馮春

摘 要：信息化環(huán)境給文書檔案管理提出新的要求，傳統(tǒng)管理流程已經(jīng)表現(xiàn)出顯著的不適應(yīng)性。在這種情況下，企業(yè)就應(yīng)該積極關(guān)注文書檔案管理流程的優(yōu)化調(diào)整，構(gòu)建基于信息化技術(shù)的文書檔案管理新格局。本文先闡述在信息化環(huán)境下文書檔案管理工作的轉(zhuǎn)變，接著探究信息化環(huán)境下文書檔案管理流程存在的問題，最后從明確檔案管理流程優(yōu)化的原則、夯實文書檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)境、實現(xiàn)文書檔案數(shù)據(jù)的分類管理、推動信息化檔案管理業(yè)務(wù)重構(gòu)、拉起一支高素質(zhì)檔案管理隊伍等五個方面，探討文書檔案信息化管理流程的優(yōu)化策略。

關(guān)鍵詞：信息化；文書檔案；檔案管理；管理流程

在現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中，文書檔案管理是非常關(guān)鍵的，能夠給企業(yè)各項業(yè)務(wù)提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)支持，促使企業(yè)在復(fù)雜市場環(huán)境中取得較好的戰(zhàn)略效果。在信息化時代背景下，智慧信息技術(shù)在企業(yè)經(jīng)營管理中得到較好的應(yīng)用，同時，也改變很多管理模塊的內(nèi)外格局，在文書檔案管理方面也不例外。通過引入智慧信息技術(shù)，可以較好推動文書檔案管理流程的優(yōu)化調(diào)整，使得文書檔案數(shù)據(jù)資料能夠得到較好的應(yīng)用，有助于企業(yè)做出正確的戰(zhàn)略決策。基于這種背景，就有必要結(jié)合信息化環(huán)境綜合研究文書檔案管理流程的優(yōu)化措施。

一、信息化環(huán)境下文書檔案管理工作的轉(zhuǎn)變

1.信息化環(huán)境下文書檔案管理工作轉(zhuǎn)變的背景

在信息化時代背景下，企業(yè)的各項業(yè)務(wù)活動都已經(jīng)發(fā)生較大的轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)了線上業(yè)務(wù)運作，同時，也帶來海量的數(shù)據(jù)信息，導(dǎo)致傳統(tǒng)文書檔案管理模式無法發(fā)揮預(yù)期效果。這是因為傳統(tǒng)文書檔案管理模式主要基于紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理與審批，整體流程相對來說比較煩瑣，跟互聯(lián)網(wǎng)思維存在顯著沖突。特別是很多企業(yè)當(dāng)前的電子檔案數(shù)量越來越多，傳統(tǒng)文書檔案管理很難優(yōu)化處理這些檔案數(shù)據(jù)，同時，也無法保證文書檔案數(shù)據(jù)的有效應(yīng)用?；谶@種情況，就有必要探索文書檔案管理工作在互聯(lián)網(wǎng)信息化時代背景下的創(chuàng)新轉(zhuǎn)變，使得檔案管理活動可以更好地滿足企業(yè)的需求，提高企業(yè)經(jīng)營管理的綜合效率以及各項業(yè)務(wù)的戰(zhàn)略發(fā)展效果。

2.信息化環(huán)境下文書檔案管理工作轉(zhuǎn)變的方向

在信息化環(huán)境下，文書檔案管理工作的轉(zhuǎn)變方向主要集中在管理流程的優(yōu)化。這是因為傳統(tǒng)文書檔案管理為線下管理模式，通過紙質(zhì)檔案記錄企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息，并設(shè)計嚴(yán)格的檔案管理權(quán)限制度，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的有效應(yīng)用。這種管理流程在信息化環(huán)境下無法取得較好效果，需要結(jié)合信息化技術(shù)進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整。結(jié)合我國企業(yè)文書檔案管理工作的基本現(xiàn)狀來看，后續(xù)企業(yè)可以借助于企業(yè)內(nèi)部的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)文書檔案管理的線上轉(zhuǎn)變，同時，還要立足于互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境重新構(gòu)建檔案管理的流程，使得檔案管理工作能夠通過互聯(lián)網(wǎng)渠道創(chuàng)新開展。

二、信息化環(huán)境下文書檔案管理流程存在的困境

信息化環(huán)境對文書檔案管理工作帶來了較為顯著的沖擊，目前，不少企業(yè)都沒有較好地適應(yīng)這些變化，導(dǎo)致文書檔案管理流程還存在較多問題，無法保證文書檔案管理工作取得預(yù)期效果。這里也結(jié)合企業(yè)文書檔案管理的實際情況，綜合探索現(xiàn)階段文書檔案信息化管理流程的不足與困境。

1.信息化管理意識薄弱

當(dāng)前，我國已經(jīng)全面進(jìn)入信息化時代，智慧信息技術(shù)對于各行各業(yè)都產(chǎn)生顯著的影響，同時，也改變企業(yè)內(nèi)部管理的格局。在文書檔案管理領(lǐng)域，基于智慧信息技術(shù)的新型管理流程可以顯著提高管理效率，并增強(qiáng)檔案管理的靈活性。我國較多企業(yè)雖然已經(jīng)開始認(rèn)識到文書檔案信息化管理的價值，同時，也在企業(yè)內(nèi)部管理體系中全面推行，但是，最終取得的效果并不顯著。這是因為不少企業(yè)的中高層領(lǐng)導(dǎo)者存在信息化管理意識薄弱的問題，沒有結(jié)合企業(yè)的實際情況，構(gòu)建文書檔案管理的詳盡流程，存在套用同行業(yè)其他企業(yè)等情況。除此之外，即便企業(yè)制定文書檔案信息化管理流程，也跟企業(yè)的具體需求和現(xiàn)行業(yè)務(wù)不契合，很難發(fā)揮預(yù)期的作用。

2.信息化基礎(chǔ)環(huán)境建設(shè)不足

信息化環(huán)境下文書檔案管理流程優(yōu)化也需要得到基礎(chǔ)環(huán)境的支撐。目前，我國大部分企業(yè)都已經(jīng)完成信息化改造，構(gòu)建財務(wù)信息系統(tǒng)和ERP業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)。但是，文書檔案管理對于信息化設(shè)備設(shè)施的要求更高，需要企業(yè)購買專門的設(shè)備設(shè)施。特別是對于一些關(guān)鍵的檔案數(shù)據(jù)，不僅要提高設(shè)備設(shè)施的保密等級，同時，還要做好相關(guān)軟件的建設(shè)，這都給文書檔案管理流程優(yōu)化帶來挑戰(zhàn)。當(dāng)前，我國很多企業(yè)在這類基礎(chǔ)環(huán)境建設(shè)方面都存在顯著的被動態(tài)勢，無法引領(lǐng)文書檔案信息化管理流程的優(yōu)化與調(diào)整，需要在后續(xù)時間里進(jìn)行相應(yīng)改進(jìn)。

3.文書檔案數(shù)據(jù)管理混亂

在信息化背景下，企業(yè)的大部分文書檔案數(shù)據(jù)都要在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中流通，要求企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)不同類型文書檔案數(shù)據(jù)的分類管理，進(jìn)一步提高管理的規(guī)范性。在進(jìn)行文書檔案管理流程優(yōu)化的時候，較多企業(yè)都過于關(guān)注管理內(nèi)容的重新規(guī)劃，同時，也結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)信息環(huán)境制定管理制度，但是，并沒有做好文書檔案數(shù)據(jù)的精細(xì)化管理，整體呈現(xiàn)出粗放化管理的態(tài)勢。企業(yè)的文書檔案數(shù)據(jù)是非常關(guān)鍵的，在沒有做好分類管理的情況下，很容易出現(xiàn)部分?jǐn)?shù)據(jù)的泄露與篡改，不利于文書檔案管理流程優(yōu)化工作取得相應(yīng)效果。

4.檔案管理信息化轉(zhuǎn)變滯后

在文書檔案信息化管理流程優(yōu)化過程中，需要企業(yè)充分利用信息資源，切實提高檔案管理的智慧化水平。但是，結(jié)合當(dāng)前企業(yè)在文書檔案管理方面的實際情況來看，并沒有充分發(fā)揮智慧信息技術(shù)的價值，導(dǎo)致管理流程還停留在傳統(tǒng)層面上。雖然，部分企業(yè)已經(jīng)開始在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中進(jìn)行文書檔案資料的流轉(zhuǎn)與審批，但是，依然需要各層領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)面處理，整體流程顯得比較臃腫，跟互聯(lián)網(wǎng)思維存在顯著沖突。之所以出現(xiàn)這種情況，主要就是因為企業(yè)沒有依托于智慧信息技術(shù)打造精細(xì)化文書檔案管理流程，導(dǎo)致檔案管理工作無法實現(xiàn)真正意義上的創(chuàng)新。

5.檔案管理人員素質(zhì)不高

在信息化環(huán)境下，文書檔案管理流程出現(xiàn)較多改變，要求檔案管理人員具備較強(qiáng)的信息化素養(yǎng)，能夠靈活使用信息化技術(shù)，保證基于文書檔案信息化管理體系可以取得較好效果。但是，結(jié)合當(dāng)前實際情況來看，有較多企業(yè)都存在檔案管理人員素質(zhì)不高的問題，很難給文書檔案信息化管理流程的順利推行提供人力支撐。之所以出現(xiàn)這種情況，主要是因為現(xiàn)階段較多企業(yè)并沒有充分認(rèn)識到人才戰(zhàn)略理念的價值，平時也不重視人才儲備等工作。這也導(dǎo)致文書檔案信息化管理無法得到高素質(zhì)人才的支撐，很難在企業(yè)內(nèi)部取得預(yù)期的管理效果。

三、信息化環(huán)境下文書檔案管理流程優(yōu)化策略

在信息化環(huán)境下，企業(yè)應(yīng)該充分重視文書檔案管理流程的優(yōu)化與調(diào)整，使得文書檔案管理工作可以取得預(yù)期效果。這也要求企業(yè)可以深入分析文書檔案信息化管理流程的困境，并提出針對性較強(qiáng)的改善策略。下面結(jié)合企業(yè)文書檔案管理的基本現(xiàn)狀，全面探究管理流程的具體優(yōu)化方式。

1.明確檔案管理流程優(yōu)化的原則

鑒于當(dāng)前很多企業(yè)的中高層領(lǐng)導(dǎo)者存在信息化素養(yǎng)不高的問題，導(dǎo)致文書檔案信息化管理流程滯后，創(chuàng)新優(yōu)化的動力不足?；谶@種情況，企業(yè)后續(xù)就應(yīng)該充分明確檔案管理流程的優(yōu)化原則，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)者對于檔案管理流程的認(rèn)識。第一，擇優(yōu)分類與循序漸進(jìn)原則。在優(yōu)化文書檔案管理流程的時候，企業(yè)應(yīng)該做好檔案管理業(yè)務(wù)內(nèi)容的分類處理，找出那些最關(guān)鍵的檔案管理業(yè)務(wù)，并盡快完成這些管理流程的優(yōu)化。其他普通的檔案管理流程優(yōu)化工作可以循序漸進(jìn)，結(jié)合企業(yè)實際情況協(xié)同推進(jìn)。第二，技術(shù)應(yīng)用與資源整合協(xié)調(diào)原則。文書檔案資料是企業(yè)的重要戰(zhàn)略資源，企業(yè)在信息化時代背景下應(yīng)該積極整合這些資源，實現(xiàn)文書檔案管理流程的優(yōu)化。但在這個過程中，企業(yè)需要做好信息技術(shù)應(yīng)用與資源整合的協(xié)調(diào)，正確認(rèn)識各類網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、信息安全技術(shù)、數(shù)字化管理技術(shù)，提高資源整合的有效性。第三，需求導(dǎo)向原則。企業(yè)在進(jìn)行文書檔案管理流程優(yōu)化時，一定要依托于自身的實際需求，推動檔案信息化管理流程的再造，避免出現(xiàn)盲目建設(shè)的情況。在完全遵從上述三項原則以后，企業(yè)中高層領(lǐng)導(dǎo)者對于文書檔案信息化管理的認(rèn)識就能夠大大加深，保證后續(xù)文書檔案管理工作可以順暢進(jìn)行。

2.夯實文書檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)境

企業(yè)在推動文書檔案管理流程優(yōu)化時，也應(yīng)夯實檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)境。第一，更迭文書檔案管理的硬件設(shè)備設(shè)施。文書檔案管理對于硬件設(shè)備設(shè)施的保密性有一定要求，在選購硬件設(shè)備設(shè)施的時候應(yīng)該保證設(shè)備設(shè)施的先進(jìn)性，及時更迭現(xiàn)有硬件設(shè)備設(shè)施。這也要求企業(yè)可以在這方面適當(dāng)傾斜資金，同時，還要結(jié)合文書檔案管理的實際需求選擇具備相應(yīng)性能標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)備設(shè)施，給文書檔案管理流程優(yōu)化提供必要的環(huán)境支撐。第二，創(chuàng)新文書檔案管理的軟件系統(tǒng)。在信息化背景下，文書檔案管理流程已經(jīng)開始引入智能化元素，需要企業(yè)積極推動軟件系統(tǒng)的創(chuàng)新?；谖臅鴻n案信息化管理流程的要求，企業(yè)應(yīng)該引入大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能、專家系統(tǒng)等多個模塊，打造文書檔案信息化管理的新格局，使得信息化管理流程能夠取得預(yù)期效果。

3.實現(xiàn)文書檔案數(shù)據(jù)的分類管理

企業(yè)在文書檔案管理流程優(yōu)化的過程中，也需要實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的分類管理。這也需要企業(yè)立足于數(shù)據(jù)的使用頻率、戰(zhàn)略價值、保密要求等各個維度，針對文書檔案數(shù)據(jù)的管理等級進(jìn)行精細(xì)劃分。對于普通文書檔案數(shù)據(jù)，可以在內(nèi)部信息平臺中進(jìn)行自由流通，實現(xiàn)多部門共享使用，并在流程環(huán)節(jié)上給予便利。對于中等級別文書檔案數(shù)據(jù)，則要在內(nèi)部信息平臺中有限制流通，一般要設(shè)計審批使用標(biāo)準(zhǔn)和權(quán)限級別，避免檔案數(shù)據(jù)濫用。對于高等級文書檔案數(shù)據(jù)，在使用時則要保持較高的謹(jǐn)慎性，一般不在信息平臺中流轉(zhuǎn)。

4.推動信息化檔案管理業(yè)務(wù)重構(gòu)

企業(yè)在信息化環(huán)境下應(yīng)該積極推動文書檔案管理業(yè)務(wù)的重構(gòu)，提高管理流程的精細(xì)化水平。第一，打造標(biāo)準(zhǔn)化文書檔案信息平臺。在梳理文書檔案管理業(yè)務(wù)時，企業(yè)應(yīng)該使用信息技術(shù)打造標(biāo)準(zhǔn)化檔案信息平臺，并通過平臺功能來進(jìn)行檔案管理流程的優(yōu)化設(shè)計。這也要求企業(yè)可以結(jié)合信息化背景做好文書檔案管理工作的深入分析，依托于此完善信息平臺的功能，給后續(xù)流程再造提供較好的基礎(chǔ)支撐。第二，完善文書檔案管理的權(quán)限等級管控流程。在企業(yè)文書檔案管理流程優(yōu)化過程中，檔案數(shù)據(jù)的安全性非常關(guān)鍵，因此，企業(yè)一定要細(xì)化不同檔案數(shù)據(jù)資料的權(quán)限等級體系，保證文書檔案資料使用者能夠獲得契合自身崗位權(quán)限等級的資料。第三，構(gòu)建多部門參與的新體系。企業(yè)文書檔案管理涉及的部門比較多，因此，在進(jìn)行檔案管理流程優(yōu)化時也應(yīng)引導(dǎo)多個部門參與其中。特別是在文書檔案的歸檔工作中，檔案管理部門需要通過信息化技術(shù)加強(qiáng)自身與其他部門的信息流通，同時，還要提供一定的指導(dǎo)工作，保證文書檔案管理流程的規(guī)范性與合理性。第四，建立完備的監(jiān)督體系。企業(yè)在進(jìn)行文書檔案管理流程優(yōu)化時，也要保證監(jiān)督模塊的完善性。這也需要企業(yè)拉起一支高素質(zhì)文書檔案管理監(jiān)督團(tuán)隊，保證各個監(jiān)督人員的獨立性，推動文書檔案管理流程優(yōu)化的高質(zhì)量進(jìn)行。

5.拉起一支高素質(zhì)檔案管理隊伍

在信息化環(huán)境下，企業(yè)文書檔案管理流程優(yōu)化是非常專業(yè)的，需要高素質(zhì)人才作為支撐。因此，對于企業(yè)來說，也應(yīng)該全面貫徹人才戰(zhàn)略相關(guān)理念，切實提高檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)能力。一方面，企業(yè)文書檔案管理流程的創(chuàng)新優(yōu)化方向主要為信息化與智能化。因此，在招收檔案管理人員時，企業(yè)可以結(jié)合文書檔案信息化管理流程的相關(guān)要求，進(jìn)行專項的崗位勝任力模型分析，并提取關(guān)鍵性崗位勝任力指標(biāo)。在具體開展招聘活動時，就可以結(jié)合這些指標(biāo)對比應(yīng)聘人員的素質(zhì)能力，提高招聘工作的針對性，可以從外部市場環(huán)境中吸收高素質(zhì)人才。另一方面，企業(yè)在進(jìn)行文書檔案管理流程優(yōu)化時，也要在內(nèi)部做好培訓(xùn)教育工作，切實提高檔案管理人員對于新流程與新制度的認(rèn)知水平。特別是部分檔案管理人員短時間內(nèi)無法適應(yīng)新流程，并且，容易在檔案管理工作中出錯。因此，培訓(xùn)講師可以考慮結(jié)合文書檔案管理工作已經(jīng)出現(xiàn)的問題進(jìn)行專項講解，提高檔案管理人員的實踐素養(yǎng)，保證文書檔案信息化管理新體系取得預(yù)期效果。

四、結(jié)束語

綜合來看，信息化環(huán)境對于傳統(tǒng)文書檔案管理工作帶來顯著的沖擊，要求企業(yè)可以結(jié)合智慧信息技術(shù)，積極推動文書檔案管理流程的優(yōu)化與重構(gòu)。這也需要企業(yè)中高層領(lǐng)導(dǎo)者充分明確信息化時代背景下文書檔案管理工作的新變化和新需求，并基于此設(shè)計文書檔案管理流程。特別是在信息化背景下，很多企業(yè)的業(yè)務(wù)內(nèi)容都已經(jīng)取得創(chuàng)新拓展，原有文書檔案管理流程已經(jīng)無法取得預(yù)期效果。因此，企業(yè)一定要動態(tài)關(guān)注文書檔案的管理效果，積極使用現(xiàn)代智慧信息技術(shù)進(jìn)行流程再造，推動企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃的實現(xiàn)。

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（作者單位：延長油田股份有限公司子長采油廠）