款周期。設備科通過衛(wèi)生材料平臺實時將考核情況反饋給供應商，有利于及時改進產品使用效果，也便于供應商了解回款進度，掌握資金情況。

通過對衛(wèi)生材料管理中可能出現(xiàn)的問題或者特殊需要注意點實時化跟進解決，是確保衛(wèi)生材料精細化管理的必然要求，也是提高工作效率、改進工作質量的必然要求。

結語

衛(wèi)生材料管理在醫(yī)院的運營管理中處于重要地位，涉及醫(yī)院運營的方方面面。本文從財務視角對衛(wèi)生材料管理中各個環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)的問題進行梳理并嘗試提出解決方案，希望有效提高院內各類工作的質量及效率，對醫(yī)院在社會中的持續(xù)發(fā)展有重要意義。醫(yī)院要結合衛(wèi)生材料管理現(xiàn)狀，通過解決其中的問題，促使醫(yī)院綜合運營能力實現(xiàn)提升。對此，醫(yī)院應該建立完善的衛(wèi)生材料管理制度，并培養(yǎng)工作人員的責任心與業(yè)務技能，通過信息化提升、流程化改造、實時化跟進，提升醫(yī)院衛(wèi)生材料管理質量，為自身的進一步發(fā)展打牢基礎。