姜永光

摘 要：大數(shù)據(jù)視角下，社會保險檔案管理信息化建設(shè)的重要價值體現(xiàn)在降低了管理成本，并提升了管理效率。同時，基于大數(shù)據(jù)技術(shù)支持的信息化建設(shè)也有助于社會保險檔案管理信息化建設(shè)不斷提高主動性、前瞻性。受到主客觀層面多種因素影響，部分地區(qū)社會保險檔案管理信息化建設(shè)仍然存在一些缺陷與不足，這些問題已經(jīng)對社會保險檔案管理信息化建設(shè)提質(zhì)增效造成了負(fù)面影響。因此，大數(shù)據(jù)視角下，社會保險檔案管理信息化建設(shè)需要完善信息基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施構(gòu)建，建立健全精細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)體系，并應(yīng)盡快構(gòu)建聯(lián)動機(jī)制，深化溝通交流，進(jìn)一步挖掘檔案資源價值，提高主動服務(wù)的能力。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；社會保險；檔案管理；信息化；建設(shè)

引言

“社會保障體系是人民生活的安全網(wǎng)和社會運行的穩(wěn)定器。”隨著我國社會保障體系的構(gòu)建，社會保險檔案從類型到數(shù)量都呈現(xiàn)指數(shù)級增長狀態(tài)。海量檔案迫切需要更為先進(jìn)的管理機(jī)制與模式，而信息化也已成為近年來社會保險檔案管理的發(fā)展趨勢。不過，受到傳統(tǒng)思想觀念與刻板經(jīng)驗的制約，一些地方社會保險檔案管理信息化建設(shè)與社會現(xiàn)實需求間存在較大差距。尤其在大數(shù)據(jù)技術(shù)全面應(yīng)用的新形勢下，社會保險檔案管理信息化建設(shè)愈發(fā)需要加快超越陳舊架構(gòu)與格局。大數(shù)據(jù)視角下，社會保險檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)進(jìn)入前所未有的新境界，需要加快探索與之相適應(yīng)的新理念與新業(yè)態(tài)。

一、大數(shù)據(jù)視角下，社會保險檔案管理信息化建設(shè)的重要性

1.降低成本，提高效率

大數(shù)據(jù)視角下，社會保險檔案管理信息化建設(shè)的重要價值就是大幅降低管理成本并提高工作效率。

從社保機(jī)構(gòu)層面講，傳統(tǒng)模式下檔案管理工作始終完全依賴人工管理。隨著社保參保人員數(shù)量不斷增加，社會保險檔案無論形式與數(shù)量都在與日俱增，但檔案管理工作人員數(shù)量卻基本保持不變，導(dǎo)致有限的管理人員與無限增加的檔案之間產(chǎn)生越來越尖銳的矛盾沖突。倘若通過增加工作人員數(shù)量的方式解決矛盾，則社保機(jī)構(gòu)不得不承擔(dān)持續(xù)增長的人工成本，倘若不增加人工數(shù)量，則現(xiàn)有管理人員不得不面臨遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過其承受能力的工作量，必然造成管理人員工作質(zhì)量與效率每況愈下，這正是傳統(tǒng)模式下不少社保機(jī)構(gòu)檔案管理工作低質(zhì)低效的重要原因。

可見，只有加快信息化管理體系的構(gòu)建，并不斷借助大數(shù)據(jù)技術(shù)等多種先進(jìn)技術(shù)的支持，社會保險檔案管理才能在人員數(shù)量有限，但檔案數(shù)量持續(xù)增加的狀態(tài)下保持應(yīng)有品質(zhì)與效率。同時，從參保人員層面講，傳統(tǒng)人工管理模式下查找、使用或傳遞檔案是一件極其耗時費力的工作。尤其是人口流動越來越頻繁，社保參保人極有可能因為工作或生活等原因而在不同地點間不斷轉(zhuǎn)換，但其檔案卻常常無法及時跟隨并調(diào)入其最新所在地。從社保參保者角度看，只有不斷加快信息化管理建設(shè)，社會保險檔案管理才能隨時隨地滿足參保者變更所在地的現(xiàn)實需要，才能以最少的時間達(dá)到快速、便捷調(diào)檔的目的。

2.提高管理工作的主動性、前瞻性

傳統(tǒng)模式下，對于社會保險參保者查詢或使用檔案的申請，絕大多數(shù)社保機(jī)構(gòu)都處于相對被動、滯后的工作狀態(tài)。即在參保者變更工作或生活地點以后，或在有關(guān)組織機(jī)構(gòu)需要查詢參保人員檔案時，參保者、有關(guān)單位等需向社保中心發(fā)起查詢與使用檔案的申請，社保中心則進(jìn)行人工查找該參保者檔案，繼而向有需要的個人或單位等投送檔案。一旦某一時間段內(nèi)發(fā)起查詢或使用檔案的申請數(shù)量較多，社保中心檔案管理人員有限，就無法及時提供相關(guān)的服務(wù)，必然會在不同程度上降低社保參保者或有需求單位的服務(wù)體驗。

因此，充分利用信息技術(shù)改善服務(wù)機(jī)制與模式就成為新時期社會保險檔案管理的迫切需要，這也是大數(shù)據(jù)視角下，社會保險檔案管理信息化建設(shè)的重要意義之一。借助大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)，社會保險檔案管理能夠從根本上突破被動服務(wù)、滯后管理的不良狀態(tài)。通過將社會保險檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換、網(wǎng)絡(luò)化傳輸，社保參保者或有需要的組織機(jī)構(gòu)等可以通過互聯(lián)網(wǎng)發(fā)起查詢或使用檔案的申請，而社保中心則可依據(jù)平臺預(yù)設(shè)程序?qū)崟r獲得申請對應(yīng)的檔案資料，只需短短數(shù)秒或數(shù)分鐘，經(jīng)過核實無誤后的社會保險檔案便可通過互聯(lián)網(wǎng)實時傳送到發(fā)起申請端。

有需要的情況下，當(dāng)參保人抵達(dá)新的工作或生活地時，社保中心平臺便能即刻收到網(wǎng)絡(luò)通知，而后臺預(yù)設(shè)程序則能通知檔案管理人員及時查詢、核實并傳送檔案，不僅能夠最大限度地縮短參保人或有關(guān)單位的申請時限，更能幫助參保人避免遺忘檔案變更等情況。由此可見，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，社會保險檔案管理可以實現(xiàn)查檔、調(diào)檔等各類工作“秒”辦結(jié)，為用戶提供更為便捷、高效且舒適的服務(wù)體驗，也能從根本上突破刻板機(jī)械、陳舊落后的管理瓶頸。

二、大數(shù)據(jù)視角下，社會保險檔案管理信息化建設(shè)的常見問題

1.管理表面化、簡單化

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)全面普及與深度應(yīng)用，各行各業(yè)早已開展了多種多樣的信息化建設(shè)探索與嘗試。不過，受到傳統(tǒng)工作模式的深刻影響，一些單位在信息化建設(shè)中仍有不同程度的局限性，尤其隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)逐漸被廣泛應(yīng)用，部分社會保險檔案管理信息化建設(shè)的缺陷愈發(fā)凸顯。其中，表面化、簡單化是較為突出的問題。所謂表面化與簡單化是指部分社保單位在檔案管理信息化建設(shè)過程中流于表面，并未對信息化管理形成完整認(rèn)知。比如，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，卻僅僅為了自動搜索與便捷打印，而在具體應(yīng)用環(huán)節(jié)依然采用傳統(tǒng)人工作業(yè)模式。如此形式主義的信息化管理如同新瓶裝舊酒，顯然無法從根本上改善傳統(tǒng)人工作業(yè)效率低下、時限漫長的根本缺陷。

2.局部性、片面化

除了簡單化與表面化，一些社保機(jī)構(gòu)在檔案管理信息化建設(shè)過程中還存在局部性與片面化問題。這些社保機(jī)構(gòu)將信息化局限在本單位內(nèi)，所謂的檔案管理信息化在實質(zhì)上卻是局域網(wǎng)化、內(nèi)網(wǎng)化。即只有在本單位內(nèi)部可以自由使用信息化平臺查詢和使用檔案，一旦涉及跨區(qū)域等更大范圍內(nèi)的應(yīng)用，則一切回歸原始狀態(tài)。換言之，局限在社保機(jī)構(gòu)內(nèi)部的信息化并非檔案管理信息化應(yīng)有的形式與狀態(tài)，這種局部與片面的信息化依然無法發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息化平臺的優(yōu)勢，也不能從根本上突破陳舊管理模式的瓶頸與局限。

三、大數(shù)據(jù)視角下，社會保險檔案管理信息化建設(shè)路徑

1.完善信息基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施構(gòu)建

大數(shù)據(jù)視角下，社會保險檔案管理信息化建設(shè)需要完善基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)。各地社保機(jī)構(gòu)需結(jié)合自身實際情況加快完善現(xiàn)有檔案管理信息化體制機(jī)制。比如，確保所有紙質(zhì)檔案盡快實現(xiàn)完整、準(zhǔn)確的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。在一些信息化建設(shè)相對滯后地區(qū)，社保機(jī)構(gòu)對于檔案管理信息化建設(shè)相對缺乏經(jīng)驗，因而，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案的工作始終沒有切實完成，這些社保機(jī)構(gòu)中的數(shù)字檔案只涵蓋了部分紙質(zhì)檔案內(nèi)容，仍有一些紙質(zhì)檔案沒有納入檔案信息化管理平臺。一旦有參保者需要查閱或使用，管理人員仍舊只能憑借人工操作的傳統(tǒng)方式查找和處理檔案相關(guān)事宜。顯然，數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換不徹底已經(jīng)動搖了社會保險檔案管理信息化的客觀基礎(chǔ)。

換言之，由于紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案之間未能實現(xiàn)全面和完整的格式轉(zhuǎn)換，這些社保機(jī)構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)仍舊存在局部、片面與分散化的缺陷與弊端。只有確保所有紙質(zhì)檔案盡快實現(xiàn)完整、準(zhǔn)確的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，社保機(jī)構(gòu)檔案管理信息化才能夯實基礎(chǔ)，才能為充分應(yīng)用大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)鋪平道路。

在一些社保機(jī)構(gòu)，檔案管理信息化建設(shè)僅僅是檔案室內(nèi)部的信息化，也就是局限在檔案室所轄范圍內(nèi)的信息化，這必然導(dǎo)致數(shù)字檔案出不了檔案室與社保中心，也必然無法通過互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)遠(yuǎn)程傳送?？梢?，如此信息化建設(shè)不僅名不符實，也不具備足夠堅實的檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施條件。只有盡快突破局域網(wǎng)、內(nèi)部網(wǎng)局限，確保內(nèi)外網(wǎng)相互聯(lián)通且數(shù)據(jù)傳送順暢通達(dá)，社會保險檔案管理才能依托完整、扎實的互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施最大限度地提質(zhì)增效。

2.建立健全精細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)體系

在巨量數(shù)據(jù)集合的技術(shù)背景下，傳統(tǒng)軟件已無法實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的有效提取與分析，唯有通過不斷創(chuàng)新技術(shù)架構(gòu)才能最大限度地發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)絕無僅有的決策力與洞察力。不過，實現(xiàn)這一遠(yuǎn)景目標(biāo)的前提之一在于巨量數(shù)據(jù)集合能夠被充分細(xì)分，只有將超大體量的數(shù)據(jù)精確分類后再集合，大數(shù)據(jù)技術(shù)才能在浩如煙海的數(shù)據(jù)陣列中瞬間捕獲目標(biāo)、即時分析數(shù)據(jù)內(nèi)容、實時獲得結(jié)論或結(jié)果。因此，大數(shù)據(jù)視角下，社會保險檔案管理信息化建設(shè)還需要建立健全精細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)體系。

一方面，社保機(jī)構(gòu)需嚴(yán)格按照國家頒布的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范檔案格式，確保所有檔案形制統(tǒng)一、規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)。這就需要社保機(jī)構(gòu)事先針對不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)的電子檔案進(jìn)行翻新與重置。

另一方面，在遵守國家有關(guān)檔案管理的基本原則基礎(chǔ)上，立足本地實際需要，進(jìn)一步細(xì)分社會保險檔案類型。細(xì)分社會保險檔案既可以依據(jù)省市縣等地區(qū)差異，也可以按參保狀態(tài)、投保時限長短不同，還可以按社保分類或分級等區(qū)分。不同類別檔案可以在單一條件下分類，也可以滿足多個條件并存的要求。只有充分細(xì)化檔案類型，信息化平臺才能預(yù)設(shè)多個搜索程序，才能為后續(xù)應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)創(chuàng)造更加成熟的條件。有需要的情況下，社保中心可以與資質(zhì)齊全、技術(shù)一流、品質(zhì)優(yōu)異的互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)等機(jī)構(gòu)展開合作，由專業(yè)機(jī)構(gòu)的專業(yè)人士提供可行、可靠的操作方案。

3.構(gòu)建聯(lián)動機(jī)制，深化溝通交流

社會保險檔案管理信息化建設(shè)的最終目的是為有需要的機(jī)構(gòu)或個人提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)，這就需要社保機(jī)構(gòu)充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)全面提高檔案信息的共享能力與水平。信息共享離不開與相關(guān)領(lǐng)域的協(xié)同聯(lián)動。因此，在大數(shù)據(jù)視角下，社會保險檔案管理信息化建設(shè)還需要構(gòu)建聯(lián)動機(jī)制，深化溝通交流。

比如，社保中心、銀行、公安、稅務(wù)等實現(xiàn)協(xié)同合作，社會保險檔案管理系統(tǒng)與銀行系統(tǒng)、公安系統(tǒng)、征信系統(tǒng)等形成網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通。當(dāng)有任一系統(tǒng)出現(xiàn)數(shù)據(jù)變動時，其他系統(tǒng)可以同時得到變動通知，待核實無誤后即可補(bǔ)充到各自系統(tǒng)內(nèi)。一旦該聯(lián)動機(jī)制完成，有需要的機(jī)構(gòu)或個人便能查詢到最具時效性的檔案信息，這將從根本上避免檔案數(shù)據(jù)陳舊、缺失和遺漏等各種傳統(tǒng)痛點與堵點問題。

4.深化資源價值挖掘，提高主動服務(wù)能力

大數(shù)據(jù)技術(shù)自出現(xiàn)起就被寄予厚望，原因在于該技術(shù)無與倫比的數(shù)據(jù)分析能力。應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠在海量數(shù)據(jù)資源中輕而易舉地發(fā)現(xiàn)內(nèi)在規(guī)律或本質(zhì)特點，進(jìn)而助力使用者持續(xù)挖掘數(shù)據(jù)資源潛在價值，從而在根本上改變傳統(tǒng)工作模式的刻板性與單一性。因此，當(dāng)大數(shù)據(jù)用于檔案管理信息化建設(shè)，社會保險檔案資源即可轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)量龐大的資源寶庫。因此，大數(shù)據(jù)視角下，社會保險檔案管理信息化建設(shè)還需要深化資源價值挖掘，提高主動服務(wù)的能力。

比如，針對剛畢業(yè)的大學(xué)生、新成立的中小微企業(yè)、正在調(diào)整員工基本薪酬的用人單位等，分別提供多種適宜的社會保險類型。剛畢業(yè)的大學(xué)生還未有足夠穩(wěn)定的工作，其參與社保時通常傾向于選擇門檻更低、金額相對較少的城鎮(zhèn)居民社保；新成立的中小微企業(yè)大多面臨資金較緊張的壓力，在購買職工社保時也會考慮較低檔次；而正在調(diào)整員工基本薪酬的企業(yè)則面臨著調(diào)整社保級別的選擇……

借助大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案信息進(jìn)行全面分析與提煉，社保機(jī)構(gòu)可以向以上不同個人與機(jī)構(gòu)分別推送各自適宜的社保類型，這不僅有助于進(jìn)一步擴(kuò)大基礎(chǔ)性社保在普通人群的覆蓋范圍，也有利于提高不同社保種類與不同個人或機(jī)構(gòu)中的適配程度。更重要的是，通過社保機(jī)構(gòu)更加主動、積極地提供服務(wù)，廣大民眾與更多組織、機(jī)構(gòu)能夠及時享受到社會保險提供的保障服務(wù)，這不僅是在加快完善全國統(tǒng)一的社會保險公共服務(wù)平臺，也是基于技術(shù)支撐健全覆蓋全民、統(tǒng)籌城鄉(xiāng)、公平統(tǒng)一、安全規(guī)范與可持續(xù)的多層次社會保障體系。

5.重視安全管理，提高安防水平

互聯(lián)網(wǎng)發(fā)明以來，安全性始終是貫穿技術(shù)發(fā)展全程的核心問題之一。這是由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)漏洞的存在與技術(shù)迭代保持同步，利用漏洞的攻擊行為與反攻擊的防護(hù)行為始終并存。因此，沒有網(wǎng)絡(luò)安全就沒有信息化建設(shè)的價值與意義。故，在大數(shù)據(jù)視角下，社會保險檔案管理信息化建設(shè)還需要重視安全管理，提高安防水平。

一方面，社會保險檔案管理信息化建設(shè)務(wù)必充分利用最先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)技術(shù)。即，在繼承構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)防火墻的諸多傳統(tǒng)基礎(chǔ)上，加強(qiáng)權(quán)限管理也是提高社會保險檔案管理信息化建設(shè)安全水平的重要手段。譬如生物識別技術(shù)，也就是為有限變更、修改檔案的權(quán)利人設(shè)置具有生物識別特性的通行證。包括指紋、聲紋和虹膜等。

另一方面，定期檢測漏洞也是提高信息化管理安全水平的重要手段。檔案管理所在單位可以與專業(yè)網(wǎng)安機(jī)構(gòu)、企業(yè)等建立長期合作關(guān)系，由專業(yè)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)設(shè)計、測試和檢驗數(shù)字檔案管理的安全性，并始終保持對網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險的監(jiān)控與警示。

四、結(jié)束語

大數(shù)據(jù)視角下，社會保險檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)發(fā)生了質(zhì)的變化。即傳統(tǒng)觀念中的信息化建設(shè)僅僅局限在內(nèi)部計算機(jī)聯(lián)網(wǎng)的初級階段，其本質(zhì)仍然是以保管為核心的存貯式檔案管理。但在大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷深入應(yīng)用的新時期，海量數(shù)據(jù)不僅無法被常規(guī)軟件有效分析，且巨大的隱藏價值也需要創(chuàng)新技術(shù)手段才能挖掘與應(yīng)用。不過，在更加高端、專業(yè)的技術(shù)要求之上，大數(shù)據(jù)思維才是最終決定巨量社會保險檔案潛在價值產(chǎn)出的根本，只有切實理解和重視大數(shù)據(jù)在檔案價值挖掘過程中具有的決定性作用，并基于問題導(dǎo)向不斷探索社會保險檔案管理的創(chuàng)新機(jī)制與模式，海量社會保險檔案才能最大限度地實現(xiàn)潛在的價值產(chǎn)出。因此，大數(shù)據(jù)視角下，社會保險檔案管理信息化建設(shè)的先決條件之一在于樹立大數(shù)據(jù)思維，要充分認(rèn)識大數(shù)據(jù)在檔案管理轉(zhuǎn)型升級過程中的先導(dǎo)性，在此基礎(chǔ)上不斷完善并優(yōu)化社會保險檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)構(gòu)建。同時，基于更加互聯(lián)互通的檔案管理平臺體系，社會保險檔案才能進(jìn)一步發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)強(qiáng)大的洞察力與決策力。這不僅有助于社會保險檔案在管理實踐過程中不斷降耗、提質(zhì)、增效，也有利于最大限度地為參保人提供更為優(yōu)質(zhì)高效的良好服務(wù)，還將促進(jìn)社會保險檔案管理部門不斷提升主動服務(wù)的意識與能力，也是新形勢下社會保險檔案管理工作基于創(chuàng)新管理理念，不斷提質(zhì)增效，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的必由之路。

參考文獻(xiàn)：

[1] 王玲玲.基于創(chuàng)建數(shù)字化檔案室推進(jìn)檔案信息治理理念創(chuàng)新和綜合利用[J].廣播電視信息，2022，29（01）：62-64.

[2] 鮮婭靜.一種分布式聲音檔案數(shù)據(jù)挖掘方法研究[J].云南師范大學(xué)學(xué)報（自然科學(xué)版），2022，42（01）：42-45.

[3] 張水紅.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下社會保險檔案管理工作創(chuàng)新的思考[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2022，21（02）：265-266.

[4] 周晶晶.大數(shù)據(jù)環(huán)境下社會保險檔案管理信息化需統(tǒng)籌推進(jìn)[J].中國機(jī)關(guān)后勤，2022（01）：46.

[5]崔秀云.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下社會保險檔案紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理[J].華東紙業(yè)，2022，52（01）：15-18.

（作者單位：昌邑市社會保險事業(yè)中心）