任震宇 林子軼

摘?要：隨著企業(yè)的發(fā)展，公司員工人數(shù)的增加和經(jīng)營范圍的擴大，費用報銷業(yè)務(wù)劇增，若單單用人力來處理這些業(yè)務(wù)，會浪費大量的人力資源。財務(wù)共享的實施能有效解決該問題。利用數(shù)字化技術(shù)和信息技術(shù)建立起財務(wù)共享中心，給企業(yè)帶來信息公開透明，降低管理成本，保護個人隱私等優(yōu)點，但同時也帶來了網(wǎng)絡(luò)安全，內(nèi)部人員矛盾等問題。文章以財務(wù)共享中心對費用報銷的處理為出發(fā)點，主要研究了財務(wù)共享中心的費用報銷流程與傳統(tǒng)費用報銷的區(qū)別以及財務(wù)共享中心進行費用報銷的優(yōu)缺點以及改進建議。

關(guān)鍵詞：財務(wù)共享；費用報銷；優(yōu)缺點及建議

中圖分類號：F23?????文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A??????doi：10.19311/j.cnki.16723198.2023.11.050

0?引言

隨著時代的進一步發(fā)展，大多數(shù)企業(yè)都已經(jīng)開始使用財務(wù)共享這一技術(shù)。由于該技術(shù)的先進性和實用性使得其受到了許多企業(yè)的喜愛。尤其受到中大型企業(yè)，這一技術(shù)很好的幫助企業(yè)解決了繁雜的費用報銷，但是在國內(nèi)該技術(shù)尚未完全完善，因此還有諸多問題等待著去解決。

1?財務(wù)共享與費用報銷管理系統(tǒng)相關(guān)理論

1.1?財務(wù)共享模式

共享財務(wù)服務(wù)是指對財務(wù)會計、資金管理等進行集中管理，實現(xiàn)財務(wù)管理中財務(wù)會計的流程和規(guī)模，來提升財務(wù)管理的效率，降低企業(yè)運行成本。財務(wù)共享中心與單純財務(wù)集中核算存在顯著差異。財務(wù)共享中心涉及到對各種業(yè)務(wù)流程的重組和優(yōu)化，而集中核算則是將子公司的會計業(yè)務(wù)集中起來進行管理。從發(fā)展的角度來看，財務(wù)集中核算為建立財務(wù)共享中心奠定了堅實的基礎(chǔ)。

1.2?費用報銷管理系統(tǒng)

費用報銷管理系統(tǒng)是企業(yè)用于費用報銷管理的系統(tǒng)。該系統(tǒng)是用來解決企業(yè)報銷費用難度大、報銷周期長等問題。一般情況下，費用報銷管理系統(tǒng)包括費用申請、費用審批、費用報銷、費用分析等模塊，使用費用報銷管理系統(tǒng)，可以規(guī)范企業(yè)費用報銷流程，提高企業(yè)費用報銷效率，減少成本損失等。

2?財務(wù)集中核算流程與財務(wù)共享模式費用報銷流程的區(qū)別

費用報銷就是對費用的審核，是為了在為本企業(yè)員工報銷各項費用的同時，審查清楚費用的去向，達(dá)到企業(yè)和員工都沒損失的目的。財務(wù)集中核算就是費用報銷傳統(tǒng)的核算方法。傳統(tǒng)模式的報銷流程一般需要經(jīng)過如下步驟：（1）需要將獲得的合法原始憑證黏貼在報銷粘貼單上。（2）需要申報人填寫好相關(guān)的申請表，并且按著對應(yīng)的類別整理在一起，詳細(xì)填寫，并編號。（3）轉(zhuǎn)交給上級領(lǐng)導(dǎo)，結(jié)果上級領(lǐng)導(dǎo)的審批再轉(zhuǎn)交給部門領(lǐng)導(dǎo)審批。（4）領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，財務(wù)人員還需要對單據(jù)、報銷標(biāo)準(zhǔn)進行復(fù)核。復(fù)核結(jié)束后才可完成費用報銷。

而財務(wù)共享模式的流程就較為簡單。只需要登錄公司所有的財務(wù)共享中心，再將支票，原始憑證等票據(jù)進行掃描，把信息傳輸?shù)截攧?wù)共享中心進行審批。這樣簡單的流程與財務(wù)集中核算比起來優(yōu)勢明顯。不僅節(jié)約成本時間，還能提高審核的效率。

3?財務(wù)共享模式下費用報銷的優(yōu)缺點

3.1?優(yōu)勢

3.1.1?提升費用報銷效率

原本大量重復(fù)的費用報銷流程被簡化，大大提升了工作效率。減少了員工報銷所花費的時間，使得員工可以把在公司有限的時間花費在更需要他們的地方。同時將這一系列的工作聚集在一起提升了報銷人員的工作效率。

3.1.2?增加了票據(jù)的穩(wěn)定性

原本的財務(wù)集中核算流程需要經(jīng)過數(shù)步步驟，就會產(chǎn)生票據(jù)丟失和遺留的問題。使得票據(jù)保存的穩(wěn)定性降低。不僅如此，經(jīng)過大量的流轉(zhuǎn)，票據(jù)的信息也有可能被篡改，消息的穩(wěn)定性也有可能降低。在財務(wù)共享的模式下這兩個問題都得以解決。員工只需要將票據(jù)的影像傳輸?shù)截攧?wù)共享中心，就會被保存在云端。也不需要擔(dān)心被篡改的問題，網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定性遠(yuǎn)超出現(xiàn)實中的紙質(zhì)票據(jù)。

3.1.3?審批流程公開透明

以往傳統(tǒng)的流程信息不能及時的傳遞到每個人手中，在財務(wù)共享的模式下費用報銷的流程一目了然，不論是員工還是管理者都可以清楚的看到報銷的情況與進度，不需要再像傳統(tǒng)的流程為了費用報銷的事情跑上跑下。財務(wù)共享中心可以清楚的寫明白費用報銷的狀況。讓員工和管理者都能更加便利高效的完成任務(wù)。

3.1.4?降低企業(yè)成本

傳統(tǒng)的費用報銷在自身簡單繁瑣的同時流程長、工作量大，導(dǎo)致公司花費了大量的時間精力在這方面。而財務(wù)共享模式下的費用報銷操作簡單，極大程度上解決了報銷繁瑣的問題。不僅如此，管理者報銷也更加高效，集中在一起的影像讓管理者能快速的完成任務(wù)，降低了大量的人工成本。

降低成本不僅體現(xiàn)在人工成本方面，還在財務(wù)預(yù)算方面。由于財務(wù)信息在財務(wù)共享中心統(tǒng)計，公司的財務(wù)分析人員能夠直接跳過核算的部分直接進行分析。而且財務(wù)共享中心把數(shù)據(jù)集中后還可以繪制成圖表，方便了財務(wù)分析人員的工作。也方便了管理者對財務(wù)狀況進行監(jiān)督和管理，降低了大量的成本。

3.1.5?提升公司的核心競爭力

與財務(wù)集中核算流程相比較，財務(wù)共享中心費用報銷流程減少了大量的人工工作量。降低了人為的錯誤，節(jié)約了成本。公司可以將資金花費在其他地方，例如投資、生產(chǎn)等，加快了資金的周轉(zhuǎn)速度，提升了資金的利用率。不僅如此，員工的積極性也由于資金到位快得到了提升。由此公司在各個方面得到顯著提升，提高了公司的核心競爭力。

3.2?存在的問題

3.2.1?信息的安全性仍有進步空間

網(wǎng)絡(luò)雖說不是法外之地，但是仍然有許多黑客可以隨意進出財務(wù)共享中心。尤其是較大的公司都有自己的獨家的信息，部分重要的信息出于安全的考慮還是不會把他們放入財務(wù)共享中心。不光公司外會被竊取消息，公司內(nèi)也同樣會出現(xiàn)這種情況。若是管理人員不小心將密碼泄露或被竊取，那么很多員工的個人隱私以及公司的消息都會被輕易的知曉。

3.2.2?影響部分公司員工的積極性

在建立財務(wù)共享中心初期，缺乏了解相關(guān)知識的員工帶領(lǐng)。部分公司員工可能已經(jīng)在公司工作了十幾年，甚至數(shù)十年之久，這樣的老員工很難接受這樣的新流程，因為他們的財務(wù)觀念在這數(shù)十年間早已固定下來。而且隨著年齡的上漲雖然經(jīng)驗豐富但要想改變接受這樣的新事物已經(jīng)沒有杰出的學(xué)習(xí)能力，想要學(xué)會十分困難。想要走老途徑卻因為原來的流程被新流程取代而無法使用，同時他們又不能很好的接受這樣的改進。這樣的情況對他們的積極性無疑是一種打擊。

不光老員工遭到了打擊，由于財務(wù)共享中心的高效，很多年輕員工的簡單工作也被財務(wù)共享中心取代。導(dǎo)致了留在公司的門檻更高，大量的人員離職。這對留在公司的員工造成了恐慌，嚴(yán)重影響了員工的積極性。

3.2.3?智能化水平有待提升

財務(wù)共享中心的流程雖然在前期簡化了大部分，但是最終仍然是由管理人員來進行審核，還是無法跳過人員審核這一步驟。

而預(yù)算方面只能設(shè)立一個目標(biāo)，原本設(shè)立財務(wù)共享中心的初心就是為了員工在費用報銷這一方面有更好的控制。但在實際操作的過程中，若是預(yù)算總數(shù)超過了原先設(shè)置的目標(biāo)，還是要下發(fā)費用。這就沒有很好的發(fā)揮出財務(wù)共享中心的控制作用，只是單純的一個指標(biāo)線，還是達(dá)不到預(yù)設(shè)目標(biāo)。與此同時，原先的預(yù)算控制人員也只能看著共享中心的數(shù)值一點點變化，沒辦法像原來傳統(tǒng)報銷一樣通過自己的主觀判斷來避免一些沒必要的費用。對智能化這方面還是有待提升。

3.2.4?系統(tǒng)的漏洞被利用

財務(wù)共享中心雖然已經(jīng)運行了有些年份，但是終究還是在剛剛起步的階段，還是有很多的紕漏存在。這些紕漏恰恰成為了一些人獲取利益的手段。利用系統(tǒng)的漏洞，虛假的報銷費用，來騙取公司的資金。有些可能會被發(fā)現(xiàn)并處分，但是部分漏洞是看似合法的盜取公司財物。這方面的情況仍然需要我們?nèi)ゼ訌姺纻洹?/p>

4?改進建議

4.1?提高員工的素質(zhì)與職業(yè)水平

首先要解決關(guān)于信息安全方面的問題。可以通過培訓(xùn)公司的信息技術(shù)人員，提升技術(shù)人員的技術(shù)水平，以便讓財務(wù)共享中心的系統(tǒng)遭受到攻擊或者發(fā)現(xiàn)漏洞時，能夠及時的修復(fù)。

其次要解決費用報銷人員運用系統(tǒng)不熟練的問題。同樣可以通過培訓(xùn)來達(dá)到目的。同時由于學(xué)會這項技術(shù)的門檻不高，可以通過讓先學(xué)會的人來帶動公司中其他不會的人，通過同事間的交流來快速的實現(xiàn)技術(shù)的流通，達(dá)到快速學(xué)習(xí)的目的。

4.2?新增加反饋渠道

可以在財務(wù)共享中心中新增反饋渠道來反應(yīng)系統(tǒng)中存在的問題?？梢酝瑫r解決員工費用報銷時出現(xiàn)的問題，管理人員在處理單據(jù)時出現(xiàn)的問題以及系統(tǒng)漏洞未被發(fā)現(xiàn)的問題?？梢酝ㄟ^有獎反饋的方式來促進渠道的快速運行，來避免員工認(rèn)為反饋是一件出力不討好的事情。同時可以新增專人熱線來解決一些需要及時處理的問題，專業(yè)地處理解答各類突發(fā)情況。這樣不僅僅可以解決問題滯留處理慢的問題，還可以提升員工的工作積極性。

4.3?完善資金預(yù)算管理

集團預(yù)算管理部門與財務(wù)共享中心結(jié)合起來，及時匯總跟蹤預(yù)測。設(shè)定好計劃預(yù)算目標(biāo)，并且時刻檢查現(xiàn)時的資金量與目標(biāo)量的差距，實時檢測費用報銷情況。管理的每一個環(huán)節(jié)都要細(xì)分到個人，保證最終的數(shù)值準(zhǔn)確控制在預(yù)算之內(nèi)。再由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)預(yù)算負(fù)責(zé)人同時確認(rèn)雙簽。

4.4?完善信息系統(tǒng)

根據(jù)公司實行財務(wù)共享中心的現(xiàn)狀，企業(yè)一定要建立起完善的系統(tǒng)平臺，在系統(tǒng)中導(dǎo)入各個部門相關(guān)的數(shù)據(jù)，加速建立標(biāo)準(zhǔn)的財務(wù)共享中心，對于財務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行有機結(jié)合，使得系統(tǒng)更加規(guī)范高效。再通過對于審批流程的集中管理，讓費用報銷的效率更高。其次，業(yè)務(wù)和財務(wù)系統(tǒng)要統(tǒng)一，形成一體，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)生成了財務(wù)數(shù)據(jù)，因此為了能夠更及時地傳遞相應(yīng)的信息數(shù)據(jù)，就需要通過數(shù)據(jù)接口的方式來實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的對接。必須整合咨詢管理和審計、分銷和相互關(guān)聯(lián)的財務(wù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)。系統(tǒng)需要根據(jù)企業(yè)的需求進行開發(fā)與集成。實現(xiàn)財務(wù)共享中心的主要目的，及時服務(wù)企業(yè)人群，提升管理效率。各個分支機構(gòu)可以指派專人參加系統(tǒng)的設(shè)置，以此來減少上線的阻力。總體來說，業(yè)務(wù)和財務(wù)系統(tǒng)一體化能夠?qū)⒏鳂I(yè)務(wù)單元系統(tǒng)之間分散存在的數(shù)據(jù)進行有效的整合，讓企業(yè)資源共享，促進管理效率的提高。

5?結(jié)語

隨著管理和發(fā)展的需要，伴隨著IT技術(shù)的進步和應(yīng)用，加上宏觀政策的推動，財務(wù)共享中心的建設(shè)和應(yīng)用在大型集團化企業(yè)已經(jīng)越來越流行。同時信息技術(shù)與智能化技術(shù)的提升，財務(wù)共享中心功能會逐漸多樣化，效用也會隨著實踐變得越來越好。

從財務(wù)共享中心的已有案例和實踐來看，企業(yè)建立適合自己的財務(wù)共享中心，確實可以帶來諸多積極的作用。因此從企業(yè)角度來看，特別是大型企業(yè)的集團企業(yè)實施財務(wù)共享中心仍然具有很好的前景和空間。財務(wù)人員在財務(wù)共享中心的發(fā)展前景與財務(wù)共享中心對于企業(yè)的促進和帶來明確的價值的意義不同，財務(wù)共享中心對于財務(wù)人員帶來更多的是挑戰(zhàn)。從本文中，可以直觀地感受到，其中的集中外理、統(tǒng)一業(yè)務(wù)操作、提高工作效率、降低費用支出等都明顯的指向了對于共享中心財務(wù)人員的整合和消減；而財務(wù)精細(xì)管理防范風(fēng)險、強化分析等則是對于傳統(tǒng)財務(wù)人員的能力和管理意識上的強制升級。

本文通過對費用報銷的具體解析分析了財務(wù)共享中心的現(xiàn)況，很明顯財務(wù)共享中心為企業(yè)的方方面面都帶來了優(yōu)勢，不論是對人工成本的削減還是效率的提升對于企業(yè)的幫助都是很大的。而且財務(wù)共享中心不光光可以運用在費用報銷上，這只是財務(wù)共享模式中的冰山一角，對于預(yù)算管理、資金管理、稅務(wù)管理等方面也有所建樹，建立這些方面的財務(wù)共享中心也許還需要耗費大量的資金與時間，但是這樣的挑戰(zhàn)對于企業(yè)來說又何嘗不是一種機遇呢。

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