林峰屹

（乳山市老年大學）

事業(yè)單位的檔案管理工作是保證自身職能履行、業(yè)務發(fā)展的重要基礎，而積極借助信息化技術來促進檔案信息化建設，對于今后的單位發(fā)展也會帶來巨大作用。不僅可以促進單位內部的檔案資料長期保存，還能更加高效、精確化地對內部信息數(shù)據(jù)進行管理，為事業(yè)單位今后的穩(wěn)定發(fā)展打好基礎。隨著大數(shù)據(jù)、云計算等技術的成熟，為事業(yè)單位檔案管理工作提供良好保障，也為其發(fā)展提供了新的路徑。事業(yè)單位在改革發(fā)展中還需要積極革新觀念、技術，引入現(xiàn)代化的管理思維和技術手段來不斷完善檔案管理工作。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化現(xiàn)狀

越來越多的單位都在建立內部的信息化管理平臺，通過信息化、數(shù)字化的方式來提升信息資料的管理使用效率。事業(yè)單位雖然也在根據(jù)需求不斷提升內部的信息化管理建設工作，希望通過新技術設備、網(wǎng)絡系統(tǒng)來提升管理效率，不斷完善檔案編目、資料管理查詢以及審核等多項工作，但是由于信息系統(tǒng)的建設不完善、技術利用不到位，導致檔案管理工作的形式效率提升并不明顯。事業(yè)單位是穩(wěn)定社會秩序的基礎力量，但自身也存在優(yōu)勢和缺陷[1]。目前，由于市場環(huán)境、科學技術日新月異，事業(yè)單位以往的發(fā)展理念和管理模式已經逐漸與市場形勢脫軌，尤其在檔案資料管理方面，普遍滯后于市場水平。很多事業(yè)單位由于自身資金運營壓力大、技術手段有限，同時傳統(tǒng)的管理思維和制度影響太深，短時間無法適應新環(huán)境下的信息化轉型。長期使用的傳統(tǒng)檔案管理模式，讓資料錄入、傳輸、調取等陷入了遲緩、困難的局面，落后的模式和系統(tǒng)無法應對當今海量的信息，增加了檔案管理的難度，給單位發(fā)展也造成了阻礙[2]。同時由于部分工作人員因循守舊、不思進取，管理方面不懂得變通和革新，依舊運用傳統(tǒng)管理模式，讓檔案管理費時費力，且容易出錯。

所以面對當前的困境，就需要積極順應時代變化，轉變觀念和方法。要明白不適應時代需求的管理制度和方法遲早會被淘汰，所以事業(yè)單位需要積極引入新的理念、技術、設備來全面革新檔案管理的工作。

二、大數(shù)據(jù)技術對檔案管理服務工作的影響

推動檔案管理工作多元化發(fā)展，是順應時代要求和社會形勢。信息的傳輸、保存已經有了網(wǎng)絡、電子檔案等更加高效化的技術方式。因此要推動檔案服務多元發(fā)展還需要積極依托信息技術和現(xiàn)代化工具。

大數(shù)據(jù)技術的出現(xiàn)推動了檔案管理朝著數(shù)字化方向發(fā)展。通過將傳統(tǒng)紙質文件資料，利用數(shù)字化技術轉變處理，可以快速形成電子檔案，并且建立并行數(shù)據(jù)庫，可以集合檔案目錄、全文、非結構化文件等多種類型[3]。而且在不斷優(yōu)化系統(tǒng)功能的情況下，可以做到與辦公系統(tǒng)互通，方便管理人員實現(xiàn)信息協(xié)同管理；

2021 年新檔案法正式執(zhí)行之后，其中也提出了行政事業(yè)單位要重視信息化建設，積極引入信息化管理理念和技術，要大力推動檔案管理工作改革升級。其中就很明確地提到了檔案管理服務工作信息化、智能化的建設，這也是新時代檔案服務工作的新要求。政府鼓勵檔案館、企事業(yè)單位積極推動檔案數(shù)字化建設，而依托于大數(shù)據(jù)等前沿信息技術，檔案管理、服務智能化發(fā)展也必然成為今后的發(fā)展方向。主要是以人員需求為導向，檔案工作人員應該化被動為主動，結合信息技術提供更加人性化、智慧型的檔案服務。

檔案的管理服務模式也轉變到集合信息應用、管理、安全、實體資源等多種內容，總體上呈現(xiàn)了多元化發(fā)展的趨勢。檔案工作也需要從原來的被動化，轉向為主動式，也就是將“死”檔案變?yōu)椤盎睢睓n案，提高檔案資料的利用效率[4]。借助檔案信息平臺來實現(xiàn)檔案資料遠距離，高速上傳、下載、檢索應用等，這些內容都是大數(shù)據(jù)時代下，檔案管理部門需要轉變革新的內容。

在新時期，結合大數(shù)據(jù)、云計算等前沿技術，結合檔案管理政策發(fā)展需要。新一代檔案管理服務工作轉型升級的關鍵，就是數(shù)字化檔案發(fā)展轉型。要積極從傳統(tǒng)的管理服務模式，朝向主動搜集和分析模式過渡，服務模式從資源依賴型朝向智能化、自動化和信息服務方向轉變，建立新的信息化管理服務體系。

三、大數(shù)據(jù)背景下優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作對策

（一）規(guī)范梳理，健全檔案管理機制

要提升事業(yè)單位檔案管理工作效率質量，還需要從管理體系方面加以優(yōu)化。需要通過提升檔案管理水平，健全相關制度和措施，保證檔案管理人員有效落實對信息資料的監(jiān)管，同時需要為檔案管理工作提供必要的軟硬件設備，通過完善前期的準備工作才能不斷為后續(xù)健全管理制度打下基礎。事業(yè)單位的需要在檔案管理工作方面不斷引入新的思路、理念、技術，重視相關制度的優(yōu)化調整，要提升檔案管理工作的獨立性、可靠性[5]。要構建以信息化管控為發(fā)展主體的檔案信息系統(tǒng)，以此來改變傳統(tǒng)的檔案信息管理模式，提升信息資料的傳輸、檢索、查看的便利性以及可靠性。日常中進行檔案管理工作時，要做好有的資料整理、歸檔，及時對紙質檔案文件進行數(shù)字化轉換。

為了確保重要檔案信息不會遺失、損壞，就需要定期對相關的重要檔案文件進行備份管理，并且還需要建立安全保密制度；事業(yè)單位的檔案管理工作制度要始終遵循不相容職務相互分離原則，檔案資料要落實好審批查閱的權限，規(guī)范好檔案管理工作中的秩序，防止出現(xiàn)管理漏洞。由于檔案管理工作是系統(tǒng)性、長期性的工程，所以為了保證檔案資料管理的全面性，還需要不斷優(yōu)化雙軌制管理模式，也就是在使用紙質文檔的同時，還需要重視電子檔案的信息化建設。紙質檔案保密性、安全性較高，而電子檔案則擁有更高的管理效率，而事業(yè)單位的檔案管理工作則需要充分融合二者的優(yōu)勢，彌補其中的缺陷來達到更好的管理效果。

（二）改進觀念，推動數(shù)字化轉變

在持續(xù)完善檔案管理制度的基礎上，更加需要重視信息化建設。檔案屬于信息資源領域，為此要順應社會環(huán)境變化和市場發(fā)展要求，利用現(xiàn)代化技術手段、管理理念來推動檔案管理進步。首先從優(yōu)化檔案工作流程、改善檔案管理方式開始，融入信息化技術模式，適當降低紙質和人工為基礎的檔案管理方式和信息傳輸方式，利用數(shù)字化方式來提升檔案管理的時效性、準確性。要順應新《檔案法》發(fā)展要求，引入市場中成熟的檔案管理系統(tǒng)，或者是單位內部自主研發(fā)檔案管理系統(tǒng)，并建立數(shù)據(jù)庫，強化電子檔案和信息安全管控。通過搭建內部數(shù)據(jù)庫可以極大節(jié)約檔案資料管理成本。紙質、照片等傳統(tǒng)檔案資料占據(jù)空間較大，而利用數(shù)據(jù)庫可以有效提升信息儲存量，降低占用空間。同時也可以快速對檔案資料進行備份，避免意外原因導致資料遺失、損壞。數(shù)字化檔案管理可以引入AOS 數(shù)據(jù)訪問模式，內部增加了信息檢索、比較、分析等快捷功能，更加方便檔案管理服務工作。

同時，事業(yè)單位檔案管理人員還需要重視信息化轉型后，檔案管理工作的資料和網(wǎng)絡安全問題。要提升網(wǎng)絡安全防護意識，避免單位內部檔案數(shù)據(jù)庫遭受病毒影響，同時還需要不斷強化安全防控技術，以免被黑客竊取檔案資料，影響到信息安全。技術人員要定期對單位內部聯(lián)網(wǎng)的電子設備進行病毒查殺，做好病毒隔離措施；保存機密檔案資料的數(shù)據(jù)庫嚴禁聯(lián)網(wǎng)，且硬盤、磁盤等儲存設備應該保證在檔案室嚴格管控，進行物理隔離，確保檔案資料安全。

（三）建設人才隊伍，強化溝通交流

在網(wǎng)絡化時代，通過建立“大數(shù)據(jù)+檔案管理”的模式，是實現(xiàn)快速分析一堆混亂資料、數(shù)據(jù)，重新有序匯總的重要手段，可以有效解決傳統(tǒng)文件管理，或者是舊信息系統(tǒng)的資料儲存和共享的問題。事業(yè)單位可以在原有信息系統(tǒng)的基礎上來重新構建或者是優(yōu)化數(shù)據(jù)新系統(tǒng)，構建完善數(shù)據(jù)中心來達到可以及時儲存、傳輸、共享的目的，而這也是未來檔案資料信息化建設的方向，當然這也對檔案管理工作提出了較高的要求。所以，在檔案管理工作改進的過程中，還需要重視人員配置的優(yōu)化，培養(yǎng)懂信息技術、懂管理的復合型人才。檔案管理人員需要結合日常的工作管理經驗、管理需求、流程等內容，積極投身到單位的數(shù)據(jù)中心建設工作當中，協(xié)同IT 技術人員來共同完善功能模塊。對現(xiàn)有的檔案信息化模塊進行回顧總結，然后對相關的數(shù)據(jù)特點進行分類匯總，結合單位的具體管理需求，來確定數(shù)據(jù)中心建設中的功能模塊構建和運行交互邏輯，確保數(shù)據(jù)中心可以協(xié)同銜接到單位的各個部門崗位，降低信息的采集、匯總成本，提升整體的管理效率。需要單位各個部門、成員都協(xié)同配合，才能全面提升數(shù)據(jù)中心的功能優(yōu)化，強化即時動態(tài)管控。

（四）開發(fā)檔案管理功能，實現(xiàn)高效化管控

雖然很多部門已經引入了信息系統(tǒng)，但由于功能建設不全，無法發(fā)揮出信息化管理的優(yōu)勢，檔案管理方法還停留在資料錄入、儲存的基礎階段，無法應用新的技術理念和功能模式來提升檔案管理的效率和質量。在以計算機、局域網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫為載體的信息化功能中，還可以利用智能程序軟件來輔助管理。通過專業(yè)的管理軟件，可以有效提升工作人員整理、匯總資料的效率?？梢酝ㄟ^加入AOS 應用基礎平臺，根據(jù)企業(yè)需求開發(fā)系統(tǒng)功能，構建通用模塊配置，可以為業(yè)務需求提供相應的技術解決方案，幫助企業(yè)打破技術和信息壁壘。利用AOS 平臺的基礎功能來將資料從接入網(wǎng)中分離，并快速將資料發(fā)送到指定網(wǎng)絡節(jié)點。管理人員可以隨時訪問資料，節(jié)省了搜集整理的時間；檔案管理人員開發(fā)功能還需要重視信息網(wǎng)絡、檔案資料安全問題，避免影響單位管理安全。通過制定標準化的業(yè)務流程，更方便進行管理，也能提升信息處理的速度和可靠性。

（五）優(yōu)化檔案服務功能，促進多樣化轉變

大數(shù)據(jù)技術、云平臺等已經被廣泛應用到市場中。利用大數(shù)據(jù)的技術特點和優(yōu)勢可以快速收集、整理、分析海量的信息數(shù)據(jù)，利用云計算來作為信息處理的支撐。在不斷完善新技術的同時，通過大數(shù)據(jù)、云技術可以不斷拓展信息儲存領域和處理空間。云技術的應用可以為檔案信息的儲存、管理、共享提供了良好的網(wǎng)絡后臺數(shù)據(jù)庫，可以提升檔案文件、信息資料的傳輸和快速處理。比如通過智能化算法引擎來加速資料搜集、整合。通過建設云平臺來將檔案資料納入到云平臺當中，人員可以根據(jù)自身的權限等級來隨時查看、下載相應的資料信息，方便單位內部的資源共享和管理。

在不斷完善基礎建設的過程中，最為重要的是構建一個可靠的數(shù)據(jù)庫，這樣可以最大化保證信息資源的使用效率。通過云平臺構建單位內部共享的檔案信息管理平臺，可以幫助持續(xù)處理、采集信息，并在此基礎上可以讓檔案管理體系更加完善。持續(xù)對檔案管理工作進行創(chuàng)新，依照單位的實際管理需求來更新數(shù)據(jù)庫模塊功能，更好的為單位業(yè)務開展提供服務支持，實現(xiàn)更加方便快捷的信息檢索、儲存服務。利用數(shù)據(jù)庫的功能，可以在信息錄入之初，就將檔案資料進行基本的目錄分類，劃分到相應的信息類別之中，提升后續(xù)信息的使用效率。然后通過數(shù)據(jù)庫搭建的搜索引擎來提升信息檢索效率。當然目前對于傳統(tǒng)紙質檔案資料的錄入，已經可以使用電子掃描的方式來自動識別信息文字，并錄入到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)之中。還可以利用識別系統(tǒng)來自動鑒別信息點中的文字錯誤等，改變了傳統(tǒng)的資料錄入模式，讓儲存機制更加便捷高效。

（六）引入技術工具，完善基礎硬件設施

檔案服務、檔案載體要向多元化、擴大化發(fā)展。儲存是檔案服務管理工作中的重點環(huán)節(jié)，在搜集、提取、傳輸了檔案資料之后，如何安全高效地儲存就顯得尤為重要。企事業(yè)單位的檔案管理顯然不能再僅僅依靠傳統(tǒng)的紙質、膠片、照片等實體檔案類型，保存方式需要轉變優(yōu)化。隨著大數(shù)據(jù)技術的深入應用，檔案信息資源從傳統(tǒng)的紙質、照片等檔案類型，轉變成了更加高效、多樣化的方式，載體形式從原來的單一化轉變?yōu)槎鄻踊梢允褂霉獗P、磁盤、無線射頻技術、電子文檔等[6]。同時再借助大數(shù)據(jù)挖掘技術、數(shù)據(jù)倉儲技術、物聯(lián)網(wǎng)、云儲存等技術，可以高效整合海量的數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)企業(yè)檔案服務平臺的統(tǒng)一化管理。在設計檔案服務平臺權限之后，實現(xiàn)檔案信息資源的整合共享，人員可以在權限范圍內檢索查詢相應的資料內容，管理人員也可以更加高效地整合檔案文件，落實服務共享等工作。借助技術工具，讓用戶更加快速自由的上傳獲取公共數(shù)據(jù)，獲取便捷化的檔案信息服務。

四、結語

事業(yè)單位肩負著社會管理、服務等重要職能，而檔案管理工作也是其中十分重要的內容，關乎國家和人民的信息資源安全。在面對快速發(fā)展轉變的信息化社會下，事業(yè)單位自身的發(fā)展也需要積極順應形勢需求，要積極轉變理念和自身滯后的管理方法，針對新環(huán)境來建設新的檔案管理模式，引入新技術、新設備。大數(shù)據(jù)技術的影響下，檔案管理工作的重點發(fā)展方向應該朝向數(shù)字化領域，這也符合信息發(fā)展的需求，同時檔案管理、服務工作也需要改善信息獲取、整合、分析、檢索等各個環(huán)節(jié)。通過分析加工來體現(xiàn)檔案資料的價值，而檔案館、企事業(yè)單位可以通過不斷優(yōu)化制度、技術手段、工具等來建設新型智慧化檔案管理體系，促進檔案管理服務工作向著專業(yè)化、智能化轉變。