易韻笛
摘 要:近年來(lái),隨著物流行業(yè)的發(fā)展,物流企業(yè)也不斷發(fā)展壯大,在國(guó)民經(jīng)濟(jì)中的地位也越來(lái)越重要。由于我國(guó)物流行業(yè)起步較晚,在其發(fā)展進(jìn)程中,還存在著諸多問(wèn)題。其中,物流企業(yè)在內(nèi)部控制方面還存在著較為嚴(yán)重的問(wèn)題,文章以A物流公司為例,針對(duì)A公司內(nèi)部控制存在的問(wèn)題進(jìn)行分析并提出了改善措施和建議。
關(guān)鍵詞:物流企業(yè);內(nèi)部控制;風(fēng)險(xiǎn)
中圖分類(lèi)號(hào):F259.27文獻(xiàn)標(biāo)志碼:ADOI:10.13714/j.cnki.1002-3100.2023.10.004
Abstract: In recent years, with the development of the logistics industry, logistics enterprises also continue to develop and grow, and the position in the whole national economy is becoming more and more important. Due to the late start of China's logistics industry, there are still many problems. Among them, the problems existing in the internal control are the most serious. This paper selects A Company as an example to analyze the existing problems and puts forward suggestions for improvement.
Key words: logistics enterprise; internal control; risk
0 ? ?引 ? ?言
隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,我國(guó)的物流行業(yè)也在不斷發(fā)展壯大,并在國(guó)民經(jīng)濟(jì)中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。中國(guó)物流與采購(gòu)聯(lián)合會(huì)發(fā)布的《中國(guó)物流統(tǒng)計(jì)報(bào)告》顯示,近年來(lái)我國(guó)物流行業(yè)持續(xù)發(fā)展壯大,直到2021年,我國(guó)社會(huì)物流總額達(dá)347.6萬(wàn)億元,同比增長(zhǎng)3.4%,如圖1所示。物流業(yè)作為我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的重要組成部分之一,其發(fā)展對(duì)于提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益具有重要意義。
當(dāng)前,我國(guó)的物流行業(yè)還主要以傳統(tǒng)的運(yùn)輸、倉(cāng)儲(chǔ)和裝卸等業(yè)務(wù)為主,這些業(yè)務(wù)沒(méi)有充分發(fā)揮出其應(yīng)有的價(jià)值和作用。另外,物流企業(yè)由于受外部因素的影響較大,很容易面臨各種風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題。內(nèi)部控制作為一種管理手段和方法,能對(duì)企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)進(jìn)行設(shè)計(jì)、實(shí)施和評(píng)價(jià)等。內(nèi)部控制對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、財(cái)務(wù)報(bào)告和其他信息等有著重要的影響。
我國(guó)物流行業(yè)經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展已經(jīng)形成了一定的規(guī)模,但是由于起步較晚,加上企業(yè)制度改革相對(duì)滯后等原因,我國(guó)物流企業(yè)的內(nèi)部控制制度還不完善,尤其是目前一些中小型物流企業(yè)還沒(méi)有建立健全的內(nèi)部控制制度。因此,本文選取A公司作為研究對(duì)象,對(duì)物流企業(yè)內(nèi)部控制展開(kāi)研究。王月平(2023)對(duì)“供應(yīng)鏈”模式下的物流企業(yè)內(nèi)部控制的含義進(jìn)行了論述,對(duì)目前物流企業(yè)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀進(jìn)行了歸納,并在此基礎(chǔ)上對(duì)“供應(yīng)鏈”模式下的物流企業(yè)內(nèi)部控制的建設(shè)策略進(jìn)行了探討[1]。房玉紅(2023)提出:物流公司的內(nèi)部控制應(yīng)包含內(nèi)部的審計(jì)控制等方面。對(duì)公司實(shí)行適當(dāng)?shù)目刂?,能夠使公司的運(yùn)作模式得到更好的調(diào)整,對(duì)公司來(lái)說(shuō)是具有一定意義的[2]。鄭力源(2022)在總結(jié)了會(huì)計(jì)信息化對(duì)物流企業(yè)內(nèi)部控制現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上,對(duì)其所面臨的問(wèn)題進(jìn)行了剖析,并給出了一些對(duì)策,希望能夠?qū)崿F(xiàn)我國(guó)物流企業(yè)內(nèi)部控制的科學(xué)化[3]。彭玉穎(2022)以我國(guó)物流公司為例,對(duì)其內(nèi)部控制現(xiàn)狀進(jìn)行了調(diào)查,并對(duì)其產(chǎn)生的原因進(jìn)行了剖析,然后給出了相應(yīng)的解決方案和建議[4]。鄭美強(qiáng)(2022)闡述了物流公司的內(nèi)控制度和整合現(xiàn)狀,并對(duì)當(dāng)前整合過(guò)程中所存在的問(wèn)題進(jìn)行了剖析,最后給出了有針對(duì)性的整合戰(zhàn)略[5]。
1 ? ?內(nèi)部控制的概念與作用
1.1 ? ?內(nèi)部控制的概念
內(nèi)部控制一詞由美國(guó)注冊(cè)會(huì)計(jì)師協(xié)會(huì)(AICPA)于1980年首先提出,是指一種旨在提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)效率、確保會(huì)計(jì)信息真實(shí)可靠和保護(hù)資產(chǎn)安全的管理方法。隨后,內(nèi)部控制逐漸被國(guó)際公認(rèn)為是企業(yè)管理的核心。我國(guó)財(cái)政部等五部委于2003年發(fā)布《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》,規(guī)定了企業(yè)內(nèi)部控制的基本原則、組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工和具體要求。內(nèi)部控制是一個(gè)系統(tǒng),內(nèi)部控制涉及企業(yè)管理的各個(gè)方面和環(huán)節(jié)。它是由董事會(huì)、經(jīng)理層、其他高級(jí)管理人員以及全體員工共同參與,并在一定范圍內(nèi)由專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)進(jìn)行獨(dú)立監(jiān)督和評(píng)價(jià)的一種自我約束機(jī)制。
1.2 ? ?內(nèi)部控制的作用
內(nèi)部控制是企業(yè)為實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo),對(duì)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)進(jìn)行自我調(diào)節(jié)和約束的一系列控制活動(dòng)的總稱(chēng),內(nèi)部控制有以下幾個(gè)作用。
1.2.1 ? ?保證企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的合法性,規(guī)范企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理行為
首先,通過(guò)建立內(nèi)部控制制度,能夠使企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中,嚴(yán)格按照國(guó)家法律法規(guī)和規(guī)章制度行事,避免違規(guī)、違法行為的發(fā)生,最大限度地減少或避免違法事件的發(fā)生。其次,企業(yè)通過(guò)建立內(nèi)部控制制度,能夠?qū)ο嚓P(guān)人員的行為進(jìn)行有效約束,使每一個(gè)人都能按照規(guī)章制度辦事,提高辦事的效率和效果,從而減少企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中發(fā)生違法違規(guī)事件的可能性。
1.2.2 ? ?確保企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)有效進(jìn)行
企業(yè)通過(guò)建立內(nèi)部控制制度,能夠?qū)Ω黜?xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行合理控制,防止企業(yè)發(fā)生各種違規(guī)、違法行為。例如,在物流企業(yè)中,對(duì)運(yùn)輸費(fèi)用的管理和控制是企業(yè)的一項(xiàng)重要任務(wù),對(duì)這方面的管理和控制是否有效將會(huì)直接影響整個(gè)物流企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益,從而影響到企業(yè)的生存與發(fā)展。
1.2.3 ? ?提高經(jīng)營(yíng)效率
通過(guò)建立內(nèi)部控制制度,能夠提高整個(gè)物流企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)效率。例如,在物流企業(yè)中,建立健全有效的內(nèi)部控制制度能夠通過(guò)合理的方法對(duì)運(yùn)輸費(fèi)用進(jìn)行管理和控制,使物流公司能夠合理利用運(yùn)輸資源,降低物流成本。
2 ? ?A企業(yè)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題
2.1 ? ?A企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀
A公司于2010年3月在X省設(shè)立,歷經(jīng)幾年的發(fā)展,先后進(jìn)行了兩次擴(kuò)股,從最初的1 000萬(wàn)元增加到現(xiàn)在的5 000萬(wàn)元,擁有185位員工,93臺(tái)自己的車(chē)輛,100多臺(tái)掛靠車(chē)輛。公司從創(chuàng)立以來(lái)就立足X省,以全省貨運(yùn)為主,貨運(yùn)主要為水泥,煤炭,石灰,砂石等大宗工業(yè)原料。表1為A公司2021年的主營(yíng)業(yè)務(wù)收入構(gòu)成。
2.2 ? ?A公司內(nèi)部控制存在的問(wèn)題
2.2.1 ? ?內(nèi)部控制環(huán)境薄弱
在A公司的組織架構(gòu)中,財(cái)務(wù)部門(mén)和管理部門(mén)是兩個(gè)獨(dú)立的部門(mén),但兩個(gè)部門(mén)的人員相互制約,不能充分發(fā)揮財(cái)務(wù)部門(mén)和管理部門(mén)各自的優(yōu)勢(shì),崗位之間相互制約阻礙企業(yè)內(nèi)部控制制度的建立。比如,財(cái)務(wù)部門(mén)在對(duì)一筆業(yè)務(wù)進(jìn)行審核時(shí),如果審核人員在審核過(guò)程中沒(méi)有認(rèn)真核對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)的真實(shí)性,就會(huì)出現(xiàn)審核不嚴(yán)謹(jǐn)、審核不到位等問(wèn)題,管理部門(mén)無(wú)法及時(shí)發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)審核的問(wèn)題,往往會(huì)出現(xiàn)因公司數(shù)據(jù)不真實(shí)導(dǎo)致公司管理人員管理決策出錯(cuò)等的情況。以上案例可以感受到A公司內(nèi)部控制環(huán)境相對(duì)薄弱。
2.2.2 ? ?風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系不完善
風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系是對(duì)企業(yè)可能發(fā)生的各種風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估,并制訂相應(yīng)的控制措施,從而確保企業(yè)能夠持續(xù)健康地發(fā)展。A公司雖然建立了風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系,但仍存在以下問(wèn)題。
首先,企業(yè)在進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估時(shí),沒(méi)有根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率和對(duì)企業(yè)可能造成的影響程度進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分類(lèi),因此沒(méi)有對(duì)不同類(lèi)別的風(fēng)險(xiǎn)制定不同的應(yīng)對(duì)措施。比如,某物流企業(yè)在進(jìn)行運(yùn)輸風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估時(shí),將運(yùn)輸中可能出現(xiàn)的所有問(wèn)題都?xì)w結(jié)為運(yùn)輸安全問(wèn)題。實(shí)際上,該企業(yè)在運(yùn)輸中出現(xiàn)的所有問(wèn)題都不是單一的運(yùn)輸安全問(wèn)題,而是由多種原因造成的。如果只是將這些原因簡(jiǎn)單歸結(jié)為運(yùn)輸安全,就會(huì)影響該企業(yè)未來(lái)的發(fā)展。
其次,在進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估時(shí)沒(méi)有建立合適的風(fēng)險(xiǎn)管理系統(tǒng),即使有風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系,也不能與企業(yè)實(shí)際相結(jié)合,不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制中存在的問(wèn)題。
最后,對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo),A公司并沒(méi)有結(jié)合企業(yè)實(shí)際進(jìn)行分析,只是根據(jù)企業(yè)以往的數(shù)據(jù)和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行簡(jiǎn)單的羅列,不能為企業(yè)未來(lái)的發(fā)展提供準(zhǔn)確的信息,這就很難真正地做到防患于未然,同時(shí)也沒(méi)有充分考慮到風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的影響程度。
A公司成立的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估小組,并未配備具有較高專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的人員進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。而且在風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估小組中也未設(shè)立相關(guān)的獎(jiǎng)懲制度,導(dǎo)致其缺乏工作積極性,使得內(nèi)部控制工作的開(kāi)展并不順利。
2.2.3 ? ?信息與溝通不暢
在物流企業(yè)中,信息溝通和管理是相互聯(lián)系的,只有企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)之間溝通順暢,才能使企業(yè)在發(fā)展中不斷完善內(nèi)部控制制度。A公司是一家主營(yíng)國(guó)內(nèi)物流業(yè)務(wù)的企業(yè),其主要經(jīng)營(yíng)模式為自營(yíng)運(yùn)輸、倉(cāng)儲(chǔ)及配送,同時(shí)開(kāi)展國(guó)內(nèi)代理運(yùn)輸、國(guó)際集裝箱拼箱和國(guó)際鐵路運(yùn)輸?shù)葮I(yè)務(wù)。在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中,公司會(huì)與其他相關(guān)部門(mén)之間進(jìn)行信息溝通與交流,以及時(shí)獲取相關(guān)信息。但在實(shí)際操作過(guò)程中,A公司存在以下問(wèn)題。
公司在對(duì)外信息溝通方面,主要是通過(guò)公司的官網(wǎng)、網(wǎng)站等發(fā)布信息,這些信息的發(fā)布方式存在一定的局限性,不利于企業(yè)及時(shí)準(zhǔn)確地獲取市場(chǎng)動(dòng)態(tài)、客戶需求和競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手信息等。
在公司內(nèi)部各部門(mén)之間缺乏溝通和交流的機(jī)制,雖然公司有相應(yīng)的溝通平臺(tái),但各部門(mén)之間沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行溝通和交流,導(dǎo)致部門(mén)之間聯(lián)系不緊密、工作效率低下;公司內(nèi)部各部門(mén)之間缺乏有效的溝通和交流機(jī)制,導(dǎo)致公司內(nèi)部流程復(fù)雜、信息失真、延誤時(shí)機(jī)等情況時(shí)有發(fā)生。
3 ? ?A公司內(nèi)部控制改進(jìn)措施
3.1 ? ?健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制
3.1.1 ? ?完善內(nèi)部審計(jì)制度,由A公司獨(dú)立審計(jì)委員會(huì)進(jìn)行監(jiān)督
在企業(yè)發(fā)展的不同階段,管理層需要不斷調(diào)整和完善企業(yè)內(nèi)部控制體系,這就需要定期開(kāi)展內(nèi)部審計(jì),針對(duì)當(dāng)前公司內(nèi)存在的問(wèn)題進(jìn)行針對(duì)性審計(jì),例如A公司在采購(gòu)、銷(xiāo)售、倉(cāng)儲(chǔ)管理等關(guān)鍵業(yè)務(wù)方面出現(xiàn)了風(fēng)險(xiǎn),審計(jì)委員會(huì)則需要進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)審計(jì),對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行檢查和監(jiān)督。
3.1.2 ? ?加強(qiáng)內(nèi)部控制過(guò)程監(jiān)督
對(duì)于A公司內(nèi)部控制過(guò)程中存在的問(wèn)題,需要采用“自上而下”和“自下而上”相結(jié)合的方式來(lái)解決。A公司要設(shè)立對(duì)內(nèi)部控制的監(jiān)督和評(píng)估機(jī)制,并將評(píng)估結(jié)果公開(kāi),便于相關(guān)人員進(jìn)行查詢(xún)和借鑒。同時(shí),公司管理層需要加強(qiáng)對(duì)員工的監(jiān)督,提高員工的職業(yè)道德修養(yǎng),讓員工時(shí)刻保持危機(jī)感和緊迫感,從而有效保證內(nèi)部控制的有效性。
3.1.3 ? ?加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)和監(jiān)督工作
首先,A公司要建立健全內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)。內(nèi)部審計(jì)部門(mén)需要獨(dú)立于其他部門(mén)和人員,能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制工作中存在的問(wèn)題并予以糾正;其次,A公司要建立嚴(yán)格的責(zé)任追究制度,對(duì)于不按規(guī)定執(zhí)行的人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行嚴(yán)格處罰;最后,A公司需要加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部控制過(guò)程中存在問(wèn)題的分析,定期對(duì)內(nèi)控工作的開(kāi)展情況進(jìn)行總結(jié)和分析,并根據(jù)問(wèn)題提出合理建議。
3.2 ? ?完善公司風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系
A公司在完善對(duì)內(nèi)部控制時(shí),應(yīng)對(duì)物流企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估,充分了解風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性及危害程度,及時(shí)找出公司在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中存在的風(fēng)險(xiǎn)和不足,從而有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。具體措施如下。
A公司應(yīng)制定詳細(xì)的風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃和標(biāo)準(zhǔn),針對(duì)物流企業(yè)中存在的所有風(fēng)險(xiǎn)制定詳細(xì)的風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃,如經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等,明確各部門(mén)在每一個(gè)階段需要完成的任務(wù)和具體責(zé)任,從而保證將風(fēng)險(xiǎn)降到最低。
A公司應(yīng)建立完善的風(fēng)險(xiǎn)管理體系,對(duì)物流企業(yè)所有的業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行全面控制和監(jiān)督。在物流企業(yè)的日常運(yùn)營(yíng)中,全面的風(fēng)險(xiǎn)管理體系能夠?qū)⑺锌赡艹霈F(xiàn)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)防和控制,杜絕發(fā)生重大失誤或者損失。
A公司應(yīng)定期對(duì)各個(gè)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行全面審核,及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在問(wèn)題并加以解決。并且在企業(yè)的日常運(yùn)營(yíng)中,應(yīng)根據(jù)不同業(yè)務(wù)的特點(diǎn)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防范措施,并且在物流企業(yè)的日常運(yùn)營(yíng)中要定期進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估,保證風(fēng)險(xiǎn)防范措施的有效性和及時(shí)性,從而有效降低物流企業(yè)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。
3.3 ? ?加強(qiáng)信息系統(tǒng)建設(shè)
信息系統(tǒng)是物流企業(yè)內(nèi)部控制的重要組成部分,與公司所有的業(yè)務(wù)活動(dòng)都密切相關(guān)。A公司要想在日益激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中保持競(jìng)爭(zhēng)力,就必須利用先進(jìn)的信息技術(shù)來(lái)強(qiáng)化和完善自身的內(nèi)部控制體系,實(shí)現(xiàn)信息共享。
3.3.1 ? ?加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)
A公司應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè),提高網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)和防護(hù)技能,保障企業(yè)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性和可靠性,并加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部人員的網(wǎng)絡(luò)安全管理;完善信息系統(tǒng)管理制度,A公司應(yīng)建立并完善信息系統(tǒng)管理制度,制定信息系統(tǒng)安全管理辦法等。企業(yè)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)制度,確保信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行;建立客戶信用評(píng)價(jià)體系,A公司應(yīng)建立并完善客戶信用評(píng)價(jià)體系,通過(guò)客戶信用檔案記錄客戶的歷史交易情況、履約意愿等信息,從而了解客戶的履約情況及后續(xù)交易意愿等;構(gòu)建公司內(nèi)部信息溝通平臺(tái),A公司應(yīng)建立內(nèi)部信息溝通平臺(tái),并定期對(duì)內(nèi)部信息溝通情況進(jìn)行分析總結(jié),及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并解決問(wèn)題。
3.3.2 ? ?建立公司風(fēng)險(xiǎn)控制預(yù)警機(jī)制、應(yīng)急處理機(jī)制和事后反饋機(jī)制
A公司應(yīng)定期對(duì)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制進(jìn)行總結(jié)分析并對(duì)不合理的地方及時(shí)進(jìn)行整改;A公司應(yīng)制定并完善應(yīng)急處理機(jī)制和事后反饋機(jī)制;對(duì)于出現(xiàn)的重大風(fēng)險(xiǎn)事件及影響范圍較大的事件應(yīng)及時(shí)上報(bào)給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層并采取有效措施進(jìn)行處理。
4 ? ?結(jié) ? ?語(yǔ)
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,物流行業(yè)將會(huì)迎來(lái)巨大的發(fā)展機(jī)遇。我國(guó)物流產(chǎn)業(yè)作為一個(gè)新興行業(yè),在迎接發(fā)展機(jī)遇的同時(shí),還需先行解決企業(yè)內(nèi)部控制方面的很多問(wèn)題。本文以A物流公司為例,針對(duì)其內(nèi)部控制存在的問(wèn)題提出了相應(yīng)的改進(jìn)措施和建議,希望通過(guò)本文的研究,能夠幫助A公司更好地完善其內(nèi)部控制體系,提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效率和管理水平,避免出現(xiàn)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
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