王粉波 于小烜
【摘 要】 隨著國(guó)家對(duì)教育的逐步重視,教育信息化建設(shè)迎來(lái)了重大機(jī)遇,財(cái)務(wù)管理作為高校行政管理的重中之重,面臨全新挑戰(zhàn),信息化建設(shè)必不可少。目前高校財(cái)務(wù)信息化水平不一,有些院校除了基本的財(cái)務(wù)核算軟件外,沒(méi)有開(kāi)展任何其他信息化軟件系統(tǒng)建設(shè)工作,更談不上學(xué)校、部門(mén)之間的信息共享,這嚴(yán)重影響了高校財(cái)務(wù)信息化的建設(shè)進(jìn)程。通過(guò)深入剖析高校財(cái)務(wù)管理現(xiàn)狀,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題主要集中在制度建設(shè)、崗位設(shè)置、預(yù)算管理和事前審核四個(gè)方面,文章以山西職業(yè)技術(shù)學(xué)院財(cái)務(wù)智慧化轉(zhuǎn)型的經(jīng)驗(yàn)為例,結(jié)合智慧財(cái)務(wù)建設(shè)的建議,為各高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)提供參考和借鑒。
【關(guān)鍵詞】 財(cái)務(wù)管理; 高校財(cái)務(wù)信息化; 績(jī)效考核; 內(nèi)部治理
【中圖分類(lèi)號(hào)】 F232? 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】 A? 【文章編號(hào)】 1004-5937(2023)18-0148-07
隨著國(guó)家對(duì)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才需求缺口的增大,將給予高校更多政策傾斜和經(jīng)費(fèi)支持,而高校面對(duì)復(fù)雜龐大的項(xiàng)目資金,傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理手段已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足財(cái)政對(duì)項(xiàng)目資金績(jī)效考核的管理要求,如何通過(guò)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)提高內(nèi)部控制水平,為學(xué)校提高教學(xué)水平提供充分的后勤保障,成為新治理體系下財(cái)務(wù)管理工作的當(dāng)務(wù)之急。
一、新形勢(shì)下高校財(cái)務(wù)管理政策背景與內(nèi)部治理需求
近年,隨著行政事業(yè)單位預(yù)算績(jī)效一體化、項(xiàng)目績(jī)效評(píng)價(jià)等改革措施的不斷深入,各項(xiàng)政策陸續(xù)出臺(tái),使得高校會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)不斷更新,這對(duì)專(zhuān)業(yè)業(yè)務(wù)、后勤保障、財(cái)務(wù)服務(wù)、審計(jì)監(jiān)督等提出挑戰(zhàn),隨著工作量、工作難度的增加,人員數(shù)量非常有限,迫使高校需借助現(xiàn)代化的信息系統(tǒng)提升工作效率,以滿(mǎn)足學(xué)校教學(xué)、科研、實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)等各項(xiàng)工作的需求。
(一)新形勢(shì)下的財(cái)務(wù)政策背景
黨的二十大報(bào)告提出“堅(jiān)持教育優(yōu)先發(fā)展、科技自立自強(qiáng)、人才引領(lǐng)驅(qū)動(dòng),加快建設(shè)教育強(qiáng)國(guó)、科技強(qiáng)國(guó)、人才強(qiáng)國(guó)”等一系列新部署、新要求,堅(jiān)持科教興國(guó)戰(zhàn)略、人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略、創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展戰(zhàn)略是現(xiàn)代化建設(shè)高質(zhì)量發(fā)展的關(guān)鍵所在。大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)手段不斷顛覆傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)信息化管理模式,高校信息化建設(shè)作為未來(lái)教育發(fā)展的核心因素,順應(yīng)了全球信息科技發(fā)展趨勢(shì)。
2021年4月國(guó)務(wù)院印發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步深化預(yù)算管理制度改革的意見(jiàn)》,其中指出“預(yù)算體現(xiàn)國(guó)家的戰(zhàn)略和政策,反映政府的活動(dòng)范圍和方向,是推進(jìn)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的重要支撐,是宏觀調(diào)控的重要手段”。隨著財(cái)政管理預(yù)算精細(xì)化填報(bào)改革、國(guó)庫(kù)集中支付逐年加強(qiáng)、非稅收入管控細(xì)化、政府集中采購(gòu)目錄范圍擴(kuò)大、國(guó)有資產(chǎn)安全性問(wèn)題屢被提及,財(cái)政改革正不斷細(xì)化、深化。預(yù)算執(zhí)行與國(guó)庫(kù)資金使用以及預(yù)算執(zhí)行與政府采購(gòu)資金掛鉤等方面的財(cái)政改革不斷深入,管理水平不斷提升。
2019年1月1日開(kāi)始執(zhí)行的《政府會(huì)計(jì)制度》(財(cái)會(huì)(2017)25號(hào))中首次提出“雙基礎(chǔ)、雙功能”的核算目標(biāo),要求全國(guó)高校整合現(xiàn)行財(cái)務(wù)核算體系,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和預(yù)算會(huì)計(jì)的雙重目標(biāo)。同時(shí),高校財(cái)務(wù)管理不能再局限于財(cái)務(wù)信息公開(kāi),還要加強(qiáng)對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況的反映,這就要求高校財(cái)務(wù)管理模式不僅要準(zhǔn)確、全面地反映院校財(cái)務(wù)信息,而且要注重預(yù)算執(zhí)行情況的信息傳遞。《政府會(huì)計(jì)制度》實(shí)現(xiàn)了一個(gè)會(huì)計(jì)制度、一個(gè)會(huì)計(jì)主體、一套原始憑證、一個(gè)核算賬套的雙功能即財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)通過(guò)五要素進(jìn)行會(huì)計(jì)核算,預(yù)算會(huì)計(jì)通過(guò)三要素進(jìn)行會(huì)計(jì)核算。會(huì)計(jì)核算雙基礎(chǔ)即權(quán)責(zé)發(fā)生制和收付實(shí)現(xiàn)制,雙報(bào)告即財(cái)務(wù)報(bào)告和決算報(bào)告,雙目標(biāo)即財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資產(chǎn)負(fù)債收入費(fèi)用等成本核算的目標(biāo)和預(yù)算會(huì)計(jì)收支管理的目標(biāo)[ 1 ],對(duì)高校會(huì)計(jì)核算提出了更高的要求,使其會(huì)計(jì)信息更加全面。
《國(guó)家中長(zhǎng)期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要(2010—2020年)》提出“建立并不斷完善教育經(jīng)費(fèi)基礎(chǔ)信息庫(kù),提升經(jīng)費(fèi)管理信息化水平,防范學(xué)校財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)”。以流程管控為手段、經(jīng)費(fèi)管控為核心,通過(guò)提高信息化管理水平防范經(jīng)費(fèi)風(fēng)險(xiǎn)。
《中國(guó)教育現(xiàn)代化2035》中明確要求“建設(shè)智能化校園,統(tǒng)籌建設(shè)一體化智能化教學(xué)、管理與服務(wù)平臺(tái)”。以信息化為基礎(chǔ),為前端教學(xué)、行政后勤、學(xué)生服務(wù)提供載體,為建設(shè)“智慧校園”提出了頂層設(shè)計(jì)與構(gòu)想。
(二)新形勢(shì)下的財(cái)務(wù)內(nèi)部治理需求
近年來(lái),高校內(nèi)部管理規(guī)范化程度不斷提高,但也應(yīng)該清醒地看到,內(nèi)部控制執(zhí)行效果受人為執(zhí)行因素影響較大,如果無(wú)專(zhuān)業(yè)的信息管理系統(tǒng),難以實(shí)現(xiàn)內(nèi)控體系的系統(tǒng)化、常態(tài)化落地,影響工作效率和溝通效果。經(jīng)濟(jì)活動(dòng)信息碎片化管理,“信息孤島”無(wú)法打破,經(jīng)濟(jì)運(yùn)行信息化程度低下,內(nèi)控制度、流程、審批權(quán)限無(wú)法嵌入現(xiàn)行信息化系統(tǒng)中,只有提高高校的管理水平,實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的全面規(guī)范化管理,才能從根本上解決上述種種問(wèn)題。
高校的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)合法合規(guī),是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)運(yùn)行的前提條件。國(guó)家政策要求的核心目的是提升高校內(nèi)部經(jīng)濟(jì)運(yùn)行活動(dòng)的管理水平和能力[ 2 ],從而增強(qiáng)可持續(xù)發(fā)展能力與教學(xué)核心競(jìng)爭(zhēng)力。通過(guò)加強(qiáng)信息化的建設(shè),實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)“事前規(guī)劃、事中控制、事后評(píng)價(jià)”的全過(guò)程管理,提高經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性和合理性,才能讓管理者看清楚、看明白,提高決策管理能力。
綜上所述,為適應(yīng)國(guó)家對(duì)高校的管理要求,以預(yù)算、資金管理為核心,建立內(nèi)部控制管理信息化、智慧化平臺(tái),是提高高校自身管理水平的有效手段。財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)信息化、智慧化是高校智慧校園建設(shè)的重要組成部分,也是政府、學(xué)校等各方面信息使用者全面、及時(shí)、準(zhǔn)確獲取財(cái)務(wù)資料的最佳方式,是資金安全、規(guī)范、績(jī)效管理的重要保障。
二、高校財(cái)務(wù)管理存在的主要問(wèn)題
雖然外部政策不斷提出管理上的新要求,但高校管理水平仍然高低不一,大部分高校存在制度建設(shè)不完善、部門(mén)與部門(mén)之間權(quán)責(zé)不適配、崗位管理較模糊、“輕預(yù)算、重執(zhí)行”“輕事前、重報(bào)銷(xiāo)”、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)無(wú)信息載體等問(wèn)題,如何解決上述問(wèn)題亟待討論。
(一)制度建設(shè)有待完善
大部分高校不缺制度,而制度的架構(gòu)、細(xì)化程度、可操作性才是最大的問(wèn)題。例如《合同管理制度》中未明確各部門(mén)權(quán)責(zé)劃分,導(dǎo)致合同執(zhí)行過(guò)程中各部門(mén)銜接不暢、合同簽訂周期過(guò)長(zhǎng)、合同定期分析等工作未執(zhí)行,而合同的執(zhí)行情況直接影響了學(xué)校的資金安全和預(yù)算執(zhí)行情況。由此可知,行政后勤制度建設(shè)對(duì)高校財(cái)務(wù)管理存在直接或間接的影響。
制度建設(shè)是高校內(nèi)控體系的基礎(chǔ),制度建設(shè)工作不僅要求對(duì)外合規(guī),能夠承載國(guó)家政策和規(guī)范性文件的管理要求,而且要求對(duì)內(nèi)提質(zhì)增效,在合規(guī)的基礎(chǔ)上提高對(duì)人財(cái)物技等資源的配置效率和效果。所以要加強(qiáng)制度體系建設(shè)工作,滿(mǎn)足單位管理的需求,厘清工作職責(zé)與部門(mén)邊界,使經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)流轉(zhuǎn)形成一個(gè)閉環(huán),各部門(mén)各司其職、相互配合,打通制度有效執(zhí)行的最后一公里。
(二)崗位管理體系不科學(xué)
財(cái)務(wù)部門(mén)的人員大多從事數(shù)據(jù)分析、賬務(wù)處理等工作,他們對(duì)資金資源的調(diào)配度高于其他辦公人員,因此經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)也高于其他崗位人員,故需要根據(jù)財(cái)務(wù)部門(mén)職能“設(shè)崗”、遵循不相容崗位原則“設(shè)人”、關(guān)鍵崗位定期輪崗制度。部分高校存在人員短缺而缺少審核崗,或不相容崗位為一人的情況,存在極大的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。
學(xué)校需要明確預(yù)算管理崗、決算管理崗、會(huì)計(jì)崗、出納崗等與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)高度關(guān)聯(lián)的崗位,明確崗位職責(zé)、輪崗周期或?qū)m?xiàng)審計(jì)計(jì)劃,將崗位與流程匹配,才能在規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí)提高運(yùn)行效率。
(三)預(yù)算管理較為薄弱
預(yù)算工作與學(xué)校發(fā)展息息相關(guān),預(yù)算輔助學(xué)校從經(jīng)濟(jì)層面進(jìn)行科學(xué)、合理規(guī)劃,同時(shí),預(yù)算也是學(xué)校所有經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的指導(dǎo)性原則[ 3 ]。預(yù)算涉及學(xué)校管理的各個(gè)層面,但是在實(shí)際工作中仍然存在極大問(wèn)題,主要體現(xiàn)在:(1)沒(méi)有預(yù)算管理部門(mén)統(tǒng)籌規(guī)劃工作;(2)預(yù)算由財(cái)務(wù)代編,沒(méi)有相關(guān)的預(yù)算委員會(huì)進(jìn)行全面預(yù)算編制;(3)由于預(yù)算編制時(shí)缺乏科學(xué)性和前瞻性,導(dǎo)致在預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)執(zhí)行進(jìn)度緩慢、隨意調(diào)整的現(xiàn)象;(4)預(yù)算執(zhí)行分析、績(jī)效考核工作流于形式,未起到真正的績(jī)效評(píng)價(jià)效果。
為解決以上問(wèn)題,學(xué)校需要:(1)完善預(yù)算管理體系,建立預(yù)算組織架構(gòu),明確各部門(mén)的工作職責(zé)與邊界;(2)實(shí)行全面預(yù)算管理,設(shè)立各項(xiàng)預(yù)算歸口管理部門(mén),將預(yù)算編制工作延伸到各學(xué)科;(3)明確項(xiàng)目預(yù)算編制的可行性研究要求;(4)搭建起預(yù)算編制體系后進(jìn)行預(yù)算執(zhí)行分析,對(duì)預(yù)算編制起到正確執(zhí)行的作用。只有完善預(yù)算管理,才能使財(cái)務(wù)管理更科學(xué)。
(四)事前審核概念模糊
大部分高校的《財(cái)務(wù)管理制度》中未明確“事前審核”的概念,業(yè)務(wù)人員不知道什么經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)需要事前申請(qǐng)、什么經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)可以根據(jù)預(yù)算直接執(zhí)行,可能出現(xiàn):(1)業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)未進(jìn)行事項(xiàng)合理性審核,應(yīng)該業(yè)務(wù)條線(xiàn)承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)直接轉(zhuǎn)嫁給了財(cái)務(wù)條線(xiàn);(2)部門(mén)刻意規(guī)避領(lǐng)導(dǎo)審核,存在廉政風(fēng)險(xiǎn)等情況。
為避免上述情況發(fā)生,學(xué)校需要:(1)完善審批事項(xiàng)分類(lèi),在制度中明確應(yīng)進(jìn)行事前審核和無(wú)需進(jìn)行事前審核的事項(xiàng);(2)充分進(jìn)行“分事行權(quán),分級(jí)授權(quán)”,梳理各項(xiàng)審批事項(xiàng)的流程,明確各部門(mén)各層級(jí)的審批權(quán)限[ 4 ];(3)將流程權(quán)限與信息化有機(jī)結(jié)合,減少人為操作因素。
(五)智慧財(cái)務(wù)信息化建設(shè)迫在眉睫
現(xiàn)階段某些高校具有一定的信息化水平,但是普遍存在:(1)“購(gòu)買(mǎi)現(xiàn)成產(chǎn)品”的問(wèn)題,例如財(cái)務(wù)系統(tǒng)并未實(shí)現(xiàn)“制度、崗位、流程、表單”四位一體,讓系統(tǒng)為學(xué)校管理進(jìn)行個(gè)性化設(shè)計(jì),而是讓工作人員去適應(yīng)系統(tǒng);(2)信息化管理較為碎片化,如教務(wù)系統(tǒng)、工資系統(tǒng)、圖書(shū)管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)、預(yù)算系統(tǒng)間均缺少接口,存在“信息孤島”現(xiàn)象,各系統(tǒng)無(wú)法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,人工對(duì)接極易出現(xiàn)操作錯(cuò)誤[ 5 ]。
為了解決以上問(wèn)題,建設(shè)互聯(lián)互通的信息系統(tǒng)成為信息化建設(shè)過(guò)程中的當(dāng)務(wù)之急。為了建設(shè)高效的行政管理系統(tǒng),學(xué)校需要通過(guò)頂層設(shè)計(jì)、現(xiàn)狀梳理、優(yōu)化管控等步驟進(jìn)行系統(tǒng)實(shí)施。
三、高校智慧財(cái)務(wù)建設(shè)的建議
(一)全面規(guī)劃、分步落實(shí)
堅(jiān)持整體規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分步建設(shè)的工作思路,統(tǒng)籌管理,開(kāi)展信息化建設(shè)工作,使高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)統(tǒng)籌兼顧、條理清晰、有理有據(jù)。從實(shí)際出發(fā),在充分承載財(cái)政部和教育部等上級(jí)部門(mén)相關(guān)要求的基礎(chǔ)上,建立流程清晰、權(quán)限明確的全面預(yù)算管理信息系統(tǒng),形成“以預(yù)算為主線(xiàn)、以資金管控為基礎(chǔ)”的管理模式。
(二)從實(shí)際業(yè)務(wù)場(chǎng)景出發(fā),滿(mǎn)足個(gè)性化需求
財(cái)務(wù)信息化建設(shè)要以高校獨(dú)特的業(yè)務(wù)需求為起點(diǎn),以上級(jí)主管部門(mén)的指導(dǎo)思想為準(zhǔn)則,通過(guò)頂層設(shè)計(jì),梳理學(xué)校單位層面的規(guī)劃和發(fā)展要求,同時(shí)深入剖析各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的特點(diǎn),固化各項(xiàng)制度,建立規(guī)范的表單體系,通過(guò)建立智能、兼容性強(qiáng)的財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)學(xué)校的管理需求,保證經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的合規(guī)化和效率化。只有師生需要的、適用的、利于學(xué)校管理的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng),才是學(xué)校應(yīng)該落地的智慧財(cái)務(wù)系統(tǒng)。
(三)內(nèi)控體系全面嵌入,有效防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)
財(cái)務(wù)信息化建設(shè)要盡可能全面嵌入內(nèi)控評(píng)價(jià)體系,融制度于管理,從當(dāng)前的線(xiàn)下人工柔性約束轉(zhuǎn)化為信息化系統(tǒng)的剛性約束,實(shí)現(xiàn)管控措施的有效統(tǒng)一,同時(shí)通過(guò)對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的有效采集,為之后的統(tǒng)計(jì)工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ),方便各類(lèi)審計(jì)檢查與監(jiān)督工作。
(四)業(yè)財(cái)深度融合,助推財(cái)務(wù)智慧化轉(zhuǎn)型升級(jí)
財(cái)務(wù)信息化建設(shè)要將管理思想融入系統(tǒng)功能中,實(shí)現(xiàn)“移動(dòng)報(bào)賬—發(fā)票影像識(shí)別—電子歸檔”的全程電子化作業(yè)一站式服務(wù)模式,提升報(bào)賬效率,推動(dòng)高校組織結(jié)構(gòu)扁平化轉(zhuǎn)型,緩解“報(bào)銷(xiāo)繁”問(wèn)題[ 6 ],實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理價(jià)值。
通過(guò)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與共享平臺(tái)的互聯(lián)互通,與學(xué)校的其他業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)連接,實(shí)現(xiàn)多部門(mén)協(xié)同辦公、數(shù)據(jù)共享,提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)應(yīng)用價(jià)值,提升財(cái)務(wù)部門(mén)的服務(wù)能力。
四、山西職業(yè)技術(shù)學(xué)院財(cái)務(wù)智慧化轉(zhuǎn)型的實(shí)踐
根據(jù)高校財(cái)務(wù)信息化進(jìn)程的規(guī)劃,結(jié)合上述問(wèn)題及建議,山西職業(yè)技術(shù)學(xué)院從自身實(shí)際業(yè)務(wù)情況出發(fā),以創(chuàng)新性和智能化的角度構(gòu)建了財(cái)務(wù)信息系統(tǒng),將不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)、業(yè)務(wù)模塊進(jìn)行“平臺(tái)集成化”,實(shí)現(xiàn)了互聯(lián)互通和有機(jī)結(jié)合,使高校財(cái)務(wù)信息化由傳統(tǒng)的“會(huì)計(jì)電算化”向智慧化的“財(cái)務(wù)信息化”轉(zhuǎn)變,從期初簡(jiǎn)單的電子記賬、統(tǒng)計(jì)報(bào)表功能轉(zhuǎn)化為結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)智能化管理,最終達(dá)到“智能處理業(yè)務(wù)、信息互聯(lián)互通、實(shí)時(shí)監(jiān)控預(yù)警”的目標(biāo)。
財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)總體邏輯模型如圖1所示,共分為九大應(yīng)用平臺(tái),以財(cái)務(wù)管理平臺(tái)為核心基礎(chǔ),與設(shè)備申購(gòu)平臺(tái)、個(gè)人收入申報(bào)平臺(tái)、校園網(wǎng)財(cái)務(wù)辦公平臺(tái)、銀?;ヂ?lián)平臺(tái)、財(cái)務(wù)信息發(fā)布平臺(tái)、第三方網(wǎng)上支付平臺(tái)、WebService服務(wù)中心、財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)交換平臺(tái)八大業(yè)務(wù)平臺(tái)進(jìn)行互聯(lián)互通,九大業(yè)務(wù)平臺(tái)體現(xiàn)財(cái)務(wù)管理所涉及各領(lǐng)域的不同管理環(huán)節(jié)以及側(cè)重點(diǎn),實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)管理的全方位覆蓋和全過(guò)程管理。
(一)以財(cái)務(wù)管理為核心領(lǐng)域
財(cái)務(wù)管理平臺(tái)是深度進(jìn)行財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)和財(cái)務(wù)智慧化轉(zhuǎn)型的基礎(chǔ)模塊及核心模塊。山西職業(yè)技術(shù)學(xué)院財(cái)務(wù)管理平臺(tái)集成了高校經(jīng)濟(jì)信息管理工作中的基礎(chǔ)功能模塊,如預(yù)算、財(cái)務(wù)、報(bào)表、出納、收費(fèi)、薪資、科研等,是生產(chǎn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的主要來(lái)源。
1.構(gòu)建基于全面精細(xì)化預(yù)算管理的財(cái)務(wù)體系
實(shí)現(xiàn)全面精細(xì)化預(yù)算管理主要通過(guò)學(xué)校綜合預(yù)算管理和項(xiàng)目管理兩個(gè)方面。在深入分析高校預(yù)算管理普遍存在的問(wèn)題后,以山西職業(yè)技術(shù)學(xué)院實(shí)際情況為基礎(chǔ),通過(guò)多維的數(shù)據(jù)模型、完整的預(yù)算體系、完善的流程管理,實(shí)現(xiàn)以“預(yù)算申報(bào)、多級(jí)審核、預(yù)算控制、過(guò)程監(jiān)督、績(jī)效考評(píng)”為主線(xiàn)的預(yù)算全生命周期管理,滿(mǎn)足精細(xì)化管理要求。同時(shí)在預(yù)算項(xiàng)目管理方面,能夠?qū)崿F(xiàn)預(yù)算編制與批復(fù)、預(yù)算執(zhí)行控制、政府采購(gòu)、資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)核算、預(yù)算考核評(píng)估到最后出具決算報(bào)告的一體化應(yīng)用,構(gòu)建完整的項(xiàng)目管理閉環(huán)。由單純的事后管理轉(zhuǎn)變?yōu)椤笆虑啊⑹轮?、事后”?dòng)態(tài)管控體系,發(fā)揮預(yù)算實(shí)效引導(dǎo)作用。
“學(xué)校綜合預(yù)算管理”實(shí)現(xiàn)了全校二級(jí)單位的預(yù)算申報(bào)、審批、調(diào)整、撥款、執(zhí)行等業(yè)務(wù)流程全閉環(huán)處理。申報(bào)部門(mén)及歸口部門(mén)可通過(guò)系統(tǒng)及時(shí)查詢(xún)預(yù)算批復(fù)、執(zhí)行、撥款情況,實(shí)現(xiàn)“預(yù)算與任務(wù)目標(biāo)結(jié)合、預(yù)算執(zhí)行與用款計(jì)劃結(jié)合、預(yù)算管理與會(huì)計(jì)核算相結(jié)合”,提高資金配置效率,滿(mǎn)足學(xué)校預(yù)算管理新要求。
“項(xiàng)目管理”主要依據(jù)國(guó)家對(duì)預(yù)算績(jī)效評(píng)價(jià)管理的相關(guān)制度以及指標(biāo)框架,實(shí)現(xiàn)對(duì)專(zhuān)項(xiàng)預(yù)算項(xiàng)目的儲(chǔ)備、申報(bào)立項(xiàng)、審核審批、執(zhí)行管理、撥款、驗(yàn)收、績(jī)效評(píng)價(jià)等全過(guò)程規(guī)范化管理,通過(guò)與以往年度項(xiàng)目數(shù)據(jù)的縱向?qū)Ρ?,?shí)現(xiàn)項(xiàng)目生命周期的滾動(dòng)監(jiān)控。
2.實(shí)現(xiàn)“多維度+智能化”財(cái)務(wù)日常工作管理
在財(cái)務(wù)日常工作管理中以項(xiàng)目為導(dǎo)向,建立多維度科目體系,涵蓋財(cái)務(wù)工作的所有常規(guī)業(yè)務(wù),包括會(huì)計(jì)核算、支付、出納、預(yù)算數(shù)控制、預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控、往來(lái)款項(xiàng)管理、項(xiàng)目管理等常見(jiàn)業(yè)務(wù),在保持傳統(tǒng)財(cái)務(wù)系統(tǒng)功能完成的基礎(chǔ)上,與其他業(yè)務(wù)通過(guò)接口進(jìn)行互聯(lián)互通,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享,提升管理效力。
(1)會(huì)計(jì)核算管理方面。平臺(tái)支持政府會(huì)計(jì)制度雙功能、雙基礎(chǔ)、雙報(bào)告核算管理要求,智能觸發(fā)并自動(dòng)生成預(yù)算分錄。財(cái)務(wù)人員可以進(jìn)行“錄入—復(fù)核—記賬—匯總—查詢(xún)—裝訂”的憑證傳統(tǒng)管理,同時(shí)從其他業(yè)務(wù)平臺(tái)直接生成憑證,如薪酬申報(bào)、網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)、消費(fèi)轉(zhuǎn)賬、銀行到款、收入分配、科研撥款、固定資產(chǎn)入賬、收費(fèi)入賬、工資入賬等,一定程度上實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)一體化。在核算過(guò)程中強(qiáng)化了對(duì)部門(mén)預(yù)算經(jīng)費(fèi)、專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)、代管、基金的余額控制與管理,充分體現(xiàn)了學(xué)校特有的預(yù)算管理模式,尤其在專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的“預(yù)算額度”控制方面進(jìn)行了重大改進(jìn),能夠隨時(shí)監(jiān)控預(yù)算的執(zhí)行、使用、調(diào)整情況。平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了“會(huì)計(jì)科目+功能分類(lèi)科目+經(jīng)濟(jì)分類(lèi)科目”三維核算,從不同科目體系生成總賬、明細(xì)賬、余額表以及各種交叉統(tǒng)計(jì)表。通過(guò)會(huì)計(jì)核算自動(dòng)賬務(wù)處理和實(shí)時(shí)反饋,極大提高了學(xué)校財(cái)務(wù)部門(mén)動(dòng)態(tài)化管理的效率。
(2)學(xué)生日常收費(fèi)管理方面。如圖2,學(xué)生日常收費(fèi)管理模塊實(shí)現(xiàn)了學(xué)生收費(fèi)工作的全方位覆蓋,并設(shè)計(jì)了收費(fèi)完成后的匯總統(tǒng)計(jì)、欠款催收等功能,方便開(kāi)展后續(xù)工作。首先,對(duì)學(xué)生收費(fèi)的基礎(chǔ)信息進(jìn)行全方位管理,包括學(xué)生的學(xué)籍管理(學(xué)號(hào)、姓名、班級(jí)、專(zhuān)業(yè)、部門(mén)、開(kāi)卡銀行、銀行卡號(hào)、校園卡號(hào)、類(lèi)別、來(lái)源、身份證號(hào)、電話(huà)、地址、在學(xué)狀態(tài)、入學(xué)年、畢業(yè)年、學(xué)制、補(bǔ)助金發(fā)放標(biāo)志等)和收費(fèi)項(xiàng)目。其次,學(xué)生可通過(guò)多種途徑(單機(jī)收費(fèi)、銀行批扣、集中收費(fèi)、多校區(qū)分散收費(fèi)、網(wǎng)上繳費(fèi)等)進(jìn)行項(xiàng)目的繳費(fèi),比如收費(fèi)、減免、退費(fèi)、助學(xué)貸款、小額繳費(fèi)、緩繳等,繳費(fèi)管理過(guò)程不但完整而且有復(fù)核環(huán)節(jié),滿(mǎn)足內(nèi)控要求。學(xué)生在繳費(fèi)完成后可以通過(guò)平臺(tái)打印繳費(fèi)票據(jù),同時(shí)可以對(duì)繳費(fèi)明細(xì)進(jìn)行查詢(xún)和匯總統(tǒng)計(jì)。平臺(tái)與財(cái)政非稅系統(tǒng)及稅務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行了對(duì)接,可在線(xiàn)開(kāi)具非稅電子票和增值稅發(fā)票。當(dāng)日收費(fèi)、退費(fèi)數(shù)據(jù)直接生成會(huì)計(jì)憑證,簡(jiǎn)化入賬工作。最后,平臺(tái)可隨時(shí)進(jìn)行欠費(fèi)統(tǒng)計(jì)以及收繳情況的報(bào)表統(tǒng)計(jì),大大提高了收費(fèi)業(yè)務(wù)的管理效率。
(3)票據(jù)管理方面。綜合票據(jù)分為三部分內(nèi)容:票據(jù)管理系統(tǒng)、與稅務(wù)系統(tǒng)對(duì)接、與非稅電子票系統(tǒng)對(duì)接。在收費(fèi)業(yè)務(wù)、開(kāi)票業(yè)務(wù)中實(shí)現(xiàn)了一站式電子票服務(wù)。通過(guò)電子票據(jù)系統(tǒng),只需接收開(kāi)票信息、收費(fèi)信息或業(yè)務(wù)信息,即可實(shí)現(xiàn)電子票據(jù)的開(kāi)具、打印、存儲(chǔ)、記賬、歸檔等業(yè)務(wù)功能(包括非稅電子票、增值稅電子票),降低了人力、物力成本,同時(shí)紙質(zhì)票據(jù)領(lǐng)取、丟失、混亂等頑疾徹底解決,一步到位解決紙質(zhì)票據(jù)的所有問(wèn)題。
(4)財(cái)務(wù)報(bào)表管理方面。如圖3,財(cái)務(wù)報(bào)表管理模塊提供了靈活方便的報(bào)表自定義功能,其最大特點(diǎn)就是“取數(shù)公式定義”非常靈活,取數(shù)對(duì)象、取數(shù)類(lèi)型形式多樣,包括不同科目、不同部門(mén)、不同項(xiàng)目及項(xiàng)目的各種屬性,范圍條件極其寬泛,完全可根據(jù)自身要求定義所需報(bào)表,財(cái)務(wù)人員可自行設(shè)定所需指標(biāo)、公式及格式,自動(dòng)生成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)報(bào)表,包括各院系或部門(mén)的匯總報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析表等,報(bào)表編輯的界面具有較強(qiáng)大的數(shù)據(jù)報(bào)送、匯總和分析功能。同時(shí)通過(guò)財(cái)務(wù)人員自定義的格式進(jìn)行取數(shù),實(shí)現(xiàn)各種財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、決算報(bào)表的統(tǒng)一定義和下發(fā),有效滿(mǎn)足學(xué)校財(cái)務(wù)管理的要求。此外,還可實(shí)現(xiàn)核算、決算一體化,自動(dòng)生成大部分決算表數(shù)據(jù),并通過(guò)接口自動(dòng)向“決算報(bào)表系統(tǒng)”報(bào)送數(shù)據(jù)。財(cái)務(wù)報(bào)表管理模塊具有良好的集成性,與財(cái)務(wù)管理平臺(tái)的其他模塊集成使用,實(shí)現(xiàn)無(wú)縫連接。通過(guò)報(bào)表取數(shù)可以讀取賬務(wù)、收費(fèi)、工資、項(xiàng)目管理以及其他業(yè)務(wù)領(lǐng)域的數(shù)據(jù);根據(jù)所需生成財(cái)務(wù)報(bào)表,對(duì)財(cái)務(wù)人員提供了更加高效的治理手段,為管理人員提供了更加科學(xué)的決策基礎(chǔ)。
(5)數(shù)據(jù)備份管理。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展和財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的不斷深入,越來(lái)越多的業(yè)務(wù)通過(guò)信息系統(tǒng)進(jìn)行處理,信息安全的重要性日趨明顯。因此,隨著用戶(hù)在日常辦公中越來(lái)越依賴(lài)信息系統(tǒng),會(huì)產(chǎn)生海量的信息數(shù)據(jù)儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)庫(kù)中,但是數(shù)據(jù)每時(shí)每刻都在進(jìn)行“產(chǎn)生—傳輸—交換—儲(chǔ)存”,極有可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或錯(cuò)誤的情況。存在于信息系統(tǒng)中的關(guān)鍵數(shù)據(jù)是財(cái)務(wù)部門(mén)的生命線(xiàn),其重要性不言而喻,需要得到安全、完好的保護(hù),否則一旦數(shù)據(jù)系統(tǒng)出現(xiàn)故障,就會(huì)造成業(yè)務(wù)停頓,導(dǎo)致不可挽回的損失,數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)越來(lái)越受到重視。財(cái)務(wù)管理平臺(tái)中的數(shù)據(jù)備份恢復(fù)模塊,可以簡(jiǎn)單易行地為高校解決上述棘手問(wèn)題。該模塊集備份、異地存儲(chǔ)、實(shí)時(shí)恢復(fù)、數(shù)據(jù)優(yōu)化為一體,備份、轉(zhuǎn)儲(chǔ)、恢復(fù)各環(huán)節(jié)統(tǒng)一策略、統(tǒng)一分配、統(tǒng)一管理,給系統(tǒng)管理員帶來(lái)極高的工作效率和生產(chǎn)率,能有效保證信息安全。數(shù)據(jù)備份恢復(fù)模塊采用了圖形界面,而且操作簡(jiǎn)單,配置維護(hù)盡在片刻之間。數(shù)據(jù)備份恢復(fù)模塊實(shí)施之后,在備份速度、頻率、數(shù)據(jù)量以及備份數(shù)據(jù)完整性、有效性、及時(shí)性等方面均會(huì)有較大幅度提高,其自動(dòng)化、集中化的工作方式必將滿(mǎn)足對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的日常備份與恢復(fù)需求。
(二)跨部門(mén)業(yè)務(wù)領(lǐng)域協(xié)同辦公
跨部門(mén)業(yè)務(wù)領(lǐng)域協(xié)同信息化建設(shè)是財(cái)務(wù)智慧化轉(zhuǎn)型的重中之重。高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)工作絕不能由財(cái)務(wù)部門(mén)“一手包辦”,“閉門(mén)造車(chē)”最終的結(jié)果只會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)信息化變成“信息孤島”,只有統(tǒng)一規(guī)劃系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)、基礎(chǔ)信息、職責(zé)權(quán)限、系統(tǒng)接口等要素,才能實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)領(lǐng)域信息交互和協(xié)同操作,形成“業(yè)財(cái)融合”的閉環(huán)管理模式。
1.建立校園“一站式”服務(wù)體系
如圖4,通過(guò)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)中綜合信息公共服務(wù)窗口,能安全、無(wú)縫地與“校園門(mén)戶(hù)認(rèn)證系統(tǒng)”連接,師生只需登錄校園門(mén)戶(hù)網(wǎng)站便可訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限范圍內(nèi)的所有應(yīng)用系統(tǒng),無(wú)需反復(fù)登錄,建立“一次登錄、身份鎖定、權(quán)限清晰、應(yīng)用流暢”的辦公新格局,實(shí)現(xiàn)辦公方式的革命性轉(zhuǎn)變。同時(shí)滿(mǎn)足綜合性辦公業(yè)務(wù)要求,具有個(gè)人信息維護(hù)體系、單點(diǎn)認(rèn)證體系、經(jīng)費(fèi)授權(quán)體系、信息服務(wù)體系、信息推送體系、單據(jù)物流跟蹤體系、代辦事項(xiàng)和智能信息應(yīng)答體系等功能。
2.分級(jí)、多層次應(yīng)用場(chǎng)景
山西職業(yè)技術(shù)學(xué)院財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)共分為五大應(yīng)用場(chǎng)景,包括部門(mén)級(jí)業(yè)務(wù)應(yīng)用、校園級(jí)業(yè)務(wù)應(yīng)用、資金結(jié)算、跨系統(tǒng)業(yè)務(wù)應(yīng)用和移動(dòng)端應(yīng)用。
部門(mén)級(jí)業(yè)務(wù)應(yīng)用是指財(cái)務(wù)人員在學(xué)校內(nèi)網(wǎng)中使用,滿(mǎn)足財(cái)務(wù)部門(mén)日常業(yè)務(wù)處理和管理需求,外界網(wǎng)絡(luò)無(wú)法訪(fǎng)問(wèn),保證了財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的獨(dú)立性和數(shù)據(jù)安全性。主要包括財(cái)務(wù)核算、學(xué)生收費(fèi)、工資管理、個(gè)人收入及所得稅管理、會(huì)計(jì)報(bào)表、銀行對(duì)賬、財(cái)務(wù)票據(jù)、出納票據(jù)聯(lián)打、學(xué)生補(bǔ)助獎(jiǎng)貸金發(fā)放、預(yù)算管理、科研專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)、結(jié)算中心財(cái)務(wù)、基金會(huì)財(cái)務(wù)(其他單獨(dú)核算的賬套,如工會(huì)、校友會(huì)等)、財(cái)務(wù)部門(mén)OA等系統(tǒng)。
校園級(jí)業(yè)務(wù)應(yīng)用是指在校園網(wǎng)環(huán)境中使用,利用“互聯(lián)網(wǎng)+財(cái)務(wù)”思維滿(mǎn)足校內(nèi)外人員自助查詢(xún)與服務(wù)的應(yīng)用,使用人員得到的信息量大、體驗(yàn)感增強(qiáng),而且拓展了時(shí)間空間,辦事效率大大提高。主要包括校園網(wǎng)門(mén)戶(hù)網(wǎng)站、網(wǎng)上財(cái)務(wù)查詢(xún)、網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)、收入申報(bào)系統(tǒng)、工資獎(jiǎng)金申報(bào)系統(tǒng)、部門(mén)預(yù)算申報(bào)系統(tǒng)、科研網(wǎng)上服務(wù)、網(wǎng)上電子審批、設(shè)備申購(gòu)平臺(tái)、網(wǎng)上合同管理、網(wǎng)上智能排隊(duì)、校園統(tǒng)一繳費(fèi)平臺(tái)等。由于校園級(jí)業(yè)務(wù)應(yīng)用是通過(guò)網(wǎng)關(guān)與財(cái)務(wù)內(nèi)網(wǎng)連接,所以最大限度保證了財(cái)務(wù)核心數(shù)據(jù)的安全性。
資金結(jié)算應(yīng)用是指將財(cái)務(wù)內(nèi)網(wǎng)與銀行通過(guò)專(zhuān)線(xiàn)連接搭建銀?;ヂ?lián)平臺(tái),通過(guò)銀?;ヂ?lián)平臺(tái)出納就可以直接發(fā)起支付,突破了支付瓶頸,工作效率空前提升,使“不見(jiàn)面報(bào)賬”成為可能。學(xué)校傳統(tǒng)的結(jié)算方式是出納付現(xiàn)金、開(kāi)支票、到銀行辦轉(zhuǎn)賬,或者是現(xiàn)場(chǎng)給老師刷POS,這些方式不但麻煩而且效率不高。銀行的網(wǎng)銀系統(tǒng)與學(xué)校的財(cái)務(wù)系統(tǒng)通過(guò)專(zhuān)線(xiàn)連接,相當(dāng)于學(xué)校財(cái)務(wù)部門(mén)與銀行的中心機(jī)房直連,財(cái)務(wù)部門(mén)成為銀行柜員,保障了雙方的安全性。
跨系統(tǒng)業(yè)務(wù)應(yīng)用是指財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了與國(guó)資系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、采購(gòu)系統(tǒng)的對(duì)接,同時(shí)通過(guò)校園信息數(shù)據(jù)交換平臺(tái)與人事、教務(wù)、后勤、辦公室等其他部門(mén)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)對(duì)接,學(xué)校信息化建設(shè)是以“人、財(cái)、物”管理為基礎(chǔ),財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)更是貫穿了學(xué)校日常業(yè)務(wù)的各個(gè)方面,所以統(tǒng)一規(guī)劃信息系統(tǒng)基礎(chǔ)語(yǔ)言,將各個(gè)部門(mén)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行串聯(lián),實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)交換和共享,打破了“信息孤島”,提升了管理效力。
移動(dòng)端應(yīng)用是指通過(guò)微信平臺(tái)為學(xué)校師生提供財(cái)務(wù)相關(guān)信息服務(wù),涵蓋工資、項(xiàng)目、學(xué)費(fèi)、補(bǔ)助金、助研費(fèi)等信息查詢(xún)。在關(guān)注學(xué)校財(cái)務(wù)公眾號(hào)后,系統(tǒng)通過(guò)人員代碼與微信號(hào)的綁定來(lái)確認(rèn)身份,進(jìn)而查詢(xún)信息。過(guò)去是師生到財(cái)務(wù)部門(mén)才能獲取信息,后來(lái)發(fā)展到通過(guò)網(wǎng)絡(luò)獲得信息(比如通過(guò)財(cái)務(wù)網(wǎng)站),現(xiàn)在是“信息隨人走”,只要帶著手機(jī)走到哪都能查詢(xún)法規(guī)、重要通知和財(cái)務(wù)賬,形成了立體化信息服務(wù)。同時(shí)財(cái)務(wù)管理平臺(tái)改造了傳統(tǒng)的線(xiàn)下審批流程,實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上無(wú)紙化審批,讓信息多跑路,讓教工少跑腿,經(jīng)辦人和審批人通過(guò)手機(jī)快速方便進(jìn)行審批操作,高效、便捷,大大縮短了審批周期,改善了報(bào)銷(xiāo)慢、報(bào)銷(xiāo)難的問(wèn)題。
(三)智慧化展示支持領(lǐng)導(dǎo)決策
財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)龐大、維度眾多,如何及時(shí)獲得重要財(cái)務(wù)指標(biāo)一直是校領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的痛點(diǎn),通過(guò)實(shí)時(shí)采集同步數(shù)據(jù),進(jìn)行可視化圖形展示是解決這個(gè)問(wèn)題的最佳方案。如圖5,智慧化展示是通過(guò)財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)交換平臺(tái)獲取相關(guān)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù),將多個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行整合,統(tǒng)一各種數(shù)據(jù)來(lái)源,以多種類(lèi)型的視圖將重要的數(shù)據(jù)和指標(biāo)進(jìn)行集中展示,對(duì)單位、部門(mén)、年度多維度立體式縱深分析,數(shù)據(jù)聯(lián)動(dòng),輕松掌握關(guān)聯(lián)信息。通過(guò)智慧化展示能夠使校領(lǐng)導(dǎo)了解學(xué)校財(cái)務(wù)狀態(tài),監(jiān)控業(yè)務(wù)發(fā)展,同時(shí)能從多角度分析問(wèn)題的原因,探索各種要素之間的關(guān)系,把握業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)律,對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行科學(xué)預(yù)測(cè),為決策提供全方位的參考。
結(jié) 語(yǔ)
高校智慧財(cái)務(wù)信息化建設(shè)帶來(lái)的是改革和進(jìn)步,實(shí)現(xiàn)的是國(guó)家對(duì)高校管理水平提升的要求,系統(tǒng)上線(xiàn)的核心是提升教職工內(nèi)部控制意識(shí)和工作能力,提升學(xué)校精細(xì)化管理水平,推動(dòng)高校高質(zhì)量發(fā)展。
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