謝艷清 范志通 呂雅杰 譚茼丹 黃林棟 孫海濤

中山大學(xué)附屬口腔醫(yī)院 廣東廣州 510060

信息技術(shù)的高速發(fā)展使信息管理與建設(shè)成為醫(yī)院運(yùn)營發(fā)展的關(guān)鍵任務(wù)?！笆奈濉眹窠】狄?guī)劃指出,要深入推進(jìn)醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革,全面推開公立醫(yī)院綜合改革,不斷推動(dòng)公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展,這無疑對(duì)現(xiàn)代化醫(yī)院人力資源管理提出了更高要求。人力資源信息作為開展人力資源管理的根本,其重要性毋庸置疑。因此,搭建現(xiàn)代化人力資源信息管理平臺(tái),將信息技術(shù)轉(zhuǎn)化為內(nèi)驅(qū)力輔助人力管理,不斷提高精細(xì)化管理水平,完善現(xiàn)代化人力資源管理體系,已逐漸成為醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展的重要一環(huán)[1]。

1 傳統(tǒng)人力資源信息管理現(xiàn)狀

1.1 手工化管理模式

傳統(tǒng)人力資源信息管理以收集、整理、開發(fā)和利用的管理模式為主[2],由管理者對(duì)照紙質(zhì)資料,手工錄入人員信息,通過Office、WPS等數(shù)據(jù)軟件匯總整理人員名冊(cè)、完成人員報(bào)表統(tǒng)計(jì)分析等工作。這種傳統(tǒng)的手工化模式不僅耗費(fèi)大量人力成本和時(shí)間成本,在數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、時(shí)效性方面也缺乏精準(zhǔn)保障[3],已無法滿足現(xiàn)代化公立醫(yī)院迅速發(fā)展的信息需求。作為國內(nèi)著名的三甲?？漆t(yī)院,G醫(yī)院一向重視硬件設(shè)施與軟件系統(tǒng)提升,早在2008年醫(yī)院就已引進(jìn)以人員信息庫管理為基礎(chǔ)的人事信息管理系統(tǒng),但隨著近年醫(yī)院建設(shè)進(jìn)程加快,人員規(guī)模不斷增大,人事日均工作量與日俱增,初期建立的人事管理系統(tǒng)面對(duì)大量的人員信息,已無法滿足醫(yī)院對(duì)人力資源管理的復(fù)雜需求。

1.2 信息孤島化現(xiàn)象

信息數(shù)據(jù)時(shí)代的核心特點(diǎn)是數(shù)據(jù)共享[4]。據(jù)了解,公立三甲醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理各職能部門,往往配備不同的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng),且均涉及全院人員信息。傳統(tǒng)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)往往存在信息接口建設(shè)不足的問題,系統(tǒng)間缺乏信息融通,互為信息孤島,無法做到牽一發(fā)而動(dòng)全身[5]。人力資源管理者每月在人事系統(tǒng)添加新職工信息,然后根據(jù)不同系統(tǒng)的編碼規(guī)則手動(dòng)調(diào)整信息內(nèi)容,再將人員信息導(dǎo)入至醫(yī)院其他系統(tǒng);若想全面了解某職工的基本信息、科研項(xiàng)目、考勤情況、出診單元、醫(yī)療產(chǎn)值等信息,必須由各部門分別導(dǎo)出相應(yīng)信息,統(tǒng)一整合后才能獲取準(zhǔn)確情況。這種多系統(tǒng)、多環(huán)節(jié)的信息錄入與信息獲取模式耗時(shí)耗力,難以滿足信息化時(shí)代的管理需求[6]。

據(jù)統(tǒng)計(jì),G醫(yī)院每位人力資源管理人員平均服務(wù)200余位職工,遠(yuǎn)超國內(nèi)大部分醫(yī)院同崗位的平均服務(wù)量[7],工作負(fù)荷可想而知。因此,建立現(xiàn)代化、科學(xué)化、智能化的人力資源信息管理系統(tǒng),將人力資源管理者從大量重復(fù)手工操作中剝離,已成為推動(dòng)G醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的重要工作[8]。

2 人力資源信息管理系統(tǒng)建設(shè)

考慮到飛速發(fā)展的實(shí)際管理需要,G醫(yī)院于2020年初啟動(dòng)現(xiàn)代化人力資源信息管理系統(tǒng)(以下簡稱G-HR系統(tǒng))建設(shè),經(jīng)過前期需求調(diào)研、外派觀摩學(xué)習(xí)、內(nèi)部實(shí)測(cè)總結(jié)、管理業(yè)務(wù)培訓(xùn),G醫(yī)院于2021年5月正式啟用G-HR系統(tǒng)。相比于傳統(tǒng)人事信息管理系統(tǒng),其新增了多個(gè)業(yè)務(wù)管理模塊與亮點(diǎn)功能,大幅度提高了人力資源管理者工作效能。

2.1 集成式業(yè)務(wù)模塊

2.1.1 組織機(jī)構(gòu)模塊 組織機(jī)構(gòu)模塊通過設(shè)立單位框架結(jié)構(gòu),錄入、修改、瀏覽單位、部門或崗位信息,實(shí)現(xiàn)對(duì)單位、部門和崗位信息的三階管理。結(jié)合G醫(yī)院實(shí)際設(shè)定組織架構(gòu),通過新增、合并、劃轉(zhuǎn)、拆分、撤銷等功能記錄醫(yī)院大部制改革發(fā)展歷史;通過定崗定編管理功能,設(shè)置事業(yè)編制數(shù)、專業(yè)技術(shù)崗位數(shù)、管理崗位數(shù)、工勤崗位數(shù)及各類職稱數(shù)、崗位等級(jí)數(shù),保障決策者能實(shí)時(shí)了解醫(yī)院現(xiàn)有編制、崗位情況,通過系統(tǒng)輔助控制管理。

2.1.2 人員管理模塊 人員管理模塊是G-HR系統(tǒng)中最基本、最常用的模塊,人事業(yè)務(wù)的日常工作如:信息查詢?yōu)g覽、信息更新維護(hù)、花名冊(cè)歸檔備案等均在此模塊中完成。人事信息作為人事工作的根基,直接影響到醫(yī)院管理者的決策[9]。G-HR系統(tǒng)設(shè)置在職、離退、調(diào)轉(zhuǎn)等人員庫,通過扁平化子集詳細(xì)記錄人員基本信息、工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)履歷、出國情況、合同信息、計(jì)生情況、考核情況、職稱職務(wù)信息、崗位聘用情況等,各子集內(nèi)部設(shè)置縱向時(shí)間序列信息記錄職工個(gè)人發(fā)展路徑,實(shí)現(xiàn)職工應(yīng)聘、入職、薪酬、調(diào)動(dòng)、晉升、婚育、離退、死亡的職業(yè)全生命周期管理[10]。

2.1.3 招聘管理模塊 招聘管理模塊分為前臺(tái)和后臺(tái)兩大部分,其中招聘前臺(tái)主要面向應(yīng)聘者,供其查看招聘崗位,投遞簡歷;招聘后臺(tái)主要面向管理者,供其發(fā)布招聘公告,采集簡歷,進(jìn)行面試考核管理等。在日常招聘工作中,G-HR系統(tǒng)根據(jù)崗位需求設(shè)置招聘條件,鏈接醫(yī)院官網(wǎng)發(fā)布招聘啟事;同時(shí)設(shè)立人才庫,海量儲(chǔ)存簡歷,拓深人才蓄水池。人力資源管理者對(duì)照崗位要求對(duì)人才庫的簡歷進(jìn)行初篩,并將符合條件的簡歷推送至用人科室;用人科室主管則通過系統(tǒng)一鍵生成應(yīng)聘登記表,迅速了解應(yīng)聘者情況。此外,系統(tǒng)還可以實(shí)現(xiàn)批量發(fā)送電子郵件或短信,統(tǒng)一通知滿足崗位要求的應(yīng)聘者參與考核;確定擬招錄人選后,再利用報(bào)到功能將其資料直接推送至人員管理模塊,實(shí)現(xiàn)管理模塊間數(shù)據(jù)的無縫銜接。

2.1.4 報(bào)表管理模塊 人員數(shù)據(jù)可視化分析是人力資源管理者的日常工作,也是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行宏觀決策的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來源。作為三甲公立醫(yī)院及知名高校附屬醫(yī)院,G醫(yī)院每年需提交的人員統(tǒng)計(jì)報(bào)表高達(dá)50余個(gè),如《教育部直屬高校、直屬事業(yè)單位年度編制統(tǒng)計(jì)報(bào)表》《教育部高等教育基層統(tǒng)計(jì)報(bào)表》、學(xué)校各類人員季度報(bào)表及醫(yī)院的年度、季度、月度報(bào)表等,種類多樣,口徑不一,這對(duì)人力資源管理者來說是一項(xiàng)非常艱巨的工作任務(wù)[11]。G-HR系統(tǒng)設(shè)有報(bào)表管理模塊,對(duì)照不同報(bào)表的統(tǒng)計(jì)口徑,逐一設(shè)定取數(shù)條件,搭建報(bào)表框架,一鍵輸出統(tǒng)計(jì)報(bào)表,同時(shí)設(shè)置邏輯校驗(yàn)規(guī)則實(shí)施反查,實(shí)時(shí)歸檔。此外,管理者還能通過靈活設(shè)置條件,對(duì)人員組成進(jìn)行深入分析,滿足領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)性化數(shù)據(jù)需求,為醫(yī)院制定招聘計(jì)劃和人才梯隊(duì)建設(shè)計(jì)劃提供堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)支撐[12]。

2.1.5 薪資管理模塊 隨著薪資制度改革不斷深入,薪資管理難度和工作量愈發(fā)增大,為更好地與財(cái)務(wù)部門對(duì)接,G-HR系統(tǒng)開發(fā)了薪資管理模塊,借助信息化手段,把原本需要手工操作的、繁雜的薪資變動(dòng)、薪資核算等工作移至計(jì)算機(jī)完成,大幅度提高人力資源管理工作效率。薪資管理模塊設(shè)置薪資變動(dòng)、薪資核算、薪資審批、薪資報(bào)表四個(gè)部分,可靈活定制職工薪資標(biāo)準(zhǔn)表,設(shè)置不同類型員工的薪資結(jié)構(gòu)及計(jì)算公式,完成起薪、轉(zhuǎn)正定級(jí)、薪資調(diào)整及停薪等多種業(yè)務(wù),多級(jí)審批進(jìn)行薪資核算,打印輸出各種薪資核算表和薪資分析表。

除以上5個(gè)模塊以外,G-HR系統(tǒng)還包括考勤管理、流程管理、信息預(yù)警、績效管理等模塊,目前以上模塊均已搭建完畢,后續(xù)將陸續(xù)啟用。

圖1 G-HR系統(tǒng)集成式業(yè)務(wù)模塊示意圖

2.2 便捷式操作系統(tǒng)

相比于僅限內(nèi)部局域網(wǎng)使用的傳統(tǒng)人事信息系統(tǒng),G-HR系統(tǒng)支持互聯(lián)網(wǎng)電腦端與手機(jī)端同時(shí)登錄,而且無需下載APP,直接使用微信掃描二維碼進(jìn)入即可完成登錄,這極大地方便了職工使用。職工可隨時(shí)隨地登錄系統(tǒng),查看個(gè)人信息、進(jìn)行自助更新、發(fā)起人事流程,同時(shí)可上傳身份證明、學(xué)歷學(xué)位證書、職稱資格證書等多媒體材料供人事檔案管理者審核、存檔。相比于傳統(tǒng)收集紙質(zhì)材料、手工錄入人事信息的工作模式,G-HR系統(tǒng)的便捷操作實(shí)現(xiàn)了職工與醫(yī)院對(duì)個(gè)人信息的雙向交流,既保證了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與時(shí)效性,又省去了大量信息錄入工作,極大縮短了信息采集流程。

2.3 個(gè)性化用戶配置

G-HR系統(tǒng)具備功能授權(quán)、人員庫授權(quán)、管理范圍授權(quán)、子集指標(biāo)授權(quán)、指標(biāo)授權(quán)、多媒體授權(quán)等豐富細(xì)致的權(quán)限管理功能,采用按角色授權(quán)的機(jī)制,通過定義不同角色、關(guān)聯(lián)不同人員來實(shí)現(xiàn)權(quán)限授予。實(shí)際工作中,根據(jù)所在部門、崗位以及承擔(dān)實(shí)際工作任務(wù)不同,每個(gè)人擁有的權(quán)限也不相同。為此,我們將具有同等權(quán)限與管理范圍的人設(shè)定為一個(gè)角色。G-HR系統(tǒng)根據(jù)不同角色的崗位需求,在滿足安全性與針對(duì)性的基礎(chǔ)上進(jìn)行個(gè)性化權(quán)限配置,如員工自助、科室負(fù)責(zé)人、單位負(fù)責(zé)人、科室考勤員、單位考勤員、人事專員、招聘專員、薪資專員、績效專員等角色,通過角色管理實(shí)現(xiàn)對(duì)同一類用戶的權(quán)限修改。員工自助角色可登錄系統(tǒng)實(shí)時(shí)查閱、更新個(gè)人信息,發(fā)起人事流程;科室負(fù)責(zé)人、單位負(fù)責(zé)人角色可登錄系統(tǒng)實(shí)時(shí)查看人員數(shù)據(jù)、進(jìn)行可視化分析;科室考勤員、單位考勤員角色可登錄系統(tǒng)查看、維護(hù)所負(fù)責(zé)片區(qū)人員的考勤情況;人事專員、招聘專員、薪資專員、績效專員等角色則可登錄系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)操作。個(gè)性化用戶配置使各管理模塊的功能最大化,在一定程度上實(shí)現(xiàn)了人力資源基礎(chǔ)信息共享,極大地提高了管理工作效率[11]。

3 人力資源信息系統(tǒng)建設(shè)的思考與展望

3.1 注重系統(tǒng)信息融通建設(shè),搭建人力資源信息數(shù)據(jù)平臺(tái)

人事信息是開展人事工作及其他職能業(yè)務(wù)的基礎(chǔ),因此,Gh-R系統(tǒng)在醫(yī)院眾多業(yè)務(wù)系統(tǒng)(如紅帆OA、HERP、HIS、HBOS、漢王等)中顯得尤為重要。只有及時(shí)獲得全面、準(zhǔn)確的全院職工信息才能實(shí)現(xiàn)各部門協(xié)同辦公,但目前尚未實(shí)現(xiàn)Gh-R系統(tǒng)與其他系統(tǒng)間的信息融通,每次人員變動(dòng)都需要通過手工調(diào)整,以致工作大量重復(fù),難以保證數(shù)據(jù)時(shí)效性。因此,打破數(shù)據(jù)孤島,實(shí)現(xiàn)人事信息數(shù)據(jù)集中化管理將是人力資源信息系統(tǒng)建設(shè)下一步工作的重點(diǎn)。搭建人力資源信息數(shù)據(jù)平臺(tái),采取國家制定的統(tǒng)一信息標(biāo)準(zhǔn)(醫(yī)療信息交換標(biāo)準(zhǔn)HL7等)[13],制定統(tǒng)一規(guī)范的科室名稱,開設(shè)多個(gè)端口銜接各業(yè)務(wù)系統(tǒng),通過設(shè)置數(shù)據(jù)輸入、閱覽、輸出權(quán)限,有針對(duì)性地將部分人力資源信息共享給其他業(yè)務(wù)系統(tǒng),有效解決信息孤島問題,真正實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通[14],使各部門、各級(jí)員工高效協(xié)同辦公,進(jìn)一步提高服務(wù)效率。

3.2 聚焦系統(tǒng)信息安全建設(shè),筑牢人力資源信息安全屏障

現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用存在不穩(wěn)定性和安全風(fēng)險(xiǎn),導(dǎo)致信息系統(tǒng)在應(yīng)用中存在一定安全隱患,容易造成信息泄露、數(shù)據(jù)丟失[15]。人力資源信息系統(tǒng)詳細(xì)記錄職工各方面信息,甚至包括身份證件、學(xué)歷學(xué)位證書、資格證書等電子材料。因此,加強(qiáng)系統(tǒng)安全管理工作,防止網(wǎng)絡(luò)竊聽和病毒攻擊,保障信息安全是建設(shè)人力資源信息管理系統(tǒng)的首要前提[16]。除依托醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)防火墻的保護(hù)以外,Gh-R系統(tǒng)還通過布置內(nèi)網(wǎng)服務(wù)器,設(shè)立VPN隧道、設(shè)置強(qiáng)密碼等措施,全方位減低信息安全風(fēng)險(xiǎn);舉辦系統(tǒng)使用培訓(xùn)班及信息安全知識(shí)講座,提高職工信息安全意識(shí);加強(qiáng)系統(tǒng)賬戶管理和權(quán)限分配,把握信息開放尺度;注重人事干部素質(zhì)提升,規(guī)范人力資源信息使用,全員攜手共筑人力資源信息安全屏障。

3.3 加強(qiáng)系統(tǒng)信息智慧建設(shè),逐步實(shí)現(xiàn)“無紙化辦公”

隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等新興技術(shù)廣泛應(yīng)用于醫(yī)療行業(yè),智慧醫(yī)院時(shí)代已悄然到來[17]。傳統(tǒng)的人事管理信息化建設(shè),無論從功能完備性、用戶體驗(yàn)度及性能效率等方面,均呈現(xiàn)不同程度的老化與過時(shí)[18]。Gh-R系統(tǒng)建成以來,大部分人事流程已經(jīng)由傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦理轉(zhuǎn)為線上辦理,實(shí)現(xiàn)了“信息多跑路,員工少跑路”的階段目標(biāo);但尚存在許多人事業(yè)務(wù)有待完善,如職稱評(píng)聘、檔案整理等,這些仍需要通過傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料辦理。在后續(xù)工作中,應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)人力資源系統(tǒng)智慧建設(shè),逐步開放多媒體子集管理,通過設(shè)定參數(shù)、設(shè)置規(guī)則、上傳附件、數(shù)據(jù)提取等步驟,逐步實(shí)現(xiàn)職稱評(píng)聘智慧化、檔案管理智慧化,把智慧人事與智慧醫(yī)院建設(shè)相融合[19],真正實(shí)現(xiàn)“無紙化”人力資源管理。

4 結(jié)語

在公立醫(yī)院綜合改革背景下,醫(yī)院人力資源信息系統(tǒng)的功能全面性與操作便捷性,人力資源信息的精準(zhǔn)性、時(shí)效性與安全性,將成為醫(yī)院整體決策、長遠(yuǎn)發(fā)展的堅(jiān)實(shí)保障。進(jìn)一步加強(qiáng)人力資源信息管理系統(tǒng)建設(shè),持續(xù)優(yōu)化管理流程,不斷提升信息化水平,為醫(yī)院人才的引、育、用、留提供優(yōu)質(zhì)服務(wù),助力現(xiàn)代化公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。