李國(guó)柱、李晨輝、李泳佶、葛成子 /中國(guó)空間技術(shù)研究院西安分院

近年來，儀器設(shè)備品種、數(shù)量隨著航天科研任務(wù)的增加而不斷增加，給現(xiàn)有管理工作帶來了較大壓力，特別是資產(chǎn)申請(qǐng)、采購(gòu)、合同、資產(chǎn)驗(yàn)收、建賬、發(fā)放、調(diào)配、維修、報(bào)廢處置、資產(chǎn)清查、票據(jù)、定期賬務(wù)核對(duì)等大量重復(fù)性工作占據(jù)主導(dǎo)。在這種狀況下，如果仍靠傳統(tǒng)的人工方式，儀器設(shè)備人員只能將主要精力用在處理日常事務(wù)上，無暇顧及資產(chǎn)分析和評(píng)估，不利于儀器設(shè)備管理精細(xì)化、規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展。

為此，中國(guó)空間技術(shù)研究院西安分院進(jìn)行了儀器設(shè)備管理信息化建設(shè)，通過構(gòu)建資產(chǎn)管理子系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)“模塊流程一體化”，既能在管理系統(tǒng)中完成儀器設(shè)備的全生命周期管理，又能進(jìn)行流程模塊化的動(dòng)態(tài)分析，為科研生產(chǎn)任務(wù)的順利實(shí)施提供了良好的支撐作用。

一、理論基礎(chǔ)

1.資產(chǎn)全生命周期管理

傳統(tǒng)的資產(chǎn)管理主要是指設(shè)備在役期間的運(yùn)行維修管理，目的是保障設(shè)備穩(wěn)定、可靠運(yùn)行。而資產(chǎn)全生命周期管理則側(cè)重于整個(gè)設(shè)備相關(guān)價(jià)值運(yùn)動(dòng)的狀態(tài)，內(nèi)容覆蓋購(gòu)置投資、折舊、維修支出、報(bào)廢等一系列資產(chǎn)壽命周期的要素，目的是降低運(yùn)營(yíng)成本、增加收入。

基于資產(chǎn)全生命周期管理理論，西安分院將儀器設(shè)備管理劃分為前期購(gòu)置、中期維護(hù)、后期處置3 個(gè)階段，實(shí)現(xiàn)了儀器設(shè)備的全過程管理以及數(shù)據(jù)信息共享。

2.流程管理

流程管理強(qiáng)調(diào)以流程為目標(biāo)，通過流程分析、流程定義、資源分配、時(shí)間安排、流程質(zhì)量與效率測(cè)評(píng)、流程優(yōu)化等一系列環(huán)節(jié)，保持企業(yè)運(yùn)行活力。

基于流程管理理論，西安分院通過重點(diǎn)反映儀器設(shè)備本身特征及其利用率、完好狀況、周檢狀態(tài)等，全方位、多層面、及時(shí)準(zhǔn)確跟蹤掌握儀器設(shè)備的狀況，實(shí)現(xiàn)前期、中期、后期3 個(gè)階段固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)全流程的信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理。

二、基于全生命周期管理的儀器設(shè)備管理信息化建設(shè)

1.現(xiàn)狀及需求情況

傳統(tǒng)的儀器設(shè)備信息管理基于單用戶電子表格數(shù)據(jù)庫(kù)，而新的管理信息系統(tǒng)（管理模塊）則基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)（版），且具備權(quán)限訪問的用戶終端，與微軟公司、上級(jí)資產(chǎn)管理機(jī)關(guān)的項(xiàng)目管理系統(tǒng)、西安分院橫向管理部門等信息交換接口兼容。

系統(tǒng)自身具備信息記錄、復(fù)制、移植與窗口提示等功能。具體包括：日常各類業(yè)務(wù)信息（如申請(qǐng)、計(jì)劃、合同）的錄入、統(tǒng)計(jì)、分析及修改；涵蓋各類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)（如申請(qǐng)、計(jì)劃、合同、借用、維修、報(bào)廢、處置等）及動(dòng)態(tài)生成庫(kù)；根據(jù)管理需求自動(dòng)生成各類統(tǒng)計(jì)表、圖、卡（如季報(bào)、資產(chǎn)驗(yàn)收單、資產(chǎn)借用卡、調(diào)配單等），同時(shí)對(duì)各類信息數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢統(tǒng)計(jì)、分析匯總；信息數(shù)據(jù)與原數(shù)據(jù)庫(kù)兼容、可復(fù)制；人機(jī)界面直觀，實(shí)物圖表操作。資產(chǎn)管理系統(tǒng)的主要功能如圖1所示。

圖1 資產(chǎn)管理系統(tǒng)的主要功能

2.主要業(yè)務(wù)流程

（1）前期管理及主要流程

一是建立廠商信息庫(kù)，包含企業(yè)名稱、質(zhì)量體系認(rèn)證信息、聯(lián)系方式、信譽(yù)等級(jí)、服務(wù)情況、用戶評(píng)議意見等，為申請(qǐng)者提供網(wǎng)絡(luò)選擇及參考，為管理者、決策者提供依據(jù)，可與資產(chǎn)數(shù)據(jù)中的國(guó)別廠家相關(guān)聯(lián)。二是增加供貨商管理信息庫(kù)，可與資產(chǎn)數(shù)據(jù)中供貨商相關(guān)聯(lián)。三是建立型號(hào)任務(wù)信息庫(kù)，包含任務(wù)名稱、代號(hào)、分機(jī)名稱、代碼、主要技術(shù)指標(biāo)等，為規(guī)劃、更新投資及申請(qǐng)者提供審查依據(jù)。四是建立申請(qǐng)計(jì)劃庫(kù)，包含品名、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、經(jīng)費(fèi)來源、用途、主要指標(biāo)、申請(qǐng)人、審查審批信息、執(zhí)行情況等，申請(qǐng)者可通過網(wǎng)絡(luò)預(yù)填寫。五是建立合同信息庫(kù)，保存歷史合同，動(dòng)態(tài)查閱、統(tǒng)計(jì)等，實(shí)現(xiàn)訂貨過程（如提貨、報(bào)關(guān)、免稅、商檢、保修、索賠、退貨等）控制。

主要流程如下：首先由使用人填寫資產(chǎn)使用申請(qǐng)單（一并提交經(jīng)濟(jì)論證書），所在部門審批通過后（審批未通過退回申請(qǐng)人，并注明退申原因）遞交資產(chǎn)管理部門審批；資產(chǎn)管理部門根據(jù)申請(qǐng)單及數(shù)據(jù)庫(kù)記錄數(shù)據(jù)進(jìn)行審批；審批通過后（審批未通過退回申請(qǐng)人，并注明退申原因）進(jìn)行調(diào)配、借用處理；如需購(gòu)置，則填寫購(gòu)置單并完成相關(guān)審批手續(xù)；審批通過后（審批未通過退回申請(qǐng)人，并注明退申原因）編制購(gòu)置計(jì)劃并記錄計(jì)劃信息。然后進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研、合同草案、合同匯審、合同簽訂與完善、合同跟蹤、查詢統(tǒng)計(jì)等。最后進(jìn)行拆箱、驗(yàn)收分派、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、驗(yàn)收跟蹤等。貨品到貨后，業(yè)務(wù)主管部門組織有關(guān)部門人員進(jìn)行拆箱驗(yàn)收，同時(shí)做好貨品拆箱記錄、驗(yàn)收分派記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告單、資產(chǎn)入賬記錄等；如果未通過驗(yàn)收，需進(jìn)行退換貨、保修、索賠等處理，同時(shí)備案記錄。

（2）中期管理及主要流程

一是賬物管理，建立儀器設(shè)備資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)，管理者可直接操作（如增、刪、補(bǔ)、統(tǒng)計(jì)、查閱等），相關(guān)部門經(jīng)授權(quán)可使用該數(shù)據(jù)（如財(cái)務(wù)）。二是調(diào)配管理，顯示同類型、同性能要求的儀器設(shè)備狀況、分布位置、利用忙閑程度等，使管理人員掌握并有效配置資源。三是維修管理，建立維修信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)維修過程實(shí)時(shí)跟蹤且質(zhì)量情況有歷史記錄（如故障情況、原因、使用單位、當(dāng)事人、處理結(jié)果、維修費(fèi)用統(tǒng)計(jì)等）；通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)維修申報(bào)、審查、過程處理、數(shù)據(jù)處理、歷史維修頻次、資金投入顯示。四是庫(kù)房管理，進(jìn)行儀器設(shè)備數(shù)量、種類、質(zhì)量狀況、進(jìn)出流量等信息統(tǒng)計(jì)。五是現(xiàn)場(chǎng)管理，及時(shí)跟蹤在用儀器情況（如使用部門、使用人、質(zhì)量狀況、開關(guān)機(jī)時(shí)、承擔(dān)項(xiàng)目等），重點(diǎn)以精、大、貴資產(chǎn)管理為主。六是目標(biāo)管理，統(tǒng)計(jì)分析各項(xiàng)管理目標(biāo)的完好率、待修率、利用率等。七是統(tǒng)計(jì)報(bào)表管理，實(shí)現(xiàn)自定義統(tǒng)計(jì)分析及報(bào)表。八是計(jì)量管理，建立計(jì)量器具庫(kù)，編制計(jì)量器具計(jì)劃并實(shí)時(shí)監(jiān)控，對(duì)各類計(jì)量信息、計(jì)劃及執(zhí)行情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。

主要流程：管理資產(chǎn)臺(tái)賬、報(bào)銷單據(jù)和資產(chǎn)配置，并建立資產(chǎn)卡片；報(bào)銷儀器設(shè)備、裝機(jī)套、低值配件等單據(jù)；資產(chǎn)配置變動(dòng)；儀器設(shè)備資產(chǎn)臺(tái)賬及其配置變動(dòng)；如需借用，填寫借用信息卡（申請(qǐng)）后進(jìn)行借用登記（產(chǎn)生記錄單并且備案）、借用審批、借用、借用歸還/歸檔；管理關(guān)鍵儀器設(shè)備資產(chǎn)使用，現(xiàn)場(chǎng)反饋，反饋處理，現(xiàn)場(chǎng)事故登記；管理計(jì)量周期；維修申請(qǐng)、維修界定。

（3）后期管理及主要流程

一是報(bào)廢申請(qǐng)，二是報(bào)廢評(píng)估，三是報(bào)廢調(diào)撥。報(bào)廢處置流程：匯總整理、審查、審批、處理定價(jià)、調(diào)撥、財(cái)務(wù)核銷、資產(chǎn)及檔案、計(jì)量數(shù)據(jù)核銷等；處理信息并分類歸檔；統(tǒng)計(jì)分析。

三、主要保障措施

1.基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備與導(dǎo)入

鑒于儀器設(shè)備數(shù)量及其信息量龐大，采用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)自帶數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)關(guān)聯(lián)，并對(duì)1 萬多條基礎(chǔ)數(shù)據(jù)按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范和導(dǎo)入。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)導(dǎo)入后，即啟動(dòng)系統(tǒng)試運(yùn)行，該過程是調(diào)試和完善的過程，主要目的是驗(yàn)證每個(gè)功能模塊的可實(shí)現(xiàn)性和易用性。例如，驗(yàn)證儀器設(shè)備臺(tái)賬輸出、卡片打印、批量審批、系統(tǒng)自動(dòng)登錄、資產(chǎn)申請(qǐng)分類匯總等功能是否方便使用，人機(jī)界面是否友善，數(shù)據(jù)和輸出格式是否準(zhǔn)確以及各種細(xì)節(jié)元素。通過系統(tǒng)的調(diào)整和完善，為儀器設(shè)備管理系統(tǒng)的正式投入使用打下基礎(chǔ)。

2.加強(qiáng)培訓(xùn)，推進(jìn)使用

適時(shí)培訓(xùn)可以促進(jìn)系統(tǒng)的普及并確保其使用規(guī)范。系統(tǒng)啟用前安排了多次培訓(xùn)，例如，對(duì)本部門管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的操作培訓(xùn)，便于處理日常業(yè)務(wù)；對(duì)各部門儀器設(shè)備管理員進(jìn)行系統(tǒng)功能的培訓(xùn)和宣貫，讓其了解儀器設(shè)備管理方式的轉(zhuǎn)變并掌握基本的操作要領(lǐng)；為各單位員工提供系統(tǒng)操作指南和使用咨詢。由于全新的網(wǎng)絡(luò)化業(yè)務(wù)處理模式與以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息載體的處理方式存在很大差異，要克服多年形成的辦公習(xí)慣，按新的流程辦事，使用人員往往存在抵觸情緒。系統(tǒng)推廣使用還必須得到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持，比如停止紙質(zhì)單據(jù)審批和傳送，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)化儀器設(shè)備管理意識(shí)，培養(yǎng)使用習(xí)慣等。

3.信息的適時(shí)把控

儀器設(shè)備全壽命周期管理的信息化、流程化、網(wǎng)絡(luò)化有效地規(guī)范了儀器設(shè)備信息，減少了人為差錯(cuò)和大量重復(fù)性管理工作，實(shí)現(xiàn)了由資產(chǎn)靜態(tài)管理方式向資產(chǎn)靜、動(dòng)態(tài)一體化管理模式的轉(zhuǎn)變。全面實(shí)施信息化后，西安分院內(nèi)各單位和個(gè)人進(jìn)行儀器設(shè)備申請(qǐng)和領(lǐng)用、使用和變更、維修和資產(chǎn)報(bào)廢等業(yè)務(wù)均實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公，可以隨時(shí)隨地查詢儀器經(jīng)費(fèi)的使用和儀器的購(gòu)置、分布、使用頻率、運(yùn)行狀態(tài)等情況，為儀器管理決策科學(xué)化提供有效依據(jù)。

通過前期有計(jì)劃、有步驟的準(zhǔn)備，中期穩(wěn)妥扎實(shí)的部署和后期持續(xù)不斷的推進(jìn)，西安分院資產(chǎn)管理子系統(tǒng)大大促進(jìn)了現(xiàn)有儀器設(shè)備管理效率的提高。通過不斷完善，西安分院儀器設(shè)備資產(chǎn)從申請(qǐng)、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、制造、選型、購(gòu)置、安裝、使用、維護(hù)、檢定、修理、改造直至報(bào)廢處置等全過程管理進(jìn)一步規(guī)范化、精細(xì)化，實(shí)現(xiàn)了管理中的數(shù)據(jù)及信息共享，推動(dòng)了儀器設(shè)備資產(chǎn)管理從靜態(tài)管理向資產(chǎn)靜、動(dòng)態(tài)一體化管理模式的轉(zhuǎn)變，進(jìn)而推進(jìn)了儀器設(shè)備管理科學(xué)化進(jìn)程。