張艷
摘 要:近些年來,隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展,《中華人民共和國檔案法》第二條指出檔案是對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄,它將人類的發(fā)展歷史完整的保存下來,成為后來人探究和探索歷史發(fā)展的重要信息庫。重視檔案和檔案管理工作,是中國共產(chǎn)黨的傳統(tǒng)和優(yōu)勢之一。習近平總書記在對檔案工作的重要批示中指出,檔案工作存史資政育人,是一項利國利民、惠及千秋萬代的崇高事業(yè)。要加強黨對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),貫徹實施好新修訂的檔案法,推動檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展。
關(guān)鍵詞:機關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;問題;對策
引言
檔案管理工作作為機關(guān)事業(yè)單位的日常工作之一,發(fā)揮著不可或缺的重要作用。科學規(guī)范的檔案能夠全面真實地反映單位的整體發(fā)展情況,并為單位的長遠發(fā)展提供依據(jù)和指導(dǎo)。當前信息化發(fā)展迅猛,檔案管理工作也要不斷優(yōu)化和升級,才能滿足我國現(xiàn)代化建設(shè)和發(fā)展的需要。
1機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的重要性
一方面檔案能夠為單位的日常管理工作、重大歷史活動提供真實可靠的查考依據(jù),另一方面能夠為機關(guān)事業(yè)單位改革與發(fā)展、領(lǐng)導(dǎo)者科學正確決策提供有效依據(jù),同時當單位面臨法律問題時,也可作為重要的法律憑證。檔案管理工作是否能夠優(yōu)質(zhì)、高效開展直接關(guān)系著機關(guān)檔案管理工作各項工作的開展質(zhì)量和效果。因此,在高速發(fā)展的新時代下,要想讓檔案管理工作更好地服務(wù)于機關(guān)事業(yè)單位各項工作的高質(zhì)量開展就必須在工作實踐過程當中積極探索,及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作當中存在的不足,并在第一時間做出科學、合理的調(diào)整與優(yōu)化改進方案,進而有效推進機關(guān)事業(yè)單位健康、穩(wěn)定、持續(xù)、優(yōu)質(zhì)高效發(fā)展。
2機關(guān)事業(yè)單位檔案管理存在的問題
2.1檔案管理重視程度不夠
首先,一些單位的領(lǐng)導(dǎo)層面通常把工作的重心聚焦在業(yè)務(wù)性的工作上,對檔案的歷史依據(jù)和憑證作用認識不到位。其次,一些單位沒有設(shè)立單獨的組織機構(gòu),部分單位在缺少人手或者業(yè)務(wù)工作繁忙的情況下,習慣于將檔案管理工作歸于辦公室,由辦公室人員兼職,而其業(yè)務(wù)能力和專業(yè)技術(shù)水平參差不齊。最后,一些單位沒有單獨的檔案室和檔案柜,導(dǎo)致檔案缺乏規(guī)范的儲存條件,極有可能出現(xiàn)發(fā)霉、損壞或丟失。有些單位存儲檔案的電子設(shè)備陳舊老化,無法保證電子檔案的有效存儲。
2.2檔案管理制度不健全
一些機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作除了參照《中華人民共和國檔案法》的有關(guān)規(guī)定外,在單位內(nèi)部沒有制定專門的切實可行的檔案管理制度。一些單位盡管建立了檔案管理制度,但在遇到問題時并沒有靈活合理地運用制度,導(dǎo)致制度的存在形同虛設(shè)。不規(guī)范、不健全的檔案管理制度肯定會帶來各種各樣的問題:檔案收集不及時或不齊全,就會導(dǎo)致檔案的整理不順暢;檔案整理不規(guī)范,就無法保證檔案的利用;借閱檔案不登記、借出的檔案不按時歸還或者歸還記錄缺失等,都無法實現(xiàn)檔案的價值。一些單位的檔案管理缺乏相應(yīng)的獎懲政策,部分檔案管理人員工作缺乏主動性,導(dǎo)致工作進入了不健康的循環(huán)模式。
2.3檔案信息化水平落后
雖然紙質(zhì)檔案具有很大的缺陷,但機關(guān)事業(yè)單位仍然偏向于利用紙質(zhì)檔案來進行檔案管理,通過現(xiàn)代信息化的模式來管理檔案并未得到大多數(shù)人的認可,主要原因有:某些檔案管理人員的思維比較固化,其認為利用傳統(tǒng)的檔案管理模式比較得心應(yīng)手,對開展新型檔案信息化建設(shè)主觀上比較懈??;對檔案管理的認識不足,資金投入不夠,檔案管理配套設(shè)施即使陳舊也不能得到及時更換;檔案管理人員業(yè)務(wù)能力有待提高,很多人員缺乏計算機信息技術(shù)方面的知識。
3解決的對策
3.1改變服務(wù)理念
服務(wù)理念對檔案管理服務(wù)十分重要,要主動擔當,有所作為,就要積極融入機關(guān)事業(yè)單位工作中,改變“重藏輕用”的管理服務(wù)理念,改變傳統(tǒng)資源決定服務(wù)的理念,重視館藏資源建設(shè),更加注重檔案資源開發(fā)利用,“藏”“用”同等重視,為機關(guān)事業(yè)單位改革和發(fā)展服務(wù),為國民經(jīng)濟和社會發(fā)展服務(wù),為人民服務(wù),為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。
3.2提升工作價值
機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作普遍不受重視,工作方面收收、藏藏、裝裝、訂訂,常規(guī)性工作是一方面,沒有體現(xiàn)出應(yīng)有的價值與作用。其次是部門自身存在感不強,與其它部門相比較自我定位過低,沒有真正認識到自身價值。要想被重視,提高地位,就需要在工作方面提升價值與作用。要加強黨對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),貫徹實施好新修訂的檔案法,推動檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展。要做出有效成績,用實力來說話,用實力為自己贏得地位。
3.3做好人才培養(yǎng)
專業(yè)的人干專業(yè)的事是社會的普遍共識,檔案工作離不開專業(yè)的檔案工作人員。要做好檔案管理服務(wù)工作,機關(guān)事業(yè)單位需要招聘專業(yè)的檔案管理工作人員;加大對現(xiàn)有工作人員的培訓力度,要系統(tǒng)化、專業(yè)化和精準化培訓,達到基礎(chǔ)理論知識和專業(yè)服務(wù)技能逐步提高,鼓勵專業(yè)技術(shù)人員走出去參觀交流或參加學術(shù)會議,開闊眼界,增長知識和技能;創(chuàng)建研究型學術(shù)團隊,邀請專家進行科研意識和科研能力培訓,為職業(yè)能力提升和職稱晉升打好基礎(chǔ)。
3.4強化技術(shù)保障
隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化水平的不斷普及和提高,檔案管理的自動化、信息化水平也在不斷提高。機關(guān)事業(yè)單位要大力加強檔案管理工作與服務(wù)的信息化水平,加大人力物力和財力保障水平。做好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)、硬件環(huán)境建設(shè)、系統(tǒng)軟件建設(shè)等,添置專業(yè)的打印機、復(fù)印機及掃描設(shè)備,提高檔案管理工作效率。加強工作人員的信息化水平培訓,確保工作人員可以熟練操作各類相關(guān)的設(shè)施,充分發(fā)揮各項信息化設(shè)施的作用。
結(jié)語
綜上,做好檔案管理工作對于機關(guān)事業(yè)單位發(fā)揮主體作用,履行社會職能具有極其重要的意義。檔案管理工作現(xiàn)代化進程中存在的認識偏差、制度不健全、人員素質(zhì)不高、軟硬件配套不到位等問題,需要各單位依據(jù)自身實際情況,順應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展趨勢,不斷探索檔案管理工作的改革與創(chuàng)新,加大檔案管理軟硬件投入,完善檔案管理制度,培養(yǎng)高素質(zhì)的可持續(xù)發(fā)展的檔案管理人才,促進檔案管理工作質(zhì)量逐步提升,為機關(guān)事業(yè)單位在新時代謀求更好的發(fā)展提供基礎(chǔ)性保障。
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