許奮

摘 要：檔案是中學(xué)教育實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)寫照，是中學(xué)教育實(shí)踐的結(jié)晶，是教育實(shí)踐活動(dòng)的重要組成部分。目前，鑒于學(xué)校對(duì)檔案管理工作重視不夠，檔案管理不規(guī)范、信息記錄載體單一、人員不夠穩(wěn)定等問題，建議從思想上重視學(xué)校檔案管理工作，積極完善檔案管理各項(xiàng)制度，加大財(cái)政資金支持力度，穩(wěn)定學(xué)校檔案管理人員隊(duì)伍等相關(guān)措施。學(xué)校要從基層檔案管理入手，真實(shí)反映學(xué)生的學(xué)業(yè)、生活狀況，完善本校的檔案管理工作，使管理層更好地掌握學(xué)生成長(zhǎng)歷程。加強(qiáng)中學(xué)檔案管理工作，不僅有利于學(xué)生自身的發(fā)展，還有利于學(xué)校整體建設(shè)。本文結(jié)合中學(xué)檔案的定義，以及當(dāng)前中學(xué)檔案工作的特征，重點(diǎn)對(duì)存在的各種問題進(jìn)行了剖析，并提出相應(yīng)解決措施。

關(guān)鍵詞：中學(xué)；學(xué)生檔案；檔案管理

從檔案本身的功能來看，檔案在升學(xué)、就業(yè)、轉(zhuǎn)正、工齡計(jì)算、職稱申報(bào)、職務(wù)晉升、社會(huì)保險(xiǎn)辦理、檔案專項(xiàng)核查和退休等工作中起著重要的輔助作用。因此，學(xué)生檔案在各個(gè)領(lǐng)域的作用日益受到人們重視。中學(xué)檔案管理工作質(zhì)量好壞，直接關(guān)系到學(xué)校的綜合素質(zhì)和教育人才的效果，其作用是顯而易見的。因此，要不斷完善學(xué)校的檔案工作，提高學(xué)校檔案工作水平，具有十分重要的實(shí)際作用。其中，學(xué)生檔案對(duì)學(xué)生的學(xué)業(yè)歷程進(jìn)行了較為客觀的記錄，是中學(xué)開展各項(xiàng)評(píng)價(jià)工作、促進(jìn)教育事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要依舊。在新的時(shí)代，中學(xué)的檔案工作也將迎來新的發(fā)展機(jī)會(huì)和挑戰(zhàn)。

一、中學(xué)學(xué)生檔案管理的內(nèi)容和重要性分析

近幾年，中學(xué)的檔案管理工作越來越規(guī)范化，中學(xué)檔案資料可劃分為紙質(zhì)和電子化兩大類。由于中學(xué)實(shí)行電子學(xué)籍管理，學(xué)生在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行志愿填報(bào)，因此，建立電子文件是中學(xué)招生工作的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)?？梢哉f，中學(xué)的學(xué)生資料涵蓋了所有的校園生活，其內(nèi)涵十分豐富。

1.中學(xué)學(xué)生檔案概念

我國(guó)現(xiàn)行的中學(xué)學(xué)生檔案缺乏一個(gè)比較明確的定義，《高等學(xué)校檔案管理辦法》只對(duì)其構(gòu)成進(jìn)行了簡(jiǎn)單的解釋和闡述。根據(jù)工作實(shí)踐，中學(xué)學(xué)生檔案是一種用來記錄和反映學(xué)生個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)習(xí)和成績(jī)的重要資料，包括報(bào)考、入學(xué)、個(gè)人履歷、學(xué)習(xí)培養(yǎng)、組織關(guān)系、獎(jiǎng)懲和學(xué)歷等，可以劃分為中學(xué)學(xué)生的人事檔案和中學(xué)學(xué)籍檔案。

（1）組成內(nèi)容

中學(xué)畢業(yè)生個(gè)人檔案通常只記載了學(xué)生個(gè)人各種有關(guān)資料，是對(duì)其個(gè)人發(fā)展歷程的一種歷史記錄。而中學(xué)學(xué)籍檔案則是一種文件或?qū)W籍文件，用于記載和反映學(xué)生在校期間的學(xué)業(yè)成績(jī)。該系統(tǒng)不但涵蓋了學(xué)校自身有關(guān)資料，還涵蓋了學(xué)校管理部門在招生、培養(yǎng)等方面所形成的具體檔案，如招生計(jì)劃、培養(yǎng)計(jì)劃等。

（2）產(chǎn)生時(shí)間

中學(xué)畢業(yè)生個(gè)人資料可以發(fā)生在入學(xué)之前，如大學(xué)之前的中學(xué)生教育，中學(xué)的學(xué)籍記錄只能從學(xué)生的教育階段生成。

（3）流轉(zhuǎn)和利用方式

學(xué)生的人事資料通常會(huì)在離開學(xué)校后轉(zhuǎn)入下一個(gè)歸檔機(jī)構(gòu)，而歸檔工作則是由原來的歸檔機(jī)構(gòu)來完成。中學(xué)的學(xué)生資料，則是由學(xué)校檔案室負(fù)責(zé)保存，并在此基礎(chǔ)上使用。

2.中學(xué)學(xué)生檔案管理工作的特點(diǎn)

（1）管理工作的長(zhǎng)期性

從構(gòu)成的視角來分析，中學(xué)學(xué)生的檔案資料大多是從學(xué)生教育階段生成的，是其成長(zhǎng)歷程的一種客觀歷史記錄；從資源使用的視角，中學(xué)學(xué)生個(gè)人信息資源是與其個(gè)人的興趣密切聯(lián)系在一起的。因此，中學(xué)學(xué)生檔案工作是一個(gè)長(zhǎng)期的工作，它必須與學(xué)生的整個(gè)生命過程相適應(yīng)。

（2）管理工作的復(fù)雜性

中學(xué)畢業(yè)生的檔案管理工作十分繁雜，資料類型多樣化，整理過程復(fù)雜，有關(guān)文件的制定和使用工作涉及多個(gè)單位和部門，協(xié)調(diào)和保證工作困難。所以，要確保責(zé)任明確和信息整合，做到“全封閉”是中學(xué)學(xué)生檔案工作的根本需求。

二、中學(xué)學(xué)生檔案管理的問題分析

1.檔案管理意識(shí)有待加強(qiáng)

加強(qiáng)檔案管理的認(rèn)識(shí)，是保證檔案工作順利進(jìn)行的關(guān)鍵。在中學(xué)，學(xué)生是構(gòu)成個(gè)人信息的主要因素。這一時(shí)期，學(xué)生的注意力集中在學(xué)業(yè)上，他們對(duì)于檔案的認(rèn)識(shí)不夠清楚，檔案觀念比較弱，沒有充分認(rèn)識(shí)到在今后的發(fā)展過程中，如升學(xué)、出國(guó)、入黨和就業(yè)等方面檔案起著非常重要的作用，在填寫有關(guān)材料時(shí)往往會(huì)出現(xiàn)誤填、漏填等問題。由于沒有注意到文件的搜集和流向，導(dǎo)致文件信息的殘缺，乃至遺失，從而給以后的發(fā)展帶來不利的后果。學(xué)生是檔案填寫和材料的主要來源，而學(xué)校的檔案管理工作存在著較大的問題。因此，要強(qiáng)化學(xué)校管理，建立健全檔案管理機(jī)制，制定相應(yīng)的管理體系，并配置專業(yè)的管理人才。但是，當(dāng)?shù)卣拖嚓P(guān)教育部門對(duì)學(xué)校的檔案工作認(rèn)識(shí)不足，對(duì)普通中學(xué)的學(xué)生檔案管理工作存在一定的制約作用，并未發(fā)揮出引導(dǎo)、協(xié)調(diào)和監(jiān)督的作用。

2.檔案管理信息化建設(shè)有待提高

隨著時(shí)代的發(fā)展，學(xué)校檔案工作必須按照時(shí)代發(fā)展的要求，逐步實(shí)行信息化管理。從學(xué)校檔案管理的實(shí)際運(yùn)行狀況來看，學(xué)生檔案信息系統(tǒng)還處于較低的水平。目前，許多學(xué)校還采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，無法適應(yīng)當(dāng)前學(xué)校的檔案管理工作需要。中學(xué)的學(xué)生資料年年變動(dòng)，資料要不斷更新，尤其是在轉(zhuǎn)校或升學(xué)期間，資料勢(shì)必發(fā)生變動(dòng)，落后的檔案資料處理方式會(huì)造成極大的工作困難，如手工輸入不但會(huì)降低檔案資料的效能，還會(huì)影響檔案資料的準(zhǔn)確度。一些學(xué)校利用檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理，但目前信息化水平還很低下，只限于學(xué)生姓名、檔案號(hào)等基礎(chǔ)信息的輸入和查詢，檔案信息共享和傳遞、檔案信息的安全性與保密性得不到保障。

3.檔案管理人員素質(zhì)有待進(jìn)一步提升

培養(yǎng)專業(yè)、專職和穩(wěn)定的檔案工作人員，有助于學(xué)校檔案管理工作可持續(xù)和穩(wěn)定地開展。目前，學(xué)校檔案管理工作人員年齡較大，是制約檔案工作的重要因素。首先，許多學(xué)校沒有設(shè)立全職檔案管理人員，多數(shù)是由人事兼任，人員工作變動(dòng)頻繁，工作不穩(wěn)定。其次，由于學(xué)校檔案管理工作的特殊性，檔案工作人員大都沒有接受系統(tǒng)的檔案理論培訓(xùn)，缺少相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)支持，影響檔案業(yè)務(wù)的正常開展。因此，人才結(jié)構(gòu)老化，接受檔案數(shù)字化、檔案信息系統(tǒng)等新知識(shí)困難，嚴(yán)重制約了學(xué)校檔案管理工作的效能。

三、中學(xué)學(xué)生檔案管理存在問題的原因

1.對(duì)學(xué)生檔案管理工作重視程度不夠

目前，在“升學(xué)率指揮棒”的指導(dǎo)下，學(xué)校對(duì)教學(xué)成績(jī)的重視、對(duì)檔案管理工作的忽視，客觀上是一個(gè)很大的問題。一是中學(xué)校長(zhǎng)沒有充分了解學(xué)生檔案管理工作的重要性，認(rèn)為檔案工作質(zhì)量并不能直接關(guān)系到學(xué)生的學(xué)業(yè)進(jìn)步，存在對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不夠、在政策扶持上支持不夠和在經(jīng)費(fèi)保障上資金不到位等問題。二是部分中學(xué)檔案工作人員工作不積極，敷衍了事，造成檔案保管、移交過程中存在丟失、破損等問題。三是部分中學(xué)老師對(duì)檔案管理存在不正確的認(rèn)知，未能提供完整的檔案，造成了學(xué)生檔案材料不完整，中學(xué)檔案管理比較混亂。

2.中學(xué)學(xué)生原始檔案管理缺乏規(guī)范性

檔案的完整性和真實(shí)性是最根本的要求。然而，由于受客觀和主觀因素的制約，尤其是缺乏專業(yè)檔案管理員和良好的工作環(huán)境，導(dǎo)致中學(xué)學(xué)生檔案完整性不能保證。比如，在一些邊遠(yuǎn)中學(xué)，很多中學(xué)畢業(yè)生登記表、入學(xué)體檢表、學(xué)業(yè)獎(jiǎng)罰和入學(xué)申請(qǐng)表等，這些最基礎(chǔ)的信息都會(huì)丟失，影響他們的升學(xué)和就業(yè)。

3.中學(xué)學(xué)生檔案信息記錄的載體較為單一

檔案數(shù)據(jù)中的各類信息都要以特定的方式記載與存儲(chǔ)，檔案的內(nèi)容和信息的真實(shí)性、完整性就會(huì)得以保證，從而更好地反映學(xué)生的整體素質(zhì)。然而，在某些中學(xué)，由于相關(guān)設(shè)備設(shè)施比較落后，記錄和保存的檔案資料大多是紙質(zhì)材料。作為傳統(tǒng)的檔案儲(chǔ)存方式，紙質(zhì)文件雖然具備了現(xiàn)代化手段所沒有的優(yōu)點(diǎn)，但其保存難度大，容易損壞和被修改。例如，曾經(jīng)有同學(xué)因?yàn)椴幌矚g自己的名字而私自修改名字，這對(duì)學(xué)校的檔案工作產(chǎn)生很大的影響，也導(dǎo)致以后的升學(xué)和就業(yè)等方面出現(xiàn)問題。

4.中學(xué)學(xué)生檔案管理較為混亂

中學(xué)檔案管理工作缺乏專門的辦公條件、專業(yè)的檔案管理設(shè)備設(shè)施和專業(yè)的管理人才，導(dǎo)致中學(xué)檔案管理工作混亂、缺乏規(guī)范性等問題。首先，中學(xué)沒有嚴(yán)格按照相關(guān)程序，將學(xué)生檔案資料送到指定的學(xué)校或者單位，而是讓學(xué)生拿著去學(xué)?；蛘邌挝粓?bào)到，這違背相關(guān)規(guī)定。部分學(xué)生對(duì)檔案文件的保存認(rèn)知比較差，不能按時(shí)交還相關(guān)部門，甚至有的同學(xué)私自打開檔案資料，嚴(yán)重影響了檔案的保密性和嚴(yán)肅性。其次，學(xué)校往往存在著學(xué)生重名的情況，不能對(duì)這些學(xué)生的檔案進(jìn)行有效管理，導(dǎo)致其個(gè)人資料不夠完善，后續(xù)管理出現(xiàn)很多問題。

5.中學(xué)檔案管理人員隊(duì)伍不穩(wěn)定

當(dāng)前，部分中學(xué)的師資人員流動(dòng)頻繁，缺乏專業(yè)人才，有些中學(xué)檔案管理員常常是由學(xué)校的老師擔(dān)任，經(jīng)常發(fā)生人事變動(dòng)，造成檔案管理崗位缺額，檔案資料不能妥善保管。新舊人員工作交接不順利，檔案管理工作開展十分困難。

四、中學(xué)學(xué)生檔案管理工作完善措施

1.要強(qiáng)化中學(xué)檔案管理意識(shí)

重視是做好工作的根本。加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作，加強(qiáng)對(duì)中學(xué)檔案工作的認(rèn)識(shí)，是搞好中學(xué)檔案工作的重要因素。如果沒有引起校領(lǐng)導(dǎo)的重視，將導(dǎo)致學(xué)校機(jī)構(gòu)設(shè)置、設(shè)備設(shè)施配置和工作人員配備等方面出現(xiàn)問題，而檔案管理工作人員在學(xué)校沒有被充分關(guān)注，也很難保證他們的工作積極性，從而導(dǎo)致他們覺得檔案工作是無關(guān)緊要的。中學(xué)檔案管理部門要深入了解檔案管理的有關(guān)政策，認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)于學(xué)生的重要性，以及檔案管理對(duì)于學(xué)校發(fā)展的重要性。

2.建立健全學(xué)生檔案管理制度

要使中學(xué)學(xué)生檔案管理制度化和規(guī)范化，必須持續(xù)完善有關(guān)管理制度。首先，要在學(xué)校明確檔案收集、歸類、整理、歸檔、存檔和查詢等各項(xiàng)工作，并對(duì)有關(guān)方面作出詳細(xì)的規(guī)范要求，加強(qiáng)制度落實(shí)，為中學(xué)學(xué)生檔案工作的開展提供制度保障。

其次，要積極吸取本校和國(guó)外中學(xué)在學(xué)生檔案工作方面的成功做法，建立健全中學(xué)檔案管理有償使用制度、檔案管理制度，以充實(shí)中學(xué)學(xué)生的檔案管理內(nèi)容，增強(qiáng)學(xué)生的檔案利用效能，提高學(xué)校教師參與到學(xué)生檔案管理中的積極性。要根據(jù)當(dāng)前檔案管理員多為兼職、職業(yè)技能不高和工作流動(dòng)性大的實(shí)際情況，制定檔案管理員AB崗位制度和學(xué)生檔案管理持續(xù)管理制度，提高檔案管理人員愛崗敬業(yè)精神和業(yè)務(wù)能力，不斷提高中學(xué)學(xué)生檔案管理的服務(wù)能力。

3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

首先，要加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員能力的培養(yǎng)。中學(xué)檔案管理工作要注重培養(yǎng)事業(yè)心強(qiáng)、政治思想較強(qiáng)、對(duì)教學(xué)管理熟悉和掌握一定檔案管理知識(shí)的教師，要加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案的管理工作，努力保持學(xué)校檔案管理人員隊(duì)伍的穩(wěn)定。其次，各級(jí)教育主管機(jī)關(guān)應(yīng)與學(xué)校檔案主管部門聯(lián)合開展相關(guān)專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)班，以提升檔案管理人員的工作能力。要切實(shí)改善中學(xué)檔案管理員的福利，按時(shí)發(fā)放工資，增加升職的可能，還可以制定相應(yīng)的激勵(lì)措施，以激發(fā)他們的工作熱情，使其更好地投身到學(xué)校的檔案管理工作之中。

4.加大投入檔案部門辦公設(shè)備設(shè)施

首先，要將檔案管理資金納入學(xué)校預(yù)算之中，將中學(xué)檔案館的建設(shè)納入整個(gè)校園基礎(chǔ)設(shè)施規(guī)劃之中，并在整個(gè)校園基礎(chǔ)設(shè)施的整體規(guī)劃和施工過程中，為檔案管理預(yù)留足夠場(chǎng)地。其次，要按照學(xué)校財(cái)政狀況，分步驟和有計(jì)劃地購(gòu)置檔案管理的設(shè)備設(shè)施，尤其是掃描儀、打印機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)和電腦等，加快學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)。最后，應(yīng)結(jié)合當(dāng)前信息化的需要，在合適的條件下，將建立遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)作為重點(diǎn)，逐步提升中學(xué)教育教學(xué)信息化程度。

五、結(jié)語(yǔ)

中學(xué)檔案管理工作在學(xué)生的升學(xué)、工作、生活中起著舉足輕重的作用，總之，加強(qiáng)中學(xué)檔案管理工作，不僅有利于學(xué)生自身的發(fā)展，還有利于學(xué)校的整體建設(shè)。

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（作者單位：海南省文昌中學(xué)）