賈茜 唐君慧

摘? 要：新冠疫情給高校日常管理帶來了巨大沖擊，在新時(shí)代對信息化管理有著迫切需求的情景下，企業(yè)微信應(yīng)運(yùn)而生。山西大同大學(xué)云岡學(xué)學(xué)院以學(xué)生為出發(fā)點(diǎn)，分析了高校企業(yè)微信的基礎(chǔ)功能和辦公優(yōu)勢，并借助企業(yè)微信載體開展了全院學(xué)生基礎(chǔ)信息統(tǒng)計(jì)與教師防疫材料搜集、疫情防控期間學(xué)生外出請銷假、疫情防控健康天天報(bào)及線上查寢等應(yīng)用實(shí)踐，提高了學(xué)院日常管理效率，推動(dòng)了信息化辦校進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：企業(yè)微信；疫情防控；信息化管理

中圖分類號：TP39；G647? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? 文章編號：2096-4706（2023）15-0102-04

Research on the Practice of Enterprise WeChat Office in Colleges under the COVID-19 Epidemic Prevention and Control

JIA Xi， TANG Junhui

（Shanxi Datong University， Datong? 037009， China）

Abstract： The COVID-19 epidemic has brought great impact to the daily management of colleges. In the context of the urgent demand for informatization management in the new era， enterprise WeChat has emerged. Taking students as the starting point， Yungang College of Shanxi Datong University analyzes the basic functions and office advantages of enterprise WeChat in colleges， and carries out application practices such as statistics of basic information of students in the college and collection of epidemic prevention materials of teachers， students asking for leave during epidemic prevention and control， daily report of epidemic prevention and control health and online sleep check with the help of enterprise WeChat carrier， which improves the daily management efficiency of the college and promotes the process of informatization in running schools.

Keywords： enterprise WeChat; epidemic prevention and control; informatization management

0? 引? 言

新冠疫情防控下，作為高校管理工作的重要組成部分，高校行政管理能否及時(shí)、便捷、高效地完成管理工作，是高校信息化管理工作有效與否的檢驗(yàn)。隨著信息化的快速發(fā)展，移動(dòng)智能終端已逐步融入高校師生的日常生活，成為其必不可少的一部分[1]。企業(yè)微信和微信一樣具有使用便捷、用戶體驗(yàn)佳等特點(diǎn)，基于企業(yè)微信開發(fā)信息化工作，將企業(yè)微信與高校信息化深度融合，打造一個(gè)以企業(yè)微信為載體，適應(yīng)不同院校實(shí)際需求的一站式服務(wù)平臺(tái)，有助于讓高校管理信息化的及時(shí)性和便捷性落到實(shí)處，從而實(shí)現(xiàn)高校信息化水平的提高[2]。因此，企業(yè)微信辦公越來越受到高校的青睞。

山西大同大學(xué)云岡學(xué)學(xué)院以學(xué)生為出發(fā)點(diǎn)，利用企業(yè)微信載體，開展了學(xué)生開學(xué)返校及在校期間的應(yīng)用實(shí)踐研究，包括疫情防控期間學(xué)生外出請銷假、全院學(xué)生基礎(chǔ)信息統(tǒng)計(jì)與教師防疫材料搜集、疫情防控健康天天報(bào)及線上查寢等，旨在提升服務(wù)學(xué)生質(zhì)量和管理學(xué)生效率，為其他高校企業(yè)化辦公提供參考借鑒。

1? 高校企業(yè)微信的基礎(chǔ)功能

1.1? 通訊錄

學(xué)校網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營中心在企業(yè)微信統(tǒng)一錄入名單，分黨政管理機(jī)構(gòu)、群團(tuán)組織、教學(xué)業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)、教學(xué)輔助機(jī)構(gòu)、重點(diǎn)科研機(jī)構(gòu)、附屬機(jī)構(gòu)、離退休人員和員工服務(wù)等，并根據(jù)人員名單分部門、院系標(biāo)識(shí)，各枝各系清楚明白，方便查找，并且能夠詳細(xì)查看個(gè)人基本信息，滿足工作需要，解決了以往通訊難度大、人員復(fù)雜等問題。此外，企業(yè)微信與微信通訊錄連接，內(nèi)部成員可以通過企業(yè)微信添加外部聯(lián)系人。

1.2? 企業(yè)微信文檔

企業(yè)微信直接從本地導(dǎo)入文件，將騰訊文檔的功能融合進(jìn)來，保留原有格式，創(chuàng)建者可以對文檔操作權(quán)限進(jìn)行管理，如設(shè)置收集表為內(nèi)部文檔，操作痕跡可以查看，支持多人同時(shí)編輯，多人共享等，一方面能夠更好地保護(hù)個(gè)人隱私，防止信息泄露；另一方面文檔對于同一單元格操作自行修正，信息統(tǒng)計(jì)更加準(zhǔn)確。文件填寫完成后上傳至微盤，長久保存，方便備份。

1.3? 工作臺(tái)

工作臺(tái)集常用軟件、效率工具、學(xué)校管理、新生專欄、微信小程序等功能為一體，學(xué)校根據(jù)需求自行添加功能，方便辦公。常用軟件包括校園新聞、學(xué)生課表、微盤、請銷假審批、公事審批、公告、銀校通和成績查詢等。效率工具包括會(huì)議、上課直播、校園卡、信息變更申請、校園網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)故障保修單等。學(xué)校管理包括匯報(bào)、日程、復(fù)學(xué)碼、機(jī)構(gòu)及人員信息變更申請等。新生專欄包括健康天天報(bào)、校園瀏覽全景等。

1.4? 企業(yè)微信消息

企業(yè)微信消息可查看閱讀人數(shù)，及時(shí)掌握閱讀量，得知對方是否已讀，便于發(fā)布者知道接收者是否已經(jīng)及時(shí)查看消息，減輕了因消息未讀造成的不利影響，提高了信息傳導(dǎo)的效率。同時(shí)企業(yè)微信消息可設(shè)置休息時(shí)間，用戶根據(jù)自己實(shí)際情況進(jìn)行安排，既不會(huì)因?yàn)橄⒂绊憘€(gè)人的正常生活，又不會(huì)錯(cuò)過重要消息，無須開啟免打擾模式。

1.5? 企業(yè)微信其他功能

企業(yè)微信設(shè)置通勤功能，用戶通過填寫“家”與“學(xué)校”信息，選擇個(gè)人的通勤方式及提醒時(shí)間，自動(dòng)每日提醒用戶最佳上班路線、實(shí)時(shí)公交與天氣信息，將導(dǎo)航軟件的功能融入進(jìn)來。并且企業(yè)微信設(shè)有專屬圖書館，百萬好書免費(fèi)暢讀，用戶可以隨時(shí)閱讀書刊，提供有聲讀物，豐富個(gè)人業(yè)余時(shí)間。此外，企業(yè)微信自動(dòng)為每位用戶生成專屬郵箱，專屬域名的企業(yè)郵箱，實(shí)收收取及查詢郵件，優(yōu)化了與師生、行政部門間的文件往來。

2? 高校融入企業(yè)微信的辦公優(yōu)勢

高校信息化平臺(tái)為師生提供了必不可缺的信息服務(wù)，在教學(xué)科研、管理服務(wù)等方面應(yīng)用逐漸普及。企業(yè)微信整合資源、管理、服務(wù)三大要素，滿足用戶差異化、即時(shí)性和協(xié)同化的需求，且用戶僅限于單位內(nèi)部人員使用，綜合處理各項(xiàng)業(yè)務(wù)以及內(nèi)部溝通聯(lián)系[3]，同時(shí)企業(yè)微信突破了時(shí)空限制，具有和微信一致的溝通體驗(yàn)[4]，適合于高校各類場景[5]?；诖?，部分高校陸續(xù)利用企業(yè)微信信息化辦公的特點(diǎn)，快速搭建了校園移動(dòng)基礎(chǔ)平臺(tái)，個(gè)性化定制信息服務(wù)應(yīng)用。高校融入企業(yè)微信的辦公優(yōu)勢集中體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：一是簡單易學(xué)，操作便捷；二是資源共享，通過篩選和分類整合校內(nèi)紛雜信息產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，進(jìn)行精準(zhǔn)處理和推送；三是不受時(shí)間地點(diǎn)和環(huán)境的約束，實(shí)現(xiàn)辦公無縫化對接；四是關(guān)聯(lián)相關(guān)公眾號，有效地實(shí)現(xiàn)線上和線下深度融合、同步使用，形成老師與老師、老師與學(xué)生、學(xué)生與學(xué)生間的微信生態(tài)圈[6]。研究指出，高校融入企業(yè)微信辦公提升了師生使用體驗(yàn)，促進(jìn)了信息服務(wù)協(xié)同化，推動(dòng)了高校信息化建設(shè)創(chuàng)新發(fā)展[7]。如：夏曉晨整合了迎新服務(wù)系統(tǒng)、學(xué)工管理系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、采購管理系統(tǒng)、自助報(bào)賬系統(tǒng)、校園一卡通等系統(tǒng)，滿足學(xué)校師生校內(nèi)工作、生活需求[1]。王琢等人以企業(yè)微信為載體，搭建學(xué)院組織架構(gòu)，運(yùn)行后提升了學(xué)院教學(xué)辦公和管理的信息化水平[8]。張靜怡開發(fā)設(shè)計(jì)了學(xué)生在寢與否報(bào)備表單，借助企業(yè)微信查詢未歸學(xué)生并及時(shí)上報(bào)寢室長，提升了高校安全管理效率[9]。可見，企業(yè)微信滿足高校辦公的需求，方便師生使用各類校園微應(yīng)用，更好地落實(shí)高校信息公開制度，并進(jìn)一步提高學(xué)校的信息化服務(wù)質(zhì)量。

3? 疫情下企業(yè)微信的辦公實(shí)踐研究

山西大同大學(xué)自2022年校內(nèi)現(xiàn)已搭建并成功啟用企業(yè)微信平臺(tái)，截至2022年5月，平臺(tái)在線師生認(rèn)證率達(dá)到100%，應(yīng)用數(shù)量多達(dá)30個(gè)。新冠疫情防控下學(xué)生返校前和返校后長期的在校靜態(tài)管理是所有高校都要面對的挑戰(zhàn)。以云岡學(xué)學(xué)院為例，基于企業(yè)微信學(xué)校信息公開平臺(tái)應(yīng)用功能，及時(shí)掌握并分析學(xué)院在校及未返校學(xué)生的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，以學(xué)生需求為主，匯聚各類信息服務(wù)并加大整合力度，在學(xué)生返校及開學(xué)在校期間工作方面積累了一些實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。主要有如下幾項(xiàng)關(guān)鍵運(yùn)用。

3.1? 材料搜集

企業(yè)微信收集表功能在學(xué)院學(xué)生日常管理與師生防疫信息搜集的運(yùn)用包括返校學(xué)生信息統(tǒng)計(jì)、未返校學(xué)生信息統(tǒng)計(jì)、寒假期間去向、開學(xué)前近14天健康碼及行程碼，易校園近14天內(nèi)健康打卡截圖、所在居住地風(fēng)險(xiǎn)等級、核酸檢測陰性證明、接種新冠疫苗劑數(shù)、核酸檢測情況摸排、家庭其他成員健康狀況等。收集教職工防疫信息，是為了確保流動(dòng)進(jìn)出校，線下授課的安全性，為學(xué)生的安全保駕護(hù)航，如圖1所示。

實(shí)現(xiàn)高效收集信息、妥善保護(hù)個(gè)人隱私且規(guī)范數(shù)據(jù)填寫格式。首先，收集表的發(fā)放目標(biāo)設(shè)置為某年級某專業(yè)某班，將收集表精準(zhǔn)投放于目標(biāo)人員。其次，靈活修改導(dǎo)出的表單，自定義表單收取時(shí)間段，如再次更新數(shù)據(jù)時(shí)，設(shè)置里選擇可多次修改，修改結(jié)束后，打開關(guān)閉填寫選項(xiàng)。此外，設(shè)置添加圖片、文件，即在搜集信息的同時(shí)搜集憑證，填寫結(jié)果隨時(shí)導(dǎo)出Excel工作表。最后，收集表“統(tǒng)計(jì)”功能的填寫人數(shù)、填寫人員、未填寫人數(shù)、未填寫人員，均可精準(zhǔn)獲悉，從而精準(zhǔn)督促未填寫人員及時(shí)填寫。同時(shí)，“統(tǒng)計(jì)”功能對每一問題的填寫情況做出數(shù)量統(tǒng)計(jì)、比例統(tǒng)計(jì)，可實(shí)時(shí)查看，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)搜集的同時(shí)做出初步分析，信息可視化界面如圖2和圖3所示。云岡學(xué)學(xué)院學(xué)生日常信息搜集的多次實(shí)踐中，收集表功能配合負(fù)責(zé)人督促，上千份調(diào)查表可實(shí)現(xiàn)1～2小時(shí)內(nèi)搜集完畢，時(shí)效性、準(zhǔn)確性表現(xiàn)優(yōu)異。

3.2? 學(xué)生外出請銷假

疫情常態(tài)化管控期間，學(xué)院采取三級審批方式，另設(shè)置了線下責(zé)任人和審批人制度，給請銷假上“雙保險(xiǎn)”。外出請假流程審批中，學(xué)生一經(jīng)發(fā)起，班主任到院黨委副書記，再到院黨委書記層層審批，若離校需報(bào)備學(xué)校學(xué)工部，其中班主任為第一責(zé)任人，對學(xué)生所述情況的真實(shí)性負(fù)責(zé)。學(xué)生發(fā)起企業(yè)微信請銷假申請，其中需要填寫的申請內(nèi)容可設(shè)置為個(gè)人信息、請假原因、前往地點(diǎn)、緊急聯(lián)系人等信息，并上傳相關(guān)證明作為佐證，便于學(xué)院掌握和留存學(xué)生請假離校的具體原因和行程。審批流程逐級遞進(jìn)，每一層級審批人可直接審核申請材料。審批人通過“工作臺(tái)—審批—我審批的”請銷假審批后臺(tái)，調(diào)出審批記錄，查看待處理、已處理的請銷假申請，實(shí)現(xiàn)對請假學(xué)生底數(shù)清、情況明，如圖4所示。

校園靜默管理期間，確需請假外出就醫(yī)的同學(xué)，由校醫(yī)院值班員出具診斷證明、簽字并蓋章，學(xué)生履行三級審批請假手續(xù)后，由校醫(yī)院派專車運(yùn)至醫(yī)院，實(shí)行點(diǎn)對點(diǎn)出校返校。

從便捷性和安全性考慮，線上審批模式較線下紙質(zhì)假條的簽核效率顯著提高，能及時(shí)應(yīng)對非正常在崗時(shí)間的學(xué)生突發(fā)情況，無論是否處于工作時(shí)間，經(jīng)電話聯(lián)系各級審批負(fù)責(zé)人說明情況后，學(xué)生從發(fā)起請假審批最快可實(shí)時(shí)通過。同時(shí)，線上審批能夠?qū)崿F(xiàn)減少疫情期間人員接觸的防疫要求。

3.3? 健康天天報(bào)及線上查寢

企業(yè)微信“健康天天報(bào)”功能，設(shè)置每日匯報(bào)方式，并根據(jù)學(xué)校整體匯報(bào)時(shí)間設(shè)置學(xué)院匯報(bào)截止時(shí)間。疫情防控日報(bào)采用分層級數(shù)據(jù)處理模式，師生雙軌制上報(bào)。利用“工作臺(tái)—健康天天報(bào)—健康上報(bào)”功能，具體是學(xué)生完成數(shù)據(jù)填報(bào)，班主任查看未填報(bào)人員信息，“未上報(bào)提醒”功能實(shí)現(xiàn)一鍵提醒，及時(shí)督促相關(guān)人員完成數(shù)據(jù)上報(bào)后將總體數(shù)據(jù)上報(bào)院學(xué)生管理負(fù)責(zé)人；教職工完成健康信息填報(bào)后，由院黨政辦主任負(fù)責(zé)上報(bào)學(xué)院總體數(shù)據(jù)。院學(xué)生管理負(fù)責(zé)人和黨政辦主任第一時(shí)間將匯總數(shù)據(jù)報(bào)給院疫情防控聯(lián)絡(luò)員，最后校疫情防控辦收集、匯總統(tǒng)計(jì)并上報(bào)校領(lǐng)導(dǎo)知會(huì)，如圖5所示，同時(shí)視疫情反復(fù)狀況的統(tǒng)計(jì)需求對每日上報(bào)信息進(jìn)行更新，及時(shí)監(jiān)測師生每日健康狀態(tài)，持續(xù)跟蹤健康狀態(tài)，做好防疫隔離工作。

此外，靈活運(yùn)用“健康天天報(bào)”的上報(bào)時(shí)間和簽到定位功能，實(shí)現(xiàn)學(xué)院線上學(xué)生查寢。由學(xué)院負(fù)責(zé)人設(shè)置固定健康上報(bào)打卡時(shí)段，向目標(biāo)學(xué)生發(fā)送健康上報(bào)提醒，回傳的簽到定位信息使班主任、學(xué)院準(zhǔn)確掌握學(xué)生實(shí)時(shí)所處位置，既實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確獲得學(xué)生歸寢情況，又避免疫情期間實(shí)地查寢造成的人員頻繁流動(dòng)和接觸。

4? 結(jié)? 論

企業(yè)微信轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的工作思路和方式方法，方便高校師生日常辦公與生活。實(shí)踐研究表明，山西大同大學(xué)云岡學(xué)學(xué)院在新冠疫情防控背景下借助企業(yè)微信完成學(xué)生管理工作成效顯著。從全院學(xué)生基礎(chǔ)信息統(tǒng)計(jì)與教師防疫材料搜集、疫情防控期間學(xué)生外出請銷假、疫情防控健康天天報(bào)及線上查寢，師生體驗(yàn)到信息化辦公帶來的便利，對推動(dòng)信息化辦校進(jìn)程、常態(tài)化疫情防控下學(xué)生管理工作具有重要作用。

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