李淑芳

摘要：隨著社會進步與科技發(fā)展，信息技術(shù)得到了進一步發(fā)展與應用。目前，信息技術(shù)已廣泛應用于我國檔案管理工作中，極大提高了檔案管理工作的效率?；诖?，本文闡述分析檔案信息化建設中存在的問題，深入探討推進城鄉(xiāng)檔案管理信息化建設的相關(guān)策略，旨在為檔案從業(yè)者提供參考。

關(guān)鍵詞：城鄉(xiāng)建設；檔案管理；信息化建設

在檔案管理信息化的推動下，方山縣檔案管理工作持續(xù)升級，近年來，在信息化建設方面存在顯著成效。但結(jié)合實際調(diào)研發(fā)現(xiàn)，在城鄉(xiāng)建設檔案管理信息化探索中，很多單位仍存在問題，為改變這一現(xiàn)狀，必須進一步推進城鄉(xiāng)建設檔案管理信息化建設。

一、檔案館管理信息化建設優(yōu)勢

檔案管理信息化是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案通過信息技術(shù)進行轉(zhuǎn)化，使其變?yōu)樵诰W(wǎng)絡上可以實時查看調(diào)取的電子文檔與多媒體文檔，減少傳統(tǒng)檔案調(diào)取與借閱過程中的繁瑣程序，避免借閱過程中損壞紙質(zhì)檔案的可能性，以網(wǎng)絡的形式傳遞檔案，可以使檔案信息的使用者實現(xiàn)快速的信息共享與信息交流，進一步提升檔案信息生產(chǎn)力，優(yōu)化當前的檔案信息管理工作與使用狀況，檔案管理工作已成為檔案管理工作的主要輔助手段。信息技術(shù)通過掃描紙質(zhì)檔案，將資料保存到數(shù)據(jù)庫中，有利于檔案使用者在互聯(lián)網(wǎng)平臺與網(wǎng)絡上檢索與瀏覽信息，減少紙質(zhì)檔案翻閱與復印工作，減少傳統(tǒng)檔案運行過程中的運行與儲存難題，高效保存檔案，推動我國檔案信息化的建設與發(fā)展。

二、檔案管理信息化建設中存在的問題

（一）部分地區(qū)不重視

隨著我國對信息化建設的重視程度不斷提高，目前我國檔案信息化建設工作已有顯著提高，一定程度上提升了檔案現(xiàn)代化水平，但受到各類因素影響，檔案信息化建設工作仍存在一些問題。目前，部分地區(qū)沒有充分認識檔案信息化建設工作的重要性，導致推動工作需要的前提和保障無法有效落實。要想從各方面提高檔案服務的能力，更好地服務經(jīng)濟建設與社會穩(wěn)定，要采用合理的方式開展信息化檔案管理工作。

目前，我國未能實現(xiàn)檔案信息化管理，有如下原因：第一，部分單位的工作人員長期采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，缺乏對信息技術(shù)與信息化管理模式的準確認知，在此過程中，未真正意識到信息化給檔案管理工作帶來的便捷，因此未能快速有效轉(zhuǎn)變管理模式。第二，檔案管理信息化建設前期工作相對較繁重，需要單位在制度管理與基礎設施建設、平臺應用管理等諸多方面設計與應用，部分人員在一定程度上產(chǎn)生抵抗情緒，信息化建設趨于表面而無法深入展開。

（二）資金投入不足

良好的檔案信息化管理工作需要更新與完善的檔案存儲環(huán)境與配套設備，并開發(fā)數(shù)據(jù)庫、檔案檢索系統(tǒng)以及檔案查閱平臺，以此形成一套相對安全的軟硬件管理系統(tǒng)，構(gòu)建此系統(tǒng)需要大量的經(jīng)費，資金投入不足會阻礙檔案信息管理工作的順利進行，不能更好地保護檔案信息的安全。同時，部分單位的檔案存儲環(huán)境較差，配套設備十分老舊，直接影響檔案的查閱工作。目前，檔案管理與軟件共享平臺開發(fā)較弱，導致檔案管理信息化缺少有力支撐，阻礙信息化建設進程。

（三）規(guī)章制度有待規(guī)范

檔案的信息化建設是在傳統(tǒng)的模式下改革傳統(tǒng)檔案管理，需要改革新形勢下檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度。同時，信息化建設的管理機制確保保密資料的安全性有待提升，還要提高科學水平以應對黑客對檔案信息化建設的威脅。

（四）缺乏高素質(zhì)人才

傳統(tǒng)的檔案管理模式向新型信息化檔案管理模式轉(zhuǎn)變的過程中，高素質(zhì)的專業(yè)技術(shù)人才是重要的推動力量，而新的檔案管理模式也對原有檔案管理工作人員提出了更高需求，不僅需要檔案管理人員改變傳統(tǒng)的管理方式，還需要他們學習并掌握現(xiàn)代化的管理方式。

三、推進城鄉(xiāng)檔案管理信息化建設相關(guān)策略

（一）認識檔案管理信息化建設重要性

要想切身貫徹落實城鄉(xiāng)檔案管理信息化建設，相關(guān)部門應進行詳細的指導與干預，使工作人員明確自身的服務目的，促使其正確認識此項工作對社會發(fā)展與經(jīng)濟進步的重要意義。為提高對檔案信息化建設工作的重視程度，應將檔案管理信息化建設工作納入政府與本部門工作的重要日程中，真正重視檔案管理信息化建設，通過相關(guān)部門的監(jiān)督，為檔案信息化建設提供充足的資金保障、人員配備、隊伍建設與設施購置。同時，根據(jù)建設要求收集科研部門、檔案管理單位與企事業(yè)的意見，通過科學的方式制定設計信息化和建設工作的方案與細則，并積極開展各項宣傳任務，提供充分的支持。目前，我國人事檔案管理方式并不相同，需要統(tǒng)一標準，引導人事檔案管理工作逐步向數(shù)字化與現(xiàn)代化方向發(fā)展。

（二）加大檔案館信息化建設投入

為加快檔案信息化建設，第一，要優(yōu)化硬件配置，包括建設檔案存儲空間、設置相關(guān)配套設施，改造已有的檔案管理工作，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案受到環(huán)境條件的影響，檔案錄入的過程也是由紙質(zhì)版轉(zhuǎn)向電子版的過程，為確保紙質(zhì)版的可以良好保存，需要制定保護措施，購置新式的掃描儀等設備以提高檔案轉(zhuǎn)化速率。

第二，加大對軟件系統(tǒng)的投入，重點關(guān)注數(shù)據(jù)庫的建設與維護工作，在信息檢索平臺建設與瀏覽的過程中進行檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)與購買，確保檔案信息得到科學有效的利用與管理。

第三，加大對檔案信息電子數(shù)據(jù)安全方面的投入。以合理的資金投入構(gòu)建科學嚴密的安全防護系統(tǒng)，避免因技術(shù)與黑客攻擊等原因造成泄露或數(shù)據(jù)丟失等情況。在此期間，將檔信息數(shù)據(jù)安全作為檔案信息化建設管理的重點工作，檔案管理單位應嚴格遵守國家規(guī)定建立合適的預警體系，建立健全安全保護責任機制，確保信息風險防控工作高效落實。

第四，以硬件設備為基礎保障，有效控制電子儲存設備的內(nèi)存與服務器安全，做好庫房的防火防潮工作，確保信息檔案硬件設施的安全性。同時，加強軟件設施的研發(fā)管理工作，創(chuàng)造穩(wěn)定安全的網(wǎng)絡環(huán)境，以此共享檔案信息，確保檔案共享的安全性。

（三）建立健全信息化管理制度

第一，根據(jù)《檔案法》的相關(guān)規(guī)定，制定科學有效的檔案管理機制，詳細規(guī)定檔案的收集、整理、歸檔與調(diào)閱等工作，同時完善檔案安全管理制度。第二，制定科學的責任追究制度，對于各類違法違規(guī)行為按照法律進行追責，推進信息化管理的標準化。第三，針對建檔、存儲與共享等各環(huán)節(jié)形成規(guī)范化的管理模式，實時更新各類延續(xù)性檔案內(nèi)容，并協(xié)調(diào)檔案管理單位共同進行數(shù)據(jù)開發(fā)工作，從而真正實現(xiàn)檔案管理信息化建設的服務功能。

（四）加強信息化人才培養(yǎng)

第一，加強對現(xiàn)有檔案管理隊伍的繼續(xù)教育與業(yè)務培訓工作，正確認知新理念，充分認識新形勢，提高信息化技術(shù)使用范圍與技術(shù)應用層次，從而熟練掌握檔案管理通用軟件。

第二，由專業(yè)人員培訓檔案管理工作人員，使其滿足當前工作的需求，認真學習計算機網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)庫技術(shù)與檔案查閱平臺等專業(yè)知識，確保檔案管理信息化建設工作順利進行。

第三，為檔案管理信息化建設引進具有高素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)的人才，提高隊伍的信息化程度，從而加快實現(xiàn)檔案管理信息化目標。

（五）正確認識檔案信息化

檔案信息化不僅是簡單使用計算機進行檔案管理代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工檔案管理工作，而是將檔案工作與信息技術(shù)相融合，檔案信息資源的利用是在傳統(tǒng)的檔案管理方式中，以手工的傳統(tǒng)工作模式將信息資源以極其復雜的形式交接，此種方式存在著極大弊端，不僅會浪費資源，還無法正常發(fā)揮檔案管理工作中的服務功能。隨著科學技術(shù)的進一步發(fā)展，檔案信息化管理得到完善，在檔案管理工作工程中開始利用云儲存，使用者在系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)運行狀態(tài)下隨時隨地調(diào)閱檔案。

科學的檔案信息化建設可以有效保障檔案管理工作的效率，實現(xiàn)檔案信息資源的科學管理與分配，使檔案管理工作更為數(shù)字化與標準化，構(gòu)成系統(tǒng)化與網(wǎng)絡化的檔案管理模式，良好的信息技術(shù)應用可以將傳統(tǒng)的檔案管理模式與新時代的信息化管理模式相連接，實現(xiàn)檔案信息高速獲取與共享的同時，開發(fā)與利用社會檔案信息資源。在檔案信息化的大背景下，可以通過相關(guān)設備與信息技術(shù)將檔案直接數(shù)字化，不但能節(jié)省檔案管理工作時間，還能提高檔案管理的工作效率。

在實現(xiàn)檔案管理工作信息化與數(shù)字化的同時，相關(guān)人員與部門通過網(wǎng)絡查找與獲取信息，避免傳統(tǒng)工作過程中因翻頁與復印等工作損壞紙質(zhì)類檔案的情況，在紙質(zhì)檔案數(shù)字化的過程中，除形成信息化的網(wǎng)絡檔案外，還可以復原紙質(zhì)檔案，從而更好的保護紙質(zhì)原件。

城鄉(xiāng)建設檔案是在城鄉(xiāng)建設規(guī)劃與建筑工程項目建設中的建筑材料與圖紙等文件材料的歸類，城鄉(xiāng)建設檔案管理是檔案管理的重要部分。城鄉(xiāng)建設檔案是關(guān)于單位歷史的記錄，是每個單位的寶貴材料，可以確保單位城鄉(xiāng)建設檔案的完整性與系統(tǒng)性，充分發(fā)揮在建設過程中的重要作用。為順應時代需求與社會發(fā)展，各城鄉(xiāng)建設單位應充分注重檔案信息化管理工作，提高城鄉(xiāng)建設檔案管理人員的素質(zhì)和工作效率，根據(jù)實際情況制定合理的檔案數(shù)字化規(guī)劃工作。

城鄉(xiāng)建設檔案管理人員應調(diào)整心態(tài)，明確新時代建設檔案信息化管理的意義與重要性，充分發(fā)揮檔案信息的最大化開發(fā)與利用。建設數(shù)字城鄉(xiāng)建設檔案，確保城鄉(xiāng)建設檔案數(shù)字化管理工作有效開展，使其與傳統(tǒng)的檔案館相互依存，完成建設信息化檔案管理的目標。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案信息化建設工作已成為信息時代檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢與目標，可以提升新時代檔案服務能力。相關(guān)部門應充分注重檔案信息化管理工作，確保檔案信息化建設可以更好服務于群眾，重點關(guān)注相關(guān)軟硬件升級、人才引進和培養(yǎng)。

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