摘 要：伴隨著機構改革和職能的劃轉，海域使用權檔案納入自然資源檔案管理的范疇，為了更好地保存和開發(fā)利用海域使用權檔案，對其進行數字化已迫在眉睫。本文以寧德市自然資源檔案中心為例，從當前海域使用權檔案數字化面臨的困難、需要注意的事項、今后發(fā)展的方向三個方面全面闡述海域使用權檔案的數字化工作。

關鍵詞：海域使用權檔案；數字化

2019年，根據機構改革的要求，寧德市組建寧德市自然資源局，并將擬訂海洋功能區(qū)劃、海域開發(fā)利用總體規(guī)劃、無居民海島保護規(guī)劃以及海域、海島等資源調查和確權登記管理職責劃入。隨著管理職能的劃轉，寧德市自然資源檔案中心也相應接收了一批跨度為2014—2021年，合計151個項目的海域使用權檔案。為更好地保存和開發(fā)利用海域使用權檔案，對其進行數字化成為當務之急。但海域使用權檔案數字化不同于普通的數字化，具有自己的獨特性，本文以寧德市自然資源檔案中心接收的海域使用權檔案數字化為例，進行分析。

1 當前海域使用權檔案數字化面臨的困難

1.1 海域使用權檔案的數字化具有滯后性，無法及時開展

1.1.1海域使用權檔案整理沒有相應的行業(yè)標準規(guī)范。文書檔案整理有《歸檔文件整理規(guī)則》等規(guī)范可以依據，海域使用權檔案只能是參照工程建設項目類檔案進行整理。這類檔案不等同于普通的工程建設項目類檔案，具有自己的顯著特色，不能生搬硬套其他專業(yè)檔案的整理數字化經驗。

1.1.2海域使用權審批經辦時限較長影響檔案整理。其與文書檔案最大的不同在于：文書檔案整理是以年為單位，本年度完成上一年度的檔案整理，且一文一件，簡單明了。而海域使用權檔案由于報批、審核、批復的環(huán)節(jié)較為煩瑣，往往存在跨年甚至時間跨度更長的情況。導致其必須在項目完成批復后才進行檔案整理，無法在第一時間對檔案進行整理數字化。且海域使用權審批適用的法律法規(guī)在不斷更新調整，為確保檔案的完整性，就需要不斷補充新文件進入檔案，這就導致每一份檔案里的文件都各不相同，沒有類比性，增大了檔案整理數字化的難度。

1.1.3海域使用權檔案在數字化前需要進行嚴格涉密審核。在這次數字化中我們發(fā)現(xiàn)，檔案里存在著大量涉及地理坐標的文件和圖紙，有的甚至還帶有一定的涉密屬性。我們必須及時將涉密的文件加以剔除，所有涉密文件要按照有關保密管理條例的規(guī)定給予清退，這樣才能確保海域使用權檔案的安全屬性。為此，在這次數字化中，我們先將每一份海域使用權檔案按照不同類目分門別類進行整理。在第一輪整理過程中先將涉密文件和圖紙?zhí)蕹ù_保檔案中無涉密材料），然后逐一對接海域使用權審批經辦的工作人員，先整理出一份標準的海域使用權檔案模板（里面包含卷內文件的排序、編號、裝訂等各項標準），并讓這些人員提出相應的修改意見。通過反復溝通修改，最后經工作人員簽字確認后，根據這份已經確定好的整理標準，同類目檔案依照此標準執(zhí)行整理，這樣就確保了海域使用權檔案的整理更加嚴謹規(guī)范。

1.2 人為因素導致海域使用權檔案收集整理不完善，進而影響數字化工作開展

1.2.1人員流動性強，導致檔案收集歸檔困難。在實踐中，我們發(fā)現(xiàn)從事海域使用權審批的經辦人員存在流動性頻繁和缺乏專業(yè)檔案管理技能等問題。海域使用權審批屬于面向社會公眾受理的行政審批事項，入駐行政服務中心的窗口，而行政服務中心窗口大量使用的是非正式編制的勞務派遣人員。他們往往流動性較大，更替頻繁，造成工作無法正常交接，這就導致檔案歸檔材料收集不完整甚至缺失。

1.2.2檔案人員缺乏檔案意識，業(yè)務能力不強。在這次數字化開展過程中，我們發(fā)現(xiàn)，在同一個年份的檔案中，海域使用權審批前后是不同的審批經辦人員簽名，在同一項目的海域審批檔案中，竟出現(xiàn)前后不一致的審批經辦人員簽名，而這些工作人員并非檔案管理專業(yè)的工作人員，也不具有專業(yè)的檔案管理技能，甚至有些工作人員完全沒有檔案整理歸檔的意識，常常是自認為將所有有用的文件材料，用夾子一夾，不加整理、不加甄別地放入檔案盒就算完成了歸檔任務。有些人認為只要將文件移交，后面的事就與他們無關，也不管這堆文件中是否存在殘缺遺漏的現(xiàn)象，是否會影響海域使用權檔案的整理，可以說這些人為因素大大增加了我們后期檔案數字化的難度。

1.3 從事海域使用權檔案數字化的作業(yè)隊伍專業(yè)化水平有待提升

1.3.1海域使用權檔案數字化工作缺乏專業(yè)隊伍。從福建省的數字化行業(yè)現(xiàn)狀來看，從事檔案數字化的公司絕大多數屬于小微企業(yè)，大型企業(yè)極為稀缺。這些小微企業(yè)中人員和設備都極為有限，大多是以掃描文書檔案數字化起家，對于海域使用權檔案數字化工作，很多作業(yè)隊伍從未接觸，沒有相關工作經驗。在這次數字化過程中，我們發(fā)現(xiàn)，針對掃描和圖像后期處理中的數字化工序，尤其考驗作業(yè)隊伍的專業(yè)化水平。相比文書檔案較為成熟的數字化操作流程體系，海域使用權檔案的數字化雖然可以參照文書檔案的數字化操作流程，但是它畢竟不能簡單等同于文書檔案數字化，生搬硬套文書檔案的數字化經驗——海域使用權檔案數字化具有自己的獨特性。

1.3.2從事海域使用權檔案數字化工作的公司缺乏必要的專業(yè)設備。在這次數字化中，我們發(fā)現(xiàn)海域使用權檔案里的圖紙偏多，且大多是大型坐標圖紙，以A3格式為主，甚至有大型藍圖直接存放于檔案里。這就對作業(yè)隊伍使用的掃描設備等提出更高要求，需要使用專業(yè)的大型藍圖曬圖儀，必須先完成逐張掃描，然后再進行統(tǒng)一的圖像處理。目前從事檔案數字化的公司多為小微企業(yè)，它們考慮到采購設備的成本的因素，從節(jié)約成本角度出發(fā)，較少購置專業(yè)化的圖紙掃描儀。往往采用A4平板掃描儀對圖紙通過折疊的方式進行掃描，然后采用拼接的方式進行圖像處理。這樣就很容易造成圖像模糊、失真，進而影響到檔案數字化的質量。為此，我們要求作業(yè)隊伍必須按照合同要求準備設備，并要求第三方監(jiān)理重點對這些圖紙的掃描質量進行檢查監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)圖像模糊、失真等問題的，一律退回重新掃描處理。

2 開展海域使用權檔案數字化工作必須把握的幾個要點

2.1 從源頭上把控，加強人員培訓，提升檔案的收集整理水平，確保數字化順利開展

2.1.1強化培訓。加強從事海域使用權審批經辦工作人員的檔案業(yè)務培訓，從源頭上提升檔案收集整理水平，在日常工作中注意文件材料的收集整理，避免因為文件材料收集不完整影響海域使用權檔案數字化。在實踐中我們發(fā)現(xiàn)，機構改革劃轉到自然資源局從事海域使用權審批經辦的都是新接手的工作人員，還處于摸索學習階段，這樣就極易導致工作前后沒有銜接，影響海域使用權檔案的收集整理和數字化。在涉及海域使用權審批經辦的一線業(yè)務科室中，我們發(fā)現(xiàn)一些工作人員的檔案意識極為薄弱，認為自己不是專業(yè)人士，收集歸檔那是屬于機關檔案部門的業(yè)務范疇，和他們無關，加上日常業(yè)務工作繁忙，忽視海域使用權檔案的收集歸檔工作。因此加強從事海域使用權審批經辦工作人員的檔案基礎業(yè)務知識培訓，刻不容緩，從源頭上提升檔案的收集整理水平。

2.1.2強化管理。注意從審批經辦的收件程序開始入手，要求工作人員從項目收件開始就注意檔案的收集整理，并至少三個月開展一次海域使用權檔案的收集整理工作。例如將檔案收集整理與個人的內部二次績效掛鉤，沒有完成整理的海域使用權檔案將進行通報批評，通過一定的激勵獎懲方式等方式整體提升檔案收集整理業(yè)務水平，并讓檔案收集整理的這項觀念深入人心，建立業(yè)務科室是檔案收集整理的第一責任人這一理念，這樣才利于今后數字化工作的開展。

2.2 精心選擇具有專業(yè)資質的作業(yè)隊伍來進行數字化工作

2.2.1必須選用有資質、優(yōu)質的數字化公司。數字化作業(yè)隊伍的水平高低直接影響到海域使用權檔案數字化的質量。從寧德市自然資源檔案中心以往主持開展五期檔案數字化工程的經驗看，盡管每期作業(yè)隊伍各有不同，都盡量選擇具有福建省保密局頒發(fā)的保密資質許可證、在福建省檔案局備案為五星的檔案數字化公司承辦檔案數字化工作 [1]。

2.2.2選用人員穩(wěn)定、技術力量強的數字化公司。在項目服務期的選擇和對作業(yè)隊伍工作人員的要求上，我們充分考慮到項目前期整理需要花費較多時間確定相應的整理標準，最終確定項目服務期為4個月，避免因為服務期時間不足，數字化公司為了按照合同約定完工而導致數字化工程整體質量下降。同時要求，該項目的項目經理必須有至少2年主持數字化工程的工作經歷，在數字化服務期內不得更換項目經理；所有從事數字化作業(yè)的工作人員必須有3年以上的從業(yè)經歷，不得使用短期臨聘人員，這樣就避免不穩(wěn)定的數字化工作人員隊伍影響檔案數字化的質量。

2.2.3工作合同明確數字化業(yè)務要求和標準。在海域使用權檔案中有各種大型帶有比例尺的坐標圖、藍圖、底圖等圖紙，這些圖紙往往是面積以A0和A1尺寸為主。我們針對這個情況，要求作業(yè)公司不能使用簡單的高速掃描儀，采用專業(yè)掃描儀來進行掃描作業(yè)處理，必要時還需采用0號圖紙掃描儀來進行掃描處理，以確保掃描質量。為此，我們在合同中對工程圖紙掃描的相關條款做了特殊規(guī)定。合同要求需根據檔案幅面的大小（A4、A3、A0等）選擇相應規(guī)格的掃描儀或專業(yè)掃描儀（如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀）進行掃描 [2]。大幅面檔案可采用大幅面數碼平臺，或者縮微拍攝后的膠片數字化轉換設備等進行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率[3]。這樣就從數據處理源頭上確保了海域使用權檔案的圖像處理清晰、完整，進而確保海域使用權檔案的整體質量。

2.3 聘請專業(yè)資質的第三方機構對數字化成果進行監(jiān)理，確保質量

2.3.1選聘有專業(yè)資質的第三方機構負責監(jiān)督數字化工程質量。如果說選擇一個專業(yè)化的數字化作業(yè)隊伍來完成海域使用權檔案數字化，代表著成功的良好開端，那么聘請專業(yè)資質的第三方機構對海域使用權檔案數字化成果進行監(jiān)理，這是海域使用權檔案數字化不可或缺的重要一環(huán)?？梢哉f只有通過監(jiān)理不斷的發(fā)現(xiàn)問題，不斷的及時修正完善，才能保障海域使用權檔案數字化順利實施。為此，我們依照寧德市檔案局關于檔案服務機構備案的文件，精心選擇本地具有專業(yè)監(jiān)理資質的檔案服務公司來進行海域使用權檔案數字化成果的監(jiān)理。同時在監(jiān)理合同中明確要求監(jiān)理公司與數字化作業(yè)隊伍同步進場、同步監(jiān)理，對報送的數字化成品數據進行質量檢查，包括圖像文件與檔案原件排序的一致性、數據掛接的準確性、圖像拼接的完整性、圖像質量的清晰度等，要求實現(xiàn)檔案數字化的抽檢率為100%，合格率為100%。并要求監(jiān)理公司每天上報監(jiān)理日志，建立監(jiān)理臺賬，及時報告監(jiān)理中發(fā)現(xiàn)的質量問題，并定期召開會議對質檢中出現(xiàn)的問題給予通報。在監(jiān)理公司100%抽檢的基礎上，市自然資源檔案中心工作人員再對已經完成的質檢結果按照實際完成的數字化總量的5%進行分批次抽檢，一旦發(fā)現(xiàn)質檢結果不符合要求，一律做不合格處理，并要求數字化作業(yè)隊伍及時進行返工和整改。經過雙重質檢，這樣就從制度上對海域使用權檔案數字化成果的質量給予保障。

2.3.2建立嚴謹、有效的數字化工程質量驗收工作機制。在本次數字化過程中，我們還首次采用了分批“點對點”驗收的工作機制，和文書檔案整體一次性驗收不同，分批次“點對點”驗收更好的把控海域使用權檔案數字化成果的質量，經過分批次驗收可以更好的 發(fā)現(xiàn)檔案整理數字化中存在的問題并及時進行整改解決，確保下一批次數字化成果質量得到進一步提升，這樣就避免了將所有問題堆積于總體驗收，從而導致總體驗收無法通過的情況的發(fā)生。

3 海域使用權檔案數字化未來發(fā)展的方向

海域使用權檔案數字化是未來發(fā)展的方向?？梢哉f不僅僅是將海域使用權檔案掃描并將成果掛接于檔案查詢系統(tǒng)，而是更加全面高效、快捷、便利提供海域使用權檔案的數字化成果服務。在單位內部可以依托系統(tǒng)內網將詳細的海域使用權檔案一一展示，從而為領導系統(tǒng)決策提供輔助性的參考幫助。在面對社會查詢、查閱海量需求時，可以更加快捷、簡便地為社會大眾提供所見即所得的數字化查詢、查閱服務。可以說，豐富的海域使用權數字化成果運用的范圍將越來越廣闊，并且這些數字化成果將更好的服務于國家經濟建設和海洋事業(yè)發(fā)展大局，為國民經濟的增長貢獻自己的力量。

結語

綜上，海域使用權檔案數字化的工作任重道遠，絕非一朝一夕可以完成的，需要幾代自然資源檔案人持之以恒地不懈努力和積極探索。為此，我們要不斷學習、創(chuàng)新工作機制，為海域使用權檔案的數字化工作服務。

參考文獻

[1]李南南.企業(yè)文書檔案數字化加工處理[J].辦公室業(yè)務，2012（11）.

[2]睢強.檔案信息資源建設之數字化管理[J].科技信息，2013（2）.

[3]劉敏娟.試論紙質檔案數字化前處理的方式方法[J].山西檔案，2013（7）.

作者簡介：余松艷，寧德市自然資源檔案中心副研究館員，專職從事自然資源檔案管理工。