摘 ?要：現(xiàn)階段檔案信息化進(jìn)程加快，傳統(tǒng)檔案歸檔模式下收歸困難、流程繁瑣、時(shí)效性差等問(wèn)題已引起社會(huì)各界關(guān)注，如何應(yīng)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息快速處理，提供信息支持成為研究關(guān)注的焦點(diǎn)。本文在電子檔案生命周期視域下以電子檔案“生成、捕獲、長(zhǎng)期保存”為管理分期，從具體企業(yè)業(yè)務(wù)出發(fā)，結(jié)合企業(yè)電子檔案管理工作實(shí)際情況，提出歸檔范圍+保管期限+檔案分類方案+N個(gè)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的電子檔案歸檔模板創(chuàng)新，在檔案管理規(guī)劃、業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)、運(yùn)行流程、工作標(biāo)準(zhǔn)幾方面達(dá)成統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)電子檔案；全生命周期管理；檔案歸檔

Abstract： At the present stage， the informationization process of archives is accelerating， and the problems of difficult collection， cumbersome process and poor timeliness under the traditional archiving mode have attracted the attention of all walks of life， so how to apply information technology to achieve rapid processing of archival information and provide information support has become the focus of research. Based on the specific enterprise business， this paper proposes an innovative electronic archiving template with archiving scope + retention period + archival classification scheme + N business standards in the context of electronic archiving life cycle and management staging of electronic archives ‘generation， capture， and long-term preservation， taking the actual situation of enterprise electronic archiving management as reference. In the end， this paper tries to reach a unified management standard in terms of archival management planning， business design， operation process and work standards.

Keywords： Enterprise electronic archives; Full life cycle management; Archiving

在2020年度新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》中針對(duì)企事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化、數(shù)據(jù)化提出了更為明確的要求，檔案的信息化建設(shè)也成為企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵。并對(duì)全國(guó)范圍內(nèi)的機(jī)關(guān)單位、企業(yè)事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及其他組織，提出應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)以及電子檔案管理信息系統(tǒng)的相互銜接，且在鏈接過(guò)程中，應(yīng)保證電子檔案來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。[1]對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，在業(yè)務(wù)管理層面，針對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的采集、業(yè)務(wù)處理、數(shù)據(jù)管理等方面提出需求。在檔案層面，對(duì)檔案的采集、歸檔、借閱、鑒定、移交、銷毀等基本檔案流程，即檔案全生命周期中的生成、捕獲、長(zhǎng)期保存環(huán)節(jié)提出符合國(guó)家法律法規(guī)對(duì)檔案管理的要求。

1 檔案數(shù)據(jù)歸檔模型構(gòu)建研究

1.1 電子文件歸檔。2018年頒布的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》，針對(duì)處理公務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的電子文件歸檔和電子檔案管理、其他活動(dòng)產(chǎn)生的電子文件歸檔與電子文件管理，提供了電子文件的收集、整理、歸檔與電子檔案的編目、整理與處置的一般方法。之后，按照工作業(yè)務(wù)內(nèi)容細(xì)分，分別發(fā)布了《政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔規(guī)范》和《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》，從全國(guó)政務(wù)機(jī)關(guān)辦公應(yīng)用和企業(yè)日常辦公角度出發(fā)，對(duì)政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件以及企業(yè)中生產(chǎn)管理工作中產(chǎn)生的相關(guān)信息提供了信息歸檔的要求、步驟、方法，為早日實(shí)現(xiàn)全國(guó)范圍內(nèi)信息可信可共享奠定基礎(chǔ)。

近年來(lái)學(xué)界對(duì)于電子文件歸檔研究也呈現(xiàn)研究程度越來(lái)越深，研究涉及內(nèi)容越來(lái)越廣的趨勢(shì)。宋華從政務(wù)處理角度出發(fā)，提出各部門通力合作建設(shè)統(tǒng)一在線政務(wù)平臺(tái)電子化歸檔系統(tǒng)，來(lái)解決當(dāng)前我國(guó)政務(wù)電子文件歸檔統(tǒng)籌不足、管理機(jī)制不協(xié)調(diào)等問(wèn)題。王強(qiáng)、吳志杰聯(lián)合提出為適應(yīng)數(shù)字化業(yè)務(wù)模式，最重要的是解決業(yè)務(wù)系統(tǒng)等主要系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)彼此之間的集成實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)對(duì)接。

1.2 歸檔模型構(gòu)建理論支撐。石油企業(yè)電子文件信息歸檔管理體系整體框架按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》要求，需要構(gòu)建具有可識(shí)別性和可操控性的檔案管理體系，而文件連續(xù)體理論、生命周期理論、前端控制思想、閉環(huán)管理思想適用于體系和模型的構(gòu)建。[2]需要從文件連續(xù)體理論四個(gè)維度構(gòu)建電子文件歸檔的整體框架。

第一維是指企業(yè)歸檔文件的形成。需要從實(shí)際文件管理系統(tǒng)要求角度出發(fā)，確保信息可知可控。對(duì)需要捕獲文件的背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)進(jìn)行數(shù)據(jù)清洗，對(duì)篩選出的有價(jià)值文件進(jìn)行儲(chǔ)存文件，從源頭確保文件完整且真實(shí)。

第二維是指對(duì)文件的捕獲工作。主要表現(xiàn)為賦予文件憑證價(jià)值，根據(jù)文件管理系統(tǒng)的要求對(duì)文件運(yùn)動(dòng)的背景信息和元數(shù)據(jù)有選擇性捕獲。[3]

第三維表現(xiàn)為文件的組織。主要在不同組織單位范圍下，結(jié)合單位應(yīng)用需求，根據(jù)國(guó)家發(fā)布的文件管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則，制定適合本單位業(yè)務(wù)文件管理計(jì)劃和目標(biāo)，保證文件價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。

第四維是指文件的聚合。[4]從宏觀視角對(duì)文件進(jìn)行管控，將得到的有效數(shù)據(jù)作為文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)和建立的基礎(chǔ)。

生命周期理論以文件的價(jià)值變化規(guī)律為基礎(chǔ)，注重不同階段文件管理的尺度劃分，將需要處理的文件從產(chǎn)生到歸檔分為了文件的孕育形成、現(xiàn)實(shí)使用、暫時(shí)保存以及最終歸檔保存四個(gè)階段。閉環(huán)管理思想集管理控制、封閉管理、閉環(huán)系統(tǒng)、信息系統(tǒng)為一體，更多地體現(xiàn)在電子文件是運(yùn)用有效的管理控制手段，在文件生成到處置的連續(xù)體中往復(fù)運(yùn)動(dòng)的一個(gè)過(guò)程，各階段直接相互關(guān)聯(lián)、相互影響、相互轉(zhuǎn)化，需要以聯(lián)系的、整體的視角管理電子文件，及時(shí)完整地將有價(jià)值的信息進(jìn)行歸檔處理。[5]前端控制思想主要體現(xiàn)了電子文件在閉環(huán)管控之前加大對(duì)文件價(jià)值、內(nèi)容、形式等多方面的干預(yù)與治理，使需要?dú)w檔的信息從源頭得到篩選，注重對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量的掌控，完成信息的追蹤、記錄、描述等信息統(tǒng)計(jì)，將有效信息整合備用。

2 全生命周期視域下嵌入式“3+N”歸檔模板構(gòu)建

本研究基于文件生命周期理論，優(yōu)化歸檔體系模板。在電子檔案全生命周期管理視域下，將企業(yè)電子檔案形成結(jié)構(gòu)分為三個(gè)階段：即生成階段、捕獲階段和長(zhǎng)期保存階段，將電子文件生命全過(guò)程的管理向前延伸到電子文件管理系統(tǒng)之中。

2.1 “3+N”模板體系?！?+N”模板是檔案管理部門和業(yè)務(wù)部門聯(lián)合制定的歸檔模板體系，由業(yè)務(wù)專家、業(yè)務(wù)系統(tǒng)技術(shù)人員、檔案專家、檔案系統(tǒng)技術(shù)人員多方共同制定，形成的既符合檔案歸檔要求也符合業(yè)務(wù)開(kāi)展標(biāo)準(zhǔn)的模板?！?”即各類業(yè)務(wù)文件的檔案分類方案、歸檔范圍以及保管期限；“N”即針對(duì)各業(yè)務(wù)流程中各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的工作標(biāo)準(zhǔn)?！?+N”模板，即“歸檔范圍+保管期限+檔案分類方案+N個(gè)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)”。

提前把檔案歸檔的標(biāo)準(zhǔn)和要求形成電子模板，嵌入到業(yè)務(wù)系統(tǒng)中去，與業(yè)務(wù)全流程相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化輸出和歸檔標(biāo)記管理。在各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)開(kāi)展之前，由業(yè)務(wù)人員判斷選擇與當(dāng)前業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的電子文件相對(duì)應(yīng)的模板，業(yè)務(wù)活動(dòng)開(kāi)始，業(yè)務(wù)工作與檔案歸檔工作同時(shí)同步進(jìn)行，系統(tǒng)自動(dòng)編目，即辦即歸，業(yè)務(wù)活動(dòng)完成，檔案收集工作同時(shí)完成，業(yè)務(wù)辦結(jié)，檔案歸檔完成。該模式為確保業(yè)務(wù)部門與檔案部門之間的及時(shí)流動(dòng)與管理，早日實(shí)現(xiàn)歸檔全過(guò)程監(jiān)管，在實(shí)際管理工作中秉承著統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一設(shè)計(jì)、統(tǒng)一流程、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的管理要求，集電子文件形成、電子文件處理、電子文件歸檔和電子檔案管理幾大工作環(huán)節(jié)為一體，保證需要?dú)w檔的信息做到“誰(shuí)辦誰(shuí)歸，即辦即歸，應(yīng)歸盡歸”。

2.2 電子文件數(shù)據(jù)歸檔三大階段。石油企業(yè)原有檔案歸檔管理辦法，關(guān)于業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的各類信息、電子文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔范圍不明確，無(wú)法適用于其業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的電子文件實(shí)際歸檔工作需要。因此，要以公司系統(tǒng)所有歸檔實(shí)體的范圍，從公司各機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)和專業(yè)特點(diǎn)入手，區(qū)分它們的從屬關(guān)系和并列次序，以保持管理職責(zé)與專業(yè)特點(diǎn)間的基本關(guān)系，并建立了規(guī)范的歸檔范圍劃分制度。依據(jù)有關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)梳理業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成電子文件及其元數(shù)據(jù)，對(duì)具有保存價(jià)值的公司電子檔案進(jìn)行一級(jí)類目劃分。在一級(jí)類目?jī)?nèi)，主要按職能活動(dòng)、項(xiàng)目管理或形式等設(shè)置二級(jí)類目，并在二級(jí)類目?jī)?nèi)，依據(jù)具體的業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)合主題設(shè)置三級(jí)類目，并編制科學(xué)系統(tǒng)、可操作性強(qiáng)的企業(yè)電子文件和元數(shù)據(jù)歸檔范圍與保管期限表。

電子文件的“四性”是發(fā)揮檔案價(jià)值的重要條件，由于電子文件具有非人工識(shí)讀性、易變性、信息與載體可分離性以及信息可共享性、多種信息載體集成性和系統(tǒng)依賴性等特點(diǎn)，要求在捕獲歸檔時(shí)保障電子文件是完整、安全、真實(shí)且可用的。因此，在電子文件捕獲階段，設(shè)計(jì)捕獲接口時(shí)同步完善捕獲功能，既要包含接收電子文件和元數(shù)據(jù)的功能，又要具備檢測(cè)電子文件“四性”的重要功能，從而實(shí)現(xiàn)石油企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中所生成電子文件的在線歸檔，為企業(yè)日后用好電子文件中的數(shù)據(jù)提供高效支持。

作為電子檔案管理系統(tǒng)核心模塊之一，長(zhǎng)期保存實(shí)現(xiàn)了電子檔案的長(zhǎng)久保存。[6]其中包括元數(shù)據(jù)封裝、數(shù)據(jù)包維護(hù)、電子文件格式管理、“四性”檢查等功能。[7]為確保檔案管理系統(tǒng)中的電子文件能夠長(zhǎng)期保存，本單位在參考了國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，制定了數(shù)字檔案長(zhǎng)期保存管理規(guī)范。[8]規(guī)定采用TXT及XML保存流式文件，以O(shè)FD、PDF格式對(duì)版式文件進(jìn)行管理，針對(duì)不同類型文件采用多種形式的數(shù)字檔案存儲(chǔ)方式，且接口滿足行業(yè)通用技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及計(jì)算機(jī)行業(yè)通用技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)接口規(guī)范的電子檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)電子檔案長(zhǎng)期保存、四性檢測(cè)、格式轉(zhuǎn)換、可視化平臺(tái)等功能。

3 全生命周期視域下嵌入式“3+N”歸檔的實(shí)現(xiàn)路徑

3.1 石油企業(yè)電子檔案生成階段。當(dāng)新建業(yè)務(wù)系統(tǒng)或?qū)I(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)時(shí)，將“3+N”模板內(nèi)置至各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，為了實(shí)現(xiàn)檔案歸檔管理與業(yè)務(wù)流程深度融合，將產(chǎn)品檔案、科學(xué)技術(shù)研究檔案、企業(yè)文書(shū)檔案、建設(shè)項(xiàng)目檔案、設(shè)備儀器檔案等多類型檔案信息全面、及時(shí)地收集整理。[9]業(yè)務(wù)人員在開(kāi)始辦理業(yè)務(wù)前選擇對(duì)應(yīng)的模板，業(yè)務(wù)系統(tǒng)的流程發(fā)起與檔案收集同時(shí)進(jìn)行，當(dāng)業(yè)務(wù)結(jié)束時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)將前期標(biāo)記的系列歸檔文件及過(guò)程背景信息流轉(zhuǎn)至檔案系統(tǒng)，即業(yè)務(wù)完結(jié)檔案收集完成，全過(guò)程采用四性檢測(cè)+人工復(fù)核方式保障檔案真實(shí)性、完整性、安全性及可用性，為后期信息在線捕獲歸檔奠定基礎(chǔ)。詳細(xì)流程見(jiàn)圖1。

本單位立足單位實(shí)際工作涉及范圍，設(shè)置文書(shū)類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、建設(shè)項(xiàng)目類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)類、職工檔案類、油氣勘探開(kāi)發(fā)類、聲像類等幾大類目，并根據(jù)本質(zhì)屬性或重要屬性進(jìn)行劃分，將數(shù)據(jù)代入相關(guān)系統(tǒng)業(yè)務(wù)模板。根據(jù)規(guī)范后的集團(tuán)公司檔案分類方案結(jié)合各類材料保管期限，進(jìn)一步劃分歸檔范圍，在系統(tǒng)中以字符形式自動(dòng)賦予業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的檔案數(shù)據(jù)條目給予唯一的代碼。以版式文件格式歸檔電子公文正本、定稿、公文，以RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG等通用格式對(duì)其他電子文件、電子文件組件進(jìn)行歸檔。以JPG、TIF等標(biāo)準(zhǔn)格式對(duì)圖片等電子資料存檔；以WAV、MP3等格式存檔錄像電子文檔；以MPG、MP4、FLV、AVI等格式存檔視頻類電子文檔，公務(wù)電子郵件多使用EML格式，互聯(lián)網(wǎng)、社交網(wǎng)絡(luò)上的電子文檔則多使用HTML等格式存檔。

3.2 石油企業(yè)電子檔案捕獲階段。適時(shí)獲取有保存價(jià)值的電子文件及其元數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔是積累石油企業(yè)信息資源的重要途徑，也是電子文件管理中必不可少的工作環(huán)節(jié)，捕獲階段收集到的電子文件及其元數(shù)據(jù)的質(zhì)量直接影響后續(xù)管理工作的開(kāi)展，尤其影響電子文件的有效利用。通過(guò)從業(yè)務(wù)系統(tǒng)中有針對(duì)性地捕獲有效信息，將勘探開(kāi)發(fā)類文件、基建類文件、管理類文件、科研類文件、財(cái)務(wù)類文件等多方面文件通過(guò)“3+N”模板倉(cāng)中的各類文件歸檔模板為呈現(xiàn)形式導(dǎo)入電子文件收集整理平臺(tái)。詳細(xì)流程顯示見(jiàn)圖2。

本單位主要采用系統(tǒng)自動(dòng)捕獲和手工著錄的方式進(jìn)行單位各門類電子檔案元數(shù)據(jù)捕獲，大多應(yīng)用于檔案整理環(huán)節(jié)、業(yè)務(wù)處置環(huán)節(jié)、檔案利用環(huán)節(jié)以及檔案數(shù)字化環(huán)節(jié)。手工著錄方式多體現(xiàn)在當(dāng)各門類電子文件進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)后，相關(guān)元數(shù)據(jù)信息由檔案管理人員進(jìn)行整理、補(bǔ)充著錄。數(shù)字化工作完成后，由數(shù)字化工作人員采集數(shù)字化副本的相關(guān)元數(shù)據(jù)信息。當(dāng)電子文件進(jìn)入預(yù)處理平臺(tái)，進(jìn)行業(yè)務(wù)模板化處置時(shí)，以及在檔案管理系統(tǒng)中開(kāi)展檔案利用工作時(shí)，多采用系統(tǒng)自動(dòng)捕獲方式，有目的性地捕獲有用的元數(shù)據(jù)并記錄。

3.3 石油企業(yè)電子檔案長(zhǎng)期保存階段。通過(guò)將檔案管理中心和業(yè)務(wù)部門生成的文件輸入歸檔模板體系，使歸檔文件與歸檔系統(tǒng)相匹配。按照國(guó)家和石油電子文件規(guī)范要求，在歸檔模板體系中，對(duì)電子檔案存儲(chǔ)格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換，對(duì)生成的電子文件數(shù)量及內(nèi)存大小等詳細(xì)信息進(jìn)行掌控。通過(guò)對(duì)電子文件進(jìn)行“四性”檢測(cè)，檢查長(zhǎng)期保存的電子文件信息構(gòu)成是否真實(shí)完整，來(lái)源是否明確，是否具備信息可識(shí)別性等情況。本單位在進(jìn)行石油檔案管理系統(tǒng)電子文件歸檔時(shí)，使用的是石油企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)建CA證書(shū)機(jī)制進(jìn)行保護(hù)，未使用第三方CA證書(shū)，以保證石油系統(tǒng)內(nèi)部的互信自證。

對(duì)于電子文件長(zhǎng)期保存分為兩種途徑，一種為業(yè)務(wù)工作與檔案收集工作同步進(jìn)行，隨辦隨歸，促進(jìn)歸檔效率的提升。另一種為業(yè)務(wù)系統(tǒng)將歸檔電子文件推至檔案系統(tǒng)，在檔案系統(tǒng)中完成電子文件歸檔，使信息更加完整準(zhǔn)確。詳細(xì)操作如圖3所示。為更好地對(duì)電子文件進(jìn)行長(zhǎng)期保存管理，本單位結(jié)合實(shí)際工作業(yè)務(wù)，自上而下進(jìn)行機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)對(duì)業(yè)務(wù)以及職責(zé)進(jìn)行劃分，開(kāi)展統(tǒng)一化的可持續(xù)數(shù)據(jù)獲取與保存規(guī)劃。在完成規(guī)劃后，從實(shí)時(shí)風(fēng)險(xiǎn)估測(cè)、安全監(jiān)控、數(shù)據(jù)處理遷移、應(yīng)急保障等多方面完善數(shù)據(jù)安全管理制度設(shè)定，保障長(zhǎng)期保存的數(shù)據(jù)完整、可讀可操作且可信。

4 結(jié)語(yǔ)

本文結(jié)合石油企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息，借鑒生命周期理論、文件連續(xù)體理論、閉環(huán)管理思想和前端控制思想，從檔案數(shù)據(jù)生成、捕獲、長(zhǎng)期保存幾大過(guò)程出發(fā)，分析了各階段檔案數(shù)據(jù)狀態(tài)以及管理方式，構(gòu)建了嵌入式“3+N”歸檔模板線上業(yè)務(wù)模式，并結(jié)合單位實(shí)際業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)說(shuō)明數(shù)據(jù)管理過(guò)程以及具體要求。但因目前實(shí)際工作中多涉及非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)長(zhǎng)期保存，對(duì)于結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)歸檔長(zhǎng)期保存仍需進(jìn)一步探索，有待進(jìn)一步完善歸檔模板長(zhǎng)期保存要素規(guī)劃，增加檔案數(shù)據(jù)的實(shí)用性和通用性。

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（作者單位：中石化華北油氣分公司 羅曉晶，副研究館員 ?來(lái)稿日期：2022-10-20）