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        醫(yī)院人事檔案的建立、整理與歸檔工作探究

        2023-04-29 14:18:17林晨
        中國(guó)科技投資 2023年23期
        關(guān)鍵詞:人事檔案醫(yī)院管理

        林晨

        摘要:醫(yī)院作為社會(huì)治理體系的重要組成部分,其人事檔案管理工作具有非常重要的意義。隨著醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的提高和醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展,醫(yī)院人事檔案管理工作也面臨著越來(lái)越多的挑戰(zhàn)。為了更好地保障醫(yī)務(wù)人員的合法權(quán)益,加強(qiáng)醫(yī)院的管理效能,必須對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新和完善。本文旨在通過(guò)對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作的研究,分析人事檔案的建立、整理與歸檔工作的現(xiàn)實(shí)意義,闡述現(xiàn)階段的常見(jiàn)問(wèn)題,并提出合理化建議,加強(qiáng)人事檔案的管理和使用,提高醫(yī)院管理的效率和精度。

        關(guān)鍵詞:人事檔案;管理;醫(yī)院

        DOI:10.12433/zgkjtz.20232359

        課題項(xiàng)目名稱:中醫(yī)醫(yī)院信息化人才檔案管理的創(chuàng)新模式研究

        課題項(xiàng)目編號(hào):TCM2023010

        人事檔案的建立、整理與歸檔工作是醫(yī)院管理工作的重要環(huán)節(jié),具有極其重要的意義。它幫助醫(yī)院有效管理醫(yī)務(wù)人員的信息,維護(hù)醫(yī)務(wù)人員的合法權(quán)益,提高管理效率和管理水平。因此,有必要從理論層面對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作進(jìn)行研究。

        一、醫(yī)院人事檔案的建立、整理與歸檔工作的現(xiàn)實(shí)意義

        (一)助益人事管理工作,發(fā)揮人事檔案的憑證價(jià)值

        首先,有利于完善人事管理制度。做好醫(yī)院人事檔案的建立、整理與歸檔工作,可以完善人事管理制度,確保人事管理工作規(guī)范、有序的進(jìn)行。其次,有利于提高人事管理的科學(xué)化水平。良好的醫(yī)院人事檔案的建立、整理與歸檔工作,可以實(shí)現(xiàn)對(duì)人員信息的統(tǒng)一管理和全面掌握,為人事管理工作提供科學(xué)的數(shù)據(jù)支撐和分析依據(jù),提高人事管理的科學(xué)化水平。再次,有利于加強(qiáng)醫(yī)院對(duì)員工的管理和服務(wù)。人事檔案是記錄員工基本情況和工作經(jīng)歷的重要依據(jù),因此,人事檔案可以更加全面、準(zhǔn)確地展現(xiàn)員工的工作經(jīng)歷和個(gè)人情況,有利于加強(qiáng)對(duì)員工的管理和服務(wù)。最后,有利于保障人事管理工作的合法性和規(guī)范性。人事檔案工作的開(kāi)展可以保證人事管理工作的合法性和規(guī)范性,提供法律保障和證據(jù)支持。

        (二)有利于醫(yī)院構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案管理體系,實(shí)現(xiàn)檔案工作轉(zhuǎn)型目標(biāo)

        一方面,做好人事檔案的建立、整理與歸檔工作,有助于提高人事管理水平,有助于管理層更好地了解員工的工作經(jīng)歷、能力和素質(zhì),為人才選拔、聘用和培養(yǎng)提供有力的支撐;另一方面,人事檔案工作可以提高醫(yī)院信息化管理水平。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展,醫(yī)院管理也逐漸向信息化方向轉(zhuǎn)變。通過(guò)數(shù)字化的方式,可以減少紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)空間和保管成本,提高人事檔案的安全性和可靠性。

        二、醫(yī)院人事檔案的建立、整理與歸檔工作中的常見(jiàn)問(wèn)題

        (一)人事檔案管理體系不完善

        由于醫(yī)院人事檔案管理制度不完善,仍存在以下問(wèn)題:一是檔案存儲(chǔ)混亂。檔案管理工作缺乏統(tǒng)一規(guī)范的管理流程和標(biāo)準(zhǔn),檔案存儲(chǔ)位置、存儲(chǔ)方式、管理人員等方面較混亂,導(dǎo)致檔案難以被查找、匯總和利用;二是檔案信息不完整。人事檔案信息不規(guī)范、不完整、不準(zhǔn)確,存在信息遺漏、信息重復(fù)、信息錯(cuò)誤等問(wèn)題,給管理和決策帶來(lái)一定的隱患;三是檔案歸檔不規(guī)范。檔案歸檔不規(guī)范,存在檔案錯(cuò)放、檔案丟失、檔案混淆等問(wèn)題,導(dǎo)致檔案無(wú)法按時(shí)歸檔、難以歸檔,影響了醫(yī)院管理工作的正常開(kāi)展。

        (二)信息技術(shù)應(yīng)用滯后

        人事檔案管理直接關(guān)系著醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)效率和管理水平。然而,在信息技術(shù)應(yīng)用方面滯后的情況下,仍存在以下問(wèn)題:一是檔案管理效率低下。傳統(tǒng)的人事檔案管理方式通常是手工操作和紙質(zhì)管理,需要耗費(fèi)大量的人力、物力,管理效率低下,容易出現(xiàn)遺漏和錯(cuò)誤;二是信息共享困難。在信息技術(shù)應(yīng)用滯后的情況下,不同部門(mén)之間信息共享困難,信息不對(duì)稱,造成決策上的不確定性;三是數(shù)據(jù)管理困難。傳統(tǒng)的人事檔案管理方式難以進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析,難以獲得有價(jià)值的數(shù)據(jù)支持,制約了醫(yī)院管理水平的提升。

        (三)忽視人才隊(duì)伍建設(shè)

        醫(yī)院在忽視人才隊(duì)伍建設(shè)的情況下,人事檔案管理存在以下問(wèn)題:一是檔案管理質(zhì)量差。缺乏專業(yè)人才的參與和管理,容易出現(xiàn)檔案不規(guī)范、錯(cuò)漏等問(wèn)題,進(jìn)而對(duì)醫(yī)院的管理和決策產(chǎn)生不利影響。二是管理流程繁瑣。人才隊(duì)伍建設(shè)不足,人事檔案管理流程繁瑣、復(fù)雜,需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力、物力,影響了醫(yī)院的管理效率。三是人員素質(zhì)不高。缺乏專業(yè)人才的參與和管理,人員難以勝任崗位職責(zé),給醫(yī)院的管理和服務(wù)水平帶來(lái)負(fù)面影響。

        三、做好醫(yī)院人事檔案的建立、整理與歸檔工作的基本路徑

        (一)構(gòu)建科學(xué)規(guī)范的醫(yī)院人事檔案管理體系,明確目標(biāo)全面安排部署

        做好人事檔案的歸檔工作,對(duì)于提高醫(yī)院的檔案管理水平具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

        為此,一要明確工作責(zé)任人和工作流程。醫(yī)院應(yīng)設(shè)立專門(mén)的人事檔案管理部門(mén),明確人事檔案工作的責(zé)任人和工作流程,制定工作規(guī)章制度,包括人事檔案建立、整理、歸檔、查詢、借閱等環(huán)節(jié)的具體操作規(guī)程和管理辦法,確保每一個(gè)工作環(huán)節(jié)都得到有效的監(jiān)督和管理。

        二要建立完善的檔案管理制度。包括檔案管理制度、檔案存儲(chǔ)制度、檔案檢索制度、檔案借閱制度等,明確各項(xiàng)制度的操作程序和要求,做到制度規(guī)范、操作便捷、信息透明,確保人事檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化和系統(tǒng)化。以立卷歸檔環(huán)節(jié)為例,涉及醫(yī)院的各個(gè)部門(mén)、各個(gè)崗位,對(duì)醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)管理具有重要的意義。因此,醫(yī)院應(yīng)確保人事檔案應(yīng)歸盡歸、應(yīng)立盡立,保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

        首先,員工入職時(shí)提供資料。每一位新員工入職時(shí),醫(yī)院都應(yīng)要求其填寫(xiě)詳細(xì)的個(gè)人信息表,包括姓名、性別、年齡、身份證號(hào)、聯(lián)系方式、教育背景、工作經(jīng)歷等,同時(shí)提供身份證明文件和學(xué)歷證書(shū)或相關(guān)證明材料,并確保提供信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。其次,收集員工的個(gè)人資料。醫(yī)院應(yīng)建立一套完善的員工檔案管理系統(tǒng),包括電子檔案和實(shí)物檔案。收集員工的各種證明文件和證書(shū),如身份證、戶口簿、畢業(yè)證書(shū)、職業(yè)資格證書(shū)等。同時(shí),收集員工的工作合同、社保證明、醫(yī)保證明、工資條、考勤記錄等資料,以確保檔案的完整性。最后,定期更新員工檔案。醫(yī)院應(yīng)定期更新員工檔案,以確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。利用定期考核、職業(yè)培訓(xùn)等機(jī)會(huì),要求員工提供最新的個(gè)人信息和證明文件,并對(duì)員工檔案定期審核,及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正檔案中的錯(cuò)誤和漏洞。

        (二)深化信息化技術(shù)應(yīng)用,提升人事檔案管理效能

        現(xiàn)代信息技術(shù)在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用,可以提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性,降低檔案管理成本,有效保障人事檔案的安全性和保密性。

        一要電子化管理。將紙質(zhì)檔案電子化,建立電子檔案庫(kù),實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲(chǔ)和快速檢索。同時(shí),將信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸共享,便于管理和查詢。醫(yī)院要進(jìn)一步通過(guò)高性能掃描儀、微縮相機(jī)等數(shù)字化設(shè)施,對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描,為后期人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)奠定良好的信息化基礎(chǔ)。

        二要加快檔案系統(tǒng)自動(dòng)化建設(shè)。通過(guò)引入檔案管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)人事檔案的在線管理。首先,做好系統(tǒng)規(guī)劃和設(shè)計(jì)工作。在系統(tǒng)設(shè)計(jì)前,醫(yī)院應(yīng)對(duì)現(xiàn)有的人事檔案管理情況全面調(diào)研和分析,確定所需的系統(tǒng)功能和特點(diǎn),并考慮未來(lái)發(fā)展的需求,確保系統(tǒng)規(guī)劃和設(shè)計(jì)的可持續(xù)性和擴(kuò)展性。其次,做好系統(tǒng)建設(shè)和實(shí)施工作。醫(yī)院應(yīng)通過(guò)與專業(yè)的信息技術(shù)公司合作,進(jìn)行系統(tǒng)建設(shè)和實(shí)施。應(yīng)根據(jù)醫(yī)院的具體情況,選擇合適的硬件設(shè)備和軟件工具,并進(jìn)行完善的測(cè)試和調(diào)試,確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。再次,做好系統(tǒng)的運(yùn)行和維護(hù)工作。醫(yī)院應(yīng)聘請(qǐng)專業(yè)的人員對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行日常維護(hù)和管理,確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全性。同時(shí),要不斷對(duì)系統(tǒng)升級(jí)和改進(jìn),以適應(yīng)不斷變化的管理需求。最后,做好培訓(xùn)和推廣工作。建立一個(gè)良好的人事檔案管理系統(tǒng)不僅需要科學(xué)的設(shè)計(jì)和技術(shù)支持,還需要全員的參與和推廣。因此,應(yīng)對(duì)人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo),使其熟練掌握系統(tǒng)的操作和應(yīng)用。

        三要引入檔案信息安全技術(shù)。一方面,采用密碼保護(hù)、數(shù)字簽名、加密傳輸?shù)燃夹g(shù),確保檔案信息的安全性和完整性,并對(duì)檔案的訪問(wèn)權(quán)限進(jìn)行管理;另一方面,在網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)設(shè)計(jì)中,建立防火墻、入侵檢測(cè)、安全審計(jì)等安全防護(hù)措施,防止黑客攻擊和病毒感染。對(duì)所有訪問(wèn)醫(yī)院信息系統(tǒng)的用戶實(shí)施身份認(rèn)證,并加密傳輸和存儲(chǔ)數(shù)據(jù),確保人事檔案信息的機(jī)密性和完整性。

        四要探索新型信息技術(shù)的應(yīng)用,助推人事檔案管理工作轉(zhuǎn)型。首先,探索手持終端技術(shù)。利用移動(dòng)設(shè)備,將檔案查詢、借閱、審核等工作帶到實(shí)際工作場(chǎng)景中,提高工作效率。其次,探索智能識(shí)別技術(shù)。利用人工智能技術(shù),對(duì)檔案信息進(jìn)行智能識(shí)別和分類,提高檔案管理的自動(dòng)化水平。醫(yī)院可利用人工智能技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行分類、歸檔和檢索,實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)化處理。利用人工智能技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行提取和分析,利用人工智能技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的全生命周期管理,例如:檔案的創(chuàng)建、歸檔、借閱、審批、銷毀等環(huán)節(jié),都可以通過(guò)人工智能技術(shù)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化處理。最后,探索數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)。通過(guò)大數(shù)據(jù)分析,挖掘有價(jià)值的信息,為醫(yī)院的人事管理提供參考。例如:醫(yī)院利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)員工的檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘,從出生日期、籍貫、學(xué)歷等信息中挖掘出年齡分布、學(xué)歷結(jié)構(gòu)、地域分布等信息,利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行分析,例如:通過(guò)分析出勤記錄、績(jī)效評(píng)價(jià)等信息評(píng)估員工的工作表現(xiàn)和績(jī)效。

        (三)鍛造復(fù)合型人事檔案管理隊(duì)伍,實(shí)現(xiàn)人事檔案管理規(guī)范化

        人事檔案規(guī)范化建設(shè),不僅需要醫(yī)院制定規(guī)范化的管理制度和流程,還需要通過(guò)人才隊(duì)伍培訓(xùn)提升人事檔案管理人員的專業(yè)能力和管理水平。

        一要打造系統(tǒng)化的人才培訓(xùn)體系。首先,注重檔案管理專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)。包括檔案管理的理論知識(shí)、操作技能、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)等方面的培訓(xùn),提升人事檔案管理人員的專業(yè)能力和素質(zhì)。其次,注重檔案信息安全培訓(xùn),提升人事檔案管理人員對(duì)檔案信息安全的認(rèn)知和管理水平。最后,注重檔案信息共享培訓(xùn),提升人員對(duì)檔案信息共享的認(rèn)知和能力。二要深化與檔案館、圖書(shū)館等單位的交流合作,拓寬人才的視野,進(jìn)而打造復(fù)合型的人事檔案管理人才隊(duì)伍。一方面,管理人員應(yīng)參加檔案館、圖書(shū)館等單位舉辦的專業(yè)培訓(xùn),學(xué)習(xí)檔案管理的知識(shí)、技能和經(jīng)驗(yàn),不斷提高自身的專業(yè)素質(zhì)和管理水平;另一方面,檔案館、圖書(shū)館等單位可以邀請(qǐng)管理人員參與相關(guān)的工作和項(xiàng)目,讓他們深入了解工作流程和管理模式。

        四、結(jié)束語(yǔ)

        人事管理是醫(yī)院管理中至關(guān)重要的一環(huán)。人事檔案是對(duì)工作人員基本情況和工作經(jīng)歷的全面、真實(shí)、準(zhǔn)確的記錄,是人事管理的依據(jù)和證明。具體而言,一要構(gòu)建科學(xué)規(guī)范的人事檔案管理體系,明確目標(biāo),全面部署;二要深化信息化技術(shù)應(yīng)用,提升人事檔案管理效能;三要鍛造復(fù)合型人事檔案管理人才隊(duì)伍,實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案管理的全面規(guī)范化。

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