摘 要：隨著知識經(jīng)濟時代的到來，人才對于企業(yè)來說非常關(guān)鍵，人才是推動企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展的核心因素，而人事檔案又是企業(yè)管理中一項重要內(nèi)容，企業(yè)應(yīng)做好人事檔案管理，為企業(yè)發(fā)展物色和培養(yǎng)更多的人才，為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造有利條件。當(dāng)前，企業(yè)人事檔案管理存在許多問題，需要采取相應(yīng)措施加以改進與完善，充分發(fā)揮出人事檔案管理的價值，為選拔與培訓(xùn)人才奠定基礎(chǔ)，從而促進企業(yè)進步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；選拔培訓(xùn)人才；依據(jù)

人事檔案管理可以為企業(yè)選拔培訓(xùn)更多人才，是企業(yè)儲備人才的重要渠道。作為人力資源管理中一項重要內(nèi)容，人事檔案管理對企業(yè)發(fā)展有著很大影響，所以，做好人事檔案管理工作，將其作為人力資源管理中一項重要內(nèi)容，是現(xiàn)階段企業(yè)需要重點考慮的問題。

一、新時期人事檔案管理特點

1.人事檔案管理部門、管理對象和服務(wù)社會性較強

隨著市場經(jīng)濟體制的不斷完善，衍生出許多經(jīng)濟組織形式，人才流動性大，隨之出現(xiàn)許多新型管理理念與方式。人力資源管理在企業(yè)發(fā)展過程中起著重要作用，人事檔案作為人力資源中重要一部分，也具有社會特征。從管理角度進行分析，與計劃經(jīng)濟時代一樣，每個企業(yè)不僅要有健全的人事檔案管理部門，還要有健全的人事檔案管理體系，人事檔案管理不僅要面向企業(yè)內(nèi)部員工，還要面向社會，其主要服務(wù)對象是社會務(wù)工人員，為員工提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.人事檔案來源較為廣泛，內(nèi)容十分復(fù)雜

人事檔案管理對象以及服務(wù)對象具有社會性，這充分表明了人事檔案管理范圍較大，檔案內(nèi)容十分復(fù)雜。在傳統(tǒng)人事檔案管理過程中，資料的收集、整理及處理通常由人事部門開展，人事檔案管理包括各類群體，人員身份不同，難以集中管理，其內(nèi)容也有自己的特點。

二、人事檔案管理的必要性

人事檔案管理作為企業(yè)管理中的重要內(nèi)容，其中包含多種信息，對企業(yè)發(fā)展與員工成長影響較大，包括員工基本信息、薪酬體系、工作崗位、技術(shù)路徑和培訓(xùn)情況等。開展人事檔案管理工作，可以對員工有一個深入了解，了解員工能力、成長路徑、心理特征，分析員工日常表現(xiàn)、員工工作狀況以及員工工作與生活中的難處，對于員工出現(xiàn)的問題采取相應(yīng)的解決措施，消除員工負面情緒。因此，企業(yè)在開展人事檔案管理工作時，要加大信息化建設(shè)力度，從而推動人事檔案管理工作的開展。隨著社會的不斷發(fā)展，企業(yè)間人才流動越來越頻繁，要想保證人事檔案管理的完整性，必須健全人事檔案管理體制，使人事檔案管理工作更加規(guī)范化。此外，創(chuàng)新人事檔案管理模式能夠加大人才選拔與創(chuàng)新力度，減少人才流動。在新時期，社會對人才的需求增大，人事檔案優(yōu)勢更加明顯，需要合理運用資源，加大人事檔案管理力度。

三、人事檔案管理存在的問題

1.檔案丟失、遺棄現(xiàn)象嚴(yán)重

現(xiàn)階段，社會快速發(fā)展，現(xiàn)代化進程加快，逐漸打破了傳統(tǒng)的雇傭制度，隨著經(jīng)濟全球化進程的加快，企業(yè)間的人才頻繁流動，許多員工在離職之后，受各種因素影響，人事檔案丟失，并且由于企業(yè)人事檔案管理部門不重視檔案管理，很難在短時間內(nèi)解決檔案丟失現(xiàn)象。總體來說，企業(yè)人事檔案管理丟失問題非常嚴(yán)重，有相關(guān)調(diào)查數(shù)據(jù)表明，多數(shù)企業(yè)人事檔案中遺棄檔案較多，這些檔案無法正常使用，也不能將這些檔案銷毀，只能進行保存，這是大部分企業(yè)人事檔案部門所面臨的問題，導(dǎo)致企業(yè)出現(xiàn)人力、物力資源上的浪費，在一定程度上增加了檔案管理成本，出現(xiàn)資源浪費的情況。

2.人事檔案管理工作不專業(yè)，缺乏對管理工作的認識

人事檔案管理包含企業(yè)全體員工，檔案管理人員工作量大，需要檔案管理人員具有一定的技術(shù)水平與經(jīng)驗，對檔案管理人員有著較高要求，需要管理人員具備人力資源、檔案管理等相關(guān)理論知識。分析企業(yè)人才招聘與檔案管理情況，檔案管理人員自身素養(yǎng)低，很難與人事檔案管理工作相符合，如果管理人員業(yè)務(wù)能力不強，工作效率差，很難全面收集資料，影響了人事檔案管理工作的實施，人事檔案管理內(nèi)容缺失，管理效率低，在一定程度上不利于企業(yè)的發(fā)展。另外，人事檔案管理無法給企業(yè)帶來直接效益，這使得企業(yè)管理人員不重視人事檔案管理，導(dǎo)致人事檔案管理混亂，人員配置不科學(xué)，分工不明確，出現(xiàn)待遇分配不均的現(xiàn)象，難以提高人事檔案管理質(zhì)量。

3.制度不完善，檔案內(nèi)容不牢靠

人事檔案管理制度不完善，這是人事檔案管理現(xiàn)階段面臨的主要問題，由于企業(yè)不了解員工工作情況與個人實力，忽略了檔案管理，同時也就忽略了相關(guān)制度與體系。另外，由于人事檔案管理分工不明確，檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，執(zhí)行力差，導(dǎo)致許多管理人員對自身工作產(chǎn)生疑問，一旦出現(xiàn)問題，就相互推卸責(zé)任，影響到企業(yè)的正常生產(chǎn)，不利于企業(yè)發(fā)展。同時，檔案管理內(nèi)容不可靠也是導(dǎo)致人事檔案管理出現(xiàn)問題的原因之一，企業(yè)規(guī)模較大，也就需要更多的人才來保證企業(yè)正常運行，這使得人才流動量加大，在一定程度上增加了檔案管理難度，導(dǎo)致檔案管理工作頻繁出現(xiàn)問題，檔案內(nèi)容不牢靠。由于檔案管理人員缺乏先進的管理手段與理念，很難收集員工信息，信息收集渠道十分單一，收集到的信息很難為企業(yè)決策提供參考依據(jù)，企業(yè)難以選拔優(yōu)秀人員，使得企業(yè)人才選拔與招聘過程中出現(xiàn)失誤，不利于企業(yè)長久發(fā)展。

4.信息化管理標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范

人才流失對企業(yè)來說并不是一件小事情，充分反映出了企業(yè)現(xiàn)階段存在的問題，如果企業(yè)不采取相應(yīng)措施控制人才流失，將會影響到企業(yè)的發(fā)展。企業(yè)管理者要加大人才重視力度，開展人事檔案管理信息化建設(shè)，與時代同步發(fā)展，通過人才來推動企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。在信息化時代，企業(yè)在進行人事檔案管理工作時，要注重先進技術(shù)的應(yīng)用，提升人事檔案管理信息化水平。同時，加強信息化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，為人事檔案管理奠定基礎(chǔ)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理方式，從而推動人事檔案管理工作的開展。但從企業(yè)現(xiàn)階段人事檔案管理程度來看，管理人員信息化水平不高，忽略了人事檔案管理信息化建設(shè)，信息化管理標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范，導(dǎo)致人事檔案管理質(zhì)量不高。企業(yè)要健全信息化管理體系，在明確具體要求的基礎(chǔ)上，加強信息化建設(shè)，保證人事檔案管理滿足相關(guān)要求，達到企業(yè)制定的目標(biāo)，解決人事檔案管理中的問題，以此推動企業(yè)發(fā)展。但從現(xiàn)階段企業(yè)人事檔案管理信息化水平來看，最為關(guān)鍵的是，缺乏統(tǒng)一的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，人事檔案信息化管理體系不完善，信息技術(shù)應(yīng)用不到位，在人事檔案信息化管理體系建設(shè)過程中，沒有規(guī)范管理流程，所采用的管理方法與相關(guān)要求不符，導(dǎo)致人事檔案管理難以取得理想的效果。相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施不健全，部分功能難以正常運行，系統(tǒng)在運行過程中頻繁出現(xiàn)失誤。一些企業(yè)在建設(shè)人事檔案信息化管理系統(tǒng)時，沒有深入了解管理標(biāo)準(zhǔn)與系統(tǒng)特征，在建設(shè)過程中沒有從企業(yè)實際情況出發(fā)，導(dǎo)致企業(yè)人事檔案管理信息化效果不理想，影響了后續(xù)工作的開展。

四、規(guī)范人事檔案管理的措施

1.提高相關(guān)管理人員的專業(yè)素質(zhì)

應(yīng)做好檔案管理人員培訓(xùn)工作，增強管理人員綜合素質(zhì)，健全人事檔案管理方式，在保證人事檔案管理效率的基礎(chǔ)上，提高管理人員專業(yè)素質(zhì)與技術(shù)水平，嚴(yán)格把控管理人員素質(zhì)，組建一支高素質(zhì)、高水平的人事檔案管理團隊。要想做好人事檔案管理人員培訓(xùn)工作，檔案管理人員要注意自身修養(yǎng)，便于人事檔案管理滿足企業(yè)發(fā)展要求。同時，制定相應(yīng)的考核制度，考核檔案管理人員管理能力與理論知識，激勵管理人員學(xué)習(xí)更多知識，了解更多先進理念與管理手段，提高其自身修養(yǎng)，保證人事檔案管理工作質(zhì)量與效率。首先，讓管理人員意識到人事檔案管理的意義，轉(zhuǎn)變管理者的管理理念。要實現(xiàn)這一目標(biāo)，必須做好培訓(xùn)工作，端正管理人員的態(tài)度。其次，加強管理人員的職業(yè)培訓(xùn)，必須強調(diào)管理業(yè)務(wù)中經(jīng)常出現(xiàn)的問題，以便管理人員能夠迅速有效采取相應(yīng)方式解決這些問題，從而提高管理人員的管理能力。企業(yè)需要為管理人員提供學(xué)習(xí)平臺，便于管理人員掌握先進管理技術(shù)與方法，將其應(yīng)用到具體工作中，提高人事檔案管理質(zhì)量與效率。此外，人事檔案管理和人力資源聯(lián)系十分密切，需要企業(yè)加大兩者的融合力度，這不僅能夠降低勞動成本，減輕檔案管理人員工作量， 還能保證人事檔案管理的科學(xué)性，分析企業(yè)人才分布情況，及時調(diào)整和改善不足，提高人才利用率。因此，要想保證人事檔案管理質(zhì)量，就需要管理人員提高自身管理水平，創(chuàng)新管理體制與模式，充分發(fā)揮出人事檔案的優(yōu)勢，科學(xué)選拔人才。

2.重視人事檔案管理工作，對人事檔案實施信息化管理

一些大型企業(yè)的人事檔案管理部門比較獨立，管理效率高于中小企業(yè)人事檔案管理，人事檔案管理通常與內(nèi)部運轉(zhuǎn)檔案相分離，在分離的同時又互相配合。人事檔案包含員工檔案與干部檔案兩部分，能夠真實反映出員工實際情況，便于企業(yè)了解員工，是企業(yè)了解員工的一個重要方式。對此，這就需要企業(yè)加大人事檔案管理力度，健全人事檔案管理體系，將其作為企業(yè)發(fā)展中的重要部分，根據(jù)企業(yè)實際發(fā)展情況與戰(zhàn)略目標(biāo)，與企業(yè)人事檔案管理工作相協(xié)調(diào)，充分發(fā)揮出人事檔案管理的優(yōu)勢，提高企業(yè)經(jīng)濟效益，推動企業(yè)發(fā)展。信息時代，企業(yè)人事檔案管理要進行改革創(chuàng)新，加大信息技術(shù)應(yīng)用力度，充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢，對人事檔案進行信息化管理。加強信息化建設(shè)，充分將兩者結(jié)合起來，改變傳統(tǒng)管理模式所產(chǎn)生的弊端，保證人事檔案管理工作的安全性與準(zhǔn)確性。人事檔案不僅有紙質(zhì)檔案，還有電子檔案，電子檔案需要備份，以此防止檔案丟失，將其儲存到計算機中。要注重信息化建設(shè)，提升人事檔案管理效率，以此保證企業(yè)持續(xù)發(fā)展。要加強對人事檔案管理信息化系統(tǒng)的監(jiān)督，保證信息安全，避免信息泄露情況的發(fā)生，保證人事檔案管理信息化水平，充分挖掘信息資源，加強平臺的維護和管理。人事檔案信息化管理的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)平臺的運行帶來了信息安全問題，對此，應(yīng)從網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)和管理等方面入手，提高信息管理水平，加強人事檔案安全管理。

3.建立人事檔案管理制度

首先，企業(yè)要想保證人事檔案管理質(zhì)量就需要完善檔案管理制度，通過制度來規(guī)范管理，明確管理人員的職責(zé)與工作范圍。企業(yè)要根據(jù)實際發(fā)展情況，合理優(yōu)化人事檔案管理工作，明確分配員工職責(zé)，健全人事檔案管理制度，將責(zé)任細化到每個管理人員身上。一旦檔案管理存在問題，可以及時找到相關(guān)負責(zé)人，分析問題，找到解決對策，并在很大程度上激發(fā)管理人員工作積極性。其次，將人事檔案管理制度落實下去，制度是保證管理質(zhì)量，規(guī)范管理工作的基礎(chǔ)，一旦制度沒有落到實處，就會導(dǎo)致制度失去權(quán)威性，管理混亂，出現(xiàn)不依法辦事的情況。因此，要加大人事檔案管理制度執(zhí)行力度，避免在執(zhí)行過程中出現(xiàn)賄賂等情況，保證人事檔案管理質(zhì)量。定期對管理系統(tǒng)升級，及時更換管理硬件，保證檔案安全。統(tǒng)一錄入與整理檔案，保證電子檔案存檔更加有效，方便共享，將人事檔案管理放在重要位置，合理應(yīng)用檔案信息，保證檔案管理符合企業(yè)發(fā)展。

4.加強人事檔案信息化建設(shè)

在大數(shù)據(jù)的影響下，要想保證企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，在保證人事檔案管理信息化的同時，還要構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)平臺，提高人事檔案信息共享程度，合理利用檔案資料與檔案資源，保證檔案利用率。首先，要建立一個網(wǎng)絡(luò)平臺，以確保在以下方面發(fā)展信息化檔案管理：樹立責(zé)任意識，在應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)時，管理者必須積極轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，便于人事檔案管理創(chuàng)新與信息管理的全面性。根據(jù)檔案管理的實際需要，為檔案管理的實施提供資金支持。其次，運用云計算技術(shù)，便于管理人員在大量的信息中獲得自己需要的信息，充分挖掘信息資源，加強平臺的維護和管理。人事檔案信息化管理的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)平臺的運行帶來了信息安全問題，應(yīng)從網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)和管理等方面入手，提升人事檔案管理信息化水平，保證人事檔案管理質(zhì)量。信息時代的到來，企業(yè)人事檔案管理要加強創(chuàng)新，合理運用信息技術(shù)，進行信息化管理，加強人事檔案信息化建設(shè)，兩者之間結(jié)合，打破傳統(tǒng)管理方式造成的不足，使人事檔案管理更加科學(xué)、可靠。最后，派遣專業(yè)人員對計算機設(shè)備進行維護，不定期檢查計算機設(shè)備，主要包含計算機硬件的維護、建設(shè)計算機防火墻等，防止企業(yè)重要信息丟失，避免病毒侵蝕人事檔案管理信息化系統(tǒng)，防止系統(tǒng)受到黑客的攻擊，導(dǎo)致員工個人信息泄露。在人事檔案管理中要加強電子信息技術(shù)的應(yīng)用，在此基礎(chǔ)上減輕工作人員的負擔(dān)，為工作人員提供學(xué)習(xí)機會，借助計算機來進行人事檔案管理。另外，電子計算機設(shè)備所具備的檢索功能有利于管理人員迅速找到相關(guān)信息，是一種非常簡便的提取方法。

五、結(jié)語

隨著社會的快速發(fā)展，企業(yè)之間的競爭日益激烈，企業(yè)人才流失問題變得越來越嚴(yán)重，企業(yè)要想在社會中站穩(wěn)腳跟，就需要注重人事檔案管理。企業(yè)間開始進行人才競爭，人才的選拔與培訓(xùn)是企業(yè)當(dāng)前主要關(guān)注的一項內(nèi)容?，F(xiàn)階段，人才流失現(xiàn)象越來越嚴(yán)重，雖然人才流失看起來是一件小事情，但更多反映的是企業(yè)內(nèi)部問題，如果不加以管理，就會給企業(yè)發(fā)展帶來影響，因此，需要注重人事檔案管理，保證企業(yè)不斷發(fā)展，使人才成為推動企業(yè)發(fā)展的重要基石。

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（作者單位：濟南市人事考試中心）

基金項目：教育部“十四五”教育科研規(guī)劃全國重點課題：事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理途徑研究（項目編號：JYKY222973）。

作者簡介：段衛(wèi)（1970—），女，漢族，山東濟南人，本科，副研究館員，研究方向：財務(wù)檔案的管理。