程曉俠

伴隨著組織的進(jìn)步，過(guò)往的數(shù)據(jù)已成為組織寶貴的財(cái)富。越來(lái)越多的組織開(kāi)始重視并利用這些數(shù)據(jù)，把它們變成組織決策的重要依據(jù)。從原來(lái)的“拍腦門(mén)”式的決策變更為數(shù)據(jù)決策，通過(guò)數(shù)據(jù)分析可以得出相對(duì)科學(xué)性的決策建議?？梢哉f(shuō)，信息和資源的數(shù)據(jù)化是人類(lèi)在信息傳播、人際交往乃至日常生活的過(guò)程中，為了便于溝通、傳播與保存，將一切客觀(guān)存在均處理為數(shù)據(jù)，進(jìn)而使得整個(gè)人類(lèi)社會(huì)成為一個(gè)龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)。

數(shù)據(jù)分析引導(dǎo)組織戰(zhàn)略

相對(duì)于傳統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)，數(shù)字化組織是建立在數(shù)據(jù)管理基礎(chǔ)之上的，數(shù)字化讓組織變得更輕。數(shù)字化組織要求許多的職能部門(mén)都要去專(zhuān)業(yè)化。單位領(lǐng)導(dǎo)可以直接出手掌控，讓所有經(jīng)營(yíng)管理數(shù)據(jù)清晰呈現(xiàn)一目了然，而不再是傳統(tǒng)的各種行政、財(cái)務(wù)、人事助理去忙活。傳統(tǒng)的低效的數(shù)據(jù)整理，已經(jīng)跟不上現(xiàn)代組織的發(fā)展速度了，這些組織必須進(jìn)行數(shù)字化改造升級(jí)。

組織采取的任何行動(dòng)，都應(yīng)與數(shù)字化緊密相連，進(jìn)而推動(dòng)組織整體的戰(zhàn)略布局。組織的數(shù)字化轉(zhuǎn)型應(yīng)當(dāng)賦能相關(guān)的架構(gòu)調(diào)整、人崗配備、設(shè)備更新、場(chǎng)景應(yīng)用等方面，再將這些信息匯集成系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，進(jìn)行歸檔、總結(jié)、分析，最終得出具有數(shù)據(jù)化特質(zhì)的結(jié)論，通過(guò)建立組織管理模型，客觀(guān)地進(jìn)行預(yù)判與決策，這種智能化的閉環(huán)管理不僅能夠改進(jìn)各個(gè)領(lǐng)域的管理工作，還會(huì)促進(jìn)組織各個(gè)部門(mén)高效協(xié)作、數(shù)據(jù)共享，最終賦能組織數(shù)字化轉(zhuǎn)型，使組織工作上一個(gè)新的臺(tái)階。

由此可見(jiàn)，組織信息的數(shù)據(jù)化創(chuàng)造了全新的管理思維和工作方式，人們通過(guò)大數(shù)據(jù)在物理世界之上構(gòu)筑起的信息世界，深刻影響著組織的生態(tài)環(huán)境，推動(dòng)各項(xiàng)工作實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化。對(duì)于大多數(shù)組織來(lái)說(shuō)，利用數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)了整個(gè)系統(tǒng)、流程和人員的數(shù)據(jù)訪(fǎng)問(wèn)，為進(jìn)入數(shù)據(jù)環(huán)境奠定了基礎(chǔ)。這是朝著培養(yǎng)數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)型文化邁出的大膽一步，在組織內(nèi)具有推動(dòng)和激勵(lì)成功的力量。

與此同時(shí)，大數(shù)據(jù)時(shí)代電子文件的數(shù)量與日俱增，這就要求電子文件管理系統(tǒng)的功能應(yīng)不僅僅停留在表層操作業(yè)務(wù)的實(shí)現(xiàn)，還應(yīng)該探索深層方面的數(shù)據(jù)處理與維護(hù)，以適應(yīng)新時(shí)代數(shù)據(jù)管理的需求，發(fā)揮數(shù)據(jù)承載的價(jià)值。這種轉(zhuǎn)變的關(guān)鍵就在于對(duì)數(shù)據(jù)連續(xù)性這一特性的保障，即數(shù)據(jù)的可關(guān)聯(lián)性、可追蹤性與可理解性等問(wèn)題。

組織首先一步就是將這些重要的數(shù)據(jù)資源留存歸檔，為未來(lái)發(fā)展提供指導(dǎo)借鑒。如何將這些經(jīng)驗(yàn)和信息完整地留存下來(lái)，是對(duì)人事工作的重要考驗(yàn)。其中，最重要的方式就是將這些信息歸檔，在專(zhuān)有的空間進(jìn)行保存。然而在數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代，這種傳統(tǒng)保管方式的弊端逐漸顯現(xiàn)出來(lái)，作為組織重要的數(shù)據(jù)，起著提高管理水平、決策水平的重要作用，因此，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型，是組織數(shù)字化轉(zhuǎn)型的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。

數(shù)字檔案盤(pán)點(diǎn)人才工作

檔案管理從實(shí)物管理向數(shù)據(jù)管理發(fā)展，共分為四個(gè)階段。20世紀(jì)90年代以前是實(shí)體檔案管理階段；90年代以后，檔案開(kāi)始信息化管理，將實(shí)體檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字副本，但檔案本體依然是實(shí)體檔案；近20年，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展產(chǎn)生了原生電子文件，檔案進(jìn)入到電子數(shù)據(jù)的管理階段；今后檔案將進(jìn)入知識(shí)化、智能化管理階段。在組織快速發(fā)展中，檔案需要提高利用內(nèi)容的深度和利用范圍的廣度，但檔案中包含一些敏感信息，又需要合規(guī)受控管理，這個(gè)矛盾點(diǎn)需要平衡；檔案作為組織的知識(shí)中心，包括發(fā)展過(guò)程的多類(lèi)數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)形態(tài)不同、管理維度不同、數(shù)據(jù)熱度不同，而這些不一致性的數(shù)據(jù)又需要統(tǒng)一到一個(gè)系統(tǒng)中管理，系統(tǒng)如何兼容數(shù)據(jù)。這些問(wèn)題是檔案數(shù)據(jù)化管理的前提，也是檔案部門(mén)亟須解決的問(wèn)題。

數(shù)據(jù)檔案為組織帶來(lái)的價(jià)值是全方位的，是對(duì)組織各個(gè)環(huán)節(jié)做系統(tǒng)性的賦能，提高了組織的管理能力。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)是一套多全宗、多用戶(hù)的網(wǎng)絡(luò)版系統(tǒng)，除滿(mǎn)足對(duì)電子檔案的收集、管理、利用、統(tǒng)計(jì)等基本需求以外，可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案業(yè)務(wù)的流程化控制，并提供更豐富的綜合管理和利用服務(wù)功能。數(shù)據(jù)化正在改變著檔案信息的記錄、讀取和存儲(chǔ)方式，檔案資源形態(tài)從紙質(zhì)向數(shù)據(jù)化的蛻變，標(biāo)志著檔案數(shù)據(jù)將成為數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息資源的主體，檔案工作正在經(jīng)歷一個(gè)從管理檔案實(shí)體到管理檔案數(shù)據(jù)的應(yīng)變過(guò)程。

人事檔案是人力資源人力管理模塊中的重要組成部分。隨著組織規(guī)模的擴(kuò)大，職工的數(shù)量日益增長(zhǎng)。傳統(tǒng)的人力檔案的存儲(chǔ)方式往往不利于及時(shí)記錄、跟蹤職工調(diào)動(dòng)等信息，較為分散的證件和合同的保存管理容易埋下隱患，職工信息保存不全不易被調(diào)閱分析也阻礙了組織規(guī)范化、制度化人才培養(yǎng)工作。因此將人事檔案系統(tǒng)存儲(chǔ)和分析人力信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化管理是一項(xiàng)非常重要的工作。

●同步職工基本信息

檔案管理是職工分析、人才選拔、構(gòu)建人才梯隊(duì)的基本依據(jù)。它是職工信息的載體，不僅保存了職工的基礎(chǔ)信息，還能同步在企業(yè)任職時(shí)的工作記錄、調(diào)動(dòng)和獎(jiǎng)懲等信息。組織要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化管理，首先要建立一套人力資源數(shù)據(jù)系統(tǒng)，將傳統(tǒng)的人力檔案進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)，這樣既節(jié)約人力成本和物理空間，又方便隨時(shí)調(diào)閱和查詢(xún)。目前，市面上的多數(shù)人力資源系統(tǒng)支持批量導(dǎo)入導(dǎo)出人事檔案并批量進(jìn)行任職處理和離職處理，還提供多個(gè)字段，包括個(gè)人基本信息、當(dāng)前任職信息、教育、職稱(chēng)、獎(jiǎng)懲、調(diào)動(dòng)等個(gè)人基本檔案信息，整合職工信息，系統(tǒng)將這些信息匯總并導(dǎo)出報(bào)表，為組織進(jìn)行人力分析提供素材。

●基于信息進(jìn)行分析

傳統(tǒng)管理將“人”看作一種工具，因而更加關(guān)注投入、使用和控制的成本。而當(dāng)下，人力早已脫離“工具”的范疇，成為組織最重要的“資本”。因此，管理者應(yīng)掌握人才的三張報(bào)表，即人力資本負(fù)債表、人力資本投入與產(chǎn)出利潤(rùn)表、人才流量表，從這些“才報(bào)”中查找管理漏洞。將檔案數(shù)據(jù)化，組織就可基于員工的基本信息，完成對(duì)人力資源規(guī)劃的基礎(chǔ)材料——人員信息的有效收集。在數(shù)據(jù)人事檔案系統(tǒng)中，組織可以隨時(shí)對(duì)人員的基本概況和動(dòng)態(tài)進(jìn)行分析。利用強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析功能，組織可以掌握當(dāng)前人員情況，及時(shí)調(diào)整各項(xiàng)人力政策，不斷優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)。比如通過(guò)對(duì)人才的分析，管理者發(fā)現(xiàn)組織成員年齡趨向老齡化，那么就要考慮如何引進(jìn)青年人才，進(jìn)而思考招聘方式。這種自下而上的分析，有利于組織隨時(shí)調(diào)整人才戰(zhàn)略。

●為人才選拔提供依據(jù)

為了挖掘組織內(nèi)部的潛力股，降低現(xiàn)有的人才流失率，組織往往會(huì)在內(nèi)部開(kāi)展人才選拔工作。以往組織在開(kāi)展這項(xiàng)工作時(shí)要面對(duì)諸多難題，比如職工過(guò)往履歷不清晰，績(jī)效、獎(jiǎng)懲、評(píng)價(jià)等信息過(guò)于分散影響調(diào)閱。全程數(shù)據(jù)化的人事檔案系統(tǒng)支持按機(jī)構(gòu)、部門(mén)、當(dāng)前職位、歷史職位、職稱(chēng)級(jí)別、資格資質(zhì)及各大類(lèi)信息組合查詢(xún)，幫助組織快速定位符合條件的人才。

●規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)

組織人員數(shù)量的增長(zhǎng)直接導(dǎo)致職工信息、證件信息數(shù)量的膨脹，一些組織往往要面臨合同續(xù)簽遺漏嚴(yán)重、過(guò)期證件更換不及時(shí)的問(wèn)題。數(shù)據(jù)化人事檔案系統(tǒng)不僅包括合同到期提醒、身份證到期提醒、退休提醒，幫助組織及時(shí)發(fā)現(xiàn)并更新員工信息，還提供轉(zhuǎn)正提醒、任職提醒、職位考察提醒，輔助人力部門(mén)開(kāi)展相關(guān)的人事工作。系統(tǒng)賦能要求組織的每個(gè)部門(mén)和人員，都能在數(shù)字化轉(zhuǎn)型中獲得提升，由此塑造出突出的數(shù)字化組織能力。創(chuàng)造員工將數(shù)字化融入工作的各種機(jī)會(huì)，建立能夠引導(dǎo)員工積極推動(dòng)各項(xiàng)數(shù)字化工作的制度規(guī)范等。

總之，組織信息想要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化存儲(chǔ)和使用，需要有頂層設(shè)計(jì)、系統(tǒng)思維、整體推進(jìn)。沒(méi)有組織相應(yīng)的轉(zhuǎn)型與變革，是不可能實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的轉(zhuǎn)型升級(jí)的。同時(shí)，還應(yīng)思考一系列“組織問(wèn)題”：例如，如何從金字塔式的科層結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)向客戶(hù)化、流程化、扁平化的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)？組織如何去中介化、去威權(quán)化、去中心化？如何打造敏捷、高效、靈活性組織？?jī)?nèi)部人才的培養(yǎng)、任用和管理是組織再上一層樓的堅(jiān)實(shí)后盾。人力資本是組織創(chuàng)新能力的載體。人事檔案的數(shù)據(jù)化是其中的重要基礎(chǔ)，能夠幫助企業(yè)梳理人力信息，進(jìn)行人力分析并提供人力資源規(guī)劃的依據(jù)。人力檔案的數(shù)據(jù)系統(tǒng)能夠洞察組織人事管理的需求，透視組織、分析團(tuán)隊(duì)、挖掘人力價(jià)值、提升人力資源管理，幫助人事部門(mén)提高工作效率、規(guī)范人事管理，從而提升人力資源利用效率。

作者單位 韓城市人力資源和社會(huì)保障局檔案管理中心