卿恩華

（湖南省邵陽市隆回縣人力資源和社會保障信息中心）

多媒體可以把圖像、聲音、文字等各種媒體信息充分整合起來，經(jīng)過計算機加工處理后，以上述方式存儲在計算機中，其輸入輸出方式實現(xiàn)了多元化，克服了傳統(tǒng)人工檔案管理模式的弊端，使得檔案管理的工作效率顯著提升。隨著多媒體技術(shù)發(fā)展和創(chuàng)新，多媒體檔案在目前已經(jīng)成為了檔案資源體系中重要的組成部分。多媒體檔案作為檔案資源中比較新穎的類型，在檔案管理中將發(fā)揮越來越重要的作用，對多媒體檔案管理展開研究也將是其行業(yè)中的一項重要課題。

一、多媒體技術(shù)及多媒體檔案的定義和特征

（一）多媒體技術(shù)概念

多媒體技術(shù)是借助計算機技術(shù)對圖形、文字、圖片、音頻、視頻進行綜合處理，在多種信息之間形成邏輯關(guān)系，可以同時采集、處理、編輯、存儲和展示媒體信息的交互網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。媒體在多媒體技術(shù)中占據(jù)核心地位，而計算機網(wǎng)絡(luò)是多媒體技術(shù)的運行重要平臺。多媒體技術(shù)的特點主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，多功能性，多媒體技術(shù)可以對多種類型的信息進行整合處理，具體包括了文字、圖片、音頻和視頻等；第二，信息集成性。多媒體技術(shù)將把媒體信息綜合起來建立一個完整的信息體系，同時擁有集成處理與這些媒體相關(guān)的設(shè)備；第三，媒體信息的交互性。具體是指用戶通過加工處理各種媒體信息，可以實現(xiàn)對他們的有效控制；第四，信息的實時性。多媒體技術(shù)在整合各種信息的過程中，信息處理與時間是同步的，可以實時記錄需要的信息。因此，多媒體技術(shù)在處理、保存及播放信息的過程中，其時間性的特征十分鮮明，數(shù)據(jù)讀取與播放可以順利的進行；第五，信息的高品質(zhì)性。多媒體技術(shù)使用數(shù)字化處理各種信息，精確度較高，信息質(zhì)量也有了可靠的保障。

（二）多媒體檔案的定義

多媒體技術(shù)可以綜合處理各種不同性質(zhì)的信息，多媒體檔案就是用計算機多媒體技術(shù)制作的檔案，檔案可以用聲音、圖像、圖形、影像等兩種以上復合信息形式存儲和展示。因此，多媒體檔案是企事業(yè)單位在自己的社會活動中形成的，具有保存價值通過多媒體制作出來的圖像、聲音、文字視頻和文件。隨著多媒體技術(shù)在各個行業(yè)中的應(yīng)用不斷拓展，各個行業(yè)的企事業(yè)單位都開始建立自己的多媒體檔案。信息完整的多媒體資料和信息可以用電子檔案的形式歸檔存儲，多媒體檔案依賴的計算機軟硬件實現(xiàn)了歸檔保存。

（三）多媒體檔案的特性

檔案信息的存儲是需要借助媒體進行的。媒體在信息獲取、展示和傳播中發(fā)揮了重要的作用，媒體可以分為感覺媒體、表示媒體、表現(xiàn)媒體、輸入顯示媒體、存儲媒體、傳輸媒體五個類型。借助計算機技術(shù)，這些媒體在檔案管理中得到了有效的應(yīng)用，具體的特性體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.多媒體檔案可以反映現(xiàn)實信息世界

多媒體是目前人類獲取信息最重要的方式。人類是通過聽覺、嗅覺、味覺和觸覺獲取信息的。科學研究表明，聽覺和視覺獲得了人類知曉的90%以上的信息，在這媒體形式上的體現(xiàn)為聲音和圖像。一直以來，多媒體之所以并未引起高度重視，是因為錄音、照相、攝像和計算機技術(shù)只是近代以后才發(fā)展起來的，而真正普及的時間不超過20 年，因此在檔案收集和利用中運用多媒體技術(shù)也不超過這個期限。所以，單純使用文字記載信息是因為，技術(shù)限制造成的。隨著多媒體技術(shù)的出現(xiàn)和迅速發(fā)展，多媒體已經(jīng)開始成為信息的最重要的載體。運用多媒體技術(shù)制作和管理檔案，把一個圖文聲像并茂的世界展示給了我們，我們可以方便的利用視聽，簡單、直接、生動、高效地觀看和收聽檔案內(nèi)容。同時多媒體檔案信息借助網(wǎng)絡(luò)可以實現(xiàn)更迅速的傳播。

2.多媒體信息在社會上的影響力越來越廣范

目前多媒體制作技術(shù)、軟件處理和編程技術(shù)飛速發(fā)展，功能變得越來越強大，計算機網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)實現(xiàn)了全國范圍內(nèi)的全覆蓋。中國網(wǎng)民數(shù)量已經(jīng)達到了世界第一位，借助多媒體技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，信息的傳遞變得越來越方便，所以，社會生活各個領(lǐng)域的活動都受到了多媒體的影響。這些都為多媒體技術(shù)在檔案管理中的運用提供了有力的支持。

3.留存多媒體信息需求不斷增加

多媒體在應(yīng)用中體現(xiàn)出來的強大優(yōu)勢，受到我國政府和有關(guān)各業(yè)的高度重視。多媒體檔案制作管理在圖書、新聞、出版、傳媒行業(yè)得到了普遍的應(yīng)用，在收藏、保管和利用檔案資料和信息方面發(fā)揮了關(guān)鍵作用。所以，多媒體技術(shù)在檔案管理中具備了多元化競爭優(yōu)勢。檔案管理部門必須拿出自己的舉措，使得具備檔案價值的多媒體資源可以被更好地整合到檔案管理中去。

二、多媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢

（一）對原始檔案實施數(shù)字化轉(zhuǎn)換

對于那些規(guī)模較大企事業(yè)單位來說，其運行過程中產(chǎn)生的檔案資料類型和數(shù)量繁多，如何實現(xiàn)這些檔案資料的數(shù)字化管理是檔案管理部門必須高度重視的問題。為了實現(xiàn)這些資料管理的數(shù)字化，檔案管理部門可以充分利用多媒體技術(shù)，各參照不同地區(qū)的數(shù)字化技術(shù)規(guī)范來指導自己的檔案管理工作，使得多媒體技術(shù)在原始檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)變發(fā)揮了重要的作用。

（二）解決檔案大容量存儲問題

檔案容量的存儲問題是數(shù)字化檔案管理的關(guān)鍵，其次多媒體技術(shù)拓展了檔案的利用范圍，把檔案的利用效率提升上來。通常來說，紙質(zhì)的檔案需要占據(jù)大量的空間，一般企事業(yè)單位需要建立專門的庫房存放檔案，這不僅造成了資源的浪費，還使得檔案的查找難度大大增加，也使得檔案管理效率處于較低的水平，運用多媒體技術(shù)展開檔案管理，其效果遠高于傳統(tǒng)的檔案管理模式。通過硬盤、光盤為載體存儲檔案資料，實現(xiàn)了檔案管理的數(shù)字化，并且可以把相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫建立起來，從而使得傳統(tǒng)檔案管理占用空間較大的問題得到了很好的解決。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案對比，硬盤、光盤等不僅存儲量大，而且運用計算機搜索查檔案資料極為方便，使得多媒體檔案管理的優(yōu)勢可以充分的發(fā)揮出來。

（三）為數(shù)字化檔案管理提供信息服務(wù)

傳統(tǒng)的檔案管理是用圖表和文字來呈現(xiàn)信息的，但是，多媒體技術(shù)可以把文字、圖表、音頻、動畫與視頻各種信息形式充分地整合在一起，從而實現(xiàn)了檔案信服務(wù)的一體化，使得不同用戶的需求都可以得到滿足，給用戶更加直接的體驗和感受，使得檔案信息的處理取得了更好的效果。

三、多媒體檔案管理的現(xiàn)狀與存在的難點

目前，多媒體檔案管理受到了有關(guān)各方面的高度重視，隨著辦公自動化系統(tǒng)和電子文檔的普及使用，網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，大量的電子文件和檔案信息開始產(chǎn)生出來，而收集、整理、歸檔和利用這些資料和信息目前并未形成統(tǒng)一的做法，缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標準，多數(shù)單位的檔案信息化管理還處于起步階段，面臨較大的困難和阻力。

（一）缺乏多媒體檔案管理意識

雖然社會各方對多媒體信息的需求越來越高，但檔案部門對多媒體用于檔案管理顯然準備不足，沒有采取得力的措施。首先，多媒體檔案管理理論研究還處于起步階段，有關(guān)理論問題的解決并未引起高度的重視，沒有集中力量宣傳其作用和價值，有關(guān)各方?jīng)]有統(tǒng)一達成共識。其次，隨著數(shù)字化影像設(shè)備的普及，大量的多媒體信息開始出現(xiàn)。過去由專職人員負責的影像拍攝、整理和存檔工作，因為受到成本因素的制約，影像的拍攝量極為有限，現(xiàn)在無處不在的數(shù)碼相機、攝像機和手機攝像頭都具備了拍攝功能，可以制作出大量的多媒體資源，而且可以任意取舍，不需要考慮成本因素，而且使用硬盤存儲量極大，還有對應(yīng)的多媒體處理軟件。所以，多媒體技術(shù)背景下的視頻和影像資源的拍攝、制作、處置極為方便快捷，而且有著較大的隨意性。有些拍攝人員及管理人員沒有對其進行歸檔的意識，也不具備多媒體技術(shù)有關(guān)的知識和技能，導致了這些具備檔案價值的多媒體資料出現(xiàn)了大量流失。

（二）多媒體檔案資源管理缺乏規(guī)范性

目前，多媒體檔案管理的工作機制和規(guī)范并未建立起來，也缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃和標準。各企事業(yè)單位辦公自動化、檔案信息管理、電子檔案系統(tǒng)的運行也是各自為政，互相之間缺乏有效的整合，同時多媒體軟硬件在迅速的更新?lián)Q代，產(chǎn)生大量電子文字、數(shù)據(jù)、照片、音頻和視頻資料，這些資料在歸檔過程中也沒有規(guī)范分類。沒有制定統(tǒng)一的多媒體檔案的拍攝范圍方法，沒有確定哪些屬于收集歸檔范圍，沒有形成編目并對其進行開發(fā)利用，多媒體檔案管理缺乏標準化操作，因此，造成大量具備檔案價值的多媒體信息資料不能及時歸檔，出現(xiàn)了嚴重的散佚和丟失現(xiàn)象。

（三）沒有充分有效地利用多媒體檔案

在多媒體檔案管理模式下，需要歸檔的檔案要有較強的時效性，特別是影像材料歸檔必須輔助文字說明，如果整理歸檔不及時，就很難齊全和準確的對其說明清楚。這些珍貴的照片和錄像資料信息，由于整理歸檔不及時就會失去保存和利用價值，這是導致很多多媒體檔案無法得到有效利用的重要原因，除了檔案價值的滯后外對多媒體檔案投入不足，資金、人力支持有限也是重要原因，對已形成的多媒體檔案不能進行搶救性的挖掘和利用，且缺乏對損害檔案系統(tǒng)的修復措施，沒有專業(yè)的軟件支撐，對多媒體檔案管理不能進行有效的信息技術(shù)支持。隨著多媒體信息量的爆炸式增長，信息可以迅速的在網(wǎng)絡(luò)上傳播，如何方便查詢和獲取檔案信息，是檔案管理必須解決的兩個重要問題。因此，目前多媒體檔案挖掘和利用的情況必須有較大的改觀，要從技術(shù)上解決這個問題，是檔案管理部門亟待解決的新課題。

（四）缺乏數(shù)字化檔案管理的專業(yè)人才

多媒體技術(shù)在檔案管理工作中的優(yōu)勢和效果要想充分的發(fā)揮出來，必須有一支業(yè)務(wù)能力過硬的工作人員隊伍，但是，當前我國目前極為缺乏數(shù)字化檔案管理的技術(shù)人員，雖然部分檔案工作人員具備了一定的多媒體檔案管理意識，理論素養(yǎng)也得到了提升，但是，專業(yè)知識和技能總體處于較低的水平，缺乏專業(yè)的計算機操作技能，特別是檔案管理缺乏專職的計算機技術(shù)工作人員，因為業(yè)務(wù)素質(zhì)低，在運用多媒體技術(shù)進行檔案管理過程中，難以保證檔案數(shù)字化管理的效果。

四、多媒體技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用的意見和建議

（一）加大多媒體歸檔信息的采集力度

多媒體檔案信息資料的采集形式是多種多樣的，首先，檔案管理部門要加大音像、數(shù)碼信息的采集力度，要求在單位內(nèi)部實時采集，各部門要把自己的多媒體材料和信息傳遞到采集服務(wù)器上，服務(wù)器采利用自動著錄功能，批量將多媒體檔案制作成為多媒體文件格式，并把檔案著錄必須項提取出來，然后存入檔案數(shù)據(jù)庫中，這樣多媒體檔案的采集與自動標引機制就可以建立起來。另外，檔案人員可以利用多媒體的記憶功能搜集整理本地區(qū)、本系統(tǒng)、本單位重大活動的檔案資料采集工作，形成音像資料及時歸檔存放。同時，把研發(fā)先進的在線實時采集技術(shù)作為今后多媒體檔案管理技術(shù)研發(fā)的重點內(nèi)容展開研究。

（二）加快多媒體檔案管理系統(tǒng)的研制與利用

在多媒體檔案的管理和利用過程中，系統(tǒng)的研制和開發(fā)是十分重要的工作，可以滿足多媒體信息的采集、接收、整理、存儲和咨詢等方面的功能，并貫穿于檔案從移交到銷毀的全過程之中，其管理服務(wù)要涵蓋整個多媒體檔案的全生命周期。具體包括了文本、圖片、音頻和視頻方面內(nèi)容，具體可以用紙質(zhì)、照片、磁盤、光盤作為檔案儲存的載體，多媒體檔案的利用可以體現(xiàn)在檔案數(shù)據(jù)管理與維護。數(shù)據(jù)導入/導出以及數(shù)據(jù)庫的管理，遠程控制和查詢，調(diào)閱檔案的權(quán)限管理、編目、統(tǒng)計和報表管理等各個方面，最后要有系統(tǒng)日志方面的功能。對多媒體檔案進行全程管理的過程中，可以實施檔案的鑒定和銷毀，資料和信息的統(tǒng)計歸納，庫房管理、檔案修復和縮微管理方面的功能；對多媒體檔案進行開發(fā)和利用，也要具備音視頻加工、傳輸、光盤制作方面的技術(shù)。最后的關(guān)鍵技術(shù)是多媒體檔案管理系統(tǒng)集成，針對系統(tǒng)設(shè)計的目標，整合硬件設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)資源，實現(xiàn)資源的優(yōu)化組合，讓整個檔案信息系統(tǒng)成為一個有機整體，把多媒體檔案系統(tǒng)的管理效率全面提升上去，提升檔案資源的開發(fā)利用的能力。

（三）加大投入提升管理人員素質(zhì)

多媒體檔案管理牽涉到了諸多領(lǐng)域的知識。檔案管理必須由高素質(zhì)的檔案管理人員來完成，因此，我們必須順應(yīng)時代的發(fā)展潮流，要把檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)全面提升上去，還要加大資金投入和支持的力度，建立專門的多媒體檔案管理部門，制定統(tǒng)一的管理規(guī)范和標準，作為多媒體檔案管理的核心內(nèi)容來抓。要注重工作人員的業(yè)務(wù)培訓工作，全面提升他們的專業(yè)知識和技能，使他們不僅熟練地掌握檔案業(yè)務(wù)知識，具備多媒體檔案管理意識，不僅要學習和掌握檔案管理方面的專業(yè)知識，還應(yīng)具備計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的操作技能，掌握數(shù)多媒體設(shè)備的操作技巧，全面強化工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，使他們成為復合型的檔案管理人才，使得多媒體檔案管理可以高效規(guī)范的運行。

五、總結(jié)

綜上所述，多媒體檔案對真實的歷史進行了豐富多彩的記錄，因此是一種十分優(yōu)良的檔案信息資源，在社會經(jīng)濟發(fā)展中起到了重要的參考作用。隨著多媒體技術(shù)在檔案管理中的逐步普及，多媒體檔案管理也引起了有關(guān)各方的高度重視，這就要求我們采取有效措施完善和創(chuàng)新多媒體檔案的管理機制，建立健全多媒體檔案管理系統(tǒng)，采用統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)范和標準，充分挖掘和利用多媒體檔案的社會價值，滿足社會發(fā)展對多媒體檔案不斷增長的需求，把多媒體檔案管理的作用和價值充分的發(fā)揮出來。