林峰屹

摘 要：機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的難度一直比較大，加快信息化建設(shè)有助于提高其管理效率。機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)路徑應(yīng)當不斷創(chuàng)新、發(fā)展，提高檔案管理的規(guī)范性，以順應(yīng)時代發(fā)展的要求。目前，機關(guān)事業(yè)單位檔案管理對信息化建設(shè)的重視程度不足，信息化建設(shè)速度較慢，信息化建設(shè)方法落后。本文針對這些問題進行了深入分析，提出了提高機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)意識、構(gòu)建完善的機關(guān)事業(yè)單位檔案管理激勵機制、應(yīng)用先進的檔案管理信息化技術(shù)、加大檔案管理信息化建設(shè)投入以及優(yōu)化檔案管理制度等檔案管理信息化建設(shè)路徑，希望可以為相關(guān)研究人員提供參考。

關(guān)鍵詞：機關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)路徑

隨著信息技術(shù)水平越來越高，其應(yīng)用范圍也越來越廣。機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)要從具體的情況出發(fā)，充分體現(xiàn)機關(guān)事業(yè)單位的性質(zhì)和特點，把握檔案管理的需求與目標。近年來，機關(guān)事業(yè)單位對檔案管理工作的重視程度不足，在信息化建設(shè)方面的投入比較少，整體上存在各種各樣的問題。機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)屬于時代發(fā)展的必然結(jié)果，對于機關(guān)事業(yè)單位改變現(xiàn)狀具有積極作用。目前，機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在一定的難度，為此，在實踐中積累經(jīng)驗、總結(jié)教訓(xùn)非常重要。

一、機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義

1．順應(yīng)時代發(fā)展的要求

時代發(fā)展速度越來越快，機關(guān)事業(yè)單位檔案管理面臨的機遇與挑戰(zhàn)越來越多。開展機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作，有助于順應(yīng)時代發(fā)展的要求，抓住發(fā)展機會，提高機關(guān)事業(yè)單位的整體實力。信息時代背景下，信息技術(shù)的發(fā)展速度非?？?，信息技術(shù)水平也越來越高，信息技術(shù)在很多行業(yè)應(yīng)用之后產(chǎn)生了顯著的效果。機關(guān)事業(yè)單位產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和信息越來越多，檔案管理內(nèi)容龐大，涉及方方面面的問題，要想確保檔案的意義發(fā)揮到最大，需要解決機關(guān)事業(yè)單位面臨的管理難題。信息化建設(shè)能夠在一定程度上解決機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作滯后、工作效率不高等問題。通過信息化建設(shè)可以建設(shè)檔案信息管理平臺，并結(jié)合檔案管理的實際情況不斷優(yōu)化平臺，構(gòu)建扎實穩(wěn)固的檔案管理體系。信息化建設(shè)對機關(guān)事業(yè)單位產(chǎn)生的影響非常大，信息技術(shù)的應(yīng)用可以節(jié)省人力，甚至取代人工，對控制檔案管理失誤率具有積極作用。

2．提高檔案管理的規(guī)范性

機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)可以提高檔案管理的規(guī)范性，有效保障檔案管理工作的質(zhì)量。機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作相對滯后，無論是技術(shù)水平還是人才素養(yǎng)都比較低，無法適應(yīng)管理工作的需求。檔案管理工作的順利、高效開展，對管理模式的要求比較高。信息化建設(shè)可以讓檔案管理中存在的不足與問題得到解決與優(yōu)化，構(gòu)建規(guī)范化的檔案管理系統(tǒng)。目前，機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作仍然以人力為主，由于信息化建設(shè)水平不足，檔案管理的規(guī)范性與預(yù)期之間存在較大的差距。通過信息化建設(shè)可以降低檔案管理的難度，節(jié)省檔案管理的時間，合理安排檔案管理人員，逐漸構(gòu)建系統(tǒng)化、科學(xué)化的檔案管理體系，檔案管理的規(guī)范性就會明顯得到提升。

二、機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

1．對信息化建設(shè)的重視程度不足

從機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的實際情況來看，很多單位對信息化的認識不足，缺乏專業(yè)的知識與素養(yǎng)，尚未形成信息化建設(shè)的意識，導(dǎo)致檔案管理工作長期停滯不前，檔案管理的意義和價值沒有發(fā)揮出來。機關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員對檔案管理工作的重視程度不足，沒有制定信息化建設(shè)的方案。檔案管理人員在這樣的氛圍下很難產(chǎn)生信息化管理意識，對于信息化管理技術(shù)的學(xué)習(xí)熱情不高，綜合素養(yǎng)長期無法得到提升，自然無法適應(yīng)新時代的檔案管理需求，對于機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展無法起到推動作用。機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)措施比較落后，沒有制定創(chuàng)新、調(diào)整的方案，在調(diào)取檔案的時候效率比較低，檔案的保存質(zhì)量較差，出現(xiàn)錯誤的概率比較高，不僅破壞了機關(guān)事業(yè)單位的形象，還導(dǎo)致公民的權(quán)益受到侵害。近年來，機關(guān)事業(yè)單位面臨的競爭壓力不斷增加，如果信息化建設(shè)的速度跟不上，檔案管理作為機關(guān)事業(yè)單位的重要工作內(nèi)容，其整體質(zhì)量無法得到保障，機關(guān)事業(yè)單位將會面臨巨大的發(fā)展困境。

2．信息化建設(shè)速度較慢

機關(guān)事業(yè)單位對信息技術(shù)的引進和應(yīng)用不夠重視，導(dǎo)致檔案管理的信息化建設(shè)速度比較慢，限制了機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展與進步。目前，信息技術(shù)仍然處于持續(xù)完善、創(chuàng)新的過程中，信息技術(shù)成果在很多領(lǐng)域都發(fā)揮著重要的作用。檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)需要具備一定的條件，而信息化建設(shè)就屬于構(gòu)建條件的重要一步。機關(guān)事業(yè)單位對自身的定位存在問題，缺乏為人民服務(wù)的意識與覺悟，對于信息化建設(shè)工作的重視程度不足，以至于信息化建設(shè)工作無法推進。很多機關(guān)事業(yè)單位在設(shè)置檔案管理部門時缺乏依據(jù)，甚至有的單位未設(shè)置獨立的檔案管理部門。在這樣的模式下，檔案管理信息化建設(shè)工作會遇到很多的阻礙。此外，機關(guān)事業(yè)單位對于檔案管理的激勵機制認識不準確，以至于檔案管理人員的信息化建設(shè)積極性不高。機關(guān)事業(yè)單位相較其他類型的企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)意識不強，以至于很多信息化建設(shè)資源、條件沒有得到充分的應(yīng)用，檔案管理信息化建設(shè)的速度無法提升，對于檔案管理乃至機關(guān)事業(yè)單位發(fā)展都存在消極影響。機關(guān)事業(yè)單位的決策層、領(lǐng)導(dǎo)層缺乏學(xué)習(xí)信息化技術(shù)、信息化經(jīng)驗的意識。

3．信息化建設(shè)方法落后

機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)方法落后，建設(shè)效果長期比較差。機關(guān)事業(yè)單位沒有順應(yīng)時代的要求，設(shè)置的發(fā)展目標缺乏合理性，對檔案管理工作的定位不準確，采用的信息化建設(shè)方法十分落后。很多機關(guān)事業(yè)單位現(xiàn)在還在沿用傳統(tǒng)落后的信息化建設(shè)方法，長時間看不到效果也不采取創(chuàng)新發(fā)展措施。機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對人力、物力以及財力的要求比較高，當這些條件沒有得到充分滿足之后，信息化建設(shè)方法的采用就會受到限制。檔案管理人員工作過程中采用的方法將直接影響工作效率與工作質(zhì)量，信息化建設(shè)的方法落后則意味著檔案管理目標無法實現(xiàn)。盡管機關(guān)事業(yè)單位對信息化建設(shè)工作采取了一定的措施，但由于受傳統(tǒng)思維的限制，信息化建設(shè)方法的創(chuàng)新力度不足，檔案功能無法充分發(fā)揮作用。

三、機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)路徑

1．增強檔案管理信息化建設(shè)意識

機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當從檔案管理的功能與作用出發(fā)，考慮到機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展，增強信息化建設(shè)意識，為檔案管理工作創(chuàng)造有利的條件。穩(wěn)定有序地推進檔案管理信息化建設(shè)工作，培養(yǎng)機關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員的信息化建設(shè)意識。機關(guān)事業(yè)單位可以從檔案管理人員的綜合素養(yǎng)考核做起，促使其積極學(xué)習(xí)信息化建設(shè)知識，培養(yǎng)檔案管理人員的信息化管理能力。在單位開展信息化建設(shè)宣傳工作，通過培訓(xùn)、講座等方式組織檔案管理人員學(xué)習(xí)信息技術(shù)知識，把握檔案管理信息化建設(shè)的目標與方向。給檔案管理人員提供充分、有效的信息化建設(shè)資料，為檔案管理工作構(gòu)建共享平臺，充分應(yīng)用信息技術(shù)，增強檔案管理人員對信息技術(shù)的認識。利用單位內(nèi)部的管理平臺推送信息化建設(shè)相關(guān)知識與信息，組織開展專題會，結(jié)合機關(guān)事業(yè)單位的實際情況，設(shè)計信息化建設(shè)專題活動，組織檔案管理人員開展信息化建設(shè)問題探討活動，讓信息技術(shù)滲透檔案管理工作中。機關(guān)事業(yè)單位也要為檔案管理人員提供有效的學(xué)習(xí)平臺、自我提升平臺，讓單位內(nèi)部的信息化建設(shè)氛圍越來越濃厚。

2．構(gòu)建完善的機關(guān)事業(yè)單位檔案管理激勵機制

只有完善機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理激勵機制，才可以為信息化建設(shè)提供支撐。創(chuàng)新激勵機制需要從機關(guān)事業(yè)單位的實際情況出發(fā)，抓住機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的重點、難點以及檔案管理人員的現(xiàn)狀，以此為基礎(chǔ)制定激勵機制，可以盡快扭轉(zhuǎn)信息化建設(shè)的局面。檔案管理人員在激勵機制的作用下能夠調(diào)整心態(tài)，積極學(xué)習(xí)信息技術(shù)，為信息化建設(shè)工作貢獻力量。激勵機制中應(yīng)當明確信息化建設(shè)的方向與目標，促使檔案管理人員更好地完成工作。激勵機制的創(chuàng)新方向要合理、明確，以便于為信息化建設(shè)服務(wù)。檔案管理人員在信息化建設(shè)方面的態(tài)度、表現(xiàn)等都要納入考核中，使激勵機制可以順利發(fā)揮作用。檔案管理人員的信息化建設(shè)工作得到了準確、客觀地評估之后，獲得相應(yīng)的獎勵，能夠讓檔案管理人員看到自身工作的重要性，從而更主動地投入信息化建設(shè)工作中，為檔案管理工作創(chuàng)造更好的條件。激勵機制在應(yīng)用過程中要接受檔案管理人員的監(jiān)督，及時處理檔案管理人員的反饋意見，以便于推動信息化建設(shè)工作。積極研究與應(yīng)用信息化的機關(guān)事業(yè)單位檔案管理激勵模式，滲透信息化建設(shè)理念的重要性，吸引更多優(yōu)質(zhì)的信息化建設(shè)人才，最大限度地充實機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)人才體系。

3．應(yīng)用先進的檔案管理信息化技術(shù)

機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對信息技術(shù)的依賴非常高，為此，在實踐中要積極引進并應(yīng)用先進的信息技術(shù)。在實踐中將信息技術(shù)與檔案管理工作充分結(jié)合，促使機關(guān)事業(yè)單位順應(yīng)時代發(fā)展的步伐，以獲得更好的發(fā)展機會，在激烈的競爭中保持良好的狀態(tài)。信息技術(shù)越來越多，不同的信息技術(shù)對檔案管理的作用不同，引進的時候需要選擇與檔案管理相關(guān)的，以便于加快信息化建設(shè)的速度。結(jié)合機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理需求篩選信息技術(shù)，并進行試驗，確定能夠產(chǎn)生積極效果之后，方可以進入正式的使用過程，確保信息化建設(shè)效果達到預(yù)期。大數(shù)據(jù)技術(shù)作為重要的信息技術(shù)之一，其與檔案管理的融合具有顯著效果，積極引進大數(shù)據(jù)技術(shù)、培養(yǎng)大數(shù)據(jù)技術(shù)人才屬于機關(guān)事業(yè)單位當前信息化建設(shè)的重要任務(wù)。引進大數(shù)據(jù)技術(shù)節(jié)省檔案管理的時間、人力以及物力等成本，提高檔案管理的水平，提高檔案的調(diào)取與利用效率。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、人工智能技術(shù)近年來發(fā)展迅速，產(chǎn)生了很多可以應(yīng)用到機關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的成果，積極地消化、應(yīng)用非常必要。在此基礎(chǔ)之上，機關(guān)事業(yè)單位檔案管理部門的功能作用可以進一步發(fā)揮，促使用戶體驗感得到增強。

4．加大檔案管理信息化建設(shè)投入

信息化建設(shè)需要充分的條件，機關(guān)事業(yè)單位需要認識到這一點并采取積極的措施。檔案管理信息化建設(shè)的人力、物力以及財力資源都要達到一定的標準，才可以保障信息化建設(shè)的效果，為檔案管理工作創(chuàng)造有利的條件。為此，機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當從現(xiàn)有的資源與條件出發(fā)，為檔案管理信息化建設(shè)工作提供支撐。如果，人力、物力以及財力不足，則需要及時完善，如制定合理、完善的人才招聘制度，明確要求檔案管理人員的信息技術(shù)水平，以確保進入檔案管理崗位的人員可以參與信息化建設(shè)工作。針對現(xiàn)有的檔案管理人員采取培訓(xùn)、考核措施，淘汰信息技術(shù)水平低的人員，打造一支專業(yè)性強的檔案管理隊伍。檔案管理信息化建設(shè)需要的物力條件要從多方面著手加以完善，促使各個部門相互協(xié)作，發(fā)揮機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部資源的作用與價值。機關(guān)事業(yè)單位也要與國家相關(guān)部門反映，獲得物力、財力支持。針對人力、物力以及財力資源制定科學(xué)調(diào)配方案，確保這些資源得到優(yōu)化配置，能夠有序推進檔案管理信息化建設(shè)工作。機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當明確檔案管理信息化建設(shè)在機關(guān)事業(yè)單位發(fā)展中占據(jù)的重要地位，以此為依據(jù)分配資源，提高資源的利用率。國家、政府也應(yīng)當積極地開展機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平調(diào)查研究活動，促使機關(guān)事業(yè)單位認清檔案管理中存在的問題，通過政策或法規(guī)為機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)提供支持。

5．優(yōu)化檔案管理制度

檔案管理制度的優(yōu)化可以為信息化建設(shè)工作提供助力。機關(guān)事業(yè)單位要重視檔案管理制度，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理制度存在的不足與問題，根據(jù)時代發(fā)展的特點以及信息技術(shù)的發(fā)展水平，制定完善的檔案管理制度。檔案管理制度的優(yōu)化需要從檔案管理崗位、檔案管理流程以及檔案管理獎懲制度等多方面做起。當檔案管理制度得到充分優(yōu)化之后，信息化建設(shè)的速度會加快，并有助于定期優(yōu)化信息化建設(shè)方法，創(chuàng)新信息化建設(shè)理念。重新設(shè)置崗位意味著要積極吸收科學(xué)、合理的檔案管理經(jīng)驗與研究成果，積累經(jīng)驗、總結(jié)教訓(xùn)，建構(gòu)具體的檔案管理模式。檔案管理部門與其他部門之間存在職責(zé)交叉的情況，容易出現(xiàn)各種不良后果。為了解決此類問題，結(jié)合機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展目標，設(shè)置檔案管理崗位，明確各檔案管理人員的職責(zé)范圍，增強檔案管理人員的責(zé)任意識。檔案管理的流程優(yōu)化可以借助信息技術(shù)完成，這屬于信息化建設(shè)的重要組成部分。機關(guān)事業(yè)單位要從基層著手，獲取檔案管理人員以及其他員工對檔案管理工作的態(tài)度與認識，以便于客觀地判斷檔案管理的質(zhì)量。為員工提供反饋的渠道，讓員工參與到信息化建設(shè)工作中來，增強管理的實效，檔案管理的流程可以更加精簡有效。與檔案管理人員相匹配的獎懲措施很重要，機關(guān)事業(yè)單位要向優(yōu)秀單位學(xué)習(xí)，制定科學(xué)的獎懲制度，吸收檔案管理人員的意見，保障員工的知情權(quán)、參與權(quán)以及決策權(quán)。通過這樣的方法凝聚企業(yè)員工的向心力，能夠讓檔案管理信息化建設(shè)工作持續(xù)推進，激發(fā)檔案管理人員的工作積極性。

四、結(jié)束語

綜上所述，需要不斷提升機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)意識，如此才可以促使機關(guān)事業(yè)單位全面分析檔案管理存在的問題，發(fā)現(xiàn)信息化建設(shè)的必要性，制訂信息化建設(shè)的目標與方案。機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)路徑的探索也要符合時代發(fā)展的背景，不斷優(yōu)化機關(guān)事業(yè)單位的制度與體系，培養(yǎng)檔案管理信息化建設(shè)人才和信息技術(shù)應(yīng)用人才，抓住機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重點、難點。通過信息化建設(shè)工作，可以更快速地提高機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范性和工作效率，促使機關(guān)事業(yè)單位的功能作用完全發(fā)揮出來。

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（作者單位：乳山市老年大學(xué)）