孫文萍

在高校管理工作中，檔案管理是非常關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，其中，后勤檔案工作更是重中之重，是具有基礎(chǔ)意義的工作。對當(dāng)前我國高校后勤檔案工作的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)其仍存在很多問題，因此，高校需要提高對后勤檔案管理與利用工作的重視程度，同時積極探索與當(dāng)前時代發(fā)展形勢相符合的后勤檔案管理辦法及利用方式，根據(jù)所在院校的實際情況，進(jìn)行有針對性的改善，并在優(yōu)化后勤檔案管理與利用工作的同時，保證其完整性?，F(xiàn)簡要分析高校后勤檔案的主要內(nèi)容以及高校后勤檔案管理與利用工作的重要性，著重闡述當(dāng)前我國高校后勤檔案管理與利用工作中存在的問題，并提出有針對性的建議。

在高校檔案中，后勤檔案屬于比較有價值、有意義的文件材料，其真實、準(zhǔn)確、客觀地記錄了高校后勤的歷史，包括高校不同時期的校園規(guī)劃、學(xué)校建設(shè)、后勤設(shè)施和管理的各種資料，還有與后勤工作有關(guān)的各種文件、數(shù)據(jù)和歷史背景資料，其對大多數(shù)行政事務(wù)、學(xué)生活動以及相關(guān)經(jīng)營工作的開展具有非常關(guān)鍵的促進(jìn)作用。在后勤工作中，檔案管理工作是其他工作的重要支撐。現(xiàn)階段，在各大高校的后勤工作開展過程中，后勤檔案管理工作屬于非常關(guān)鍵的支撐環(huán)節(jié)以及重要的評比指標(biāo)。在這種情況下，開展有成效、相對科學(xué)合理的高校后勤檔案管理與利用工作具有非常關(guān)鍵的作用。

后勤檔案的類別資產(chǎn)檔案

高校后勤檔案工作中比較重要的工作應(yīng)當(dāng)是各類資產(chǎn)的采購以及報廢。在采購各類資產(chǎn)時，相關(guān)工作人員需要對全部固定資產(chǎn)進(jìn)行標(biāo)簽制作，對使用部門進(jìn)行詳細(xì)統(tǒng)計；在報廢時，也需要進(jìn)行報廢手續(xù)登記以及開具相關(guān)記錄的證明。尤其是校內(nèi)利用率較高的電腦、打印機(jī)等設(shè)備，均需要進(jìn)行購買日期、型號、供應(yīng)商等事項的記錄，為日后保修事宜提供憑證。對于需要單獨存檔的設(shè)備，相關(guān)工作人員要制作定期檢驗記錄表，標(biāo)明每項特殊設(shè)備的檢驗日期，對發(fā)生故障的設(shè)備進(jìn)行及時修理，以免影響其他人員的正常使用。除此之外，對于特殊設(shè)備，操作人員應(yīng)當(dāng)持證上崗，并參加相關(guān)培訓(xùn)，以保證特殊設(shè)備發(fā)揮出最大的作用。

基建檔案

在高校后勤檔案管理工作中，基建檔案管理是重要組成部分，其詳細(xì)記錄了校內(nèi)新建項目和改造項目的相關(guān)數(shù)據(jù)。由于在開展后續(xù)工作的過程中會涉及這些項目的文件資料，因此后勤檔案管理人員應(yīng)完整保存資料，同時對這些資料進(jìn)行數(shù)字化處理，做好電子目錄，為日后查詢提供便利。

維修檔案

在高校后勤檔案管理工作中，基建維修工作是基礎(chǔ)工作。在維修結(jié)束后，相關(guān)工作人員需要對實際的維修內(nèi)容進(jìn)行記錄，以便在審計結(jié)賬時有查詢依據(jù)，而且對于有保質(zhì)期的項目，其能夠有效避免重復(fù)計費的現(xiàn)象，也能夠保證更換零件及物品的質(zhì)量。

文書檔案

文書檔案主要包括與其他單位簽訂的合同及協(xié)議，其是后勤與外包單位、工程實施主體以及產(chǎn)品設(shè)備供應(yīng)方之間的合作依據(jù)，屬于財務(wù)文書的關(guān)鍵憑證。除此之外，其還包括上級部門發(fā)文以及水電發(fā)票一類檔案材料，能夠有效反映出高校的日常工作，有利于高校提前制訂相關(guān)計劃。

餐飲檔案

食品安全檔案是高校后勤檔案管理中非常關(guān)鍵的部分，主要包括食材出入庫記錄、原材料索證索票憑證等，其不僅能提升高校食品安全水平，也能提升食品安全管理部門對高校餐飲的管理效率。

后勤檔案管理與利用工作的重要性為高校后勤工作提供基礎(chǔ)

高校后勤檔案中有很多具有歷史意義的資料，其不僅記錄了高校的發(fā)展，還有利于完善后勤管理制度。后勤檔案具有真實性和客觀性，為高校管理人員決策提供了依據(jù)，同時也保證了高校各項工作的順利開展。

一方面，高校后勤檔案為高校各項工作的順利開展提供了指導(dǎo)，提高了其工作效率，保證了其工作質(zhì)量。另一方面，高校后勤檔案有利于完善后勤管理制度，提高高校后勤工作的質(zhì)量，提升后勤工作的水平。

為高校后勤管理和維修保障提供依據(jù)

近年來，高校的基礎(chǔ)設(shè)施不斷完善，最突出的是對校園房屋、地下管線的維護(hù)，以及對陳舊的供暖、排污系統(tǒng)的維修。高校后勤檔案是進(jìn)行校園規(guī)劃和建筑設(shè)計的依據(jù)。后勤檔案對校園的建設(shè)項目進(jìn)行了相對完整的記錄，對施工還未開始的準(zhǔn)備階段，簽訂、施工過程中涉及的技術(shù)以及材料，施工結(jié)束后的驗收、結(jié)審環(huán)節(jié)都有相關(guān)記錄。此外，在校園建設(shè)中，哪些建筑需要拆除，哪些建筑具有歷史價值需要保留，以及古樹的保護(hù)與新樹種引進(jìn)等都要參考?xì)v史、延續(xù)歷史、發(fā)展歷史。高校后勤檔案為校園建設(shè)提供了重要依據(jù)。例如，相關(guān)文件中清楚記載了地下管網(wǎng)的實際走向與管徑的尺寸，以及其需要的負(fù)載能力和流量標(biāo)準(zhǔn)等詳細(xì)信息。這些原始的檔案資料為相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)、管理及維修提供了非常關(guān)鍵的依據(jù)。如果不能有效利用這些檔案，就很容易發(fā)生不合理的維修現(xiàn)象，不僅會降低相關(guān)設(shè)備的使用效率，還容易增加相關(guān)成本。因此，高校后勤檔案在高校后勤管理工作中具有非常關(guān)鍵的作用。

是廉政后勤和審計檢查的重要佐證

高校后勤部門是高校的基礎(chǔ)部門，如果后勤工作效率不高，那么高校的其他工作都將難以正常運轉(zhuǎn)?；诖耍咝Ｐ枰度氪罅康馁Y金，以保證后勤工作的順利開展。此外，后勤不僅肩負(fù)著重大責(zé)任，而且項目繁多，開銷巨大。后勤部門是開展廉政教育活動的重要部門，應(yīng)對大型支出做到有檔案可查，確保每一項支出均有憑證，保證數(shù)額相對較大的支出均有相關(guān)審計依據(jù)。尤其是對財政專項資金，必須保證?？顚Ｓ?，對其進(jìn)行完整歸檔，建立健全檔案資料，為審計檢查提供重要佐證。

高校后勤檔案管理與利用工作中存在的問題檔案管理規(guī)章制度不健全，體制機(jī)制不完善

在我國檔案管理工作中，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理是基本的原則，且該原則適用于我國大多數(shù)檔案管理部門和各高等院校檔案管理工作。但是對于高校后勤部門而言，這一原則存在落實不到位的問題。在高校中，由于后勤部門大多數(shù)工作人員并不具備統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的意識，導(dǎo)致大部分檔案處于分散狀態(tài)，被遺落在各個后勤辦公場所，并沒有集中在檔案室。而如果檔案長期處于這種狀態(tài)，將會嚴(yán)重阻礙高校后勤檔案管理與利用工作的開展。除此之外，后勤部門在檔案歸檔范圍、保管期限、鑒定標(biāo)準(zhǔn)以及銷毀流程等方面也沒有完善的制度。在檔案管理過程中，應(yīng)明確檔案范圍與保管期限，從而更加有效地管理檔案，提升后勤檔案管理與利用工作效率。高校后勤檔案管理與利用工作的順利開展是高校行政活動、教研活動、科研活動順利開展的保證。

軟硬件設(shè)施配備不足

高校通常會將人力、物力、財力等放在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，對后勤工作的關(guān)注度不高，更別提后勤檔案管理工作。部分高校甚至沒有設(shè)置后勤檔案管理相關(guān)部門，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后，故后勤檔案管理與利用工作的開展受到嚴(yán)重阻礙。由于后勤部門并不具備專業(yè)的檔案用具，因此，檔案管理工作具有隨意性，很多有價值的檔案都處于閑置狀態(tài)，并未發(fā)揮出其應(yīng)有的價值。對此，高校應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到檔案管理與利用工作的高效開展對提升其他部門工作效率的重要性。除此之外，組建人才隊伍也非常重要。在多數(shù)高校的后勤檔案管理部門當(dāng)中，相關(guān)負(fù)責(zé)人多是辦公室外聘人員或退休人員，這類人員并不具備檔案管理專業(yè)知識，因此不利于后勤檔案管理工作的順利開展，其中最為明顯的就是非專職檔案管理人員并不了解檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，這就容易使檔案歸檔整理及后續(xù)利用工作出現(xiàn)問題。

重藏輕用

現(xiàn)階段，我國大多數(shù)高校在開展檔案管理相關(guān)工作的過程中，并沒有嚴(yán)格執(zhí)行分級管理原則，也沒有按照規(guī)定收集與整理檔案。相關(guān)科室及基層單位在收集到相關(guān)文件后，并沒有積極上交至后勤檔案管理部門；同時后勤部門也沒有開展檔案收集工作，導(dǎo)致大量文件材料散落在各個基層單位。這體現(xiàn)了高校后勤檔案部門重藏輕用的問題。

完善高校后勤檔案管理與利用工作的策略規(guī)范后勤檔案管理制度

檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則。在檔案管理工作中，相關(guān)工作人員需要將全部檔案交由檔案室進(jìn)行分級管理。高校在檔案管理與利用工作開展的過程中，應(yīng)當(dāng)將后勤部門與教學(xué)以及行政部門放在同等重要的位置。在實際管理過程中，還應(yīng)實行分管責(zé)任制，并將檔案管理工作納入績效考核標(biāo)準(zhǔn)。

加大對檔案軟硬件設(shè)施設(shè)備的資金投入力度，加強檔案人才隊伍建設(shè)

在經(jīng)費預(yù)算管理過程中，高校應(yīng)認(rèn)識到后勤檔案管理與利用工作的重要性，不能將全部資源投入教學(xué)及科研項目中，而是應(yīng)將一部分資源用于完善后勤檔案管理。一方面，信息時代下，在檔案事業(yè)的發(fā)展中，硬件設(shè)施具有重要作用。只有硬件設(shè)施得到完善，才能在最大程度上實現(xiàn)檔案信息的價值。另一方面，對于軟件設(shè)施而言，最關(guān)鍵的是人才隊伍的建設(shè)。當(dāng)前，很多后勤部門檔案管理工作人員的專業(yè)能力不足，對此，高校應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)專業(yè)人才，同時為已經(jīng)上崗的人員提供定期培訓(xùn)的機(jī)會。只有在軟硬件設(shè)施均得到完善的情況下，高校后勤檔案管理效率才能得到提高。

加大檔案宣傳與利用力度

檔案的宣傳與利用程度也是評價檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)。面對當(dāng)前高校后勤部門在檔案宣傳與利用工作方面存在的問題，工作人員應(yīng)當(dāng)提高對后勤檔案管理與利用工作的重視程度。如檔案室可以制定個性化的宣傳手冊，為高校不同學(xué)科的教師與學(xué)生介紹校園檔案管理工作。后勤檔案管理人員也可以編寫相關(guān)宣傳手冊，讓教師與學(xué)生認(rèn)識到后勤工作的重要性，從而提升后勤檔案管理與利用工作的效率。

高校后勤檔案內(nèi)容豐富、涉及面廣，是高校后勤的寶貴資源，也是學(xué)校的半部歷史。高校后勤檔案記錄著高校后勤工作的方方面面，是學(xué)校和后勤領(lǐng)導(dǎo)安排工作、作出決策的重要信息資料，對高校的發(fā)展起到了積極作用。

加強高校后勤檔案管理和利用工作，一方面能提升后勤工作效率，另一方面也有利于完善高?；A(chǔ)服務(wù)設(shè)施，突出高校人文特色?，F(xiàn)階段，我國高校檔案管理與利用工作中還存在諸多問題，如檔案管理規(guī)章制度不健全、體制機(jī)制不完善、軟硬件設(shè)施配備不足、對檔案重藏輕用等。對此，高校應(yīng)提高重視，采取相關(guān)措施加以解決。高校首先應(yīng)不斷規(guī)范后勤檔案管理制度；其次要加大對檔案軟硬件設(shè)施設(shè)備的資金投入力度，加強檔案人才隊伍建設(shè)；最后還要加大對檔案宣傳與檔案利用的力度。唯有如此，才能充分發(fā)揮高校后勤檔案的價值與作用，從而更好地推動高校檔案管理與利用工作順利開展。

（作者單位：齊魯醫(yī)藥學(xué)院）