摘 要：檔案管理工作是疾控中心管理工作的核心內容之一。隨著信息技術的發(fā)展，其在各行各業(yè)中被廣泛應用。疾控中心也建立了電子檔案系統(tǒng)，并按照檔案屬性和功能進行類別劃分，實現(xiàn)精細化存儲與共享。在新時代，信息技術的應用為疾控中心檔案管理工作提供很多便利，但在縮小存儲空間和提升管理規(guī)范性的同時，也存在一些弊端，需要加以完善。因此，立足于當前疾控中心檔案管理信息化建設的優(yōu)勢以及管理中存在的問題展開分析，匯總大數(shù)據(jù)技術和網絡技術的應用，探究解決問題的策略，以供參考。

關鍵詞：信息技術；疾控中心；檔案管理

檔案對于疾控中心來說是十分重要的輔助性資源，可作為多項醫(yī)療事業(yè)的依據(jù)。因此，規(guī)范化、標準化以及系統(tǒng)化的檔案管理技術與制度的落實很關鍵。在信息時代背景下，檔案管理逐漸趨于技術化和數(shù)據(jù)化，能夠更好地滿足實際需求，提升管理質量和效率，但也存在一定問題，需要更新傳統(tǒng)管理手段，加強檔案信息化建設，并不斷加以優(yōu)化。

一、疾控中心檔案管理引入信息技術的作用

1.快速查詢資料，提升效率

信息技術在檔案管理中的應用愈發(fā)成熟，能滿足基本的查詢、檢索以及檔案分類等功能，從最初的紙質檔案開始面向電子數(shù)據(jù)檔案過渡，實現(xiàn)數(shù)字化的管理模式。疾控中心檔案的內容除了基本的人事、設備設施以及監(jiān)測等類型外，還包括大量的預防、評價及病例監(jiān)測等，對我國醫(yī)療甚至社會均帶來嚴重影響。檔案管理信息化建設能夠進一步提升疾控中心檔案收集效率，實現(xiàn)快速查詢，及時調整資源，提供便利，并確保檔案信息的安全。

2.完善檔案管理，保證安全

紙質檔案管理存在存儲空間不足且容易破損的問題，加之部分檔案是圖像、錄音以及錄影等形式，不利于規(guī)范化存儲。在轉換為數(shù)字檔案后，相關資料能夠借助專用設備進行自動識別與存儲，從而提升信息管理的科學性，管理人員只需根據(jù)需求進行聯(lián)網收集即可，并能維護檔案的安全。

3.縮小存儲空間實現(xiàn)共享

數(shù)據(jù)傳輸是檔案管理系統(tǒng)中一項重要的功能，能夠實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。疾控中心從工作屬性上來看主要從事流行病分析統(tǒng)計，這就需要匯總大量的數(shù)據(jù)資料，傳統(tǒng)人工分析和信息傳遞十分困難，需要經過多道工序流程，而在信息化背景下能夠直接應用區(qū)域數(shù)據(jù)庫資源，在提升檢索效果的同時實現(xiàn)資源共享，可直接由軟件系統(tǒng)得出詳細的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，能夠快速分析病情及蔓延范圍，從而制定發(fā)展戰(zhàn)略，即便是不同部門的人員也能利用計算機獲取資源。在落實管理時僅僅需要一臺計算機便能完成對檔案信息的收集，極大程度上縮小存儲空間，讓檔案管理工作更加方便。

二、基于信息技術進行檔案管理的問題

1.制度不完善

大部分疾控中心的規(guī)章制度仍處于架構階段，具體內容并不完善，導致檔案管理人員在執(zhí)行工作過程中缺乏詳細的操作標準，造成管理情況不佳的問題，無法實現(xiàn)及時整理與收集，不利于歸檔工作。此外，疾控中心檔案管理并未明確針對性的法律法規(guī)，只是在沿用較為普遍的《檔案法》，在執(zhí)行實際工作時僅僅制定了普適性條例，并未結合單位的情況完善規(guī)定，一些制度浮于表面，管理人員存在法律意識薄弱，缺乏詳細指導的情況。同時，由于制度健全性問題，對崗位也疏于管理，未能實現(xiàn)定崗定責，造成工作滯后。部分疾控中心檔案管理過于強調和相信信息技術，對一些紙質文檔的保護不佳，加之保密制度不完善，導致管理理念和管理過程存在一定問題。例如，一些重要的紙質資料任意堆放，經常出現(xiàn)遺失檔案的情況，需要重新查找補充，不利于疾控中心相關工作的落實。除了保密制度外，借閱制度也有不足，如檔案隨意借閱，相關手續(xù)不健全或存在借閱門檻過高，需要耗費大量時間，手續(xù)辦理難的問題，給檔案管理工作帶來阻礙。目前，我國針對疾控檔案分類并未建立統(tǒng)一和規(guī)范的標準，加之各省份檔案分類情況不一致，經常存在歸檔缺失問題，加之管理觀念問題，分類標準豐富性和創(chuàng)新性不足。

2.技術與管理不適配

盡管現(xiàn)階段信息技術已經在檔案管理中得到推廣，但就疾控中心的檔案管理工作來看，大數(shù)據(jù)和計算機技術所發(fā)揮的作用仍具有一定的上升空間。在實際管理過程中，存在管理與技術接軌不融洽的問題。首先，疾控中心檔案管理技術普遍集中在單線部分，只是滿足了基本的單機操作需求，但并未深度考慮數(shù)據(jù)互動和在線傳遞，應用廣度尚佳，但應用深度存在滯后性。其次，疾控中心檔案管理信息技術的應用并未全面落實數(shù)據(jù)傳遞與共享功能，現(xiàn)有的數(shù)據(jù)傳遞及共享僅限于部門內部，而非關聯(lián)各個服務對象，大部分信息技術應用都體現(xiàn)在日常信息發(fā)布與基礎性檔案管理，并未發(fā)揮關聯(lián)部門成為服務對象紐帶的作用，直接影響管理質量。最后，信息技術在檔案管理中的開發(fā)與應用是未來必將實現(xiàn)的內容，但現(xiàn)階段存在管理人員與技術需求不符的問題，不能充分掌握技術，相關培訓考核較少，影響管理效率。

3.檔案層次分類標準問題

疾控中心大部分電子文書檔案應用一級劃分模式，盡管宏觀上滿足了需求，但細致性不足，弊端十分明顯。大部分疾控中心的一級劃分以病種和職業(yè)為主，在原有體系層次上進行拓展延伸，但從整體來看，仍存在劃分不細致的問題，需要投入更多精力進行檔案分類，使檔案管理更加系統(tǒng)。此外，還存在分類交叉問題，在疾控中心文書檔案管理信息化建設過程中經常出現(xiàn)重復性。例如，在疾病專業(yè)范圍內的規(guī)范性文件和計劃書等，均被劃分為專業(yè)檔案類，相同分類則又被列入行政管理類和疾病類；科研計劃與專業(yè)論文被列入科研檔案類，但從另一角度來看也應當放置在個人業(yè)務檔案類；一些受到表彰的技術人員，其檔案信息應當放在專業(yè)技術或業(yè)務類檔案中，但實際上被放置在了文書檔案中。綜合來看，在信息技術背景下，仍存在檔案交叉重復的問題，需要加以改進。

三、信息技術的具體應用

1.大數(shù)據(jù)技術

在新時期，大數(shù)據(jù)的作用十分明顯，在疾控中心檔案管理工作中，維護與應用數(shù)據(jù)資源成為共識，能夠有效掌握大數(shù)據(jù)資源，提升其存儲價值。針對疾控中心檔案管理來說，大數(shù)據(jù)的介入能夠更好地把握管理尺度，提升信息的應用價值。該技術在管理過程中的作用主要包括數(shù)據(jù)收集存儲、信息處理、數(shù)據(jù)分析、挖掘和預測以及模型建立等，在不同的管理需求下，能夠提取重要元素，從而制定符合服務對象要求的策略，最大限度糾正管理行為，實現(xiàn)數(shù)據(jù)挖掘。

2.網絡技術

網絡技術是疾控中心檔案管理實現(xiàn)信息化的關鍵技術，應用網絡設備實現(xiàn)對文書檔案的管理，有多種功能的硬件構成具體的信息存儲與傳輸體系，能夠實現(xiàn)部門相互通信，加強聯(lián)系性。比較常見的硬件設施為服務器、路由器、二三層交換機以及防火墻等，并根據(jù)需求建立安全措施，避免數(shù)據(jù)傳輸過程中被篡改。在網絡技術下構建起嚴密的防護措施，在局域網下完成工作。在應用過程中IP地址屬于內網，只需管理好路由設備并應用專用防火墻，便能保護交換機和主機安全。但部分主機直接訪問網頁時會造成病毒感染，通過一些介質進入主機造成局域環(huán)境安全性減弱，因此，在落實文書檔案管理信息化建設時需要定期檢查路由器，確保工作環(huán)境安全可靠。此外，在疾控中心檔案管理網絡技術應用中，底層主機依靠核心交換機光纖接口與外網通信，在內網通信中限制應用，包括打印機、集線器、服務器、掃描儀以及繪圖儀等。在內網環(huán)境下，服務器系統(tǒng)與客戶端對檔案管理工作的落實十分關鍵，網絡技術應用制定詳細的安全策略，有效提升系統(tǒng)安全。核心交換機與核心路由器是銜接內網的主要設備設施，需要保證其功能和安全等級，滿足維護檔案管理安全性的需求。

四、基于信息技術改善檔案管理問題策略

1.完善管理制度

在疾控中心檔案管理中落實信息技術的基本前提在于完善的法律制度。

首先，需要從管理意識角度進行思考，部分人員思想相對片面，認為信息化技術的引入會讓檔案管理工作更加安全，保密意識減弱。針對這一問題，需要加強對檔案管理人員思想的管理，以制度的形式約束，使其時刻保持高度的保密意識和責任意識，并體現(xiàn)在日常工作中，避免出現(xiàn)信息泄露、文檔隨意堆放以及用主機進入其他網址等情況。

其次，為確保管理工作的安全性，需要完善檔案收集、移交以及資料查詢下載等方面的制度，既要降低煩瑣流程又要保證可行性，避免影響相關工作的進度。疾控中心檔案管理工作對于其內部穩(wěn)定發(fā)展具有重要價值，在信息化過程中務必制定詳細制度控制管理質量?？山⒆坟熤贫龋龅綅徫慌c個人相銜接，無論是檔案基礎性管理還是查閱調閱，一旦出現(xiàn)資料丟失、審閱不規(guī)范或流程有誤等問題，能夠及時追責，在這種環(huán)境下能夠進一步提升管理質量，遵循檔案管理信息化的基本規(guī)范。

最后，在落實疾控中心檔案管理的過程中需要嚴格執(zhí)行現(xiàn)有制度，并在此基礎上配合疾控中心需求進行適當調整。在管理時需要利用信息技術做好排序與分類，尤其針對現(xiàn)有的紙質文檔，更需要做好裝訂工作。在人員調動方面需要做好目錄制定，并保證檔案管理工作具有一定延展性和創(chuàng)新性，尤其在內容范圍劃分領域，務必展現(xiàn)疾控中心的醫(yī)療水平和發(fā)展歷程，優(yōu)化管理制度，確保工作落實順暢。

2.加大新設備投資，提升信息化水平

第一，技術方面。需要進一步加強基礎設施資金投入，對軟件和硬件系統(tǒng)進行更新優(yōu)化，提升其使用的安全性，做好防火墻工作。技術應用中需要提升軟件系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理能力和信息共享能力，可與軟件開發(fā)工作室合作，找專業(yè)人員幫助系統(tǒng)升級維護，做到一部門一IP，公開可共享的資源，簡化手續(xù)流程。針對一些不適合公開的資源需要進一步維護其傳播安全，可引入數(shù)字簽名技術，并將原有數(shù)據(jù)信息綜合匯總，實現(xiàn)平臺銜接。對目前疾控中心的數(shù)據(jù)信息綜合分析與統(tǒng)籌規(guī)劃，建立規(guī)范性信息化平臺與外部交流，推動資源共享模式的建立，改變當前部門數(shù)據(jù)共享不到位和溝通不成熟的問題?？汕度氇毩⒌慕涣鞒绦颍①Y料分類傳輸，對一些具有檔案需求的對象提供直接的線上服務。

第二，管理方面。在技術優(yōu)化的基礎上需要進一步加強自動化管理，如將檔案管理信息化流程匯總成詳細體系并宣傳到各個部門，使其能夠進一步了解檔案管理中信息技術的應用內容及方向，降低操作過程中的失誤。同時，需要加強對檔案管理人員的晉升與考核，實現(xiàn)對信息化管理模式的自主學習，了解信息化自動授權、數(shù)據(jù)分析以及數(shù)據(jù)統(tǒng)計等多樣化功能，實現(xiàn)高效管理。盡管信息技術為檔案管理工作提供很多便利，但還需加強對實物檔案的管理，包括紙質書架、紙質檔案以及倉庫等，避免酸性環(huán)境和光化學反應，做好檔案室的清潔與濕度控制，降低檔案變質及火災風險發(fā)生的概率。

3.應用信息技術做好層次規(guī)劃

針對檔案信息數(shù)據(jù)收集與整理交叉性問題，需要在原有劃分等級上進行二次劃分和三次劃分等，做好層級擴充和延伸，滿足更多群體的需求，解決檔案管理中分類混亂的問題。例如，將寄生蟲疾病分類為地方疾病，再將其分為傳染性和非傳染性等，做好層級劃分。對于交叉重復問題，需要對軟件系統(tǒng)更新，根據(jù)劃分情況制定指南手冊，詳細規(guī)劃各分支分類，并在關聯(lián)部分做好連接，使查詢人員能夠及時查到信息對應的位置。在查詢過程中可借助統(tǒng)計學軟件和辦公軟件等實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫快速檢索與數(shù)據(jù)統(tǒng)計，完成對大量數(shù)據(jù)的分析。

五、其他策略

1.制定新型人才引入與培養(yǎng)計劃

為提升疾控中心檔案管理信息化建設，還需培養(yǎng)一支高素質和專業(yè)性強的團隊，該隊伍需要充分了解當前檔案管理信息化建設內容的優(yōu)勢和漏洞，并明確未來的發(fā)展方向，滿足信息化建設需求。除了操作管理類的人才外，還應致力于培養(yǎng)專業(yè)的技術人員，實現(xiàn)檔案編研與挖掘，突破以往局限性，在原有基礎上進一步豐富疾控中心檔案管理的內容和工作形式，包括數(shù)據(jù)文件、影像資料以及實物等多種內容。此外，還可以通過走訪退休干部、讀文件以及研究老數(shù)據(jù)的方式提取信息，豐富檔案管理工作。疾控中心單位需要加強對在崗人員的培訓，采用多樣化的培訓方式，如引導自學、專業(yè)化教育指導以及現(xiàn)場指導等，實現(xiàn)全覆蓋針對性訓練。還可以將崗位薪資與學歷和證明等相掛鉤，鼓勵管理人員自覺學習新知識，考取相關證書等。此外，還應積極引進專業(yè)人才，根據(jù)崗位需求設置準入門檻，給予政策傾斜，推動疾控中心檔案管理信息化建設。

2.樹立科學觀念，提升檔案工作參與度

在信息技術不斷更新的背景下，疾控中心檔案管理工作也應當與時俱進，樹立正確的管理觀念。目前來看，部分檔案管理人員的思想存在一定滯后性，一部分過于依賴信息技術，另一部分人對信息技術的應用并不全面，這兩種思想均無法實現(xiàn)全面落實信息技術管理的目標。因此，需要進一步明確疾控中心檔案管理的職責、思想與目標。在實際工作中，疾控中心單位需要建立嚴格的執(zhí)行制度，并將工作效果與獎罰制度相結合，從而調動人員積極性，實現(xiàn)規(guī)范化管理。此外，還需根據(jù)實際情況建立管理系統(tǒng)，如局域網絡平臺、人員管理平臺等，既能保證部門關聯(lián)度，又能實現(xiàn)資源共享，便于數(shù)據(jù)更新。為提升疾控中心相關工作與檔案管理工作之間的關聯(lián)性，可以從職業(yè)觀和價值觀的角度，在平臺宣傳檔案管理工作對于疾控中心各部門的重要性，增強認知，從而以更加嚴謹認真的態(tài)度面對工作，自覺遵守檔案傳輸規(guī)范，降低管理人員審核難度，確保其能夠及時收錄信息并審核，為后續(xù)工作提供便利。

六、結束語

綜合來看，疾控中心檔案管理中信息技術的應用仍有待提升，需要從技術、管理制度以及人員等多個角度進行優(yōu)化。在技術方面對軟件和硬件系統(tǒng)進行升級換代，并建立數(shù)據(jù)共享平臺展現(xiàn)信息技術的共享性優(yōu)勢。從管理制度方面需要制定更加精細化的管理模式，從人員角度來看需要重塑管理人員思想，加強對管理工作的重視，主動學習新技術，為信息化建設奠定基礎。

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作者簡介：關瑩瑩（1991—），女，漢族，河南上蔡人，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。