李心潔　李鴿伶　江舜杰

關(guān)鍵詞：公文處理；規(guī)范化管理；CiteSpace;聚類分析；突現(xiàn)詞；研究熱點(diǎn)

中圖法分類號(hào)：TP319 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

公文是機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書。《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（以下簡(jiǎn)稱《條例》）《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)（GB/T 9704-2012，以下簡(jiǎn)稱《標(biāo)準(zhǔn)》）的印發(fā)和實(shí)施，充分顯示了國家對(duì)公文規(guī)范化管理的重視。加強(qiáng)公文處理的規(guī)范化管理可發(fā)揮公文的管理工具作用，最大限度地體現(xiàn)依法規(guī)范、科學(xué)管理的價(jià)值。不同機(jī)構(gòu)對(duì)公文處理規(guī)范化給予了高度關(guān)注，但對(duì)公文處理規(guī)范化系統(tǒng)回顧的文獻(xiàn)較少。本文對(duì)知網(wǎng)中近30年來已有公文規(guī)范化管理文獻(xiàn)進(jìn)行總結(jié)，應(yīng)用CiteSpace作為文獻(xiàn)計(jì)量工具，找出其關(guān)注的研究熱點(diǎn)，為今后研究提供借鑒和參考。

1資料來源與方法

1.1研究方法

關(guān)鍵詞共現(xiàn)分析是通過對(duì)文獻(xiàn)中出現(xiàn)的關(guān)鍵詞進(jìn)行兩兩統(tǒng)計(jì)，計(jì)算出任意兩個(gè)關(guān)鍵詞共同出現(xiàn)的頻次，對(duì)這類關(guān)鍵詞進(jìn)行聚類分析，反映出這類關(guān)鍵詞之間的親疏關(guān)系，分析這類詞匯所代表的熱點(diǎn)。應(yīng)用CiteSpace軟件繪制關(guān)鍵詞共現(xiàn)知識(shí)圖譜，并結(jié)合高頻詞的分類，可較為清晰地看到論文所研究的熱點(diǎn)。關(guān)鍵詞中心性越高，代表該關(guān)鍵詞與其他關(guān)鍵詞在文獻(xiàn)中共同出現(xiàn)的概率越大，其在共現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)中的影響力也就越大。對(duì)公文處理規(guī)范化管理相關(guān)的關(guān)鍵詞進(jìn)行聚類分析，對(duì)共現(xiàn)關(guān)鍵詞進(jìn)行頻次排序，提取出近30年來我國公文處理規(guī)范化管理方面的研究熱點(diǎn)。

1.2資料來源

在知網(wǎng)高級(jí)檢索中以“公文”和“規(guī)范”作為主題關(guān)鍵詞檢索，時(shí)間跨度不限，檢索時(shí)間為2022年7月22日。選擇“中文文獻(xiàn)”，共檢索到文獻(xiàn)1261篇，統(tǒng)計(jì)文獻(xiàn)年度刊發(fā)量變化趨勢(shì)圖見圖1（2022年文獻(xiàn)量為知網(wǎng)預(yù)測(cè)值），文獻(xiàn)量從1986年開始緩慢上升，并在一定范圍內(nèi)波動(dòng)，2009年左右到達(dá)峰值并逐漸回落。導(dǎo)出所有目標(biāo)文獻(xiàn)后存為Refworks格式，應(yīng)用CiteSpace軟件的格式轉(zhuǎn)換功能進(jìn)行轉(zhuǎn)換處理，留作聚類操作。本文使用的軟件版本為CiteSpace V（6.1.R2）。

2結(jié)果與分析

2.1關(guān)鍵詞聚類

本文對(duì)從知網(wǎng)檢索所得的1261篇符合要求的文獻(xiàn)，在CiteSpace軟件中進(jìn)行關(guān)鍵詞聚類，可產(chǎn)生如圖2所示的關(guān)鍵詞聚類圖譜。

2.2高頻關(guān)鍵詞和中心性情況

研究熱點(diǎn)是對(duì)頻次表中出現(xiàn)頻次較高的關(guān)鍵詞進(jìn)行篩選，結(jié)合知識(shí)圖譜中節(jié)點(diǎn)的大小和關(guān)鍵詞與檢索詞之間的關(guān)系進(jìn)行判斷。中心性和突現(xiàn)性越高的節(jié)點(diǎn)，sigma值也越高，絕大多數(shù)sigma值是1.00，表示結(jié)構(gòu)和引文變化都非常重要。在CiteSpace軟件中導(dǎo)出公文規(guī)范共現(xiàn)的高頻關(guān)鍵詞，以頻次高低進(jìn)行排序，梳理出高頻次關(guān)鍵詞表，排在頻次表前列的依次是公文處理、發(fā)文機(jī)關(guān)、公文寫作、公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、發(fā)文字號(hào)、上級(jí)機(jī)關(guān)等，頻次和中心性詳見表1。圖2表示研究熱點(diǎn)的聚類結(jié)果，主要是公文處理、公文寫作、發(fā)文機(jī)關(guān)、電子公文和檔案工作研究。

2.3關(guān)鍵詞突現(xiàn)

通過CiteSpace軟件中Burst detection功能探測(cè)在某一時(shí)段引用量變化較大的主題詞、關(guān)鍵詞衰落或興起情況。顯示有13個(gè)突現(xiàn)詞，其中強(qiáng)度較大的有“問題”“檔案問題”“電子公文”“公文標(biāo)題”“電子政務(wù)”“標(biāo)點(diǎn)符號(hào)”等，時(shí)間分布及突現(xiàn)強(qiáng)度詳見表2。

3研究熱點(diǎn)及趨勢(shì)演化

3.1研究熱點(diǎn)問題

涉及管理學(xué)、中國語言文字、檔案及博物館、計(jì)算機(jī)軟件及計(jì)算機(jī)應(yīng)用、行政學(xué)及國家行政管理等近20個(gè)學(xué)科。公文規(guī)范化相關(guān)文獻(xiàn)高頻詞和高中心性關(guān)鍵詞表中關(guān)鍵詞頻次出現(xiàn)5次以上的有68個(gè)，可見公文研究具有較好的覆蓋性。

3.1.1公文處理工作

利用CiteSpace軟件對(duì)文獻(xiàn)高頻詞結(jié)果歸納統(tǒng)計(jì)發(fā)現(xiàn)，專門研究公文處理的頻次為229，中心性為151，排名第1.可見公文處理是公文規(guī)范化管理的研究熱點(diǎn)，2012年前主要圍繞《國家行政機(jī)關(guān)處理辦法》標(biāo)準(zhǔn)，研究?jī)?nèi)容集中在聯(lián)合行文、電子公文、檔案工作、公文寫作、機(jī)關(guān)公文等；2012年后圍繞《條例》開展的研究?jī)?nèi)容集中在檔案管理、問題、機(jī)關(guān)、公文擬制、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等，其中對(duì)公文的規(guī)范性問題和對(duì)策的頻次為34和18，說明《條例》實(shí)施后，在貫徹執(zhí)行中存在一些爭(zhēng)議與討論。

研究公文擬制的頻次為37，在2012～2014年成為研究熱點(diǎn)，突現(xiàn)強(qiáng)度3.68。公文起草、公文寫作頻次為112，中心性為93，頻次和中心性排名第3；公文審核頻次為17，中心性為15：公文簽發(fā)方面研究較少。公文辦理的研究熱點(diǎn)在整理歸檔方面，其中檔案管理、文書檔案、檔案工作頻次為31，18，16，中心性為25，11，15，在2010～2016年形成爆點(diǎn)，強(qiáng)度為6.51?？梢姽臋n案管理備受關(guān)注，集中在公文處理與檔案管理的規(guī)范銜接問題、電子公文檔案管理、檔案規(guī)范化管理、文檔一體化等。

3.1.2公文格式規(guī)范研究

“發(fā)文機(jī)關(guān)”“公文標(biāo)題”“主送機(jī)關(guān)”“發(fā)文字號(hào)”“上級(jí)機(jī)關(guān)”“公文格式”等關(guān)鍵詞頻次分別為144，98，49，48，40，37，中心性分別為97，76，51，64，44，33，其中“發(fā)文機(jī)關(guān)”的頻次排名高頻詞和高中心性關(guān)鍵詞第2，在公文格式中排名第1，可見機(jī)關(guān)是公文格式規(guī)范化中的最大熱點(diǎn)。

3.1.3公文文種及行文規(guī)則規(guī)范研究

“公文文種”的頻次為54，中心性為68，主要研究集中在公文文種的演變、選用原則、辨析、使用規(guī)范等，其中規(guī)范化、寫作規(guī)范、使用規(guī)范頻次分別為30，16，13，中心性為24，19，17?！吧闲形摹薄跋滦形摹薄奥?lián)合發(fā)文”頻次分別為22，19，15，中心性分別為36，17，24。與此相關(guān)的“文秘人員”“文秘工作”“電子公文”頻次分別為28，26，23，中心性分別為27，16，22。

3.2研究趨勢(shì)演化

3.2.1 1996～2006年，聯(lián)合行文、公文格式、公文用紙

聯(lián)合行文、公文格式、公文用紙突現(xiàn)率分別為3.68，3.89，3.68，該時(shí)段的公文規(guī)范研究聚焦在公文形式、共同行文方式及公文呈現(xiàn)的載體，研究熱點(diǎn)主要為公文格式。

3.2.2 2003～2010年，電子公文、電子政務(wù)

隨著2002年相關(guān)部門轉(zhuǎn)發(fā)《國家信息化領(lǐng)導(dǎo)小組關(guān)于我國電子政務(wù)建設(shè)指導(dǎo)意見》，電子公文的數(shù)量急劇增長(zhǎng)，使用范圍迅猛擴(kuò)展。電子公文、電子政務(wù)研究在2003～2010年出現(xiàn)爆點(diǎn)，突現(xiàn)強(qiáng)度為5.44，4.99。隨著計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，公文的規(guī)范應(yīng)用有了新的載體和形式，國內(nèi)開始從信息化的途徑進(jìn)行探索，主要對(duì)傳播渠道、方式、時(shí)效、流程，以及管理對(duì)象、過程、范圍、措施、效果進(jìn)行研究，尋求公文規(guī)范的更好方式。電子公文涉及計(jì)算機(jī)軟件及計(jì)算機(jī)應(yīng)用、檔案管理、國家行政管理、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、行政法及語言文學(xué)方面，多個(gè)關(guān)鍵詞均出現(xiàn)在表1中。

3.2.3 2005～2016年，檔案工作、檔案、檔案管理

《辦法》《條例》都將公文檔案管理作為主要工作環(huán)節(jié)，檔案工作、檔案、檔案管理的突現(xiàn)率分別達(dá)到了4.23，3.98，6.51，可見公文規(guī)范對(duì)檔案管理有極為重要的影響，該時(shí)段內(nèi)檔案管理相關(guān)的研究問題較為廣泛，可見信息化時(shí)代對(duì)于公文規(guī)范后的檔案管理進(jìn)行了廣泛探討。

3.2.4 2012～2017年，機(jī)關(guān)、公文擬制、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)

隨著公文規(guī)范的研究進(jìn)一步深入，公文規(guī)范的相關(guān)研究逐漸聚焦于各方面的細(xì)節(jié)研究，在2012～2017年成為研究熱點(diǎn)，突現(xiàn)強(qiáng)度為7.26，機(jī)關(guān)、公文擬制、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的突現(xiàn)率為3.7，3.68，4.86。

4結(jié)束語

公文規(guī)范化管理研究熱點(diǎn)為公文處理、公文寫作、發(fā)文機(jī)關(guān)、電子公文和檔案工作研究，公文格式、電子公文、檔案工作、公文擬制研究是不同時(shí)期內(nèi)公文規(guī)范的研究趨勢(shì)，且與國家的政策和標(biāo)準(zhǔn)緊密相關(guān)。公文規(guī)范化管理實(shí)務(wù)研究多于理論研究，研究?jī)?nèi)容和方法創(chuàng)新性不夠，理論構(gòu)架存在不足，在引用頻次、研究合作、成果質(zhì)量方面都需要進(jìn)一步提高。因此，要?jiǎng)?chuàng)新研究方法，拓寬研究范圍、角度。在研究問題時(shí)注重規(guī)范性要求，在研究?jī)?nèi)容中側(cè)重于工作業(yè)務(wù)交流、文書政策解讀等，偏重于文書工作業(yè)務(wù)流程和技法的研究，管理情境、寫作思維、言語行為、公文價(jià)值等基本理論問題的研究較少。要應(yīng)用統(tǒng)計(jì)學(xué)、跨學(xué)科、比較等研究方法，對(duì)問題進(jìn)行全面系統(tǒng)觀察，給研究者帶來新視域和新啟迪，有助于研究者發(fā)現(xiàn)公文處理規(guī)范化研究的新領(lǐng)域和新問題。

作者簡(jiǎn)介：

李心潔（1993—），碩士，助理館員，研究方向：醫(yī)院管理和檔案管理。

李鴿伶（1969—），本科，副研究館員，研究方向：醫(yī)院管理和檔案管理。

江舜杰（1993—），碩士，助理館員，研究方向：醫(yī)院管理。