李大賀

隨著時(shí)代的發(fā)展和科技的進(jìn)步，信息技術(shù)已滲透到社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，大數(shù)據(jù)技術(shù)也應(yīng)運(yùn)而生，越來(lái)越受到人們的關(guān)注。所謂大數(shù)據(jù)技術(shù)，是一種從紛繁復(fù)雜的各類(lèi)數(shù)據(jù)中快速并準(zhǔn)確獲取有價(jià)值信息的技術(shù)，可以極大地提高人們獲取信息的便捷性。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，不論人們是否意識(shí)到大數(shù)據(jù)的存在，大數(shù)據(jù)都已經(jīng)影響并改變著我們的工作和日常生活。中職學(xué)校是在義務(wù)教育基礎(chǔ)上為國(guó)家培養(yǎng)數(shù)以?xún)|計(jì)優(yōu)秀技能型人才的場(chǎng)所，集中保存大量檔案與文獻(xiàn)。對(duì)于中職學(xué)校檔案管理工作而言，大數(shù)據(jù)不僅是一個(gè)挑戰(zhàn)，也是一個(gè)機(jī)遇。面對(duì)學(xué)校日益龐大的各類(lèi)檔案及由此產(chǎn)生的諸多問(wèn)題，如果還是沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，很難滿(mǎn)足大數(shù)據(jù)時(shí)代各種數(shù)據(jù)信息的管理和應(yīng)用要求。所以，中職學(xué)校應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代的要求，重視并加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案管理工作的全面發(fā)展。

1 大數(shù)據(jù)背景下中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的意義

1.1 順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的必然要求

首先，中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)是大數(shù)據(jù)背景下適應(yīng)檔案工作發(fā)展與國(guó)家信息化建設(shè)的必然要求。中職學(xué)校必須對(duì)檔案管理信息化有清晰的認(rèn)知，深刻理解大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化建設(shè)對(duì)學(xué)校各項(xiàng)工作的重要意義，全面推動(dòng)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和標(biāo)準(zhǔn)化，以更好地滿(mǎn)足大數(shù)據(jù)時(shí)代的需要。

1.2 滿(mǎn)足中職學(xué)校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的需要

檔案管理信息化是滿(mǎn)足中職學(xué)校自身長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的需要。檔案管理信息化與中職學(xué)校的教育教學(xué)、學(xué)生管理、行政管理都有著密切聯(lián)系，是學(xué)校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的必要條件。通過(guò)對(duì)學(xué)校各類(lèi)檔案的信息化管理，可以使得檔案工作所產(chǎn)生的各項(xiàng)成本大大降低；可以為教師、學(xué)生等相關(guān)人員提供更加快捷便利的查詢(xún)服務(wù)；可以讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)相關(guān)數(shù)據(jù)信息對(duì)比發(fā)現(xiàn)學(xué)校在發(fā)展過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，繼而全面分析情況并做出符合學(xué)校實(shí)際的決策部署，為學(xué)校的發(fā)展和決策提供數(shù)據(jù)支撐。

1.3 提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量

檔案管理信息化能夠提高檔案管理的質(zhì)量和效率。中職學(xué)校的檔案內(nèi)容繁多、種類(lèi)復(fù)雜，不僅包括學(xué)校中各種教職員工的人事檔案以及學(xué)生的學(xué)籍檔案，也包括文書(shū)、教學(xué)、科研、會(huì)計(jì)等各種檔案資料。同時(shí)檔案管理本身就是一項(xiàng)煩瑣枯燥、重復(fù)性極高的工作，在長(zhǎng)時(shí)間的工作中難免會(huì)出現(xiàn)人為失誤。通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行信息化管理能夠簡(jiǎn)化檔案管理流程，可以對(duì)檔案信息自動(dòng)進(jìn)行分類(lèi)和整理，并自動(dòng)記錄相關(guān)查詢(xún)和借出情況，使得各個(gè)管理環(huán)節(jié)更加高效，解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案只能逐一人工收集整理及查閱的問(wèn)題，在降低檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度的同時(shí)又能夠最大限度地避免出現(xiàn)檔案整理錯(cuò)漏或信息丟失等情況。

2大數(shù)據(jù)背景下中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

2.1 對(duì)檔案信息化建設(shè)缺乏重視

在國(guó)家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略的背景下，我國(guó)的檔案管理信息化建設(shè)正在穩(wěn)步推進(jìn)。但多數(shù)中職學(xué)校目前的檔案信息化建設(shè)都進(jìn)展緩慢。由于當(dāng)前中職學(xué)校之間辦學(xué)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，為了學(xué)校的生存和發(fā)展，中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)通常將更多精力用于教學(xué)、招生及校園建設(shè)等方面，對(duì)檔案工作及其信息化建設(shè)則缺乏重視，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)對(duì)學(xué)校發(fā)展的重要意義。由于檔案工作本身不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)本來(lái)就不愿意在檔案建設(shè)上投入過(guò)多的人力、物力及財(cái)力。同時(shí)檔案管理信息化建設(shè)屬于資金密集型工程，僅建設(shè)前期在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、各種軟件硬件上的投入，就是一筆巨大的支出，對(duì)于不少本身資金就捉襟見(jiàn)肘的中職學(xué)校來(lái)說(shuō)，更是不堪重負(fù)。加上早些年中職學(xué)校普遍招生困難，在校生人數(shù)不多，不少學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)足以滿(mǎn)足工作的需求。綜上，目前中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)普遍對(duì)檔案信息化建設(shè)缺乏重視，相關(guān)投入力度明顯不足，不少學(xué)校的檔案管理依舊保持著傳統(tǒng)的人工手動(dòng)收集整理方式。

2.2 檔案信息管理制度不完善

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜且耗時(shí)的系統(tǒng)工程，中職學(xué)校的檔案信息化建設(shè)幾乎涉及學(xué)校各個(gè)部門(mén)，涉及范圍廣且操作難度大。目前我國(guó)多數(shù)中職學(xué)校的檔案信息化建設(shè)還處于起步階段，缺乏科學(xué)、規(guī)范的工作機(jī)制和管理制度，電子檔案收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)與調(diào)用等一系列工作不夠規(guī)范，沒(méi)有統(tǒng)一的指導(dǎo)綱領(lǐng)，沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)共享平臺(tái)，工作中具有一定的主觀隨意性。中職學(xué)校檔案信息化工作涉及學(xué)校的人事、學(xué)籍、教學(xué)等多種檔案，與學(xué)校人事處、教務(wù)處、學(xué)生處、招生處等其他部門(mén)密切相關(guān)，在實(shí)際工作中必須與這些部門(mén)緊密協(xié)調(diào)、密切配合。但是不同部門(mén)的規(guī)章制度及工作要求是不相同的，雖然部分中職學(xué)校已經(jīng)建立了相關(guān)的檔案信息管理系統(tǒng)，但是在實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中，學(xué)校內(nèi)部其他各部門(mén)往往不能給予積極有效的配合，檔案資料大多過(guò)于分散且不能及時(shí)集中統(tǒng)一管理，使得檔案信息化管理工作難以得到深入的開(kāi)展。

2.3 檔案信息化管理專(zhuān)業(yè)人才欠缺

要想更好地將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理之中，相關(guān)工作人員不僅需要具有檔案管理知識(shí)，還需要具有信息資源管理、統(tǒng)計(jì)學(xué)等專(zhuān)業(yè)知識(shí)并能夠熟練掌握各種計(jì)算機(jī)操作，其綜合素養(yǎng)直接影響著工作的質(zhì)量和效率。目前我國(guó)中職學(xué)校的檔案工作人員大多并不是檔案專(zhuān)業(yè)或計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)出身，普遍存在著專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能不足及知識(shí)結(jié)構(gòu)老化的問(wèn)題，在具體工作中即便學(xué)校能夠提供先進(jìn)的信息化管理系統(tǒng)，其自身也難以運(yùn)用相關(guān)技術(shù)進(jìn)行信息化管理操作。同時(shí)，當(dāng)今中職學(xué)校普遍更加注重對(duì)學(xué)校重點(diǎn)發(fā)展領(lǐng)域的師資力量的引進(jìn)及培養(yǎng)，對(duì)檔案信息化管理人才的培養(yǎng)及引進(jìn)則并不重視。隨著如今國(guó)家越來(lái)越重視職業(yè)教育及“中考分流”政策，中職學(xué)校的規(guī)模不斷擴(kuò)大、在校生人數(shù)普遍劇增，各種檔案如學(xué)生的學(xué)籍檔案、資助檔案也相應(yīng)急劇增加，但從事檔案管理的工作人員并沒(méi)有相應(yīng)增加，有限的工作人員難以對(duì)日益龐大復(fù)雜的各種檔案進(jìn)行系統(tǒng)有效的處理，檔案管理工作難度越來(lái)越大。

2.4 檔案管理信息化設(shè)備設(shè)施嚴(yán)重不足

檔案管理信息化建設(shè)需要先進(jìn)齊備的硬件設(shè)備以及軟件技術(shù)作為基本保障。但是如前所述，由于領(lǐng)導(dǎo)不重視，目前不少中職學(xué)校的檔案管理信息化建設(shè)工作所需的資金嚴(yán)重不足，無(wú)論是基礎(chǔ)設(shè)施，硬件設(shè)備還是軟件技術(shù)均無(wú)法滿(mǎn)足信息化建設(shè)的基本要求。不少中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)簡(jiǎn)單地認(rèn)為信息化管理就是將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，配備幾臺(tái)計(jì)算機(jī)再加上個(gè)掃描儀就可以完成全部信息化工作，沒(méi)有為學(xué)校檔案信息化工作配備齊全復(fù)印機(jī)、服務(wù)器、高拍儀、交換機(jī)等信息化設(shè)備。同時(shí)有些中職學(xué)校雖然能夠?yàn)闄n案信息化建設(shè)配備足夠的硬件設(shè)備，但是又忽略了軟件的重要性，既沒(méi)有配備檔案信息化建設(shè)所需的專(zhuān)業(yè)的檔案信息化管理系統(tǒng)，也沒(méi)有配備文字處理、影音處理等相關(guān)數(shù)據(jù)處理軟件，使學(xué)校檔案信息化建設(shè)停滯不前。

2.5 檔案信息安全存在隱患

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，信息的收集、整理、傳遞及檢索查閱變得更加高效便捷，為人們提供了更大的便利。但與此同時(shí)，由于網(wǎng)絡(luò)自身存在的開(kāi)放性、共享性等特點(diǎn)，數(shù)據(jù)安全存在著很大的隱患，這對(duì)中職學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)提出了更高的要求。不少中職學(xué)校在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)沒(méi)有配備高強(qiáng)度的防護(hù)體系，同時(shí)又缺乏相關(guān)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才，無(wú)法用專(zhuān)業(yè)的防護(hù)技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行全面多方位的保護(hù)，使得檔案信息安全系數(shù)較低，容易出現(xiàn)信息遭到惡意篡改及信息泄露等問(wèn)題，不僅嚴(yán)重影響了檔案的真實(shí)性和權(quán)威性，還有可能導(dǎo)致學(xué)校廣大教職工及學(xué)生的個(gè)人隱私等基本權(quán)益受到侵犯。同時(shí)，信息數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)具有一定的不穩(wěn)定性，倘若相應(yīng)存儲(chǔ)讀取技術(shù)過(guò)時(shí)或者存儲(chǔ)介質(zhì)出現(xiàn)意外損壞，存儲(chǔ)的信息同樣會(huì)受到難以估量的損失。

3大數(shù)據(jù)背景下中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的思路和對(duì)策

3.1 高度重視檔案管理信息化建設(shè)

要想讓檔案管理的信息化建設(shè)在中職學(xué)校得到廣泛深入地展開(kāi)，首先必須得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和全力支持。中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)需要解放思想，與時(shí)俱進(jìn)，突破原有的思維束縛，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的眾多優(yōu)點(diǎn)及對(duì)中職學(xué)校發(fā)展的重要意義。雖然在信息化建設(shè)的初期會(huì)耗費(fèi)大量資金，但是，中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)有長(zhǎng)遠(yuǎn)觀、大局觀及戰(zhàn)略觀。如前所述，如今是信息化社會(huì)，檔案信息化管理已是時(shí)代發(fā)展的必然選擇，學(xué)校只有適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，才能在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中生存發(fā)展。所以，中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)站在時(shí)代的高度，加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的投入，全面推進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展優(yōu)化。

3.2 健全檔案信息化管理制度

大數(shù)據(jù)背景下，中職學(xué)校應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照國(guó)家的相關(guān)規(guī)定，制訂科學(xué)完善的檔案工作管理制度，對(duì)檔案信息化管理工作流程進(jìn)行規(guī)范化處理，以確保檔案信息化建設(shè)能夠平穩(wěn)有序進(jìn)行。首先，嚴(yán)格依據(jù)規(guī)范要求制訂相關(guān)部門(mén)檔案收集、整理、歸檔、移交、保密與利用等工作環(huán)節(jié)的管理制度，使檔案管理工作有章可循。其次，明確相關(guān)部門(mén)的工作職責(zé)，將責(zé)任落實(shí)到人。同時(shí)，學(xué)?？梢愿鶕?jù)自身的實(shí)際情況來(lái)建設(shè)大數(shù)據(jù)檔案信息化服務(wù)平臺(tái)，從而有效地實(shí)現(xiàn)各類(lèi)檔案信息的集中管理，促進(jìn)各類(lèi)檔案信息的共享，更好地滿(mǎn)足檔案信息化管理的需求。

3.3 加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

人才隊(duì)伍建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理對(duì)工作人員有著更高的要求。中職學(xué)校檔案管理工作人員必須樹(shù)立大數(shù)據(jù)思維、強(qiáng)化大數(shù)據(jù)使用意識(shí)，不斷提高自身的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和對(duì)新技術(shù)的應(yīng)用能力，主動(dòng)地去學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)、信息資源管理、數(shù)據(jù)庫(kù)等知識(shí)，掌握云計(jì)算、信息處理以及大數(shù)據(jù)分析思維能力，能夠利用大數(shù)據(jù)思維去解決檔案信息化管理過(guò)程中遇到的各種問(wèn)題，并積極學(xué)習(xí)借鑒其他單位檔案信息化建設(shè)的成功經(jīng)驗(yàn)，真正將大數(shù)據(jù)技術(shù)與本校檔案工作結(jié)合在一起。

同時(shí)，中職學(xué)校要正確認(rèn)識(shí)到人才和團(tuán)隊(duì)管理的重要性，制訂科學(xué)完善的人才引進(jìn)政策，大力引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的檔案管理及信息技術(shù)人才，改善現(xiàn)有工作隊(duì)伍的知識(shí)和年齡結(jié)構(gòu)，組建一支具有數(shù)據(jù)處理分析應(yīng)用能力和創(chuàng)新意識(shí)的高素質(zhì)學(xué)習(xí)型工作隊(duì)伍。同時(shí)注意加強(qiáng)職業(yè)道德培訓(xùn)和法制教育并完善獎(jiǎng)懲機(jī)制，使每一位檔案管理工作人員都能夠在工作中恪守職業(yè)道德，提高服務(wù)意識(shí)；能夠嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)章制度的要求，維護(hù)檔案信息的安全；能夠以更高的積極性和熱情投身于自身的工作中，促進(jìn)學(xué)校檔案信息化工作更加專(zhuān)業(yè)、高效。

3.4加大投入力度，完善檔案信息化建設(shè)軟硬件設(shè)備設(shè)施

先進(jìn)完備的信息化設(shè)備是檔案管理信息化的重要前提，在中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，首先需要完善基礎(chǔ)硬件設(shè)備及軟件系統(tǒng)。中職學(xué)校要加大在檔案信息化建設(shè)方面的資金投入力度，為檔案信息化管理提供滿(mǎn)足相關(guān)要求的專(zhuān)用機(jī)房，配置齊全高性能計(jì)算機(jī)、大容量存儲(chǔ)器、打印機(jī)等檔案信息化工作必需的設(shè)備。同時(shí)，還需要為檔案管理信息化工作的開(kāi)展提供可靠的軟件資源、智能化的管理系統(tǒng)、先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)支撐平臺(tái)，并持續(xù)性投入資金以確保學(xué)校檔案管理信息化工作所需要的各種硬件設(shè)備及軟件系統(tǒng)都能夠及時(shí)地得到更新升級(jí)，為學(xué)校檔案管理信息化工作能夠更好、更深入地開(kāi)展提供可靠的軟硬件資源保障。

3.5 加強(qiáng)檔案管理信息安全建設(shè)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息安全是中職學(xué)校實(shí)行檔案信息化管理首先要解決的問(wèn)題。為了保證檔案信息的安全，中職學(xué)校必須制訂嚴(yán)格的安全管理制度，提高檔案工作各環(huán)節(jié)的規(guī)范性，從根本上建立防護(hù)機(jī)制以有效保護(hù)檔案信息的安全。首先，在平時(shí)的檔案工作中，采用權(quán)限分級(jí)等多種訪問(wèn)控制，對(duì)檔案相關(guān)信息的錄入、查閱、修改等權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格的限定。其次，加強(qiáng)先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)技術(shù)的引進(jìn)，采用時(shí)代領(lǐng)先的網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)測(cè)、數(shù)據(jù)加密及身份識(shí)別技術(shù)做好檔案信息的安全防護(hù)工作并不斷更新升級(jí)學(xué)?；ヂ?lián)網(wǎng)的防火墻，確保檔案數(shù)字信息存儲(chǔ)環(huán)境的穩(wěn)定安全。同時(shí)，要注意做好相關(guān)數(shù)據(jù)信息防災(zāi)備份工作。一方面要對(duì)各種檔案數(shù)據(jù)及時(shí)備份，同時(shí)要用不同的存儲(chǔ)介質(zhì)及云存儲(chǔ)技術(shù)分別進(jìn)行保存，以應(yīng)對(duì)各種意外突發(fā)情況的發(fā)生。此外，還要配備專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員定期、不定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)及重要檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行監(jiān)測(cè)，防止檔案數(shù)據(jù)丟失或遭到網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊，若電子檔案信息遭到惡意破壞，能夠第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)并進(jìn)行信息數(shù)據(jù)恢復(fù)，同時(shí)立即修復(fù)安全漏洞并升級(jí)防衛(wèi)系統(tǒng)。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，在大數(shù)據(jù)背景下，中職學(xué)校應(yīng)全面提高對(duì)檔案管理信息化內(nèi)涵的認(rèn)知，重視檔案管理信息化的建設(shè)，加大檔案管理信息化建設(shè)的投入，健全檔案信息化管理制度，全面提升學(xué)校檔案管理工作質(zhì)量和效率，使得學(xué)校在大數(shù)據(jù)時(shí)代能夠得到更好的發(fā)展。

（作者單位：河南信息工程學(xué)校）