摘 要：在大數(shù)據(jù)時代的影響下，人們對信息資源獲取的需求不斷提升。醫(yī)院檔案管理部門無論從門診電子病歷的推廣普及，到云影像自助系統(tǒng)的上線使用，其信息化程度及管理能力都有了顯著提升，帶動了醫(yī)院檔案信息化管理建設(shè)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；路徑與選擇

一、檔案信息化的主客觀選擇

1.檔案管理環(huán)境的開放性

一般來講，傳統(tǒng)檔案作為原始的歷史記錄，其唯一性與特殊性的屬性限制了傳統(tǒng)檔案的流通與共享。同時，檔案一般屬性所包含的信息性、知識性、文化性和社會性決定了檔案不是脫離群眾、脫離社會的抽象內(nèi)容，而是以社會實踐為基礎(chǔ)，伴隨著人類社會實踐活動發(fā)展而發(fā)展的一種記錄形式。互聯(lián)網(wǎng)的誕生，潛移默化地影響了各行各業(yè)的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案在新舊媒體技術(shù)的更迭中出現(xiàn)新的情況，檔案信息需求趨于復(fù)雜化與多樣化，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境促進(jìn)了檔案實體與載體的分離，檔案信息借助媒體中介打破了檔案管理行政層級的限制，褪去傳統(tǒng)檔案神秘色彩的外衣，為檔案管理轉(zhuǎn)向大眾化、普及化提供新的契機(jī)。

2.檔案使用主體地位中心化

新技術(shù)與新應(yīng)用推動了社交媒體平臺的蓬勃發(fā)展，博客、論壇、微博、微信、抖音等平臺催生了以用戶為中心的社交媒體，自下而上倒逼檔案信息化發(fā)展的速度與進(jìn)程。隨著檔案利用、服務(wù)范圍的不斷擴(kuò)大，檔案利用主體的來源也隨之增長，打破了檔案行政性、專一性等特征，甚至出現(xiàn)了檔案信息服務(wù)方式的個性化需求。我國檔案部門開始借鑒國外檔案管理部門信息傳播的有利經(jīng)驗，嘗試網(wǎng)絡(luò)媒體平臺開展檔案文化傳播活動，央視等官方媒體推出大型紀(jì)錄片展播系列，以視覺化的方式充分挖掘檔案信息資源的價值。例如，北京市檔案部門早在2012年首次嘗試推出“北京的胡同四合院”展覽，就是從視覺和文字的角度讓參觀者更深刻地感受關(guān)于北京胡同文化的一次檔案服務(wù)。

3.檔案管理方式現(xiàn)代化

在信息化時代背景下，檔案管理的方式由收集、整理與保管等開始向檔案信息的高效利用轉(zhuǎn)變。檔案信息資源及單位檔案管理水平均在檔案信息化管理的模式下得到大幅提升。一方面，檔案部門開始重視網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全保障，配備專用的服務(wù)器和安全保護(hù)軟件，提高構(gòu)筑檔案信息化安全屏障。另一方面，檔案管理機(jī)構(gòu)開始優(yōu)化管理方式，通過推出24小時自助查詢服務(wù)、成立檔案借閱服務(wù)點、完善數(shù)據(jù)共享平臺等方式，多點布局、簡化借閱程序，讓使用群體突破局限于年輕人、知識分子的范圍，更多地向?qū)W生群體、老年人提供便利的服務(wù)，從而真正實現(xiàn)服務(wù)為人民，服務(wù)向人民的管理理念。

二、當(dāng)前國內(nèi)檔案信息化發(fā)展趨勢

1.檔案信息化的法律權(quán)威性

新《檔案法》為檔案管理信息化及大眾化提供了強(qiáng)有力的法律保障。第一，新《檔案法》以人民為中心，進(jìn)一步擴(kuò)展人民群眾的主體地位，更加明晰人民群眾對檔案事業(yè)權(quán)利與義務(wù)相結(jié)合的重要地位。

第二，新《檔案法》強(qiáng)調(diào)了檔案資源的共享共用，尤其點明了信息化建設(shè)是檔案管理當(dāng)前和未來工作的重點，為檔案資源的進(jìn)一步開放奠定法律基礎(chǔ)。隨著人民對檔案使用及管理權(quán)利的運(yùn)用，在新《檔案法》的指導(dǎo)下，必然帶動檔案由傳統(tǒng)管理向信息化管理轉(zhuǎn)變。

2.檔案信息化的歷史必然性

醫(yī)院檔案是記錄醫(yī)院發(fā)展的重要歷史憑證，其載體豐富多樣，不僅有文字記錄，還存在聲音、視頻等內(nèi)容，占用空間大，保存要求高，同時流轉(zhuǎn)性也有一定的局限性。信息化檔案的大數(shù)據(jù)特征，恰好彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案存在的部分不足，檔案信息化管理極大地簡化了借閱檔案繁雜的手續(xù)，從而極大地節(jié)約檔案管理者和檔案利用者的時間，大大提高了工作效率。鑒于傳統(tǒng)檔案的管理仍具有一定的優(yōu)越性及檔案信息化存在的弊端，也就決定當(dāng)前環(huán)境下檔案信息化與傳統(tǒng)檔案管理兩種模式共存的局面。

3.檔案信息化的時代順應(yīng)性

電子化歸檔已經(jīng)成為醫(yī)院內(nèi)部完善檔案管理體系及數(shù)字化辦公的發(fā)展趨勢。在三級醫(yī)院進(jìn)一步減少辦公用品消耗以及向社會公開、向患者公開、向職工公開 “三公開”原則的趨勢下，檔案資料的開放性及便捷性也隨之提高。我院（濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院）近些年致力于大數(shù)據(jù)信息化管理體系建設(shè)，建有獨立的物資管理系統(tǒng)、病案管理系統(tǒng)及門診電子病歷管理系統(tǒng)等。職能部門的信息化管理也由保密性更強(qiáng)的OA系統(tǒng)向更為開放、更為便捷的系統(tǒng)轉(zhuǎn)變，如采用釘釘軟件等，極大地推動醫(yī)院管理者思路及經(jīng)驗的改進(jìn)與豐富，對于醫(yī)院檔案信息化趨勢提供了由內(nèi)而外的順應(yīng)化與邏輯化。

4.檔案信息化的基礎(chǔ)成熟性

從《“十四五”國家信息化規(guī)劃》落地，到“二十大”報告精神，加快數(shù)字化發(fā)展、建設(shè)數(shù)字中國，已經(jīng)成為我國高質(zhì)量發(fā)展、構(gòu)建現(xiàn)代化強(qiáng)國的戰(zhàn)略舉措。在數(shù)字中國的部署下，檔案信息化建設(shè)的物質(zhì)條件、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的制度體系及網(wǎng)絡(luò)資源的開發(fā)共享都獲得了強(qiáng)有力的物質(zhì)支撐與政策導(dǎo)向。我院也開展了信息化系統(tǒng)的更新與升級，申報了效益分析、物資管理等一系列網(wǎng)絡(luò)模塊的預(yù)算資金，為我院全面推動檔案信息化的落地進(jìn)行了頂層設(shè)計與基礎(chǔ)建設(shè)。

三、檔案信息化管理現(xiàn)狀及風(fēng)險

1.未建立檔案信息化管理統(tǒng)一機(jī)制

我院作為省屬三級醫(yī)院，檔案管理由人事檔案、醫(yī)療檔案、財務(wù)檔案三部分構(gòu)成，而管理這三部分檔案的科室無論是在部門職責(zé)還是工作協(xié)作上，多無明顯的交叉。在醫(yī)用設(shè)備檔案或醫(yī)保檔案管理部門，其工作人員的管理水平參差不齊，與受過專業(yè)培訓(xùn)的人事檔案管理者、醫(yī)療檔案管理者具有一定的差距，加上不同部門對檔案管理的重視程度不同，直接造成了醫(yī)院內(nèi)部管理檔案的分散化，無法實現(xiàn)檔案管理的高效及統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，制約了檔案管理信息化協(xié)作統(tǒng)一發(fā)展的進(jìn)程。

2.檔案信息化管理制度不健全

新修訂的《檔案法》是指導(dǎo)檔案管理工作最新的法律條文，各級檔案管理部門在《檔案法》的指導(dǎo)下開展工作。我院作為三級醫(yī)院在職能部門設(shè)置上，并沒有成立檔案處或者是檔案科這類一級科室，多半是掛靠在人力資源、宣傳部、醫(yī)務(wù)處下設(shè)的二級科室。在這種層級設(shè)置管理模式下制定的檔案管理制度，既離不開一級部門的管理制約，又難以全面而具體地將醫(yī)院檔案管理的各類情形統(tǒng)籌考量，只能以不同部門的工作職責(zé)來約束和管理檔案管理者，難以形成系統(tǒng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?guī)章制度，更無法指導(dǎo)本單位全部檔案管理工作。在這種管理層級下，無制度標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理難以實現(xiàn)資源共享、設(shè)施共用，進(jìn)而影響醫(yī)院檔案管理整體效能的提升。

3.檔案信息化管理經(jīng)費(fèi)及人力投入不充足

檔案管理實現(xiàn)信息化離不開大數(shù)據(jù)及相應(yīng)電子設(shè)備的支持，更需要專業(yè)的人員來操作和管理電子化檔案。大數(shù)據(jù)時代信息的開放程度極高，管理稍有不慎就會造成檔案資料泄密，甚至是永久性損壞。因此，檔案管理信息化的投入程度直接影響了檔案信息化發(fā)展的速度與質(zhì)量。在公立醫(yī)院，信息類的支出由該院的信息管理部門負(fù)責(zé)，信息類支出總比例本就低于醫(yī)療相關(guān)的支出，劃分給檔案技術(shù)的投入就更為有限。檔案專業(yè)技術(shù)人才的引進(jìn)同樣存在此類問題，由于晉升檔案系列的人員數(shù)量具有一定的優(yōu)勢，從而在專業(yè)技術(shù)人才引進(jìn)力度低于緊俏專業(yè)的引進(jìn)力度，加上檔案信息化短期內(nèi)無法完全取代傳統(tǒng)的檔案管理模式，傳統(tǒng)檔案管理所需的專業(yè)庫房維護(hù)及檔案整理也會占用一定的資源，這就為檔案管理的優(yōu)化及信息化道路建設(shè)提出新的挑戰(zhàn)。

4.對檔案信息化的思想意識轉(zhuǎn)變具有滯后性

醫(yī)院檔案信息化的利用程度遠(yuǎn)沒有社會上其他檔案的需求率高，多數(shù)還是處于管理及保存的狀態(tài)中。在醫(yī)療檔案、人力檔案、財務(wù)檔案三類檔案中，除病案檔案涉及患者本身需求，間接導(dǎo)致的開放程度較高，其余檔案信息化的需求程度均處于較低水平，從而印證了無論是外界還是醫(yī)院內(nèi)部工作人員，對檔案信息化管理權(quán)利與義務(wù)存在很大的認(rèn)知盲區(qū)。正如新《檔案法》中修訂的內(nèi)容，只有不斷加強(qiáng)檔案宣傳教育，增強(qiáng)全社會的檔案意識，開展更加親民、更加“接地氣”的檔案推廣活動，才能拉近檔案與人民群眾的距離。很顯然，在當(dāng)前的社會環(huán)境影響下，人民的利用需求及檔案的開發(fā)程度還需要進(jìn)一步的探究。

檔案管理保密性與開放性的雙重特性，使業(yè)務(wù)水平還不熟練的檔案管理者在過于謹(jǐn)慎的心理作用影響下，檔案管理更側(cè)重保密與保守，信息資源共享的利用率必然受制，進(jìn)而影響檔案開放程度，制約檔案發(fā)展的持續(xù)性與全面性。

5.檔案信息服務(wù)質(zhì)量與安全保障的不一致性

檔案信息化建設(shè)，質(zhì)量安全至關(guān)重要。檔案資源通過網(wǎng)絡(luò)平臺和線上渠道為各類服務(wù)對象提供“協(xié)同服務(wù)”“一站式服務(wù)”，必將面臨數(shù)據(jù)信息化共性存在的動態(tài)泛在性、綜合交叉性、風(fēng)險集群性等問題與挑戰(zhàn)的沖擊。因此，檔案信息化的服務(wù)甚至比紙質(zhì)檔案等傳統(tǒng)檔案服務(wù)方式更為復(fù)雜與多樣。人員素質(zhì)、監(jiān)管體系、操作流程、質(zhì)控管理模式等組成的服務(wù)質(zhì)量體系與服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、存儲設(shè)備、備份設(shè)備、終端設(shè)備等構(gòu)成了檔案信息資源的內(nèi)外部環(huán)境。面對復(fù)雜、多樣的信息化服務(wù)環(huán)境，不同管理單位、不同管理模式都會產(chǎn)生不同的服務(wù)效果，尤其會產(chǎn)生服務(wù)質(zhì)量與安全保障不一致的現(xiàn)象，這些問題都為檔案信息化建設(shè)提出了新的挑戰(zhàn)。

四、檔案信息化趨勢下最優(yōu)適應(yīng)性路徑

第一，提高檔案協(xié)會會員占比率，營造濃厚的信息化管理氛圍。檔案專業(yè)技術(shù)人員的增加一方面可以充實檔案管理隊伍，另一方面，可以通過檔案協(xié)會會員與專業(yè)檔案管理人員的交流，提高醫(yī)院檔案管理人員的素質(zhì)與專業(yè)技能，從而為檔案信息化管理提供人才儲備。同時，在便捷化、實時性、網(wǎng)絡(luò)性等時代特征環(huán)境下，充分運(yùn)用微信公眾號，如濱州蘭臺、事業(yè)單位主辦的報紙、期刊、官方抖音號等，在具有檔案管理職能的科室增設(shè)介紹《檔案法》和檔案知識的文化專欄，增強(qiáng)檔案管理者乃至全體職工對《檔案法》的認(rèn)識與理解，更好地推動檔案信息資源多途徑、多方式的開發(fā)利用，讓檔案管理者參與到檔案信息資源共享共建中。

第二，明晰檔案管理“為民服務(wù)”的目的與思路，激發(fā)檔案利用主體行使權(quán)利的熱情與需求。新《檔案法》秉持“以人為本”的立法理念，與醫(yī)院全心全意為患者服務(wù)的宗旨本質(zhì)相同，通過新增“享有依法利用檔案的權(quán)利”來保障人民不斷增長的信息需求。在新《檔案法》的指導(dǎo)下，檔案的封閉期限縮短、檔案開放門類范圍得到進(jìn)一步擴(kuò)充、檔案的信息化建設(shè)有了更堅實的法律保障，通過對檔案信息軟硬件設(shè)備的必要投入及云計算技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)建立數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，為檔案信息利用者提取有價值的數(shù)據(jù)提供更為舒適、人性化的服務(wù)，將《檔案法》賦予的時代含義充分表達(dá)與實現(xiàn)，在逐步提高檔案開放程度中激發(fā)檔案利用者對行使檔案權(quán)利的熱情與需求。

第三，轉(zhuǎn)變工作思路，加強(qiáng)部門協(xié)作，實現(xiàn)設(shè)備共享，經(jīng)驗共通，信息共用。部門間的協(xié)作不但可以節(jié)約資源，更能降低檔案管理機(jī)構(gòu)的運(yùn)營成本。加強(qiáng)部門間協(xié)作最好的方式就是對檔案管理人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)，將非專職檔案管理者培養(yǎng)成“非專職”卻 “專業(yè)”的檔案人員，提升檔案管理人員信息化能力與水平，使得檔案信息管理人員在不同的崗位上，通過信息之間的交叉互動，形成無層級化密切聯(lián)系的團(tuán)隊，實現(xiàn)醫(yī)院檔案資源信息庫統(tǒng)一化、平臺化管理。同時，完善的檔案管理制度及管理體系能夠為部門協(xié)作提供有力保障，這就需要進(jìn)一步細(xì)化檔案管理的工作職責(zé)，形成具有制度性體系的子集管理體系。對于不同部門管理無論是檔案的調(diào)用，還是檔案的整理都能做到集中優(yōu)勢力量，高標(biāo)準(zhǔn)完成工作，進(jìn)而推動檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

第四，處理好檔案信息資源開放與保密之間的關(guān)系。隨著檔案利用者對檔案需求的提高及大數(shù)據(jù)時代的共享開放性特征，檔案數(shù)據(jù)信息化的趨勢日益加深。檔案不同于其他信息資源，它具有獨特的密級性，這就需要檔案管理者一定要把好檔案資源的開放與封閉關(guān)。從技術(shù)上，定期對數(shù)據(jù)備份、安裝防火墻或安裝殺毒軟件，及時查殺病毒，給檔案信息資源提供安全可靠的保護(hù)工作；從管理上，采用檔案傳統(tǒng)管理與信息化管理相結(jié)合的模式。對于涉密級別高，查閱次數(shù)少，整理難度大的檔案，或不符合信息化管理的檔案仍采用傳統(tǒng)的管理方式。而對于方便大眾調(diào)閱，可以提高檔案本身價值的檔案資料，則選擇信息化管理。這樣既有效避免了信息化管理帶來的弊端，又最大程度上降低了對檔案信息化進(jìn)程產(chǎn)生的消極影響。

第五，提高檔案管理人員的安全防范意識水平與門檻。加強(qiáng)對檔案管理者的保密性培訓(xùn)，提高其責(zé)任感和使命感，開展檔案管理人員對安全隱患的預(yù)測及防范能力的培訓(xùn)，進(jìn)一步提高電子信息檔案的管理質(zhì)量及管理效率，從而大大降低涉密資料出現(xiàn)泄漏情況的風(fēng)險概率，切實做好檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳曉楠.從檔案利用工作看我國新修訂的《檔案法》[J].辦公自動化，2021（08）：48-50.

[2]陳 麗.無紙化辦公模式下醫(yī)院檔案管理新探索[J].管理觀察，2019（12）：173-174.

[3]于 斌.無紙化辦公下的醫(yī)院電子檔案管理探究[J].信息記錄材料，2021（04）：170-171.

[4]孫 瑛.新形勢下檔案管理工作的思考和策略[J].中國產(chǎn)經(jīng)，2021（11）：66-68.

[5]梁 琴.如何推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化[J].商訊，2020（04）：128.

[6]王偉紅.機(jī)關(guān)事業(yè)單位貫徹落實新修訂《檔案法》的工作思路探討[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2021（07）：115-116.

[7]楊曉英.如何做好電子信息檔案管理的保密工作[J].蘭臺內(nèi)外，2021（11）：34-36.

（作者單位：濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院）

基金項目：2021-35，項目名稱：基于全生命周期和JCI標(biāo)準(zhǔn)的醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理平臺構(gòu)建研究。

作者簡介：鄭晨（1989—），男，漢族，山東武城人，研究生，館員，研究方向：檔案管理。