孫文萍

在高校管理工作中，檔案管理是非常關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，其中，后勤檔案工作更是重中之重，是具有基礎(chǔ)意義的工作。對(duì)當(dāng)前我國(guó)高校后勤檔案工作的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)其仍存在很多問(wèn)題，因此，高校需要提高對(duì)后勤檔案管理與利用工作的重視程度，同時(shí)積極探索與當(dāng)前時(shí)代發(fā)展形勢(shì)相符合的后勤檔案管理辦法及利用方式，根據(jù)所在院校的實(shí)際情況，進(jìn)行有針對(duì)性的改善，并在優(yōu)化后勤檔案管理與利用工作的同時(shí)，保證其完整性?，F(xiàn)簡(jiǎn)要分析高校后勤檔案的主要內(nèi)容以及高校后勤檔案管理與利用工作的重要性，著重闡述當(dāng)前我國(guó)高校后勤檔案管理與利用工作中存在的問(wèn)題，并提出有針對(duì)性的建議。

在高校檔案中，后勤檔案屬于比較有價(jià)值、有意義的文件材料，其真實(shí)、準(zhǔn)確、客觀地記錄了高校后勤的歷史，包括高校不同時(shí)期的校園規(guī)劃、學(xué)校建設(shè)、后勤設(shè)施和管理的各種資料，還有與后勤工作有關(guān)的各種文件、數(shù)據(jù)和歷史背景資料，其對(duì)大多數(shù)行政事務(wù)、學(xué)生活動(dòng)以及相關(guān)經(jīng)營(yíng)工作的開(kāi)展具有非常關(guān)鍵的促進(jìn)作用。在后勤工作中，檔案管理工作是其他工作的重要支撐?，F(xiàn)階段，在各大高校的后勤工作開(kāi)展過(guò)程中，后勤檔案管理工作屬于非常關(guān)鍵的支撐環(huán)節(jié)以及重要的評(píng)比指標(biāo)。在這種情況下，開(kāi)展有成效、相對(duì)科學(xué)合理的高校后勤檔案管理與利用工作具有非常關(guān)鍵的作用。

后勤檔案的類別資產(chǎn)檔案

高校后勤檔案工作中比較重要的工作應(yīng)當(dāng)是各類資產(chǎn)的采購(gòu)以及報(bào)廢。在采購(gòu)各類資產(chǎn)時(shí)，相關(guān)工作人員需要對(duì)全部固定資產(chǎn)進(jìn)行標(biāo)簽制作，對(duì)使用部門(mén)進(jìn)行詳細(xì)統(tǒng)計(jì)；在報(bào)廢時(shí)，也需要進(jìn)行報(bào)廢手續(xù)登記以及開(kāi)具相關(guān)記錄的證明。尤其是校內(nèi)利用率較高的電腦、打印機(jī)等設(shè)備，均需要進(jìn)行購(gòu)買日期、型號(hào)、供應(yīng)商等事項(xiàng)的記錄，為日后保修事宜提供憑證。對(duì)于需要單獨(dú)存檔的設(shè)備，相關(guān)工作人員要制作定期檢驗(yàn)記錄表，標(biāo)明每項(xiàng)特殊設(shè)備的檢驗(yàn)日期，對(duì)發(fā)生故障的設(shè)備進(jìn)行及時(shí)修理，以免影響其他人員的正常使用。除此之外，對(duì)于特殊設(shè)備，操作人員應(yīng)當(dāng)持證上崗，并參加相關(guān)培訓(xùn)，以保證特殊設(shè)備發(fā)揮出最大的作用。

基建檔案

在高校后勤檔案管理工作中，基建檔案管理是重要組成部分，其詳細(xì)記錄了校內(nèi)新建項(xiàng)目和改造項(xiàng)目的相關(guān)數(shù)據(jù)。由于在開(kāi)展后續(xù)工作的過(guò)程中會(huì)涉及這些項(xiàng)目的文件資料，因此后勤檔案管理人員應(yīng)完整保存資料，同時(shí)對(duì)這些資料進(jìn)行數(shù)字化處理，做好電子目錄，為日后查詢提供便利。

維修檔案

在高校后勤檔案管理工作中，基建維修工作是基礎(chǔ)工作。在維修結(jié)束后，相關(guān)工作人員需要對(duì)實(shí)際的維修內(nèi)容進(jìn)行記錄，以便在審計(jì)結(jié)賬時(shí)有查詢依據(jù)，而且對(duì)于有保質(zhì)期的項(xiàng)目，其能夠有效避免重復(fù)計(jì)費(fèi)的現(xiàn)象，也能夠保證更換零件及物品的質(zhì)量。

文書(shū)檔案

文書(shū)檔案主要包括與其他單位簽訂的合同及協(xié)議，其是后勤與外包單位、工程實(shí)施主體以及產(chǎn)品設(shè)備供應(yīng)方之間的合作依據(jù)，屬于財(cái)務(wù)文書(shū)的關(guān)鍵憑證。除此之外，其還包括上級(jí)部門(mén)發(fā)文以及水電發(fā)票一類檔案材料，能夠有效反映出高校的日常工作，有利于高校提前制訂相關(guān)計(jì)劃。

餐飲檔案

食品安全檔案是高校后勤檔案管理中非常關(guān)鍵的部分，主要包括食材出入庫(kù)記錄、原材料索證索票憑證等，其不僅能提升高校食品安全水平，也能提升食品安全管理部門(mén)對(duì)高校餐飲的管理效率。

后勤檔案管理與利用工作的重要性為高校后勤工作提供基礎(chǔ)

高校后勤檔案中有很多具有歷史意義的資料，其不僅記錄了高校的發(fā)展，還有利于完善后勤管理制度。后勤檔案具有真實(shí)性和客觀性，為高校管理人員決策提供了依據(jù)，同時(shí)也保證了高校各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。

一方面，高校后勤檔案為高校各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展提供了指導(dǎo)，提高了其工作效率，保證了其工作質(zhì)量。另一方面，高校后勤檔案有利于完善后勤管理制度，提高高校后勤工作的質(zhì)量，提升后勤工作的水平。

為高校后勤管理和維修保障提供依據(jù)

近年來(lái)，高校的基礎(chǔ)設(shè)施不斷完善，最突出的是對(duì)校園房屋、地下管線的維護(hù)，以及對(duì)陳舊的供暖、排污系統(tǒng)的維修。高校后勤檔案是進(jìn)行校園規(guī)劃和建筑設(shè)計(jì)的依據(jù)。后勤檔案對(duì)校園的建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行了相對(duì)完整的記錄，對(duì)施工還未開(kāi)始的準(zhǔn)備階段，簽訂、施工過(guò)程中涉及的技術(shù)以及材料，施工結(jié)束后的驗(yàn)收、結(jié)審環(huán)節(jié)都有相關(guān)記錄。此外，在校園建設(shè)中，哪些建筑需要拆除，哪些建筑具有歷史價(jià)值需要保留，以及古樹(shù)的保護(hù)與新樹(shù)種引進(jìn)等都要參考?xì)v史、延續(xù)歷史、發(fā)展歷史。高校后勤檔案為校園建設(shè)提供了重要依據(jù)。例如，相關(guān)文件中清楚記載了地下管網(wǎng)的實(shí)際走向與管徑的尺寸，以及其需要的負(fù)載能力和流量標(biāo)準(zhǔn)等詳細(xì)信息。這些原始的檔案資料為相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)、管理及維修提供了非常關(guān)鍵的依據(jù)。如果不能有效利用這些檔案，就很容易發(fā)生不合理的維修現(xiàn)象，不僅會(huì)降低相關(guān)設(shè)備的使用效率，還容易增加相關(guān)成本。因此，高校后勤檔案在高校后勤管理工作中具有非常關(guān)鍵的作用。

是廉政后勤和審計(jì)檢查的重要佐證

高校后勤部門(mén)是高校的基礎(chǔ)部門(mén)，如果后勤工作效率不高，那么高校的其他工作都將難以正常運(yùn)轉(zhuǎn)?；诖?，高校需要投入大量的資金，以保證后勤工作的順利開(kāi)展。此外，后勤不僅肩負(fù)著重大責(zé)任，而且項(xiàng)目繁多，開(kāi)銷巨大。后勤部門(mén)是開(kāi)展廉政教育活動(dòng)的重要部門(mén)，應(yīng)對(duì)大型支出做到有檔案可查，確保每一項(xiàng)支出均有憑證，保證數(shù)額相對(duì)較大的支出均有相關(guān)審計(jì)依據(jù)。尤其是對(duì)財(cái)政專項(xiàng)資金，必須保證?？顚Ｓ茫瑢?duì)其進(jìn)行完整歸檔，建立健全檔案資料，為審計(jì)檢查提供重要佐證。

高校后勤檔案管理與利用工作中存在的問(wèn)題檔案管理規(guī)章制度不健全，體制機(jī)制不完善

在我國(guó)檔案管理工作中，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理是基本的原則，且該原則適用于我國(guó)大多數(shù)檔案管理部門(mén)和各高等院校檔案管理工作。但是對(duì)于高校后勤部門(mén)而言，這一原則存在落實(shí)不到位的問(wèn)題。在高校中，由于后勤部門(mén)大多數(shù)工作人員并不具備統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的意識(shí)，導(dǎo)致大部分檔案處于分散狀態(tài)，被遺落在各個(gè)后勤辦公場(chǎng)所，并沒(méi)有集中在檔案室。而如果檔案長(zhǎng)期處于這種狀態(tài)，將會(huì)嚴(yán)重阻礙高校后勤檔案管理與利用工作的開(kāi)展。除此之外，后勤部門(mén)在檔案歸檔范圍、保管期限、鑒定標(biāo)準(zhǔn)以及銷毀流程等方面也沒(méi)有完善的制度。在檔案管理過(guò)程中，應(yīng)明確檔案范圍與保管期限，從而更加有效地管理檔案，提升后勤檔案管理與利用工作效率。高校后勤檔案管理與利用工作的順利開(kāi)展是高校行政活動(dòng)、教研活動(dòng)、科研活動(dòng)順利開(kāi)展的保證。

軟硬件設(shè)施配備不足

高校通常會(huì)將人力、物力、財(cái)力等放在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，對(duì)后勤工作的關(guān)注度不高，更別提后勤檔案管理工作。部分高校甚至沒(méi)有設(shè)置后勤檔案管理相關(guān)部門(mén)，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后，故后勤檔案管理與利用工作的開(kāi)展受到嚴(yán)重阻礙。由于后勤部門(mén)并不具備專業(yè)的檔案用具，因此，檔案管理工作具有隨意性，很多有價(jià)值的檔案都處于閑置狀態(tài)，并未發(fā)揮出其應(yīng)有的價(jià)值。對(duì)此，高校應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到檔案管理與利用工作的高效開(kāi)展對(duì)提升其他部門(mén)工作效率的重要性。除此之外，組建人才隊(duì)伍也非常重要。在多數(shù)高校的后勤檔案管理部門(mén)當(dāng)中，相關(guān)負(fù)責(zé)人多是辦公室外聘人員或退休人員，這類人員并不具備檔案管理專業(yè)知識(shí)，因此不利于后勤檔案管理工作的順利開(kāi)展，其中最為明顯的就是非專職檔案管理人員并不了解檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，這就容易使檔案歸檔整理及后續(xù)利用工作出現(xiàn)問(wèn)題。

重藏輕用

現(xiàn)階段，我國(guó)大多數(shù)高校在開(kāi)展檔案管理相關(guān)工作的過(guò)程中，并沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行分級(jí)管理原則，也沒(méi)有按照規(guī)定收集與整理檔案。相關(guān)科室及基層單位在收集到相關(guān)文件后，并沒(méi)有積極上交至后勤檔案管理部門(mén)；同時(shí)后勤部門(mén)也沒(méi)有開(kāi)展檔案收集工作，導(dǎo)致大量文件材料散落在各個(gè)基層單位。這體現(xiàn)了高校后勤檔案部門(mén)重藏輕用的問(wèn)題。

完善高校后勤檔案管理與利用工作的策略規(guī)范后勤檔案管理制度

檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則。在檔案管理工作中，相關(guān)工作人員需要將全部檔案交由檔案室進(jìn)行分級(jí)管理。高校在檔案管理與利用工作開(kāi)展的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)將后勤部門(mén)與教學(xué)以及行政部門(mén)放在同等重要的位置。在實(shí)際管理過(guò)程中，還應(yīng)實(shí)行分管責(zé)任制，并將檔案管理工作納入績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)。

加大對(duì)檔案軟硬件設(shè)施設(shè)備的資金投入力度，加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

在經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理過(guò)程中，高校應(yīng)認(rèn)識(shí)到后勤檔案管理與利用工作的重要性，不能將全部資源投入教學(xué)及科研項(xiàng)目中，而是應(yīng)將一部分資源用于完善后勤檔案管理。一方面，信息時(shí)代下，在檔案事業(yè)的發(fā)展中，硬件設(shè)施具有重要作用。只有硬件設(shè)施得到完善，才能在最大程度上實(shí)現(xiàn)檔案信息的價(jià)值。另一方面，對(duì)于軟件設(shè)施而言，最關(guān)鍵的是人才隊(duì)伍的建設(shè)。當(dāng)前，很多后勤部門(mén)檔案管理工作人員的專業(yè)能力不足，對(duì)此，高校應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)專業(yè)人才，同時(shí)為已經(jīng)上崗的人員提供定期培訓(xùn)的機(jī)會(huì)。只有在軟硬件設(shè)施均得到完善的情況下，高校后勤檔案管理效率才能得到提高。

加大檔案宣傳與利用力度

檔案的宣傳與利用程度也是評(píng)價(jià)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)。面對(duì)當(dāng)前高校后勤部門(mén)在檔案宣傳與利用工作方面存在的問(wèn)題，工作人員應(yīng)當(dāng)提高對(duì)后勤檔案管理與利用工作的重視程度。如檔案室可以制定個(gè)性化的宣傳手冊(cè)，為高校不同學(xué)科的教師與學(xué)生介紹校園檔案管理工作。后勤檔案管理人員也可以編寫(xiě)相關(guān)宣傳手冊(cè)，讓教師與學(xué)生認(rèn)識(shí)到后勤工作的重要性，從而提升后勤檔案管理與利用工作的效率。

高校后勤檔案內(nèi)容豐富、涉及面廣，是高校后勤的寶貴資源，也是學(xué)校的半部歷史。高校后勤檔案記錄著高校后勤工作的方方面面，是學(xué)校和后勤領(lǐng)導(dǎo)安排工作、作出決策的重要信息資料，對(duì)高校的發(fā)展起到了積極作用。

加強(qiáng)高校后勤檔案管理和利用工作，一方面能提升后勤工作效率，另一方面也有利于完善高?；A(chǔ)服務(wù)設(shè)施，突出高校人文特色?，F(xiàn)階段，我國(guó)高校檔案管理與利用工作中還存在諸多問(wèn)題，如檔案管理規(guī)章制度不健全、體制機(jī)制不完善、軟硬件設(shè)施配備不足、對(duì)檔案重藏輕用等。對(duì)此，高校應(yīng)提高重視，采取相關(guān)措施加以解決。高校首先應(yīng)不斷規(guī)范后勤檔案管理制度；其次要加大對(duì)檔案軟硬件設(shè)施設(shè)備的資金投入力度，加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)；最后還要加大對(duì)檔案宣傳與檔案利用的力度。唯有如此，才能充分發(fā)揮高校后勤檔案的價(jià)值與作用，從而更好地推動(dòng)高校檔案管理與利用工作順利開(kāi)展。

（作者單位：齊魯醫(yī)藥學(xué)院）