吳國生

摘要：本文簡要介紹了當前流動人員人事檔案管理的基本模式，并從收集方式、服務(wù)對象和管理方式分析了流動人員人事檔案管理和數(shù)字化建設(shè)的挑戰(zhàn)。提出了加強流動人員人事檔案收集與管理，建設(shè)數(shù)字化信息庫；提升流動人員人事檔案服務(wù)水平，創(chuàng)新服務(wù)方式；完善流動人員人事檔案信息化建設(shè)，提高管理與服務(wù)效率的對策，為新時代流動人員人事檔案管理與數(shù)字化建設(shè)工作的高水平發(fā)展提供參考。

關(guān)鍵詞：流動人員，人事檔案，數(shù)字化

隨著我國改革開放的不斷深化和市場經(jīng)濟體制的加速發(fā)展，社會經(jīng)濟領(lǐng)域發(fā)展繁榮，勞動分工也進一步細化，推動了城鄉(xiāng)、城市間的人口流動，給流動人員人事檔案管理帶來新的機遇和挑戰(zhàn)。未來，在政務(wù)一體化和政務(wù)服務(wù)水平不斷提高的大趨勢下，流動人員人事檔案的庫存量、流轉(zhuǎn)量和服務(wù)量勢必會日益增多。對此，人社部門和人事檔案管理部門應(yīng)準確把握新時代的發(fā)展機遇，正確認識當下流動人員人事檔案管理模式的改變、存在的突出問題及優(yōu)化措施，為流動人員人事檔案管理和數(shù)字化建設(shè)工作提供有效保障。[1]

一、當前流動人員人事檔案管理的特點

（一）流轉(zhuǎn)速度快

在我國產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化的大背景下，區(qū)域間也形成了特色鮮明的產(chǎn)業(yè)集群，各地區(qū)對人才的需求更加旺盛，加之市場經(jīng)濟體制的深化發(fā)展，職業(yè)間和地區(qū)間的流動更加頻繁，這也是人力資源優(yōu)化配置的必然要求。根據(jù)2021年人社部等五部門印發(fā)的《流動人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)定》（以下簡稱規(guī)定），“跨地區(qū)就業(yè)創(chuàng)業(yè)流動人員的人事檔案，可由其戶籍所在地或現(xiàn)工作單位所在地的檔案管理服務(wù)機構(gòu)管理。”因此一旦出現(xiàn)了跨地區(qū)就業(yè)，人事檔案就要進行流轉(zhuǎn)、管理和服務(wù)機構(gòu)的變更。

（二）使用頻率高

從《規(guī)定》中可以看出，檔案管理服務(wù)機構(gòu)除了提供一般的檔案接收、轉(zhuǎn)遞、材料收集、鑒別和歸檔等職能外，還需要為其他單位提供檔案查（借）閱服務(wù)、證明材料和政審考察等服務(wù)?？梢钥闯?，公民的升學、就業(yè)、出國留學、考公等事項都涉及到人事檔案的利用。同時，流動人員在人事檔案流動時通常都涉及到了單項或多項服務(wù)。這些都使得流動人員人事檔案的使用頻率明顯高于其他類型檔案。同時，流動人員檔案還具有明顯的個性化特征，其使用、流轉(zhuǎn)和職業(yè)類型、地區(qū)人才政策等都有一定關(guān)系，需要經(jīng)常查看和利用。

（三）管理難度大

《規(guī)定》中明確了流動人員人事檔案工作遵循“集中統(tǒng)一、歸口管理”原則。但在管理實踐中，由于流動人員人事檔案具有流轉(zhuǎn)速度快、使用頻率高和個性化較強的特點，這也使得其管理難度較大。又由于流動人員人事檔案管理的主體機構(gòu)的多元化，多頭管理也導致了不同地區(qū)和行業(yè)間人事檔案的管理標準與規(guī)范不統(tǒng)一，加之本人不重視致使檔案材料補充與更新不及時，甚至人事檔案不流轉(zhuǎn)等情況也在加劇，這些都進一步加大了管理難度。[2]

二、流動人員人事檔案管理和數(shù)字化建設(shè)的挑戰(zhàn)

（一）收集方式多樣化

隨著我國經(jīng)濟的的繁榮發(fā)展和城鎮(zhèn)化進程的加快，人事檔案管理工作也愈加復雜。經(jīng)濟領(lǐng)域的多樣化讓社會分工進一步細化，而交通的便利和戶籍管理制度的進一步優(yōu)化也讓城鄉(xiāng)和城市間的流動愈加頻發(fā)。這也就要求了在整理和收集流動人員人事檔案過程中要充分考慮道管理與服務(wù)對象人事檔案的來源渠道、補充特征和形成方式。當前各地通常采用了追蹤收集、隨時收集和定向收集三種方式，單純以線下服務(wù)窗口或者流動人員自主申報的方式不僅效率低下，同時也難以覆蓋所有收集對象。[3]對此，如長三角地區(qū)、珠三角地區(qū)以及發(fā)達省市都會以線上線下的政務(wù)服務(wù)中心進行檔案收集，同時綜合不同的檔案收集方式，以相互配合和相互補充的方式來為人事檔案收集工作提供保障。但總的來看，收集范圍和收集內(nèi)容標準尚不統(tǒng)一，在信息化收集方面也存在著區(qū)域間不平衡、數(shù)據(jù)流通受阻的情況。

（二）服務(wù)對象多元化

根據(jù)《規(guī)定》，流動人員人事檔案主要包括七大類，即已離職的機關(guān)事業(yè)單位人員、高校畢業(yè)生、大中專畢業(yè)生、出國人員、外企雇傭人員和靈活就業(yè)人員等，基本上涵蓋了社會生產(chǎn)生活領(lǐng)域的方方面面，這也充分表明了流動人員人事檔案服務(wù)對象的多元化。在一段時期內(nèi)，由于地方對流動人員人事檔案管理工作的不重視，出現(xiàn)了很多“死檔”“棄檔”現(xiàn)象。[4]但如今隨著數(shù)字化政務(wù)的不斷發(fā)展，基本醫(yī)療和社會保險的聯(lián)網(wǎng)，人事檔案也成為社保待遇認定、國民繼續(xù)教育、職工晉升的重要參考依據(jù)。當前部分地區(qū)已考慮到了流動人員多樣化的特征，將流動人員人事檔案也并入到政務(wù)信息化建設(shè)中來，但由于流動人員人事檔案流轉(zhuǎn)速度快、使用頻率高、針對性強的特點，導致了流動人員人事檔案材料更新之后，流轉(zhuǎn)不規(guī)范的問題。

（三）管理方式信息化

人事檔案具有信息結(jié)構(gòu)復雜、信息量大的特點，而流動人員人事檔案的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)和采集信息則更為復雜，這也給人事檔案管理帶來了較大的壓力。目前，很多地方通過統(tǒng)一政務(wù)服務(wù)窗口、線上服務(wù)平臺和微信公眾號等信息化方式提供了豐富的管理和服務(wù)渠道。但從機關(guān)事業(yè)單位和企業(yè)的角度來看，其對流動人員人事檔案的保存期限很短，同時在內(nèi)容上只具有員工基本信息，不能與崗位績效工資的實施、一年一聘、崗變薪變而匹配，這就要求我們所建立的信息庫將大量的信息數(shù)據(jù)分層按類輸入，使有效數(shù)據(jù)隨著歷次變動，作出有效分析。另一方面，電子政務(wù)背景下各類政務(wù)信息管理系統(tǒng)產(chǎn)品的開發(fā)空前繁榮，但專門針對人事檔案管理的系統(tǒng)還較少。在實際的管理中，經(jīng)常出現(xiàn)軟硬件不兼容的情況，給人事檔案管理帶來了諸多不便，也不利于人事檔案信息的共享與利用。

三、流動人員人事檔案數(shù)字化建設(shè)對策

（一）加強流動人員人事檔案收集與管理，建設(shè)數(shù)字化信息庫

面對信息種類和載體都更加多樣化的人事檔案信息，應(yīng)在工作實踐中借助數(shù)字化的方式加強流動人員人事檔案收集與管理，建設(shè)數(shù)字化信息庫。在實踐層面，首先區(qū)縣和市一級的人力資源和勞動保障部門要進行廣泛調(diào)研和實地考察，各行業(yè)協(xié)會也要充分發(fā)揮作用，探索不同職業(yè)領(lǐng)域和利益主體下人事檔案信息的功能和價值，汲取共性、有價值的內(nèi)容，去除重復、存在意義不大的部分。除記述類的信息外，還要進一步凸顯人事檔案的個性化。比如能夠真實反映人才的特長和能力等，同時與醫(yī)療、社保和社會信用接軌，補充其中關(guān)于各類保險待遇認定和領(lǐng)取的記錄，實現(xiàn)人事檔案向人才檔案的轉(zhuǎn)變。此外，應(yīng)進一步擴大人事檔案的來源。檔案管理者應(yīng)提高信息搜索能力，主動向各個渠道的記錄者搜集，這一工作的重點在于甄別檔案的價值和標準。同時，在保證真實性和完整性的基礎(chǔ)上鼓勵流動人員自發(fā)提供檔案。

（二）提升流動人員人事檔案服務(wù)水平，創(chuàng)新服務(wù)方式

第一，結(jié)合政務(wù)一體化提供一站式服務(wù)。流動人員人事檔案服務(wù)對象多為外地戶籍，對本市各項政府服務(wù)的流程不了解。對此，應(yīng)提供多渠道的咨詢服務(wù)，集省、市和區(qū)一級的服務(wù)平臺于一體提供電話咨詢服務(wù)，集微信、微博和官方門戶提供線上在線咨詢。在服務(wù)窗口應(yīng)提供業(yè)務(wù)咨詢、發(fā)放業(yè)務(wù)指南。針對特殊人群，還可以探索多樣式的預(yù)約和上門服務(wù)，充分彰顯人事檔案服務(wù)的人性化和專業(yè)化。第二，以流動人員需求為基礎(chǔ)創(chuàng)新信息化服務(wù)形式。人事檔案隨“人”而動，也一定程度由當?shù)氐膭趧恿κ袌鏊鶝Q定。近年來我國靈活就業(yè)人口不斷提升，用人方式愈加多元化，這也要求了人社局和相關(guān)企業(yè)探索支持未建立穩(wěn)定勞動關(guān)系的新業(yè)態(tài)從業(yè)人員以個人身份自持人事檔案。對此，可以以數(shù)字化的方式探索人事檔案的單套制管理，減輕個人的保管負擔，同時通過市一級的主管部門確立數(shù)字人事檔案的有效性，避免棄檔和丟檔現(xiàn)象。在這一過程中，要注意人事檔案個人自持或代理托管時真實性和安全性問題，通過完善的授權(quán)和認證機制確保人事檔案真實性。

（三）完善流動人員人事檔案信息化建設(shè)，提高管理與服務(wù)效率

第一，建立省一級統(tǒng)一的流動人員人事檔案數(shù)字化管理標準和系統(tǒng)。中央層面應(yīng)建立部、省一級的流動人員人事檔案交換標準，以省級部門為主導建立信息共享與交換平臺，推動流動人員人事檔案的無障礙流動，進一步提高信息資源利用效率。同時，在管理信息軟件方面也要兼容，在基本信息管理上應(yīng)做到操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、應(yīng)用服務(wù)器軟件、報表工具、表單工具和數(shù)據(jù)交換中間件的統(tǒng)一。在具體應(yīng)用上則要包括數(shù)據(jù)采集與分析、數(shù)據(jù)管理和后臺管理等模塊，實現(xiàn)流動人員人事檔案分層次、分級管理。第二，做好基礎(chǔ)硬件設(shè)施的采購與維護。人事檔案管理部門應(yīng)做好短期和長期規(guī)劃，根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢合理采購設(shè)備，為人事檔案數(shù)字化管理的順利實施創(chuàng)造良好的外部條件。同時，硬件設(shè)施的正常運轉(zhuǎn)還有賴于日常的管理與維護，管理部門應(yīng)當安排專職人員對硬件設(shè)備和辦公場所進行設(shè)備維護和日常管理，最大限度地延長人事檔案數(shù)字化管理設(shè)施的使用壽命和生命周期，避免人事檔案數(shù)字化管理設(shè)備和設(shè)施的無端浪費。 PR

參考文獻：

[1]王永華.基于數(shù)字化技術(shù)的流動人員人事檔案信息化服務(wù)工作[J].化學工程與裝備，2021（12）：199-200.DOI：10.19566/j.cnki.cn35-1285/ tq.2021.12.089.

[2]黃少麗.流動人員人事檔案整理和數(shù)字化現(xiàn)狀及改善措施[J].城建檔案，2020（04）：31-32.

[3]朱靜.大數(shù)據(jù)時代流動人員人事檔案管理使用困境與對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（12）：169+171.

[4]徐穎. 流動人員人事檔案管理的信息化研究[D].華東政法大學，2015.

（責任編輯：李雪威）