摘 要：隨著科學技術的進步，社會各個方面都在持續(xù)發(fā)展，我國的道路體系也更加完善，公路系統(tǒng)的發(fā)展也能夠促進社會的快速發(fā)展。在道路工程施工中，不僅要考慮到施工等外在因素，還要考慮到其自身的內(nèi)在環(huán)境因素，如在公路工程中的檔案管理。因此，這一環(huán)節(jié)必須得到強化。本文就公路施工過程中的檔案管理問題進行了論述，結合當前的情況，提出了創(chuàng)新檔案管理信息化等更加高效的管理方法，使公路工程管理更加完善。

關鍵詞：公路工程檔案；信息化；創(chuàng)新方法

前言

在公路工程施工中，道路施工質(zhì)量受到多種因素的影響，而公路建設項目的質(zhì)量問題，也會對社會各領域的發(fā)展產(chǎn)生一定的影響。社會運輸?shù)陌l(fā)展與道路的發(fā)展息息相關，道路質(zhì)量是一個國家發(fā)展和經(jīng)濟發(fā)展的主要標志。本文對當前公路工程檔案工作開展了系統(tǒng)的研究，著重論述了公路工程檔案管理的發(fā)展情況，及其在我國道路施工中所起到的作用，并對其進行了創(chuàng)新性探索。

一、公路工程檔案的特點

1.專業(yè)性較高

公路工程檔案是科學技術檔案中的一種，公路工程檔案具有專業(yè)性、技術性特點，與其他檔案相比其內(nèi)容不相同，表現(xiàn)形式也不同，應根據(jù)其專業(yè)特征進行分類。公路工程檔案有具體的工作目標，也就是公路工程建設管理，還有一定的工作流程，如收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用。其中，對機械、建筑、勘察、設計、橋隧、養(yǎng)護等方面需要有很高的專業(yè)技術，有些大型公路工程往往是多部門合作，涉及的專業(yè)和學科也比較多。

2.要完整成套

公路工程檔案是一個工程建設完整的生命周期和全過程的綜合體現(xiàn)。從投資立項、勘察設計到工程完工，工程的各個環(huán)節(jié)都要連續(xù)進行，文件資料和設計要配套齊全，工程的各個專業(yè)工作環(huán)節(jié)要密切聯(lián)系，形成一個有機的體系。

3.實際應用

公路工程檔案中的圖紙、圖表、聲像、文字等含有大量的科學技術資料，既具備了檔案的一般性特征，又能作為文件的原始依據(jù)和證明，還能轉(zhuǎn)換成實際的生產(chǎn)要素，從而改善項目的施工質(zhì)量和效益。

4.頻繁循環(huán)使用

工程檔案是公路后期使用、維護、管理、擴建、改建最直接、最關鍵的基礎資料，無論在設計、養(yǎng)護、質(zhì)量、安全、道路產(chǎn)權維護等，都要不斷參照和運用原始資料。

5.種類繁多，數(shù)目眾多

由于施工過程中往往涉及眾多的單位，項目的施工過程較慢，承載能力較強，在不同階段、不同專業(yè)領域中，往往會產(chǎn)生大量的文件、文字、檔案、圖片、音像等，這些資料要分類、整理，呈現(xiàn)出明顯的復雜性和多樣性。

二、公路工程檔案資料管理的重要性

公路建設項目的檔案資料是從開工建設至竣工后所形成的各種圖表和文本數(shù)據(jù)，具有重要的保存意義。第一，工程檔案屬于檔案管理工作，可以為工程施工提供科學的基礎，保證工程施工順利進行。第二，許多公路工程施工周期長，涉及多個施工單位，施工過程中所積累的各類數(shù)據(jù)，如檢測、施工、變更等，可為今后的養(yǎng)護和運行工作提供重要依據(jù)。第三，提高了檔案管理的工作質(zhì)量。對公路工程的檔案信息進行改革，使其達到信息化的水平，對各類數(shù)據(jù)進行有效處理，從而提高了項目的工作效率和效益。與人工管理操作相比，信息技術可以將資料轉(zhuǎn)化為電子版文件，并在網(wǎng)上進行管理，方便了項目數(shù)據(jù)的及時存檔和分類，為實現(xiàn)檔案資料的集成提供了便利。工程檔案信息化使傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件通過掃描、微縮等手段轉(zhuǎn)化為電子版，并建立了一個檔案信息庫，實現(xiàn)了對檔案的綜合利用。該系統(tǒng)將大量的數(shù)據(jù)傳輸至內(nèi)部網(wǎng)絡，方便了檔案資源的分享。為此，相關項目施工企業(yè)要加強對檔案材料的管理，明確各部門職責，加深對檔案管理的認識，確保與公路工程施工相協(xié)調(diào)。

三、公路工程檔案管理現(xiàn)狀

1.缺乏足夠的重視

由于道路施工質(zhì)量的好壞直接影響以后的使用效果，所以，各個施工單位都比較注重施工的品質(zhì)，并在這一領域下了很大的功夫，但是對于施工檔案的管理卻關注不夠。目前，我國許多有關單位都對工程檔案管理有明確規(guī)定，并取得了一些效果。但是，從實際的發(fā)展狀況來看，還存在著很大的提升余地，主要是因為沒有足夠重視文件管理，缺乏相應的管理規(guī)范，使得人力、物力、財力等不能得到有效利用，從而制約了公路工程的發(fā)展。

2.公路工程檔案管理制度不夠規(guī)范

公路施工工程檔案的編制要經(jīng)過一個長期而復雜的過程，從項目立項到竣工，每一階段的檔案資料都來自不同的單位、部門，這就增加了檔案編制的難度。因此，加強檔案信息管理，對于提高工程檔案管理工作具有十分關鍵的意義。然而，在道路建設項目中，一些部門雖然在檔案管理上已有了一定的基礎，但還不完善，難以保證其資料的完備。例如，對項目完成數(shù)據(jù)的需求不明確，缺乏對施工數(shù)據(jù)質(zhì)量的控制。由于相關單位、部門在資料收集、整理、保存方面的工作水平不高，檔案工作缺少統(tǒng)一標準和體系，制約了公路檔案管理信息化發(fā)展。

3.檔案管理人員綜合專業(yè)技能不高

公路工程檔案信息化建設要求檔案管理人員有過硬的專業(yè)技術、豐富的知識儲備，才能使檔案管理信息化工作有條不紊地開展。然而目前，我國許多公路工程檔案管理人員往往出現(xiàn)專業(yè)知識匱乏、技術水平不高等問題，有的甚至無法熟練使用電腦軟件進行檔案信息化工作。在公路工程檔案管理工作中，一些擁有良好檔案專業(yè)技術的人員，卻缺乏對道路施工相關的認識，還有的則是具有一定的工程建設經(jīng)驗，而對檔案管理的相關法規(guī)卻不甚了解，因而缺少全面的道路工程檔案管理人員。

4.公路工程檔案歸檔質(zhì)量不高

在公路工程檔案管理工作中，往往會遇到一些檔案數(shù)據(jù)資料不完整的問題。有的項目完工后，只留下了幾張設計圖、竣工圖和幾份報告，幾乎沒有中間的基礎資料，也沒有項目的聯(lián)絡和監(jiān)督質(zhì)量證明。另外，檔案存檔不夠嚴謹，因為項目建設周期較長，導致后期無法查證。例如，在施工中經(jīng)常出現(xiàn)一些建材已用過但未留存書面的材料品質(zhì)證書，從而造成質(zhì)保資料與施工進度不相符，會造成質(zhì)量問題，無法真實反映工程質(zhì)量情況。

四、公路工程檔案管理信息化創(chuàng)新策略

1.加強對公路工程檔案管理的重視

公路工程檔案工作是為了實現(xiàn)檔案信息的管理，需要運用計算機、互聯(lián)網(wǎng)等新技術，從而有效解決了以前的各種處理弊端。要加強對工程檔案管理，就要結合工程資料的實際情況，建立相關的檔案資料管理機構，配備專門的檔案管理人才，建立相關檔案管理制度，把工程進度計劃、現(xiàn)場資料、資料檢查等工作結合在一起，使工程檔案管理工作更加科學合理，為建立“實地數(shù)據(jù)+審核+申報”的信息管理體系奠定堅實的基礎。同時，要有效利用技術手段把檔案信息錄入編制系統(tǒng)中，以便在發(fā)現(xiàn)問題后及時做出調(diào)整，從而降低項目驗收過程中的檔案數(shù)據(jù)工作量。對項目檔案資料進行審核、審批，同時，統(tǒng)計、分析、處理有關資料，保證檔案資料的完整性與準確性。另外，要重視公路建設項目的檔案管理，做好檔案信息系統(tǒng)的維護，建立合理防火墻和使用權限，并定期檢查和維護信息系統(tǒng)。在一開始就把問題弄清楚，然后采取相應的解決措施。

2.構建更為科學、合理的信息化管理系統(tǒng)

公路工程檔案管理信息化建設，關鍵是要通過現(xiàn)代計算機技術和網(wǎng)絡技術來解決以往人工操作方法的缺陷，讓檔案信息化管理變得更科學、更細致。首先，道路施工單位的管理人員要根據(jù)實際需要，建立一個專門的信息管理機構，并派出一批出色的管理人才，將公路工程的進度、數(shù)據(jù)生成、數(shù)據(jù)核查等方面，構建比較完備的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，運用事前規(guī)劃、事中控制、事后檢查等多種方式，逐步建立一種科學化的資料、審批、填報、檢查的信息體系，為提高檔案資料的質(zhì)量提供支持。其次，采用特定的技術手段，使文件數(shù)據(jù)能夠自動引導，形成一個完整的檔案管理體系，確保數(shù)據(jù)的正確和標準化，及時糾正和改進。此外，公路工程的檔案數(shù)據(jù)也要與公路施工進度保持同步，并逐漸在電腦上進行智能審核和網(wǎng)上審批，同時，可對道路施工期間所產(chǎn)生的信息進行實時分析和匯總，從而增強檔案信息的完整性、系統(tǒng)性和精確度。另外，要更加注重檔案資料管理的安全性，除設置防火墻、操作權限、口令存取之外，更要定時、不定時地對檔案資料系統(tǒng)進行檢查和維護、更新，出現(xiàn)問題能夠及時被發(fā)現(xiàn)、處理和改善。

3.提升檔案管理人員的業(yè)務能力

隨著信息化進程的加快，對檔案管理工作人員提出了更高要求，需要不斷提高檔案管理的技能水平，為今后的工程檔案工作順利進行提供人力資源的保證，以推動企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。為此，要加強對檔案管理工作人員的培訓，組織開展工作研討、培訓、專家講座等多種形式，不斷提高檔案管理員的專業(yè)素質(zhì)和問題處理水平，促進檔案工作人員主動應對工作中出現(xiàn)的問題。首先，要對其進行具體的培訓，不僅學習相關的政策法規(guī)等，還要具備相關的技術和信息設備的使用能力。其次，加強檔案信息化管理，提高檔案管理人員的信息化管理水平，提高檔案信息的使用效率。在此基礎上，應將其與以往的管理模式相融合，積極探討多種管理模式，以提高檔案管理的信息化水平，從而推動企業(yè)經(jīng)營活動的順利進行。最后，要確保檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不斷提高，保證其工作成效。對管理部門的各個層面進行績效評估，包括工作態(tài)度、業(yè)績、重視信息化管理程度、電腦操作水平等，并將績效考評與檔案管理人員的個人興趣相結合，轉(zhuǎn)變檔案管理人員的工作態(tài)度，使其認真完成工作，在提高各種檔案資源使用效率的同時，實現(xiàn)對企業(yè)信息化管理工作的最優(yōu)化。

4.加強公路工程檔案管理基礎建設工作

引進信息技術可以推動整個公司的發(fā)展，并為檔案資料的管理提供支持。加強信息系統(tǒng)的建設，可以為檔案信息化工作和信息系統(tǒng)的運行奠定堅實的基礎，加快我國公路建設穩(wěn)步推進。因此，在道路施工中，有關部門要加大對檔案管理基礎設備設施建設的關注，做好檔案資料的查找、接收、歸還、存檔等工作，使檔案資料真實、完整。在這以后，必須進行硬件設備設施的改進，安裝電腦，定時對機房進行清洗，由專門人員進行維護，防止人為干擾而造成數(shù)據(jù)篡改。同時，要實現(xiàn)信息系統(tǒng)的穩(wěn)定和安全運行，必須建立數(shù)據(jù)核查制度，在數(shù)據(jù)錄入之前進行相應的檢查和比對，最終由負責人對數(shù)據(jù)信息進行驗證，從而保證數(shù)據(jù)的真實可信。另外，需要道路施工主管深入基層，與基層員工加強溝通，促進基層員工參與檔案信息化管理，提供個人意見，做好基礎工作，與檔案管理員搞好關系，并切實做好檔案資料的信息化工作。

5.加強檔案管理保密工作

在道路工程檔案管理中，重點是進行施工機械和設備的檔案管理，在公路工程中，機械設備在項目中起著舉足輕重的作用。另外，公路建設項目檔案通常都涉及商業(yè)秘密，所以，在設備出借和存放的時候，要綜合考慮多種因素，不僅要經(jīng)過有關部門的審核，還要有相應的證書，以保證機械設備的安全。此外，要經(jīng)常對其進行檔案檢驗和特殊的安全保護工作。

6.建立健全檔案借閱制度

關于道路工程檔案資料經(jīng)常會有相關單位借閱，企業(yè)檔案管理部門應建立健全借閱制度。比如，需要提供相應的借閱文件，包括儀器、設備、產(chǎn)品的采購協(xié)議等，要保證資料的完整，同時，通知借閱人不要破壞文件，必須盡快歸還。另外，在一些需要借用原始資料的情況下，必須經(jīng)過有關部門批準，避免商業(yè)機密泄露，還須讓借閱者采取必要的保護手段，以保證原始文檔的完整，這樣既能保證信息的隱蔽性，又能起到最大的保護作用。

7.公路檔案管理信息化的發(fā)展前景

在企業(yè)整體管理水平日益提高的今天，檔案管理信息化系統(tǒng)已成為時代發(fā)展的需要，也是整個企業(yè)發(fā)展的必由之路。因此，企業(yè)應高度關注其項目檔案的信息化管理工作，并將其檔案管理的工作進行改革創(chuàng)新，這是當今企業(yè)發(fā)展的必然趨勢。

五、結語

信息化是目前公路工程檔案管理的發(fā)展方向。目前，公路工程檔案管理工作中出現(xiàn)了許多問題，要以信息化為依托加以處理。因此，在檔案管理工作中充分利用科技的優(yōu)勢，提高檔案信息化管理能力，是當前道路建設工程檔案管理的主要問題。企業(yè)應確定檔案信息化管理目標，加強對公路工程檔案管理的重視程度，提高公路工程管理人員的整體能力，運用信息化技術，以提高公路工程檔案管理水平，提高公路工程管理和使用質(zhì)量，促進公路工程的可持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：山東省博興縣公路事業(yè)發(fā)展中心）

作者簡介：趙海英（1973—）女，漢族，山東濱州人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理、檔案信息化、檔案信息資源開發(fā)與利用。